Onnistunut tietojärjestelmän. hankinta. Pekka Forselius

Transkriptio

1 Onnistunut tietojärjestelmän hankinta Pekka Forselius Talentum Helsinki 2013

2 Tämän teoksen ja sen liitteiden sekä kirjan mukana seuraavalla CD-levyllä olevien asiakirjojen tekijänoikeudet ovat Tietotekniikan liitto ry:llä ja kirjoittajalla. Teoksen ostajalla on oikeus käyttää teokseen sisältyviä asiakirjamalleja ym. materiaaleja sekä teoksen mukana seuraavalla CD-levyllä olevia asiakirjoja vain edustamansa yrityksen tai yhteisön tietojärjestelmien hankintatehtävissä tai tietojärjestelmien hankintaan liittyvissä konsultointitehtävissä sekä tulostaa ja kopioida niitä tätä tarkoitusta varten. Teoksen ostajalla ei ole oikeutta käyttää niitä muuhun tarkoitukseen eikä oikeutta luovuttaa niitä kolmannen osapuolen käytettäväksi. 3., uudistettu painos Edellinen painos (2005) ilmestyi nimellä Tietojärjestelmän hankinta ohjelmistotoimittajan ja ratkaisun valinta Copyright 2013 Talentum Media Oy, Tietotekniikan liitto ry ja Pekka Forselius ISBN (nidottu) ISBN (CD-ROM) Kansi: Lapine Sivunvalmistus: NotePad Painopaikka: Hansaprint Vantaa 2013

3 Sisältö Sisältö Kuvaluettelo...8 Tiivistelmä Johdanto Oppaan tavoite Hankinnan kokonaiskuva Hankinnan valmistelu Valmistelun yleiskuvaus Valmistelun käynnistys Järjestelmävaatimuksien määrittely ja hallinta Johdanto Määrittelyprosessi Tietojärjestelmän laatuvaatimukset Tietojärjestelmän määritysdokumenttien hallinta Vaatimusten hallinnan tekniset apuvälineet Perusarkkitehtuurin suunnittelu Hankinnan mitoitus Läpiviennin suunnittelu Vaiheistus ja aikataulu Päätöksentekopisteet Ohjelmistostrategia Hankintamenettelyt Hankintaorganisaatio Hankinnan kokonaisohjaus Projektinhallintamenettely Ongelmien ja riskien hallintamenettelyt Hankintasuunnitelman viimeistely Hankinnan valmistelussa huomattavia seikkoja Yhteenveto Ohjelmistoratkaisun ja toimittajan valinta Valinnan käynnistys Tarjouspyynnön laadinta Tarjouspyynnön sisältö Yleiskuvaus Järjestelmäkuvaus Toimitusta ja palveluja koskevat vaatimukset Sopimusehdot Toimittajaa koskevat vaatimukset Tietoturva Arviointikriteerit Tarjousohjeet Tarjouspyynnön toimittaminen Tarjouksen tekeminen Tarjousten vastaanotto ja avaaminen...88

4 Onnistunut tietojärjestelmän hankinta 5.7 Tarjousten vertailu Yleisiä ohjeita Tarjousvertailun yleisiä ohjeita julkisille hankinnoille Tarjousasiakirjojen vertaileminen Tutustuminen toimittajafinalisteihin ja ehdotettuihin ratkaisuihin Neuvotteleminen Vertailun sudenkuopat Hankintapäätöksen tekeminen Hankintaesitys Hankintapäätös Sitovan sopimuksen syntyminen Valvonta Tarkoitus Tietojärjestelmän hankinnan valvontaprosessi Viimeistely Viimeistelyvaiheen tarkoitus Projektin viimeistely Hankinnan viimeistely Toiminnan sopeuttaminen Hankintatoimen kehittäminen Lopuksi Lähdeluettelo Liitteet Liite 1: Tietojärjestelmän hankinnan käsitekartta Liite 2: Tietojärjestelmän hankinnan sanasto Liite 3: Järjestelmävaatimuksien määrittelyn lähtökohtien arviointi Liite 4: Tietojärjestelmä toimintaympäristössään, esimerkkejä Liite 5: Tietojärjestelmän käyttäjien kuvaus Liite 6: Käyttäjäryhmien kuvaus esimerkkejä Liite 7: Käyttötarinan kuvaus Liite 8: Käyttötarinat esimerkkejä Liite 9: Käsitekaavio esimerkkejä Liite 10: Käsiteluettelo Liite 11: Liiketoimintaprosessin kuvauslomake Liite 12. Liiketoimintaprosessikaavio esimerkkejä Liite 13: Käyttötilanneluettelo Liite 14: Käyttötilanteen kuvaus Liite 15: Järjestelmätoiminnon kuvaus Liite 16: Toimintoluettelo Liite 17: Näyttökartta esimerkkejä Liite 18: Laatuvaatimusanalyysi Liite 19: Tuotelaatumallin pääominaisuudet ja laatupiirteet Liite 20: Esimerkki laatuvaatimuksista prosesseittain Liite 21: Laatuvaatimusten määrittely prosesseittain Liite 22: Perusarkkitehtuurin ja muiden teknisten reunaehtojen kuvauksen runko Liite 23: Hankintasuunnitelman runko Liite 24: Tarjouspyynnön runko Liite 25: Tarjouksen runko Liite 26: Tarjousvertailutaulukko

5 Kuvaluettelo Liite 27: Vertailukriteerien ja painokertoimien perustelut Liite 28: Tarjousten pisteytys Liite 29: Tarjousten pisteytyksen perustelut Liite 30: Hankintapäätösesityksen runko Liite 31: Hankinnan/hankkeen ohjausryhmän kokousrunko Liite 32: Hankinnan/hankkeen edistymiskatselmusrunko Liite 33: Hankinnan/hankkeen tilanneraportti Liite 34: Hankinnan loppuraportin runko Liite 35: Päätöskatselmusrunko