Kilkeviesti Toukokuu 2010

Transkriptio

1 Kilkeviesti Toukokuu 2010 Tämä on kuukausittainen tietopaketti Kilkkeestä kiinnostuneille. Kilkkeen kuukausiviesteihin on koottuna ajankohtaista asiaa Kilkkeestä. Kirje sisältää hiukan mennyttä ja jonkin verran tulevaa. Kaikkea viestissä ei voi kertoa, mutta pyrimme kokoamaan lisätietoa Kilkkeen Internet-sivuille osoitteeseen Sivuille on myös kerätty kaikki tähän mennessä ilmestyneet Kilke-viestit: Kilkkeen tekijä! Mikäli haluat tiedottaa Kilke-viestissä, toimita aineistosi partiomediaryhmän mestarille Taru Särkälle: Muistathan myös pitää osa-alueestasi nettisivuilla julkaistavan tiedon ajan tasalla. Nettisivujen aineistot toimitetaan nettisisältömestarille Heikki Laurilalle: Tässä viestissä Tärkeää leiristä Viestintä tiedottaa Leirin aikainen posti Leirirekisteri Turva Kyläkeittiöiden suunnitelmat tarkentuvat koko ajan Logistiikan tilaukset mennessä Vaeltajien ja samoajien pestaaminen Hoida monistukset ja laminoinnit kuntoon ennen leiriä! Turvallinen leiri tarkistusryhmä

2 Tekijäpalvelun info o Varattavien tilojen tiedot tekijäpalvelulle mennessä o Toimistotarvikkeiden noutoaikataulut o Nimikyltit (johtajat, päälliköt ja mestarit), tarkista tietosi Teltasta mennessä o Pysyvää ilmoitettavaa leirin ilmoitustauluille? Muutokset kilometrikorvauksiin 2. Hyvä tietää kiva kuulla Jälki-ilmoittautuminen päättyi, pääseekö Kilkkeelle vielä mukaan? Rakennus- ja purkuleirille ilmoittautuminen ja niiden ilmoittautumisien varmennus 3. Tulevat Kilke pyörähtää käyntiin 83 päivän päästä! Tsemppiä kaikille kilkuttajille leirin tekemisen tiukkaan loppurutistukseen! Hieno leiri tulossa Dl-päiviä vilisee tässäkin postissa runsaasti, kirjaattehan ne muistiin ja hoidatte hommat kuntoon määräpäiviä kunnioittaen. 4. Menneet Päällikkö- ja mestaritapaaminen pidettiin Lammilla. Paikalla oli noin 170 kilkettäjää. Viikonlopun demot löytyvät osoitteesta: ojektit%2fsuurleiri%2f00%5fjohtaminen%2fyhteiset%20kokoukset%2fp%c3%a4%c3%a4llikk%c3%b6%2d%2 0ja%20mestaritapaaminen%20Lammi%20Evo%2017%2e%2d18%2e4%2e2010&FolderCTID=0x EEA 6A52D8783B40BA59702BABDF63A0&View=%7b2FDA30C6%2d96A2%2d4010%2d8B7D%2d2A9547A6997B %7d (tai selkokielellä Kilke-johtaminen-yhteiset kokoukset-päällikkö- ja mestaritapaaminen). Kiitos kaikille osallistujille ja tapaamisen järjestäjille!

3 1. Tärkeää leiristä Viestintä tiedottaa Taittotyöt: Visuaalinen tuotanto toivoo, että kaikki materiaalipyynnöt täytyy toimittaa vähintään kolme viikkoa ennen kuin niiden pitää olla valmiita, koska esimerkiksi taittoon menee jo viikko. Lisätietoa asiasta visuaalisen ryhmän mestarilta Pekka Kurulta Aiotko kutsua VIP-vieraita?: Keskusjärjestö kutsuu leirille omat vieraansa, mutta sen lisäksi leiritoimikunnalla, johtajilla, päälliköillä ja mestareilla on mahdollisuus kutsua leirille omia kutsuvieraitaan. Näillä vierailla tarkoitetaan henkilöitä, jotka ovat merkittävällä tavalla tukeneet sinua omassa Kilke-tehtävässäsi onnistumisessa tai ovat tukeneet leiriä esimerkiksi tavara- tai rahalahjoituksin. Siksi kyseiset henkilöt pitää ilmoittaa yhteystietoineen asap vipmestari Jukka Tulivuorelle (puh , sähköposti: SP:n kutsuvieraslista tulee telttaan, josta voit käydä katsomassa kutsutut. Kullekin henkilölle lähtee vain yksi kutsu. Kilke: -sähköpostiin odotetaan kuittausta pikaisesti! Leirin lähestyessä myös sähköpostitulva kasvaa! Jotta tärkeät asiat eivät jäisi huomaamatta, muistutetaan mieliin Kilke-sähköpostin lähettämisen ohjeistus: Otsikkokenttään KILKE: Kerro jo otsikkokentässä selkeästi, mitä asia koskee (esim. ensi viikon kokous ei vedä vertoja "viestinnän päälliköiden kokous ti Evolla" -vaihtoehdolle) Jos odotat, että viestiisi vastataan pikaisesti, kerro myös se ("Kuittaa ASAP", "VASTAUSTA ODOTETAAN", "TOIMENPITEITÄ VARTEN" "KIIREELLINEN KOMMENTOINTI" "KOMMENTIT MENNESSÄ") Samaan viestiin ei kannata pistää montaa asiaa. Lyhyet viestit luetaan ja niihin reagoidaan helpommin! Kiitos. Unohtuiko Savukansion deadline? Savukansiota työstetään parhaillaan ja ensimmäinen versio julkaistaan kesäkuun ensimmäisellä viikolla. Mikäli syystä tai toisesta missasit 1.5. deadlinen, toimita materiaalisi super-pikaisesti Tinolle Ripirapi!

4 Leirin aikainen posti Posti vastaa leirin sisäisen ja ulkoisen postin liikkumisesta oikeaan paikkaan. Aikataulut tarkentuvat lähempänä leiriä. Lisäksi Posti hoitaa sisäisen lähettipalvelun tarpeenmukaisesta hoidosta ja tekee yhteistyötä kaikkien leirin osa-alueiden kanssa. Posti toimii myös rakennus- ja purkuleireillä, joten postit kulkevat supistetusti myös niillä. Leirille saatiin oma virallinen postileima, ja myynnissä on sekä postikortteja että -merkkejä. Ulkoinen posti: Tuleva Lähtevä jaetaan savuittain niputettuina alaleiritoimistoihin savujen noudettaviksi leirille käännetyt sanomalehdet toimitetaan tasaisesti kahviloihin EI LEIRIIN. Leirille käännetyt lehdet jaetaan siis tasan kahviloiden kesken, joten juuri nimelläsi tuleva lehti ei välttämättä löydy omasta kahvilastasi, mutta kaikille yritetään saada mahdollisuuksien mukaan laaja valikoima lehtiä. Jonkin verran luultavasti pystytään myös ajattelemaan maantieteellisesti. kootaan alaleiritoimistoista ja kirjelaatikosta n. kello 21 viimeinen keräys lähtevää postia ulkoinen posti lähtee Evo-keskuksesta seuraavan aamun kuljetuksessa Sisäinen posti: Lähtevä kotaan alaleiritoimistoista ja kirjelaatikosta samalla kootaan myös löytötavarat alaleiritoimistoista n. kello 21 viimeinen keräys lähtevää postia lähettipalvelu tarvittaessa kirjeet ja kortit kulkevat merkittä leirin sisällä-saapuva lajitellaan ulkoisen postin mukaan savuittain alaleiritoimistoon noudettavaksi lähettipalvelu hoitaa kiireelliset pyynnöt Lisätietoa postimestari Akulta

5 Leirirekisteri Leirirekisterin leiriaikaisesta käytöstä on tehty suunnitelma, johon pääsee tutustumaan osoitteessa toimintasuunnitelma.doc. Leirin aikaista leirirekisteriä hoitaa leirirekisterimestari Petri Vainio ennen leiriä leirirekisterivastuu on projektisihteeri Vilhelmina Lindqvistillä Turva Polkupyörät Moni osa-alue on kysynyt, miten leirille saa polkupyöräluvan. Ensisijaisesti leirialueella liikutaan kävellen. Evokeskuksen ja leirialueen väliin järjestetään sukkulaliikenne Evokeskuksella työskenteleville, joten tällekään välille ei välttämättä jokaiselle polkupyörää tarvita. Jos kuitenkin katsot, että pestisi edellyttää polkupyörää ja leirialueella pyöräilyä, sinun tulee hakea pyörälupa. Luvan myöntää Turva, ja lomake niiden hakemiseen tulee Telttaan toukokuun aikana. Muistathan myös, että jos pyöräilet, tarvitset myös pyöräilykypärän! Kyläkeittiöiden suunnitelmat tarkentuvat koko ajan Kyläkeittiösuunnitelmaa on päivitetty ja päivitetään koko ajan mm. purkuleirin ja rakentamisdetaljipiirustusten osalta. Versio 6.0 julkaistaan toukokuussa. Versio 7.0 on se lopullinen versio, joka tullaan toimittamaan jokaiselle kyläkeittiömestarille, kyläkeittiökympille ja laajamittaisella jakelulla rakennusleirille. Logistiikan tilaukset mennessä Kilkkeen logistiikkaohje sekä siihen liittyvät tilauslomakkeet on julkistettu Teltassa. Ohjeen mukaan tilataan henkilökuljetukset, materiaalikuljetukset leirille, leirillä ja leiriltä sekä työkoneet. Lisäksi ohjeessa kerrotaan ulkopuolisten kuljetusten ilmoittamista ja varastointia. Tilaukset tulee tehdä mahdollisuuksien mukaan 31. toukokuuta mennessä, myöhemmin tehdyt tilaukset hoidetaan vain, jos se ajoissa tilattujen hoitamisen lisäksi on mahdollista. Jos kaikki yksityiskohdat eivät vielä toukokuussa ole tiedossa, tilauksen voi tehdä alustavana. Logistiikkaohje ja tilauslomakkeet ovat Teltassa Huollon osiossa

6 Vaeltajien ja samoajien pestaaminen Kilke on ensimmäinen suurleiri, jolla uudet ikäkaudet ovat käytössä. Tämä on aiheuttanut epäselvyyksiä samoajien ja vaeltajien pestaamisessa. Uuden ohjelman mukaan myös heille on järjestetty omalle ikäkaudelle kohdistettua ohjelmaa. Sovittu periaate on, että Samoajilla on vain leirillä jaettavia palvelutehtäviä ja Vaeltajilla on ½-pesti. Johtajan, päällikön ja mestarin tehtävänä on huolehtia, että tämä toteutuu omalla vastuualueella. Tärkeää on viestiä positiivista suhtautumista ohjelmaan osallistumisesta tätä ei ole kokeiltu ennen, joten nuorilla saattaa olla ennakkoluuloja sekä asenne "pestiähän mä olen tänne tullut tekemään". Tässä luodaan mallia tuleville suurleireille ja piirileireille, siksi pohjatyön tekeminen on tärkeää. Hoida monistukset ja laminoinnit kuntoon ennen leiriä! Ne tulostettavat ja monistettavat materiaalit, jotka ovat jo ennen leiriä valmiit, tulostetaan ja käsitellään Partioasemalla ennen leirin alkua. Kukin tiimi vastaa omista materiaaleistaan, projektitoimiston väki voi Partioaseman muun henkilökunnan kanssa auttaa tulostuksissa ja jälkikäsittelyjärjestelyissä. Jälkikäsittelyn tiimit hoitavat pääasiassa itse, mutta Partioaseman henkilökunta auttaa minkä muilta töiltään ehtii. Monistustöistä halutaan tieto toukokuun loppuun mennessä, jotta aseman monistamiskapasiteettia voidaan aikatauluttaa Kilkkeen käyttöön ja materiaaleja osataan varata paikan päälle. Ilmoita monistustarpeista (Huomaathan, että viestintä pyytää toimittamaan taittotyöt kolmen viikon varoitusajalla ja suurten määrien kopioimisessa voidaan joutua turvautumaan painotaloon, jolloin materiaalien toimitukseen vaaditaan enemmän aikaa.) Turvallinen leiri tarkastusryhmä Kilke-leirin turvalliseen tekemiseen ja toteuttamiseen kiinnitetään erityistä huomiota. Turvallinen leiri-tarkastusryhmä tehtävänä on varmistaa turvallinen leiri kaikille. Ryhmä ohjeistaa riskien tunnistamiseen ja vaaratilanteiden ennaltaehkäisyyn tarkistamalla mm. rakennussuunnitelmia ja pelastussuunnitelmia sekä valvomalla että viranomaismääräykset ja ohjeet tulevat tekijöiden tietoisuuteen. Rakennus- ja itse leirin aikana ryhmällä on leiritoimikunnan valtuutus puuttua havaittuihin epäkohtiin turvallisuusohjeiden noudattamisessa. Ryhmän kokoonpano: palotarkastusmestari Maria "Mia" Somppi, lääkintämestari Maria Kivinen, turvallisuusmestari Tuomas Hakanen, sähköpäällikkö Markus Leivuori, rakennuspäällikkö Jari Hintsa tai rakennusmestari Juha Korhonen, tekniikkajohtaja K-P Mannila ja/tai huoltojohtaja Päivi Jaatinen, leiriorganisaation ulkopuolelta tulevien viranomaistarkastusten yhteydessä projektipäällikkö Ville Jokinen.

7 Tekijäpalvelun info Varattavien tilojen tiedot tekijäpalvelulle: Tekijäpalvelu tarvitsee mennessä jokaiselta alaleiriltä (keittiöt yms. tilat) ja kahviloilta tiedot tiloista, joita on mahdollista varata leirin aikana esimerkiksi eri tiimien kokouksia varten. Lähetä tiedot tilan koosta (paljonko vetää ihmisiä), varustelutasosta ja vastuuhenkilöstä yhteystietoineen osoitteeseen Ilmoita myös, jos tiloja on jo varattu, koska leirin aikana Tekijäpalvelu koordinoi tilojen varauksia alaleiritoimistojen ohella. Toimistotarvikkeiden noutoaikataulut: Tekijäpalvelu ilmoittaa toimistotarvikepaketin tilanneille noutoaikataulun kesäkuun aikana. Nimikyltit: Tekijäpalvelu tekee nimikyltit leirin johtaja-, päällikkö- ja mestaritasolla toimiville tekijöille (ykköset). Johtajat, päälliköt ja mestarit: Tarkistakaa mennessä omat ja kanssatoimijoidesi oikeat tiedot Teltasta, luettelosta: Kilkkeen tekijät (nyt on mahdollista lisätä myös partionimi, jos sen haluaa kylttiinsä saada). Nimikylttiin laitetaan automaattisesti Teltan luettelosta löytyvä pestinimike, partionimi ja oma nimi. Muille tekijöille varataan mahdollisuus askarrella oma nimikyltti leirin aikana Tekijäpalvelussa. Leirin ilmoitustaulut: Ilmoita tekijäpalveluun jos haluat ilmoitustauluille omia pysyviä ilmoituksia (esim. muonitus -> ruokalistat, ohjelma -> ohjelmakartat), jotta niille osataan varata tilaa. Muutokset kilometrikorvauksiin Hallitus on muuttanut sääntöä seuraavasti, eli oman auton käytöstä korvataan seuraavasti: 1 henkilö 15 senttiä / km 2 henkilöä 18 senttiä / km 3 henkilöä 21 senttiä / km 4 henkilöä 24 senttiä / km Muutos koskee siis kolmen ja neljän henkilön kyytejä, joista ennen korvattiin vain 19snt/km.

8 2. Hyvä tietää kiva kuulla Jälki-ilmoittautuminen päättyi, pääseekö Kilkkeelle vielä? Kilkkeen osallistujamäärä kasvoi jälki-ilmoittautumisissa neljälläsadalla leiriläisellä. Yhteensä Evolla leireilee tulevana kesänä n leiriläistä. Kilkkeelle pääsee ilmoittautumaan tämän jälkeen vain päiväosallistujana. Päiväosallistumisen ilmoittautuminen on auki Päivähinta on 45. Suosittelemme vahvasti mattimyöhäisille ilmoittautumista etukäteen mainittuna ajankohtana. Mikäli leirille tulostansa päättää kuitenkin vasta jälkeen, ilmoittautuminen tapahtuu leirin vastaanotossa Evo-keskuksella leirin aikana ja leirimaksu maksetaan ilmoittautuessa käteisellä vastaanotossa. Toinen tapa päästä mukaan leirille on tulla peruuttaneen tilalle samaksi ajaksi kuin peruuttanut oli alun perin ilmoittautunut. Tällöin uusi tulija maksaa peruuttaneen leirimaksun ja ilmoittautuminen korjataan projektitoimistossa. Lippukunta toimittaa peruuttaneen ja uuden tulijan täydelliset ilmoittautumistiedot osoitteeseen Rakennus- ja purkuleirille ilmoittautuminen ja niiden ilmoittautumisten varmennus Rakennus- ja purkuleirille tulee ilmoittautua etukäteen. Rakennus- ja purkuleirille on mahdollista ilmoittautua juhannukseen asti. Ne, jotka eivät ole osallistumassa Kilkkeelle muuten kuin rakennus- ja purkuleirin ajaksi ja eivät ole vielä ilmoittautumistaan niille tehneet, toimittavat ilmoittautumisensa sähköpostitse projektitoimistoon: Ilmoittautumiseen tarvitaan kaikki ne tiedot, joita ilmoittautumislomakkeessakin kysytään. Ne samoajat, vaeltajat ja aikuiset, jotka ovat jo ilmoittautuneet leirille (tai pelkästään rakennukseen ja purkuun) ja joiden sähköpostiosoite on ilmoittautumistiedoissa, saavat rakennusja purkuleiri-ilmoittautumisestaan varmennusviestin touko-kesäkuussa, jossa he voivat joko muokata jo tehtyä rakennus- ja purkuleiri-ilmoittautumistaan tai ilmoittautua kyselyn kautta uutena tulijana mukaan. Kyselyyn tulee vastata juhannukseen mennessä. Jakelu Kilkkeen tekijät, SP:n ja piirien hallitukset, Partiotoimihenkilöt, Valiokunnat, Kilkkeen nettisivut