Omavalvontatietopankin käyttö elintarvikevalvonnassa käyttäjäkoulutuspäivät elintarvikevalvontaviranomaisille

Transkriptio

1 käyttäjäkoulutuspäivät elintarvikevalvontaviranomaisille Hanke Projektikoodi 5753 ja määrärahakoodi 6101 Hankeaika LOPPURAPORTTI

2 0 (17) käyttäjäkoulutuspäivät elintarvikevalvontaviranomaisille - hanke SISÄLTÖ 1 TAUSTA JA TAVOITTEET Omavalvonnan tietopankki Hankkeen tavoitteet HANKKEEN OSAPUOLET JA YHTEISTYÖ HANKKEEN VAIHEET LYHYESTI TULOKSET JA NIIDEN ARVIOINTI Koulutustilaisuuksien ja niiden toteutuksen arviointi Palautteet tietopankin käytön lisääntymisen arviointi Hankkeen tavoitteiden toteutuminen asetetuilla mittareilla JATKOTOIMET LOPPURAPORTIN TIIVISTELMÄ LIITTEET Liite 1. Hankkeen ositus, vastuutahot ja aikataulu... Liite 2. Koulutustilaisuuksien tiedottaminen... Liite 3. Ohjelma: Omavalvontatietopankin käyttäjäkoulutus elintarvikeviranomaisille Liite 4. Palautekysely omavalvontatietopankin käyttäjäkoulutuksesta Liite 5. Eri yhteistoiminta-alueista ilmoittautuneet koulutuspaikkakunnittain

3 1 (17) käyttäjäkoulutuspäivät elintarvikevalvontaviranomaisille -hanke Maaliskuu TAUSTA JA TAVOITTEET Elintarvikekaupassa on oltava omavalvontajärjestelmä, jonka toimivuutta viranomaiset valvovat. Kunnan viranomainen tarkastaa ja hyväksyy omavalvontasuunnitelman. Kauppa on kehittänyt omavalvontaa viime vuosina osittain myös kansallisen laatustrategian rahoittamana (kuva 1). Ohjeistuksen lisäksi on toteutettu sähköinen tietopankki myymälöiden käyttöön. 1.1 Omavalvonnan tietopankki Omavalvonnan tietopankki on sähköinen tietokanta, johon myymälät voivat tallentaa omavalvontasuunnitelmat, tehdä omavalvontakirjaukset sekä hyödyntää kirjausten tietoa raporttien muodossa. Tietopankki parantaa omavalvonnan tiedonkeruuta ja mahdollistaa tehokkaan raportoinnin, jonka avulla omavalvonnasta kerättyä tietoa voidaan hyödyntää myymälän, kauppaketjun ja koko kaupparyhmän laatutyössä. Omavalvonnan tietopankki avattiin viranomaiskäyttöön Tietopankin viranomaiskäyttö edellyttää sopimusta PTY:n ja elintarvikevalvonnasta vastaavan kunnan viranomaisen tai alkoholivalvonnasta vastaavan aluehallintoviranomaisen välillä. Viranomaiset voivat hyödyntää omissa tarkastuksissa tietopankkia mm. etukäteis-, kokonais-, osa- ja/tai projektitarkastuksissa. Viranomaiskäytön tueksi on tehty käyttöohje Omavalvonta viranomaisraportointi, mutta konkreettista käyttäjäkoulutusta ei oltu annettu. Hanke Omavalvonnan laatukatsaus* Omavalvontaohjeistus* Omavalvontatietopankki* Omavalvontatietopankin käyttöönotto Tietopankki viranomaiskäyttöön* Tarkastuskertomuksen liittäminen* Sähköisen toimintamallin hyödyntäminen Yhteensovittamishanke* Koulutushanke* Kuva 1. PTY:n omavalvontahankkeet. *:llä merkityt ovat saaneet rahoitusta kansallisesta laatustrategiasta. 1.2 Hankkeen tavoitteet Hankkeen tavoitteena oli edistää käytännön käyttäjäkoulutuksella omavalvontatietopankin aktiivista, monipuolista ja yhtenäistä käyttöä elintarvikevalvonnoissa sekä parantaa toiminnan tehokkuutta. Koulutuksen avulla haluttiin madaltaa omavalvonnan tietopankin käyttöönoton kynnystä ja laajentaa sen käyttöä. Koulutusta tarjottiin tasapuolisesti eri puolille Suomea. Ennen koulutuksien alkamista päivitettiin viranomaisraportoinnin käyttöohjeistus. Pitkän aikavälin tavoitteena on vakiinnuttaa omavalvontatietopankin käyttö viranomaisen ja kaupan yhteistyössä. Tietopankin ei ole tarkoitus korvata viranomaistarkastuksia vaan toimia apuvälineenä.

4 2 (17) käyttäjäkoulutuspäivät elintarvikevalvontaviranomaisille -hanke Maaliskuu HANKKEEN OSAPUOLET JA YHTEISTYÖ Hankkeen toteuttaja oli Päivittäistavarakauppa ry (PTY). Hankkeen vastuullisena johtajana oli PTY:n toimitusjohtaja Osmo Laine saakka ja 1.6 alkaen hänen seuraajansa Kari Luoto. Hankkeen yhteyshenkilönä toimi PTY:n elintarvikeasiantuntija Sointu Lassila. Hankkeen yhteistyökumppaneina olivat Kuntaliitto, Evira sekä Elintarvike ja Terveys -lehti. Hankkeelle ei nimetty erillistä ohjausryhmää, mutta yhteistyökumppaneiden edustajista koottiin työryhmä, jonka tehtävänä oli suunnitella koulutuspäivien sisältöä. Työryhmään kuuluivat: Sebastian Hielm, maa- ja metsätalousministeriö, pj. Tuula Koimäki, Evira Tarja Hartikainen, Kuntaliitto Marko Lahma, Digia Tapio Välikylä, Elintarvike ja Terveys -lehti Satu Kattilamäki, PTY / Helsingin osuuskauppa Elanto Merja Söderström, PTY Sointu Lassila, PTY, sihteeri. Koulutustilaisuuksien käytännönjärjestelyistä vastasi PTY. Tilaisuuksista tiedottamisesta vastasivat sekä PTY, Evira että Elintarvike ja Terveys -lehti. Omavalvontatietopankin kehittäjä ja ylläpitäjä Digia päivitti Viranomaisraportoinnin käyttöohjeen, teki valvonta-aluemuutoksia sekä vastasi koulutuksen teknisestä puolesta ja varsinaisesta käyttökoulutuksesta. 3 HANKKEEN VAIHEET LYHYESTI Vuoden 2012 alussa PTY teki hanketiivistelmän, joka toimitettiin maa- ja metsätalousministeriöön. Tämän jälkeen hanke koordinoitiin PTY:ssä (liite 1). PTY kutsui koolle työryhmän, joka kokoontui keväällä 2012 kaksi kertaa. Työryhmä päätti järjestää viisi koulutustilaisuutta hankkeen hakuvaiheessa suunnitellun neljän sijaan. Koulutuspaikkakunniksi valittiin Seinäjoki, Tampere, Kuopio, Oulu ja Järvenpää. Työryhmä suunnitteli koulutuspäivän rungon, jota PTY:n omavalvontaryhmä kommentoi. Ohjelmarungon vahvistuttua kartoitettiin sopivat koulutustilat paikkakunnittain. Omavalvontatietopankin käyttäjäkoulutuksesta tiedotettiin (liite 2): - suullisesti Valtakunnallisilla ympäristöterveydenhuollon päivillä Hämeenlinnassa sähköisesti Evira -infossa ja Elintarvike ja Terveys -lehden rekisterissä oleville valvontayksiköille terveystarkastajille ja terveysvalvonnan johtajille lehti-ilmoituksella Elintarvike ja Terveys -lehdessä numerossa 1/2013, joka ilmestyi Tiedottamisen jälkeen aloitettiin ilmoittautumisten vastaanottaminen ja koulutuspaikkojen jako paikkakunnittain. Käytettävissä olevien tilojen perusteella osallistujamääräksi vahvistui 100. Ilmoittautumisia tuli yhteensä 130. Tämän vuoksi PTY käytti koulutusilmoituksen mukaisesti itselleen varaamaansa oikeutta jakaa paikat ilmoittautumisjärjestyksessä niin, että mahdollisimman monen eri valvontayksikön edustaja mahtui mukaan. Syksyllä 2012 hankkeen kokonaisuus ja siihen liittyvät kustannukset tarkentuivat. Tällöin nähtiin tarpeelliseksi tehdä hankkeen budjettimuutos, jonka työryhmä sähköisesti hyväksyi.

5 3 (17) käyttäjäkoulutuspäivät elintarvikevalvontaviranomaisille -hanke Maaliskuu 2013 Budjettimuutoksen hyväksynnän jälkeen keskityttiin koulutuksen käytännönjärjestelyihin, kuten koulutustilojen, ja kouluttajien ja koulutuspaikkojen vahvistamiseen sekä lähetettiin paikkakuntakohtaiset koulutuskutsut. Lisäksi valmisteltiin eri osuuksien koulutusmateriaalit sekä päivitettiin tietopankin käytön viranomaisohje. Materiaalit kopioitiin koulutuskansioon. Koulutusilmoittautumisten perusteella käytiin läpi PTY:n ja valvontayksiköiden väliset omavalvontapankin käyttäjäsopimukset ja niissä mainitut valvonta-alueet. Jos sopimuksessa mainituissa alueissa havaittiin puutteita tai muutoksia, ne korjattiin, jotta koulutuksissa omia valvonta-alueita oli mahdollisuus tarkastella ajantasaisilla tiedoilla. Koulutukset järjestettiin Seinäjoella, Tampereella, Kuopiossa, Oulussa ja Järvenpäässä liitteessä 3 olevan ohjelman mukaisesti. Koulutuspäivät toteutettiin puolen päivän mittaisina. Kullakin koulutettavalla oli käytettävissään tietokone tarvittavine yhteyksineen, koulutukseen varatut käyttäjätunnukset omavalvonnan tietopankkiin, päivitetty käyttöohje sekä kopioita koulutusosuuksista. Materiaalit olivat saatavissa netistä viikosta 40 alkaen. Jokaiseen koulutustilaisuuteen oli luotu erilliset koulutustunnukset, joilla varmistettiin, että nekin, joilla ei ollut vielä olemassa omia henkilökohtaisia käyttäjätunnuksia pääsivät tietopankkiin. Koulutustilaisuudessa saatiin suoraa palautetta sekä tilaisuudesta että omavalvontatietopankista. Lisäksi palautteita pyydettiin erillisellä sähköisellä palautteella (liite 4), joka lähettiin noin kolme viikkoa koulutustilaisuuksien jälkeen. Kysely lähettiin useamman viikon jälkeen, koska haluttiin selvittää olivatko osallistujat alkaneet käyttää järjestelmää koulutuksen jälkeen. Pari viikkoa tämän jälkeen lähetettiin muistutuskysely niille, jotka siihen eivät olleet vielä vastanneet. Hankkeen jälkeen siitä kirjoitettiin artikkeli Elintarvike ja Turvallisuus -lehteen (1/2013) Päivittäistavarakaupan omavalvontatietopankki on myös terveystarkastajan työväline. Hankkeen loppuraportti toimitettiin sähköisesti hankkeen työryhmän edustajille, PTY:n toimitusjohtajalla, omavalvonta- ja tuoteturvallisuusryhmille. 4 TULOKSET JA NIIDEN ARVIOINTI Hankkeen tuloksena olivat järjestetyt koulutukset ja niiden onnistuminen sekä tietopankin käytön lisääntyminen. Käytännön käyttäjäkoulutuksella edistää omavalvontatietopankin aktiivista, monipuolista ja yhtenäistä käyttöä elintarvikevalvonnoissa sekä parantaa toiminnan tehokkuutta. Koulutuksen avulla haluttiin myös madaltaa omavalvonnan tietopankin käyttöönoton kynnystä ja laajentaa sen käyttöä. Hankkeen tulosten arvioimiseksi määriteltiin mittareiksi koulutustilaisuuksien osallistujamäärät, tietopankin uudet käyttösopimukset ja käyttöasteen muutokset sekä koulutuspalautteet. 4.1 Koulutustilaisuuksien ja niiden toteutuksen arviointi Koulutustilaisuuksista tiedottaminen onnistui hyvin ja ilmoittautumisia tuli paikkamäärää enemmän. Ilmoittautumisia tuli 54 eri valvonta-alueelta (yhteistoiminta-alueelta), alueita vuonna 2012 oli 83 (liite 5). Tavoitteen mukaisesti koulutusta tarjottiin eri puolilla Suomea. Koulutustilaisuuksiin jäi muutama henkilö tulematta, mikä harmitti muita osallistujia ja

6 4 (17) käyttäjäkoulutuspäivät elintarvikevalvontaviranomaisille -hanke Maaliskuu 2013 järjestäjää, koska koulutukseen oli jonoa. Jos koulutukseen olisi liitetty nimellinen maksu tai korvaus peruuttamattomasta koulutuspaikasta, se olisi voinut motivoida peruuttamaan ilmoittautumisen ja siten vapauttamaan paikan jonossa olevalle. Koulutuksen kohderyhmänä olivat elintarvikevalvontaviranomaiset, jotka kokivat tarvitsevansa lisäkoulutusta omavalvontatietopankin käytössä ja/tai jotka eivät ole vielä olleet ottaneet tietopankkia käyttöönsä. Kohderyhmät tavoitettiin, mutta koulutukseen osallistui myös järjestelmän vakiokäyttäjiä. Koska koulutettavia oli vasta-alkajista tottuneisiin järjestelmän käyttäjiin, kaikki koulutettavat eivät välttämättä saaneet omaa käyttötasoaan vastaavaa tietoa. Tämä tuli esille myös palautteissa. Vastaavia tilaisuuksia järjestettäessä, erilaiset käyttökokemukset kannattaa ottaa huomioon esimerkiksi jo ilmoittautumisvaiheessa tai järjestelmällä erikseen koulutus vasta-alkajille ja järjestelmää pitempään käyttäneille. Saatujen palautteiden mukaan pidettiin hyvänä, että jokaisella koulutettavalla oli kone sekä suurimmalla osalla myös omat tunnukset käytettävissään. Näin he pystyivät tarkastelemaan omia valvonta-alueitaan Digian demonstraatioiden jälkeen. Päivän antia olisi voinut vielä parantaa, jos koulutustilaisuuksissa olisi ollut myös valmiiksi suunniteltuja ja selkeästi ohjattuja harjoitteita, joilla olisi varmistettu harjoitteluosuuksien aikana tietopankin monipuolinen testaaminen. Tämä tuli esille myös parissa palautteessa. Erityisen hyvänä kaikki päivään eri rooleissa osallistuneet pitivät sitä, että tilaisuuksissa oli mukana kuulijoina myös kaupparyhmien omavalvontavastaavia. Tästä kiitettiin vielä erikseen useissa palautteissa. Harjoitusosuuksien aikana viranomaisilla oli mahdollisuus pyytää kaupan edustajia tarkastelemaan suoraan koneelta epäselviä tai kysymyksiä herättäviä kohtia. Näin pystyttiin antamaan välittömästi palautetta ja/tai selvittämään yksittäisen kaupparyhmän tapaa käyttää tietopankkia. Päivän aikana käydyt keskustelut olivat antoisia ja osaltaan edesauttoivat kaupan ja viranomaisten välistä yhteistyötä harvoin näin suuri joukko samaa järjestelmää käyttäviä tahoja kokoontuu yhteisen asian äärelle. Osa koulutettavista totesi, että yhdellä koneella olisi voinut istua kaksi henkilöä, toinen henkilö vaikka vain kuuntelijana. Käytännössä tämä olisi ollut kuitenkin erittäin haasteellista, koska kaikki atk-tilat olivat suhteellisen pieniä eikä esimerkiksi tilojen ilmanvaihto ei olisi riittänyt suuremmalle osallistujamäärälle. Hankkeen hakuvaiheessa olisi ollut järkevää tilata erillinen koulutuksen palautekysely koonteineen ostopalveluna. Tämä tarve tuli esiin kuitenkin vasta, kun budjettimuutos oli jo tehty ja oli sähköisten palautteiden suunnittelun aika. Kokonaisuudessaan koulutustilaisuudet ja niiden käytännön järjestelyt saivat osallistujilta kiitosta. 4.2 Palautteet tietopankin käytön lisääntymisen arviointi Koulutukseen osallistui 95 henkilöä, joista 59 (63 %) vastasi palautekyselyyn. Heistä 48 oli käyttänyt ja 11 ei ollut käyttänyt aiemmin tietopankkia. Tavallisimmin tietopankista tarkasteltiin kirjauksia 46 (78 %), tehtiin yleiskatsastus ennen paikan päällä tehtävää tarkastusta 42 (71 %), tarkasteltiin poikkeamia ja korjaavia toimenpiteitä 41 (70 %) sekä omavalvontasuunnitelmaa 40 (68 %). Ne, jotka eivät olleet vielä käyttäneet tietopankkia, ilmoittivat syiksi koulutuksen, käyttötuen ja/tai käyttötunnusten puutteen. Lähes kaikki vastaajat ilmoittivat aikovansa käyttää jatkossa tietopankkia.

7 5 (17) käyttäjäkoulutuspäivät elintarvikevalvontaviranomaisille -hanke Maaliskuu 2013 Suurin osa (88 %) koulutuksessa mukana olleista piti koulutusta tarpeellisena tai hyvin tarpeellisena. Digian osuudesta koettiin olevan eniten käytännön apua, mutta myös paikallisen myymälän osuuksia pidettiin hyödyllisinä. Moni vastaajista aikoi myös jakaa koulutustietoa eteenpäin organisaatiossaan. Palautteiden perusteella 67 % oli käyttänyt järjestelmää koulutuksen jälkeen ja neljännes heistä käytti järjestelmää enemmän kuin ennen koulutusta. Tällä perusteella voi arvioida, että osa koulutettavista on ollut järjestelmän käytössä aiempaa aktiivisempia. Ne, jotka eivät olleet käyttäneet järjestelmää koulutuksen jälkeen ilmoittivat syiksi, ettei tarkastusrytmiin ollut sattunut koulutuksen jälkeen tarkastuksia tai ei ollut tällä aikavälillä ollut sellaisia tarkastuksia, joissa tietopankkia olisi voinut hyödyntää. Niistä, jotka eivät olleet käyttäneet tietopankkia ennen koulutusta, kolmannes ilmoitti käyttämättömyyden syyksi käyttökoulutusta tai tuen puutteen. Yli kolmannes ilmoitti käytön esteenä olleen puuttuvat käyttäjätunnukset. Molempia käyttämättömyyden syitä saatiin vähennettyä koulutuksella. Koulutusta piti melko tarpeellisena 10 %, tarpeellisena 56 % ja hyvin tarpeellisena 34 % vastaajista. Koulutuksesta saatua tietoa aiottiin jakaa työkavereille sekä koulutusmateriaalin muodossa että opastaen heitä järjestelmän käytössä heti tuoreeltaan. Osa koulutettavista toimii jatkossa myös käytön tukihenkilönä. Lähes kaikki vastanneet ilmoittivat, että aikovat ottaa tietopankin jatkossa säännölliseen käyttöön. Tämän perusteella voi todeta, että koulutus aktivoi, monipuolisti ja toivottavasti yhtenäisti tietopankin käyttöä. Koulutettavilta tiedusteltiin mahdollista kiinnostusta uusiin vastaaviin koulutuksiin. Heistä mahdollisesti 33 (56 %) ja varmasti 17 (29 %) osallistuisi koulutukseen. Sähköisestä palautteesta saatiin runsaasti kehittämisideoita. Samalla havaittiin, että niihin liittyi myös paljon rajoitteita, jotka johtuivat siitä, ettei järjestelmän toimintaa tunnettu tai etteivät kehittämisehdotukset olleet teknisesti toteuttavissa. Eniten kehittämisideoita esitettiin tarkastuspöytäkirjojen luomiseen tai järjestelmästä toiseen siirtämisen ongelmiin. helpoin tapa olisi, jos PTYn järjestelmään kopioituu tarkastuskertomus suoraan kunnan valvontaohjelmasta, josta tiedot jatkossa menevät suoraan sähköisinä Eviraan (ml. Oiva-raportti). Kaksinkertaista työtä tuskin monikaan alkaa tehdä, jos tarkastuskertomus pitää viedä erikseen vielä PTY:n järjestelmään Kysymyksiä herätti myös se, että osa omavalvontaan liittyvistä tiedoista löytyy tietopankista ja osa papereilta tai koneelta kohteessa. Toivomuksena oli, että kaikki tarpeellinen tieto olisi tietopankissa. Tämä ei kuitenkaan ole mahdollista, koska esimerkiksi kaikki asiakaspalautteet eivät kulu tämänkaltaisen omavalvonnan piiriin. Kaupparyhmille annettiin palautteita siitä, että kauppoja ei oltu koulutettu riittävästi tietopankin käyttöön tai tietopankin käyttö on rajoittunut lähinnä lämpötila- ja ikärajavalvontaan tai ettei myymäläkohtaisia tarkennuksia oltu tehty ohjeistuksiin. Koulutettavat toivoivat, että toimijat olisivat aktiivisia ja täyttäisivät omavalvonnan osioita. Siihenhän se meidänkin valvonta perustuu viranomaistietopankin kautta valvottaessa

8 6 (17) käyttäjäkoulutuspäivät elintarvikevalvontaviranomaisille -hanke Maaliskuu 2013 mitä enemmän tietopankkiin on syötetty erilaisia tietoja, sitä helpompaa kohteen tarkastaminen on paikan päällä Hankkeen tavoitteena oli myös tukea pitkän aikavälin tavoitetta vakiinnuttaa omavalvontatietopankin käyttö viranomaisen ja kaupan yhteistyöhön. Tämän tavoitteen toteutumista ei vielä pystytä arvioimaan. 4.3 Hankkeen tavoitteiden toteutuminen asetetuilla mittareilla Hankkeen tavoitteiden toteutuivat määriteltyjen mittareiden mukaan pääosin hyvin. Mittari 1: Koulutustilaisuuksien osallistujamäärät Koulutustilaisuuksiin oli tarjolla 100 paikkaa, ilmoittautumisia tuli 130 ja osallistujia oli 95. Koulutuksen jälkeen on solmittu jonkin verran uusia käyttösopimuksia sekä luotu niiden mukaisesti uusia pääkäyttäjätunnuksia. Näiltä osin tavoitteet toteutuivat. Mittari 2: Koulutuksen jälkeen tehdyt uudet tietopankin käyttösopimukset Viranomaissivuston avaamisen vuoden 2009 jälkeen on tullut lukuisia kuntamuutoksia tai valvonta-aluemuutoksia (kuva 2). Vuonna 2012 oli 83 ympäristöterveydenhuollon yhteistoiminta-aluetta. Siksi uusien käyttösopimusten määrä jäi pieneksi ja enemmän jouduttiin muuttamaan jo tehtyjä sopimuksia tekemällä niihin kuntasiirtoja sekä valvontaalueen nimimuutoksia. Mittari 3: Tietopankin käyttöaste ja uusien tarkastuspöytäkirjojen lukumäärä Hankkeen edetessä havaittiin, että sähköisen tietopankin käyttöastetta ei voitu käyttää mittarina, koska viranomaissivuille ei ole sitä kuvaavaa laskuria. Uusien tarkastuspöytäkirjojen lukumäärä/kuukausi oli liian lyhytajanjakso kuvaamaan mahdollista edistymistä tämän toiminnon käyttöönotossa. Ajanjakso vaihdettiin vuoteen. Vaikka ajanjaksoa pidennettiin, tarkastuspöytäkirjojen teko on vähentynyt järjestelmässä (kuva 2). Tähän on ehkä syynä se, että terveystarkastajat turhautuneet kaksinkertaiseen kirjaamiseen pöytäkirjojen saamiseksi tietopankkiin sekä pöytäkirjan siirrossa ilmenneet ongelmat. Mittarit 2012 alussa Tavoite 2012 lopussa Tavoitteen toteutuminen Valmiiksi luotujen tunnusten pohjalta - tehdyt käyttösopimukset toteutui - tekemättömät käyttösopimukset toteutui Käyttäjätunnukset toteutui Tarkastuspöytäkirjat kpl / vuosi ei toteutunut Kuva 2. Tietopankin käyttö hankkeen alussa ja sen päätettyä Mittari 4: Koulutuspalautteet Koulutuspalautteita saatiin sekä suullisesti koulutustilaisuuksissa että sähköisesti palautekyselyvastauksissa. Palautteet toimitettiin PTY:n omavalvontaryhmälle arvioitavaksi mahdollisia jatkotoimenpiteitä varten.

9 7 (17) käyttäjäkoulutuspäivät elintarvikevalvontaviranomaisille -hanke Maaliskuu JATKOTOIMET Koulutuksista saatujen palautteiden pohjalta PTY:n omavalvontaryhmä arvioi, mitä tietopankin kehittämisideoita lähdetään toteuttamaan. Lisäksi kauppa pyrkii edelleen aktivoimaan myös myymälöitä, jotta käytettävissä oleva tietomäärä palvelisi ja kannustaisi viranomaisia aktiivisempaan järjestelmän käyttöön. Hankkeesta on kirjoitettu Elintarvike ja Terveys-lehteen 1/ Artikkelissa on myös vastattu joihinkin koulutustilaisuuksissa ja palautteissa esiin tulleisiin kehittämisideoihin sekä järjestelmän toimintaan liittyviin kysymyksiin. Koulutuksessa käydyn vilkkaan keskustelun pohjalta voi todeta, että tämän tyyppiselle kaupparyhmien edustajien, järjestelmän ylläpitäjän, PTY:n sekä viranomaisten kohtaamiselle yhteisen tekemisen äärellä oli selkeästi tarvetta. PTY:ssä mietitään, miten jatkossa voitaisiin saattaa eri toimijat yhteen, jossa koulutustilaisuuksissa toteutunut vuorovaikutteisuus edesauttaisi molempia osapuolia. Tähän liittyen palautekyselyissä tiedusteltiin koulutettavien halukkuutta osallistua uuteen koulutustilaisuuteen, esimerkiksi parin vuoden kuluttua, kun Oivan käyttöönotosta on kulunut jonkin aikaa. Tämän perusteella kouluttautumishalukkuutta on edelleen, koska yli neljännes ilmoitti osallistuvansa varmasti uuteen/päivitettyyn koulukseen. Vastaavia tilaisuuksia järjestettäessä tästä hankkeesta saadut palautteet auttavat kohdistamaan hankkeen toimia entistä tarkemmin. 6 LOPPURAPORTIN TIIVISTELMÄ Hankkeen tavoitteena oli toteuttaa viranomaisille omavalvontatietopankin käyttäjäkoulutuspäivät, jolla varmistetaan omavalvontatietopankin aktiivinen, monipuolinen ja yhtenäinen käyttö elintarvikevalvonnoissa sekä parantaa toiminnan tehokkuutta. Koulutuksen avulla haluttiin madaltaa omavalvonnan tietopankin käyttöönoton kynnystä ja laajentaa sen käyttöä. Samalla päivitettiin viranomaiskäyttöohje. Tärkeä lähtökohta oli myös tarjota koulutusta tasapuolisesti eri puolilla Suomea. Pitkän aikavälin tavoitteena oli vakiinnuttaa omavalvontatietopankin käyttö viranomaisen ja kaupan yhteistyössä. Hankkeen toteuttamisesta ja käytännön järjestelyistä vastasi PTY. Koulutuksen suunnitteluvaiheen työryhmässä olivat mukana yhteistyökumppaneiden edustajat Elintarviketurvallisuusvirasto Evirasta, Kuntaliitosta, Elintarvike ja Terveyslehdestä, maa- ja metsätalousministeriöstä sekä Digiasta. Digialta ostettiin koulutuksen tekninen valmistelu sekä toteuttaminen. Hankkeen kokonaisbudjetti oli reilut Tästä maa- ja metsätalousministeriön myöntämää Laatuketjurahoitusta oli ja loppu koostui ensisijaisesti PTY:n ja toissijaisesti Eviran ja Kuntaliiton omarahoitusosuuksista. Koulutukset järjestettiin syksyllä 2012 Seinäjoella, Tampereella, Kuopiossa, Oulussa ja Järvenpäässä. Koulutuksiin osallistui 94 terveystarkastajaa eri puolilta Suomea. Koulutustilaisuuksista saatiin paljon hyvää palautetta sekä suoraan tilaisuuksista että sähköisen kyselyn kautta. Palautekyselyyn vastasi 59 (63 %) terveystarkastajaa. Heistä 48 oli käyttänyt tietopankkia. Tavallisimmin tietopankkia käytettiin yleiskatsastukseen ennen paikan päällä tehtävää tarkastusta, tarkasteltiin omavalvontasuunnitelmaa, kirjauksia ja poikkeamia sekä korjaavia toimenpiteitä.

10 8 (17) käyttäjäkoulutuspäivät elintarvikevalvontaviranomaisille -hanke Maaliskuu 2013 Ne, jotka eivät olleet vielä käyttäneet tietopankkia, ilmoittivat syiksi koulutuksen ja käyttötuen tai käyttötunnusten puutteen. Lähes kaikki vastaajat ilmoittivat aikovansa käyttää jatkossa tietopankkia. Suurin osa (88 %) vastaajista piti koulutusta tarpeellisena tai hyvin tarpeellisena. Eniten käytännön apua koettiin olleen Digian osuudesta, mutta myös paikallisen myymälän osuuksia pidettiin hyödyllisinä. Enemmistö vastaajista aikoi jakaa koulutustietoa eteenpäin organisaatiossaan. Jos vuonna 2014 järjestettäisiin uusi vastaava koulutustilaisuus, siihen osallistumisen todennäköisyys on palautteen perusteella 85 %. Varsinaisen käyttäjäkoulutuksen lisäksi hankkeen hyvänä lisäantina olivat samaa järjestelmää käyttävien tahojen käymät keskustelut neutraalilla areenalla. Näin päästiin myös tuoreeltaan vastaamaan kysymyksiin ja oikaisemaan mahdollisia väärinymmärryksiä. Koulutuksien palautteissa annettiin lisäksi hyviä kehittämisideoita sekä järjestelmään että omavalvontaan liittyen. Palautteita tullaan hyödyntämään mahdollisuuksien mukaan tulevaisuudessa.

11 käyttäjäkoulutuspäivät elintarvikevalvontaviranomaisille - hanke Liite 1. 7 LIITTEET Hankkeen ositus, vastuutahot ja aikataulu Vuosi 2012 Hankkeen ositus, kk tammikuu helmikuu maaliskuu huhtikuu toukokuu kesäkuu vko Vastuutaho Projektin hallinta PTY Käynnistäminen / Aloitus Hanketiivistelmä PTY Projektin hallinta ja suunnittelu PTY Koulutuksen suunnittelu 1. Työryhmän kokous 7.3. Työryhmä 1. kokouskutsu, muistio PTY 2. Työryhmän kokous Työryhmä 2. kokouskutsu, muistio PTY Koulutuspaikkojen varaaminen PTY Tiedottaminen Ympäristöterv.huollon päivät, PTY ET-lehden sähköposti-info, ET-lehti, PTY Lehti-ilmoitus, 1.6. ET-lehti, PTY Evira info, PTY, Evira Ilmoittautuminen mennessä PTY Koulutuspaikkojen jako PTY 9 (17)

12 10 (17) käyttäjäkoulutuspäivät elintarvikevalvontaviranomaisille - hanke Liite 1. Vuosi 2012 Hankkeen ositus kk heinäkuu elokuu syyskuu lokakuu marraskuu joulukuu vko Projektinhallinta PTY Budjettimuutos PTY Koulutusjärjestelyt Paikat (atk-tilat) ja kouluttajat PTY Viranom.ohjeen päivitys, valmistelu Digia ja PTY Materiaalien monistus PTY, JUMO Suunnittelu ja tekninen valmistelu Digia Koulutuskutsut paikkakunnittain PTY Koulutustilaisuudet 1. Seinäjoki 25.9., SYO Digia, PTY 2. Tampere 26.9., tietotalo Digia, PTY 3. Kuopio 4.10., Savonia-akk Digia, PTY 4. Oulu , OAKK Digia, PTY 5. Järvenpää , Keuda Digia, PTY Sähköiset palautteet Valmistelu ja lähettäminen PTY Muistutuskyselyt PTY Palautteiden koonti PTY Loppuraportti Maksatushakemuksen valmistelu PTY Vuosi 2013 tammikuu helmikuu maaliskuu huhtikuu Raportointiaika vko Projektinhallinta PTY Loppuselvitys Loppuraportti PTY Kirjanpito ja maksatushakemus PTY Artikkeli ja Laatunen uutiskirje Työryhmän informointi PTY

13 Koulutustilaisuuksien tiedottaminen Liite 2. 1) Ympäristöterveydenhuollon valtakunnalliset päivät , Hämeenlinna PTY:n elintarvikeasiantuntija kertoi tulevasta koulutuksesta päivien yhteydessä 2) Sähköiset ilmoitukset: Evira info kuntien terveystarkastajille, AVIen elintarviketarkastajille, läänineläinlääkäreille ja tarkastuseläinlääkäreille ja Elintarvike ja Terveys lehden Valvontayksikkö info 4.6. terveystarkastajille ja terveysvalvonnan johtajille: Omavalvontatietopankin käyttäjäkoulutus elintarvikevalvontaviranomaisille Päivittäistavarakauppa ry järjestää elintarvikevalvonnasta vastaaville viranomaisille Myymälän omavalvontatietopankin koulutustilaisuuksia syksyllä Koulutuspaikkakunnat ja ajankohdat: Seinäjoki 25.9., Tampere 26.9., Kuopio 4.10., Oulu ja Järvenpää Kaikki koulutukset järjestetään klo Koulutuksessa tutustutaan tietopankin käytön mahdollisuuksiin elintarvikevalvonnassa. Koulutus on ilmainen ja koulutuspaikat täytetään ilmoittautumisjärjestyksessä niin, että mahdollisimman monen eri valvontayksikön edustaja mahtuu mukaan. Hankkeen rahoittajana on maa ja metsätalousministeriön Laatuketju. Ohjelma ja ilmoittautumisohjeet löytyvät PTY:n internetsivuilta: Lisätietoja: Elintarvikeasiantuntija Sointu Lassila, p. (09) , Ylitarkastaja Tuula Koimäki, p , 3) Elintarvike ja Terveys lehden ilmoitus

14 Liite 3. Omavalvontatietopankin käyttäjäkoulutus elintarvikevalvontaviranomaisille 2012 Seinäjoki 25.9., Tampere 26.9., Kuopio 4.10., Oulu ja Järvenpää Koulutuksen avaus PTY, Sointu Lassila Yleiskatsaus: Elintarvikevalvonta tulevaisuudessa vaikutukset valvontaan ja omavalvontatietopankin sisältöön Evira / AVI Tietopankin käytön edut myymälälle ja elintarvikevalvontaviranomaiselle PTY, Sointu Lassila Paikallisen myymälän tapa käyttää omavalvontatietopankkia Paikallinen kauppias tai myymäläpäällikkö tai muu myymälän edustaja Paikallisen elintarvikevalvontaviranomaisen tapa käyttää tietopankkia Paikallinen terveystarkastaja Kahvitauko , tietopankkiin tutustuminen ja harjoitukset tietokoneilla Digia, Marko Lahma / Tuomas Hara Tarkastuspöytäkirjojen tekeminen, sähköisen tarkastuspöytäkirjan siirto (Tarkastaja ja TeraKuu) Digia, Marko Lahma / Tuomas Hara Tietopankin käyttöönoton käytännönjärjestelyt ja päätös PTY, Sointu Lassila Yhteistyökumppaneina ovat Evira, Kuntaliitto ja Elintarvike ja Terveys lehti sekä MMM. Hankkeen rahoittajana on maa- ja metsätalousministeriön Laatuketju.

15 Liite 4. PALAUTEKYSELY OMAVALVONTATIETOPANKIN KÄYTTÄJÄKOULUTUKSESTA Merkitse vastauksesi taulukon oikean puoleiseen sarakkeeseen x merkillä. Avoimissa kysymyksissä vastauksen voit kirjoittaa suoraan kysymyksen jälkeen. Tallenna kysely ja lähetä tallennettu versio takaisin PTY:hyn heidi.nylund@pty.fi. 1. Mihin koulutustilaisuuteen osallistuit? Seinäjoki Tampere Kuopio Oulu Järvenpää Olitko käyttänyt tietopankkia aiemmin? Kyllä Ei Jos vastasit kyllä, niin miten olet käyttänyt omavalvontatietopankkia? (voi valita useammankin) Tehnyt yleiskatsauksen ennen paikan päällä tehtävää tarkastusta Tarkastellut omavalvontasuunnitelmaa Tarkastellut kirjauksia (esimerkiksi lämpötilat, siivous ja puhtaanapito tai ikärajavalvonta) Tarkastellut poikkeamia ja korjaavia toimenpiteitä Tarkastanut, että tarkastuksessa sovitut toimenpiteet on tehty Tehnyt tarkastuspöytäkirjoja Käyttänyt tietopankkia myymälässä tarkastuksen yhteydessä Jos vastasit ei, miksi et ole käyttänyt omavalvontatietopankkia? (voi valita useammankin) Koulutuksen ja käyttötuen puute Tietopankissa ei ole ollut riittävästi tietoa (suunnitelma puuttuu / ei ole kirjauksia) Ei ole voinut tehdä tarkastuspöytäkirjoja Minulla ei ole ollut käyttäjätunnuksia Ei ole käyttösopimusta PTY:n kanssa Ei ole kiinnostanut / en ole kokenut tarpeelliseksi Jokin muu syy, mikä? Vastauksesi: 3. Oletko käyttänyt omavalvonnan tietopankkia koulutuksen jälkeen? Kyllä Ei Jos vastasit kyllä, onko käyttö ollut Vähäisempää kuin ennen Yhtä paljon kuin ennen Enemmän kuin ennen Jos vastasit ei, miksi et ole käyttänyt? Ei tue tarkastusta riittävästi (liian vähän tietoa) En koe tarpeelliseksi Ei kiinnosta Ei ole aikaa Jokin muu syy, mikä? Vastauksesi:

16 4. Aiotko ottaa tietopankin säännölliseen käyttöön jatkossa? Kyllä Ei 5. Kuinka tarpeellinen koulutus oli omalla kohdallasi? Tarpeeton Melko tarpeeton Tarpeellinen Hyvin tarpeellinen 6. Mikä koulutuksen osio auttoi sinua eniten omassa omavalvontatietopankin käytössä? Paikallinen myymälä Paikallinen elintarvikeviranomainen Digia 7. Miten aiot viedä koulutustietoa eteenpäin valvontayksikössäsi? Jaan koulutusmateriaalin työkavereille Opastan tietopankin käytössä heti tuoreeltaan Toimin jatkossa omavalvontatietopankin käytön tukihenkilönä En millään tavalla 8. Jos tarvitset käyttöohjeen lisäksi muuta tukimateriaalia, mitä sen tulisi olla? Vastauksesi: 9. Mitä kehittämisideoita sinulla olisi PTY:n omavalvontatietopankkiin? Vastauksesi: 10. Jos vuonna 2014 (Oivan jälkeen) järjestettäisiin vastaava koulutustilaisuus, miten todennäköisesti osallistuisit koulutukseen? Hyvin epätodennäköisesti Epätodennäköisesti Mahdollisesti Varmasti 11. Vapaa palaute koulutustilaisuudesta. Vastauksesi: Kiitos yhteistyöstä ja palautteestasi!

17