Digikuntakokeilun väliarvio 8/2017 ja esitys kokeilun jatkamisesta saakka

Transkriptio

1 Kunta ja aluehallinto-osasto Digikuntakokeilun väliarvio 8/2017 ja esitys kokeilun jatkamisesta saakka 1 Digikuntakokeilun tausta ja tavoitteet Digikuntakokeilun tavoitteena on edistää kuntien toimintatapojen ja tuotantotapojen ennakkoluulotonta, kuntalaisten hyvinvointia parantavaa ja tulevaisuussuuntautunutta kehittämistä sekä parantaa muutoksen johtamisen edellytyksiä. Tavoitteena on kokeilujen kautta aikaansaada näyttöön perustuvaa säästöä tai hillitä kuntien kustannusten kasvua digitalisaatiota hyödyntämällä. Kokeilun tavoitteena on myös aikaansaada merkittäviä kustannussäästöjä samalla kuin asiakaskokemus parantuu. Hanke edistää osaltaan kokeilukulttuuria, -ajattelua ja asennetta, kuntien verkostoitumista sekä asiakaslähtöistä toiminnan kehittämistä kuntasektorilla. Hankkeen tehtävänä on myös edistää valmistautumista kunnan roolin muutokseen tulevaisuuden kunnassa digitalisaatio näkökulmasta. Digikuntakokeilun toimikausi on tällä hetkellä Se on osa hallituksen kärkihankkeita Digitalisoidaan julkiset palvelut, Otetaan käyttöön kokeilukulttuuri sekä Kuntien, maakuntien ja koko julkisen sektorin kustannusten karsinta -reformia. Digikuntakokeilu on yksi hallituksen strategisista kokeiluista. 1.1 Kuntien kokeilut ja Digikuntakokeilun tukimuodot käyntiin Digikuntakokeiluun on ilmoittautunut vuoden aikana kokeilijoiksi 32 kuntaa tai kuntaryhmää/aluetta sekä 5 kuntaa vaikuttajiksi, jotka sparraavat muita mukaan ilmoittautuneita kuntia. Liitteeseen 1 on koottuna lista Digikuntakokeiluun ilmoittautuneista kunnista sekä tiiviit kuvaukset kokeiluista. Vuoden aikana käynnistyneiden kokeiluiden tueksi on rakennettu erilaisia tukimuotoja, joilla on edistetty kuntien kokeiluita, lisättiin tietoutta digitalisaatiosta, kokeilukulttuurista sekä digitalisaation mahdollistamasta säätöpotentiaalista. Toteutuneet tukimuodot 09/ /2017: Digikuntakokeilun puitesopimus: kilpailutettiin osallistuvien kuntien käyttöön 12 asiantuntijan osaaminen vuoden 2017 loppuun asti. Puitejärjestelyn tukimuodot koskevat kokeilukulttuurin jalkauttamista, osallistumista ja vaikuttamista, palvelumuotoilua sekä kokeiluiden arviointia. Digitaalisen kunnan työkalupakki: rakennetaan työkalukokonaisuus kunnan digitalisaation arviointiin. Ensimmäisenä työkaluna on valmistunut kunnan eri digitalisaatioasteen itsearviointityökalu. Sen avulla kunta voi tarkastella kuinka monipuolisesti ja laajasti kunnan eri palveluissa hyödynnetään markkinoilla olevia sähköisiä ratkaisuja tuotannossa. Työkalua testattiin keväällä 2017 Digikuntakokeilun kuntien kanssa ja se valmistellaan loppuun kaikkien kuntien hyödynnettäväksi syksyn 2017 loppuun mennessä. Kunnan digitalisaation ja digikokeilujen säästö- ja tuottavuusselvitys (2017) Valtiovarainministeriö Snellmaninkatu 1 A, Helsinki PL 28, Valtioneuvosto Puh (Vaihde) Faksi valtiovarainministerio@vm.fi Y-tunnus

2 2 (12) Selvityksessä tarkasteltiin 15 erilaista kuntien palveluprosessia ja niistä saatavaa mahdollista säästöpotentiaalia, mikäli palvelut tuotettaisiin sähköisesti. Selvitys tunnisti sekä nopeasti hyödynnettäviä että hitaampia ja suurempia keinoja, joiden digitalisaatiossa on tunnistettavissa merkittävää säätöpotentiaalia. Osa selvityksessä esille nostetuista sähköisistä palveluista on jo käytössä kunnissa, mutta paljon on yhä potentiaalia irrotettavissa. Kunnan sähköiset kokoukset ja sähköinen päätöksentekomenettely Uuden valtuustokauden alusta ryhdyttiin soveltamaan kuntalain 12 lukua: päätöksenteko ja hallintomenettely, joka sisältää pykälät 98 toimielimen päätöksentekotavat, 99 sähköinen kokous sekä 100 sähköinen päätöksentekomenettely. Digikuntakokeilussa selvitettiin kuntien kiinnostusta ja tietämystä sähköisestä päätöksentekomenettelystä sekä mahdollisuudesta ottaa uusia toimintatapoja käyttöön päätöksenteossa. Digikuntakokeilu järjesti keväällä koko kuntakentälle suunnatun keskustelutilaisuuden, jossa päätettiin kuntien toiveen mukaisesti, että Kuntaliitto yhdessä Digikuntakokeilun kanssa teettää kunnille suunnatun oppaan sähköisistä kokouksista ja sähköisestä päätöksentekomenettelystä. Digikuntakokeilun verkoston kehittäminen Digikuntakokeilun kunnille on järjestetty vuoden aikana kymmenen verkostotapaamista. Tapaamisissa käydään läpi kokeilukulttuuriin ja digitalisaatioon liittyviä ajankohtaisia asioita, kuullaan kuntien puheenvuoroja kokeiluiden etenemisestä sekä työpajoissa kehitetään yhdessä Digikuntakokeilua sekä kuntien omia kokeiluita. Verkostotapaamisten lisäksi keväällä käynnistettiin Digiaamukahvit. Aamukahvit juodaan yhdessä Digikuntakokeilun kuntien kanssa joka toinen perjantai Lyncin välityksellä. Aamukahveilla käydään vapaamuotoisemmin läpi kuntien ajankohtaisia asioita läpi ja tuodaan eri kuntien toimijoita yhteen. 1.2 Viestintä ja näkyvyys Digikuntakokeilun viestintäkanavia ovat olleet: VM:n internet-sivut ja tiedotteet, sähköpostilista osallistuville kunnille, VM:n kuntauutiskirje ja ICTuutiskirje, SuomiDigin blogi, Kokeilevan Suomen blogi, Kuntaliiton Uskalla kokeilla -uutiset, twitter: #digikuntakokeilu Näkyvyys ja hankkeen esittely: Artikkeli Kuntalehdessä 06/2017 Osallistuminen, esittely ja keskustelua lukuisissa seminaareissa, tilaisuuksissa ja tapahtumissa, mm. Perlaconin kuntatalousfoorumi, Professio Oy:n Digitaalinen kunta -tilaisuus, Tamora Oy:n Johtaja klubi Luova tuho, Kuntamarkkinat, ministeri Vehviläisen media-aamukahvit jne. 1.1 Talous tilanne Projektin kustannukset rahoitetaan momentilta Kokeilun määrärahoja seurataan osana hallituksen reformia 2 (Kuntien tehtävien ja velvoitteiden vähentäminen).

3 3 (12) Budjetoitu Toteutunut Arvio Suunnitelma Kustannuslaji / / Projektikoordinaattori , Digikiriselvitykset Kokoukset, tilaisuudet, työpajat Viestintä ja verkostotyö Keskitetyt hankinnat (osaaminen ja tuki kunnille) (esim. asiantuntijapalv., mittatyökalu) Valtionavustusvaraukset kuntien yhteisiin selvityksiin ja työskentelyyn Mahdollinen kokonaishankkeen ulkopuolinen arviointi YHTEENSÄ Toiminnan arviointi Digikuntakokeilussa on keskitytty kokeilukulttuurin ja digitalisaation levittämiseen kunnissa. Hankkeessa on panostettu kuntien toimintatapojen kehittämiseen, kehittämismyönteisen ilmapiirin vahvistamiseen sekä tiedolla johtamiseen. Käynnissä olevissa kokeiluissa kehitetään monipuolisesti kunnan palveluita sekä levitetään tietoa kokeilukulttuurista sekä digitalisaation mahdollisuuksista. Ensimmäisen vuoden aikana Digikuntakokeilu on saatu hienosti käyntiin, aktiivisia kuntia mukaan verkostoon sekä kuntien kokeiluita eri tukimuodoilla vietyä hyvin eteenpäin. Todettuna haasteena on projektin luonne. Digikuntakokeilu ei ole valtionhallinnon projektiryhmän työtä, vaan laajasti eri toimijoiden yhteinen hanke. Haasteena on yhteen sovittaa kunnissa käynnissä olevien kokeiluiden tavoitteet ja tulokset vastaamaan Digikuntakokeilun asettamia valtakunnallisia tavoitteita. Kunnat ovat voineet ilmoittautua mukaan Digikuntakokeiluun omalla kokeilullaan, mikä on osaltaan tukenut kokeilujen kuntalähtöisyyttä ja vastannut paikallisiin tarpeisiin, mutta toisaalta tarkoittanut sitä, että kokeilut, niiden tekeminen ja laajuus ovat vaihtelevia. Ilmoittautumisen yhteydessä kunta voinut valita, mihin ennalta määriteltyyn aihealueeseen sen kokeilu kohdistuu: jälkeen) johtamisen kokeileminen kuntapalveluissa kehittäminen Uudet palveluinnovaatiot Ilmoittautumisen jälkeen kunta on itsenäisesti lähtenyt suunnittelemaan ja toteuttamaan kokeilua. Käynnissä olevilla kuntien kokeiluilla Digikuntakokeilun tavoitteet täyttyvät mm. seuraavilla osa-alueilla: Kuntien ja tuotanto- ja toimintatapojen kehittyminen Kuntien verkostoitumisen edistyminen Asiakaslähtöisen toiminnan edistäminen Asiakkuuden johtamisen edellytyksien parantuminen Kokeilukulttuurin ja ajattelu

4 4 (12) 2.1 Projektissa tunnistettuja haasteita Digikuntakokeilun säästöihin ja kustannusten kasvun hillintään koskevat tavoitteet on huomattu vaikeiksi saavuttaa ensimmäisen vuoden aikana. Osassa kuntien kokeiluja eivät kustannussäästöt ole nousseet kokeilun keskeisimmäksi tavoitteeksi, vaan keskiössä ovat olleet kuntien kehittäminen asiakas ja kuntalaislähtöisemmäksi digitalisaatiota hyödyntäen. Mukaan ilmoittautuneet kunnat ovat todenneet, että saavutettava kustannussäästö tulee näkymään vasta vuosien kuluttua, eikä tässä vaiheessa ole vielä mahdollista mitata kokeilujen taloudellisia tuloksia. Myös toimintakulttuurin muuttaminen, kokeilukulttuurin lisääminen ja yksittäisten ja prosessien digitalisaatio vaativat hankkeen tämänhetkisen toimikauden ylittävää työtä. Voidaankin nähdä, että hankkeessa asetetut keinot tavoitteiden saavuttamiseksi ovat välillisiä ja liittyvät olennaisesti kokeilujen edistymisen tukeen koordinaation, vuorovaikutuksen ja tiedolla johtamisen avulla. Yhtenä haasteena on onnistuneiden kokeiluiden sekä digitalisaatioprosessien levittäminen kunnista toisiin. Kokeiluun ilmoittautuneiden vaikuttajakuntien rooli on tältä osin jäänyt valtakunnallisesti ohueksi, vaikka sparraustukea annettu ja kumppanuuksia on solmittu Digikuntakokeilun kokeilijakuntien kanssa. Myös niiden kuntien, jotka eivät ole ilmoittautuneet Digikuntakokeiluun, mutta joiden on havaittu tehneen paljon arvokasta digitalisaatiokehitystä, kokemuksia ja osaamista tulisi levittää laajemmin. Myös Digikuntakokeilun tueksi nimetyn tukiryhmän roolia voisi täsmentää ja aktiivisuutta Digikuntakokeilun tavoitteiden saavuttamisessa lisätä. 3 Digikuntakokeilun esitetyt painopisteet 08/ /2019 Hallituksen puoliväliriihen toimeenpanosuunnitelmassa vuosille todetaan, että hallituskauden päätoimena Digikuntakokeilun osalta on saattaa kunnissa käynnissä olevat kokeilut loppuun ja levittää kokeiluiden tuloksia ja oppeja laajemmin kuntiin. Tämän toteuttamiseksi tulisi Digikuntakokeilun toimikautta jatkaa hallituskauden loppuun, eli maaliskuun 2019 loppuun asti. Digitalisaation edistäminen ja kustannussäästöjen todentaminen ovat Digikuntakokeilun loppukauden keskeisiä kärkiä. 3.1 Digikuntakokeilun keskeiset valtakunnalliset toimenpiteet hallituskauden loppuun Digitaalisen kunnan työkalupakki Keväällä 2017 aloitetun kunnan eri digitalisaatioasteen arviointityökalu julkaistaan vuoden loppuun mennessä verkkopohjaisena ratkaisuna. Työkalun lisäksi verkkopohjaiseen työkalupakkiin tullaan lisäämään kunnan digitalisaation kehitykseen keskeistä materiaalia, kun henkilökunnan digiosaamiseen liittyvää materiaalia sekä johtamiseen liittyvää materiaalia. Opas sähköiseen päätöksentekomenettelyyn Digikuntakokeilu ja Kuntaliitto julkaisevat yhdessä kunnille suunnatun oppaan kuntien sähköisestä päätöksentekomenettelystä sekä sähköisistä kokouksista. Opas valmistuu tammikuussa Asiantuntijatuki Keväällä 2017 kilpailutetun puitesopimuksen mukaisesti Digikuntakokeilussa mukana oleville kunnille tarjottava asiantuntijatukea voidaan rahoituksen puitteissa jakaa vuoden 2017 loppuun asti sitä tarvitseville kunnille, tukemaan kunnan kokeilun edistymistä. Valtionavustusvaraukset Digikuntakokeilun projektisuunnitelman budjettiin on osoitettu vuosille 2016 ja 2017 yhteensä määräraha. Valtionavustushaku avataan elokuussa 2017 ja avustuksilla on tukea kustannusvaikuttavia kokeiluja, yhteisten digitalisaatiohaasteiden ratkaisemista etenkin kustannus- ja säästöselvityksessä tunnistetuissa prosesseissa sekä toisaalta vaikuttajakuntien roolia ja työtä.

5 5 (12) Tiedolla vaikuttaminen Talvella tullaan nostamaan laajemmin kuntakentässä tehtyjä sähköisiä ratkaisuja esille. Tällä halutaan levittää hyviä käytäntöjä, kokemuksia sekä tietoa kunta kehittämisestä. Tarkastelun keskiössä tulee olemaan suuret ja keskisuuret kaupungit ja avoimella lähdekoodilla kehitetyt ratkaisut. Vaikuttavuutta ja tuloksia kokeiluista 01/ /2018 Kokeiluiden vaikuttavuuden ja tulosten seurannan varmistamiseksi, käynnissä olevista kokeiluista tehdään hankesalkkuanalyysi. Analyysillä peilataan kuntien kokeiluiden tavoitteiden ja tulosten osuvuus suhteessa Digikuntakokeilun tavoitteisiin. Analyysi on myös osa hankkeen laajempaa arviointia. Kuntien kokeiluiden tuloksia tarkastellaan taloudellisen vaikuttavuuden avulla. Mikäli jossain kokeilussa ei ole pystytty arvioimaan kokeilulla saavutettavaa taloudellista vaikuttavuutta, toimii Digikuntakokeilu tässä tukena, projektisuunnitelman mukaisesti. Kokeiluviikko Kokeilukulttuurin edistämiseksi Digikuntakokeilu järjestää yhteistyössä Kokeilevan Suomen sekä valtiovarainministeriön Työ 2.0, ja Kuntaliiton Uskolla kokeilla -ohjelmien kanssa valtakunnallisen kokeiluviikon Sen tarkoitus on lisätä kokeilukulttuuria, edesauttaa toimintakulttuurin muutosta ja lisätä eri toimijoiden välistä vuorovaikutusta. Kokeilut kokeiluviikolla kohdistuisivat mm. uuden työn tekemiseen, alueellisten yhteistyön ekosysteemiverkostojen ja tulevaisuuden kuntien elinvoimaisuuden kehittämiseen. Kuntavierailut Digikuntakokeilu vierailee syksyllä verkoston kunnissa. Syksyn ensimmäiset vierailut kohdistuvat Kuopioon, Keski-Pohjanmaalle, Rovaniemelle sekä Kouvolaan. 4 VN-TEA selvitykset tukemaan kunnan digitalisaatiokehitystä Kunta ja aluehallinto-osaston tavoitteena on käynnistää valtioneuvoston tutkimusrahoituksella (VN TEAS) kaksi tutkimusta, jotka liittyvät kuntien kehittämiseen digitalisaatiota hyödyntäen. Hankkeet ovat osa kunnan digitalisaation kannustinjärjestelmän kehittämistä koskevaa selvitystyötä. Selvitysten tuloksia voidaan hyödyntää myös digikuntakokeilussa ja vastaavasti kokeilussa mukana olevien kuntien kokemuksia hyödyntää pohdittaessa mahdollisia kannustimia digitalisaation edistämiseksi. Ensiksi selvitettäisiin kunnan henkilöstö- ja taloushallinnon digitalisaation edistämistä ohjelmistorobotiikkaa hyödyntäen. Toisessa kokonaisuudessa tarkasteltaisiin kunnan lupa sähköistämistä, varhaiskasvatuksen toiminnanohjauksen kokonaisuuden optimointia ja kunnan kuljetusten optimointia. Molemmissa hankkeissa tulee selvittää esimerkkikuntien avulla selvitettävien osalta digitalisoinnin säästöpotentiaalia sekä tarkastella niitä toimenpiteitä, joita säästöpotentiaalin toteuttaminen kunnissa edellyttää. Tämän lisäksi hankkeilta odotetaan ehdotusta menetelmäksi, jonka avulla selvitettävien tehtävien digitalisaation taloudellista vaikuttavuutta voidaan mitata ja seurata sekä näkemystä siitä, mihin valtion kannustintuki tulisi kohdistaa.

6 6 (12) Liite 1. Digikuntakokeilu kokeilijakunnat ja kokeiluiden aiheet Kunta Kokeilun aihe Lyhyt kuvaus kokeilusta Enonkoski johtamisen kokeileminen Tässä vaiheessa sähköinen kokouskäytäntö ja johtaminen, sekä arkistointi. Ja tähän kytkettynä taloushallintojärjestelmän uusiminen. Espoon kaupunki Hollolan kunta Hämeenlinnan kaupunki Iin kunta jälkeen), Osallistuminen ja vaikuttaminen, Uudet palveluinnovaatiot asioinnin kehittäminen kuntapalveluissa, Uudet palveluinnovaatiot päätöksenteon ja johtamisen kokeileminen, Sähköisen asioinnin kehittäminen kuntapalveluissa, Uudet palveluinnovaatiot johtamisen kokeileminen, kuntapalveluissa, kehittäminen Seuraavan konseptin toistaminen kansallisesti: FI/Tee_Espoosta_parempi_kokeiluhaaste_yrity(91401) Kokonaisuutena kuntalaisten osallistumisen ja omaehtoisuuden lisääminen/kuntalaislähtöisyys sekä sähköisen asioinnin kehittäminen kaikissa kuntapalveluissa. Ovat osa kunnan strategisia tavoitteita. Kokeilun tavoitteena on 1. lisätä avoimuutta, läpinäkyvyyttä ja luottamusta, 2. lisätä asukkaiden omistajuutta kaupungin palveluista, tiloista ja ympäristöstä, 3. vahvistaa positiivista asiakaskokemusta Keinoina ovat 1. jatkuva arvostava vuoropuhelu digitaalisilla välineillä, 2. digitaalisten toimintamallien kehittäminen, joissa asukkaat/asiakkaat voivat osallistua palvelujen suunnitteluun, päätöksentekoon, toteutukseen ja arviointiin tasavertaisina kumppaneina Pilottikohteena on suunnitteluvaiheessa oleva Nummen palvelukeskus, johon tulee monialaisesti lasten ja nuorten palveluja, sekä kirjasto- ja liikuntapalveluja. Digikokeilussa ratkaistavat kysymykset ovat: 1.Miten lisätä henkilöstön, asukkaiden ja asiakkaiden osallisuutta palvelukeskuksen suunnittelussa ja myöhemmin talon toiminnassa? 2. Miten tehdä Nummen palvelukeskuksesta alueen asukkaiden oma talo ja yhteinen ylpeyden aihe? Ensimmäinen vaihe on käynnistää kokeilu, jossa keräämme ideoita Nummen palvelukeskuksen suunnittelun tueksi. Tarkoituksena on käyttää Innoduelin kehittämää ideatyökalua. Työkalu hyödyntää pelillistämistä ja toimii mobiililaitteissa. Kokeilut jatkuvat eri tavoin ja teemoin vuonna 2017 Pääpaino kuntalaislähtöisessä kehittämisessä palvelumuotoilun avulla (mahdollisesta sähköisestä päätöksenteosta päätökset myöhemmin). Hanke käynnissä ja toteuttajana kunnan elinvoima kehittäjänä toimiva Micropolis Oy. Hyödynnetään olemassa olevaa informaatiota siten, että tehdään kuntalaisille palvelutarjouksia sen sijaan, että kuntalaiset anovat palveluita, joihin onlakisääteien oikeus.

7 7 (12) Inarin kunta Janakkalan kunta päätöksenteon ja johtamisen kokeileminen, Sähköisen asioinnin kehittäminen kuntapalveluissa, Uuden kuntastrategian laatiminen osallistamalla sekä kuntalaiset että oman organisaation työntekijät vahvasti strategian laatimiseen. Menetelmien ja mahdollisten alustojen kehittäminen tähän työhön ja sekä kuntalaisten siitä eteenpäin tapahtuvaan kommunikointiin/vaikuttamiseen. Joensuun kaupunki Juva, Sulkava, Rantasalmi Järvi-Saimaan Palvelut Oy kuntapalveluissa, kehittäminen Vuonna 2016 hyväksytty EU:n tietosuoja-asetus tulee lisäämään viimeistään vuonna 2018 henkilöiden kyselyitä itseään koskevien tietojen osalta. Tämä tulee lisäämään selvitystyötä viranomaisilla, kun selvitetään missä kaupungin järjestelmissä henkilöstä on tietoa. Tässä kokeilussa toteutettaisiin viranomaisnäkymä joka koostaisi luettelon niistä järjestelmistä joissa tietoja on. Ei tuoda järjestelmiin kirjattuja tietoja näkyville vaan tieto järjestelmistä joista tietoa löytyy. Itse tiedon luovuttaminen tapahtuu sitten tietosuojalain puitteissa. Jatkokehityksenä voisi myös sitten toteuttaa asiakasnäkymän josta henkilöt voivat itse katsoa missä järjestelmissä tietoa on. Digitalisaatio ja työnrikastaminen: Maakuntauudistuksessa Järvi-Saimaan Palvelut Oy:n omistajakuntien kokoisten kuntien tulevaisuus on täysin kiinni siitä, miten pystytään siirtymään uudentyön maailmaan ja ottamaan digitalisaatio vastaan. Järvi- Saimaan Palvelut Oy:n puolella on otettu käyttöön työnrikastaminen. Tämä tarkoittaa, että tuotetaan sellaisia palveluita jotka toteuttavat asiakkaiden unelmia. Samalla otetaan työntekijöiden oma henkilökohtainen kiinnostuksen suunta mukaan ja rakennetaan uutta työtä asiakaslähtöisesti tämän ympärille. Yhtiön puolella on hommattu jokaiselle työntekijälle oma tablettietokone ja näin otettu ensimmäisiä askeleita digitaalisuuteen siirtymisessä. Täysi hyöty tästä on saatu irti, kun on työntekijöille annettu lupa kehittää ja kehittyä. Yhtiölle on luotu viimeisen kolmen vuoden aikana alhaalta ylös lähtevä kehittämisen kulttuuri. Yhtiön tapa toimia ja ajatusmaailma lähtee siitä, että toimintamallit ovat kaikkien Suomen kuntien ja yritysten käytössä. Haluamme, että toimintamallimme kopioidaan ja jalostetaan eteenpäin. Tällä tavalla meidän on mahdollista kehittää kokonaisuudesta entistäkin parempi. Tämä ei vielä riitä. Jatkossa on otettava entistä suurempia askeleita. Toimintamalli pitäisi saada jatkojalostettua ja levitettyä entistä laajemmalle.

8 8 (12) Kauniaisten kaupunki Kaustisten seutukunta, ekeski- Pohjanmaa -hanke Keiteleen kunta Pielaveden kunta Tervon kunta Vesannon kunta Kimitoöns kommun kuntapalveluissa, kehittäminen, Uudet palveluinnovaatiot kuntapalveluissa, kehittäminen, Osallistuminen ja vaikuttaminen päätöksenteon ja johtamisen kokeileminen, Uudet palveluinnovaatiot johtamisen kokeileminen, kuntapalveluissa, kehittäminen, Osallistuminen ja vaikuttaminen Kauniaisten sivistystoimi on brändännyt digitalisaatiota (Koko- HelaGrani-hanke) ja sen organisointia. Hankkeen keskeisenä tavoitteena on toimia poikkihallinnollisesti, ilman siiloutumista, ja taloudellisesti kestävällä pohjalla. Sivistystoimeen kuuluu opetus, varhaiskasvatus ja vapaa-ajan palvelut. KokoHelaGrani-hanke perustuu kokeilukulttuuriin. Meillä on jo kaikissa yksiköissä langaton verkko, kaikilla oppilailla on laskennallisesti laite (lokakuu ,11 laitetta/oppilas), kaikissa päiväkodeissa on meneillään IKT-kokeiluja ja meillä on IT-pedagogisen tuen malli, joka koskee koko sivistystointa, eikä vaan kouluja. Olemme kehittäneet digitalisaatioon liittyviä mittareita ja seurattu tuloksellisuutta. Teemme oppimisympäristöihin ja koulujen digitalisaatiotyöskentelyyn liittyviä testauksia laajasti mm. 3D printtaukseen liittyvää oppimista, robotiikka aiheista opetusta (suunnitellaan yhdessä Laurean kanssa) sekä kollaboratiivista työskentelyä yhteistyössä Kaliforniassa sijaitsevan koulualueen kanssa. Testaamme myös AR ja VR sisältöjä koulu-, kirjasto- sekä nuorisotyössä ja meillä lanseerataan opetustoimen ja kulttuuri yhteistyössä suunniteltu ja kehitetty paikallishistoriaa käsittelevä appi (SmartGrani), joka voi laajentaa koskemaan muitakin toimintoja, esim kaupungin ja seurojen tapahtumat ja palvelut. Oppimisympäristön avaamiseksi ja oppilaiden liikunnallisuuden lisäämiseksi myös paikkatietoon perustuvia mobiilipalveluja testataan kouluympäristössä yhteistyössä kansalaisopiston kanssa. Kauniaisten sivistystoimella on myös digitalisaatiota koskevia projekteja HundrED:iin sekä Suomi 100 liittyen. Lisätietoa meneillään olevista kokeilupiloteista ja projektin eri osa-alueista osoitteessa Sähköisten ja mm. videoavusteisten kehittäminen. Kunta -LTS (liiketoimintasuunnitelma) Kuntastrategian jalkauttamiseen tarvitaan toimintasuunnitelma, työkirja, joka pakottaa miettimään asiat palvelulähtöisesti, siis ei organisaatiorakenne-, hallintokunta- tai kustannusten karsintalista-lähtöisesti. Ajatuksen pohjana yrityselämästä tuttu liiketoimintasuunnitelma, joka elää ajassa ja päivitetään vuosittain. I kommunens strategi som nu håller på att utarbetas planeras bl.a. - Fungerande digitala kanaler - Invånarträffar - närdemokratitillställningar - Beslutsfattarnas torgträffar - Information - Kommuninvånarna involveras i beslutsfattande redan i planeringsskedet - Kommuninfo på lättförståeligt sätt - Det sociala engagemanget förstärks - Föreningsverksamhet utvecklas - Samverkan i form av rundabordsdiskussioner (kommunen och intressegrupper) - Forum för olika referensgrupper som anlitar olika slag av tjänster - God praxis från andra kommuner - Olika kanaler och tillställningar för att kunna delta och påverka

9 9 (12) Kirkkonummi kehittäminen, Osallistuminen ja vaikuttaminen Kuntalaisten ja kuntapäättäjien aidon vuorovaikutuksen kehittäminen päätöksenteon tueksi modernin digitalisaation avulla. Kokkolan kaupunki Kouvolan kaupunki Kristiinankaupunki Kuopion kaupunki Lempäälän kunta Nokia johtamisen kokeileminen, kuntapalveluissa, Osallistuminen ja vaikuttaminen johtamisen kokeileminen, kuntapalveluissa, Osallistuminen ja vaikuttaminen, Muu mikä? jälkeen) kuntapalveluissa, kehittäminen, Osallistuminen ja vaikuttaminen, Uudet palveluinnovaatiot kuntapalveluissa, kehittäminen, Uudet palveluinnovaatiot asioinnin kehittäminen kuntapalveluissa, Osallistuminen ja vaikuttami- Asiakaspalveluprosessin kehittäminen kunnan yhteisen asiakaspalvelupisteen rakentamisen yhteydessä. Eri yksiköiden asiakaspalvelutoiminnat on tarkoitus yhdistää sujuvaksi prosessiksi sekä digitaalisesti että fyysisen palvelupisteen kautta. Tämä vaatii uusia työkaluja, jo käytössä olevien työkalujen tehokkaampaa hyödyntämistä sekä uusien toimintamallien käyttöönoton tukemista. Asia liittyy kaupungintalon peruskorjaukseen, jossa on tilat asiakaspalvelupisteelle. Saneeraus on valmis jo osittain ja kokonaisuudessaan vuonna Kuntalaisten ja kunnan yhteistyökumppanien osallisuuden ja osallistumisen tukeminen on jatkuva tavoite. Mielipiteen hankintaan on jo työkaluja käytössä, mutta systemaattisempaan menettelyyn haetaan ideoita. Tavoitteena on kehittää kaupungin toiminnot kattava yhteinen yhteydenpito- ja palaumenettely, jossa yksittäisten toimien sijasta voitaisiin toimia suunnitelmallisesti ja kattavasti. Sähköistä kokoushallintaa on aloitettu kuluvalla valtuustokaudella. Tavoite on laajentaa kokeilua päätöksentekoon laajemmin v alkavalla uudella valtuustokaudella. Esimerkiksi voitaisi kokeilla seuraavaa: Data-analytiikka strategisen suunnittelun tueksi Vuoden 2019 ja eteenpäin jäävien kunnan tehtävien digitalisointi Useita, mm. #DigiKuopio ideakilpailun esille tuomia... Kuntakonsernin digitaalisen asiakaspalvelun kehittäminen. Lempäälän kuntakonsernin hajallaan olevat virastopalvelut ja tytäryhtiöt siirtyvät vuonna 2019 uuteen Lempäälä-taloon. Uusissa tiloissa koko kuntakonsernin asiakaspalvelu sijoittuu yhteiseen asiakaspalveluaulaan. Ennen toimintojen siirtämistä yhteen tilaan on tarkoitus kokeilla erilaisia digitaalisia asiakaspalvelun muotoja ja kehittää kuntakonsernille yhteinen asiakaspalvelurajapinta sekä kasvokkain, että digitaalisissa tapahtuvissa palvelutilanteissa. Lisäksi on tarve selvittää tiedon sujuvan liikkumisen mahdollisuuksia kuntakonsernin sisällä sekä toiminnan tehostamisen, että paremman asiakaspalvelukokemuksen näkökulmasta. Meillä on digiryhmässä useita aihioita. Perusturva: lääkepussikokeilu, jossa apteekit pussittavat kotihoidon lääkkeet Opetuspalvelut: sähköisen opetusmateriaalin oma tekeminen sekä sen hyödyntäminen laajemmin kuin nyt. Opetuspalveluissa on myös mahdollisuuksia tehdä paikkatietoon liittyviä sovelluksia oppilaille vaikkapa maantiedon tunneilla.

10 10 (12) nen, Uudet palveluinnovaatiot Oulun kaupunki Pietarsaaren kaupunki Pohjois-Savon liitto (19 kuntaa) Pyhärannan kunta Rovaniemen kaupunki päätöksenteon ja johtamisen kokeileminen, Sähköisen asioinnin kehittäminen kuntapalveluissa, Uudet palveluinnovaatiot asioinnin kehittäminen kuntapalveluissa, asioinnin kehittäminen kuntapalveluissa, Uudet palveluinnovaatiot, Muu mikä? päätöksenteon ja johtamisen kokeileminen, Sähköisen asioinnin kehittäminen kuntapalveluissa, Uudet palveluinnovaatiot, Muu mikä? Tulevaisuuden kuntien yhdyspintapalvelut maakunnan kanssa, osallistava kokeilukulttuuri (digipalvelutehdas), teollisen internetis sovellukset (IOT), osallistava päätöksenteko, innovaatioympäristökehitys, digitaaliset ratkaisut terveyden ja hyvinvoinnin edistämiseen Kuntalaisten osallistumisen ja omaehtoisuuden lisääminen/kuntalaislähtöisyys sekä sähköisen asioinnin kehittäminen kaikissa kuntapalveluissa. Kaupungin asiakkaiden (asukkaat, yritykset, yhdistykset) asiointipalvelut ja interaktiiviset informaatiopalvelut Sähköinen osallistumis-, palaute- ja vikailmoitusprosessi, sekä siihen liittyvien asiakkaiden roolien ja palvelupolkujen mallintaminen asiakaskokemuksen ja palveluprosessien näkökulmasta Avoimen datan ja kaupungin oman paikkatietodatan yhdistely mobiilien kuntalaisten aktivointi- ja hyvinvointisovellusten kehittämiseksi (liikunta-, kulttuuri- ja sivistyspalvelut) Kokeiluidean nimi: Digisavo - digitalisaatio savolaisittain ymmärrettynä. Digikuntakokeilun aihe: Älykkäät julkiset palvelut sekä uudenlaiset osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuudet maakunnallisessa älypuhelinsovelluksessa. Pohjois-Savon liitto hallinnoisi kokeilua, jonka kohderyhmänä olisivat kaikki maakunnan kunnat ja kuntalaiset. Haluaisimme rakentaa digitaalisesti toimivan mallikunnan, jossa ei turhaan synny perinteestä esteitä. Haluamme rakentaa mallin, jossa asiakas on keskiössä ja saa palvelunsa helposti digitaalisesti avustetun palveluprosessin pohjalta. Käytännössä tämä edellyttäisi digitaalisen palvelukanavan (esim. applikaation) rakentamista, joka taas olisi integroitu kaikkeen kunnan toimintaan ja jossa tehdyt palvelukutsut tulisivat kirjatuksi asianhallintajärjestelmään, niitä voitaisiin seurata ja sitä kautta ryhtyä parantamaan toimintaa. Tarvittaessa asioihin voisi ottaa kantaa niin luottamushenkilöiden taholta kuin taas tietyissä tapauksissa myös kuntalaisten taholta. Osana kaupunkistrategia- sekä toiminnan ja talouden suunnitteluprosessia yhteinen vuoropuhelu ja pohdinta mm. tulevaisuusvaihtoehdoista ja kehityslinjauksista. Joukkoistamisen ja yhteistuotannon kokeilut ja toteutukset.

11 11 (12) Seinäjoen kaupunki Sipoo Turun kaupunki kuntapalveluissa, kehittäminen, Osallistuminen ja vaikuttaminen, Uudet palveluinnovaatiot kuntapalveluissa, Osallistuminen ja vaikuttaminen johtamisen kokeileminen Useita tarpeita ja aihioiden mahdollisuuksia, ks. kohta 2. a. mobiilit kaupungin sidosryhmien (asukkaat, yritykset, yhdistykset) asiointipalvelut, sekä turistien ja muiden vierailijoiden palvelukonseptit ja interaktiiviset informaatiopalvelut b. julkisten tilojen ja muiden valittujen resurssien avaaminen sähköiselle varaamiselle, sekä tähän liittyvät kulunvalvonta- ja turvaratkaisut c. sähköinen palaute- ja vikailmoitusprosessi, sekä siihen liittyvien asiakkaiden roolien ja palvelupolkujen mallintaminen asiakaskokemuksen ja palveluprosessien näkökulmasta d. avoimen datan ja kaupungin oman paikkatietodatan yhdistely mobiilien kuntalaisten aktivointi- ja hyvinvointisovellusten kehittämiseksi (liikunta-, kulttuuri- ja sivistyspalvelut) Haluaisimme kokeilla automaation mahdollisuuksia asiakaspalvelussa esim. haku- ja ilmoitusasiointien osalta. Asiakkaalle yhtenäinen käyttökokemus. Sähköisen asioinnin taustalla on monia sovelluksia. Asiakkaalle kuitenkin tarjotaan yhtenäinen käyttökokemus. Toteutuksessa otetaan huomioon myös valtio-kunta-taso. Syksyllä toteutetaan pilottina digitaalisen aineiston myynti. Esimerkiksi asiakkaan ostoprosessin käyttöliittymä on nivoutettu verkkosivustoon ja kohdennettu rakentamisen palveluihin, Vuonna 2017 tarjoomaa laajennetaan ja siihen liitetään sekä tunnistautuminen ja asiointitili huomioiden suomi.fi:n vastaavat. Tuusulan kunta Utajärvi päätöksenteon ja johtamisen kokeileminen, Sähköisen asioinnin kehittäminen kuntapalveluissa, Uudet palveluinnovaatiot - Valmistelemme parhaillaan Uuden kunnan rooliin liittyviä sisäisiä muutoksia - Olemme ottamassa käyttöön uuden asianhallinnan järjestelmän, johon liittyy sähköiset kokoukset (ja päätökset) - Olemme ottamassa käyttöön sähköisen asioinnin järjestlemää - Meillä on 3. kertaa käynnistymässä ohjattuja palvelumuotoiluprojekteja - Haluamme Uuden kunnan muodostumisen yhteydessä lisätä kuntalaisten osallistumista ja vaikuttamista - Meitä kiinnostavat uudet palveluinnovaatiot ja yritysten kehittämisalustana toimiminen Utajärvellä on useita aktiivisia kyläseuroja, joiden toiminnan keskiönä on sivukylällä sijaitseva kylätalo. Osuuskunta Utakuitu on rakennuttanut koko kunnan alueelle valokuituverkon, jota kautta on saatavissa 100/100 Megan huippunopeat yhteydet kaikille halukkaille. Kokeilun tavoitteena on tuottaa sisältöä valokuituverkkoon. Tavoitteena on yhteisöllisyyden rakentaminen ja pienyritystoiminnan kehittäminen kuituverkkoa hyödyntäen. Lisäksi tavoitteena on saada eri-ikäiset ihmiset keskenään kommunikoimaan ja seurustelemaan verkon yli toistensa kanssa. Kotihoidon tueksi edelleen kehitetään ja etsitään uusia teknisiä ratkaisuja. Verkossa tapahtuvalla toiminnalla on tavoitteena lisätä ikäihmisten kotona asumisen turvallisuuden tunnetta ja tehostaa kotihoidon palveluja. Yhtenä lisämausteena kehitystyölle on se, että palvelua käyttävät ihmiset voivat kommunikoida omien sukulaistensa kanssa vaikka toiselle puolelle maapalloa.

12 12 (12) Viitasaaren kaupunki Ylöjärven kaupunki johtamisen kokeileminen, kuntapalveluissa, kehittäminen, Osallistuminen ja vaikuttaminen Viitasaaren kaupunki on kahdeksan kunnan yhteisen ympäristölautakunnan isäntäkunta ja lautakunnan jäsenet ovat kaikista kahdeksasta kunnasta. Välimatkat ovat pitkiä ja nykyiset videoneuvotteluyhteydet kokouksissa eivät toimi. Lisäksi toimialalautakunnat ovat yhteiset naapurikunta Pihtiputaan kanssa, joten kokousten helpottamiseksi olisimme kiinnostuneita sähköisen päätöksenteon ja johtamisen kokeilemisesta. Viitasaaren kaupunki, seurakunta ja paikallislehti kehittävät yhdessä paikallista yhteisöllisyyttä. Kaipaisimme uusia menetelmiä kuntalaisten, yhdistysten ja muiden paikallisten sidosryhmien osallistamiseen sekä vuorovaikutukseen. Haluaisimme kokeilla yhteistä digitaalista alustaa Viitasaari -heimolle. Kulunvalvonnan, tilavarausten ja maksamisen yhdistäminen, osallistumiskanavat noin yleisesti, sekä kokeiluverkostosta nousevat kehitysideat,