Tampereen yliopiston ylioppilaskunnan viestintästrategia

Transkriptio

1 Tampereen yliopiston ylioppilaskunnan viestintästrategia Hyväksytty edustajiston kokouksessa

2 Viestintästrategia 1. Johdanto Tampereen yliopiston ylioppilaskunta (Tamy) ja Tampereen teknillisen yliopiston ylioppilaskunta (TTYY) yhdistyvät uudeksi ylioppilaskunnaksi alkaen. Tampereen ammattikorkeakoulun opiskelijakunta (Tamko) säilyy itsenäisenä, mutta tiivistä yhteistyötä pidetään yllä. Yhdistymistä ennen ylioppilaskunnan tulee kiinnittää erityistä huomiota viestinnän tavoittavuuteen, laatuun ja vaikuttavuuteen. Yhdistymisprosessi toteutetaan läpinäkyvästi, vastuullisesti ja osallistavasti tiiviissä yhteistyössä TTYY:n sekä Tamkon kanssa. Näin varmistetaan yhtenäisen korkeakouluyhteisön syntyminen ja arvokkaiden perinteiden huomioiminen muutoksessa. Viestintä on merkittävässä roolissa kaikessa ylioppilaskunnan toiminnassa. Viestinnällä toteutetaan Tamyn strategiaa, edistetään edunvalvontaa sekä vahvistetaan ylioppilaskunnan tunnettuutta ja yhteisöllisyyttä. Viestinnän tehtäviin kuuluvat: Tiedon välittäminen sisäisille ja ulkoisille sidosryhmille Jäsenistön ja järjestöjen vaikutus- ja viestintämahdollisuuksien edistäminen Edunvalvontatyöstä viestiminen ja sen tukeminen Avoimen ja moniäänisen vuorovaikutukseen perustuvan toimintakulttuurin vahvistaminen Tässä viestintästrategiassa määritellään ylioppilaskunnan viestinnän arvot ja visio. Tarkempien tavoitteiden, keinojen ja kohderyhmäanalyysin avulla saavutetaan visio, jonka toteutumista seurataan. 2. Viestinnän arvot Ylioppilaskunnan viestintä toteuttaa ylioppilaskunnan strategiassa määrättyjä ylioppilaskunnan arvoja. Arvot näkyvät viestinnässä seuraavasti: Yhdenvertaisuus Ylioppilaskunnan viestintä edistää yhdenvertaista kohtelua, demokratiaa ja yhdenvertaisia mahdollisuuksia kaikille. Avoimuus Ylioppilaskunnan viestintä on avointa ja rehellistä. Vastuullisuus Ylioppilaskunnan viestintä on vastuullista opiskelijoita, työyhteisöä, yhteiskuntaa ja ympäristöä kohtaan. Yhteisöllisyys Ylioppilaskunta edistää opiskelijoiden mahdollisuuksia kiinnittyä yliopistoyhteisöön ja luoda itsensä näköistä toimintaa. Vaikuttavuus Ylioppilaskunnan viestintätyö on ammattimaista ja sisältö vaikuttavaa. Ylioppilaskunta on arvostettu asiantuntija ja edunvalvoja opiskelijoita koskevissa asioissa.

3 3. Viestinnän visio Tamyn viestinnän tehtävänä on vahvistaa yhteisön moniäänistä ja -kanavaista vuorovaikutusta. Viestintä on vaikuttavaa, tehokasta ja rohkeaa. Viestintä on luontainen osa kaikkea ylioppilaskunnan toimintaa. Edunvalvontaviestintä on aktiivisesta ja se vahvistaa yhteisöllisyyttä. Jäsenet, järjestöt, media ja muut sidosryhmät näkevät ylioppilaskunnan roolin merkittävänä edunvalvojana ja asiantuntijana. Kansainväliset opiskelijat huomioidaan kaiken toiminnan kattavana viestinnän kaksikielisyytenä. Ylioppilaslehti Aviisilla on keskeinen rooli niin omana vapaana journalistisena julkaisunaan kuin osana ylioppilaskunnan viestintää. Ylioppilaskunnan brändiä vahvistetaan nykyisen imagon pohjalta. Brändityötä tehdään Tamyn arvojen ja strategian kautta. Ylioppilaskuntaidentiteettiä rakennetaan jäsen- ja järjestöedunvalvontatyön kautta, mutta myös olemassa olevien tapahtumien avulla. Tamy nähdään oman alansa asiantuntijana ja edunvalvojana, mutta samalla luodaan myös kuvaa helposti lähestyttävästä yhteisöstä. Ylioppilaskuntien yhdistyminen ja yhteistyö näkyy myös brändityössä luomalla yhteistä näkyvää toimintakulttuuria ja viestimällä niistä tehokkaasti. 4. Viestinnän tavoitteet Tavoite 1: Ylioppilaskunnan viestintä on tarpeeksi resursoitua, suunnitelmallista, strategista ja tavoitteellista. Viestintä on yksi tärkeimmistä työvaiheista kaikessa toiminnassa ja edunvalvonnassa. Ylioppilaskunnan viestintäosaaminen on laadukasta, ei sattumanvaraista. Viestintä on kokonaisvaltaisesti johdettua ja yhtenäistä, minkä toteutumisesta päävastuussa on viestintäsektori. Ylioppilaskunnalla on selkeä ja tunnistettava graafinen ilme, jota hyödynnetään viestinnässä. Ajantasainen viestintästrategia ja -suunnitelma tukevat ylioppilaskunnan työyhteisön työtä. Toimijoiden vaihtuessa varmistetaan riittävä perehdytys. Työyhteisölle pidetään vuosittain useita täydentäviä viestintäkoulutuksia ajankohtaisista teemoista. Ylioppilaskunnan koko työyhteisö tekee viestintätyötä, ja myös arkisesta työstä viestitään kiinnostavalla tavalla. Ylioppilaskunnan kaikki toiminta on mahdollisimman avointa. Ylioppilaskunnan jäsenistöllä on ajantasainen ymmärrys itseään ja asemaansa koskevista asioista, kuten ylioppilaskunnan, yliopiston, Kelan tai YTHS:n tekemistä opiskelijoita koskevista muutoksista. Ylioppilaskunnan toimintaa suunniteltaessa varmistetaan henkilö- ja taloudellisten resurssien riittävyys tavoitteiden saavuttamiseksi Tavoite 2: Ylioppilaskunnan vuorovaikutteinen viestintä rakentaa yhtenäistä korkeakouluyhteisöä. Opiskelijat ovat ja kokevat olevansa yhteisön yhdenvertaisia jäseniä. Järjestöt ovat keskeinen osa ylioppilaskunnan ja opiskelijoiden välistä vuorovaikutusta. Tiedottamisen ja yksisuuntaisen viestinnän sijaan ylioppilaskunta viestii vuorovaikutteisesti. Aviisi on tamperelaisten korkeakouluopiskelijoiden yhteinen ylioppilaslehti, jonka kaikki korkeakouluopiskelijat kokevat omakseen. Lehti on laadukas ja mielenkiintoinen journalistinen julkaisu. Lehti myös edistää opiskelijoiden yhteisöllisyyttä. Sekä kasvokkainen että medioitu vuorovaikutus ovat viestinnällisiä mahdollisuuksia. Kohtaamiset ovat positiivisia, ja ylioppilaskunta nähdään arvostettuna ja merkittävänä yhdyssiteenä opiskelijoiden keskuudessa.

4 Tavoite 3: Ylioppilaskunta on valtakunnallisesti tunnettu, ja se nähdään kansallisesti merkittävänä toimijana. Ylioppilaskunnan merkitys jäsenelle on selkeä ja sen roolia yliopistossa sekä yhteiskunnassa arvostetaan. Yhteydenpito yliopistoon on aktiivista ja viestintää tehdään myös yhteistyössä. Ylioppilaskunta viestii avoimesti sekä aktiivisesti tekemästään edunvalvonnasta, saavutetuista tavoitteista ja kohdatuista haasteista. Ylioppilaskunnan julkisuudessa käymä aktiivinen, rohkea ja ratkaisukeskeinen keskustelu on suunniteltua ja tavoitteellista. Ylioppilaskunta nähdään kiinnostavana, jäsenistön keskuudessa innostavana ja tunnistettavana. Tavoite 4: Ylioppilaskunta mukautuu viestinnän, teknologian ja yhteiskunnan muutoksiin joustavasti. Uudet teknologiat, viestintäkanavat ja -mahdollisuudet omaksutaan nopeasti. Viestintää suunniteltaessa ja toteutettaessa huomioidaan mobiilikäytön ensisijaisuus. Viestintää analysoidaan ja kehitetään analyysin tulosten pohjalta. Viestinnän kokonaisuudesta vastaavat seuraavat viestinnän kenttää ja alan kehitystä, ovat kouluttautuneita ja kouluttavat työyhteisöä. Toimimattomista ja vanhentuneista viestinnän tavoista uskalletaan luopua. Viestinnällisiin haasteisiin suhtaudutaan ratkaisukeskeisesti. 5. Viestinnän kohderyhmät Ylioppilaskunnan viestintää voidaan tarkastella kahden eri tarkoituksen kautta: edunvalvontaviestinnän sekä yleisviestinnän (vrt. tiedottaminen) kautta. Tamy tavoittaa sekä edunvalvonta- että yleisviestinnässään erilaisia kohderyhmiä. Viestinnän tärkeimmät kohderyhmät ovat: 1. Tampereen yliopiston opiskelijat 2. Tahot, joihin halutaan vaikuttaa (esimerkiksi yliopiston hallinto, korkeakoulusäätiön hallinto, lainsäätäjät, muut korkeakoulupoliittiset vaikuttajat) 3. Tamyn piirissä toimivat järjestöt Tampereen yliopiston opiskelijat ovat ylioppilaskunnan viestinnän ensisijainen kohderyhmä. Tämä yleisö haluaa seurata ylioppilaskunnan viestintää saadakseen tietoa opiskelijan elämää koskevista muutoksista sekä Tamyn jäsenyyteen liittyvistä oikeuksistaan ja velvollisuuksistaan. Yleisön pohjatietojen taso vaihtelee: vasta-aloittaneiden opiskelijoiden tietotason voidaan katsoa olevan matala, kun taas valmistumista lähellä olevat opiskelijat tietävät opiskelusta, Tampereen yliopiston käytännöistä ja Tamyn jäsenyyteen liittyvistä asioista suhteellisen paljon. Vaihteleva pohjatiedon taso tekee yleisöstä haastavan, sillä ylioppilaskunnan viestinnän tulee puhutella kaikkia opiskelijoita. Opiskelijoiden kiinnostus ylioppilaskunnan tekemää viestintää kohtaan voidaan olettaa olevan suhteellisen korkea. Erityisesti viestintään, joka sisältää tietoa opiskelijan asemaan vaikuttavista muutoksista sekä ylioppilaskunnan jäsenpalveluista ja tapahtumista, suhtaudutaan kiinnostuneesti. Ylioppilaskunnalta tullut viesti luetaan useimmin opiskeluun liittyvissä tilanteissa, kuten yliopiston sähköpostia selatessa, tai sosiaalisen median kautta. Kohderyhmän tarpeena on ensisijaisesti saada tietoa kiinnostavista ja ajankohtaisista asioista. Tamy tunnetaan asiantuntijana joka vaikuttaa koulutus- ja korkeakoulupoliittisiin toimijoihin yliopistolla, Tampereen kaupungissa sekä eduskunnassa. Tästä syystä päätöksiä tekevät tahot ovat yksi ylioppilaskunnan viestinnän keskeisistä kohderyhmistä. Tämä kohderyhmä haluaa seurata

5 ylioppilaskunnan viestintää oman päätöksentekonsa tueksi. Yleisön pohjatiedot aiheesta voivat olla vajavaisia, joten he ovat kiinnostuneita ylioppilaskunnan asiantuntijaviestinnästä. Viesti luetaan ennen päätöksentekotilannetta, joko sähköpostin tai tiedotusvälineiden kautta. Kohderyhmän tarpeena on tukeutua ylioppilaskunnan tuottamaan asiantuntijatietoon ja saada selvyys opiskelijoiden näkökulmista. Tamyn piirissä toimivat järjestöt ovat kolmas keskeinen viestinnän kohdeyleisö. Ylioppilaskunnan piirissä toimivat järjestöt haluavat seurata ylioppilaskunnan ajankohtaisia kuulumisia käsittävää viestintää. Järjestöillä on yleisönä erityinen rooli: järjestöt välittävät ylioppilaskunnan viestejä edelleen omille jäsenilleen, joten he seuraavat viestintää siitä näkökulmasta. Järjestöille viestiessä keskeistä on viestiä tarpeeksi ajoissa, jotta viesti välittyy oikea-aikaisesti järjestön jäsenille. Ylioppilaskunta tavoittaa järjestöjen kautta hyvin laajan kohdeyleisön, joten järjestöjen rooli viestien välittäjänä tulee tunnistaa. Järjestöjen tietotaso ylioppilaskunnan ajankohtaisista asioista on usein korkea, sillä toimijat ovat aktiivisia opiskelijoita. Kiinnostus viestintään vaihtelee sen mukaan, minkä alan järjestö on kyseessä, ja mikä ylioppilaskunnan viestin teema on. Viesti luetaan usein sosiaalisen median tai sähköpostilistojen kautta. Kohderyhmän tarpeena on saada tietoa ylioppilaskunnasta, sen järjestöpalveluista ja ajankohtaisista asioista, joista tiedottaa eteenpäin järjestön jäsenille. 6. Strategian seuranta Viestintästrategian toteutumista seurataan aktiivisesti esimerkiksi osana toimintasuunnitelma- ja vuosikertomustyötä. Viestintästrategian rinnalla kulkee ylioppilaskunnan sisäinen viestintäsuunnitelma, jonka kautta strategian tavoitteita toteutetaan. Seurantatyön päävastuu on viestintäsektorilla, mutta myös muut sektorit osallistuvat arviointiin ja kehittämiseen. Seuranta- ja kehitystyötä tehdään myös saadun palautteen perusteella. Seurannan helpottamiseksi ylioppilaskunta ottaa käyttöön seuranta- ja analyysityökalun, joka kilpailutetaan vielä vuoden 2017 aikana. Työkalun avulla sosiaalisen median ja muun medianäkyvyyden datan kerääminen nopeutuu sekä helpottuu. Kerätyn datan perusteella viestintäsektori tekee lyhyen sekä pitkän aikavälin viestintäanalyyseja.