Pohjoismainen jätesiirtoportaali NordicTFS

Transkriptio

1 Käyttöohje suomalaisille yrityksille Pohjoismainen jätesiirtoportaali NordicTFS / Versio 1.3

2 Pohjoismainen jätesiirtoportaali NordicTFS Sisällys 1. Kirjautuminen Aloitus Home Jätesiirtoilmoituksen laatiminen Ennen ilmoituksen laatimista Notifications uusi ilmoitus Notification concerning Involved parties Transportations and Waste operations Waste composition Involved countries Summary / send File Mikäli sinulla on käytössäsi tallennettu ilmoitus (xml-tiedosto) Ilmoituksen teon lopettaminen Close Ennakkoilmoitus jätesiirrosta Shipment Jätteen vastaanottovahvistus ja käsittelytodistus Received, Treatment Portaalin muut toiminnot Jätesiirtoilmoituksien haku Search Usein kysytyt kysymykset FAQ Yhteystiedot Contact... 11

3 3 / 11 Pohjoismainen jätesiirtoportaali NordicTFS Portaali on tarkoitettu kansainvälisiä jätesiirtoja tekevien yritysten käyttöön. Sen tarkoituksena on sujuvoittaa jätesiirtoilmoituksen tekoa sekä itse jätesiirtojen, jätteen vastaanottamisen ja käsittelyn ilmoittamista jätteensiirtoasetuksen (EY) N:o 1013/2006 mukaisesti (26 artikla, 4 alakohta). Suomessa portaalin toiminnasta vastaa Suomen ympäristökeskus (SYKE). Portaalia ylläpitää yritys Ida Infront Ab. Mikäli yrityksesi on kiinnostunut käyttämään portaalia, kirjautumistunnukset palveluun voi pyytää sähköpostitse osoitteesta wasteshipments@ymparisto.fi. Portaalin käyttö on yrityksille maksutonta. 1. Kirjautuminen Kirjaudu sivulla SYKEstä saamillasi tunnuksilla. Mene Home - kohdasta osioon Administration / Manage Users ja tarkista yrityksesi tiedot. Jos tiedoissa on korjattavaa, ota yhteyttä SYKEen. Käyttäjätietoja voi muuttaa valitsemalla Action / Modify. Ota yhteyttä SYKEen, mikäli salasana on unohtunut. Yrityksen pääkäyttäjä voi lisätä palveluun muita käyttäjiä, jotka voivat tehdä vientiilmoituksia tai hallinnoida jätesiirtoja. Uusi käyttäjä lisätään valitsemalla Add user ja täyttämällä tarvittavat tiedot. Uudelle käyttäjälle voidaan lisätä tai olla lisäämättä yrityksen pääkäyttäjäoikeudet ( Admin ). Jokainen uusi käyttäjä lisätään erikseen. Prosessi keskeytetään valitsemalla cancel. Käyttäjän yhteystiedot (nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite) tulevat näkymään ilmoitusasiakirjan (Annex IA) kentässä 1. Uloskirjautumistoiminto Logout on oikeassa yläkulmassa. Muista tallentaa kaikki muutokset ennen uloskirjautumista. Muutokset tallennetaan Save changes -toiminnolla. Yrityksen pääkäyttäjällä on oikeus muuttaa yrityksensä salasanoja. Jos yrityksen pääkäyttäjällä on ongelmia palvelun salasanan kanssa, otetaan yhteyttä SYKEen. Muut käyttäjät kääntyvät ensisijaisesti yrityksen pääkäyttäjän puoleen. Teknisissä kysymyksissä palvelee Ida Infront AB. Yhteystiedot löytyvät palvelusta.

4 4 / Aloitus Home Aloitussivulla on yleistä tietoa portaalista sekä uusimmat uutiset. 2. Jätesiirtoilmoituksen laatiminen 2.1. Ennen ilmoituksen laatimista Pyydä SYKEltä ilmoitusnumero sähköpostitse osoitteesta wasteshipments@ymparisto.fi. Ennen kuin luot uuden ilmoituksen portaalissa, tarvittavat asiakirjat kannattaa valmistella. Ilmoituksen liitteeksi tulevien asiakirjojen tulee olla sähköisessä muodossa (tiedostokoko enintään 3 MB / asiakirja, yhteensä enintään 20 MB). Ainakin seuraavat asiakirjat tarvitaan (luettelo on siinä järjestyksessä kuin liitteitä tarvitaan ilmoitusta tehdessä): hyödyntämislaitoksen ennakkohyväksyntäpäätös (mikäli laitos on ennakkohyväksytty jätteensiirtoasetuksen 14 artiklan mukaisesti) yritysten välinen sopimus (jätteensiirtoasetuksen 5 artiklan mukainen) kuvaus jätteen syntyprosessista ilmoittajan jätehuoltorekisteriote, mikäli ilmoittajana toimii jätteen välittäjä; lisäksi valtakirja, jossa jätteen tuottaja valtuuttaa välittäjän toimimaan puolestaan ilmoituksen tekijänä suomalaisten kuljettajien jätehuoltorekisteriotteet; muissa EU-maissa rekisteröityneiden jätekuljettajien vastaavat luvat luettelo jätteen tuottajista, mikäli tuottajia on useampi kuin yksi valtakirjat jätteen tuottajilta, mikäli tuottajia on useampi kuin yksi (mikäli jätteen tuottaja on eri kuin ilmoittaja eikä kuulu samaan yritykseen, voi tuottaja allekirjoittaa ilmoituslomakkeen kentän 17 ilmoittajan lisäksi, jolloin erillistä valtakirjaa ei tarvita) jätteenkäsittelylaitoksen ympäristölupa (soveltuvin osin) kuvaus jätesiirron edellyttämistä erityistoimenpiteistä, mikäli tarpeen esitäytetyt yhteyshenkilöiden ohjeen No. 3 liitteen 1 mukaiset lomakkeet (pääsääntöisesti yksi lomake / lopullisen toimen suorittava laitos), mikäli ilmoitus koskee jätesiirtoa väliaikaiseen toimeen kuvaus jätteenkäsittelyprosessista jätesiirron syy, mikäli perusteluita edellytetään kuvaus jätteestä ja sen koostumuksesta, analyysitulokset reittikuvaus vakuus (jätteensiirtoasetus 6 artikla; alkuperäinen lähetetään postitse SYKEen) vakuuslaskelma kaikki muut asiakirjat, jotka ilmoittaja katsoo tarpeellisiksi tai joita asianomaiset viranomaiset voivat kyseessä olevassa tapauksessa edellyttää varaudu toimittamaan myös tietoja, joita viranomaiset saattavat pyytää jätteensiirtoasetuksen liitteen II mukaisesti

5 5 / Notifications uusi ilmoitus Kirjautumisen jälleen mene osioon Notifications ja luo uusi ilmoitus, muokkaa olemassa olevaa ilmoitusta tai jatka aloitetun ilmoituksen laatimista. Valitsemalla New notification tai Create new (+) pääset tekemään uutta ilmoitusta tai muokkaamaan jo olemassa olevaa. Valitsemalla Search tai Search & View voi katsoa aikaisempia ilmoituksia: View details kohdasta näkyy lisää ilmoituksien tietoja ja voit valita aikaisemman ilmoituksen uuden pohjaksi ( Re-use notification => Create new Notification based on FI ). Ilmoituksen liitteet eivät kuitenkaan siirry uuteen ilmoitukseen ( Attachments funktio ei ole saatavilla Suomessa). Voit myös tarkastella ilmoituksien eriä ( Shipments / Transports ), eräkohtainen kuljetusyritystieto ei ole saatavilla kautta tätä kautta. Ilmoitusta laadittaessa oikealla on kenttä Save or Load Notification. Käytä tätä tallentaaksesi ilmoitus tai avataksesi jo olemassa olevan ilmoituksen tietokoneeltasi. Tiedosto on xml-formaatissa ja sisältää kaiken ilmoituksessa olevan tiedon liitteet mukaan lukien. On tärkeää, että talletat ilmoituksesi usein, erityisesti kun siirryt portaalissa prosessista / sivulta toiseen. Siirry sivulta toiselle joko käyttämällä vasemmalla olevaa Navigation kenttää tai oikealla alhaalla olevaa nuolinäppäintä. Liitä omalla tietokoneellasi olevat liitetiedostot Selaa (Browse) painikkeella. Mikäli haluat liittää useamman liitetiedoston, liitä seuraava tiedosto Add attachment -painikkeella. Delete poistaa tiedoston, Cancel keskeyttää toiminnon. Tähti* kohdan perässä tarkoittaa, että kentän täyttäminen on pakollista Notification concerning Valitse joko yksittäinen jätesiirto tai useita siirtoja ja viedäänkö jäte loppukäsiteltäväksi (Disposal) tai hyödynnettäväksi (Recovery). Mikäli ilmoitus koskee hyödyntämistä, kysytään hyödyntämislaitoksen mahdollista ennakkohyväksyntää. Mikäli laitos on ennakkohyväksytty, liitä asiaa koskeva päätös Involved parties Suomalaisilla yrityksillä y-tunnus on merkittävä portaaliin muodossa:

6 6 / 11 Exporter / Notifier Ilmoittajan tiedot täyttyvät tähän automaattisesti. Lisää SYKEltä saamasi ilmoitusnumero muodossa FI Importer / Consignee Täytä kaikki tuojan / vastaanottajan tiedot ja liitä kopio jätteensiirtoasetuksen 5 artiklan mukaisesta sopimuksesta. Intended carrier(s) Täytä kuljetusyrityksen tiedot ja valitse listasta kuljetustapa ( Means of transport ). Liitä kuljettajan jätehuoltorekisteriote ja / tai mahdolliset muut tarvittavat asiakirjat. Lisää mahdolliset muut kuljettajat painikkeella Add carrier. Kuljettajayrityksen voi poistaa oikeassa yläkulmassa olevasta rastista. Saman kuljetusyrityksen voi lisätä vain kerran ja sillä voi olla vain yksi kuljetustapa. Muista merkitä kaikki kuljetusyritykset, myös laivayhtiöt. Waste generator(s)-producer(s) Mikäli jätteen tuottaja on sama kuin ilmoittaja, voit laittaa rastin kohtaan Use values from notifier. Täydennä tiedot jätteen syntypaikan ja -prosessin osalta. Muussa tapauksessa täytä jätteen tuottajan tiedot. Jos tuottajia on useampi kuin yksi, ilmoita tuottajat liitteellä. Voit liittää myös muita liitteitä, esim. jätteen tuottajan valtakirjan, tarkemman kuvauksen jätteen syntyprosessista tai ilmoittajan jätehuoltorekisteriotteen, mikäli ilmoittajana toimii jätteen välittäjä. Disposal- / recovery facility Mikäli loppukäsittely- / hyödyntämislaitos on sama kuin tuoja / vastaanottaja, voit käyttää Use values from importer -toimintoa. Muussa tapauksessa täytä käsittelylaitoksen tiedot. Liitä mahdolliset lisätiedot laitoksesta, esim. ympäristölupa Transportations and Waste operations Transportation Ilmoita jätesiirtojen lukumäärä, siirrettäväksi suunnitellun jätteen kokonaismäärä tonneina ja suunniteltu siirtoaika.

7 7 / 11 Packaging and handling Ilmoita pakkaustyyppi voit valita useita. Mikäli valitset 9 Other (specify), avautuu kenttä, jossa pakkaustyyppi kuvataan. Mikäli jätesiirto edellyttää erityistoimenpiteitä, laita rasti ruutuun Special handling requirements ja liitä tarkemmat tiedot sisältävä asiakirja. Disposal / recovery operation(s) Oikealla olevasta painikkeesta avautuu lista loppukäsittely- ja hyödyntämistoimista (D- ja R- koodit). Valitse oikea toimi ja vahvista valinta ok -painikkeella. Mikäli valitset jonkin toimista R12, R13, D13, D14 tai D15, liitä Yhteyshenkilöiden ohjeen No.3 Liite 1:n mukaiset lomakkeet lopullisen käsittelyn toimista. Kuvaile käsittelylaitoksella käytettävä hyödyntämis- / loppukäsittelytekniikka. Kuvaa koko prosessiketju. Voit antaa tarkemman kuvauksen liitteenä. Reason for export Mikäli kyseessä on jätteen vienti loppukäsittelyyn tai kunnan vastuulle kuuluvan sekalaisen yhdyskuntajätteen vienti, esitä jätelain 109 :n mukaiset perusteet jätesiirrolle. Tarkemmat tiedot voit esittää liitteessä Waste composition Designation and composition of the waste Esitä tässä jätekuvaus. Voit toimittaa tarkempia tietoja jätteestä, esim. analyysitulokset, liitteessä. Physical characteristics Valitse jätteen olomuoto. Mikäli valitset 7 Other (specify), avautuu kenttä, jossa voit kuvata olomuodon tarkemmin. Waste identification Täytä kaikki oleelliset tiedot jätteestä. Kentissä Basel Annex VIII (i) or OECD-code (ii), EC list of wastes, Y-code, H-code ja UN class avautuu valikko vaihtoehdoista. On mahdollista valita useampi vaihtoehto. Suomessa valitaan vain jätteensiirtoasetuksen H-koodeja (ei EU:n HP-koodeja). ok vahvistaa valinnan. Clear selected values poistaa valinnat.

8 8 / Involved countries Täytä kaikki tiedot lähtö- ja vastaanottomaasta. Add state of transit -painikkeella voit lisätä tiedot mahdollisista kauttakulkumaista. Mikäli kauttakulkumaita on enemmän kuin yksi, lisää jokainen maa Add state of transit -painikkeella. Delete -painike poistaa maan listalta. Lisää liite (tai useampi liite), joka sisältää kuvauksen siirroissa käytettävästä reitistä. Kuvaa reitti lyhyesti kohdassa Route description (maat, lähtöpaikka, rajanylityspaikat / satamat, saapumispaikka). Esimerkki: FI: Tampere Helsinki SE: Tukholma Göteborg NO: Oslo - Bergen Summary / send Sivulla näkyy yhteenveto ilmoituksesta sekä siihen liitetyt liitetiedostot. Lisää tässä vaiheessa tiedot taloudellisesta vakuudesta sekä muut mahdolliset liitteet kohdassa Additional attachments. Kun ilmoitus on valmis lähetettäväksi, ilmoituksen status on Notification is ready for submission. Saat virheilmoituksen, mikäli jokin pakollinen kenttä on jäänyt täyttämättä tai jokin pakollinen liite puuttuu. Korjaa mahdolliset puutteet ja palaa Summary / send -sivulle. Ennen ilmoituksen lähettämistä voit esikatsella ilmoitus- ja siirtoasiakirjoja oikealla alhaalla kohdassa Preview documents. Muista tallentaa ilmoitus itsellesi ennen kuin lähetät sen SYKEen. SYKE voi pyytää tekemään muutoksia ilmoitukseen esitarkastusvaiheessa. Tai voit mahdollisesti käyttää sitä pohjana seuraavaa ilmoitusta tehdessäsi. Lähetä ilmoitus Send Notification -painikkeella. Kun ilmoitus on lähtenyt onnistuneesti, saat viestin Notification created / saved. Tulosta ilmoitusasiakirja (Annex IA) Notification document - muista allekirjoitukset kentässä 17. SYKE ottaa ilmoituksen viralliseen käsittelyyn vastaanotettuaan allekirjoitetun ilmoitusasiakirjan. Mikäli haluat SYKEn esitarkastavan ilmoituksen, lähetä ilmoitus portaalin kautta ja lähetä sähköpostitse (wasteshipments@ymparisto.fi) pyyntö esitarkistaa ilmoitus. Mikäli SYKE katsoo ilmoituksen vaativan muutoksia, tulee lähettää uusi korjattu ilmoitus portaalin kautta.

9 9 / 11 Mikäli ilmoituksesi koskee jätesiirtoja toiseen portaalia käyttävään maahan (tällä hetkellä Ruotsiin), lähetä ainoastaan ilmoitusasiakirja (Annex IA) ja vakuus (tai sen päivitys) alkuperäisinä SYKEen postitse. Mikäli ilmoituksesi koskee jätesiirtoja johonkin muuhun maahan kuin Ruotsiin, varmista SYKEstä, vaaditaanko ilmoitus paperisena kopioineen. Useiden maiden viranomaiset hyväksyvät liitteet digitaalisina sähköpostitse eikä paperikopioita siten tarvita File Tällä sivulla voit tallentaa ilmoituksen tai avata tallennetun ilmoituksen Mikäli sinulla on käytössäsi tallennettu ilmoitus (xml-tiedosto) Mikäli olet aikaisemmin tehnyt ilmoituksen portaalissa ja tallentanut sen koneellesi xmltiedostona, voit käyttää sitä pohjana uudelle ilmoitukselle. Huomaa, että joitakin tietoja tulee muuttaa tai täydentää. Kirjautumisen jälleen mene osioon Notifications. Valitse New notification tai Create new (+) ja tämän jälkeen Save or Load Notification. Avaa ilmoitus tietokoneeltasi toiminnolla: Load a notification from file. Sinun tulee vaihtaa ilmoitusnumero ja suunniteltu siirtoaika uudessa ilmoituksessa ennen kuin tallennat sen uudella nimellä. Käy tarkasti läpi ilmoituksessa olevat tiedot ja tee tarvittavat korjaukset ja täydennykset. Poista liitteet, jotka uudessa ilmoituksessa täytyy korvata uusilla, esim. yritysten välinen sopimus ja vakuutta koskevat liitteet. Tarkasta kaikki liitetiedostot ja liitä mahdolliset päivitetyt versiot Ilmoituksen teon lopettaminen Close Sivun oikeassa ylälaidassa on Close -painike, joka päättää ilmoituksen muokkauksen. Tallenna ilmoitus ennen kuin vahvistat sulkemistoiminnon. 3. Ennakkoilmoitus jätesiirrosta Shipment Kun kaikki toimivaltaiset viranomaiset ovat antaneen myönteisen päätöksen ilmoituksesta (päätökset toimitetaan ilmoittajalle postitse sekä sähköpostitse), ilmoitus näkyy portaalissa osiossa Shipments. Shipments -osiossa ilmoittaja/viejä näkee luettelon kaikista voimassa olevista ilmoituksista. Luettelossa näkyvät vastaanottava yritys, ilmoituksen voimassaoloaika, siirretyn jätteen määrä sekä siirtojen lukumäärä. Uusi siirto ilmoitetaan toiminnolla New shipments. Avautuvassa ikkunassa ilmoitetaan aiottu siirtopäivä, siirrettävä jätemäärä ja käytettävät jätekuljettajat siinä järjestyksessä, missä ne halutaan siirtoasiakirjaan. Siirtoasiakirjaa voi esikatsella tässä vaiheessa.

10 10 / 11 Siirto ilmoitetaan Send shipment -toiminnolla. Kun siirto on ilmoitettu onnistuneesti, saat ilmoituksen: Shipment created / saved ja tiedon viranomaisista, joille automaattinen ilmoitus on välitetty joko portaalin kautta tai sähköpostitse. Muille mahdollisille viranomaisille siirtoasiakirja on lähetettävä sähköpostilla tai faksilla vähintään kolme työpäivää ennen aiottua siirtopäivää. Siirtoasiakirja on toimitettava myös vastaanottavalle laitokselle tiedoksi. Siirtoasiakirja (Annex IB) on tulostettava ja allekirjoitettava. Alkuperäisellä allekirjoituksella varustettu siirtoasiakirja annetaan ensimmäiselle jätekuljettajalle, kun siirto alkaa, ja täydennetään tarvittavilla allekirjoituksilla ja mahdollisilla muilla tiedoilla siirron aikana. Siirrosta voi tehdä ennakkoilmoituksen vain, mikäli ilmoituksessa hyväksyttyjä siirtoja on käyttämättä ja ilmoitettu kokonaisjätemäärä tai asetettu taloudellinen vakuus eivät ylity. Jätekuljettajat valitaan ilmoituksessa hyväksytyistä kuljettajista. Ilmoitukset, joiden voimassaoloaika on mennyt umpeen tai sallittu kokonaisjätemäärä on tullut täyteen, eivät näy Shipments -osion luettelossa. Mikäli ilmenee tarve muutoksille, ota yhteys viranomaisiin ja odota mahdollista päätösmuutosta. Hyväksytyt muutokset päivittyvät luetteloon / kuljettajavalikkoon, kun päätösmuutokset on tehty. (Huom. esim. siirrettävän jätteen kokonaismäärää ei ole mahdollista nostaa päätösmuutoksella, vaan tarvitaan uusi ilmoitus.) Mikäli jo ennakkoilmoitettuun siirtoon halutaan tehdä muutos (pvm:n muutos, peruutus), ota yhteys viranomaisiin. 4. Jätteen vastaanottovahvistus ja käsittelytodistus Received, Treatment Mikäli jätteentuottaja/-viejä on ilmoittanut hyväksytyn jätesiirtoilmoituksen alla tapahtuvasta siirrosta laitokseenne, siirto näkyy luettelossa osiossa Received. Kun siirtoerä on vastaanotettu laitoksellanne ja se on punnittu, valitse sitä vastaava eränumero ( Select ) ja täytä vastaanottopäivämäärä ja vastaanotetun jätteen määrä. Merkitse erä joko hyväksytyksi tai hylätyksi (Accepted/Rejected). Vastaanottotodistus lähetetään Send -painikkeella. Kun vastaanottotodistus on lähetetty onnistuneesti, saat ilmoituksen Shipment received; Information was updated successfully. Mikäli joudutte hylkäämään jäte-erän, olkaa välittömästi yhteydessä SYKEen joko puhelimitse tai sähköpostitse: wasteshipments@ymparisto.fi. Suoritetusta jätteen käsittelystä annetaan todistus Treatment -osiossa täydentämällä vastaavasti päivämääräkenttään Date of treatment. Käsittelytodistus lähetetään Send - painikkeella. Kun käsittelytodistus on lähetetty onnistuneesti, saat ilmoituksen Shipment received; Information was updated successfully. Tieto viranomaisista, joille automaattinen ilmoitus on välitetty joko portaalin kautta tai sähköpostitse ei tule näkyviin yllä mainituissa toiminnoissa.

11 11 / 11 Täytä myös alkuperäinen siirtoasiakirja (kentät 18 ja 19) ja säilytä asiakirjaa vähintään kolme vuotta siirron alkamispäivästä. Kopio allekirjoitetusta siirtoasiakirjasta tulee lähettää ilmoituksen tekijälle molemmissa yllä kuvatuissa vaiheissa. 5. Portaalin muut toiminnot 5.1. Jätesiirtoilmoituksien haku Search Notifications osiosta pääsee Search -toimintoon, jolla voi hakea myös vienti-ilmoituksia, jotka eivät ole enää / vielä voimassa. Ilmoittaja voi seurata täältä uusien ilmoitusten viranomaiskäsittelyn vaiheita. Ilmoitukset on luokiteltu seuraavasti: Approved Registered Under process Sent to CA/Dest. Acknowledged Restricted consent Expired notifications vuodesta 2011 alkaen) - voimassa oleva - SYKE on vastaanottanut ilmoituksen - ilmoitus on virallisessa käsittelyssä SYKEssä (allekirjoitettu Annex IA vastaanotettu) - SYKE on lähettänyt ilmoituksen vastaanottomaan viranomaiselle - vastaanottomaan viranomainen on antanut vastaanottovahvistuksen - SYKE on tehnyt päätöksen, mutta jokin viranomaispäätös tai vakuus puuttuu - ilmoitus ei ole enää voimassa (portaalissa näkyvät ilmoitukset 5.2. Usein kysytyt kysymykset FAQ Sivuille kootaan portaalin käyttöön liittyviä kysymyksiä ja vastauksia. Sivuilta löytyy myös portaalin ylläpitäjän laatimaa ohjeistusta Yhteystiedot Contact Sivulla on portaalia käyttävien maiden viranomaisten sekä teknisen tuen yhteystiedot.