Ehdotus: Yhtymähallitus päättää 1. käynnistää tekstiilivuokraus- ja pesulapalveluiden kilpailutuksen viiteaineistona olevien asiakirjojen mukaisesti

Transkriptio

1 Yhtymähallitus Yhtymähallitus Yhtymähallitus Yhtymähallitus Tekstiilivuokraus- ja pesulapalveluiden hankinta 76/ /2018 Yhtymähallitus Perusturvakuntayhtymä Akseli järjestää tarjouskilpailun sosiaali- ja terveydenhuollon eri yksiköiden tekstiilihuoltopalveluista. Hankinnan kohde jakautuu seuraaviin palveluihin: 1. Potilas ja liinavaatteiden kokonaispalvelut (tekstiilien vuokraus -ja pesulapalvelut, huolto ja kuljetus) 2. Henkilökunnan työ- ja suojavaatteiden kokonaispalvelu (tekstiilien vuokraus- ja pesulapalvelut, huolto ja kuljetus) 3. Pesulapalvelut (omistuspyykki), käyttöön jäävien omien, asukas- ja liinavaatteiden pesulapalvelu - muiden laitostekstiilien ja liinavaatteiden pesulapalvelut ja kuljetus Hankinnan taustaa, kohdetta ja palveluille asetettuja vaatimuksia on kuvattu viiteaineistona olevissa asiakirjoissa (toimitetaan kokoukseen osallistuville perjantaina). Kyseessä on EU-kynnysarvot ylittävä liitteen palveluhankinta. Hankintamenettelynä käytetään julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) 32 :n mukaista avointa menettelyä. Kaikki halukkaat tarjoajat voivat tehdä tarjouksen. Tavoitteena on, että sopimuskausi alkaa Sopimus päättyy määräaikaisena ilman erillistä irtisanomista Perusturvakuntayhtymä Akseli varaa itselleen oikeuden jatkaa yhteisesti sopien palvelun ostoa alkuperäistä sopimusta vastaavilla ehdoilla 12 kuukautta kerrallaan kuitenkin enintään 24 kuukauden ajaksi. Yhtymähallitus päättää 1. käynnistää tekstiilivuokraus- ja pesulapalveluiden kilpailutuksen viiteaineistona olevien asiakirjojen mukaisesti 2. oikeuttaa kuntayhtymän johtaja Marika Tuimalan tekemään tarvittaessa asiakirjoihin vähäisiä muutoksia

2 Yhtymähallitus Perusturvakuntayhtymä Akseli (jäljempänä myös Hankintayksikkö ) kilpailutti tekstiilivuokraus- ja pesulapalveluita koskevan hankintansa julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain ( /1397, hankintalaki ) mukaisella avoimella menettelyllä. Kyse oli ennakoidulta arvoltaan EU-kynnysarvon ylittäneestä hankinnasta. Hankintailmoitus lähetettiin julkaistavaksi Hilma-ilmoituskanavaan sekä Euroopan unionin viralliseen lehteen. Hankintayksikkö toimitti tarjouspyyntöasiakirjat sekä lisäkysymyksistä ja vastauksista laaditun yhteenvedon kaikkien potentiaalisten tarjoajien saataville osoitteessa Hankintayksikkö vastaanotti sähköpostitse tarjousten teolle varattuun määräaikaan mennessä ( klo 12.00) seuraavat tarjoukset: - Lindström Group (Lindström Oy:n ja Comforta Oy:n ryhmittymä) - Lännen Tekstiilihuolto Oy - Länsi-Suomen Pesula Oy Hankintamenettelyn keskeyttämisen perusteet Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) 125 :n mukaan hankintamenettely voidaan keskeyttää vain todellisesta ja perustellusta syystä. Säännöksen esitöiden (HE 108/2016 vp s. 223) mukaan pykälä säilyy muuttumattomana aiemmin voimassa olleen julkisista hankinnoista annetun lain (348/2007) 73 a :ään nähden. Esitöiden ja vakiintuneen oikeuskäytännön mukaan hankintayksikön tulee keskeyttämisen syyn arvioinnissa kiinnittää huomiota siihen, perustuuko hankintamenettelyn keskeyttäminen todellisiin syihin. Hankintamenettelyn keskeyttäminen on perusteltua muun ohella silloin, kun tarjouspyyntö on osoittautunut tulkinnanvaraiseksi, virheelliseksi tai epäonnistuneeksi. Todellinen ja perusteltu syy voi johtua myös hankintayksikön omasta toiminnasta. Talousvaliokunnan mietinnössä (TaVM 48/2010 vp) on julkisista hankinnoista annetun lain (348/2007) 73 a :n osalta tuotu esiin oikeuskäytännössä lisäksi todetun, ettei hankintamenettelyn keskeyttäminen edellytä vakavien tai poikkeuksellisten seikkojen olemassaoloa. Selvyyden vuoksi todettakoon, että jo pelkästään yksi tarjouspyynnön virheellisyys oikeuttaa hankintayksikön keskeyttämään hankinnan. Puutteelliset ja tulkinnanvaraiset vaatimukset Hankintalain 67 1 mom. mukaan tarjouspyyntö, neuvottelukutsu ja niiden liitteet on laadittava niin selviksi, että niiden perusteella voidaan antaa keskenään vertailukelpoisia tarjouksia.

3 Markkinaoikeus on oikeuskäytännössään katsonut, että hankinta-asiakirjoissa esitetyt tulkinnanvaraiset vaatimukset muodostavat todellisen ja perustellun syyn hankinnan keskeyttämiselle: Markkinaoikeuden ratkaisussa MAO:11/18 hankintayksikkö oli keskeyttänyt hankintamenettelyn osa-alueen "pesuaineet, astianpesuaineet sekä keittiöhygienia" osalta. Hankintayksikkö oli perustellut keskeyttämistä sillä, että tarjousajan päättymisen jälkeen oli tullut ilmi, että tarjouspyynnössä oli epäselvyyksiä pyydettyjen nestemäisten astianpesuaineiden yksilöimisessä siten, että hankintayksikkö ei saanut tarvitsemiaan pesuaineita ko. määrittelyllä ja siten, että määrittely antaa tarjoajille mahdollisuuden tarjota tuotteita, joita hankintayksikkö ei ole tarkoittanut hankkivansa. Tarjouspyyntö ei siten tuottanut tarkoituksenmukaista lopputulosta. Tarjouspyynnöllä oli vaadittu nestemäisen pesuaineen soveltuvan joko pehmeisiin ja keskikoviin tai keskikoviin ja koviin vesiin. Kun määrittely oli toteutettu näin, oli tarjoaja pystynyt tarjoamaan ko. kohtiin tuotetta, joka kyllä soveltuu kaikkiin vesiin, mutta saattaa olla lähtökohtaisesti tarkoitettu toisenlaisiin vesiin kuin mitä tarjouspyynnössä on pyydetty. Näin ollen keskikoviin ja koviin vesiin on voitu tarjota tuotetta, joka soveltuu kaikkiin vesiin, mutta on lähtökohtaisesti tarkoitettu pehmeisiin vesiin. Tämä ei vastaa hankintayksikön tarvetta ja tuotteen määrittely on ollut sillä lailla puutteellinen, että se on mahdollistanut tarjoajien menetellä edellä mainitulla tavalla. Markkinaoikeus katsoi, että edellä selostettuja hankintayksikön hankintamenettelyn keskeyttämiselle esittämiä perusteita oli pidettävä hankintalain 125 :n 1 momentissa tarkoitettuna todellisena ja perusteltuna syynä hankintamenettelyn keskeyttämiselle. Nyt kyseessä olevassa hankinnassa hankintayksikkö on hankinnan kohteen kuvauksessa edellyttänyt, että pesulapalveluiden kierto on enintään yksi (1) viikko. Kierrolla on tarkoitettu aikaa tekstiilien noudosta ja pesusta tekstiilien palauttamiseen Tilaajan käyttöön. Lisäksi on edellytetty, että tuotteiden ylimääräisen pesukerran on tullut sisältyä yksikköhintoihin. Tarjouspyyntöasiakirjoissa ei ole tarkemmin määritelty, mitä ylimääräisellä pesukerralla on tarkoitettu. Kyse on siten voinut olla kertaalleen jo pestyyn yksittäiseen tuotteeseen jääneestä tahrasta, joka tulee pestä uudelleen ennen sen palauttamista Tilaajalle. Toisaalta vaatimusta on voitu tulkita siten, että yhden pesuerän kaikki tuotteet on tarvittaessa pestävä veloituksetta uudelleen joko ilman tarkempaa syytä tai esimerkiksi pesulan tuotantovirheen, kuten vääränlaisen desinfektiomenetelmän käytön, seurauksena. Edellä esitetyn perusteella vaatimus on ollut puutteellisesti muotoiltu ja tulkinnanvarainen, eikä vaatimus ole mahdollistanut vertailukelpoisten tarjousten saamiseen. Edellä esitetyn lisäksi Hankintayksikkö on edellyttänyt sähköisen tilausjärjestelmän hyödyntämistä sopimuskauden aikana. Hankintayksikkö ei kuitenkaan ole asettanut järjestelmän käytettävyydelle vähimmäisvaatimuksia tai vaatinut selvitystä järjestelmän ominaisuuksista, kuten tilausten tekotavasta, tilausten peruuttamisesta ja tilausten käsittelyn seuraamisesta. Hankintayksikkö ei ole asetettujen vaatimustenyhteydessä ilmoittanut, että valitun tarjoajan sopimuskaudella täytyy myöntää

4 Hankintayksikön henkilökunnalle käyttäjätunnukset, eikä ilmoittanut vaadittujen käyttäjätunnuksien määrää. Hankintayksikön asettaman vaatimuksen yhteydessä ei myöskään ole asetettu minkäänlaisia vaatimuksia tilausjärjestelmän toiminnoista eikä tarjoajia ole tarjouksissa pyydetty kuvaamaan omia järjestelmiä. Markkinaoikeuden ratkaisussa MAO:309/17 hankintayksikkö oli perustellut hankintamenettelyn keskeyttämistä tarjouspyynnön epäselvyydellä. Hankintaoikaisupäätöksessä oli todettu, että hankintapäätöksen perustelumuistiossa vaatimuksia oli arvioitu käytännössä yleiskuvauksen perusteella, mistä tarjoajan ei voida olettaa olleen selvillä. Edelleen perustelujen mukaan hankintapäätöksen perustelumuistiossa oli tehty tarjoajan ratkaisusta sellaisia päätelmiä, joita ei jälkikäteen arvioiden ole voitu tehdä vaadittujen selvitysten perusteella. Hankintaoikaisupäätöksen mukaan tarjoajan ei voida olettaa ymmärtäneen, että sen olisi tullut liittää tarjoukseensa selvitys sellaisenkin vaatimuksen täyttymisestä, josta ei nimenomaisesti ole selvitystä pyydetty. Hankintaoikaisupäätöksessä oli siten katsottu, että tarjousten arviointi oli tapahtunut liian yleistasoisten vaatimusten ja riittämättömien selvitysten perusteella eikä tarjoajalla ole voinut olla varmuutta siitä, miten vaatimusten täyttymistä arvioidaan. Markkinaoikeus totesi, että hankintamenettelyn keskeyttämisen edellytyksenä oleva todellinen ja perusteltu syy voi johtua myös hankintayksikön omasta toiminnasta tai laiminlyönnistä aiheutuvasta hankintamenettelyn virheellisyydestä. Markkinaoikeus totesi myös, että menettelyn jatkaminen ilman tarkempia selvityksiä siitä, että järjestelmä varmasti täyttää halutut ominaisuudet, ei olisi välttämättä johtanut hankintayksikön tavoittelemaan lopputulokseen kaikkien vaadittujen ominaisuuksien osalta. Edellä todetun perusteella markkinaoikeus katsoi, että hankintamenettelyn keskeyttäminen on perustunut hankintayksikön omaan toimintaan liittyviin todellisiin ja perusteltuihin syihin. Nyt kyseessä olevassa asiassa jotkut ovat kuvauksissaan kuvanneet sähköistä tilausjärjestelmäänsä tarjouksissaan. Toiset ovat esittäneet, että tilauksia on mahdollista tehdä sähköisen järjestelmän tai sähköpostin avulla. Hankintayksikkö ei siten pysty varmistumaan siitä, että tarjoajien sähköiset tilausjärjestelmät vastaavat Hankintayksikön tarvetta. Vaatimus on siten ollut kokonaisuutena puutteellisesti muotoiltu, eikä se ole vastannut Hankintayksikön palveluntarvetta. Hankintayksikön Hinnoittelulomakkeelle on jäänyt virhe kohtaan D77, jossa on ollut kyse tartuntavaarallisen pyykin käsittelyn aiheuttamasta hinnasta. Koska lomakkeelta on puuttunut kokonaan vuosiarvio tartuntavaarallisen pyykin kilomäärästä, ei hinta ole vaikuttanut vertailuhintaan, vaikka tämä on alun perin ollut Hankintayksikön nimenomainen tarkoitus. Hankintayksikkö on edellyttänyt Hinnoittelulomakkeella, että aluslakanan tulee olla kokoa 260*270 cm. Lomakkeella ja hankinnan kohteen kuvauksessa on kuitenkin sallittu ainakin 10 %:n kokopoikkeama. Tuotteen on kaikesta huolimatta tullut soveltua käyttötarkoitukseensa. Lisäkysymysten johdosta Hankintayksikkö on todennut vaatimuksen virheelliseksi ja muuttanut tuotteen kuvausta niin, että aluslakanan on tullut olla kokoa 150*310 cm. Kyse on selkeästi muusta, kuin 10 %:n sallitusta kokopoikkeamasta. Kun tätä tietoa ei ole samassa yhteydessä korjattu

5 Hinnoittelulomakkeelle, ovat tarjouspyyntöasiakirjat jääneet tältä osin virheellisiksi. Koska hankintamenettely keskeytetään, pidetään tarjousasiakirjat viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (612/1999, julkisuuslaki) 24 :n 1 momentin 17 kohdan perusteella salassa aina siihen saakka, kunnes hankintayksikkö on tehnyt ratkaisunsa uudessa hankintamenettelyssä tai päättänyt luopua hankinnasta. Edellä mainituilla perusteilla Perusturvakuntayhtymä Akselilla on todellinen ja perusteltu syy keskeyttää hankintamenettely hankintasopimusta allekirjoittamatta. Yhtymähallitus päättää keskeyttää hankinnan ja palauttaa asiakirjat uudelleen valmisteluun. Yhtymähallitus Tekstiilihuoltopalveluiden kilpailutusta koskeviin asiakirjoihin on päivitetty laatuvertailua, hintalomaketta lukumäärien osalta sekä asiakirjoja yleisesti. Päivitetyissä kilpailutusasiakirjoissa on pyritty keskeyttämispäätöksessä ilmenneiden tulkinnanvaraisten, virheellisten ja epäonnistuneiden tarjouspyyntöasiakirjojen kohtien selkiyttämiseen. Tarjouspyyntöasiakirjat ovat viiteaineistona. Yhtymähallitus päättää 1.käynnistää tekstiilivuokraus- ja pesulapalveluiden kilpailutuksen uudelleen viiteaineistona olevien asiakirjojen mukaisesti 2.oikeuttaa kuntayhtymän johtaja Marika Tuimalan tekemään tarvittaessa asiakirjoihin vähäisiä muutoksia Tämä pykälä tarkastetaan kokouksessa. Tämä pykälä tarkastettiin kokouksessa. Yhtymähallitus Perusturvakuntayhtymä Akseli kilpailutti tekstiilihuoltopalveluita koskevan

6 hankintansa julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (Hankintalaki, 2016/1397) mukaisella avoimella menettelyllä. Kyse oli ennakoidulta arvoltaan EU-kynnysarvon ylittäneestä palveluhankinnasta. Hankintailmoitus lähetettiin julkaistavaksi Hilma-ilmoituskanavaan sekä Euroopan unionin viralliseen lehteen. Perusturvakuntayhtymä Akseli vastaanotti tarjousten teolle varattuun määräaikaan mennessä ( klo 14.00) seuraavat tarjoukset: - Lindström Oy:n ja Comforta Oy:n ryhmittymä - Länsi-Suomen Pesula Oy Tarjoajien soveltuvuus ja tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuus tarkastettiin tarjouspyynnössä asetettujen tarjoajan soveltuvuutta ja tarjouksen sisältöä koskevien vaatimusten mukaisesti. Länsi-Suomen Pesula Oy ei täyttänyt tarjouspyynnössä asetettuja soveltuvuusvaatimuksia ja Länsi-Suomen Pesula Oy:n tarjous oli tarjouspyynnön vaatimusten vastainen. Perusturvakuntayhtymä Akseli on hylännyt Länsi-Suomen Pesula Oy:n tarjouksen tarjouspyynnön vaatimusten vastaisena ja sulkenut sen tarjouskilpailun ulkopuolelle. Poissulkemisesta on lähetetty Länsi-Suomen Pesula Oy:lle erillinen hankintamenettelyä koskeva poissulkemispäätös. Lindström Oy:n ja Comforta Oy:n ryhmittymän todettiin täyttävän tarjouspyynnössä asetetut tarjoajan soveltuvuutta ja tarjouksen sisältöä koskevat vaatimukset. Tarjouskilpailuun saatiin vain yksi (1) hyväksyttävä tarjous. Tarjousten vertailua ei siten ole tarpeen suorittaa. Sopimus palveluiden tuottamisesta ei synny hankintapäätöksestä ilmoittamalla, vaan vasta, kun valitusaika ja odotusaika (14 päivää) on kulunut ja kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet kirjallisen sopimuksen. Ohjeet muutoksenhakua varten ovat tämän hankintapäätöksen liitteenä. Hankinta-asiakirjojen julkisuuteen sovelletaan lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta (Julkisuuslaki, 612/1999). Tiedot toisen tarjoajan liikesalaisuuksista ovat aina salassa pidettäviä. Liite 1 Hankintamenettelyä koskeva poissulkemispäätös (jakelu vain Länsi-Suomen Pesula Oy) Yhtymähallitus päättää 1. Hankintamenettelyä koskevassa poissulkemispäätöksessä mainituin perustein hylätä Länsi-Suomen Pesula Oy:n tarjouksen tarjouspyynnön

7 vaatimusten vastaisena ja sulkea sen tarjouskilpailun ulkopuolelle. 2. Valita Perusturvakuntayhtymä Akselin tekstiilivuokraus- ja pesulapalveluiden tarjouskilpailun voittajaksi Lindström Oy:n ja Comforta Oy:n ryhmittymän ja valitus- ja odotusajan jälkeen allekirjoittaa hankintasopimuksen alkamaan viimeistään Mahdollisen option käyttöönotosta Perusturvakuntayhtymä Akselin yhtymähallitus tekee erillisen päätöksen.