Lehtien hankintaa sopimuskaudelle toistaiseksi voimassaoleva (SEU57778) koskeva hankintaoikaisuvaatimus

Transkriptio

1 Hankintatoimen johtokunta Lehtien hankintaa sopimuskaudelle toistaiseksi voimassaoleva (SEU57778) koskeva hankintaoikaisuvaatimus 8405/02.08/2016 HTJK Joensuun seudun hankintatoimi kilpailutti Joensuun seudun hankintatoimen sopimusyhteisöille kotimaassa ja ulkomailla julkaistujen sanoma,- aikakaus,- ammatti- ja tieteellisien lehtien hankinnan sopimuskaudelle toistaiseksi voimassaoleva. Sopimus jatkuu toistaiseksi voimassaolevana lähtien, ellei Joensuun seudun hankintatoimi irtisano sopimusta erillisellä päätöksellä viimeistään kuusi (6) kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä ja ilmoita siitä asianosaisille. Mikäli sopimus jatkuu toistaiseksi voimassaolevana molemminpuolisella kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla, niin sopimuskaudella sovelletaan hankintasopimusta entisin ehdoin, sen mukaisesti kuin ne ovat voimassa sopimuskauden päättyessä. Allekirjoittaessaan hankintasopimuksen sopimustoimittaja sitoutuu omalta osaltaan siihen, että sopimus jatkuu toistaiseksi voimassaolevana, mikäli Joensuun seudun hankintatoimi niin haluaa. Hankinnassa tullaan valitsemaan yksi (1) sopimustoimittaja per kohderyhmä. Osatarjoukset hyväksytään kohderyhmittäin. Pos. 1. Tarjoajan tulee tarjota kaikkia lehtikorin lehtiä pystyäkseen jättämään tarjouksen. Tarjouksen voi jättää joko vain toiseen tai molempiin kohderyhmiin. Kohderyhmät ovat: Pos. 1: Lehtikori Pos. 2: Sanomalehti Karjalainen Positiossa 1: Lehtikori toimittajalla tulee olla riittävän laaja ja kattava julkaisuvalikoima kotimaisia ja ulkomaisia sanoma- ja aikakauslehtiä ja ammattija tieteellisiä lehtiä sekä tilaajien tarpeet huomioiva toimiva palvelukonsepti. Tilaukset suoritetaan tarpeen mukaan. Tilaajat eivät sitoudu mihinkään vähimmäistilausmääriin sopimuskauden aikana ja pidättävät oikeuden hankkia ainoastaan käytettävissä olevien määrärahojen salliman määrän. Tarjouspyynnössä mainitut vuosikulutusmäärät ovat suuntaa antavia arvioita ja perustuvat edellisen vuoden kulutusmääriin eivätkä sido tilaajia. Hankinnassa ei sitouduta myöskään etukäteen tiettyihin julkaisuihin tai tilausmääriin sopimuskauden aikana. Lehtikorin lehtinimekkeiden kustantajat/julkaisijat saattavat vaihtua sopimusaikana, mutta lehtinimekkeet pysyvät suurin piirtein samoina, jos lehtinimekkeen julkaisua/kustannusta ei kokonaan lopeteta. Lehdet, joiden tilauskausi alkaa vuoden 2017 puolella (lehden vuosikerran ensimmäinen numero voi ilmestyä jo edellisen vuoden aikana), tilataan tässä

2 kilpailutuksessa valitulta sopimustoimittajalta tämän kilpailutuksen perusteella solmittavan sopimuksen ehtojen mukaisesti. Sopimuskausi koskee vähintään seuraavia tilausperiodeja: ja Hankinnassa ovat mukana seuraavat tahot: Joensuun kaupunki Outokummun kaupunki Tohmajärven kunta Kontiolahden kunta Ilomantsin kunta Juuan kunta Lieksan kaupunki Nurmeksen kaupunki Valtimon kunta NuVa-kuntayhtymä Heinäveden kunta Kiteen kaupunki Rääkkylän kunta Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymä Pohjois-Karjalan sairaanhoito- ja sosiaalipalvelujen kuntayhtymä Pohjois-Karjalan maakuntaliitto Itä-Suomen Liikuntaopisto Oy Joensuun kaupunki / Pohjois-Karjalan pelastuslaitos Puhas Oy Karelia Ammattikorkeakoulu Oy Joensuun, Kontiolahden ja Outokummun sosiaali- ja terveyspalvelujen yhteistoiminta-alue Valintaperusteena on hinta, max. 100 p., jota arvioidaan tarjouspyynnön mukaisesti kohderyhmittäin. Osatarjous on ollut mahdollinen. Hintapisteet lasketaan kaavalla halvin hinta / tarjottu hinta x 100 p. Kilpailutus tehdään 100 p. lehtikorin hinta vuoden 2016 (tilausperiodi ) hinnoilla. Sopimus on voimassa vasta vuoden 2017 vuosikerroista, joiden hinnoittelussa ja koko tämän sopimuksen sopimuskaudella tullaan noudattamaan tämän sopimuksen mukaista hinnoittelua seuraavasti: Sopimuskaudella lehtien seuraavien tilausperiodien hinnoittelussa tullaan käyttämään lehtikohtaisesti annettua alennus- ja/tai palvelumaksuprosenttia. Sopimushinta lasketaan samalla tavalla aina ko. tilausperiodin kustantajan virallisesta ja julkisesta kaikkien saatavilla olevasta lähtöhinnasta eli samoista tiedostoista otettuja hintoja, mitkä ovat tässä tarjouspyynnössä ovat lehtien lähtöhintoja. Sopimuskaudella ennen tilausperiodin laskutusta sopimustoimittajan tulee toimittaa Joensuun seudun hankintatoimelle hyväksyttäväksi kaikkien lehtikorin lehtien osalta vähintään seuraavat tiedot:

3 1. Vähintään kaikkien lehtikorin lehdistä kustantajan/julkaisijan viralliset ja julkiset kaikkien saatavilla olevat lähtöhintaluettelot ko. vuodelle kustantajan lähettämässä alkuperäisessä formaatissa 2. Lähtöhintaluetteloiden mukaisilla lehtien lähtöhinnoilla laskettu lehtikohtainen erittely, josta selviää lehtikohtainen lähtöhinta, lehtikohtainen sopimuksen mukainen alennus- ja/tai palvelumaksuprosentti ja sopimushinta ko. lehden vuosikerralle (alv 0%). 3. Listaus huomattavista normaalista tasosta poikkeavista (esim. yli 5 %) hinnankorotuksista lehtikohtaisesti ja niiden perusteluista. Lehtikorissa eritellyt lehdet on toimitettava erikseen ja kotimaisen ja ulkomaisen aineiston osalta sopimushinnat voi toimittaa eri aikaan. Ellei tilausperiodin sopimushintoja toimiteta hyväksyttäväksi ennen laskujen lähettämistä, noudatetaan lehdille tässä tarjouspyynnössä annettuja kiinteitä hintoja. Julkaisijoiden/kustantajien lähtöhintaluetteloissa on oltava mukana vähintään kaikki tarjouspyynnön lehtikorin lehtinimekkeet, mutta listoissa voi olla mukana muitakin lehtinimekkeitä. Hankintayksikkö varaa oikeuden lisäselvitysten pyytämiseen sopimuskaudella esim. koskien hinnoittelun perusteita esim. jos sopimuskaudella toimitetuissa lähtöhintaluetteloissa ja sopimushinnoissa on puutteita tai eroavaisuuksia. Alkuperäisessä tarjouspyynnössä on ollut osan lehtikorin lehtien kohdalla virheellinen arvonlisäveroton lähtöhinta, koska joidenkin lehtien osalta lähtöhinnassa on ollutkin arvonlisäveroa. Joensuun seudun hankintatoimi on tasapuolisuuden ja syrjimättömyyden nimissä antanut kaikille tarjoajille täsmennysmahdollisuuden annettuihin vertailuhintoihin ja annettaviin palvelumaksu ja/tai alennusprosentteihin kaikkien niiden lehtien osalta, joissa on ollut virheellinen lähtöhinta. Lopulliset ja arvonlisäverottomat lehtikorin lehtien lähtöhinnat on päätöksen liitteenä olevassa vertailutaulukossa merkattu kunkin lehden perään, jolloin lehden alkuperäinen virheellinen lähtöhinta on yliviivattu. Joensuun seudun hankintatoimen hankintasuunnittelija vs. hankintapäällikkö päätti , että sopimus Joensuun seudun hankintatoimen sopimusyhteisöille kotimaassa ja ulkomailla julkaistujen sanoma,- aikakaus,- ammatti- ja tieteellisien lehtien hankinnasta sopimuskaudelle toistaiseksi voimassaoleva tehdään edullisimman tarjouksen tehneen BTJ Finland Oy:n kanssa molempien kohderyhmien eli Pos. 1: Lehtikori sekä Pos. 2: Sanomalehti Karjalainen osalta. LM Tietopalvelut Oy on tehnyt liitteenä olevan hankintaoikaisuvaatimuksen, jossa valittaja vaatii hankintayksikköä kumoamaan hankintapäätöksen ja kilpailuttamaan hankinnan uudelleen molempien kohderyhmien osalta. Lisäksi LM Tietopalvelut Oy on lähettänyt liitteenä olevan täydennyksen hankintaoikaisuvaatimukseensa. Joensuun seudun hankintatoimi on menetellyt hankintalain periaatteiden mukaisesti antamalla kaikille tarjoajille mahdollisuuden täsmentää antamaansa

4 palvelumaksu- ja/tai alennusprosenttiaan kaikkien niiden lehtien osalta, joissa on ollut virheelinen lähtöhinta. Lopullinen vertailuhinta on laskettu lähtöhinnasta vähentämällä alennusprosentin tai lisäämällä palvelumaksuprosentin osuus. Valittajan väittämä siitä, että täsmennyksen yhteydessä ei olisi pystynyt muuttamaan alennusprosenttia täsmennettävien lehtien osalta ei pidä paikkansa. Jo ensimmäisen täsmennyspyynnön yhteydessä on ilmoitettu seuraavasti: "...Punaisella tekstillä on merkattu ne kohdat, joihin pyydämme täsmennystänne. Täsmennys saa koskea vain ja ainoastaan punaisella kirjoitettuja soluja eli lehden sopimushintaa eli yksikköhintaa ja lehden alennusja/tai palvelumaksuprosenttia." Myöhemmissä täsmennyspyynnöissä on ohjeistuksessa viitattu ensimmäisessä täsmennyspyynnössä ilmoitettuun ohjeistukseen. Täsmennyspyynnöissä on yksiselitteisesti ilmoitettu, että alennusprosentin tai palvelumaksuprosentin muuttaminen on ollut mahdollista. Valittajan mielestä hankintayksikkö olisi voinut pitää alun perin antamansa, joskin virheelliset (alvilliset) hinnat tarjouspyynnön vertailuhintoina, jolloin kaikki tarjoukset olisivat olleet vertailukelpoisia ja vuoden 2017 laskutus olisi sitten mennyt täysin oikein kustantajan päivitettyjen 2017 listahintojen perusteella. Tehdyt täsmennyspyynnöt eivät itse asiassa vaikuttaneet tarjoajien järjestykseen tarjousvertailussa, joten siinäkin tapauksessa voittajana olisi ollut BTJ Finland Oy. Hankintayksikkö halusi kuitenkin täsmentää virheelliset hinnat siltä varalta, että mikäli virheellinen lähtöhinta olisi vaikuttanut jonkun tarjoajan tarjoukseen haitallisesti ja täsmentäminen takasi kaikille tarjoajille tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun. Tehdyt täsmennykset vaikuttivat suotuisasti juuri valittajan tarjouksen pisteytykseen. Vertailuun vaikuttaviin täsmennyksiin liittyy aina riski hankintamenettelyn tasapuolisen kohtelun vaarantumisesta. Tässä tapauksessa on ollut tulkinnanvaraista, että voidaanko katsoa, että kyseessä on ollut ns. teknisluonteinen korjaus ja tällöin kyseinen kohta on voitu täsmentää. Teknisluonteisia korjauksia ovat usein mm. virheellisen verokannan korjaaminen. Tässä tapauksessa virheellinen verokanta on ollut lähtöhinnassa, joka on sitä kautta johtanut myös virheelliseen vertailuhintaan, koska tarjoajat ovat luulleet, että ilmoitettu lähtöhinta on ollut veroton, vaikka se ei sitä ole ollutkaan. Toisaalta voidaanko katsoa, että täsmentäminen on johtanut tarjouksen jälkikäteiseen parantamiseen, koska täsmentäminen on kohdistunut hintatietoon, joka vaikuttaa vertailun lopputulokseen. Valittajan maininta, että hankintayksikön olisi tullut antaa mahdollisuus muiden hinta- ja prosenttitietojen päivittämiseen ei olisi ollut hankintalain näkökulmasta mahdollista, koska se olisi ehdottomasti johtanut tarjouksen jälkikäteiseen parantamiseen, koska tällöin olisi täsmennetty myös tietoja, jotka ovat olleet lähtökohtaisesti oikein. Hankintapäällikön päätösehdotus:

5 Joensuun seudun hankintatoimen johtokunta päättää, että LM Tietopalvelut Oy:n tekemä hankintaoikaisuvaatimus hyväksytään, koska tehtyjen täsmennysten lopullinen vaikutus hankintamenettelyn hankintalainmukaisuuteen ja tasapuoliseen ja syrjimättömään kohteluun on tulkinnanvaraista. Joensuun seudun hankintatoimen johtokunta päättää keskeyttää kilpailutuksen ja velvoittaa hankintayksikön ryhtyvän tarvittaviin toimiin hankintalain mukaisen sopimustilanteen saavuttamiseksi. Päätös: Hyväksyttiin yksimielisesti.