JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO Opiskelijarekrytoinnin koordinaatioryhmä OPISKELIJAREKRYTOINNIN KOORDINAATIORYHMÄ MUISTIO. Aika: klo

Transkriptio

1 OPISKELIJAREKRYTOINNIN KOORDINAATIORYHMÄ MUISTIO Aika: klo Paikka: Läsnä: L139 Mari Ikonen (puheenjohtaja) Marja Korhonen Tapio Ruokolainen Päivi Saari Elina Isännäinen Anna Grönlund Miikka Kimari Anna-Leena Huttunen Panu Moilanen Tellervo Keto Jenni Hyvärinen (sihteeri) Poissa: Tuula Maijanen Riikka Valkonen Riitta Kesonen Eija Ihanainen Maija Pöyhönen Niina Simanainen 1. Kokouksen avaus Mari Ikonen avasi kokouksen. Todettiin läsnä- ja poissaolijat. Kokouksen ja työryhmän sihteerinä toimii suunnittelija Jenni Hyvärinen. 2. Pistelaskuri Hakijoiden käyttöön tehdyssä pistelaskurissa havaittiin edellisellä viikolla, haun jo ollessa käynnissä, puutteita ja virheellisiä tietoja. Nämä puutteet korjattiin pikimmiten, ja samalla pyydettiin opintoasiainpäällikköjä tarkastamaan pistelaskurin tilanne kunkin tiedekunnan osalta. 1 / 5

2 Keskusteltiin pistelaskurin hyödyistä ja haitoista. Todettiin, että toimiessaan oikein, pistelaskuri on hyödyllinen työkalu hakijoille ja opinto-ohjaajille, samoin keskitettyä neuvontaa annettaessa (esim. opintopalvelut), mutta antaessaan virheellistä tai harhaanjohtavaa tietoa, siitä on enemmän haittaa sekä hakijalle että yliopistolle. Keskustelussa nousi esille tilanne, jossa IT-tiedekuntaan hakenut hakija oli jättänyt tulematta valintakokeeseen, koska oli pistelaskurin antamien pisteiden mukaan olettanut pääsevänsä suoraan sisään. Pisteet eivät riittäneet valituksi tulemiseen, joten hakija teki asiasta valituksen ja tuli siten valituksi. Liikuntatieteellisellä tiedekunnalla pistelaskuri ei ole käytössä ollenkaan. Päätettiin, että pistelaskuri pidetään verkossa tämän haun ajan, mutta seuraavaa haun yhteydessä harkitaan otetaanko laskuria käyttöön vai ei. Mikäli laskuri julkaistaan, on sen toteuttamisvastuista sovittava ja varmistettava, että tarkistamatonta tietoa ei julkaista. ITtiedekunnan osalta laskuri päätettiin poistaa käytöstä jo meneillään olevan haun ajaksi. 3. Ajankohtaista messuista ja muista tapahtumista Vaajakosken hiihtomessut Jenni Hyvärinen ja Miikka Kimari kertoivat nopeasti kokemuksia Vaajakosken SMhiihtojen yhteydessä järjestetyistä hiihtomessuista, joissa yliopistolla oli opiskelijarekrytointiin suunnattu osasto. Messuosasto järjestettiin kokoon pikaisesti muutaman päivän varoituksella, kun yliopistolle tarjottiin messuilta ilmaista peruutuspaikkaa. Osastolla päivystivät opiskelijalähettiläät ja satunnaisesti yliopiston muuta henkilökuntaa. Todettiin, että messuilla oli varsin vähän kohderyhmään sopivia kävijöitä. Todettiin myös, että ad hoc -tyyliin ohi rekrytointisuunnitelman järjestetyt tapahtumat syövät resursseja ja tulos ei ole yhtä hyvä kuin paremmin suunnitelluissa messuosallistumisissa. Todettiin, että toisaalta budjetissa on hyvä pitää hieman varaa myös ylimääräisille tai yllätyksenä tuleville tilaisuuksille ja tapahtumille. Tiedepäivä Jenni Hyvärinen kertoi 2.4. yliopistolla järjestettävästä tiedepäivästä, johon tulossa useita koululaisryhmiä lähialueilta. Opiskelijalähettiläät päivystävät tapahtumassa koko päivän. Planeetta Suomi -luennot Pietarissa Jykes on tiedustellut JYU:n ja JAMK:n kiinostusta ja mahdollisuuksia osallistua Suomen Pietarin instituutin järjestämään Planeetta Suomi -luentosarjaan, jonka aiheena ovat suomalaisten yliopistojen tarjoamat kansainväliset koulutusohjelmat. Luennot pidetään Pietarin Suomitalossa. Todettiin, että Jenni Hyvärinen järjestää asiaa JAMK:n edustajien kanssa ja hankkii tarkempaa tietoa tapahtuman yleisöstä jne. Toteutuessaan luento olisi resurssinen kannalta hyödyllisintä yhdistää syyskuiseen Pietarin päivään, jossa yliopistolla on jo paikka varattuna. 2 / 5

3 Studia-messut Edellisessä koordinaationryhmän kokouksessa päätettiin, että yliopisto osallistuu Studiamessuille yhdellä opiskelijarekrytoinnin budjetista maksettavalla osastolla, jossa kaikki tiedekunnat kootaan saman sateenvarjon alle. Panu Moilanen informaatioteknologian tiedekunnasta pyysi nähtäväksi messuosaston konsepti- ja visuaalisen suunnitelman mennessä. Päätettiin, että Jenni Hyvärinen ja Miikka Kimari esittelevät yhteisen messuosaston konseptia seuraavassa koordinaatioryhmän kokouksessa. Yliopiston näkyminen paikallisissa yleisötapahtumissa Keskusteltiin yliopiston näkyvyydestä laajemmin alueen isoissa yleisötapahtumissa esim. Asuntomessut, Neste Oil Rally. Todettiin, että tällaisten tapahtumissa näkyvyyttä kannattaisi hyödyntää, mutta tulisi keskustella laajemmin missä määrin kyseessä on opiskelijarekrytointi ja missä määrin yliopiston yleinen näkyvyy. Panu Moilanen toi esille, että esimerkiksi Matkakeskuksessa ja satamassa, joissa liikkuu paljon tapahtumien yleisöä, on paikkoja, joita voisi hyödyntää mainonnassa, esim. vierailijoille jaettavien karttojen muodossa tai Tiedonjyvän jakopisteen muodossa. Tapio Ruokolainen huomautti, että 2015 valintaan liittyvä kilpailutilanteen huomioiden kaikessa opiskelijarekrytointiin liittyvässä on oltava hyvissä ajoin liikkeellä. 4. Tilannekatsaus opiskelijalähettilästoimintaan Jenni Hyvärinen kertoi opiskelijalähettilästoiminnan kuulumisia. Toiminta on lähtenyt hyvin käyntiin. Lähes kaikilla lähettiläillä on jo Facebook-profiilit, useat pitävät myös blogia. Kotimaiset lähettiläät ovat osallistuneet jo useisiin tapahtumiin ja vierailuihin. Kevään aikana ovat tulossa myös yhteistyössä JAMK:n kanssa järjestettävät korkeakouluinfot paikallisille lukiolaisille. Kansainväliset lähettiläät ovat olleet aktiivisia sosiaalisessa mediassa. 5. Budjetti Jenni Hyvärinen esitteli budjettia. Budjetti on jaoteltu erilaisille toiminnoille, joihin varattavat varat täsmentyvät, kun asiantuntijapalveluiden ja painatuspalveluiden kustannusarviot saadaan palvelujen tarjoajilta. Jenni Hyvärinen ja Miikka Kimari kertoivat että on tarkoituksena uudistaa koko opiskelijarekrytoinnin tuotepaletti painotuotevetoisemmasta enemmän verkkoon painottuvaksi. Tälle hetkellä jatketaan yhteistyötä Pigmen kanssa, mutta jatkossa tarvitaan kumppani, jolta saa tukea myös verkkoviestinnän toteutuksissa. Tässä yhteydessä todettiin, että budjettiin tulisi varata varoja myös Facebook-mainontaan. Opiskelijarekrytoinnin markkinointimateriaaleja on tutkittu vähän, pohdittiin, että olisi hyödyllistä teettää esimerkiksi hakijan oppaan lukijatutkimus. 3 / 5

4 6. Hakijan oppaiden ja muiden painotuotteiden uusiminen Jenni Hyvärinen kertoi opiskelijarekrytoinnin painotuotekokonaisuudesta ja sen toteuttamisen aikatauluista. Opintopalveluiden tiedekunnille tuottamat opiskelijarekrytoinnin tuotteet ovat Kotimaisen rekrytointiin: Hakijan opas Tiedekuntakohtainen tai oppiainekohtainen esitemallipohja Ilmoituspohjat sanomalehti-ilmoitteluun: yleinen, tiedekuntakohtainen, oppiainekohtainen Onnittelukortti PowerPoint-esityspohja Kansainväliseen rekrytointiin Study with us -esite IMDP ohjelmakohtainen mallipohja Juliste Flyer (eng. esp., ven. Kiina) Congratulations & welcome esitteet PowerPoint-esityspohja Sekä kotimaiset että kv-rekrytoinnin tuotteet viedään yhtenäiseen visuaaliseen ilmeeseen. Hakijan opas uudistuu sisällöllisesti siten, että siihen yhdistetään maisterikoulutustarjonta. Rakennetta selkeytetään sekä sisältöjen jäsentämisen että ulkoasun kautta. Uutena tuotteena tehdään yliopiston yhteistä ilmettä noudattavat tiedekuntakohtaiset mallipohjat esitteisiin ja lehti-ilmoitteluun. Aikataulusta todettiin, että opiskelijoiden ja alumnien tarinat pyritään tekemään keväällä, samoin studio ja ulkokuvaukset, jotta valmiit materiaalit ovat syksyllä hyvissä ajoin käytettävissä. Opintopalvelut ja viestintäpalvelut vastaavat hakijan oppaan sisällöntuotannosta. Tiedekunnille lähetetään huhtikuussa ohjeita tarvittavien tekstisisältöjen tuottamiseksi. Tiedekunnilta pyydetään myös ehdotuksia esitteissä esille nostettaviksi opiskelijoiksi. Samoja tarinoita hyödynnetään myös muussa viestinnässä, esimerkiksi videoina hae opiskelemaan -sivulla. Tässä yhteydessä keskusteltiin myös hae opiskelemaan sivun selkeyttämisestä ja mahdollisuuksista toteuttaa erillinen hakukampanjasivusto. 7. Muut asiat Nykyisen opiskelijarekrytoinnin koordinaatioryhmän toimikausi kestää saakka. Mari Ikonen kertoi, että hän aikoo esittää ryhmän toiminnan jatkamista. Osa koordinaatioryhmälle 4 / 5

5 asetetuista tavoitteista on jo toteutunut, mutta osa vaatii jatkotyöstämistä. Esitys sai kannatusta. Ryhmän kokoonpano pysyy pääpiirteittäin samana, lisäksi mukaan pyydetään opiskelijajäsen. 8. Seuraava kokous Sovittiin, että seuraava kokous pidetään tiistaina klo Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen. 5 / 5