Taivalkoski, Maijanlampi 2015 LOPPURAPORTTI

Transkriptio

1 Taivalkoski, Maijanlampi 2015 LOPPURAPORTTI 1

2 1 TIIVISTELMÄ 2 TOIMEKSIANTO Tuisku 2015 oli Pohjanmaan Partiolaisten ensimmäinen talvinen piirileiri. Leirin osallistuja määräksi arvioitiin partiolaista piirin alueelta. Tuisku 2015 leirille kutsuttiin myös kansainvälisiä vieraita lähinnä Euroopan alueelta. Leirille osallistui 610 partiolaista, joista 61 KV vierasta. Kansainvälisiä vieraita leirillä oli Irlannista, Iso Britanniasta ja Sveitsistä. Kansainvälisistä vieraista kuusi oli piirin alueella vaihto oppilaana tai opiskelijana olevaa nuorta Italiasta, Tsekistä ja Latviasta. He osallistuivat leirille piirin alueelta olevien lippukuntien mukana. Tuisku 2015 leirin suunnittelu käynnistyi syksyllä 2013 lippukuntien kuulemisella Hehku tapahtumissa sekä syyskokouksessa. Tiiviimpi valmistelu aloitettiin 2014 vuoden alussa staabin pestaamisen myötä. Toimeksiannon talvileiri projektista on tehnyt piirihallitus, joka on myös nimittänyt projektille ohjausryhmän. Päälliköt yhdessä leirinjohtajan kanssa muodostivat Tuisku 2015 staabin. Päälliköt pestasivat tarvittavan määrän mestareita omalle toimialueelleen ja muodostivat toimialueittain tiimit. Tuiskun tekijöitä eli pestiläisiä oli yhteensä 132. Leirin onnistumiseen myötävaikuttivat piirin eri osista tulevat pestiläiset, jotka kannustivat oman alueensa partiolaisia osallistumaan leirille. Hyvä tekemisen meininki, oikea aikainen ja oikean sisältöinen viestintä vaikuttivat positiivisesti leirin lopulliseen osallistujamäärään. Tuisku 2015 leiri oli esillä kaikissa piirin tapahtumissa ja viestimissä vuonna Leiristaabi arvioi, että leiri saavutti erinomaisesti sille asetetut määrälliset ja laadulliset tavoitteet. 3 PERUSTIEDOT Pohjanmaan Partiolaisten piirihallitus on antanut toimeksiannon piirin talvileiristä 9/2013. Toimeksianto löytyy liitteestä 1. Tuisku 2015 järjestettiin Maijanlammella Taivalkoskella. Leiri oli suunnattu seikkailijoille, tarpojille, samoajille, vaeltajille ja aikuisille. Rakennusleiri järjestettiin ja leiri purettiin Leirimaksusta päätti piirihallitus leirin staabin ja ohjausryhmän esityksen pohjalta. Vahvistetut leirimaksut olivat 85 euroa partiolaisilta, 95 euroa ei vieläpartiolaisilta sekä kv vierailta ja 100 euroa varsinaisen ilmoittautumisajan jälkeen ilmoittautuneilta. Leirille osallistui 610 partiolaista, joista seikkailijoita oli 107, tarpojia 165, samoajia 127, vaeltajia 56, aikuisia 154 ja 1 perheleiriläinen (alle 10 vuotias). Osallis 2

3 tujista 61 oli kansainvälisiä vieraita ja ei vielä partiolaisia oli 9, joista yksi oli latvialainen vaihto opiskelija. Pohjanmaan piirin alueelta leirille osallistui partiolaisia 45 lippukunnasta. Lapin piirin alueelta leirille osallistui partiolaisia kahdesta lippukunnasta. Lisäksi leirillä oli muutamia partiolaisia muiden piirien alueelta Projektin organisaatio 3.2. Piiritoimisto Tuisku 2015 leirinjohtajana toimi Saija Kivelä, Samposet. Päälliköt: * Alaleiripäällikkö, leirin varajohtaja Sonja Miettinen, Oulunsalon Norret * Viestintäpäällikkö Arttu Tanner, Oulun Metsänkävijät * Toimistopäällikkö Liisa Ojala, Pateniemen Polunpolkijat * Huoltopäällikkö Esko Sipola, Merituuli * Turvallisuuspäällikkö Jari Huhtakallio, Tyrnävän Mustavarikset * Tekniikkapäällikkö Markus Ilmonen, Limingan Niittykärpät * Ohjelmapäällikkö Tommi Kippola, Vaasan Metsäveikot * Talouspäällikkö Jari Nieminen, Härmän Tähystäjät * Logistiikkapäällikkö Kalle Kojonen, Pohjolan Pirteät Päälliköiden kakkoset eli varajohtajat: * Viestinnän kakkonen Sonja Kananen, Samposet * Toimiston kakkonen Anne Koskela, Illinkiertäjät * Turvallisuuden kakkonen Toni Pulkkinen, Toimarit * Tekniikan kakkonen Timo Vehkaoja, Kiimingin Virkut * Ohjelman kakkonen Malla Huuki, Himangan Nuotioveljet * Huollon kakkonen Pekka Alanen, Kurikan Korvenkävijät Pohjanmaan partiolaisten toimihenkilöt olivat tarvittaessa käytettävissä esimerkiksi leirin viestinnän ja talouden käyttöön. Lisäksi toimihenkilöresursseja oli käytettävissä ilmoittautumisten vastaanottamisessa ja lupa asioiden valmistelussa. Pohjanmaan Partiolaiset palkkasivat marraskuussa 2014 projektityöntekijän, jonka työpanoksesta osa oli käytettävissä talvileirin valmisteluihin ja toteutukseen. Tomi Ruma Haarala osallistui projektityöntekijänä Tuisku 2015 staabin ja ohjausryhmän kokouksiin ja toimi leirillä liputusmestarina sekä pienten pestien organisaattorina. 3

4 3.3. Vapaaehtoiset projektiorganisaatiossa Tekijät Tuisku 2015 leirin toteuttivat vapaaehtoiset tekijät, jotka pestattiin ennen leiriä toiminnanalojen tiimeihin. Tekijöiden osallistumismaksu leirille oli sama kuin leiriläisten. Tuiskun tekijäksi oli mahdollisuus pestata myös ei vielä partiolaisia. Tuisku 2015 leiriä oli tekemässä 132 pestiläistä leiriorganisaation eri tehtävissä Lippukuntien yhteyshenkilöt ja savunjohtajat Lippukuntia pyydettiin ilmoittamaan toukokuun 2014 aikana yhteyshenkilönsä piiritoimistolle Webropol lomakkeen kautta. Lippukunnat vastasivat pyyntöön vaihtelevasti, ja staabin jäsenet tiedustelivat yhteyshenkilöitä lisäksi puhelimitse. Niihin lippukuntiin, joiden yhteyshenkilöä ei ollut staabin tiedossa elokuussa 2014, Tuisku viestit lähetettiin lippukunnanjohtajalle. Yhteyshenkilön tehtävänä lippukunnassa oli leirin markkinointi, ilmoittautumiset sekä muu leiriin liittyvä yhteyden pitäminen ennen savunjohtajien pestaamista. Tavoite oli, että savunjohtajana toimii vähintään 18 vuotias, mutta mielellään yli 22 vuotias pj peruskurssin suorittanut tai vastaavat taidot omaava lippukunnan nimeämä partiolainen. Tavoite toteutui jokaisessa savussa, ja valtaosassa savuja savunjohtaja oli aikuinen. Niissä savuissa, joissa savunjohtaja oli vaeltajaikäinen, savunjohtajalla oli tukenaan muita aikuisia johtajia. Erityisesti usean lippukunnan yhteissavuissa oli nähtävissä haasteita, kun savunjohtaja saatiin pestattua myöhään ja tärkeät tiedot eivät kulkeutuneet savunjohtajilta riittävän nopeasti leiriin valmistautuville lippukunnille. Lippukuntien yhteyshenkilöiden pitäminen mukana savunjohtajien tietopakettien jakelulistoissa on kannatettavaa, vaikka vastuu savun toiminnasta olisi savunjohtajalla Ei vielä partiolaiset 3.4. Leiripaikka Tuisku 2015 leirille oli mahdollista osallistua myös ei vielä partiolaisten. He ilmoittautuivat tapahtumaan lippukunnan kautta ja maksoivat korotetun osallistumismaksun, joka sisälsi vakuutuksen leirin ajalle. Leirille osallistui 8 suomalaista ei vielä partiolaista ja yksi latvialainen vaihto opiskelija, joka ei ollut partiolainen. Leiripaikkana oli Maijanlammen harjoitusalue Taivalkoskella, joka saatiin käyttöön korvauksetta puolustusvoimilta. Puolustusvoimilla tapahtui projektin aikana organisaatiouudistus, mutta projektille osoitettiin yhteyshenkilöksi yliluutnantti Lauri Pohjanvälke, jonka kautta hoidettiin leiripaikkaan liittyvä asiointi puolustusvoimien kanssa. Maijanlammen harjoitusaluetta hallinnoi organisaatiouudistuksen jälkeen 3. logistiikkarykmentti Tikkakoskelta / Pohjois Suomen Varasto osasto sekä Kainuun prikaati. Leirin aikana yhteistyö puolustusvoimien kanssa toimi erinomaisesti. 4

5 Tuiskun staabi esittää, että piiri selvittäisi Puolustusvoimien kanssa pysyvämmän sopimuksen laatimista Maijanlammen ja muidenkin puolustusvoimien harjoitusalueiden käyttöä koskien. Erityisesti Maijanlampi on leiripaikkana erinomainen valmiina olevan infrastruktuurin sekä retkeilyyn sopivan maaston vuoksi Leirin aikataulu 5

6 4 PROJEKTIN TAVOITTEET 4.1. Projektille asetetut tavoitteet Lippukuntien syyskuussa 2013 talvileirille asettamat tavoitteet: 1. Leirillä on monipuolista partio ohjelman mukaista talvitekemistä seikkailijoille, tarpojille, samoajille ja vaeltajille Leirillä on talviset olosuhteet ja ikäkauden mukaista ohjelmaa Jokaisella vaeltajalla on etukäteen tiedossa leiripesti Kaikki pääsevät majoittumaan kaminateltassa Staabin arvion mukaan 1. tavoite toteutui leirillä erinomaisesti: ohjelma sisälsi monipuolista talvitekemistä kaikille ikäkausille, melkein jokaisella vaeltajalla oli tiedossa leiripesti etukäteen (vain viimeisenä jälki ilmoittautuneilla pesti selvisi leirillä) ja kaikki majoittuivat kaminateltassa. Olosuhteet leiripaikalla olivat erittäin talviset, lunta oli reilusti ja sää oli vielä talvinen, vaikka kovaa pakkasta ei leirillä ollutkaan. 2. Leirille on helppo osallistua ja osallistujia on jokaisesta lippukunnasta Erityisesti tavoitellaan osallistujia lippukunnista, joilla ei vielä ole omaa talvileiriperinnettä Kuljetukset leirille on organisoitu siten, että osallistuminen on helppoa Ei vielä partiolaisetkin pääsevät osallistumaan leirille Leirille luodaan stipendijärjestelmä Leirille osallistuttiin suurimmasta osasta piirin toimivia lippukuntia. Savut organisoivat itse kuljetukset ja leirialueelle oli pitkämatkalaisten mahdollista saapua jo leirin alkamista edeltävänä iltana/yönä. Ei vielä partiolaiset saivat osallistua leirille. Stipendijärjestelmää selvitettiin yhdessä piirihallituksen kanssa, mutta sen luomisesta Tuisku 2015 leiriä varten luovuttiin. 3. Talvileirillä on mukavaa Leirillä ehtii nukkua, paitsi kipinämikko vuorossa ei nukuta Leirillä pysyy lämpimänä niin ohjelmassa, kuin teltassakin Leiriruoka on lämmintä ja sitä on riittävästi Leirin ohjelma rakennettiin siten, että nukkumiselle ja perustoiminnoille savussa jätettiin riittävästi aikaa. Savut ohjeistettiin turvan toimesta kipinämikkovuoroista. Turva valvoi kipinämikkojen toimintaa yöllä. Leirillä ei ollut kylmä ohjelmassa eikä teltassakaan. Leiriruoka oli lämmintä, sitä oli riittävästi ja se oli hyvää Kasvatustavoitteet Leiri suunniteltiin ja toteutettiin huomioiden Suomen partiolaisten kasvatustavoitteet: suhde itseen, toisiin, yhteiskuntaan ja ympäristöön. Talvileirillä leiriläiset pääsivät toimimaan tavallisesta poikkeavassa ympäristössä haastavana vuodenaikana. Leiriläiset tukivat toisiaan ja toimivat toisia kunnioittavasti. Leiriläi 6

7 set toimivat osana leirivartioitaan, savuja ja alaleirejä, pestiläiset toimivat osana pestitiimejään. Lisäksi yhteisöllisyys koko leirin kesken ja kansainvälisten partiolaisten kanssa näkyi leirin toiminnassa ja ohjelmissa. Pääsiäinen leirin ajankohtana huomioitiin leirin ohjelmassa kulttuurin ja perinteen vaalimisena. Talvisissa olosuhteissa, leirialueella ja muussa ympäröivässä luonnossa toimittiin ympäristöä kunnioittaen Partiomenetelmän huomioiminen 4.4. Muut tavoitteet Leiri suunniteltiin ja toteutettiin partiomenetelmän mukaisesti. Leiriläiset sitoutuivat partion arvoihin ja toimivat niiden mukaisesti. Suomen partiolaisten, Pohjanmaan partiolaisten, lippukuntien ja Tuiskun oma symboliikka oli vahvasti läsnä leirillä. Leirin toteuttamisessa ja ohjelmissa pyrittiin nousujohteisuuteen. Vartiojärjestelmää hyödynnettiin niin savuissa ja ikäkausiohjelmissa. Tekemällä oppimista korostettiin leirin toteuttamisessa, ohjelmassa ja leiritaidoissa. Leiriläisillä ja nuorilla pestiläisillä oli tukenaan aikuinen savunjohtaja tai päällikkö. Päivän hyvää työtä varten toteutettiin pienten pestien pörssi, minkä lisäksi leiriläisillä oli monia epävirallisia mahdollisuuksia päivän hyvän työn tekemiseen omassa vartiossaan, savussaan tai leirikokonaisuudessa. Koko leirin ajan toimittiin luonnossa talviolosuhteissa. Leiritoimikunta asettaa projektille lisäksi seuraavat tavoitteet: 1. Leirillä harjoitellaan käytännön partiotaitoja, joita tarvitaan talvileireilyssä ja retkeilyssä > Leiriläinen oppii selviytyvänsä talvisissa olosuhteissa 2. Leiri on luonteeltaan erähenkinen ja siellä korostuvat erätaidot 3. Leirin tavoitteena on tukea lippukuntien talvileireilyä > Erityisesti tuetaan lippukuntia, joilla ei vielä ole talvileiriperinnettä Leiritoimikunta arvioi, että staabin itselleen asettamat tavoitteet toteutuivat leirillä hyvin. Leirin ohjelmassa harjoiteltiin käytännön partiotaitoja ja erätaitoja. Leirillä tuettiin lippukuntien talvileireilyä ohjaamalla lippukuntia ennen leiriä ja leirin aikana. 7

8 5 PROJEKTIN ORGANISOINTI TOIMIALOITTAIN 5.1. Viestintä Viestintä vastasi leirin markkinointiviestinnästä, KV viestinnästä, osallistujille suunnatusta faktaviestinnästä sekä ulkoisesta viestinnästä yhdessä piirin pysyvän viestintäorganisaation kanssa. Lisäksi viestintä tarjosi työkaluja ja apua lippukunnan yhteyshenkilöille suuntautuvaan viestintään, mutta yhteyshenkilöille suunnattu viestinnällinen sisältö oli pääosin alaleiri ja toimisto osa alueiden vastuulla. Viestintä vastasi kriisiviestinnästä yhdessä leirin johdon ja turvallisuustoiminnanalan kanssa ja tarjosi työkaluja projektin sisäiseen viestintään Viestinnän painopisteet ja tavoitteet Viestintäkanavat Viestinnässä asetettiin tavoitteita ja mittareita. Tavoitteet kohdentuivat projektin eri vaiheisiin. Tärkeä, joskin itsestään selvä huomio on, että markkinoinnin pääpaino tulee kohdistaa siten, että se toteutetaan ennen viimeistä ilmoittautumispäivää. Osallistujia on turha yrittää haalia lisää, jos ilmoittautuminen on jo sulkeutunut. Yleisesti ottaen viestintä onnistui hyvin. Jopa viestinnän kunnianhimoinen tavoite 600 osallistujasta ylitettiin, ja sekä sisäinen että ulkoinen viestintä leirillä oli monipuolista ja laadukasta. Kehittämistä löytyy viestinnän sisäisessä organisoinnissa. Monia asioita tehtiin paniikissa viime hetkellä. Tällä kertaa onni (ja joustavat ja pätevät tekijät) pelastivat tilanteen mallikkaasti. Viestinnässä on myös hyvä muistaa, että etenkin sosiaalisen median kanavissa olisi hyvä pitää ääntä jatkuvasti. Tässä oli ajoittaisia katkoksia, mutta Tuiskun valokuvaseinää vasten otettujen kuvien julkaisu ajastetusti pelasti paljon. Tuiskun viestinnässä käytettiin piirin olemassa olevia ja projektia varten luotavia viestintäkanavia. Projektin kannalta tärkeimmät viestintäkanavat olivat Tuiskun verkkosivut, Tuiskun Facebook sivut ja ryhmät, Pohjan Puhuri, julkiset viestimet ja piirin tapahtumat. Julkisista viestimistä mainittakoon maakuntalehdet, erityisesti Kaleva, jolta saatiin runsaasti palstatilaa sekä oma kuvagalleria. Median avulla pyrittiin viestimään Tuiskusta suurelle yleisölle ja kehittämään partion alueellista julkisuuskuvaa partiobrändin mukaiseksi, sekä tukemaan lippukuntien jäsenhankintaa. Piirin partiolaiset ovat etenkin johtajien osalta hyvin sosiaalisesti verkostoituneita, joten näkyminen piirin tapahtumissa on välttämätöntä projektin viestinnän kannalta. Lisäksi jokaisen Tuiskun tekijän vastuulla on viestiä projektista positiivisesti ja yhdessä sovitulla tavalla. Henkilökohtainen viestintä ja projektiryhmän oma innostus projektiin on tärkeää tämän kokoisissa projekteissa, jossa lippukunnan aktiivit hyvin todennäköisesti tuntevat jonkun projektissa mukana olevan. 8

9 5.1.3 Viestinnän organisaatio Viestintätiimi toimi kevyenä organisaationa viestintäpäällikön johdolla, jossa asioita tehtiin porukalla, monimutkaista organisaatiorakennetta vältellen. Viestinnän tehtäviin oli mahdollista tutustua myös samoajien palvelutehtävien kautta. Viestintätiimiin kuului kaksi päällikköä, kuvaajamestari, leirilehden toimitussihteeri, kaksi sisällöntuottajaa, videokuvaaja ja graafikko Viestinnän aikataulu Projektin käynnistyessä tavoitteena oli saada noin 80% piirin alueella toimivista lippukunnista sitoutumaan ja lähtemään mukaan tuiskulle. Tavoitteen saavuttamiseksi käytettiin hyödyksi kaikkia projektin käytössä olevia viestintäkanavia lippukuntien johtajien ja alueen partiolaisten aktivoimiseksi. Lisäksi leirille pyrittiin saamaan näkyvyyttä ulkomailla. Tavoitteet saavutettiin hyvin, koska leirille osallistui yhteensä 45 lippukuntaa piirin 76:stä toimivasta lippukunnasta. Tämä on n. 60% piirin toimivista lippukunnista. Ilmoittautumisen aikana viestinnän tavoitteena oli saada aktivoitua noin 600 partiolaista partiopiirin alueelta sekä ulkomailta ilmoittautumaan leirille. Tavoitteen saavuttamisessa käytettiin hyödyksi sosiaalista mediaa, verkkosivuja sekä muita sähköisiä viestintäkanavia suoraan lippukuntien yhteyshenkilöille ja lippukunnanjohtajille. Näkyvyyttä saatiin mm. hauskalla youtube videolla, joka kuvattiin Tuiskun suunnitteluviikonlopun aikana. Tavoitteet saavutettiin hyvin, koska leirille osallistui 610 partiolaista Ilmoittautumisen jälkeen, ennen leiriä, lähtijöitä aktivoitiin ja innostettiin odottamaan leirin alkua. Tavoitteena oli, että lippukunnilla ja leiriläisillä on tarvittavat tiedot ja realistiset odotukset Tuiskusta. Median edustajiin pyrittiin luomaan hyvät yhteyden ympäri piirin aluetta ja saamaan läpi joitakin ennakkojuttuja leiristä. Karkeana jakona oli julkaista fiilisviestintä sosiaalisessa mediassa ja faktaviestintä verkkosivuilla. Kaiken medianäkyvyyden tavoitteena oli partion brändin mukainen näkyvyys ja kasvun tukeminen. Tavoitteet saavutettiin melko hyvin; Tuiskun Facebook sivuilla oli yli 800 tykkääjää, leiri tunnettiin yleisesti piirin keskuudessa ja myös ulkopuolella, ennen leiriä oli lehtijutut Pohjalaisessa ja Ilkassa. Tuiskun nettisivujen informatiiviseen sisältöön olisi voinut panostaa enemmän. Leirin aikana leiri näkyi alueellisissa medioissa ja medianäkyvyyden kasvulla on mahdollista edistää partion tunnettuutta. Kotiväki pystyi seuraamaan leirin etenemistä ja heillä oli mahdollisuus nähdä, että leiriläisillä on hauskaa ja he pärjäävät. Kyselytutkimuksen mukaan 87% kotijoukoista oli sitä mieltä, että leirin seuraaminen kotoa onnistui joko hyvin tai melko hyvin. Leirin aikana julkaistiin iso juttu Kalevassa sekä Koillissanomissa ja radioaalloilla oli pari lyhyttä haastattelua tai juttua. Lisäksi leirialueella ilmestyi leirilehti. Medianäkyvyyttä olisi voinut olla enemmänkin. Leirin jälkeisen viestinnän tavoitteena oli, että Tuisku muistetaan kivana kokemuksena, joka halutaan tehdä uudestaankin. Leirillä tuotettua kuva ja videomateriaalia voidaan hyödyntää piirin markkinoinnissa. Tuisku viestintä jatkui leirin jälkeen Facebook sivuilla, piirin medioissa ja Kalevan kuvagallerian muodossa. 9

10 5.2. Ohjelma Eri väriset leiripipot herättivät huomiota ja niitä näkyi kevättalvella kaupunkien katukuvassa, Tuisku sai myös tätä kautta hyvää näkyvyyttä leirin jälkeen. Leiriltä tuotettiin video, joka on kaikkien katsottavana YouTubessa Teema Ohjelman teemana oli perinteinen partiotoiminta; erähenkistä, erätaitoja ja muita hyödyllisiä taitoja edistävää ohjelmaa. Siihen talvileiri antoi erinomaiset puitteet Ohjelman rakenne Aikataulu Ohjelma rakentui leirin kolmen päivän aikana ikäkausien ympärille. Jokainen leirille saapuva ikäkausi toteutti omaa ohjelmaansa, joka liittyy yhteiseen teemaan. Jokaisen ikäkauden ohjelmasta vastasi ohjelmamestari tiimeineen. Avajais ja päättäjäisohjelman toteutti iltaohjelmatiimi. Koska leiri järjestettiin pääsiäisen aikaan, leirillä järjestettiin vapaaehtoinen pääsiäisyön messu. Ohjelmapäällikkö ja 2. ohjelmapäällikkö vastasivat ohjelman toteutumisesta, sekä toimivat koordinoivana ja neuvoa antavana tahona. Kevään 2014 aikana pyrittiin pestaamaan kaikki ohjelmamestarit. Kesällä pidettiin ensimmäinen mestareiden kokous, jossa käytiin läpi ohjelmaideoita ja aloitettiin ohjelmien tarkempi suunnittelu. Alkusyksystä mestarit kokosivat tiimit. Loka marraskuussa tiimeillä tuli olla valmiina ensimmäinen suunnitelma ohjelmasta. Koko ohjelmatiimi kokoontui ennen joulua ja mietti yhdessä ohjelma kokonaisuutta. Helmi ja maaliskuussa ohjelma viilattiin kuntoon ja tehtiin materiaalihankinnat Tavoitteiden ja sisällön arviointi Ohjelman teema oli mestareiden ja tiimiläisten mielestä hyvä ja sopi erityisesti talvileirille. Teema oli riittävän laaja, jotta jokaisella oli tarpeeksi vapaat kädet suunnitella mieleistään ohjelmaa. Tämä oli tärkeää, jotta mestareiden ja tiimien motivaatio suunnitella ja toteuttaa ohjelmaa säilyy. Erätaidot, konkreettinen tekeminen ja sen kautta oppiminen olivat ohjelman kantava pylväs, mikä näkyi leirillä ja ohjelmapisteissä hyvin. Mestarit tiimeineen olivat suunnitelleet toimivia, monipuolisia ja mielenkiintoisia ohjelmia. Leiriläisiltä tullut palaute ohjelmasta oli lähes poikkeuksetta positiivista. Suunnitteluvaiheessa suurin ongelma oli tarpojamestarin puuttuminen viime metreille asti. Tämä näkyi hiukan myös leirillä. Tiimi tapasi toisensa ensi kertaa siellä ja ohjelma vaati säätämistä ensimmäisenä päivänä. Onneksi tiimi koostui toimeliaista henkilöistä ja tarpojaohjelma saatiin myös rullaamaan hyvin. Muut tiimit olivat rakentuneet niin, että he tunsivat toisensa etukäteen ja asuivat samalla suunnalla. Se helpotti huomattavasti suunnittelua. Nykyään toki on mahdollista pitää palavereita netin välityksellä, mutta kaikista parhaiten suunnitelmat etenivät, kun tiimit kokoontuivat kasvokkain. 10

11 5.3. Huolto Keittiö Hygienia Jälkikäteen emme muuttaisi ohjelmassa muuta kuin samoajien palvelutehtävän. Heille oli suunniteltu todella mielekästä ja ikäkauteen sopivaa ohjelmaa, mutta palvelutehtävän vuoksi he eivät päässeet osallistumaan kaikkiin ohjelmiin. Kolmen päivän mittaisella talvileirillä ei välttämättä kannata järjestää ollenkaan palvelutehtävää tai ainakaan noin suuressa mittakaavassa kuin Tuiskulla. Leirin huollosta vastasi huoltopäällikkö Esko Sipola yhdessä huoltopäällikkö kakkosen Pekka Alasen kanssa. Huollon alle kuuluivat seuraavat tiimit: keittiö, hygienia, lämmitys ja kierrätys. Näille tiimeille olivat omat mestarit ja omat vastuualueensa. Keittiömestarin vastuulla oli ruokalistojen suunnittelu ja muonamäärien laskeminen koko leirille rakennus ja purkuleiri huomioiden. Ruokien budjetointi tehtiin yhteistyössä leirin talouspäällikön kanssa. Puolustusvoimilta oli vuokrattuna välineitä, kuten lämpöastioita ruokalinjastoille ja muonan viemiseksi maastoon, jotka organisoitiin yhdessä logistiikan kanssa. Lisäksi huoltopäällikkö oli vuokrannut kaksi soppatykkiä ruoanlaittotarpeisiin. Palautteen mukaan ruokaan ja ruokailujärjestelyihin oltiin tyytyväisiä. Hygieniatiimi toimi hygieniamestarin johdolla ja tiimin tehtävänä oli järjestää leiriläisille peseytymismahdollisuus, vastata hygieniatilojen ja astianpesupaikkojen siisteydestä sekä organisoida bajamajoihin liittyvät tehtävät. Monissa asioissa, kuten vessojen hankinnassa, tehtiin yhteistyötä muiden toimialojen kanssa. Hygieniatiimiin kuului hygieniamestarin lisäksi viisi pestiläistä sekä satunnaisia avustajia esimerkiksi palvelutehtävien kautta. Tiimi selviytyi sille suunnitelluista tehtävistä hyvin ja paikat olivat puhtaat. Kovemmalla pakkasella olisi tullut ongelmia muutaman kesäbajamajan kanssa, koska palveluntarjoajalla ei sopimuksesta huolimatta ollut toimittaa riittävästi talvikäyttöön soveltuvia vessoja. Pari vessaa eristettiin vatsataudin oireista kärsivien savujen käyttöön mahdollisen epidemian ehkäisemiseksi. Bajamajat toimitti L&T ja vessapaperirullia kului leirin aikana noin

12 Lämmitys Kierrätys 5.4. Tekniikka Lumi Sähköt Rakennelmat Lämmitysmestari suunnitteli ja organisoi lämmitystiimin tehtävät ja aloitti lämmityspuiden kilpailutukset hyvissä ajoin ennen leirin alkua. Leirin aikaisiin tehtäviin kuului mm. saunojen ja soppatykkien lämmitys, tiskauslinjaston suunnittelu ja toteutus sekä kokkopuiden hankinta. Lisäksi lämmitystiimi tarkkaili puun kulumista ja antoi tarvittaessa savuille ohjeita ja rajoituksia puun käytön suhteen. Lämmityspuun määrää arvioitaessa käytettiin hyödyksi Puolustusvoimien laskelmia, mutta niitä päätettiin pienentää. Puuta kului arvioitua vähemmän ja loput jätettiin Puolustusvoimien puuvarastoon Maijanlammelle. Lämmitystiimiin rekrytoitiin yhteensä kuusi pestiläistä ja tiimi suoriutui tehtävistään mallikkaasti. Partiomenetelmään kiinnitettiin huomiota järjestämällä leirillä mm. asianmukainen kierrätys, jota varten oli erikseen pestattu mestari ja tiimi. Kierrätysmestarin johtaman tiimin vastuulla oli hoitaa riittävä infrastruktuuri, kuten astiat, kierrätyksen järjestämiseksi. Kierrätystiimin tehtävänä oli aikatauluttaa biojäteastioiden sekä bajamajojen välityhjennys, joka ajoittui sunnuntaille. Astioiden tyhjentämisessä käytettiin paikallista yritystä. Tiimin kokoonpano oli mestari plus kaksi pestiläistä. Tehtävissä onnistuttiin hyvin, mutta erityisesti keittiön ohjeistaminen kierrätyksen osalta olisi pitänyt hoitaa paremmin. Tekniikan tehtävänä oli suunnitella ja toteuttaa leirin tekniset asiat, kuten rakentaminen, sähkö ja vesi, yhdessä huollon, logistiikan, ohjelma ja turvan kanssa. Lisäksi tekniikka johti rakennus ja purkuleirin. Tekniikan pestiläisten määrä oli sopiva. Pestiläisille riitti tekemistä ja tekniikalle osoitetut työt saatiin tehtyä. Tekniikan pestiläiset tekivät yhteistyötä leirin aikana logistiikan ja huollon toimialojen kanssa. Lumi oli tekniikan suurin haaste kun oltiin alueella, jossa lunta oli runsaasti. Auraaminen hoitui hyvin logistiikan ja huollon kanssa. Pyöräkuormaajan vuokraus lumitöihin oli käytännöllinen ratkaisu. Varsinkin kun sitä tarvittiin myös bajamajojen ja lipputangon jalkojen nosteluun. Maijanlammen harjoitusalueella on hyvä sähköverkko. Ohjelmapisteiden ja sähköä tarvitsevien laitteiden sijoittelu suunniteltiin siten, että sähköverkkoa ei tarvinnut rakentaa laajalle. Koska tiedettiin, että alueella on paljon lunta leirin aikana, päädyttiin siihen, että leirirakennelmia tehdään mahdollisimman vähän ja yksinkertaisesti. Esimerkiksi ruokailukatokset tehtiin pressuautotalleista, jotka myytiin puoleen hintaan lippukunnille leirin jälkeen. 12

13 Leirialueen kaava Rakennusleiri Purkuleiri 5.5. Alaleirit Leirialue pyrittiin suunnittelemaan mahdollisimman tiiviiksi, mutta leirillä huomattiin sen olevan hieman hajanainen. Vessat sijoitettiin suunnitelluille kulkureiteille, mutta leirin aikana huomattiin, että leiriläiset käyttivät enemmän puuliitereiden lähelle sijoitettuja vessoja, kuin saunan lähellä olleita. Rakennusleirillä tehtiin lumitöitä pyöräkuormaajalla ja käsin. Lunta pudotettiin myös rakennusten katoilta vaaran välttämiseksi leirin aikana. Tuleville talvileireille kannattaa ottaa köysi ja valjaat mukaan kattotyöskentelyä varten. Rakennusleirin aikataulu oli sopiva, kaikki suunnitellut työt saatiin tehtyä ennen leiriä ja rakennusleiriläiset ehtivät myös levätä. Rakennusleiriläisten majoittaminen sisätiloihin oli oikea ratkaisu, näin rakennusleirillä pystyttiin keskittymään olennaiseen telttojen pystyttämisen asemasta. Purkaminen sujui ripeästi ja käytännössä kaikki oli purettuna ja siivottuna viimeisen leiripäivän iltaan mennessä. Maijanlammella kannattaa kiertää yleiset tilat talonmiehen kanssa ennen leirialueelta poistumista ja todeta ne siisteiksi ja kunnossa oleviksi. Alaleirien toiminnasta vastasi alaleiripäällikkö yhdessä alaleirinjohtajien kanssa. Alaleiripäällikkö pestasi alaleirinjohtajat hyödyntäen erityisesti piirin alueohjaajien kontakteja. Pestaaminen syksyllä 2014 leirille ilmoittautumisen aikana osoittautui aikataulultaan sopivaksi; alaleiritiimi ehti perehtyä tehtäviinsä ja kokoontua riittävästi ennen leiriä, mutta turhaa odotteluaikaa ennen pestin alkamista ei ollut. Leiri jaettiin kolmeen alaleiriin: Hanki, Kinos ja Nietos. Perheleiriä ei pienestä ilmoittautumismäärästä johtuen toteutettu. Leiriläisille teetettiin leiritunnukseksi leiripipo kunkin alaleirin värissä (Hanki sininen, Kinos keltainen, Nietos punainen) sekä leirimerkki ja leiriläisen kirja. Alaleirit jaettiin neljään savuun, joissa kussakin majoittui leiriläistä. Savujako tehtiin tammikuun 2015 alussa. Se pystyttiin pääasiassa toteuttamaan lippukuntien toiveiden mukaisesti, mutta johtajatasapainon vuoksi jotkut lippukunnat joutuivat toiveestaan poikkeavaan savukokonaisuuteen. Tavoite pienistä n. 40 henkilön savuista ei suuresta osallistujamäärästä, isoista lippukuntaryhmistä ja osittain vähäisestä savunjohtajien määrästä johtuen toteutunut, mutta savut toimivat hyvin hieman aiottua isompinakin yksikköinä. Savujen muodostamista ja savujen valmistautumista leiriin vaikeutti jälkiilmoittautuminen, joka kasvatti joidenkin savujen koon hyvinkin suureksi. Lisäksi jälki ilmoittautumisen aikana leirille ilmoittautui kokonaisia uusia lippukuntaryhmiä, minkä vuoksi joidenkin savujen kokoonpanoa jouduttiin muuttamaan savujaon jälkeen. Savujakoa ei olisi voitu kokonaisuutena jättää jälki 13

14 ilmoittautumisajan jälkeen tehtäväksi, sillä tällöin lippukunnilla ja savuilla olisi ollut liian vähän aikaa valmistautua leiriin. Alaleirien näkökulmasta tulevilla leireillä kannattaa vakavasti harkita jälki ilmoittautumisen tarvetta. Jos siihen päädytään, olisi varsinaista ja jälki ilmoittautumista hyvä siirtää Tuiskuun verrattuna kuukautta aikaisemmaksi. Savujaon valmistuttua alaleirinjohtajat pestasivat savunjohtajat yhteistyössä alaleiripäällikön kanssa. Savujen toiminnasta vastasi savunjohtaja yhdessä savun johtajiston ja alaleirinjohtajien kanssa. Savunjohtajien työn tueksi koottiin savukansiot. Savunjohtajien johtajahuolto toteutettiin savuihin viimeisenä iltana jaetuilla herkkukoreilla. Kansainväliset vieraat majoitettiin leirissä savuihin lippukuntien kanssa. Kansainväliset ryhmät sijoitettiin sellaisiin savuihin, joiden lippukunnat olivat ilmoittaneet halukkuudestaan isännöidä kansainvälisiä partiolaisia. Isäntälippukunnat tarjosivat kansainvälisille vieraille teltat ja majoittuivat näiden kanssa niin, että jokaisessa teltassa oli kansainvälisten partiolaisten tukena suomalainen isäntä. Savunjohtajien ja kansainvälisten johtajien välisen yhteistyön olisi ollut hyvä alkaa heti savujaon jälkeen, nyt yhteyttä pidettiin vain n. kuukausi ennen leiriä. Kansainvälisten partiolaisten asioita hoiti kv mestari. Alaleirit ja savut leiriläisten koteina olivat turvallisia ja viihtyisiä kokonaisuuksia. Alaleirien huolto toimi pääosin hyvin. Alaleireissä pyrittiin tukemaan piirin aluetoimintaa mm. sijoittamalla saman alueen lippukuntia yhteisiin savuihin ja alaleireihin savujen sisäisen ja välisen yhteistyön ja alaleirien toimivuuden varmistamiseksi. Alaleirien yhteisöllisyyttä edistettiin lauantai iltapäivällä järjestetyssä virvonta ohjelmassa, jolloin savut järjestivät ohjelmaa toisilleen ja leiriläiset saivat tutustua naapurisavuihin virpomisen yhteydessä. Ennen leiriä lippukuntiin viestittiin alaleirien rakentumisesta aluksi lippukuntien Tuisku yhteyshenkilön ja myöhemmin savunjohtajien kautta sähköpostitse ja tarvittaessa puhelimitse. Yhteyshenkilöille ja savunjohtajille perustettiin ennen leiriä Facebook ryhmä, joka mahdollisti matalan kynnyksen yhteydenpidon ja tiedustelut virallisemman viestinnän rinnalla. Se jäi kuitenkin lippukuntien puolesta toivottua hiljaisemmaksi viestintäkanavaksi. Kokonaisuudessaan alaleirien viestintä ennen leiriä olisi voinut olla hieman aikaisempaa ja säännöllisempää. Kiireinen alkukevät näkyi niin alaleiritiimin kuin savujen toiminnassa, kun leiriä valmisteltiin perusarjen rinnalla eikä muu elämä ennen leiriä hiljentynyt kuin ennen kesäleirejä usein tapahtuu. Leirin aikana viestintä tapahtui päivittäisissä savunjohtajien tapaamisissa sekä tarvittaessa puhelimitse ja henkilökohtaisesti. Leirin toiminnan kannalta oli hyvä, ettei alaleiripäälliköllä ollut tiettyä alaleiriä vastuullaan. Näin tiedonkulku staabin ja alaleirien välillä oli sujuvaa ja tasapuolista Hanki Alaleirinjohtaja: Henri Korkeaniemi, Ilkan Partiolaiset Väri: Sininen Huuto: 14

15 Kinos Nietos Missä hiihdetään yhdessä? Missä pyöritään yhdessä? Vielä jos et ymmärrä, niin vastaus on HANKI! Savu 1 VALAKIA Savunjohtaja: Janne Mäyrä Vähänkyrön Eränkävijät, Ilkan Partiolaiset, Lakeuden Eräpartio, Vaasan Partiotytöt, Kurikan Korvenkävijät Savu 2 INKELI Savunjohtaja: Miikka Rautavirta Vaasan Metsäveikot, Turun Metsänkävijät, 5th Wicklow Bray Sea Scouts Savu 3 NUOSKA Savunjohtaja: Katriina Kukkonen SOOPA, Pohjolan Pirteät, Vaasan Siniset Partiotytöt, 5th Wicklow Bray Sea Scouts Savu 4 PULKKA Savunjohtaja: Samuli Honkaniemi Muhoksen Metsänkävijät, Kelopojat, Kiimingin Virkut, Oulun Valppaat, Oulun Metsänkävijät, Koskiveikot Alaleirinjohtaja: VT Lehtinen, Kokko Pojat Väri: Keltainen Huuto: Pipo päässä, monot vinos. Täältä tulee lumikinos! Savu 5 HUURREKUKKA Savunjohtaja: Satu Latvala Laihian Eräpojat ja tytöt, Simpsiön Siskot, Jurvan Saloveikot, Simpsiön Karhut, Markki Partio, Tasangon Talvikit, Härmän Tähystäjät, Girl Guiding Buckinghamshire UK Savu 6 KUURA Savunjohtaja: Ines Sirén Kokko Pojat, Lohtajan Teiskuveljet, Himangan Nuotioveljet, Pohjan Ilves, Hanhikiven Kiertäjät, Liungilan Eränkävijät Savu 7 KUURANKUKKA Savunjohtaja: Ulla Merihaara Merituuli, Ylläs Partio, Tervastuli, Haapajärven Eräpartio, Suotarpojat Savu 8 POUTA Savunjohtaja: Tommi Salo Koskenkotkat, Nivalan Partio, Sievin Samoojat, Viessojat Alaleirinjohtaja: Satu Kivelä, Himangan Nuotioveljet Väri: Punainen Huuto: Tule mukaan huutamaan, huivisi nyt nosta. Tämä ryhmä edustaa, Tuiskulla Nietosta! Savu 9 RÄNTÄ Savunjohtaja: Tiina Tienhaara 15

16 5.6. Turvallisuus Pateniemen Polunpolkijat, Kokkopartio, Toimarit, Putaan Vilkkaat, Mellan Kiipijät Savu 10 TALVIVAARA Savunjohtaja: Sara Miesmaa Pohjan Veikot, Cevi Arau Savu 11 LUMI COLA Savunjohtaja: Emmi Turpeinen Samposet, Oulunsalon Norret Savu 12 KETKUPOLKKA Savunjohtaja: Eppu Lumme Limingan Niittykärpät, Tyrnävän Mustavarikset, Denali Explorers, UK Leirin turvallisuudesta vastasi turvallisuuspäällikkö yhdessä varapäällikön kanssa. Heidän vastuullaan oli leirin kokonaisturvallisuudesta huolehtiminen ja pelastussuunnitelman ja turvallisuusasiakirjojen laatiminen. Turvallisuuden alle kuuluvat leirisairaala, järjestyksenvalvonta ja leiripalokunta, joiden mestarit muodostivat turvallisuuspäällikön ja varapäällikön kanssa turvan johtotiimin. Kukin turvan osa alue huolehti tarvittavista välineistä, henkilöstöstä sekä lain vaatimista ilmoituksista. Turvakeskus päivysti 24h vuorokaudessa. Turvalla oli käytössään Vapaaehtoisen pelastuspalvelun (Vapepa) moottorikelkka ja ahkio. Leirin aikana järjestyksenvalvojat suorittivat kulunvalvontaa, liikenteenohjausta sekä yleistä järjestyksen ylläpitoa ja palovartiointia. Leirisairaalan toiminta oli erikoislääkärijohtoista ja hyvin organisoitua. Leiripalokunta suoritti jatkuvaa 24h päivystystä keskittyen savujen palotarkastusten ohella ennaltaehkäisevään ja ohjaavaan toimintaan. Leirin rakennus ja purkuleirien aikaan varautuminen oli ensisijaisesti omaehtoista, turvalta oli paikalla minimimiehitys ja ensiapulaukku. Leirin jälkeen pelastussuunnitelma (liitteineen), sairaalan potilastietolomakkeet ja alkuperäiset tilapäisten järjestyksenvalvojien luvat sekä tapahtumailmoitus on toimitettu Oulun piiritoimistolle arkistoitavaksi. 16

17 5.7. Logistiikka 5.8. Toimisto 5.9. Talous Logistiikan vastuulle kuului leirin tavaraliikenteen sekä erikoistarpeistetun liikenteen suunnittelu ja toteutus. Logistiikka toimi yhdessä huollon, tekniikan, ohjelman sekä turvan kanssa. Logistiikka teki tiivistä yhteistyötä tekniikan ja turvan kanssa esimerkiksi lumeen liittyvissä tehtävissä. Leirialueelle oli vuokrattuna pyöräkuormaaja, jolla ajo ja pelastustiet sekä tarvittavat kentät puhdistettiin lumesta. Työhön osallistuivat kaikki, joilla oli osaamista vastaavan koneen käyttämisestä. Oulunseudun ammattioppilaitoksen kanssa organisoitiin kuljetus Oulusta Taivalkoskelle ja takaisin; kyydissä kuljetettiin mm. bajamajat sekä lipputangot. Täysperävaunun peräosa jäi leirille esiintymislavaksi. Lisäksi logistiikan käytössä oli muutamia autoja sekä peräkärryjä, jotka olivat pestiläisten omaisuutta. Näiden käyttöä korvattiin toteutuneiden kulujen mukaan. Leirin toimistosta vastasi toimistopäällikkö yhdessä varapäällikön kanssa. Lisäksi toimiston avustavia tehtäviä tekivät satunnaisesti pörssipestiläiset. Leiritoimiston keskeisimmät tehtävät olivat ilmoittautumistietojen koostaminen ja käsittely yhdessä piiritoimiston työntekijän kanssa sekä leirin aikana leirirekisterin ylläpitäminen. Toimisto suunnitteli ja laati ilmoittautumislomakkeen yhdessä piiritoimiston kanssa. Leiritoimisto vastasi leirikirjeen ja leiriläisen kirjan suunnittelusta ja toteutuksesta yhdessä viestinnän ja muiden osa alueiden kanssa. Toimistopäällikkö toimi leiristaabin kokousten sihteerinä. Ennen leiriä leiritoimisto vastasi tiedotuksesta lippukuntien yhteyshenkilöille yhdessä alaleiripäällikön ja viestinnän kanssa. Tiedottaminen oli sujuvaa ja säännöllistä. Staabin kesken oltiin sovittu, että alaleiripäällikkö vastaa lippukunnilta tuleviin kyselyihin, mutta kyselyt ohjautuivat luonnollisesti leiritoimistoon yhteyshenkilöviestien vuoksi, mikä aiheutti hieman sekaannusta ja turhaa sähköpostien siirtoa. Leirillä leiritoimiston tärkein tehtävä oli ylläpitää leirirekisteriä. Jokainen leirille kesken kaiken tuleva tai sieltä poistuva ilmoittautui leiritoimistoon, jolla oli jatkuvasti ajantasainen tieto leirillä olijoista. Lisäksi toimisto koosti osallistujatietoja ja määriä osa alueiden tarpeisiin leirin aikana. Leirin löytötavaratoimisto toimi leiritoimiston yhteydessä, ja leiritoimisto vastasi löytötavaroiden toimittamisesta Oulun piiritoimistolle ja myöhemmin Pohjois Suomen löytötavaratoimistoon leirin jälkeen. Lisäksi leiritoimisto hoiti paljon ns. juoksevia tehtäviä kuten teki pestiläisten nimikyltit, vastasi leirin päivystävästä puhelimesta ja toimitti leirin sisäisen postin. 17

18 Leirin taloudesta vastasi talouspäällikkö yhteistyössä leirinjohtajan sekä toimialojen päälliköiden kanssa. Talouden toimiala teki tiivistä yhteistyötä piirihallituksen sekä toiminnanjohtajan kanssa erityisesti budjettia laadittaessa. Käytännössä leirinjohtaja raportoi säännöllisesti taloustilanteen kehittymisestä piirihallitukselle ohjausryhmän välityksellä. Piirin toiminnanjohtajalta saatiin myös neuvoja avustusten hakemiseen sekä sponsorointiyhteistyöhön liittyvissä kysymyksissä. Rahaliikenteen raportointiin ja kirjaamiseen liittyvää työnjakoa ja siihen liittyviä käytänteitä toiminnanjohtajan sekä projektien talousvastaavien välillä olisi syytä miettiä ja etsiä toimivampia ratkaisuja työnjaon selkeyttämiseksi. Talouspäällikkö toimi koko projektin ajan hyvin itsenäisesti keskustellen staabin kanssa ja tuoden heidän tietoonsa merkittävimmät muutokset talouden rakenteesta. Toimialojen päälliköillä oli mahdollisuus käyttää talouspäällikköä apuna isompia hankintoja tehdessä, mutta kaikkien toimialojen mestaritason pestiläisiä kannustettiin omatoimisuuteen muun muassa tarjouspyyntöjen laadinnassa. Lähes kaikki tarjouspyynnöt ja tarjoukset annettiin leirin talouspäällikön nähtäväksi ennen lähettämistä ja hyväksymistä. Joitain yksittäisiä hankintoja oli leirin talouspäällikön vastuulla, koska niillä katsottiin olevan suuria vaikutuksia leirin tilinpäätökseen tai niihin liittyi muita yhteistyökuvioita. Talouspäällikkö lähetti myös omatoimisesti tarjouspyyntöjä kokonaistaloudellisesti edullisempien ratkaisujen löytämiseksi. Talouden toiminnanalan tehtäväksi tuli järjestää kioski/johtajakahvila, johon pestattiin 3 vaeltajaikäistä partiolaista. Tulevaisuutta ajatellen johtajahuoltoon ja sitä kautta johtajakahvilaan on syytä panostaa esimerkiksi ilmaisen kahvitarjoilun muodossa. Talouspäällikön henkilökohtaisena tavoitteena oli löytää vaihtoehtoisia ratkaisuja projektin rahoittamiseksi, jotta osallistumismaksu saataisiin pidettyä mahdollisimman alhaisena. Suoria rahallisia avustuksia ei saatu kuin yksi, IF vakuutusyhtiön turvallisuusrahastosta, paloturvallisuusasioiden kouluttamiseen ja tietoisuuden lisäämiseen. Rahallisten tukijoiden sijasta saimme kerättyä arvokasta tietoa ja solmittua hyviä kumppanuuksia piirin alueella sekä valtakunnallisesti toimivien yritysten ja yhteisöjen kanssa. Esimerkkinä mainittakoon Paulig, jolta saimme kaakaota lahjoituksena. Näitä yhteyksiä on syytä ylläpitää ja aktiivisesti hyödyntää eri toimijoiden partiomyönteistä asennetta tulevaisuuden projekteissa Kansainväliset vieraat Leirille osallistui 61 kansainvälistä vierasta. Kansainvälisiä ryhmiä tuli Englannista, Irlannista ja Sveitsistä, joiden lisäksi suomalaisten lippukuntien mukana tuli vaihto oppilaita. Kansainvälisistä vieraista leirillä vastasi kv mestari ja kolme tiimiläistä. Torstain myöhäisillä lennoilla saapuville järjestettiin majoitus Kokkokankaan seurakuntakeskuksessa, josta oli bussikuljetus Oulun keskustan kautta leirialueelle. Bussikuljetuksesta ja majoittamisesta syntyneet kulut kompensointiin korkeammalla osallistumismaksulla. Kv tiimi vastasi kansainvälisille partiolaisille ja leiristä kiinnostuneille kansainvälisille ryhmille tiedottamisesta ja markkinoinnista ennen leiriä. Kv tiimi käänsi kv vieraiden leirimateriaalit englanniksi. Lisäksi kv tiimi vastasi nettisivujen 18

19 5.11. VIP vieraat kansainvälisestä osiosta. Kv mestari organisoi kansainvälisille vieraille villasukkakeräyksen, joka oli menestys. Puolustusvoimilta anottiin lupa kansainvälisten vieraiden tuomiseen leirialueelle. Kv mestari keräsi kansainvälisiltä vierailta vaadittavat henkilötiedot lupaanomusta varten. Lupa anomuksesta vastasi leirinjohtaja. Kv mestari osallistui mm. savujaon tekemiseen ja ohjelmatiimin kokouksiin ennen leiriä. Kv tiimi auttoi kansainvälisiä ryhmiä matkajärjestelyissä ja leiriin valmistautumisessa. Kv mestari järjesti kansainvälisten vieraiden bussikuljetuksen Oulusta Maijanlammelle ja takaisin ja majoituksen edeltävänä iltana saapuneille. Leirillä kv tiimi toimi tulkkina ohjelmapisteillä. Yhteisiin ohjelmiin tehtiin osittaiset käännökset ja tulkkaukset. Lisäksi kv tiimiteki käännöstehtäviä mm. leiriseurakunnalle ja turvalle. Viestintä teki leirilehteen englanninkielisiä juttuja. Käännöstyöt, englanninkielinen viestintä ja tulkkaus olivat erittäin tärkeitä kansainvälisten vieraiden osallisuuden lisäämisessä. Kansainväliset johtajat pääsivät tutustumaan leiriin ohjelman lisäksi erilaisissa palvelutehtävissä. Lyhytkestoisissa pesteissä he näkivät käytännössä, miten partioleiri toteutetaan talviolosuhteissa. Palvelutehtävien järjestäminen tuki leirin toteutusta ja kasvatti kansainvälisten johtajien leirielämystä. Tuiskulla jatkettiin piirin aiempien isompien tapahtumien ka yta nto a kutsua leirille vierailemaan erityisia henkilo ita. Vieraiksi kutsuttiin piirin nykyiset yhteistyo tahot, tapahtuman yhteistyo tahot, entiset piirinjohtajat, alueen kansanedustajat, partiopiirit, Suomen Partiolaiset seka piirin ja senisto n hopeajoutsenen tai suden saaneet partiojohtajat. Lisäksi kutsuttiin merkittäviä sidosryhmiä niin maakuntien, kuntien kuin valtakunnan tasoilta, seurakunnista ja muista ja rjesto ista. Kutsu la hetettiin yhteensa a 108 henkilo lle /organisaatiolle. Kutsutuille tarjottiin mahdollisuutta vierailla kahden tunnin ajan joko lauantaina tai sunnuntaina. Vieraita ilmoittautui yhteensä 8. Kaikille järjestettiin vierailu lauantaina. Osallistuneiden vieraiden määrään vaikutti mm. pääsiäisaika ja leiripaikan etäisyys kasvukeskuksista. 19

20 5.12. Liputtaminen VIP tilaisuudessa kerrottiin leiristä projektin käynnistysvaiheesta käytännön toteutukseen. Leirinjohtaja, alaleiripäällikkö ja vip mestari esittelivät leirialueen VIP vieraille, jotka pääsivät tutustumaan elämään alaleireissä. Tilaisuus päätettiin yhteiseen kahvihetkeen leirikahvilassa, jossa vieraat saivat kysyä ja käyttää puheenvuoroja. Vieraat olivat vaikuttuneita vapaaehtoistyön laadusta onnistuneen leirielämyksen järjestämisessä. Leirin lippuaukio rakennettiin Maijanlammella olevan kiinteän lipputangon ympärille. Lipputangon viereen nostettiin lipputangot kansainvälisille lipuille. Jokaista leirillä läsnä ollutta kansalaisuutta edusti oma lippu. Liput saatiin lainaan Oulun kaupungilta. Leirillä järjestettiin lipunnosto kolmena aamuna. Lipunnostoon osallistui lauantaina 4.4. Hanki alaleiri, sunnuntaina 5.4. Kinos alaleiri ja maanantaina 6.4. koko leiri. Kansainväliset liput oli nostettu valmiiksi, ja lipunnostossa nostettiin ainoastaan Suomen lippu. 6 PROJEKTIN KOKONAISUUDEN HALLINTA 6.1. Johtaminen Toimielimet ja niiden rooli Leiristaabi: Termillä leiristaabi tarkoitetaan leiritoimikuntaa, johon kuuluvat leirinjohtaja sekä päälliköt ja kakkoset. Leiristaabi kokoontui kerran kuukaudessa leirin suunnitteluvaiheessa. Leiristaabi raportoi projektin etenemisestä ohjausryhmälle leirinjohtajan välityksellä. Ohjausryhmä: Piirihallituksen nimeämään ohjausryhmään kuuluu puheenjohtajana piirihallituksen projektiministeri Pekka Väkiparta (vuoden 2013 loppuun saakka Jaakko Piitulainen) ja jäseninä Jaakko Piitulainen, Mikko Sillander, koulutusministeri Jukka Pekka Pietilä, piiritoimiston edustajana Heidi Männistö, leirinjohtaja Saija Kivelä ja alaleiripäällikkö, leirinvarajohtaja Sonja Miettinen. Ohjausryhmä kokoontui noin joka toinen kuukausi webexin välityksellä. Ohjausryhmä raportoi projektiministeri Pekka Väkiparran välityksellä piirihallitukselle. Ohjausryhmään liittyi syksyllä piiritoimiston projektityöntekijä Tomi Ruma Haarala. Piiritoimistolla tehtyjen tehtäväjärjestelyjen vuoksi Heidi Männistö jäi pois ohjausryhmästä ja hänen tilalleen tuli Johanna Kuoppala. Tammikuussa 2015 ohjausryhmään liittyi Ville Yrjänä aloitettuaan piirihallituksen projektiministerinä. Pekka Väkiparta toimi ohjausryhmän puheenjohtajana projektin loppuun saakka. Ohjausryhmän merkitys erityisesti leirin järjestämisen alkuvaiheessa on suuri ja toimintamallia kannattaa jatkaa. Ohjausryhmän kokousaikataulun suunnittelussa on hyvä ottaa huomioon projektin eteneminen ja miettiä siitä näkökulmasta kriittiset ja tarpeelliset kohdat, joissa ohjausryhmän tuki projektille on tarpeellista. Jatkossa ohjausryhmän puheenjohtaja olisi hyvä pestata koko projektin ajaksi. 20

21 Tulevia projekteja varten on hyvä laatia prosessikaavio projektin kokonaisuudesta, vastuunjaosta ja asioiden ohjautuvuudesta ohjausryhmän, piirihallituksen, piiritoimiston työntekijöiden ja projektin toimijoiden välillä. Ohjausryhmän merkitys projektin johtajan tukemisessa ja suuntaviittojen pohtimisessa on merkittävä, tästä syystä jatkossakin on hyvä ohjausryhmään pestata kokeneita johtajia, joilla on kokemusta isoista projekteista henkilökohtaisesti. Ohjausryhmän jäsenet on hyvä pestata tehtäväänsä ja pestikeskustelussa selventää ohjausryhmän rooli suhteessa projektiin. Ohjausryhmästä on merkittävin tuki leiristaabille silloin, kun se ohjaa suuria linjoja ja projektin etenemistä Kokonaisuuden hallinnassa käytetyt menetelmät Suunnitteluvaiheessa sekä leiristaabi että eri toiminnanalat pitivät kokouksia internetissä: webexissä ja google hangoutissa. Tulevissa projekteissa nettikokousosaamista (hangouts, skype jne.) tulisi saada kaikille staabilaisille, jotta laajalla alueella olevalla tiimillä olisi paremmat mahdollisuudet osallistua. Facebookissa Tuiskulla oli julkisen sivun lisäksi eri tiimeillä omia suljettuja ryhmiä. Kaikille pestiläisille tarkoitettu suljettu Tuiskun tekijät sivu toimi hyvin sekä tiedonkulun että fiiliksen nostatuksen kannalta. Jo suunnittelun alkuvaiheessa luotiin Driveen Tuisku kansio, johon tallennettiin projektin tiedostot. Tulevissa projekteissa Driven käyttöön pitää laatia tarkemmat pelisäännöt, jotka päälliköt jalkauttavat tiimiensä pestiläisille. Toisaalta Driven avulla voidaan olla avoimia ja jakaa helposti tietoa laajasti. Driven kanssa pitää kuitenkin olla varovainen, ettei siellä jaeta arkaluontoista tietoa tai henkilötietoja. Samoin pitää olla tarkkana, että oikeuksia Driven kansioihin ei jaeta henkilöille, jotka eivät kuulu leiriorganisaatioon. Luottamuksellisia asioita ei myöskään pitäisi jakaa eteenpäin. Suosittelemme, että tulevissa projekteissa kannattaa luoda kaksi Driven yläkansiota, toinen staabille ja toinen pestiläisille. Driven kansioissa olevaa tietoa kannattaa käsitellä puolijulkisena. Leiristaabilla oli projektin aikana käytössä piirin osoitteeseen luotu oma sähköpostilista. Avoimuutta lisäisi se, että staabilaiset tietäisivät ketä sähköpostilistalle on liitetty. Tuiskun leiristaabilla ei tätä tietoa ollut Projektin vaiheet Organisaation rakentaminen Organisaation rakentaminen aloitettiin leirinjohtajan ja päälliköiden pestaamisella. Päälliköt suunnittelivat oman toiminnanalan tiiminsä organisaation. Aikataulu: kevät Suunnittelu ja rekrytointi Tehtävien ja pestien jakaminen. Leirin suunnittelu. Aikataulu: kevät 2014 leiri. 21

22 Pestiläisten rekrytointi sujui vaihtelevasti. Osa toimialoista sai pestattua mestarit ja pestiläiset hyvissä ajoin ennen leiriä, toisilla pestaaminen tapahtui viime hetkillä. Lähinnä ohjelman pestiläisiä rekrytoitiin vielä ilmoittautumisen päätyttyä. Tarpojaohjelmamestari löytyi vähän ennen leiriä. Tarpojaohjelmaa suunniteltiin sitä ennen yhteistyössä muiden ikäkausien ohjelmien kanssa. Tuiskun tekijät eli projektin pestiläiset kokoontuivat yhteiseen suunnitteluviikonloppuun marraskuussa Tuiskua suunniteltiin myös Tuulevilla sekä toimialojen omissa kokoontumisissa ja kokouksissa. Ennen leiriä toimialat mm. suunnittelivat pestiläisten työ ja lepovuorot sekä työnjaon leirillä Talvileirin toteutus Projektisuunnitelmaan kirjattiin, että mikäli leirin osallistujamäärä jää 250:een tai sen alle tai nousee 800 tai sen yli, tulee tarkastella projektin jatkamisen edellytykset uudelleen. Leirin osanottajamäärä 610 oli reilu sata enemmän, kuin virallisissa arvioissa ja edellytykset leirin toteuttamiselle täyttyi hyvin varhaisessa vaiheessa. Leiriä lähdettiin toteuttamaan ja rakentamaan kaksi päivää ennen leirin virallista alkamista, kun rakennusleiri alkoi. Leirin toteutus sujui suunnitelmien mukaan eikä leirin aikana ilmennyt suurempia ongelmakohtia, joita ei olisi osattu huomioida suunnittelussa. Tuiskun tekijät (pestiläiset) hoitivat oman osuutensa leirin tekemisestä suunnitelmien sekä ennalta sovitun työnjaon mukaisesti Projektin arviointi Staabi kokoontui äitienpäiväviikonloppuna toukokuussa 2015 Lapualle arvioimaan projektin toteutusta itsearviointina sekä leiriläisiltä ja tekijöiltä kerätyn palautteen perusteella. Projekti toteutettiin tiiviissä aikataulussa, mutta suunnitelmien mukaisesti. Koska Tuisku2015 oli ensimmäinen Pohjanmaan Partiolaisten talvileiri, suunnitelmille ei ollut olemassa edeltävää leiriä, jonka toteutukseen ja raportointiin niitä olisi voinut pohjata. Suunnittelussa käytettiin apuna joiltakin osin Havu 2012 materiaaleja, koska Havu 2012 toteutettiin myös Maijanlammella. Tästä syystä päätimme koota Tuisku2015 pohjalta materiaalipankin avuksi tulevien talvileirien tekijöille. Projekti käynnistyi leirinjohtajan ja leirin staabin pestaamisella. Leiristaabin pestaaminen vei aikaa noin puoli vuotta. Staabin pestaamisen jälkeen kesällä 2014 ei tapahtunut projektissa suurta etenemistä, uusi liikkeelle lähtö tapahtui alkusyksystä Tuleville leireille olisi hyvä pestata leirinjohtaja noin kaksi vuotta ennen leirin ajankohtaa, tällä tavalla tekijöillä olisi riittävästi aikaa pestaamiseen ja suunnitteluun. Tuisku 2015 projektissa tuli joiltakin osin kiire ennen leiriä saada suunnitelmat tehtyä ja pestiläiset rekrytoitua. 22