AVAIN. Arvokkaimmat Vaatimukset Asiakkaan Itsensä Nimeämänä

Transkriptio

1 AVAIN Arvokkaimmat Vaatimukset Asiakkaan Itsensä Nimeämänä

2 AVAIN menetelmä AVAIN on asiakastarvekartoitukseen soveltuva työkalu, jolla: 1. muodostetaan kuva asiakkaan kehitystavoitteista 2. ideoidaan näiden tavoitteiden pohjalta asiakkaan toimittajalleen kohdistamat vaatimukset Ideointi tapahtuu ryhmätyönä ja luovan ongelmanratkaisun keinoin

3 AVAIN menetelmän etuja AVAIN avaa suoran keskusteluyhteyden asiakkaaseen Voidaan lähestyä sellaisia asiakastarpeita, jotka eivät normaalisti tule esiin Ryhmätyö sitouttaa sekä asiakkaan että yrityksen edustajat Lopputuloksena jäsentynyt kuvaus asiakkaan vaatimuksista

4 AVAIN-palaveri AVAIN-prosessin vaiheet: 1. Palaverin valmistelu 2. Asiakkaan kehitystavoitteiden ja ongelmien kartoittaminen 3. Asiakkaan toimittajalleen kohdistamien vaatimusten ideointi 4. Tärkeimpien vaatimusten valinta 5. Vaatimusten ryhmittely ja taustalla olevien tarpeiden kartoittaminen 6. Vaatimusten tarkentaminen 7. Tulosten dokumentointi

5 Palaverin valmistelu Ohjaajan valinta (tarvitaan "neutraali" henkilö) Asiakkaan motivointi (asiakaslähtöisyyden, yritysyhteistyön sekä koko liiketoimintaketjun kehittämismahdollisuuksien korostaminen) Luottamuksen herättäminen (tulosten luottamuksellisuuden korostaminen asiakkaalle) Palaverin järjestely (aikataulun määrittäminen, osallistujien valinta yrityksestä ja asiakasorganisaatiosta) Tilan ja tarvikkeiden järjestäminen

6 Keskeisimpien kehitystavoitteiden kartoittaminen Aikatarve noin 45 minuuttia Kehitystavoitteiden ja ongelmien ideointi yksilötyöskentelynä (vähintään 5 kehitystavoitetta tai ongelmaa) Työparien muodostaminen (yksi asiakkaan ja yksi oman yrityksen edustaja) Parityöskentelynä tärkeimpien kehitystavoitteiden ja ongelmien valinta (3 tärkeintä asiaa parin ideoiden joukosta) Valittujen kehitystavoitteiden ja ongelmien esittely muille osallistujille (perusteluineen) Ryhmätyöskentelynä samankaltaisten kehitystavoitteiden ja ongelmien ryhmittely

7 Vaatimusten ideointi Aikatarve minuuttia Asiakkaan vaatimusten ideointi yksilötyöskentelynä (vähintään 10 ideaa) Osallistujien tulisi liittää vaatimukset edellisen vaiheen kehitystavoitteisiin Ideoiden tulee olla konkreettisia ja melko yksityiskohtaisia asioita

8 Tärkeimpien vaatimusten valinta Aikatarve noin 40 minuuttia Parityöskentelynä tärkeimpien vaatimusten valinta (5 tärkeintä vaatimusta parin ideoiden joukosta) Työpareittain omien parhaiden ideoiden valinta (2 parasta ideaa) ja niiden esittely (perusteluineen) Työpareittain muiden parhaiden ideoiden valinta (3 parasta ideaa) ja niiden esittely (perusteluineen)

9 Vaatimusten ryhmittely ja taustalla olevien tarpeiden etsiminen Aikatarve noin 30 minuuttia Ryhmätyöskentelynä samankaltaisten vaatimusten ryhmittely omiin ryhmiinsä Ryhmätyöskentelynä kunkin vaatimuksen osalta taustalla olevien tarpeiden etsiminen

10 Vaatimusten lisääminen ja tarkentaminen Aikatarve noin 35 minuuttia Yksilötyöskentelynä puuttuvien ideoiden itsenäinen tarkistaminen Parityöskentelynä ideoiden läpikäynti ja esittely ryhmittäin Yksilötyöskentelynä ryhmittelyn tarkistaminen (ovatko asiat esitetty hyväksyttävällä tavalla) Jatkotoimenpiteistä sopiminen (mm. vastuuhenkilöiden valinta saatujen tulosten eteenpäin viemistä varten) Ryhmittelyn numerointi dokumentointia varten

11 Dokumentointi Dokumentit laaditaan sekä vaatimuksista että palaverin alussa löydetyistä kehitystavoitteista ja ongelmista

12 Esimerkki AVAIN-istunnosta Työhuoneen kalustevaatimusten kartoittaminen Yksinkertaistettu prosessi: 4 osallistujaa, joista muodostettiin kaksi työparia (molemmissa yksi toimittajan ja yksi asiakkaan edustaja) Alussa työparit ideoivat seuraavat kehitystavoitteet ja ongelmat: Pari 1 kestävyys käytettävyys valoisuus työasento Pari 2 viihtyvyys toimivuus/liikkuvuus valoisuus reilusti säilytystilaa käytännöllisyys

13 Esimerkki AVAIN-istunnosta Näistä parit valitsivat kolme tärkeintä kehitystavoitetta, jotka merkattiin plussilla (+) Plussat jakautuivat seuraavasti: käytännöllisyys ++ valoisuus ++ säilytystila + kestävyys +

14 Esimerkki AVAIN-istunnosta Tämän jälkeen kaikki esillä olleet tavoitteet ryhmiteltiin kolmen otsikon alle seuraavasti: käytännöllisyys ++ säilytystila + toimivuus/liikkuvuus työasento tilavuus valoisuus ++ viihtyvyys kestävyys +

15 Esimerkki AVAIN-istunnosta Seuraavassa vaiheessa jokainen osallistuja ideoi itsenäisesti vaatimuksia toimittajalle edellä esitettyjen otsikoiden alle. Tämän jälkeen työparit valitsivat omista ideoistaan 5 parasta. Esitetyistä ideoista kumpikin ryhmä merkitsi plussalla kaksi parasta omaa ja kolme parasta toisen työparin ehdotusta. Ehdotukset ja plussat jakautuivat seuraavasti: Pari 1 pehmeä ja ergonominen tuoli ++ liikuteltavia laatikostoja ++ ilmastointi + kiinteitä hyllystöjä reilusti säädettäviä lamppuja Pari 2 laadukkaat materiaalit ++ säädöt + pyörät+ kirkasvalolamppu + kirkkaat värit

16 Esimerkki AVAIN-istunnosta Seuraavaksi edellisessä vaiheessa esille tulleet vaatimukset ryhmiteltiin niin, että eniten plussia saaneista tuli otsikoita: laadukkaat materiaalit kiinteitä hyllystöjä pehmeä ja ergonominen tuoli säädöt liikuteltavat laatikostot pyörät kirkkaita lamppuja reilusti säädettäviä lamppuja kirkkaat värit ilmastointi

17 Esimerkki AVAIN-istunnosta Esitettyjen vaatimusten taustalla oleviksi tarpeiksi identifioitiin lopuksi: mukavuus halu saada kauan kestäviä ergonomisia tuotteita yleisviihtyvyys ja huoneen ulkonäkö kalusteiden liikuteltavuus