Juuan kunnan tilintarkastuspalvelut tilikausille / 88722

Transkriptio

1 Juuan kunnan tilintarkastuspalvelut tilikausille / 88722

2 Sisältö 1. Sopimuksen osapuolet 1 2. Mukana olevat yhteisöt 1 3. Sopimuksen kohde 1 4. Sopimuskausi 4 5. Hankintapäätös 4 6. Komissiomaksu ja raportointi 4 7. Hinnat 5 8. Maksuehdot ja viivästyskorko 6 9. Viivästyssakko Ylivoimainen este Salassapito, vaitiolovelvollisuus ja sopimussakko Sopimuksen purkaminen Sopimusta koskevien erimielisyyksien ratkaiseminen Sopimusasiakirjat ja niiden julkisuus Yhteyshenkilöt 8 Allekirjoitukset 8

3 1 (8) Juuan kunnan tilintarkastuspalvelut tilikausille / Sopimuksen osapuolet Toimittaja BDO Audiator Oy ( ) Vattuniemenranta HELSINKI Tilaaja Pohjois-Karjalan hankintatoimi (), JOENSUU Komissioprosentti: 1,5 % 2. Mukana olevat yhteisöt Pohjois-Karjalan hankintatoimi sopii tällä sopimuksella seuraavien Pohjois-Karjalan hankintatoimen yhteistoimintasopimuksen allekirjoittaneiden yhteisöjen puolesta: Juuan kunta Sopimusyhteisöjen lukumäärä voi sopimuskauden aikana muuttua. Tarjouspyynnössä mainitut Pohjois-Karjalan hankintatoimen yhteistoimintasopimuksen piiriin kuuluvat yhteisöt ja jatkossa myös muiden Pohjois-Karjalan hankintatoimeen liittyvien uusien yhteisöjen on mahdollista soveltuvin osin käyttää sopimusta. Muiden yhteisöjen liittämisestä sopimuksen piiriin päätetään erikseen ja tehdään tarvittaessa erilliset sopimukset. 3. Sopimuksen kohde Sopimus käsittää Juuan kunnan kuntalain (410/2015) mukaisen hallinnon ja talouden tilintarkastuspalveluiden hankinnan tämän sopimuksen, tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisesti sopimukseen kuuluville asiakastahoille sopimuskauden ajan. Hankinnan yleiset lähtökohdat Tilaukset suoritetaan tarpeen mukaan. Pohjois-Karjalan hankintatoimi / tilaaja ei sitoudu mihinkään vähimmäistilausmääriin sopimuskauden aikana ja pidättää oikeuden hankkia ainoastaan käytettävissä olevien määrärahojen salliman määrän. Juuan kunnan hallinnon ja talouden tarkastuspalveluiden sekä tytäryhteisöjen tarkastuspalveluiden tilaaja on Juuan kunta/tarkastuslautakunta, osoite Poikolantie 1, Juuka. Kunnan hallinnon ja talouden tarkastuksen valmistelu on tarkastuslautakunnan tehtävä.

4 2 (8) Kunnan hallinnon ja talouden tarkastamista varten valitaan tilintarkastusyhteisö. Tilintarkastusyhteisön valitsee Juuan kunnanvaltuusto. Palveluiden/tuotteiden sekä logististen ratkaisujen tulee olla mahdollisimman vähän ympäristöä kuormittavia. Yleiset palvelun vähimmäisvaatimukset Tilintarkastusyhteisöllä on oltava laadunvarmistusjärjestelmä, joka on dokumentoitu laatukäsikirjassa, prosessikuvauksessa tai muussa laatuasiakirjassa. Palveluntuottaja vastaa tuottamiensa palvelujen osalta palvelun saajalle aiheuttamistaan vahingoista ja huolehtii osaltaan niiden turvaamisesta tarpeellisin vakuutuksin. Palveluntuottajalla tulee olla lakisääteiset ja muut palvelun tuottamisen kannalta tarpeelliset vakuutukset. Vakuutusten tulee olla voimassa koko sopimuskauden. Palveluntuottajan on hankittava toimintaansa varten vastuuvakuutukset, jotka tulee olla riittävät suhteessa palvelun tuottamiseen liittyvien riskien kanssa. Todistus vastuuvakuutuksesta on esitettävä pyydettäessä. Tilintarkastajalla ja avustavalla tarkastajalla on oltava valmius siihen, että ne pystyvät tarkastuslautakunnan erillispyynnöstä suorittamaan ns. rajattuja kohdetarkastuksia ja antamaan niistä tarkastusraportin. Näiden tarjouspyynnön ulkopuolisten lisätöiden hinta (tunti- ja päivähinta) on ilmoitettu tarjouksessa. Osapuolten sitoutuminen Osapuolet sitoutuvat siihen, että sopimuskauden aikana tapahtuvista toiminnan oleellisista muutoksista (esim. olennaisten organisaatio- ym. muutosten johdosta) ilmoitetaan sopijaosapuolille. Nimettävät yhteyshenkilöt ja niiden vaihtuminen Palveluntuottajan on nimennyt tilaajalle vaadittavat tilintarkastajat tarjouspyynnön määrittelyjen mukaisesti. Lisäksi on nimetty oma yhteyshenkilö sopimuksen allekirjoittamiseen, toimintaan ja laskutukseen liittyvissä asioissa. Mikäli nimetyissä henkilöissä tapahtuu vaihdoksia, tulee uudet henkilöt ilmoittaa kirjallisesti Pohjois-Karjalan hankintatoimelle sekä Juuan kunnan tarkastuslautakunnalle. Henkilöitä ei saa vaihtaa ilman kirjallista ilmoitusta. Uuden henkilön on omattava vähintään sama pätevyystaso/ammattitaito kun alunperin tarjouksessa nimetyltä henkilöltä on vaadittu. Vastuunalaisen JHT- tilintarkastajan ja hänen varatilintarkastajan nimi ja tutkinto (vastuunalaiselta tilintarkastajalta ja hänen varahenkilöltä edellytetään vähintään kuntalain 14 luvun 122 : n mukaista ammattipätevyyttä) Vastuunalainen tilintarkastaja JHT, HT Lilja Koskelo, Varahenkilö JHT, HT Taina Törrönen JUUAN KUNNAN HALLINNON JA TALOUDEN TILINTARKASTUSPALVELUT

5 3 (8) Palvelun vähimmäisvaatimukset Tilintarkastusyhteisö antaa tiedoksi tarkastuslautakunnalle koko sopimuskautta koskevan tarkastussuunnitelman ja tilikausittain tarkastusohjelman. Tilintarkastajan edellytetään antavan tarkastuslautakunnalle vuosittain tarkastuskertomuksen sekä sen lisäksi vähintään kaksi (2) muuta kirjallista raporttia. Tilintarkastajan on valmistauduttava esittelemään erikseen sovittaessa kaikki antamansa raportit tarkastuslautakunnan kokouksissa. Mahdollinen esittelyyn kuluva työaika (ei sis. matkustusta) sisältyy tarjouspyynnössä ilmoitettuihin tilintarkastuspäiviin. Muu raportointi tapahtuu tilintarkastajan harkinnan sekä kuntalain, kunnan hallintosäännön ja tarkastuslautakunnan antamien ohjeiden mukaisesti. Tilintarkastukseen kuuluvat tehtävät Tilintarkastus sisältää kuntalain (410/2015) mukaisen tilintarkastuksen, pitäen sisällään kaikki lakisääteiset tilintarkastuksen tehtävät. Kirjanpitoihin sisältyvien projektien ja hankkeiden tilintarkastukset ja niistä annettavat lausunnot, tarkastuslautakunnan kokouksien pöytäkirjanpitäjän/sihteerin tehtävät sekä tarkastuslautakunnan arviointikertomuksen valmistelu ja kirjoittaminen eivät sisälly kuntalain mukaiseen tilintarkastukseen eivätkä ne kuulu tämän tarjouspyynnön mukaiseen tilintarkastuspalveluiden kokonaishintaan, mutta palveluntuottaja sitoutuu tekemään ne erikseen pyydettäessä tarjouksen kokonaishinnan laskennassa käytettävillä päivä- ja tuntihinnoilla, jotka ilmoitetaan tarjouksessa. Tilintarkastajan /-tarkastajien vähimmäisvaatimukset Kuntalain (410/2015) mukaisesti hallinnon ja talouden tarkastamista varten valitaan tilintarkastusyhteisö. Yhteisön on määrättävä vastuunalaiseksi tilintarkastajaksi JHT-tilintarkastaja. Kunnan hallinnon ja talouden vastuunalaiselta tilintarkastajalta edellytetään siis vähintään kuntalain 14 luvun 122 :n mukaista pätevyyttä, eli vastuunalaisen tilintarkastajan on oltava JHTtilintarkastaja. Tilintarkastaja toimii tehtävissään virkavastuulla. Tilintarkastajalla on oltava edellytykset riippumattoman ja riittävän laajan tilintarkastuksen toimittamiseen. Jos edellytykset riippumattomaan tarkastukseen puuttuvat, tilintarkastajan on kieltäydyttävä vastaanottamasta tehtävää tai luovuttava siitä. Tilintarkastajana ei saa toimia henkilö, joka kuntalain 75 :n mukaan ei ole vaalikelpoinen tarkastuslautakuntaan. Tilintarkastajalta edellytetään kokemusta tilintarkastuksesta kunta-alalta, vahvaa kuntatalouden tarkastusosaamista sekä hyvää kuntalain tuntemusta. Tilintarkastuksen laajuus (tilintarkastuspäivät) Kuntalain mukaisen tilintarkastuksen laajuus on 10 tilintarkastuspäivää tilikaudessa. Vastuunalaisen JHT-tilintarkastajan tulee tehdä näistä vähintään 70 % eli vähintään 7 tilintarkastuspäivää. Lopun työn eli enintään 30 % tilintarkastuspäivistä (enintään 3 tilintarkastuspäivää) voi tehdä avustava (auktorisoitu tai auktorisoimaton) tilintarkastaja. Työpäivän pituus on 7,35 h eli 7 tuntia 21 minuuttia, jota käytetään laskutuksessa ja jota tulee käyttää

6 4 (8) tarjouksessa esitettävien hintojen laskennassa. Tilintarkastajan käytettävissä olevat tilat ja palvelut Tilintarkastajalla on käytettävissään työtila, kopiointimahdollisuus ja liityntämahdollisuus kunnan IT-verkkoon. 4. Sopimuskausi Sopimuskausi alkaa kun hankintasopimus on allekirjoitettu. Tavoiteaikataulu sopimuskauden aloittamiselle on Sopimuskausi päättyy Sopimuskausi koskee tilikausien 2017, 2018, 2019, 2020 ja 2021 tarkastuksia. 5. Hankintapäätös Juuan kunnanvaltuusto / Tilintarkastajan valinta valtuustokaudelle Komissiomaksu ja raportointi Kaikkiin tämän sopimuksen kautta myytyjen tuotteiden ja palveluiden hintoihin sisältyy 1,50 %:in komissio, jonka toimittaja maksaa Pohjois-Karjalan hankintatoimelle neljännesvuosittain. Komissio maksetaan Pohjois-Karjalan hankintatoimelle toimittajan raportointiin perustuvan laskutuksen perusteella. Komission määrä lasketaan kaikesta myynnistä alv. 0 %, joka on kohdistunut sopimuksessa mainittuun tai myöhemmin sopimuskauden aikana ilmoitettuun tilaajatahoon. Hankintalain 32 :n mukaiset kevennetyt kilpailutukset (ns. minikilpailutukset) kuuluvat komissiomaksun piiriin. Komissiomaksun suuruus määräytyy seuraavasti: Toimittajan sopimuksen kautta laskuttama kokonaismyynti alv. 0 % ajanjaksolla (kuukaudet 1-3, 4-6, 7-9 ja 10-12) * komissioprosentti = maksettava komissiomaksu alv 0 %, johon lisätään kulloinkin voimassa oleva yleinen alv. Toimittaja maksaa komission neljä (4) kertaa vuodessa toimittajan oman raportoinnin perusteella. Komissiomaksu suoritetaan Pohjois-Karjalan hankintatoimen lähettämän laskun perusteella ja laskun määrä muodostuu toimittajan suorittaman raportoinnin perusteella. Toimittajan tulee tällöin raportoida neljä (4) kertaa vuodessa, kunkin komissiojakson osalta Pohjois-Karjalan hankintatoimen toimittajaportaalin (Tarjouspalvelu.fi) välityksellä mukana olevan/olevien yhteisöjen ostoista yhteensä. Toimittajan on suoritettava vuosisopimukseen perustuva raportointi komissiolaskun muodostumista varten seuraavasti: - Jakso 1: kuukaudet 1-3, huhtikuun 15. päivään mennessä - Jakso 2: kuukaudet 4-6, elokuun 15. päivään mennessä - Jakso 3: kuukaudet 7-9, lokakuun 15. päivään mennessä - Jakso 4: kuukaudet 10-12, seuraavan vuoden tammikuun 7. päivään mennessä.

7 5 (8) Selvyyden vuoksi todetaan, että komissiolasku on maksettava kaikesta sopimusaikana toteutuneesta myynnistä sopimuksessa mainittuun tai myöhemmin sopimuskauden aikana ilmoitettuun tilaajatahoon riippumatta siitä, onko sopimus voimassa maksuhetkellä tai onko sopimus alkanut kesken edellä mainittujen ajanjaksojen. Tämä tarkoittaa sitä, että esim. jos sopimus loppuu kesken neljännesvuotta, esim. toukokuun loppuun, on toimittajan suoritettava raportointi ja maksettava raportointiin perustuva komissiolasku kuukausilta 4-5 yllä kuvatulla tavalla. Pohjois-Karjalan hankintatoimella tai sen osoittamalla kolmannella taholla on oikeus tarkastaa tietojen oikeellisuus. 7. Hinnat Raportointi Valitun toimittajan/toimittajien tulee toimittaa Pohjois-Karjalan hankintatoimen toimittajaportaalin (Tarjouspalvelu.fi) välityksellä Pohjois-Karjalan hankintatoimelle vähintään kerran vuodessa raportti (viimeistään tammikuun loppuun mennessä) tarjouspyynnössä mukana olevan/olevien yhteisöjen ostoista hankintayksiköittäin yhteensä ja tuotteittain euroa/vuosi (alv 0 %) sekä maksetuista komissiomaksuista sisältäen yleisen arvonlisäveron. Sopimuksessa käytetään BDO Audiator Oy:n saapuneen tarjouksen mukaista hinnoittelua (alv 0%). JUUAN KUNNAN HALLINNON JA TALOUDEN TILINTARKASTUSPALVELUT TILIKAUSILLE (YHT. 5 TILIKAUTTA) Kuntalain mukaisen hallinnon ja talouden tarkastuksen kokonaishinta tilikaudessa (yhteensä 10 tilintarkastuspäivää/tilikausi) (alv 0 %): Yksikköhinta 6 450,00 Tarkastuskohteessa tehdyn työn osuus tarkastuksesta, joka on yhteensä 10 tilintarkastuspäivää tilikaudessa: 5 tilintarkastuspäivää tilikaudessa Laskutuksessa sovellettava vastuunalaisen JHT- tilintarkastajan tarkastuspäivän hinta: 645 /pv Laskutuksessa sovellettava vastuunalaisen JHT- tilintarkastajan tarkastustunnin hinta : /h Vastuunalaisen JHT- tilintarkastajan osuus kuntalain mukaisesta kunnan hallinnon ja talouden tarkastuksesta (oltava vähintään seitsemän (7) tilintarkastuspäivää kymmenestä tilikaudessa): 10 päivää tilikaudessa Hinnanmuutokset Hintojen on oltava kiinteät tilikausien ajan. Sopimuskaudella hyväksytään ehto- tai hintamuutokset aikaisintaan tilikaudelle 2019 ainoastaan

8 6 (8) silloin, kun ne perustuvat viranomaisen päätöksiin tai alan yleiseen kustannuskehitykseen kuten merkittävät muutokset (+- 3 %) työvoimakustannuksissa tai raaka-aineiden hinnoissa. Perustellut muutosesitykset on tehtävä vähintään kolme (3) kuukautta ennen ehdotettua muutoksen voimaantuloa, kirjallisesti Pohjois-Karjalan hankintatoimelle. Kumpikin osapuoli saa ehdottaa uutta hinnanmuutosta ensimmäisen mahdollisen hinnanmuutosesityksen jälkeen tilikausittain. Perusteettomia hinnankorotuksia sopimuskaudella ei hyväksytä. 8. Maksuehdot ja viivästyskorko Maksuehto on vähintään 21 pv netto. Jos toimittaja laskuttaa paperilaskulla, maksuehto on 30 pv netto. Viivästyskorko enintään korkolain mukainen. Laskutus Lakisääteisen tilintarkastuksen ja muiden tarkastuspalveluiden hinnat määräytyvät hyväksytyn tarjouksen mukaisesti. Laskutus tehdyn työn perusteella. Tilintarkastuspalkkio suoritetaan tarkastustyön etenemisen mukaan tehtyjen tarkastuspäivien perusteella kuukausittain laskua vastaan. Laskusta tulee käydä ilmi tehdyt tarkastustunnit/päivät, työnsuorittajan nimi ja tilintarkastuksen aihe. Laskuihin ei saa lisätä tai sisällyttää laskutuslisää, tilinhoitomaksuja tai muita vastaavia kustannuksia. Palveluntuottajalta edellytetään sähköistä laskutusta. LASKUTUSOSOITE/TIEDOT: Juuan kunta Verkkolaskutusosoite: OVT-tunnus: operaattori: Enfo Zender Oy (tiedonvälityspalvelut) välittäjän tunnus: Viite: Juuan kunnan tilintarkastuspalvelut 9. Viivästyssakko Mikäli hankinta tai jokin hankintaan olennaisesti vaikuttava seikka myöhästyy tarjouspyynnössä/hankintasopimuksessa mainitusta määräajasta, suorittaa toimittaja viivästyssakkoa jokaiselta alkavalta myöhästymisviikolta, joka on sama kuin seitsemän (7) vuorokauden pituinen ajanjakso, yksi (1) prosenttia, kuitenkin enintään kymmenen (10) prosenttia tarjouspyynnössä esitetyn/sovitun arvonlisäverottoman (alv 0 %) hankintahinnan kokonaismäärästä. 10. Ylivoimainen este Lakon, saarron, työsulun, tulipalon, yleisen energian- tai vedenjakelun keskeytymisen tai muun näihin verrattavan poikkeuksellisen tilanteen vallitessa osapuolet vapautuvat velvoitteistaan siltä ajalta, jolloin mainitut olosuhteet vallitsevat. Ylivoimaisen esteen olemassaolosta on annettava viranomaisen todistus tai muu, sopijapuolten yhdessä luotettavaksi toteama selvitys. Sopijaosapuoli ei voi vedota ylivoimaiseen esteeseen, ellei hän ole viipymättä antanut siitä ilmoitusta tiedon saatuaan. Esteen lakkaamisesta on myös ilmoitettava viipymättä.

9 7 (8) 11. Salassapito, vaitiolovelvollisuus ja sopimussakko Salassapito Tilintarkastusyhteisö, vastuunalainen tilintarkastaja ja mahdollinen avustava tilintarkastaja sekä heidän varahenkilönsä ovat salassapitovelvollisia tilintarkastustoiminnan yhteydessä tietoon saatujen kuntaan liittyvien ja rekistereihin sisältyvien tietojen osalta. Tämä määräys on voimassa myös sopimuskauden päättymisen jälkeen. Sopijapuolet huolehtivat omilla vastuualueillaan siitä, että tietosuojaa tai muuta salassapitoa koskevat säädökset ja viranomaisten antamat määräykset otetaan huomioon. Sopimusrikkomukset Palvelun laadussa ilmenevistä virheistä tilaaja reklamoi kirjallisesti. Mikäli palvelun laadussa ilmenee olennainen tai toistuva (toistuvaksi katsotaan virhe, josta on reklamoitu kolme (3) kertaa kirjallisesti) virhe, tilaajalla on oikeus sopimussakkoon osoittamatta, että rikkomuksesta on aiheutunut vahinkoa. Tätä oikeutta ei kuitenkaan ole, jos sopimusrikkomus johtuu tilaajasta. Mikäli tilaaja on oikeutettu perimään sopimussakkoa kolme (3) kertaa, on tilaajalla sen jälkeen oikeus yksipuolisesti purkaa sopimus päättymään välittömästi tai haluamanaan ajankohtana. Jos sopimusrikkomus johtuu palveluntuottajan tuottamuksesta, on palveluntuottaja vahingonkorvausvelvollinen aiheuttamistaan välittömistä vahingoista ja kuluista siltä osin kuin ne ylittävät edellä mainitun sopimussakon. 12. Sopimuksen purkaminen Mikäli toimittaja on laiminlyönyt sopimuksen mukaiset velvollisuutensa eikä täytä niitä kuukauden kuluessa asiakkaan toimittamasta kirjallisesta huomautuksesta lukien, asiakkaalla on oikeus purkaa sopimus päättymään välittömästi ja toimittaja on velvollinen korvaamaan asiakkaalle aiheutuneet kulut siihen asti, kunnes uusi kilpailutus on saanut lainvoiman ja uusi toimittaja on aloittanut toimintansa, sekä muut asiakkaalle aiheutuneet vahingot. Jos toimittaja joutuu konkurssiin, selvitystilaan, yrityssaneeraukseen tai asiakkaan tietoon on tullut, että toimittaja on syyllistynyt johonkin hankintalain 80 ja/tai 81 :ssä mainittuun tekoon, asiakkaalla on oikeus purkaa sopimus päättymään välittömästi tai haluamanaan ajankohtana. Mikäli hintojen muutoksesta ei päästä yksimielisyyteen, on asiakkaalla oikeus purkaa sopimus päättymään välittömästi tai haluamanaan ajankohtana. Ilmoitus sopimuksen purkamisesta tehdään kirjallisesti. 13. Sopimusta koskevien erimielisyyksien ratkaiseminen Sopimuksesta johtuvat erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti sopimusosapuolten välisissä neuvotteluissa. Mikäli neuvotteluissa ei päästä yhteisymmärrykseen, erimielisyydet ratkaistaan Joensuun käräjäoikeudessa.

10 8 (8) 14. Sopimusasiakirjat ja niiden julkisuus Tähän hankintaan ja sitä koskeviin asiakirjoihin sovelletaan lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja kuntalain säännöksiä. Sopimusasiakirjat koostuvat seuraavista dokumenteista ja niiden keskinäinen pätevyysjärjestys on seuraava: 1. sopimus 2. tarjouspyyntö liitteineen 3. julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot JYSE 2014, palvelut 4. tarjous liitteineen. Hankintasopimus syntyy ja tulee sitovaksi vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen. 15. Yhteyshenkilöt Nimenkirjoitusoikeudesta (prokura) vastaava henkilö: toimitusjohtaja Helge Vuoti Sopimuksesta ja toiminnasta vastaava henkilö: Aluejohtaja Pasi Tuuva Toiminnasta vastaava henkilö: Aluejohtaja Pasi Tuuva Laskutuksesta vastaava henkilö: Sanni Nurmi Allekirjoitukset Tämä dokumentti on sähköisesti allekirjoitettu.

11 1 Aktiivisen, arkistoidun, suljetun ja päättyneen sopimuksen raportointi Tarjouspalvelun kautta Sopimusten raportointipyynnöt voi olla kahdessa eri näkymässä. Komissioraportti muodostetaan 1. vaihtoehdolla. Ainoastaan aktiivisen, arkistoidun, suljetun ja päättyneen sopimuksen raportointi on mahdollista Tarjouspalvelun kautta. 1) Komissioraportointi Sopimuksiin liittyvä raportointi tehdään sopimushallinnan raportointinäkymässä, johon pääset klikkaamalla Siirry raportointiin. Valinnan jälkeen näkymä siirtyy Myyntien raportointi -näkymään 2) Muut raportit Raportoitava sopimus näkyy Raportit -välilehden listauksessa.

12 2 Raportointi Myyntien raportointi -näkymässä Yrityksen tiedot Yrityksen nimi ja Y-tunnus Sopimus Sopimuksen nimi Sopimuksen kuvaus Myynnit Myynti o Jos myyntijaksolla ei ole myyntiä, valitse Ei myyntiä Myyntijakso o Asetetun jakson mukainen myyntijakso muodostuu automaattisesti Liitteet o Lisää liite tarvittaessa Kun tarvittavat tiedot on syötetty, valitse Valmis?. Tämä valinta tallentaa sekä siirtää syötetyt tiedot hankintayksikölle.