OPINNÄYTETYÖN RAPORTOINTIOHJEET

Transkriptio

1 OPINNÄYTETYÖN RAPORTOINTIOHJEET Oma Nimi Opinnäytetyö Maatalousalan perustutkinto maaseutuyrittäjä

2 MAASEUTUOPISTO, PERHO TIIVISTELMÄ Tekijä(t) Julkaisun laji Opinnäytetyö Sivumäärä Julkaisun kieli suomi Luottamuksellisuus Salainen saakka Työn nimi Työn ohjaaja Toimeksiantaja(t) Mainitaan, jos työ on tilattu. Tähän tulee tekstiosa: Tiivistelmä on yksisivuinen (enintään 250 sanaa). Se on kooste työn keskeisestä sisällöstä ja tärkeimmistä tuloksista. Kuten nimikin sanoo, tiivistelmässä esitetään tiivistettynä tutkimusongelma, tulokset ja johtopäätökset. Tiivistelmän on oltava itsenäinen ja sellaisenaan ymmärrettävä kokonaisuus. Tiivistelmä kirjoitetaan passiivimuodossa. Yleensä tiivistelmä painottaa tulosten käytännöllistä puolta, eli sitä, miten tarkasteltavana oleva asia muuttaa aikaisempaa ajattelua ja menettelyä, millaisiin jatkotoimiin johtaa, millainen tulevaisuus on edessä. Varmistuakseen tiivistelmän tarkkuudesta sitä voi verrata sisällysluettelon otsikoihin. Tiivistelmän luettavuus kannattaa tarkistuttaa jollakin ulkopuolisella, vaikkapa vastuuopettajalla. Tiivistelmään ei merkitä lähdeviitteitä. Tiivistelmässä esitellään työn tavoite, aineisto, menetelmät ja tulokset. Tiivistelmälehden yläosaan merkitään työn julkaisutiedot, jotka ovat samat kuin kannessa. Lisäksi siihen kirjataan työn sivujen ja mahdollisten liitteiden määrä. Tiivistelmä sijoitetaan heti kansilehden jälkeen. Avainsanat (asiasanat, kansallinen asiasanaluettelo) Muut tiedot esim. liitteet, kuvat, taulukot tms

3 SISÄLTÖ 1 JOHDANTO TUTKIELMA Opinnäytetyön jäsentely RAPORTIN ULKOASU LÄHTEISIIN VIITTAAMINEN JA LÄHDELUETTELO Tekstiviite LÄHDELUETTELO KIELI, TYYLI JA LUETTAVUUS Opinnäytetyön kieli Asiatyylin avuksi Luettavuus HAVAINNOLLISTAMINEN KUVIOT JA TAULUKOT Periaatteita taulukoiden ja kuvien toteuttamiseen GRAAFIEN LUKEMINEN KUVIOLUETTELO KUVIO 1 Luistelukuvio KUVIO 2 Lihanaudan rehujakauma TAULUKKOLUETTELO TAULUKKO 1 Kuiva-ainekiloista todellisiksi kiloiksi... 14

4 1 1 JOHDANTO Kaikilla organisaatioilla, kuten oppilaitoksilla, on samat raportoinnin periaatteet, mutta yksityiskohdat vaihtelevat. Ohjeen ansiosta raporteista tulee selkeitä, helposti luettavia ja yhtenäisiä. Lähteet on aina merkittävä, kun käytetään toisen henkilön antamaa tietoa. Lähdeviittausten ja lähdeluettelon laatimiseen on olemassa omat sääntönsä ja ohjeensa. Tämä opinnäytetyöohje on Keski-Pohjanmaan maaseutuopiston, Perhon yksikön oma raporttiohje. Pohjana on käytetty Husun, Tarkoman ja Vuorijärven tekemän Ammattisuomen käsikirjan opinnäytetyön ohjeita (sivut ). Johdanto kertoo yhdellä tai kahdella sivulla lukijalle työn lähtötilanteen: mistä aiheesta miksi ja miten työ on tehty. Kirjoittaja pyrkii kiinnostavalla tavalla perustellusti esittelemään työnsä aiheen ja siihen liittyvän ongelman tai tavoitteen. Myös aiheen valinnan ja rajauksen perustelu, lähestymistapa sekä työssä käytetyt pääkäsitteet kiinnostavat. Mikäli taustaosa on laaja, voi siitä kirjoittaa oman käsittelyluvun ja laatia johdannosta tiiviimmän. Johdanto on aina omalla sivulla.

5 2 2 TUTKIELMA Tutkielmatyyppinen opinnäytetyö noudattaa tieteellisen kirjoittamisen perinteitä. Pienempimuotoiset projektiselvitykset laaditaan vakioasettelulla ja asiatyylisen raportin perusmallin mukaan. Molemmissa tapauksissa esitellään kirjallisessa osuudessa tehtäväkokonaisuus: Työn tavoite Työn tekijät Työprosessi Työn onnistuminen Käytetty taustamateriaali Kirjallisuus 2.1 Opinnäytetyön jäsentely 1. Kansilehti 2. Tiivistelmä 3. Sisällysluettelo 4. Johdanto (on ensimmäinen sivu) 5. Tietoperusta 6. Tutkimuksen toteuttaminen 7. Tutkimuksen tulokset 8. Pohdinta / yhteenveto 9. Lähdeluettelo 10. Liitteet Loppu jää aina lukijan mieleen, joten pohdinnan/ yhteenvedon ilmaisuun on syytä jaksaa vielä paneutua.

6 3 Sisällysluettelo Sisällysluettelo sijoitetaan tiivistelmän jälkeen ja siihen merkitään myös kuva-, kuvioja taulukkoluettelot sekä liitteet. Sisällysluettelon otsikkona on lyhyesti SISÄLTÖ. Sisällysluettelosivuilla marginaalit ja rivinvälit ovat samat kuin tekstissä muuallakin. Otsikot aloitetaan vasemmasta marginaalista. Jos pääotsikon numero päättyy pisteeseen, on johdonmukaista päättää alaotsikoittenkin numerot pisteeseen. Sivu-sanaa ei merkitä näkyviin. Käytä tekstinkäsittelyohjelman otsikkotyylejä, jotta voit luoda sisällysluettelon automaattisella toiminnalla. Opinnäytetyön otsikkoporrastuksen maksimimäärä on kolme tasoa (esim ). Harkitse kappalejako tarkkaan, jotta vältyt yksinäisiltä ja muutaman virkkeen kappaleilta. Pohdinta/ yhteenveto Pohdinnassa kootaan tärkeimmät asiat, esitellään jatkotutkimusaiheita ja esitellään oma arviointi. Voit kertoa työn mukanaan tuomista kysymyksistä: mitä uutta opit, mitä havaintoja teit, mikä kiinnosti, miten työ onnistui ja toteutuiko työlle asettamasi tavoite. Kerro myös mitä ongelmia työssäsi kohtasit ja miten ne ratkaisit. Kerro oppimiskokemuksistasi, miten tekisit työn toisin, jos aloittaisit sen uudestaan. Pohdinnan pituus on noin yksi sivu. Lähdeluettelo Lähdeluettelo sisältää mahdollisimman täydelliset tiedot niistä julkaisuista ja muista lähteistä, joihin tekstissä on viitattu. Lähdetietojen perusteella lukijalla on mahdollisuus arvioida sisällön laatua ja lisätietoa aiheesta. Käytetyt lähteet kirjataan lähdeluetteloon tekijän sukunimen mukaisessa järjestyksessä. Liitteet Liitteet mainitaan tekstissä kyseen omaisissa kohdissa, ja ne liitetään erikseen juoksevaksi numeroituna työn loppuun (LIITE 1, LIITE 2). Liitesivuilla ei ole sivunumeroa eikä pääotsikolla ole myöskään numeroa. Liitteissä voidaan esittää erilaiset havainnollistavat osat, kuten taulukot, tilastot, lakitekstin katkelmat, kuvat ja piirrokset, tai esimerkiksi kysely- ja haastattelulomakkeet, lupapyynnöt sekä saatekirjeet.

7 4 3 RAPORTIN ULKOASU Tutkimusraportin ulkoasun valiomuotoisuus helpottaa lukijaa ja toisaalta yhtenäistää tieteellisen raportoinnin käytäntöä, jottei perusseikkoja tarvitsisi aina luoda uudelleen. Fonttityyppinä on Times New Roman, Arial tai Tahoma ja koko on 12. Käytä koko raportissa samaa fonttityyppiä. Pääotsikoiden koko on 16. Tekstin tulee olla tavutettua (automaattinen tavutus). Marginaali On vasemmassa reunassa 4 cm ja oikeassa 1 cm. Ylös jätetään tyhjää 2,5 cm ja alareunaan vähintään 2,5 cm. Sivunumero Sivunumero merkitään sivun ylälaitaan oikeaan kulmaan johdannon ensimmäisestä sivusta alkaen tekstiosan loppuun asti. Kantta, erillistä tiivistelmälehteä, sisällysluetteloa ja mahdollisia liitteitä ei siis lasketa sivumäärään. Otsikot Pääotsikot erottuvat selvästi muusta tekstistä: OTSIKKO 1 jälkeen tulee tyhjä rivi. Alaotsikon edelle jätetään yksi tyhjä rivi ja jälkeen yksi tyhjä rivi. Otsikkoa ei pidä jättää kuitenkaan yksin sivun viimeisille riveille. Välistysten avulla voit helpottaa kirjoittamista vähentämällä Enter-näppäimen käyttöä. Välistykset tekevät automaattisesti tilaa tekstin sekä otsikoiden ylä- ja alapuolelle sen mukaan kuin olet asetuksiin määritellyt. Välistysarvot ovat seuraavanlaiset: Otsikkotyyli 1: ennen 36 pt ja jälkeen 18 pt Otsikkotyyli 2: ennen 24 pt ja jälkeen 18 pt Otsikkotyyli 3: ennen 0 pt ja jälkeen 18 pt Väliotsikko: ennen 12 pt ja jälkeen 0 pt Sisällysluettelo: ennen 0 pt ja jälkeen 0 pt Normaali (teksti): ennen 0 pt ja jälkeen 18 pt Kappalejako Osoitetaan niin sanotulla vasensuora-asettelulla eli kaikki rivit aloitetaan samalta kohtaa ja kappaleiden väliin jää yksi tyhjä rivi.

8 5 Lyhyet ja suorat tekstilainaukset Kirjoitetaan tavanomaisesti tekstiin lainausmerkeissä. Helsingin Sanomat otsikoi keväällä 1995: Lopputyö voi olla alkutyö. Pidemmät tekstilainaukset sisennetään ja kirjoitetaan kursivoidulla tekstillä. Muista kuitenkin välttää pitkiä suoria lainauksia. Riviväli Raportin riviväli on 1,5 muualla, paitsi kansilehdellä, sisennetyissä sitaateissa, luetelmissa, lähdeluettelossa ja erityisesti taulukoita yms. piirrettäessä. 4 LÄHTEISIIN VIITTAAMINEN JA LÄHDELUETTELO Lukijan on tiedettävä, milloin tekstissä ovat kyseessä kirjoittajan omat ajatukset ja milloin ne ovat peräisin muualta. Jokaisen suoraan tai muokaten lainatun tiedon lähde on ilmoitettava heti sen käytön jälkeen. Tutkimusraportissa viitemerkinnät ovat välttämättömiä tieteellisen tekstin tunnuspiirteitä. Opinnäytetyössä käytetään viittaustekniikkana tekstiviitettä. 4.1 Tekstiviite Tekstiin upotettava viite kertoo heti lukijalle, kenen esittämistä tiedoista on kyse. Viite kirjoitetaan sulkeisiin lainatun kohdan päätyttyä, esimerkiksi virkkeen tai kappaleen loppuun. Viitteen sisältö sulkujen sisällä on järjestyksessä seuraava: Tekijän sukunimi (sen puuttuessa julkaisun tai tekstin nimi) Julkaisuvuosi Kaksoispiste ja välilyönti Sivunumero(t) Viittaus yhteen virkkeeseen Olemme kaikki tutkijoita: teemme havaintoja ja johtopäätöksiä (Uusitalo 1991: 13).

9 6 Viittaus useampaan virkkeeseen Suuren osan siitä, mitä tiedämme, saamme ajattelemalla niin kuin ennenkin on ajateltu tai uskomalla johonkin auktoriteettiin. Myös omat kokemuksemme ja havaintomme lisäävät tietoa. (Uusitalo 1991: 10.) Viittaus, kun nimi mainitaan tekstissä Jos kirjoittajan nimi mainitaan tekstissä, viite voidaan merkitä välittömästi. Nimeä ei silloin toisteta. Oiva Ketonen (1976: 16-20) korostaa tieteellisen ajattelun pyrkimystä erottaa olennainen ja epäolennainen. Viittaus, kun tekstissä on useita lähteitä Jos sama tieto on saatu useammasta kuin yhdestä lähteestä, merkitään samaan viitteeseen kaikkien lähteiden tiedot aikajärjestyksessä peräkkäin, väliin tulee puolipiste ja välilyönti: (Uusitalo 1991: 12; Huttunen 1992: 134.) Viittaus, kun teoksella on yli kaksi tekijää Jos teoksella on yli kaksi tekijää, heidät kaikki merkitään viitteeseen vain ensimmäisellä mainintakerralla. (Hacklin, Kinnunen, Mansikka-Aho, Saarivirta & Vuorijärvi 1993: 15.) Viittaus samaan teokseen, jossa on yli kaksi tekijää Myöhemmin riittää ensimmäinen nimi ja lyhenne ym. (Hacklin ym. 1993: 15.) Viittaus Internet-lähteeseen Internet-lähteet merkitään kuten muutekin lähdeviittaukset. Mikäli tekijän nimeä ei mainita, käytetään artikkelin nimeä. (Maatalous 2009.)

10 7 Viittaus haastatteluun, tv- tai radio-ohjelmaan, suulliseen tiedonantoon tai luentoon Haastattelussa, tv- tai radio-ohjelmasta, suullisesta tiedonannosta, luennosta yms. tehdään tekstiviitemerkintä tavalliseen tapaan, vain sivunumero jää pois. (Pyykkö 1994.) Viittaus aikakausilehteen, sanomalehtiin tai toimitettuihin teoksiin Aikakausilehden tai sanomalehden artikkeliin tai toimitetun teoksen erikseen mainitun kirjoittajan laatimaan osaan viitattaessa merkitään viitteeseen artikkelin tai muuhun sellaiseen kirjoittajan sukunimi, teoksen julkaisuvuosi, kaksoispiste ja sivu(t). Viite näyttää siis aivan samanlaiselta kuin tavallisesti kirjaan viitattaessa. (Hytönen 1986: 6.) Viittaus, kun kirjoittajan nimeä ei tiedetä Jos kirjoittajan nimeä ei tiedetä, sen sijasta käytetään viitteessä otsikkoa tai muuta julkaisun nimeä; esimerkkinä viittaus lehtiartikkeliin. (Lapsikaan ei voi välttää stressiä 1991: 5.) 5 LÄHDELUETTELO Viitteet auttavat lukijaa lisälähteille vain, jos ne täydennetään lähdeluettelolla ja kun ne alkavat samalla sanalla kuin vastaava merkintä lähdeluettelossa. Lähdeluettelo antaa lukijalle käytetystä lähteestä mahdollisimman täydelliset tiedot, jotta alkuperäinen tietolähde olisi mahdollista löytää kirjastoista tai tietokannoista. Painamattomista lähteistä on syytä ilmoittaa säilytyspaikka. Ulkoasultaan lähdeluettelon tulee olla väljästi aseteltu, helposti silmäiltävä ja selkeästi aseteltu sekä selkeästi rinnastettavissa käytettyyn viitejärjestelmään. Kirjat ja leh-

11 8 tiartikkelit voidaan luetteloida omien otsikoiden alle. Toimitetuissa teoksissa lähdemerkintä alkaa viitatun tekstinosan (luku, jakso, artikkeli) kirjoittajan nimellä ja otsikolla, vasta sitten kirjataan koko teoksen julkaisutiedot. Käännetyistä teoksista ilmoitetaan suomentajan nimi. Kirjoista ilmoitetaan Tekijä(t) Julkaisuvuosi, kirjan nimi, painos Julkaisusarjan nimi ja numero (jos useita) painopaikka ja kustantaja. Lillkvist, A Ruokinnalla tuloksiin. Pietarsaari: Forsbergin kirjapaino. Alasuutari, S., Manni, K. & Rautala, H Lypsylehmän ruokinta ja hoito. Jyväskylä: Gummerus Kirjapaino. Viikari, A. (suom.). Tietolipas 123. Tampere: Suomalaisen Kirjallisuuden Seura. Lehtiartikkeleista merkitään Kirjoittajan nimi Julkaisuvuosi Artikkelin nimi Vuosikerta Lehden numero tai päivämäärä Sivu(t), jo(i)lla artikkeli on Kanerva, J Sähköä koulutyöhön. Yliopisto, 9, Laakso, L Suomalaisilla vielä oppimista avoimuudesta ja kehumisesta. Helsingin Sanomat 20.05, A14.

12 9 Viittaus, kun tekijää ei tiedetä Mikäli lähteen tekijää ei tiedetä, mainitaan sekä viitteessä että lähdeluettelossa työn otsikko tai julkaisija ensimmäisenä riippuen siitä, kumpi paremmin sopii hakusanaksi. Suomen kuntourheiluliitto Kuntokoulussa - totta kai. Esite. Viittaus, kun lähdetyyppi on esite, suullinen tiedonanto tai muu vastaava Harvinaisemmat lähdetyypit tulisi kirjoittajan itse luonnehtia lähdeluetteloon erikseen: esite, suullinen tiedonanto, luentotiivistelmä, ilmaisjakelulehti, tutkielma, käsiohjelma, kansio, haastattelu ja niin edelleen. Korppinen, J Kansallismuseo. Helsinki. Haastattelu Toivonen, O Käytännön opiskelu Tallinnassa - vanhustenhoitoa viroksi. Päättötyö. Helsingin kaupungin terveydenhuolto-oppilaitos. Viittaus, kun sähköinen lähde Perttunen, E. Suomen Hippoksen www-sivut. Hevosten ja ponien kasvatus-artikkeli. < Luettu Maatalous Ympäristöministeriö. Päivitetty Valtion ympäristöhallinnon verkkopalvelu. < Luettu Seuraava lähdeluettelo antaa esimerkin erityyppisiin lähteisiin viittaamisesta. Erityisesti kannattaa huomata toimitetun teoksen osaan ja kalvosarjaan viittaaminen. LÄHTEET Aaltonen, U Mutsi älä oo kalkkis. Kirje äidille. Keuruu: Otava Dunderfelt, T Elämänkaari psykologia. Lapsen kasvusta yksilön henkiseen kehitykseen. Porvoo: WSOY. Partanen, J Märkä pilvi Alkoholipolitiikka 6, Husu, M., Tarkoma, E. & Vuorijärvi, A Ammattisuomen käsikirja. Helsinki: WSOY.

13 10 6 KIELI, TYYLI JA LUETTAVUUS 6.1 Opinnäytetyön kieli Päättötyön lukijaksi on mieluummin kuviteltava toinen saman alan ammattilainen, opiskelukaveri tai kollega kuin opettaja. Kieli on selkeää, havainnollista ja referoivaa asiatyyliä. Kirjoitusasu ja välimerkit noudattavat suomen kielen sovittuja sääntöjä. Selkeys ilmenee helppolukuisena lause- ja virkerakenteena. Havainnollisuus lähtee lukijan huomioon ottamisesta; osuva sananvalinta, sopiva konkretiataso, sattuvat rinnastukset, esimerkit, kielikuvat ja vertaukset tuovat esitettävän ilmiön lukijalle läheiseksi ja tutuksi. Kuluneiden fraasien käyttämistä tulee kuitenkin välttää. Asiateksti on mahdollisimman tiivistä ja yksitulkintaista. Työn pääkohdat referoidaan eli selostetaan lukijalle. Tietoa tulisi antaa riittävästi, muttei liikaa. Tiiviys ei päättötyön raportoinnissa tarkoita vajaita virkkeitä (niin sanottua sähkösanomatyyliä), luetelmia ja lyhenteitä, vaan asiassa pysymistä. Kirjoittajan tulisi valikoida sanottavansa ja välttää turhia sivujuonteita. Lukija pysyy juonessa mukana, kun teksti muodostuu kokonaisuudeksi ja etenee johdonmukaisesti: pääotsikosta lukuihin ja alalukuihin, kappaleisiin ja virkkeisiin. Kielen tulee olla myös mahdollisimman tarkkaa ja täsmällistä, etenkin pääkäsitteiden ja avainsanojen osalta. Oman alan ammattisanastoa voi käyttää, mikäli se on tarkoituksenmukaisinta. Vieraat käsitteet ja uudet termit selitetään niitä ensi kertaa käytettäessä. Oikeiden käsitteiden löytämiseksi voi käyttää apuna oman alan hakuteoksia. 6.2 Asiatyylin avuksi 1. Kun alat kirjoittaa, tee sopiva suunnitelma ja noudata sitä. Selvä hahmo miellekarttana tai runko ranskalaisin viivoin takaa työn etenemisen ja onnistumisen. 2. Tee luvusta käsittelyn perusyksikkö. 3. Tarkista, ettei tekstiisi kappaleiden ja virkkeiden väliin jää ajatuskatkoja, vaan että ajatus etenee loogisesti. 4. Ilmaise jokainen itsenäinen pääasia päälauseessa ja sitä tukevat sivuseikat sivulauseessa.

14 11 5. Vältä niin pitkiä virkkeitä, ettei niiden sisältö avaudu kertalukemalla. 6. Jos esität laajan ajatuksen kokonaisuutena yhdessä virkkeessä, tarkista, että teet sen virheittä. Helpota lukijaa välimerkein: kaksoispisteellä, puolipisteellä tai ajatusviivalla. 7. Älä pilko lauseitasi tarpeettomin sulkumerkein tai ajatusviivoin. Sanajärjestystä voi vaihdella. 8. Kirjoita tekstiisi vaihteleva rytmi; toisto tuntuu yksitoikkoiselta. 9. Sijoita tärkeät sanat lauseen alkuun tai loppuun. Samoin painavat virkkeet kirjoitetaan kappaleen alkuun tai loppuun ja tärkeimmät asiat tekstin alkuluvuksi ja päätäntöön. 10. Älä käytä kuluneita fraaseja ja kliseitä. Keksi omat kielikuvasi. 11. Käytä itsellesi tuttua, luonnollista kieltä; älä heittäydy viralliseksi. 12. Vältä muotisanontoja ja -sanoja, älä ainakaan toista niitä väsymiseen asti. Kullakin alalla on omat riesansa, esim. tekijä, resurssi, sektori, kokea 13. Vältä vaikeaa virkekieltä; karsi esimerkiksi niin monta -minen-loppuista substantiivia kuin suinkin. Verbi on aina aktiivisempi. Älä aina suorita jonkin tekemistä, vaan tee! 14. Selitä käyttämäsi, lukijalle oudot vierasperäiset sanat. 15. Puhu asioista ja esineistä niiden täsmällisillä nimillä. 16. Tarjoa luettavaksi lopputulos, älä koko ajatusprosessiasi. 17. Poista mitäänsanomattomat johdattelut virkkeen alusta: kuten jo edellä kerroin, tästä kaikesta päätellen Mieti aasinsillan ja selventävän siirtymän eroa. 18. Karsi toistuvat tilkesanat ja päällekkäisilmaukset: myöskin, toisaalta, sitten, -kin, kuitenkin Tunnista omasi. 19. Vältä relatiivilauseketjuja; esim. Mies, joka asuu naapurissa, joka on kilometrin päässä rannasta, jolla käymme kesäisin uimassa, on Kimmo Koskinen. 20. Tekstin keventämiskeinoja ovat lyhyet sanat konkreettiset sanat perusmuotoiset sanat tavalliset sanat äidinkieliset sanat lyhyet virkkeet.

15 Suosi yksityistä yleisen kustannuksella ja käytä tarkkaa epämääräisen ja konkreettista abstraktin sijaan. 22. Yksikkö on tehokkaampi kuin monikkomuoto. 23. Käytä niukasti pronomineja. Älä aloita kappaletta viittaamalla pronominilla edellisen kappaleen tarkoitukseen. 24. Vältä tarpeettomia lyhenteitä. Ne sopivat lähinnä taulukoihin. 25. Perustele sanomasi esimerkillä. 26. Viljele vastakohtia, ne pitävät lukijan mieleen liikkeellä. 27. Pysy asiassa. 28. Satsaa aina erityisesti aloitukseen ja lopetukseen. 29. Tarkista teksti lukemalla se ääneen ja puoliääneen. Huomaat, milloin teksti töksähtää. 30. Etäännytä teksti itsestäsi hetkeksi. Korjaa, kun kykenet asettumaan lukijan asemaan. 6.3 Luettavuus Jotta lukija vaivautuisi lukemaan tekstiä, täytyy sen ulkoasun olla helposti hahmottuva ja selkeä. Siksi päättötyö tehdään määrämuotoiseksi, lähes standardityyppiseksi. Standardin idea on vakiinnuttaa tiettyjä kirjoittajan käytäntöjä ja helpottaa tuttuudellaan lukijan työtä. Olennainen löytyy nopeasti ja helposti. Ammatikseen kirjoittava, esimerkiksi toimittaja tai mainosmies, joutuu ottamaan huomioon tekstinsä myyvyyden: sen on oltava kohderyhmää kiinnostava ja siihen täytyy päästä helposti sisään. Samoin päättötyön kirjoittaja joutuu asettumaan lukijansa asemaan tekstiä tuottaessaan. Useimmiten tämä tarkoittaa sitä, että tekstejä on muokattava moneen kertaan. Kertaalleen kirjoitettu versio on harvoin sellaisenaan paino- tai monistuskelpoinen.

16 13 7 HAVAINNOLLISTAMINEN Raporttitekstiä voi havainnollistaa tiivistämällä asioita graafisen muotoon. Taulukoissa taas voidaan esittää helposti numerotietoja, joista tehdyt päätelmät näkyvät tekstissä. Erilaiset taulukoidut mittaustulokset - diagrammit, piirustukset, kaavakuvat, kartat, kytkentäkaaviot ja niin edelleen - ovat tarpeen projektiraporteissa. Niillä voidaan kuvata prosessia tai teknisiä seikkoja, vertailla asioita ja ilmiöitä sekä esitellä suuruussuhteita tai kehityslinjoja. Joitakin asioita ei edes voi sanallisesti ilman kuvioita täsmällisesti selittää, kuten tunturin sijaintia maastossa, kesämökin pohjapiirrosta, rokokootuolin muotoa tai väliverhon väriä. Jos halutaan kuvata luistelua, voidaan se toki sanallisestikin tehdä, mutta helpommin mielikuva hahmottuu kuvion avulla (kuvio 1). KUVIO 1 Luistelukuvio 8 KUVIOT JA TAULUKOT Kuviot ovat graafeja, joissa havainnollistettava tieto jäsennetään piirroksin. Graafeja ovat pylväät, ympyrät, käyrät, laatikot, kaaviot, piirrokset, kartat ja niin edelleen. Myös valokuvat luetaan kuvioihin. Viivakaavion eli viivadiagrammin avulla voidaan kuvata kehitystä kuten pituus-, paino- ja lämpötilakäyrillä. Tällöin vaaka-akselille tulee riippumaton muuttuja (esim. päiväys, vuosiluku). Pystyakselille merkitään muuttuva ominaisuus (esim. paino). Samaan kaavioon voi piirtää useita käyriä; eri väri tai erilaiset viivatyypit kuvaavat eri asioita.

17 14 Pylväsdiagrammilla ja histogrammilla kuvataan frekvenssejä, suuruussuhteita ja kokonaisuuden jakautumista osiin. Niissäkin pysyvä muuttuja merkitään vaakaakselille ja muuttuva pystyakselille. Pylväsdiagrammit voivat olla vaaka- tai pysty asennossa. Histogrammissa pylväät piirretään kiinni toisiinsa. Ympyräkaaviolla eli sektoridiagrammilla ( piirakoilla tai reikäleivillä ) kuvataan kokonaisuuden jakautumista osiin. Luvut merkitään useimmiten prosentteina. Yleensä raportin tulososan kuviot ja taulukot laaditaan itse, sen sijaan taustaosaan ja vertailuun voidaan käyttää valmistakin kuvaa kopioituina. Kuvioiden ja taulukoiden käyttö tulisi aina tarkasti harkita. Kopioidut kuvat, kuviot ja taulukot siirrettään helpommin liiteosaan, varsinainen teksti kun on omaa tuotosta varten. Taulukko on suorakaiteen muotoinen rakennelma, jossa tietoa kiteytetään riveille ja sarakkeisiin (taulukko 1). TAULUKKO 1 Kuiva-ainekiloista todellisiksi kiloiksi Rehun nimi kg KA KA-% kiloa Säilörehu 3, ,5 Ohra 1,3 86 1,5 Kaura 1,3 86 1,5 Muu 0,0 89 0,0 Yhteensä 6,34 15,5 8.1 Periaatteita taulukoiden ja kuvien toteuttamiseen Mikäli raportti perustuu pääosin graafiseen kuvaukseen, täytyy menetelmästä hankkia lisätietoa erikseen. Seuraavassa esitellään perusohjeita, joita sopii soveltaa pienimpiin harjoituksiin. Kuviot ja taulukot eivät saa sisältää sellaista olennaista tietoa, jota ei ilmaistaisi myös tekstissä. Kuvion ja taulukon ilmaisu on tasoltaan ilmiöitä ja asioita toteavaa; niitä selostava teksti taas tulkitsevaa. Yhteys taulukon ja kuvion sekä tekstin välillä on aukoton ja selvä. Kuviot ja taulukot on numeroitava juoksevasti omiksi sarjoikseen. Kuviot ja taulukot on otsikoitava informatiivisesti ja niissä voi olla selosteosa, jotta ne voidaan tulkita myös irrallisena, ilman muuta tekstiä. Sanat TAULUKKO ja KUVIO kirjoitetaan isoilla kirjaimilla.

18 15 Huom! Perinteisesti taulukon numero ja otsikko sijoitetaan taulukon yläpuolelle, sen sijaan kuvion numero ja otsikko kuvan alapuolelle. Taulukon leveydeksi suositellaan kulloisenkin tekstin leveyttä. Keskeistä on pyrkimys yksinkertaisuuteen: yhdellä silmäyksellä tulisi saada selkeä käsitys kuvatusta asiasta. Jos kuvio tai taulukko on muualta kopioitu, lähde on osoitettava samalla viitetekniikalla kuin muutoinkin tekstissä. Jos kuva on otettu itse, silloin kuvaajan nimi on ilmoitettava suluissa. Alla on esimerkki Excel-taulukkolaskentaohjelmalla tekemästä kaaviosta (kuvio 2). Rehujakauma 21 % 21 % 58 % Säilörehu Ohra Kaura KUVIO 2 Lihanaudan rehujakauma 9 GRAAFIEN LUKEMINEN Graafien lukeminen on niissä käytettyjen symbolien, lukujen ja sijaintien sanallistamista. Se on opeteltava taito ja vaatii usein itsenäisten merkkijärjestelmien opettelemista. Tekemällä itse kuvioita ja taulukoita oppii arvioimaan ja lukemaan tehokkaasti myös toisten valmiita tuotoksia. Kuva kertoo enemmän kuin tuhat sanaa. Se voi myös valehdella saman verran. Esimerkiksi viivadiagrammissa asteikon väleillä voi vaikuttaa harhauttavasti lukijaan. Graafi on aina tekijänsä valitsema tapa ilmaista asia lukijalle eikä aina ehdoton totuus. Kuvat Kuvilla vaikutetaan tunteisiin ja luodaan mielikuvia. Kuvat eivät saa olla täytettä vaan niiden tulee ilmaista jotain oleellista tai täydentää sisältöä. Yleensä kannattaa valita kuvia, jotka nostavat esiin päämerkityksen tai lisäävät siihen uuden, tuoreen näkökulman.