Susanna Koistinen, Päivi Saari, Maija Pöyhönen, Riitta Kesonen

Transkriptio

1 OPISKELIJAREKRYTOINNIN KOORDINAATIORYHMÄ MUISTIO [KOKOUS 5/2013] Aika: klo Paikka: Läsnä: Agora AgC234 Mari Ikonen (puheenjohtaja) Marja Korhonen Tuula Maijanen Riikka Valkonen (siht.) Eija Ihanainen Anna-Leena Huttunen Tellervo Keto Tarja Vänskä-Kauhanen Elina Isännäinen Miikka Kimari Tapio Ruokolainen Anna Grönlund Hannu Puupponen ( ) Mervi Venäläinen Poissa: Susanna Koistinen, Päivi Saari, Maija Pöyhönen, Riitta Kesonen 1. Kokouksen avaus Mari Ikonen toivotti osallistujat tervetulleiksi kokoukseen ja kertoi että Hannu Puupponen esittelee tiedekunnille opiskelijalähettilästoimintaa. Opiskelijalähettilästoiminnan jatkamista esitetään ja sen rahoitus on huomioitu opintopalveluiden budjettiesityksessä. Päätöksiä rahoituksesta ei ole kuitenkaan vielä tehty. Lisäksi Mari Ikonen totesi opiskelijavalintojen uudistamisen osalta, että monet yliopistot ovat toivoneet ministeriöltä tietoa siitä kuinka opinto-ohjaajia pitäisi neuvoa, koska tiedossa ei ole kuinka kevään 2014 yhteishaussa opiskelupaikan korkeakoulussa vastaanottanut pystyy tulevaisuudessa vaihtamaan opintoalaa. Mikään yliopisto ei ole ainakaan vielä ilmoittanut ottavansa kiintiöitä käyttöön vuonna Tuula Maijanen kertoi että Jyväskylän yliopiston Hakijan oppaaseen ehdittiin saamaan teksti, jossa todetaan että korkeakoulut voivat syksyn 2014 yhteishausta lähtien varata aloituspaikkoja ensimmäistä korkeakoulupaikkaansa hakeville. Ensikertalaiseksi ei katsota henkilöä, joka on suorittanut korkeakoulututkinnon suomalaisessa korkeakoulussa taikka joka on ottanut korkeakoulututkintoon johtavan opiskelupaikan vastaan syksyllä 2014 tai sen jälkeen alkavasta koulutuksesta. 1 / 5

2 2. Opiskelijalähettilästoiminta Hannu Puupposen pitämä esitys opiskelijalähettilästoiminnasta on pöytäkirjan liitteenä (Liite 1 opiskelijalähettilästoiminta). Eija Ihanainen tiedusteli missä lukioissa opiskelijalähettiläät ovat vierailleet. Hannu Puupponen kertoi, että ainakin Jyväskylän alueen lukiot on käyty lävitse ja mahdollisuuksien mukaan on vierailtu myös kauempana (Mänttä, Kuopio). Eija Ihanainen kysyi myös millaisia esityksiä opiskelijalähettiläät ovat pitäneet lukioissa. Hannu Puupponen totesi, että lähettiläät ovat käyttäneet yleisesittely -pohjaa, jota on tarvittaessa täydennetty. Monet opiskelijalähettiläistä ovat nyt valmistumassa, joten uusia täytyy rekrytoida. Kokemus on ollut, että lähettiläät ovat olleet luotettavia ja hyvin tavoitettavissa. Blogit ovat tavoittaneet hakijat paremmin kuin Facebook. Lähettiläitä on pyritty kannustamaan toisten blogien kommentointiin. Twitteriä on myös kokeiltu, mutta sen käyttö lukiolaisten keskuudessa oli vielä vähäistä (lukiot tuntuvat käyttävän Twitteriä sisäiseen viestintään). Eija Ihanainen totesi, että opiskelijalähettiläät pitäisi saada parempaan yhteistyöhön tiedekuntien ja laitosten kanssa. Tarja Vänskä-Kauhanen kertoi, että opiskelijalähettiläiden tuotoksia on ollut mukava jakaa mm. Facebookissa. Hannu Puupponen totesi, että lähettilästoiminnan JYn sisäiseen markkinointiin on panostettava enemmän. Hannu Puupponen kertoi, että Antti Auer strategisesta kehittämisestä on ollut mukana Kiihdytyskaista II hankkeessa, jossa edistetään lukiolaisille ns. kurkistuskursseja yliopisto-opintoihin. Hakijan päivään on toivottu lukiolaisten opintopolkuja, jossa lukiolaiset etsisivät itse kysymyksiä. Mari Ikonen kertoi, että yhteiseen hallintojohtajalle esitettyyn raporttiin kirjattiin myös toive opiskelijalähettilästoiminnan jatkamisesta ja tämän vuoksi rahoitusta on haettu myös budjettiin. Mari Ikonen kysyi miten tiedekunnat haluaisivat toimintaa kehitettävän. Tapio Ruokolainen totesi, että tiedekunta toivoisi opiskelijalähettiläältä yhteydenottoa, kun hänet on valittu. Marja Korhonen kertoi, että tiedekunta oli saanut lukiolta myös hieman huonompaa palautetta opiskelijalähettilään pitämästä esityksestä. Yhteydenotto tiedekuntaan takaisi myös sen, ettei vanhentuneita tietoja levitetä. Lisäksi toivottiin tarkempaa tietoa siitä, missä lukioissa opiskelijalähettiläät käyvät. Eija Ihanainen totesi, että ne esittelypyynnöt, joihin opiskelijalähettiläät eivät pysty vastaamaan, tulisi lähettää eteenpäin tiedekunnille. Monesti lukioiden opinto-ohjaajat tietävät mihin heidän vanhat opiskelijansa on hyväksytty ja he ottavat suoraan yhteyttä entiseen oppilaaseen. Myös monet opinto-ohjaajat ottavat yhteyttä suoraan tiedekuntaan. Miikka Kimari totesi, että olisi kiinnostavaa kokonaisuuden kannalta koota tiedot siitä missä kaikkialla opiskelijat ovat käyneet. Onko mahdollisesti sellaisia avainkohteita, joissa pitäisi käydä. 2 / 5

3 Hannu Puupponen kertoi, että lähes aina keskustellaan yhdessä siitä ketkä lähtevät ja minne. Pyrkimyksenä on myös että yleensä lähetettäisiin kaksi opiskelijalähettilästä. Mervi Venäläinen esitti, että Facebookin keskustelualustalle laitettaisiin tieto siitä, minne ollaan menossa vierailuille, joten muut kiinnostuneet opiskelijat voisivat harkita mukaan lähtemistä. Ainakaan opintoasiainpäälliköiden ei tule seurattua tätä kanavaa. Mari tiedusteli haluavatko kaikki tiedekunnat ottaa opiskelijalähettiläät myös tiedekunnan perehdytykseen. Joissakin oppiaineissa on ollut sama opiskelijalähettiläs alusta alkaen. Edellisellä valintakierroksella lähettiläitä valittiin vain muutama ja tiedekunnilta kysyttiin valintavaiheessa voidaanko esitetyt henkilöt valita. Jatkossa opiskelijalähettiläiden valinta tuodaan yhteistyöhön tiedekuntien kanssa niin että opintoasiainpäälliköt saavat tiedon lähettiläiden valinnasta. Elina Isännäinen kertoi kansainvälisten lähettiläiden osalta, että heitä on ollut vähän tarjolla. Hän totesi, että jos jotain tiettyjä kohdemaita halutaan mukaan, niin siitä olisi hyvä tietää etukäteen. Kansainvälisellä puolella on arvioitava mitä alueita haluttaisiin erityisesti tavoittaa. Kansainvälisiä opiskelijalähettiläitä on ollut kuusi, joista yksi on ollut vapaaehtoispohjalla. Kun uudet laitetaan seuraavan kerran hakuun, niin tiedekuntien kanssa mietitään hakuprosessia ja toiminnan koordinointia yhteistyössä. 3. Raportin luovuttaminen hallintojohtajalle Mari Ikonen kertoi että rekrytointiraportti luovutettiin hallintojohtajalle elokuussa. Raportti on lähetetty osallistujille ja se sisältää kokouksissa ja sähköpostilistoilla etukäteen sovitut asiat. Raportti on pöytäkirjan liitteenä. Opintopalveluissa vapautuvaa tehtävänkuvaa on tarkoitus muuttaa niin että siihen sisällytettäisiin hakijaviestintää ja rekrytointia. Valittu henkilö toimisi osana hakijapalveluita. Tällöin hakijapalvelussa olisi kaksi kokonaisuutta: järjestelmä ja opintohallintopuoli sekä viestintä- ja rekrytointi. Raporttiin ei ollut kommentoitavaa. 4. Yhteistyö Jyväskylä ammattikorkeakoulun kanssa ja seudullinen yhteistyö Miikka Kimari kertoi, että mm. JYKES, Jyväskylän kaupunki, Jyväskylän ammattikorkeakoulu sekä yliopisto ovat vuoden alusta perustaneet yhteismarkkinointiryhmän jota kaupunki vetää. Kaikki tahot, joilla on intressinä kehittää seudullista markkinointia, on pyritty saamaan mukaan. Yksi esimerkki on viime viikolla lanseerattu Mighty Jyväskylä peli, joka löytyy yliopiston etusivulta. Yksi pelattavista kentistä on Jyväskylän yliopiston (jokainen rahoittaja on saanut oman kentän). 3 / 5

4 Peli on suunnattu ihmisille, jotka ovat kiinnostuneet Jyväskylästä tai IT-alan opiskelusta taikka työskentelystä. Peli on pelattavissa 9.12 saakka (jatkosta ei ole päätetty). Peli tulee Studia-messuille ja Hakijan päivään. Sininen meteoriitti mainostoimisto julkaisee Mighty Jyväskylä kampanjan, jonka tarkemmasta sisällöstä ei ole vielä tietoa. Pelillä on omat facebook sivut. Peli on saatu tehtyä todella nopeasti kahdessa kuukaudessa ja tekijät ovat ilmeisesti Jyväskylän yliopiston entisiä opiskelijoita. Ryhmässä on mietitty myös hakijoille tarjottavia porkkanoita. JYU on esittänyt että hakija saisi käyttöönsä esim. kuukaudeksi Jyväskylän liikenteen kortin. Ensi kesän asuntomessuista yritetään saada kaikki hyöty irti ja olisi hienoa, jos Jyväskylän kaupungille perustettaisiin markkinointikoordinaattorin virka. Miikka Kimari kertoi että kaupungin kansainvälisestä viestinnästä on tullut kysely koskien yliopiston kansainvälistä viestintää ja markkinointia. Anna Grönlund totesi, että myös ELY keskus vetää yhtä ryhmää. Mietittiin ovatko ELYn ja kaupungin ryhmät yhteistyössä keskenään. Muru Linjala ja Tuija Koponen ovat olleet ELY keskuksen vetämässä ryhmässä mukana, jossa viritellään Team Finland konseptia. Miikka Kimari kertoi lisäksi, että kaikkien aikojen tunnetuimman jyväskyläläisen iskulauseita on käyty lävitse ryhmän toimesta, mutta mitään sopimuksia ei ole tehty. 5. Uudelle opiskelijalle suunnatut esitteet Onnea olet valittu! ja Näin opintosi alkavat! Todettiin, että Onnea, olet valittu! esite ei sisällä sellaisia ohjeita, joiden muuttamista tarvitsisi käydä yhdessä lävitse. Kyse on lähinnä yliopiston imago esitteestä. Riikka Valkonen esitti, että Onnittelut, uusi opiskelija! esitteen tiedot siirretään verkkoon jo kevään 2014 yhteisvalintojen osalta. Opintopalvelut pyrkii selvittämään mahdollisuuksia automatisoida ilmoittautumismenettelyä, johon liittyy myös identiteetin- ja pääsynhallinnan projekti eli uusi käyttäjähallintajärjestelmä. Tässä vaiheessa on vaikea tietää mitä tietoja painettuihin esitteisiin laitettaisiin, koska ei ole varmuutta siitä kuinka uudistukset saadaan etenemään ja esite sisältää jo nyt suurimmaksi osaksi viittauksia yliopiston verkkosivujen tietoihin. Sovittiin, että tiedot viedään verkkoon ja tilalle tehdään Onnittelut, uusi opiskelija! postikortti, jossa on tiedot verkko-osoitteesta. Verkkosivujen sisältöä voidaan miettiä yhteistyössä tiedekuntien verkkovastaavien kanssa. 6. Nettisivujen yhtenäistäminen, valintaperusteiden julkaisu ja yhteenveto opoille Verkkosivujen yhtenäistämistä toteutettiin viestinnän johdolla työpajassa 7.10 ja toinen työpaja pidetään tällä viikolla Uudet verkkosivut on tarkoitus julkaista hakijan päivään (8.11) mennessä. Riikka Valkonen tekee verkkosivuista myös pdf-muotoisen esitteen opoille. Eija Ihanainen tiedusteli milloin Hae opiskelemaan sivut saatetaan selkeämpään muotoon. Tarja Vänskä-Kauhanen totesi, että niitäkin on tarkoitus uudistaa ensi kevääksi. 4 / 5

5 Suoraan maisteriksi opas ja Hakijan opas ovat painossa. 7. Muut asiat Tarja Vänskä-Kauhanen kertoi, että tämän viikon keskiviikkona jatketaan workshopissa verkkosivujen työstämistä mm. kuvien osalta. Kansainvälisten maisteriohjelmien osalta koordinaattorit ovat saaneet tunnuksia Study portaaliin. AdWords kampanjassa on rahaa vielä jäljellä. Tarja Vänskä-Kauhanen laittaa tietoa kampanjan päättymisestä. Opintoasianpäälliköille välitetään viesti koskien OKM seminaaria 28.10, johon voi osallistua myös etäyhteydellä. Riikka Valkonen tiedusteli tiedekunnilta järjestääkö moni syksyllä 2014 suomenkielisiin maisteriohjelmiin hakuja. Useat tiedekunnat järjestävät niitä. On tärkeää huomata, että yliopistolain 36 on muuttunut ja jatkossa puhuttaessa yhteishausta tarkoitetaan myös kotimaisia maisterihakuja (ulkopuolelle voidaan jättää UAF haut). Jos koimaisia maisterihakuja ei järjestä yhteishaun aikataulussa yliopiston on tehtävä siitä erillinen päätös. Tällä hetkellä yleisissä valintaperusteissa on todettu, että yhteishaussa ovat mukana koulutukset, joihin haetaan yleisen korkeakoulukelpoisuuden perusteella ja muiden hakujen aikatauluista päätetään tiedekunnissa. Vuoden 2015 valintaperusteita suunniteltaessa on mietittävä miten maisterihakujen kanssa menetellään. 8. Seuraava kokous Sihteeri doodlettaa seuraavaa kokousaikaa marraskuun lopulta. Kokouksen jälkeen sovittiin seuraavaksi kokousajaksi perjantai klo AgC Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen. 5 / 5