Vastine Mikkelin Pesula Oy:n valituksen johdosta

Transkriptio

1 1 (7) Vastine MARKKINAOIKEUDELLE ASIA Vastine Mikkelin Pesula Oy:n valituksen johdosta HANKINTAYKSIKKÖ JA PROSESSIOSOITE Sipoon kunta Sosiaali- ja terveyslautakunta PL SIPOO puh. (09) sähköposti: kirjaamo@sipoo.fi VALITTAJA Mikkelin Pesula Oy VALITUKSEN ALAINEN PÄÄTÖS ASIAN TAUSTAA Sipoon kunnan sosiaali- ja terveysvaliokunnan päätös Sipoon kunta (jäljempänä myös hankintayksikkö) on kilpailuttanut yhteistyössä Nurmijärven hankintapalveluiden ja naapurikuntien kanssa terveyskeskuksen henkilöstön suojavaatteiden vuokraus- ja pesulapalvelut. Hankintayksikkö on ilmoittanut julkaistulla EUhankintailmoituksella avoimella menettelyllä toteutettavasta hankinnasta. Sipoon kunnan sosiaali- ja terveysvaliokunta on tehnyt Nurmijärven esityksen mukaisen päätöksen suojavaatteiden vuokra- ja pesulapalveluiden hankinnasta ja valinnut Mikkelin Pesula Oy:n palvelun tuottajaksi. Hankintapäätös on lähetetty sähköisesti tiedoksi tarjouksen jättäneille Lindström Oy on tehnyt mainitun päätöksen perusteella hankintaoikaisuvaatimuksen ja valituksen markkinaoikeuteen. Sipoon kunnan sosiaali- ja terveysvaliokunta on käsitellyt Lindström Oy:n hankintaoikaisuvaatimuksen, kumonnut tehdyn päätöksen 34 SIPOON KUNTA Iso Kylätie 18, PL7, Sipoo Vaihde Faksi SIBBO KOMMUN Stora Byvägen 18, PB 7, Sibbo Växel Fax

2 2 (7) ja tehnyt asiassa uuden päätöksen suojavaatteiden vuokraja pesulapalveluiden hankinnasta. Lindström Oy on valittanut markkinaoikeuteen myös tästä päätöksestä. Sipoon kunnan sosiaali- ja terveysvaliokunta on tekemällään päätöksellä 81 keskeyttänyt hankintamenettelyn. Päätös on lähetetty sähköisesti tiedoksi tarjouksen jättäneille (liite 1). Mikkelin Pesula Oy:lle on varattu tilaisuus tulla kuulluksi asiassa ennen päätöksen tekoa (liitteet 2 ja 3). Mikkelin Pesula Oy on tehnyt asiassa hankintaoikaisuvaatimuksen ja valittanut päätöksestä Markkinaoikeuteen. Hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton kokonaisarvo on kaikkien mukana olevien hankintayksiköiden osalta ollut euroa. Hankintayksikkö on noudattanut julkisista hankinnoista annetun lain (348/2007, myöhemmin myös hankintalaki) 77 :n mukaista odotusaikaa eikä hankintasopimusta ole allekirjoitettu tai muutoinkaan pantu täytäntöön. VAATIMUKSET Sipoon kunta vaatii, että Markkinaoikeus: 1) hylkää valittajan vaatimukset kokonaisuudessaan perusteettomina ja 2) velvoittaa valittajan korvaamaan hankintayksikölle asian käsittelystä markkinaoikeudessa aiheutuneet oikeudenkäyntikulut myöhemmin esitettävän erittelyn mukaisesti lain mukaisine korkoineen. VAATIMUSTEN PERUSTELUT Siirtymäsäännökset Uudet hankintalait ovat tulleet voimaan Uuden hankintalain 174 :n 6 momentin mukaan ennen tämän lain voimaantuloa aloitettuihin lain voimaan tullessa vireillä oleviin hankintamenettelyihin sovelletaan tämän lain voimaan tullessa voimassa olleita säännöksiä. Hankintayksikön soveltamista oikeusohjeista Hankintalain (348/2007) 2 :n 1 momentin mukaan hankintayksikön on käytettävä hyväksi olemassa olevat kilpailuolosuhteet, kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia tasapuolisesti ja syrjimättä sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen. Hankintalain (348/2007) 73 :n mukaan hankintayksikön on tehtävä ehdokkaiden ja tarjoajien asemaan vaikuttavista ratkaisuista sekä

3 3 (7) tarjousmenettelyn ratkaisuista kirjallinen päätös, joka on perusteltava. Hankintalain (699/2011) 73a :n mukaan hankinta voidaan keskeyttää vain todellisesta ja perustellusta syystä. Hankintamenettelyn keskeyttämistä koskevaan ratkaisuun sovelletaan, mitä hankintaa koskevasta päätöksestä säädetään 73 :ssä. Hankintalain 73a :n mukaisen hankintamenettelyn keskeyttämistä koskevan asian käsiteltäväksi ottamiselle ei ole hankintalaissa säädetty määräaikaa. Oikeuskäytännössä on korostettu, että hankinnan keskeyttämisen tulee perustua todellisiin syihin ja samanaikaisesti menettelyn on oltava tasapuolista ja syrjimätöntä. Mikäli menettely on tasapuolista ja syrjimätöntä, hankintayksikkö voi keskeyttää hankintaprosessin esimerkiksi, jos tarjouspyyntö on puutteellinen, eikä sen perusteella ole mahdollista saada hankintayksikön tarkoittamia tarjouksia. Hankintayksikkö voi keskeyttää hankinnan myös esimerkiksi silloin, kun hankinnan tarve on muuttunut kesken hankintaprosessin tai jos hankintayksikön rahoitustilanne on muuttunut oleellisesti määrärahojen puutteen vuoksi. Korkein hallinto-oikeus on antamassaan hankintamenettelyn keskeyttämistä koskevassa ratkaisussaan (taltionumero 861) katsonut, että hankintamenettelyn keskeyttämisen edellytyksenä oleva todellinen ja perusteltu syy voi johtua myös hankintayksikön omasta toiminnasta tai laiminlyönnistä aiheutuvasta hankintamenettelyn virheellisyydestä. Hankintamenettelyn keskeyttämisen lainmukaisuuden arvioinnin kannalta ei asiassa ollut oikeudellista merkitystä sillä, että keskeyttämisen perusteena olevat seikat olisivat saattaneet olla hankintayksikön havaittavissa jo ennen keskeyttämispäätöksen tekemistä. Päätöksessä on myös todettu, ettei hankintamenettelystä ennen keskeyttämispäätöksen tekemistä tehty hankintaoikaisuvaatimus hankintayksikölle tai valitus markkinaoikeudelle aseta estettä keskeyttämispäätöksen tekemiselle. Edellytyksenä keskeyttämispäätöksen tekemiselle ei myöskään ole lain esityöt huomioon ottaen poikkeuksellisten seikkojen olemassaolo. Hankinnan keskeyttäminen Mikkelin Pesula Oy on valituksessaan katsonut, ettei hankintayksiköllä ole ollut todellista ja perusteltua syytä keskeyttää hankintaa ja, että keskeytyspäätös olisi tehty lähinnä siitä syystä, että Lindström Oy on valittanut Keravan kaupungin sekä muiden mukana olevien kuntien hankintaoikaisulla korjaamista päätöksistä markkinaoikeuteen. Sipoon kunta ja naapurikunnat ovat korjanneet alkuperäisiä päätöksiään ja niissä olleita menettelyvirheitä hankintaoikaisulla. Mikkelin Pesula Oy on virheellisesti väittänyt, että hankintayksikkö olisi pelkästään päätöksiin kohdistuvien valitusten perusteella tulkinnut, ettei tarjouspyyntö ole ollut riittävän yksiselitteinen. On totta, että osa Lindström Oy:n valituksen perusteista on perustunut valittajan omiin virheellisiin tulkintoihin. Sipoon kunta on kuitenkin yhteistyössä muiden kuntien kanssa tarkistanut kilpailutuksen menettelyvaiheita jälkikäteen uudestaan ja todennut menettelyssä tapahtuneen virheitä.

4 4 (7) Kilpailutus on ollut kokonaisuudessaan hankala ja ajallisesti haastava, kuten Mikkelin Pesula Oy on itsekin prosessin aikana todennut. Kilpailutuksen aikana tarjouspyynnön johdosta esitettiin lukuisia kysymyksiä. Näin jälkikäteen arvoituna laadun arvioinnissa käytetyt vertailuperusteet erityisesti käytettävyysarvioinnin osalta ovat mitä ilmeisemmin olleet liian yleisluonteisia ja tulkinnanvaraisia. Vertailuperusteiden tulisi olla ymmärrettävästi ja selvästi ilmoitettu ja ne tulisi olla mitattavissa. Esimerkiksi tarjouspyynnön kohdassa 12. Päätöksenteon perusteet on todettu laadullisten tekijöiden osalta muun ohella, että käytettävyysarvioinnissa arvioidaan asun soveltuvuus työhön (käyttömukavuus, istuvuus, joustavuus, hengittävyys). Nurmijärven kunnan hankintapalveluiden tekemässä käyttäjäarviointilomakkeessa (tarjouspyynnön liite 5.) on kuitenkin ilmoitettu arvioitaviksi ominaisuuksiksi käyttömukavuus, istuvuus, materiaali ja osan tuotteiden kohdalla myös taskut sekä näissä edellä mainituissa arvioinnin kohteiksi näytekohteesta riippuen esimerkiksi, elastisuus, malli ja materiaalin pehmeys. Lisäksi tarjouspyynnössä on todettu visuaalisen ilmeen ja pesunkestävyyden osalta, että tältä osin arvioidaan onko asu käyttöympäristöön sopiva tai ei sopiva. Vaikka arviointitapa on sinänsä ollut selkeä ( sopiva tai ei sopiva ) tarjouspyynnössä ei ole kuitenkaan suoraan määritelty mitä sopivalta asulta vaaditaan. Tarjouspyynnön on siten katsottava olleen tulkinnanvarainen laadullisten vertailuperusteiden osalta. Myöskään käytettävyysarviointitilaisuudessa arvioita tekeviä henkilöitä ei ollut ohjeistettu riittävän selvästi mihin seikkoihin heidän tulisi arvioinnissa kiinnittää huomiota ja mihin ei. Tämä on johtanut siihen, ettei arviointitilaisuuden lopputuloksen oikeellisuudesta ole myöskään varmuutta. Vaikka hankintayksiköllä on aina jonkin verran harkintavaltaa käytettävyysarviointia tehdessään, ei harkintavalta saa olla rajoittamatonta. Uuden arviointitilaisuuden järjestäminen olisi edellyttänyt tarjouspyynnön liitteenä olevan käyttäjäarviointilomakkeen täydentämistä ja määrittelyjen selventämistä siinä määrin, ettei se olisi ollut enää tässä vaiheessa kilpailutusta mahdollista. Uutta arviointitilaisuutta ei ole voitu enää järjestää myöskään siitä syystä, että näytekappaleet oli jo palautettu toimittajille. Mikäli uusi arviointi olisi hankintapäätöksen tekemisen jälkeen sallittu, olisi osa tarjoajista saattanut toimittaa arviointiin eri näytekappaleet ja näin parantaa omaa asemaansa tarjouskilpailussa toisten kustannuksella. Tämä olisi vaarantanut tarjoajien tasapuolisen kohtelun, sillä laadullisilla pisteillä on ollut suuri merkitys kilpailutuksen lopputuloksen kannalta. Koska tarjouspyyntö on ollut tulkinnanvarainen, eivätkä kunnat ole voineet enää myöskään järjestää uutta arviointitilaisuutta, menettelyä ei voida korjata muutoin kuin keskeyttämällä hankinta ja julkaisemalla uusi tarjouspyyntö. Hankintapäätöksen liitteenä on ollut tarjousvertailu, yhteenveto käytettävyysarviointipisteistä sekä käyttäjäarvioinnin sanalliset perustelut. Hankintasäännösten mukaan tarjousvertailusta tulisi ilmetä selvästi kaikkien tarjoajien osalta, miten kutakin vertailuperustetta on arvioitu ja mihin tarjoajien väliset piste-erot perustuvat. Koska päätösdokumenteissa ei ole selvästi sanallisesti kerrottu, miten kutakin vertailuperustetta on arvioitu ja mihin tarjoajien väliset piste-erot perustuvat, ei myöskään hankintapäätöksen perusteluiden voida katsoa olleen riittävän yksityiskohtaiset.

5 5 (7) Kuntien välistä yhteistyötä ja hankintaprosessia on varjostanut myös lukuisat yhteiskilpailutukseen liittyvät haasteet. Hankinnan käytännön toteuttaminen on osoittautunut haasteelliseksi, sillä kysymyksessä on ollut useamman kunnan tarpeisiin hankittavasta palvelusta. Näin jälkikäteen arvioituna on selvää, ettei tarjouspyynnön laatimishetkellä ole osattu riittävästi ennakoida ja suunnitella muun muassa kaikkia sopimusteknisiä ja palvelun käyttöön liittyviä käytännön haasteita. Lisähaasteita kilpailutukseen on tuonut myös se, että kilpailutuksesta alun perin vastanneen kunnan hankintapalveluissa on sittemmin tapahtunut merkittäviä henkilöstömuutoksia kesken kilpailutusprosessin. Hankinnan kohteena oleva palvelu on ollut myös luonteeltaan sellainen, ettei toimintaa ole voinut pysäyttää missään vaiheessa. Vaikka hankintayksikön hankintatarve ei sinänsä ole prosessin aikana muuttunut, hankintayksikkö on joutunut arvioimaan hankintakokonaisuuden tarkoituksenmukaisuutta uudelleen ja miettimään miten hankintatarpeeseen tullaan jatkossa vastaamaan. Esimerkiksi väliaikaiset järjestelyt ovat osoittautuneet taloudellisesti ja toiminnan käytännönjärjestämisen kannalta kestämättömäksi ja niistä aiheutuvat riskit ja kulut ovat hankintayksikön kannalta merkittäviä. Valittaja on myös näistä seikoista hyvin tietoinen, koska se on ollut mukana neuvottelemassa mahdollisista väliaikaisista järjestelyistä. Edellä mainittujen seikkojen johdosta on hyvin epätodennäköistä, että jos hankintayksikkö tulee hankkimaan kilpailutuksen kohteena olevan palvelun ulkopuolisen palveluntarjoajan tuottamana, että hanke toteutuisi enää samassa mittakaavassa. Ottaen huomioon edellä lausuttu hankintayksikkö katsoo, ettei hankinnan jatkaminen ole ollut enää tarkoituksenmukaista ja perusteltua. Koska menettelyn tulkinnanvaraisuudet ja virheet johtuvat osin tarjouspyynnöstä, voidaan virheellinen menettely korjata vain keskeyttämällä hankinta ja julkaisemalla uusi tarjouspyyntö, jossa edellä mainitut seikat on otettu huomioon. Sipoon kunta tulee arvioimaan hankintakokonaisuuden tarkoituksenmukaisuuden, tarkistamaan tarjouspyynnön ja kiinnittämään erityistä huomiota tarjouspyynnön valintakriteereiden ymmärrettävyyteen sekä mahdollisen arviointilaisuuden järjestämiseen ennen mahdollisen uuden kilpailutuksen käynnistämistä. Väitetty tinkimiskierros ja tarjousten julkisuus Valittaja on myös tuonut esiin, että hankinnan keskeyttämisessä olisi kyse kielletystä tinkimiskierroksesta, koska tarjousasiakirjoja ei ole päätetty pitää salassa hankinnan keskeyttämistä koskevan päätöksen yhteydessä. Hankinnan keskeyttäminen ja uuden kilpailutuksen järjestäminen eivät sellaisenaan merkitse sitä, että kyse olisi kielletystä tinkimisestä. Puheena olevassa kilpailutuksessa hinta ei ole ollut ainoa ratkaiseva seikka vaan laadulla on ollut huomattavan suuri merkitys kilpailutuksen lopputuloksessa. Kuten edellä on todettu, on myös hyvin epätodennäköistä, että uusi kilpailutus tullaan toteuttamaan samassa mittakaavassa ja kokoonpanolla uudelleen, jollei yhteiskilpailutukseen liittyviä lukuisia haasteita saada ratkottua. Keskeytyksen jälkeen kukin kunta harkitsee oman hankintatarpeensa ja miten haluaa mahdollisen uuden kilpailutuksen järjestää. Näin ollen jos esimerkiksi kilpailutus jatkossa tullaan tekemän

6 6 (7) kunkin kunnan omana hankintana, tulee hinnat joka tapauksessa olemaan nyt keskeytetyssä kilpailutuksessa annettua korkeammat, koska esimerkiksi logistiikkakustannukset olisivat isommat ja hankintayksikön volyymit huomattavasti yhteiskilpailutusta pienempiä. Pääsääntöisesti annetut tarjoukset määrätään salassa pidettäviksi keskeytyspäätöksen yhteydessä asiakirjojen julkisuudesta annetun lain (612/1999) 24 :n 1 momentin 17 kohdan perusteella aina siihen saakka, kunnes hankintayksikkö on tehnyt ratkaisunsa uudessa hankintamenettelyssä tai päättänyt luopua hankinnasta. Tämä on normaali käytäntö myös Sipoossa. Tämä kilpailutus on kuitenkin usean kunnan yhdessä toteuttama ja kunnat ovat kukin tehneet päätöksensä oman aikataulunsa mukaisesti. Ensimmäisen hankintapäätöksen on tehnyt Nurmijärven kunta. Tämä hankintapäätös on mennyt tiedoksi kaikille tarjouksen tehneille. Päätöksessä on luonnollisesti ollut mukana myös annetut hinnat ja muut vertailussa mukana olleet asiat lukuun ottamatta liikesalaisuuksia. Tämän vuoksi Sipoon kunnan päädyttyä keskeyttämään hankinta ei tarjousten salassapidolla julkisuuslain mukaan enää olisi ollut merkitystä. Johtopäätökset Ottaen huomioon edellä lausuttu, hankintayksikkö katsoo, että sillä on ollut hankintalain mukainen todellinen ja perusteltu syy keskeyttää hankinta. Keskeyttämisen lainmukaisuuden arvioinnissa ei ole oikeudellista merkitystä sillä, että keskeytykseen on päädytty vasta valituksen tultua vireille markkinaoikeudessa. Keskeyttämisen sallittavuuden arvioinnissa ei ole myöskään merkitystä sillä, että keskeytyspäätöstä on perusteltu osittain samoilla asioilla, joita valittajakin on nostanut hankintaoikaisussaan tai valituksessa esille. Merkitystä ei ole myöskään sillä, että keskeytykseen päädyttiin vasta hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Keskeytyspäätöksen tekeminen ei myöskään edellytä poikkeuksellisten seikkojen olemassaoloa. OIKEUDENKÄYNTIKULUT Valittaja on vaatinut, että hankintayksikkö velvoitetaan korvaamaan valittajan arvonlisäverottomat oikeudenkäyntikulut laillisine viivästyskorkoineen. Valittaja ei ole kuitenkaan esittänyt yksilöityä oikeudenkäyntikuluvaatimusta, minkä johdosta hankintayksikkö ei voi ottaa tässä vaiheessa kantaa oikeudenkäyntikuluvaatimukseen. Tämän johdosta hankintayksikkö varaa tilaisuuden lausua valittajan oikeudenkäyntikuluista myöhemmin markkinaoikeuskäsittelyn aikana. LIIKESALAISUUDET Vastine ei sisällä salassa pidettäviä liikesalaisuuksia, mutta vastineen liitteenä 3 oleva Mikkelin Pesula Oy:n vastine kuulemiseen sisältää salassa pidettäviä liikesalaisuuksia. Mikkelin Pesula Oy toimittanee tarvittaessa Markkinaoikeudelle julkisen kappaleen puheena olevasta asiakirjasta.

7 7 (7) PÄIVÄYS JA ALLEKIRJOITUS Sipoossa Sipoon kunta Sosiaali- ja terveysosasto Sosiaali- ja terveysjohtaja Leena Kokko LIITTEET 1. Sipoon kunnan sosiaali- ja terveysvaliokunnan päätös Nurmijärven kunnan voittaneelle tarjoajalle lähettämä kuulemiskirje 3. Mikkelin Pesula Oy:n antama vastine kuulemiseen (eijulkinen)