Palvelukeskuksen parhaita käytäntöjä Sanomassa. Timo Puurunen

Transkriptio

1 Palvelukeskuksen parhaita käytäntöjä Sanomassa Timo Puurunen

2 Sisältö, 3 teemaa Sanoma Talouden Palvelukeskus, synty, kehitys ja uudistuminen Mitä opittiin? Laskutusjärjestelmien käyttö kansainvälisessä toimintaympäristössä Prosessin kehittyminen ja operaattorin roolin muuttuminen Tilanne Sanoman näkökulmasta Ostolaskujen käsittelyprosessi Sanomassa Kaksi IP-ympäristöä Prosessi ja hallintomalli Parhaita käytäntöjä 2

3 Sanoma Talouden palvelukeskus, synty Sanoma Oyj Talous Sanoma Magazines Sanoma News Talous Sanoma Learning & Literature Talous Sanoma Trade Talous Sanoma Entertainment Sanoma Magazines Finland Talous Sanoma Entertainment Talous 3

4 Synty 06/2010 LIIKETOIMINTARYHMÄT SUOMESSA Sanoma Magazines Finland Controlling Sanoma Oyj Controlling Sanoma Learning & Literature Controlling Sanoma Entertainment Controlling Sanoma News Controlling Sanoma Trade Controlling Sanoma Talouden palvelukeskus Financial Shared Services (FSS) TUKITOIMINNOT 4

5 Organisaatio tänään Kehityspäälliköt Palvelukeskuksen johtaja Assistentti JORY Laskentapäällikkö Laskentapäällikkö Laskentapäällikkö Laskentapäällikkö Laskentapäällikkö Laskentapäällikkö Laskentapäällikkö Prosessi- Vastaavat 2 kpl Prosessi- Vastaavat 3 kpl Prosessivastaava Prosessivastaava Prosessivastaava Prosessivastaava Maksu- Liikenne Ja Matkalaskut Laskutus, Luotonhallinta, Myyntireskontra, Perintä 1 Laskutus, Luotonhallinta, Myyntireskontra, Perintä 2 Ostolaskut Vähittäis- Myynnin täsmäytys Kirjanpito1 Kirjanpito2 Timo Puurunen Sanoma Corporation 5

6 Järjestelmät syntyvaiheessa Kassajärjestelmä Myyntijärjestelmä Toim.ohjausjärjestelmä Ostotilausjärjestelmä Palkkajärjestelmä HR-järjestelmä Excel Ostotilausten hallinta Ostolaskujen kierrätys Basware 5 installaatiota Laskutus FSS Matkalaskut Travel Ulkoinen Laskenta Myre Osre CDMS Heeros Sisäinen laskenta Suunnittelu Raportointi SAP BI IP Maksuliikenne, Suunnittelu Konserni- Arkistointi laskenta, Suunnittelu 4 SAP installaatiota: Talouden SAP, SU SAP, MECC, WSAP SAP MM SAP SD SAP FI SAP CO SAP BW Opus Capita Hyperion 2 Basware DA Workflow 2 TEM Wintime Intime Innovo 6

7 Järjestelmät tällä hetkellä Kassajärjestelmä Myyntijärjestelmä Toim.ohjausjärjestelmä Ostotilausjärjestelmä Palkkajärjestelmä HR-järjestelmä Excel Ostotilausten hallinta Ostolaskujen kierrätys Laskutus Atex FSS Matkalaskut Ulkoinen Laskenta Myre Osre Sisäinen laskenta Suunnittelu Raportointi SAP CRM Maksuliikenne, Suunnittelu Konserni- Arkistointi laskenta, Suunnittelu FSS Basware HLS M2 SAP BI IP 4 SAP installaatiota: Talouden SAP, SU SAP, MECC, WSAP SAP MM SAP SD SAP HR SAP FI SAP CO SAP BW Opus Capita HFM Basware DA Workflow Wintime Intime 7

8 Verkkoympäristö syntyvaiheessa Sanoma Magazines Sanoma Entertainment 8

9 Verkkoympäristö tällä hetkellä MEDIA 9

10 Verkkoympäristö tällä hetkellä Sanoma Oyj hallinnoi verkkoa (Media-domain), johon muut verkot ovat alisteisia Media-verkosta pääsy muihin verkkoihin Kaikkien palvelukeskuksen työntekijöiden verkkotunnuksia hallinnoidaan yhdestä Media AD:sta 1 SAP Logon, josta pääsy kaikkiin SAP-ympäristöihin 1 Basware ympäristö, josta liittymät kaikkiin SAPympäristöihin SPOC = Single Point Of Contact 10

11 Sanoma Talouden Palvelukeskus, synty, kehitys ja uudistuminen Mitä opittiin? 1. Kannattaa laittaa infrastruktuuri valmiiksi ennen kuin henkilöt kerätään fyysisesti samaan paikkaan Yleinen kiinteistö- ja toimisto infrastruktuuri Tietoverkot Ohjelmaharmonisointi (niin pitkälle kuin mahdollista) 2. Selkeä tukimalli Mihin ja keneen otetaan yhteyttä, kun tulee ongelmia Tietoliikenneyhteydet Ohjelmistot HR-asiat 3. Selkeät hallinto- ja palvelumalli sekä palvelusopimukset sisäisten asiakkuuksien kanssa Hallintomalli ja yhteyshenkilöt Yleinen palvelusopimus SLA (Service Level Agreement) 11

12 Toimintaa noin 20 maassa - tavoittaa 290 miljoonaa potentiaalista asiakasta Aikakauslehdet Televisio Sanomalehdet Oppiminen Verkkoliiketoiminta Jakelu Ruotsi Suomi Viro Latvia Liettua Venäjä Belgia Hollanti Tsekki Puola Ukraina Unkari Kroatia Romania Serbia Bulgaria AAC Global toimii Suomessa, Ruotsissa, Tanskassa, Norjassa, Englannissa, Venäjällä ja Kiinassa. Sanoma Corporation 12

13 Laskutusjärjestelmät kansainvälisessä ympäristössä Laskutus ei ole enää vain laskun lähettämistä asiakkaalle Laskutus on osa asiakashallintaprosessia Operaattorien rooli on muuttunut ja kasvanut Operaattori ei ole enää pelkkä tiedon välittäjä 13

14 Laskutusjärjestelmät kansainvälisessä ympäristössä Perinteinen laskutus TOIMITTAJA ASIAKAS Operaattori välittäjänä Operaattori Välittäjä/Konvertoija TOIMITTAJA OPERAATTORI ASIAKAS l Konv TOIMITTAJA OPERAATTORI ASIAKAS ersio Operaattori Välittäjä/Konvertoija/tiedon rikastaja Konv TOIMITTAJA OPERAATTORI ASIAKAS ersio RIKAS- TUS 14

15 Laskutusjärjestelmät kansainvälisessä ympäristössä Laskutietomassassa on valtava määrä potentiaalista tietoa esim. CRM-järjestelmään Operaattori voi olla kiinteä yhteistyökumppani, joka välittää, muuntaa, rikastaa ja jopa analysoi lähetettävää laskutustietoa Laskutuskanavaa voidaan käyttää laskun lähettämisen lisäksi viestittämiseen ja myyntiin rikastamalla tietoa sopivasti Esim. qr-koodin kautta voidaan antaa tietoa yrityksestä tai tuotteista. Laskussa voi olla lisä- tai liitesivu, jota käytetään puhtaasti tiedonvälitykseen. 15

16 Laskutusjärjestelmät kansainvälisessä ympäristössä Operaattoripalvelut laskuttajalle Laskun konversio Tiedostokonversio Sähköpostin liite verkkolaskuksi Paperilasku verkkolaskuksi Tiedosto paperilaskuksi, tulostuspalvelut Tiedon rikastus Ulkomuotorikastus: pohja, logot Tiedon lisäys Tiedon keruu Tiedon keruu ja lähetys muihin järjestelmiin esim. CRM Tiedon analysointi 16

17 Laskutusjärjestelmät kansainvälisessä ympäristössä Huomioitavaa Mitä nopeammin lasku on asiakkaalla, sitä varmemmin raha on eräpäivänä oikealla tilillä Laskutusjärjestelmän/prosessin sopeutuminen / sopeuttaminen vastaamaan asiakkaan toiveita Viitetieto, sopimusnumero, tilausnumero Jako kustannuspaikoille Koontilasku Laskutusjärjestelmien integraatio asiakkuudenhallintajärjestelmiin (CRM) Mitä useampia laskutusjärjestelmiä, sitä haasteellisempaa keskitetty asiakashallinta B2B ja B2C erot 17

18 Laskutusjärjestelmät kansainvälisessä ympäristössä TOIMITTAJA ASIAKAS 18

19 Laskutusjärjestelmät kansainvälisessä ympäristössä Verkkolaskut Finvoice Sveafaktura ASIAKAS TOIMITTAJA txt XML ASIAKAS TOIMITTAJA OPERAATTORI ASIAKAS TOIMITTAJA konversio OPERAATTORI TOIMITTAJA TOIMITTAJA CBI Jotta verkosto toimisi, operaattorien pitäisi pystyä konvertoimaan laskudata kaikista standardeista kaikkiin standardeihin OPERAATTORI konversio ASIAKAS OPERAATTORI ASIAKAS TOIMITTAJA ASIAKAS TEAPPS ASIAKAS E-facturae ASIAKAS HTML OIOUBL 19

20 Laskutusjärjestelmät kansainvälisessä ympäristössä Euroopassa hankkeita yhteisen standardin muodostamiseksi 1. ebinterface is an XML-format widely used in Austria. It was designed as alternative to more complex EDIFACT-based interfaces for small and medium businesses. The standard is on its third release and is now integrated into many popular ERP systems. 2. OIOUBL and OIOXML contains an e-invoicing standard used in Denmark. OIOUBL is a customization of the OASIS UBL 2.0 standard for the specific needs of the Danish business community. OIOUBL is designed as a replacement for OIOXML, an older Danish e-invoice standard. 3. Finvoice XML schema used in Finland and Belgium for B2G, B2B and B2C e-invoicing. Finvoice is often used in a four-party model by local Finnish banks such as Nordea and specialized providers such as Isabel of Belgium. 4. CBI translated means Interbank Corporate Banking in English. CBI is a network connecting 600+ banks and 800,000 corporates to exchange invoices, payments and other documents. CBI has built an e- invoicing standard based upon UN/CEFACT for secure exchange between buyers and sellers. 5. Standaard Digitale Nota is a proprietary format used in the Netherlands as part of the Via Mijn Bank initiative. The format is a product of cooperation between the major Dutch Banks and invoicing consolidators. 6. e2bformat is popular in Norway with small and medium businesses for e-invoicing both in the private and public sector. There is a planned convergence between e2b and NES UBL standards. 7. NES UBL stands for Northern European Subset (NES) Universal Business Language (UBL), a new format being introduced in Norway, that will be the standard required by the government for e-invoices. 8. e-facturae Popular in Spain for public sector e-invoicing and in the banking system to support factoring. I have also seen it referred to as Factura-e. Spain s goal is to create a convergence between the e-facturae and the new UN/CEFACT cross-industry invoice standard. 20

21 Laskutusjärjestelmät kansainvälisessä ympäristössä 9. SFTI Originated in Sweden s public sector. SFTI (Single-Face-To-Industry) is based upon EANCOM messaging standards utilizing X.400 or S/MIME for transport. SFTI supports complex e-invoicing scenarios such as metered services, payment cards, subscriptions, rentals and leasing as well as upstream processes such as price list, call-off and dispatch advice. 10. Svefaktura SFTI is too complex for many SMEs in Sweden. Consequently, the government developed Svefaktura (SwedInvoice) with the goal of the simplest approach possible. The standard includes XML messaging specifications, communications and security protocols, but offers very limited opportunity for customization. 11. SAF-T The Standard Audit File is an XML message scheme used to support taxation and audit purposes in Portugal. Based upon the OECD s SAF-T format, the standard includes a few customizations to support the local Portuguese market. 12. EDIFACT INVOIC The most popular of all the e-invoicing standards is the original EDI standard developed by the United Nations. EDIFACT stands for United Nations/Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport (UN/EDIFACT). EDIFACT has many derivatives in different vertical industries and country implementations. 13. Tradacoms is the most popular e-invoicing message standard in the UK, particularly within the retail industry. Originally developed by the UK Article Numbering Association (ANA), the standard has been obsolescent since 1995, but is still widely used. 14. EANCOM is a GS1 EDI standard that is based upon UN/EDIFACT, which only includes a subset of the EDIFACT messages. EANCOM is very popular in the retail sector particularly in countries such as Switzerland. 15. VDA 4938 is a newer e-invoicing standard designed for the European automotive industry. VDA stands for Verband der Automobilindustrie, which is a German-based e-business standards organization that is part of ODETTE. VDA is also used for engineering designs, materials management and logistics exchange by over 4000 automotive OEMs and parts suppliers throughout Europe. 21

22 Laskutusjärjestelmät kansainvälisessä ympäristössä Sanomassa Liiketoimintaryhmien sisällä kymmeniä laskutusjärjestelmiä eri maissa, Verkkolaskuja ja paperilaskuja Suunta 1 paperilaskuista verkkolaskuihin Kustannussäästöt Nopeampi ja pienentää virheiden määrää Tilauksesta suoritukseen prosessissa Paperilaskuissa laskutuslisä, joka kannustaa asiakkaita siirtymään vastaanottamaan verkkolaskuja B2C asiakkailla mahdollisuus saada pankkiin sähköisiä laskuja Suunta 2 laskuista suoriin maksuihin Verkkokaupan nappimaksut Toistuvat verkkomaksut Mahdollisuus laajempaan tuote- ja palvelutarjontaan, koska laskutusta ei tarvitse sopeuttaa esim. lehden tilausaikajaksoihin 22

23 Laskutusjärjestelmät kansainvälisessä ympäristössä SaaS = Software as Service = ostettava järjestelmän käyttöoikeuspalvelu ASP = Application Service Provider = Ostettava järjestelmän ylläpito/käyttöoikeuspalvelu Pilvipalvelu = Asiakas käyttää toimittajan palvelua yleisen suojaamattoman tietoverkon kautta Mistä maksetaan? Lisenssit, käyttö, hinnoittelun skaalautuvuus, sopimuksen aikaperiodi? YRITYS A Internet YRITYS B 23

24 Ostolaskujen käsittelyprosessi Sanomassa Kaksi Basware- Ympäristöä - Vantaa - Amsterdam 24

25 Ostolaskujen käsittelyprosessi Sanomassa Suomi Basware IP CM aktiivisessa käytössä OM vain manuaalitäsmäytys Toimittajaportaali Talouden palvelukeskus hallinnoi Suomen Baswareympäristöä Paperilaskut skannataan omilla skannereilla Sähköpostien liitteenä tulevat laskut viedään Talouden palvelukeskuksessa IP:hen Kaikki Sanoman Suomen liiketoimintaryhmien laskut käsitellään Talouden palvelukeskuksessa Arkistointi DA 25

26 Ostolaskujen käsittelyprosessi Sanomassa Hollanti Basware IP OM PM Sanoma Media Netherlands hallinnoi Hollannin Belgian Basware-ympäristöä Paperilaskujen skannaus ulkoistettu Toimittajaportaali 26

27 Ostolaskujen käsittelyprosessi Sanomassa Erot Suomen ja Hollannin välillä Kielierot Suomessa nettokäsittely Hollannissa bruttokäsittely Suomen IP:stä liittymä 3 SAP-ympäristöön Hollannin IP:stä liittymä yhteen SAPympäristöön Suomessa CM Hollannissa PM 27

28 Ostolaskujen käsittelyprosessi Sanomassa 28

29 Ostolaskujen käsittelyprosessi Sanomassa 29

30 Ostolaskujen käsittelyprosessi Sanomassa 30

31 Ostolaskujen käsittelyprosessi Sanomassa 31

32 Ostolaskujen käsittelyprosessi Sanomassa Mittarit ja seuranta Ostolaskut, kpl Verkkolaskut, kpl, % kaikista laskuista Ostotilaukselliset laskut, kpl, % kaikista laskuista Automaattisesti täsmäytyneet tilaukselliset ostolaskut, kpl, % kaikista laskuista Sopimukselliset ostolaskut Automaattisesti täsmäytyneet sopimukselliset ostolaskut, kpl, % kaikista laskuista Hyvityslaskut, kpl, % kaikista laskuista Mitätöidyt ostolaskut, kpl, % kaikista laskuista Tehokkuus: yhteen laskuun käytetty aika, käsiteltyjä laskuja per tunti 32

33 Ostolaskujen käsittelyprosessi Sanomassa, hallintomalli 33

34 Ostolaskujen käsittelyprosessi Sanomassa Parhaat käytännöt Yksi keskitetty Basware IP ympäristö Liittymärajapinnat Baswaren ja talouden järjestelmien välillä kannattaa standardoida Perustieto- ja tiliöintirivikentät (näkymät) kannattaa standardoida Ei kannata rakentaa liian monimutkaisia ja vaikeasti hallittavia ohjaussääntöjä Keskitetty toimittaja master data talouden järjestelmässä helpompi liittymärajapintahallinta Baswareen CM-sopimuksia kannattaa avata, vaikka täysautomaatio ei toteutuisikaan tiliöintimallit automaattisesti Aktiivinen yhteydenpito toimittajiin Yhteistyö Hankinnan kanssa, Ostosta-maksuun prosessia kannattaa katsoa yhtenä prosessina 34

35 Ostolaskujen käsittelyprosessi Sanomassa Parhaat käytännöt Jos OM aktivoidaan, kannattaa varmistua, että automaattisella täsmäytyksellä on edellytykset toimia Laskulla aina tilausnumero Koontilasku rivitasoinen täsmäytys Toimittajat laittavat laskuihin tilausnumerot rivitasolle Tavaran tai palvelun vastaanotot kuitataan ajallaan Poikkeuskäsittelyt Varmistetaan, että poikkeuskäsittely toimii Vastaanotettu määrä ei täsmää Hinta ei täsmää Lasku saapuu ennen kuin tavara tai palvelu on toimitettu Laskulla on väärä toimitettu määrä Määräalennukset Toimituskulut Laskutuskulut Jne. 35

36 Kiitos! Sanoma-konserni 36