UUDEN TYÖN ABC. Uusi työ on liikkuvaa, verkostoitunutta ja sujuvaa. Se ei tunne aikaa tai paikkaa se tuntee tuloksellisuuden.

Transkriptio

1 UUDEN TYÖN ABC Uusi työ on liikkuvaa, verkostoitunutta ja sujuvaa. Se ei tunne aikaa tai paikkaa se tuntee tuloksellisuuden.

2 UUDEN TYÖN ABC UUDEN TYÖN ABC DNA Business muodosti Kansallisena Etätyöpäivänä yhdessä asiakas- ja kumppaniverkostonsa kanssa virtuaalisen työtilan, jossa yhteisö ideoi ja rakensi oppaan uuden työn parhaisiin praktiikkoihin. Osallistuja jakavat omia käytäntöjään ja organisaatiossaan toimiviksi koettuja malleja. Samalla käytiin läpi mahdolliset sudenkuopat ja löydettiin parhaat käytännöt, menetelmät ja vinkit uuden työn täysimittaiseen hyödyntämiseen johtamisen, toimitilojen ja ICT:n näkökulmista. Lopputuloksena syntyi yksinkertainen ja visuaalisesti informoiva tietopaketti Uuden työn ABC. Uusi työ -nimellä kutsutaan ilmiötä, joka ravistelee parhaillaan työelämää: työn tekemisen tavat muuttuvat ja työvälineet kehittyvät, työtiimit verkostoituvat yli yhtiörajojen ja työn tekemisen paikat ja ajat vaihtelevat. Samalla työn johtamiselta, tiedon hallinnalta ja tietoturvalta vaaditaan uutta ajattelua.

3 TOIMITILAT Pelkkä fyysisen työtilan järjestäminen työn suorittajille ei enää riitä. Tietotyön murros ja uuden teknologian käyttö sekä useiden eri sukupolvien mukanaolo työmarkkinoilla ovat havahduttaneet sekä julkisen että yksityisen sektorin asiakkaat ja palveluntarjoajat tarkastelemaan työympäristöjä uudella tavalla; on otettava huomioon myös työympäristön virtuaaliset ja sosiaaliset tekijät. Uudet tilaratkaisut tukevat yhä enemmän työprosessien eri vaiheita niin, että työntekijöillä on mahdollisuus siirtyä sopivaan tilaan esimerkiksi ryhmätyötä, hiljaista yksilötyötä tai vapaamuotoista vuorovaikutusta varten. Liikkuvan ja monipaikkaisen työn tukemiseksi oleellinen osa tilojen suunnittelua on tietoteknologiaan jatkuva läsnäolo kännyköiden, läppäreiden ja suojattujen langattomien verkkojen muodossa. Tilojen sosiaalinen merkitys puolestaan korostuu sen vuoksi, että tietotyön tuottava tekeminen ja toisaalta taas esimerkiksi eläköitymiseen liittyvä hiljaisen tiedon siirto onnistuu paremmin vapaamuotoista ajatustenvaihtoa ja spontaaneja kohtaamisia tukemalla. Tarkistitko ensimmäiset työsähköpostit jo aamukahvipöydässä? Kirjasitko asiakaspalautteet järjestelmään saman tien tabletilla? Tarvitsiko sinun edes piipahtaa toimistolla? Työnteko muuttuu jatkuvasti liikkuvammaksi, yhä useammalle suomalaiselle. Muutos tulee vaikuttamaan merkittävästi moneen asiaan, ja aivan erityisesti toimistojen suunnitteluun ja niiden vuokramarkkinoihin. Toimistoista tulee lähinnä tapaamispaikkoja, joissa on vain vähän nimettyjä työpisteitä, mutta paljon erilaisia kokous- ja tapaamistiloja. Haaste yrityspäättäjille: Pysähdy hetkeksi tarkastelemaan toimistoasi. Oletko ylpeä siitä? Kertooko toimistosi henkilöstölle, asiakkaille ja muille sidosryhmillesi oikeaa viestiä siitä, millainen yrityskulttuuri teillä on? Seuraatko henkilöstösi työn tuloksia vai heidän toimistolla viettämiään tunteja? 62 % organisaatioista arvioi, että mobiilien työpisteiden tarve kasvaa*

4 TOIMITILAT TÄRKEIMMÄT HUOMIOT Toimitila on olennainen tekijä yrityksen tuottavuudessa ja ihmisten työhyvinvoinnissa. Parhaimmillaan siitä tulee osa brändiä. Fokusoi työn tuloksiin toimistolla vietettyjen tuntien sijaan. Huomioi erilaiset työskentelytilat: hiljainen tila, sosiaalinen tila, mobiilit työpisteet. Työskentely- ja keskittymisrauha ovat aivan olennaisia asioita työn sujuvuuden kannalta. Muutos on mahdollisuus Uuden työn toimisto on niin viihtyisä, että ihmiset haluavat tulla sinne, vaikka päättävätkin itse, missä työskentelevät. NÄIN VÄLTÄT SUDENKUOPAT Viesti alusta asti avoimesti, ota kaikki yksiköt mukaan: HR, viestintä, IT, hallinto, henkilöstö. Ota henkilöstö mukaan suunnitteluun suunnittelun kaikkiin vaiheisiin keskustelua, ei yksisuuntaista viestintää. Huomio myös henkilökohtaiset tarpeet, ergonomia ja toimenkuvat. 63 % yrityksistä arvioi, että tilankäyttö ja toimintatapoihin liittyvät tarpeet ryhmäneuvottelutilojen osalta kasvavat* yrityksistä arvioi, että työskententely virtuaalisten työvälineiden avulla kasvaa* * lähde: TULEVAISUUDEN TYÖYMPÄRISTÖ - BAROMETRI 2014 (KTI Kiinteistötieto Oy)

5 TOIMITILAT NÄIN OTAT KÄYTTÖÖN UUDEN TYÖN TOIMITILAT Huomioi viestintä ja avoimuus, kaksisuuntainen keskustelu. Tee muutoksesta koko yrityksen yhteinen projekti. Varmista miten toimitilat tukevat muuta työn teon kulttuuria esim. etätyöskentelyä. Huomioi IT:n rooli uudessa mallissa: kaiken pitää toimia taustalla käyttäjälähtöisesti ja työtehtävien sujua keskeytyksettä. Tutki ja mittaa työyhteisön työtyytyväisyyttä, seuraa tuloksia ja tee korjausliikeitä.

6 ICT 81 % kokee, että teknologia mahdollistaa olemaan osa työyhteisöä paikasta riippumatta* Nousussa olevat työtavat seuraavan kahden vuoden aikana: Työnteko mobiililaitteilla, kuten älypuhelin/tablet 82 % Verkko-ja videoneuvottelut 77 % Pikaviestipalvelujen hyödyntäminen 72 % Organisaation sisäiset yhteisölliset palvelut 59 % SUOMALAISYRITYSTEN VIESTINTÄVÄLINEET 2014 tutkimus ICT on luonnollisesti erittäin keskeisessä roolissa etätyön kannalta. Parhaimmillaan se tekee etätyöstä helppoa, mukavaa ja vaivatonta - pahimmillaan se taas estää etätyön kokonaan. Uuden ajan työnteossa hyödynnetään täysmittaisesti uutta teknologiaa, kuten esimerkiksi pikaviestimiä, etäyhteyksiä, sosiaalisen median sovelluksia, sähköistä kalenteria, digitaalisia ryhmätyötiloja ja verkon yli tapahtuvia neuvotteluja. Yhtä tärkeää kuin teknologiset sovellukset, on yhteisistä pelisäännöistä ja teknisten työkalujen käyttötavoista sopiminen. Yksinkertaisimmillaan se on tarkoittanut sitä, että kaikkiin palavereihin on mahdollista osallistua myös verkossa. Kaikki ovat jakaneet kalenterinsa muille ja pikaviestimien liikennevaloille on määritetty yhdenmukaiset tulkinnat. Uudenlainen työn tekemisen tapa ja kulttuuri toimii, kun hyväksytyistä toimintatavoista on sovittu, ja kaikki ymmärtävät esimerkiksi työrauhan takaamisen tärkeyden. Ajallemme on ominaista, että vain muutos on pysyvää ja meiltä vaaditaan jatkuvaa uudistumista. Meidän on kyettävä nopeasti käsittelemään suuria määriä tietoa ja erilaisia näkökulmia sekä kyettävää tekemään valintoja ja priorisoimaan tekemistä tilanteen mukaan. Yhteisöllisyys ja yhteisölliset työn tekemisen tavat ovat erinomainen apu näissä haasteissa. Useiden näkökulmien yhdistäminen käy helposti virtuaalipalaverissa ja ryhmätyökaluja hyödyntämällä sisältöä voidaan jakaa ja muokata reaaliaikaisesti. Tuotettu materiaali voidaan tallentaa ja jakaa, myös edelleen jalostettavaksi. * lähde: ETÄTYÖBAROMETRI 2013

7 ICT TÄRKEIMMÄT HUOMIOT Tieto kulkee ja ihmiset kommunikoivat keskenään lukuisten eri kanavien kautta. Sama pitää saada tuotua työpaikoille. NÄIN VÄLTÄT SUDENKUOPAT Varusta työntekijäsi kannettavalla tietokoneella ja laitteilla, joita voi käyttää sekä etätyössä että työpaikalla. Lähes kaikilla tietotyöläisillä alkaa olla vapaa-ajalla paremmat tietotyön välineet kuin toimistolla. He myös osaavat käyttää niitä ilman erillisiä koulutuksia. Älä yritä ratkaista kaikkea yhdellä kertaa esim. uusien työkalujen käyttöönotossa. Pilotoi pienemmän ryhmän kanssa, paranna kokonaisuutta ja laajenna pilotointia. Työkalujen pitää tukea työskentelyä missä tahansa ja milloin tahansa. On tarjottava ketterät järjestelmät ja työkalut joihin pääsy helppo käytännössä pilvipalvelut. Järjestelmien pitää tukea uusia toimintatapoja, ei estää niitä. Helpoin tapa on siirtyä pilveen, tarjota pääsy palveluihin eri päätelaitteilla ja alkaa muokata työtapoja. Varmista johdon sitoutuminen ja esimerkkinä toimiminen. Kyllä etätöissä pitää saada IT-tukea ihan samalla tavalla kuin toimistolla. Pilvipalvelut mahdollistavat joustavan ja helpon etä-/läsnätyöskentelyn. Jan Willamo, johtaja, liiketoiminnan kehittäjä, Salomaa yhtiöt Oy

8 IC T NÄIN OTAT KÄYTTÖÖN UUDEN TYÖN ICT:N Ota käyttöön toimiston työkalut pilvipalveluna. Panosta koulutukseen alusta alkaen ja aloita käyttö vaiheistetusti. Tehosta ja muuta ennakkoluulottomasti toimintatapoja sekä prosesseja. Huomio jatkuva viestintä ja tuki. Hyödynnä uutta teknologiaa laajasti ja tee organisaatiostasi tuottavampi ja parempi työnantaja. Mittaa ja seuraa käyttöä, kehitä palveluita ja toimintamalleja jatkuvasti tulosten perusteella.

9 JOHTAMINEN Johtaminen on tavoitesuuntautunutta vuorovaikutteista sosiaalista toimintaa. Johtamisella ohjataan ihmisiä suoriutumaan tekemisestään paremmin kuin ilman johtamista. Johtaminen on aina toimintaa, jossa on tarkoitus saada aikaan tuloksia ihmisten avulla ja ihmisten kanssa. Johtaminen tapahtuu siis aina ihmisten välisessä vuorovaikutuksessa. Määritelmä on Mary Parker Follettin ( ) the art of getting things done through people. Tuloksellinen ja mielekäs työ edellyttää aina hyvää johtajuutta. Väestökehityksemme myötä työuria pitäisi pidentää molemmista päistä, joten työelämään tarvitaan imua. Yksilön kannalta mielekäs työympäristö, modernit työvälineet sekä ajasta, paikasta ja laitteesta riippumaton työympäristö näkyvät työmotivaatiossa, sitoutumisessa ja sitä kautta organisaation tuottavuudessa. Tämä asettaa johtamiselle aivan uudet vaatimukset. Etätyössä korostuu myös toisenlainen johtamisen piirre itsensä johtaminen. Keskeisimmät johtamisen välineet ovat työntekijän kyky johtaa itseään ja esimiehen kyky tukea ja mahdollistaa tämä. Itsensä johtaminen tarkoittaa sitä, että työyhteisön jäsenet toimivat tavoitteellisesti ja tehokkaasti, motivoituneena ja omia voimavarojaan hyödyntäen. Työn imu, tiimityötaidot ja tuloksellinen yhteistyö syntyy hyvästä itsetuntemuksesta ja kyvystä tunnistaa omaan käyttäytymiseen vaikuttavia tekijöitä. 79 % pitää esimiehen luottamusta työntekijöihinsä erittäin tärkeänä etätyön mahdollistajana*

10 JOHTAMINEN TÄRKEIMMÄT HUOMIOT Uudessa työn johtamisessa tärkeintä on läpinäkyvyys. ICT-teknologia mahdollistaa tämän läpinäkyvyyden, yhteisöllisyyden ja ketteryyden. Ongelma usein on, että itsensä ja muiden johtaminen nousee keskeiseksi haasteeksi. Etätyötä pitää johtaa samoin periaattein kuin työtä yleensä. Uudessa työssä on tärkeää oman työn tekeminen läpinäkyväksi. Satu Yrjänen, toimitusjohtaja, SEK Loyal Oy Yhteisöllisessä ja verkostoituneessa työskentelyssä korostuvat ryhmätyötaidot, oman työn suunnittelu ja valmiudet erilaisten työkalujen käyttöön. Osaamisen kehittämisessä on tärkeää huomioida myös näiden taitojen ylläpitäminen ja kehittäminen. Osaamista ei tarvitse rajata yhteen työnkuvaan. Uusi työ haastaa johdon miettimään, miten työajan sijasta mitataan tuloksellisuutta sekä työnkuvan täyttämisen sijaan ketteryyttä luoda ja toimia verkostoissa. Uusi työ ei tarkoita, että kaikki tekevät työtä samalla tavalla. Työ ei ole enää toiminto- ja yksilökeskeistä. Työtä tehdään joustavasti yli organisaatiorajojen ja avainasia on oikeanlaisen osaamisen tunnistaminen sekä parhaiden käytäntöjen mukaiset työtavat. Ketterä toimenkuva sisältää ajatuksen siitä, että toimenkuva ei ole lista tehtäviä asioita, vaan enemmänkin vastuualue. Paula Miettinen, markkinointijohtaja, yritysliiketoiminta, DNA Oy Organisaatioissa lähiesimiehen malli vaikuttaa jopa enemmän käyttäytymiseen kuin voimassaolevat säännöt. Myös kollegan käytöksellä on väliä, ei pelkästään esimiesten tai ylimmän johdon. Etätyössä vastuu johtamisesta on paitsi esimiehellä myös entistä enemmän työntekijällä itsellään. Luottamus, vapaus ja vastuu kulkevat käsi kädessä. Kirjaan aamulla asiat, jotka haluan saada aikaiseksi, sitten on helpompi myös lopettaa työnteko ajoissa iltapäivällä. Noomi Jägerhorn, yritysvastuupäällikkö, DNA Oy

11 JOHTAMINEN NÄIN VÄLTÄT SUDENKUOPAT Johtamisessa tärkeintä on toimia esimerkkinä, luottaa ihmisiin ja varmistaa, että on alaisilleen läsnä, vaikka työ ei enää tapahdukaan samassa tilassa ja ajassa. Oli työtehtävä mikä tahansa, työnantajan tehtävä on innostaa, arvostaa ja osoittaa jokaisen työn merkityksellisyys työyhteisölle. Marko Rissanen, henkilöstöjohtaja, DNA Oy Vastuun kantaminen ja työn eteneminen on turvattava, työssä jaksamisesta on huolehdittava ja varmistettava, että kukaan ei erakoidu työyhteisön ulkopuolelle. Uusi työ ei tarkoita vain etätyötä eikä sosiaalisuus ja jakaminen pelkästään fyysistä läsnäoloa. Erilaiset työskentely-ympäristöt ja -välineet tukevat tiimityötä ja johtajuutta. Onnistuminen vaatii ns. valtuuttavaa johtamistyyliä, jossa työntekijän valtaa, vapauksia, vastuuta ja vaikutusmahdollisuuksia lisätään tietoisesti ja työntekijän omasta halusta lähtien. Työn tekeminen muualla kuin työnantajan tarjoamissa tiloissa on mahdollisuus, ei pakko. 78 % kokee etätyön parantantavan työhyvinvointia*

12 JOHTAMINEN 77 % kokee etätyömahdollisuuden parantavan työnantajamielikuvaa* 57 % kokee johdon esimerkin tärkenä etätyön mahdollistajana* lähde: ETÄTYÖBAROMETRI 2013

13 JOHTAMINEN NÄIN OTAT KÄYTTÖÖN UUDEN TYÖN JOHTAMISEN Päätä, että uusi työ on koko yrityksen ainoa tapa toimia. Laadi johtamismallit ja esimiesten roolit ennen kun uusi tapa työskennellä otetaan käyttöön. Laadi selkeät pelisäännöt, prosessit ja käytännöt. Määrittele millaisiin töihin ja tilanteisiin etätyö sopii. Viesti muutoksesta, tavoitteista ja saavutuksista. Mahdollista jatkuva omien kokemusten jakaminen. Huolehdi, että esimiehen ja alaisten sekä työntekijöiden keskinäinen yhteydenpito toimii. Anna vastuuta työntekijöille ja edellytä heiltä vastuun ottamista. Järjestä itsensä johtamisesta koulutusta ja mahdollista jatkuva tuki kaikille ammattiryhmille. Kehitä edelleen. Kaiken minkä voi mitata voi tehdä vielä paremmin.