L AADUNvARMISTUSjäR j ESTELMä N TOIMINNAN SEURANTA, ARv IOINTI ja jatkuva KEHITTä MINEN

Transkriptio

1 6 L AADUNvARMISTUSjäR j ESTELMä N TOIMINNAN SEURANTA, ARv IOINTI ja jatkuva KEHITTä MINEN

2 6 Laadunvarmistusjärjestelmän toiminnan seuranta, arviointi ja jatkuva kehittäminen SISÄLLYS 6:1 Sisäiset auditoinnit laadunvarmistusjärjestelmän kehittämismenetelmänä toimii näyttönä myös kohteisiin 3, 4 ja 5b 6:2 Johdonkatselmukset toimii näyttönä myös kohteeseen 3 6:3 Prosessien seuranta, arviointi ja jatkuva kehittäminen toimii näyttönä myös kohteeseen 1 ja 5a Tämän kohteen näyttöinä toimivat myös muiden kohteiden alle sijoitetut näytöt: 2a:2 Opiskelijapalautekysely 2d:3 Palautetiedon hyödyntäminen kirjastossa kirjaston käyttäjäkyselyn vaikuttavuus kirjaston toimintaan sekä tieteellisten kirjastojen yhteistilastojen hyödyntäminen 4:1 Henkilöstön osallistaminen laadunvarmistustyöhön Oamkin laadunvarmistusjärjestelmää seurataan, arvioidaan ja kehitetään sisäisten auditointien (ks. NÄYTTÖ 6:1) ja johdonkatselmusten (ks. NÄYTTÖ 6:2) avulla. Arviointi konkretisoituu mm. prosessien osavuosikatsauksissa ja toimintakertomuksissa (ks. NÄYTTÖ 6:3). Henkilöstöintra Heimo toimii laadunvarmistusjärjestelmän tuottaman tiedon yhteisenä dokumentointipaikkana. Kohteeseen liittyy myös esimerkkejä PDCA-syklin (Oamkin laatuleivän) mukaisesta toiminnasta eli palautteen hyödyntämisestä toiminnan kehittämisessä (ks. NÄYTÖT 2a:2 ja 2d:3). Henkilöstö vastaa oman toimintansa laadun kehittämisestä osana normaalia työtään (ks. NÄYTTÖ 4:1). Syksyllä 2010 kaikkia yksiköitä ja tukiprosesseja pyydettiin laatimaan SWOT-taulukot laadunvarmistusjärjestelmästä ja liittämään ne osaksi sisäisen auditoinnin materiaalia. Auditointimateriaalit tallennettiin yksiköittäin henkilöstöintra Heimoon (Heimo: Toiminnanohjaus > Dokumentit ja linkit > Sisäinen auditointi, kierros II). Yksiköiden SWOT-taulukoiden perusteella laadittiin Oamkin tason SWOT-taulukko, joka hyväksyttiin laaduvarmistustyöryhmän kokouksessa Tämänkin kohteen näyttönä toimiva SWOT-taulukko on esitelty perusmateriaalin osana (0:5).

3 NÄYTTÖ 6:1 Sisäiset auditoinnit laadunvarmistusjärjestelmän kehittämismenetelmänä Yhteyshenkilöt Vararehtori Risto Kimari, , Rehtorin toimisto Laatukoordinaattori Sari Ahvenlampi, , Rehtorin toimisto Laatukoordinaattori Marianne Isola, , Rehtorin toimisto Toimii näyttönä myös kohteisiin 3 Laadunvarmistusjärjestelmän kytkeytyminen johtamiseen ja toiminnanohjaukseen, 4 Korkeakoulun henkilökunnan, opiskelijoiden ja ulkoisten sidosryhmien osallistuminen laadunvarmistukseen sekä 5b Laadunvarmistusjärjestelmän tuottaman tiedon tarkoituksenmukaisuus ja saatavuus korkeakoulun ulkoisten sidosryhmien näkökulmasta. Tiivistelmä Oamkin toimintaa kehitetään säännöllisesti muun muassa sisäisten auditointien kautta. Sisäisissä auditoinneissa etsitään hyviä käytänteitä ja kehittämiskohteita sekä yksiköistä, tukipalveluista että hallinnosta. Oamkissa sisäinen auditointi on järjestetty kaksi kertaa (vuosina 2010 ja 2011), ja tuloksena on saatu varsin kattava kuva organisaation vahvuuksista ja kehittämiskohteista. Sisäiset auditoinnit on toteutettu osallistamalla mukaan suuri määrä henkilöstön, opiskelijoiden ja sidosryhmien edustajia. Tulevaisuudessa sisäisiä auditointeja järjestetään teemoja vaihdellen joka toinen vuosi. Kuvaus Oulun seudun ammattikorkeakoulussa (Oamk) toimintaa kehitetään muun muassa sisäisten auditointien kautta. Sisäisessä auditoinnissa nostetaan esille hyviä käytänteitä ja kehittämiskohteita. Auditoinnin tarkoituksena on tukea, tehdä näky- väksi ja kehittää laadunvarmistustyötä ja sen kautta selvittää kokonaiskuva laadunvarmistusjärjestelmän toimivuudesta. Sisäisessä auditoinnissa ei ole tähän mennessä tarkasteltu tulosten laatua. Auditointien teemat johdetaan ammattikorkea- Toiminnanohjauksen vuosikello, runko Toiminta- ja taloussuunnitelman vahvistaminen Toimintakertomus Laatukoulutus Opiskelijapalautekysely (joka toinen vuosi) Sisäinen auditointi (joka toinen vuosi) Laatukoulutus Esitys toiminta- ja taloussuunnitelmaksi Itsearviointi joulu marras loka syys elo heinä tammi helmi maalis huhti touko kesä Johdonkatselmus Opetussuunnitelmakatselmus (joka toinen / kolmas vuosi) Päätös TTSlinjauksista (OSEKK) KYJ Päätös TTS-linjauksista Toimintasuunnitelmat Osavuosikatsaus Kuva 1. Toiminnanohjauksen vuosikello.

4 koulun määrittelemistä kehittämistavoitteista. Sisäisiä auditointeja on päätetty järjestää joka toinen vuosi (Kuva 1). Ulkoiseen auditointiin valmistauduttaessa sisäiset auditoinnit järjestettiin poikkeuksellisesti peräkkäisinä vuosina 2010 ja Oamkin ensimmäinen sisäinen auditointi järjestettiin keväällä 2010 ja se toteutettiin yksiköittäin. Kohteena oli Oamkin laadunvarmistusjärjestelmä. Auditoinnissa tarkasteltiin tavoitteiden, toimintojen, toimijoiden sekä vastuiden määrittelyä ja dokumentaatiota. Myös perustoimintoja sekä henkilöstön, opiskelijoiden ja sidosryhmien roolia laatutyössä selvitettiin. Auditointi toteutettiin kuvan 2 mukaisesti. Jokaisessa auditointiryhmässä oli yksiköiden ja hallinnon henkilöstöä sekä opiskelijoiden edustajia. Osassa ryhmistä oli myös sidosryhmien edustajia. Auditoijat koulutettiin helmikuussa (5.2. ja 19.2.) ja heidän toiminnan tuekseen laadittiin sisäisen auditoinnin käsikirja. Yksiköt laativat annettujen ohjeiden perusteella auditointimateriaalin, jossa kerrottiin yksikön laadunvarmistustyöstä, auditointikohteisiin liittyvästä toiminnasta sekä esiteltiin näyttöjä. Auditointiryhmät tutustuivat kokouksissaan materiaaleihin, suunnittelivat työnjaon ja laativat kysymykset. Ryhmät tekivät päivän mittaisen auditointivierailun, jonka aikana he tekivät 4-7 haastattelua yksiköstä riippuen. Ensimmäisen kierroksen aikana vierailuilla haastateltiin yhteensä yli 230 henkilöä. Vierailun jälkeen auditointiryhmät laativat valmiille lomakkeelle auditointiraportin, jossa he nostivat esiin havaitsemiaan hyviä käytänteitä ja kehittämiskohteita auditointikohteisiin liittyen. Yksiköt laativat raporttien perusteella kehittämiskohdetaulukot, jossa he nostivat esiin tärkeimmät kehittämistä vaativat asiat, niiden vastuuhenkilöt ja kehittämisaikataulut. Kehittämiskohdetaulukoita käsiteltiin ja kehittämiskohteista sovittiin laatukoordinaattoreiden työryhmässä (esim ja ), ja niiden toteutumista seurataan vuosittaisissa johdonkatselmuksissa. (ks. NÄYTTÖ 6:2). Oamkin tason kehittämiskohdetaulukkoon nostettiin esimerkiksi sidosryhmäyhteistyö, koska sisäisessä auditoinnissa oli havaittu, että sidosryhmien osallistuminen Oamkin laadunvarmistustyöhön on epäsystemaattista. Tämän jälkeen Oamk on taulukkoon kirjatun mukaisesti määritellyt strategiset yhteistyökumppanit (ks. NÄYTTÖ 4:5) ja jokainen yksikkö on järjestänyt tilaisuuksia omille sidosryhmilleen. Sidosryhmien edustajia rekrytoitiin aktiivisemmin sisäisiksi auditoijiksi. Henkilöstöintra Heimoon luotiin paikka yksikkökohtaiselle sidosryhmädokumentaatiolle. (Heimo: Toiminnanohjaus Yhteiskunnallinen vuorovaikutus.) Auditoinnin tuloksista järjestettiin kaikille avoin laatukoulutus 19.5., johon osallistui noin 80 henkilöä. Koulutuksessa esiteltiin myös auditoinnissa löydettyjä hyviä käytäntöjä neljästä yksiköstä. Auditoinnista kirjoitettiin koontiraportti Laatua Leipomassa. Sisäinen auditointi Oulun seudun ammattikorkeakoulussa 2010, joka julkaistiin epookissa, Oulun Kuva 2. Sisäisen auditoinnin toteutus Oamkissa. seudun ammattikorkeakoulun tutkimus- ja kehitystyön julkaisut -sarjassa ( Sisäisen auditoinnin toinen kierros suunniteltiin ensimmäisen kierroksen kokemusten ja palautteiden pohjalta. Auditointiryhmiltä pyydettiin itsearviointi auditointiraportin yhteydessä, ja yksiköiltä pyydettiin palautta auditointiprosessin onnistumisesta. Lisäksi rehtorin toimiston laatukoordinaattoreille oli muodostunut oma kokonaiskuva heidän seurattuaan jokaista auditointivierailua. Sisäisen auditoinnin palauteseminaarissa iltapäivä oli varattu auditoijien työpajatyöskentelyyn, jossa ideoitiin toista auditointikierrosta. Palautteen perusteella päätettiin auditoida tukiprosessit omana kokonaisuutenaan, rekrytoida enemmän sidosryhmiä mukaan auditoijiksi, väljentää aikataulua sekä auditointiryhmien että yksiköiden valmistautumisen osalta ja laatia ohjeellinen runko auditointiryhmien kokoontumisille. Vuonna 2011 auditointi toteutettiin yksiköittäin, mutta tukiprosessit auditoitiin omana kokonaisuutenaan auditointikohteita soveltaen. Auditoinnissa tarkasteltiin laadunvarmistusjärjestelmän kytkeytymistä johtamiseen ja toiminnanohjaukseen, laadunvarmistusjärjestelmän tuottaman tiedon tarkoituksenmukaisuutta ja saatavuutta sekä laadunvarmistusjärjestelmän toiminnan seurantaa, arviointia ja jatkuvaa kehittämistä. Tukiprosessien osalta tarkasteltiin tukiprosessien kytkeytymistä muihin prosesseihin. Auditointi toteutettiin edelleen kuvion 1 mukaisesti. Toiselle kierrokselle rekrytoidut uudet auditoijat koulutettiin ja ryhmät koottiin hyvissä ajoin ennen auditointivierailuja. Jokaiseen ryhmään saatiin tällä kertaa useampia sidosryhmien edustajia. Jokaisessa ryhmässä oli lisäksi vähintään yksi hallinnon edustaja, kaksi henkilöstön edustajaa sekä yksi opiskelija. Yhteismitallisuuden varmistamiseksi rehtorin toimiston laatukoordinaattorit osallistuivat jokaisen ryhmän toimintaan. Yhteensä auditoijia oli 66 henkilöä. Sisäisen auditoinnin käsi-

5 kirja uudistettiin (LIITE 1. Sisäinen auditointi Oamkissa 2011). Prosessin aikana saadun palautteen perusteella auditointiryhmien puheenjohtajille järjestettiin oma tapaaminen , jossa käytiin läpi auditointiryhmien kokouksissa käsiteltäviä asioita, hyvän ilmapiirin luomista ja auditointiryhmien yhteisiä kysymyksiä. Yksiköt laativat ohjeiden perusteella auditointimateriaalin, jossa kerrottiin yksikön laadunvarmistustyöstä, auditointikohteisiin liittyvästä toiminnasta sekä esitettiin näyttöjä. Auditointiryhmät tutustuivat materiaaleihin, laativat kysymykset ja suorittivat päivän mittaisen auditointivierailun, jonka aikana he tekivät 4-7 haastattelua yksiköstä riippuen. Auditointivierailuilla haastateltiin yli 230 henkilöä (LIITE 2. Auditointivierailun ohjelma, Liiketalouden yksikkö ). Raportointi tapahtui ensimmäisen kierroksen tapaan. Ryhmät nostivat raporteissaan esille myös mahdollisia näyttöjä ulkoiseen auditointiin (LIITE 3. Sisäinen auditointi, raportti 2011, Luonnonvara-alan yksikkö). Yksiköt laativat auditintiraporttien perusteella kehittämiskohdetaulukot, jossa he nostivat esiin tärkeimmät kehittämistä vaativat asiat vastuuhenkilöineen ja kehittämisaikatauluineen (LIITE 4. Kehittämiskohdetaulukko, Sosiaali- ja terveysalan yksikkö). Kehittämisen toteutumista seurataan vuosittaisissa johdonkatselmuksissa (LIITE 5. Ote johdonkatselmuksen muistiosta Tekniikan yksikkö). Oamkin tason kehittämiskohdetaulukkoon nostettiin esimerkiksi laadunvarmistukseen liittyvä viestintä, koska sisäisessä auditoinnissa havaittiin, että laadunvarmistusjärjestelmän kokonaisuus ei avaudu kaikille oamkilaisille. Tämän jälkeen laatukäsikirjaa on päivitetty ja henkilöstölle on laadittu Laatuleipurin reseptit henkilöstölle -opas (jossa esitellään laadunvarmistusjärjestelmää) sekä Oamkilaisen opas (jossa valotetaan strategiaa). Opiskelijoille oli jo aiemmin laadittu Opiskelijan laatureseptikirja, joka löytyy opiskelijaintra Oivasta (Oiva: Tietoa opiskelusta > Opintoihin vaikuttaminen ja laatutyö > Opiskelijan laatureseptikirja). Laatuvisan kysymyksiä päivitetään säännöllisesti, ja syksyn aikana 2011 introihin ilmaantuivat myös laadunvarmistusjärjestelmästä kertovat e- postikortit. Auditoinnin tuloksista järjestettiin kaikille avoin laatukoulutus 17.3., johon osallistui noin 80 henkilöä. Koulutuksessa paneuduttiin alustusten ja paneelin kautta erityisesti laadunvarmistuksen viestintään. Auditoinnista kirjoitettiin koontiraportti Laadussa on hyvä paistatella. Sisäinen auditointi Oulun seudun ammattikorkeakoulussa 2011, joka julkaistiin epookissa, Oulun seudun ammattikorkeakoulun tutkimus- ja kehitystyön julkaisut sarjassa ( epooki/?julkaisu=36). Raporttiin on koottu myös sekä auditointiryhmien että yksiköiden antamaa palautetta auditointiprosessista. Kaikki auditointimateriaalit, auditontiraportit ja kehittämiskohdetaulukot ovat olleet henkilöstön luettavissa henkilöstöintra Heimossa molempien kierrosten aikana (Heimo: Toiminnanohjaus > Dokumentiti ja linkit > Sisäinen auditointi, kierros I / Sisäinen auditointi, Kierros II). Yksiköt ovat tiedottaneet auditoinnista ja julkaistuista dokumenteista myös opiskelijaintra Oivan kautta. Sidosryhmille on tiedotettu sähköpostitse prosessin etenemisestä ja koontiraporttien valmistumisesta. Liitteet LIITE 1. Sisäinen auditointi Oamkissa 2011 LIITE 2. Auditointivierailun ohjelma, Liiketalouden yksikkö LIITE 3. Sisäinen auditointi, raportti 2011, Luonnonvara-alan yksikkö LIITE 4. Kehittämiskohdetaulukko, Sosiaali- ja terveysalan yksikkö LIITE 5. Ote johdonkatselmuksen muistiosta ,1 Tekniikan yksikkö

6 NÄYTTÖ 6:1, LIITE 2. Auditointivierailun ohjelma, Liiketalouden yksikkö Auditointiryhmä Teija Harju pj., Jonne Riihimäki varapj., Annukka Lankila, Veli-Matti Mäkelä, Markus Mäkitalo, Toni Parkkinen, marianne Isola Auditointipäivän ohjelma ja haastateltavat Aloituspalaveri, Auditorio Auditointiryhmän valmistautuminen, Libraria (B163) Johdon haastattelu, Libraria (B163) yksikönjohtaja Päivi Vesala osastonjohtajat Tiina Gallén ja Aila Säkkinen tki-päällikkö Taina Vuorela laatukoordinaattori Inkeri Hedemäki Henkilökunnan haastattelu (opetushenkilöstö), Libraria (B163) lehtorit Sinikka Viinikka (tietojenkäsittely), Ulla Reinikainen (liiketalous), Pirjo Tuomi (kirjasto- ja tietopalvelu) koulutusohjelmavastaava Jorma Niemitalo yliopettaja, painoalakoordinaattori Jouko Isokangas opinto-ohjaaja Erja Korhonen Ulkoisten sidosryhmien haastattelu, Libraria (B163) yksikönjohtaja Tuija Aitto-oja, Talenom konttorijohtaja Matti Hautala, Nordea toimitusjohtaja Tauno Kohonen, Rapid River amanuenssi Risto Nuutinen, Oulun yliopisto, Tietojenkäsittelytieteiden laitos kirjastotoimen apulaisjohtaja Pirjo Rasinkangas, Oulun kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto Lounas Opiskelijoiden haastattelu, Libraria (B163) Jussi Vänskä, kv-koulutusohjelma (DIB9SN) Marko Heikkinen, (KIR) ko-tiimi Anna Viippola, liiketalous (LIK7SNB) Lassi Kemppainen, tietojenkäsittely (TIK) opiskelija-aktiivi Tarja Laitinen-Kela, ylempi tutkinto (YLI) Henkilökunnan haastattelu (tukipalvelut) taloussihteeri Irja Krankkala-Hiltunen opintoasiainsihteeri Heidi Ylitie suunnittelija, kv-asiat Anna Kolehmainen järjestelmätukihenkilö (IT-toimi) Jukka Laitala informaatikko Leena Ojala (kirjasto) Auditointiryhmän tekemien haastattelujen ja havaintojen yhteenveto, Libraria (B163) Palautekeskustelu, Auditorio

7 NÄYTTÖ 6:1, LIITE 3. Sisäinen auditointi, raportti 2011, Luonnonvara-alan yksikkö I PERUSTIEDOT SISÄINEN AUDITOINTI, RAPORTTI 2011 II TIIVISTELMÄ Yksikkö Auditointiajankohta Luonnonvara-alan yksikkö Ma Auditoijaryhmä Mikko Vieltojärvi (pj, opiskelija Liike), Sari Järvinen (Reht.tsto), Sauli Alaruikka (OSAO), Marjo Similä (Liike), Saija Toppila (kirjasto), Inka Marjoma (Alumnit ry.) Auditoinnin vastuuhenkilöt yksikössä Käytössä ollut toimintaa kuvaava materiaali Auditointimateriaali: 1lbnR0aT0xODQ3Mw== ja henkilöstöintranet Haastatellut Paula Syri Johto (5), opettajat (6), ulkoiset sidosryhmät (4), opiskelijat (5) Yksikössä on positiivinen kehittämisilmapiiri. Johto, henkilöstö ja opiskelijat puhuivat kaikki haastatteluissa yhtenäisesti. Henkilöstö- ja opiskelijaintrat nähdään positiivisina asioina, jotka ovat välineitä jämäköittää ja yhtenäistää toimintaa ja tehdä se läpinäkyväksi. Introja käytetään päivittäisessä työssä ja opiskelussa. Viestintä on yksikön sisällä suhteellisen toimivaa, mutta ulkoisten sidosryhmien osalta siinä on vielä kehitettävää. Eri ryhmien viestinnän tiedon tarpeita ei ole selvitetty eikä viestinnän onnistumista seurata. Näin ollen viestinnän kehittäminen ei ole suunnitelmallista eikä välttämättä palvele kohderyhmän tarpeita parhaalla mahdollisella tavalla. Yksikössä hyödynnetään laadunvarmistusjärjestelmää ja sen tuottamaa tietoa. Mittareita seurataan, tuloksia arvioidaan ja toimintaa kehitetään opettajatasolla, koulutusohjelman tasolla ja johtotasolla. III AUDITOINTIHAVAINNOT KOHTEITTAIN Kohde 1. Laadunvarmistusjärjestelmän kytkeytyminen johtamiseen ja toiminnanohjaukseen Hyvät käytänteet - Johtoryhmässä seurataan tunnuslukuja, niitä käsitellään henkilöstön kanssa ja on vastuutettu koulutusohjelmatasolle. - Opettajien kanssa kehityskeskusteluissa käydään läpi yksikön tavoitteita ja sovitaan tietyt mittarit opettajien tavoitteiksi. - Yksikönjohto on sitoutunut järjestelmän käyttämiseen ja toiminnan kehittämiseen. Kehittämistarpeet ja ehdotukset - Oamkin henkilöstöintran ja Osekk extranet -yhteyksien kehittäminen erityisesti johdon ja tukipalveluiden tarpeisiin. - Vastuiden selkeä määrittely prosessinomistajien tasolla on tarpeen. - Sovitut toimintasuunnitelmat/toimenpideohjelmat/kehittämiskohteet on tarpeen ottaa käsittelyyn säännöllisesti johtoryhmässä ja seurata toimenpiteiden edistymistä. Tämä tunnistettiin myös yksikössä kehittämiskohteeksi. Huomiot - Vastuut ja roolit Oamk-tasolla, kuten esim. Oamkin johtotiimin rooli, koettiin epäselväksi. - Henkilöstön sitouttamisen kannalta on olennaista, että koko henkilöstö tuntee järjestelmän ja kokee voivansa vaikuttaa sen kehittämiseen. Kriteerit Annettu kriteeri ja perustelut Kehittyvä. Perustelu: Laadunvarmistusjärjestelmän tuottamaa tietoa tarkastellaan säännöllisesti ja hyödynnetään päätöksenteossa. Johto ja henkilöstö on sitoutunut järjestelmän käyttämiseen, mutta systemaattista ja jatkuvaa näyttöä tiedon hyödyntämisestä toiminnanohjauksessa ei vielä ole.

8 Puuttuva: Laadunvarmistusta ei ole kytketty johtamiseen ja toiminnanohjaukseen. Alkava: Laadunvarmistusjärjestelmän yhteydet toiminnanohjaukseen, tulosten seurantaan ja kehittämiseen ovat puutteelliset. Kehittyvä: Järjestelmä on kytketty korkeakoulun toimintaan ja toiminnanohjaukseen. Laadunvarmistusjärjestelmän tuottamaa tietoa hyödynnetään kehittämisessä. Yhteyksistä toiminnan ohjaukseen, tulosten seurantaan ja kehittämiseen on näyttöä Edistynyt: Laadunvarmistus on luonteva osa korkeakoulun toimintaa ja toiminnanohjausta. Korkeakoulun johto on sitoutunut järjestelmään. Tiedon systemaattisesta hyödyntämisestä korkeakoulun toiminnanohjauksessa, tulosten seurannassa ja kehittämisessä on selkeää ja jatkuvaa näyttöä. Kohde 2. Laadunvarmistusjärjestelmän tuottaman tiedon tarkoituksenmukaisuus ja saatavuus a) korkeakoulun sisällä Hyvät käytänteet - Introja (henkilöstö, opiskelija) käytetään yksikössä joka tasolla (johto, henkilöstö, opiskelijat). - Viestintä on yksikön sisällä monipuolista; monet eri kanavat tehostavat viestintää. Intraa on kuitenkin sovittu käytettäväksi viestinnässä ja näin tehdään. Kehittämistarpeet ja ehdotukset - Henkilöstön ja opiskelijoiden tiedontarpeiden selvittäminen voisi edelleen tehostaa viestintää, kun olennaista ja tarpeellista tietoa voidaan kohdentaa. - Viestinnän onnistumista ei tällä hetkellä seurata. Tämä voisi olla tarpeellista viestinnän kehittämisen näkökulmasta. - Tiedon keskittäminen opiskelijaintraan koetaan edelleen tarpeelliseksi. - Materiaalin kansioimismahdollisuus opiskelijaintraan koetaan tarpeelliseksi ja edistäisi intran käyttöä. Tämä nousee Oamk-tasolle kehittämistarpeeksi. - Opiskelijaintran 20 minuutin aikakatkaisu koettiin erittäin ongelmalliseksi. Jos istunto vanhenee, joutuvat opiskelijat aloittamaan alusta tai joka tapauksessa työ keskeytyy useasti. Tämä nousee Oamk-tasolle kehittämistarpeeksi. Huomiot - Opiskelijaintra koetaan hyväksi ja toimivaksi ja selkeäksi parannukseksi aiempaan opiskelijaintraan. - Sekä henkilöstö että opiskelijat tuntevat vaikutuskanavat yksikön sisällä. - Tekstiviestien käyttöä opiskelijatiedottamiseen nopean aikataulun muutoksissa todettiin hyväksi. Annettu kriteeri ja perustelut Kehittyvä. Järjestelmä tuottaa olennaista tietoa toimijoille ja tulokset on heidän saatavilla. Opiskelijoiden ja henkilöstön tiedontarpeita ei ole selvitetty. Kriteerit Puuttuva: Laadunvarmistusjärjestelmässä ei ole huomioitu korkeakoulun eri henkilöstöryhmiä ja opiskelijoita, eikä tietoa välitetä korkeakoulun sisällä. Alkava: Tietoa tuotetaan vailla suunnitelmallisuutta ja sitä välitetään satunnaisesti. Eri toimijoiden tiedon tarpeita korkeakoulun sisällä ei ole riittävästi otettu huomioon. Kehittyvä: Järjestelmä tuottaa relevanttia tietoa korkeakoulun toimijoille ja järjestelmän tuottamat keskeiset tulokset ovat eri henkilöstöryhmien ja opiskelijoiden saatavilla. Edistynyt: Korkeakoululla on systemaattisia menettelytapoja eri henkilöstöryhmille suunnatun tiedon tuottamiseen ja analysointiin. Korkeakoulun laadunvarmistusta koskeva sisäinen viestintä on aktiivista. b) korkeakoulun Hyvät käytänteet

9 ulkoisten sidosryhmien näkökulmasta - Erilaiset sidosryhmätilaisuudet keskeisten sidosryhmien kanssa tuovat jatkuvuutta sidosryhmätoimintaan ja luovat hyviä keskusteluyhteyksiä. Keskusteleva palaute koettiin toimivaksi sekä johdon, henkilöstön että sidosryhmien keskuudessa. - Tapauskohtaisesti järjestetyt sidosryhmäkyselyt tuovat lisätietoa yksikön kehittämiseen. - Koulutusta kehitetään yhteistyössä sidosryhmien kanssa, esim. koulutusohjelmien ja opetussuunnitelmien kehitystyössä. - Yksikkö tekee monipuolista yhteistyötä luonnonvara-alan koulutusta tarjoavien oppilaitosten kanssa, esim. alueellisessa luonnonvara-alan kehittämistyöryhmässä. Kehittämistarpeet ja ehdotukset - Sidosryhmien tiedontarpeiden selvittäminen voisi tehostaa viestintää, jotta olennaista ja tarpeellista tietoa voidaan kohdentaa heille. - Viestinnän onnistumista ei tällä hetkellä seurata. Tämä voisi olla tarpeellista viestinnän kehittämisen näkökulmasta. - Www-sivuilla tiedot todettiin olevan monen mutkan takana. Www-sivustolle viestintää voisi kehittää myös ulkoisten sidosryhmien näkökulmasta. - Sidosryhmätiedote (esim. merkittävät opinnäytetyöt, muut mielenkiintoiset kehittämisasiat) esimerkiksi pari kertaa lukukaudessa voisi tehostaa viestintää ja tuoda tietoisuutta yksikön toiminnasta ja eri yhteistyömahdollisuuksista. - Sidosryhmäyhteistyöhön liittyvän viestinnän kehittäminen yksikön sisällä niin, että henkilökohtaisesti saadut suorat palautteet tuodaan myös yksikön muun henkilöstön tietoisuuteen. Palautteen tarkoituksenmukainen dokumentointi voisi olla keino lisätä tietoisuutta yksikön sisällä palautteista ja mahdollisista kehittämiskohteista. Huomiot - Sidosryhmäyhteistyö on kehittynyt järjestelmällisemmäksi viime aikoina. - Sidosryhmäyhteistyö on edelleen kuitenkin myös henkilöitynyttä, mutta siihen oltiin tyytyväisiä ja sen koettiin tuovan molemminpuolista hyötyä. - Haastatellut sidosryhmät eivät tunteneet yksikön tavoitteita ja toimintaa yleisemmin, mutta asia ei myöskään näyttänyt heitä vaivaavan. - Sidosryhmät kokivat vaikuttamismahdollisuudet yksikön toimintaan erilaisiksi: osa koki voivansa hyvin vaikuttaa, kun taas toiset kokivat vaikuttamismahdollisuudet ohueksi. - Sidosryhmät toivat lisäksi haastatteluissa esille toiveet erilaisista pienimuotoisista koulutuksista/kursseista, joita Luonnonvara-alan yksikkö voisi järjestää Oamkin ulkopuolisille. Annettu kriteeri ja perustelut Alkava. Ulkoiset sidosryhmät eivät ole tietoisia keskeisistä tuloksista ja tavoitteista. Sidosryhmien tiedontarpeita ei ole selvitetty ja näin ollen myöskään otettu huomioon. Kriteerit Puuttuva: Laadunvarmistusjärjestelmässä ei ole huomioitu korkeakoulun ulkoisten sidosryhmien näkökulmia eikä tietoa välitetä ulkoisille sidosryhmille. Alkava: Ulkoisten sidosryhmien näkökulmia ei ole riittävästi otettu huomioon laadunvarmistusjärjestelmän suunnittelussa ja jatkuvassa kehittämisessä. Tiedon välittäminen ulkoisille sidosryhmille on satunnaista. Kehittyvä: Ulkoiset sidosryhmät on määritelty ja niiden tiedontarpeet on otettu selvästi huomioon. Laadunvarmistusjärjestelmän toiminta ja keskeiset tulokset ovat tärkeimpien yhteistyökumppaneiden ja sidosryhmien saatavilla. Edistynyt: Korkeakoulun laadunvarmistusta koskeva ulkoinen viestintä on aktiivista ja tietoa välitetään suunnatusti ja tarkoituksenmukaisesti ulkoisille sidosryhmille. Kohde 3. Laadunvarmistusjärjestelmän toiminnan seuranta, arviointi ja jatkuva kehittäminen Hyvät käytänteet

10 - Haastatteluiden perusteella osa opettajista reagoi suoraan palautteeseen opintojaksoilla ja muokkaa niitä joustavasti palautteen pohjalta. - Opintojaksopalautetta kerätään kattavasti ja osa opettajista kertoo opiskelijoille kurssin alussa, miten aiemmat palautteet ovat vaikuttaneet opintojakson sisältöihin. Tämä motivoi opiskelijoita myös vastaamaan. - Kehityskeskusteluissa käydään läpi opintojaksopalautteita. Saadusta palautteesta tehdään kooste. - Mittareita seurataan, tuloksia arvioidaan ja toimintaa kehitetään opettajatasolla, koulutusohjelman tasolla ja johtotasolla. Kehittämistarpeet ja ehdotukset - Dokumentoinnin kehittäminen tarkoituksenmukaisella tavalla (palautteet, kehittämistarpeet). Tällä hetkellä osa olennaisesta jää dokumentoimatta. Esim. yksi mahdollisuus voisi olla tiedottaminen maanantain henkilöstöpalaverissa esille tulleista kehittämisideoista, jotka kirjattaisiin muistioon. Huomiot - Yksikön sisällä on positiivinen kehittämisilmapiiri. - Keväällä 2010 tehdyn opiskelijapalautekyselyn tulokset on käsitelty kattavasti yksikössä. Annettu kriteeri ja perustelut Kehittyvä. Yksikössä seurataan laadunvarmistusjärjestelmän tuottamaa tietoa ja kehitetään toimintaa suunnitelmallisesti. Tehtyjen toimenpiteiden vaikutusten arviointi puuttuu. Dokumentointi on osittain puutteellista. Kriteerit Puuttuva: Korkeakoululla ei ole käsitystä laadunvarmistusjärjestelmän toiminnasta eikä sitä seurata tai kehitetä. Alkava: Korkeakoululla on heikko kokonaiskäsitys laadunvarmistusjärjestelmän toiminnasta. Sen toimintaa ei juurikaan seurata eikä kehittämisessä ole suunnitelmallisuutta. Kehittyvä: Korkeakoulu seuraa laadunvarmistusjärjestelmän toimintaa ja sen kehittäminen on suunnitelmallista ja dokumentoitua. Edistynyt: Korkeakoulu seuraa, arvioi ja kehittää systemaattisesti laadunvarmistusjärjestelmän toimintaa ja on laajalti tietoinen sen toiminnan erilaisista vaikutuksista ja seurauksista. IV EHDOTUS AUDITOINTIMATERIAALIKSI KKA:N ULKOISTA AUDITOINTIA VARTEN - Opintojaksopalautteen kerääminen ja käsittely - Opiskelijapalautekysely ja sen systemaattinen tulosten käsittely - Opiskelijaintra

11 V SISÄINEN AUDITOINTIPROSESSI Arvioi sisäistä auditointiprosessia. Perehdyttäminen Perehdytystilaisuuksia oli kaksi. Perehdytyksessä voisi olla myös käytännön harjoituksia, esim. pienryhmissä haastattelun harjoitteleminen. Käytäntö opettaa lopullisesti, joten ryhmissä on aina hyvä olla sekä kokeneempia auditoijia uusien lisäksi. Auditointiprosessi Yksikkökohtainen auditointiprosessi ei välttämättä anna kokonaisuudesta oikeaa kuvaa koko Oamkin laadunvarmistusjärjestelmän toimivuudesta ja Oamk-yhteisöllisyydestä. Yksikkönäkökulma korostuu tällä hetkellä. Auditointipäivän aikataulu oli toimiva: haastattelujen välillä oli 15 minuuttia, jota voitiin myös hyödyntää hieman haastatteluun, mutta myös yhteenvedon tekemiseen ja muuhun mahdolliseen :) Auditointiryhmän toiminta Ryhmäytyminen sujui helposti ja valmistautumiskokoukset, auditointipäivä ja raportointi sujui aikataulussa ja jouhevasti. Ryhmässä oli ihmisiä erilaisilla taustoilla ja erilaiset näkökulmat olivat hyvä asia. Kysymysten kunnollisen pohtimisen ryhmä koki tärkeäksi ja kysymykset olivat mielestämme onnistuneita ja helposti ymmärrettäviä.

12 NÄYTTÖ 6:1, LIITE 4. Kehittämiskohdetaulukko, Sosiaali- ja terveysalan yksikkö

13

14 NÄYTTÖ 6:1, LIITE 5. Ote johdonkatselmuksen muistiosta , Tekniikan yksikkö Aika klo Paikka Oamk/Tekniikan yksikkö, Kotkantie1, kokoushuone 1 Läsnä Jouko Paaso, rehtori Jyrki Laitinen, otek Ahvenlampi Sari, rehtorin toimisto Anne-Maria Haapala, otek Eero Korhonen, otek Irene Isohanni, rehtorin toimisto Anne Anttinen, rehtorin toimisto Sakari Kauppinen, otek Timo Pieskä, otek Raimo Tikka, otek Rauno Iinatti, rehtorin toimisto Matti Alila, otek Timo Vainio, otek Markku Korhonen, otek Jarmo Rajaniemi, otek Jari-Pekka Rontu Mikko Niskala, otek Pekka Knuuti, otek Aira Tuomikoski, otek Sisäinen auditointi Ulkoisessa auditoinnissa käytävät kohteet on käyty läpi kahdessa sisäisessä auditoinnissa. Ulkoinen auditointi on syksyllä. Käytiin läpi tekniikan yksikössä käydyn sisäsen auditoinnin tulokset ja esiin tuli seuraavaa: ko-tiimit ovat kokoontuneet aktiivisesti opiskelijapalautejärjestelmän kehittämiskohteet on kartoitettu huomioiden opiskelijapalautteiden tulokset palautteen perusteella tekniikan yksikön henki hyvä tehostetaan opintojen ja harjoittelun ohjausta (opiskelijapalaute) mittarit otetaan käyttöön niiden valmistuttua tki-prosessien mittarit otetaan käyttöön sopimusten mukaan; hankekohtaisen palautteen keräämisen tehostaminen painopistealoille painottuvat kokonaisuudet huomioidaan tki-toiminnassa sidosryhmätoiminnan vakiinnuttaminen toiminnanohjausjärjestelmän ja laatujärjestelmän informointi henkilöstölle (yksikönjohtaja on esitellyt em. asiat henkilöstölle) Asiat ovat edenneet hyvin joitakin viivästyksiä lukuun ottamatta. Tämän kevään auditoinnin perusteella henkilöstö on sitoutunut siihen hyvin. Käytiin läpi auditoinnin tuloksia seuraavasti. prosessien muistutustoiminto käyttöön (vuosikellon hyödyntäminen) Heimon ja Oivan kertauskoulutus henkilöstölle oamkilaisen opas käyttöön oamkin laadunvarmistusopas sidosryhmähaastattelussa esiin tulleiden palautteiden kerääminen, Raahesta saatu hyvät tulokset (alakohtaiset sidosryhmät) sidosryhmäsuunnitelma on olemassa Sisäisessä auditoinnissa kehittämiskohteiksi nostetut asiat on kirjattu kehittämiskohdetaulukkoon, aikataulutettu ja vastuutettu. --- Alkuperäinen muistio löytyy osoitteesta:

15 NÄYTTÖ 6:2 Johdonkatselmukset Yhteyshenkilöt Rehtori Jouko Paaso, puh , Rehtorin toimisto Vararehtori Risto Kimari, , Rehtorin toimisto Toimii myös näyttönä kohteeseen 3 Laadunvarmistus järjestelmän kytkeytyminen johtamiseen ja toiminnanohjaukseen. Tiivistelmä Näytössä kuvataan sitä, miten laadunvarmistusjärjestelmä kytkeytyy johdonkatselmusten avulla osaksi johtamista ja toiminnanohjausta. Laadunvarmistusjärjestelmän tuottamia tietoja hyödynnetään vuosittain käytävissä katselmuksissa ja niissä myös käydään läpi yksiköittäin järjestelmän nykytilannetta ja sovitaan sen kehittämisestä. Tausta Ennen johdonkatselmuksia järjestettiin Oamkissa keväisin yksitasoneuvottelut Rehtorin toimiston ja yksiköiden kesken vuodesta 2006 lähtien. Yksitasoneuvottelut toimivat valmistautumisena OPM:n (nyk. OKM) sopimusneuvotteluihin ja niissä sovittiin yksikkökohtaisista tavoitteista, neuvotteluja seuraavan vuoden tulostavoitteisiin, jotka kirjataan TTS-asiakirjaan sekä yksikkökohtaisiin käyttö- ja toimintasuunnitelmiin. Neuvotteluissa on tarkasteltu muun muassa ammattikorkeakoulun profiilia koulutusaloittain, taloustilannetta sekä opetuksen ja oppimisen sekä tutkimus- ja kehitystyön (nykyisin tutkimus-, kehitys- ja innovaatiotoiminnan) toimintasuunnitelmia. Neuvotteluista on tehty muistiot. Yksitasoneuvottelut muutettiin johdonkatselmuksiksi vuonna 2009, mistä alkaen niitä on järjestetty Rehtorin toimiston ja yksiköiden kesken. Johdonkatselmusten aloittamisesta ja toteutusmallista sovittiin Oamkin laadunvarmistustyöryhmässä, jossa puheenjohtajana toimii rehtori, sihteereinä ja valmistelijoina rehtorin toimiston laatukoordinaattorit sekä jäseninä vararehtori ja prosessinomistajat Oamk-tasolla (LIITE 1. Ote Oamkin laadunvarmistustyöryhmän muistiosta ). Kuvaus Johdonkatselmukset ovat osa johtamisjärjestelmää ja niiden avulla paneudutaan strategisten linjausten ja toiminta- ja taloussuunnitelman (TTS:n) toteutumisen (käyttösuunnitelma) arviointiin. Niissä hyödynnetään laadunvarmistusjärjestelmän tuottamia tietoja, kuten toiminnallisia ja taloudellisia tavoitteita sekä niiden toteutumia Samalla tulee näkyväksi prosessien toimivuus ja niihin liittyvät kehittämistarpeet. Vuosittain toistuvilla johdonkatselmuksilla on myös merkittävä rooli laadunvarmistusjärjestelmän arvioinnissa. Johdonkatselmusten avulla toteutetaan jatkuvan parantamisen periaatetta ammattikorkeakoulussa. Vuosina 2010 ja 2011 johdonkatselmuksissa käytiin läpi muun muassa sisäisessä auditoinnissa esille tulleet kehittämiskohteet ja sovittiin tarvittavista toimenpiteistä. Johdonkatselmus kytkee näin laadunvarmistusjärjestelmän seurannan ja kehittämisen osaksi johtamista ja toiminnanohjausta koko Oamkissa. Tähän mennessä johdonkatselmuskierroksia on ollut kolme. Konseptia on kehitetty jokaisen kierroksen jälkeen saadun palautteen ja johtotiimissä käydyn keskustelun perusteella. Erityisesti on pyritty löytämään Oamkin toiminnan laadun ja tuloksellisuuden kannalta merkittävimmät kohteet. Kehittämistoimien priorisoinnin kautta voimavarat suunnataan eniten kehittämistä vaativiin kohteisiin. Johdonkatselmuksen kehittämisestä ja konseptista on vuosittain sovittu Oamkin laadunvarmistustyöryhmän kokouksissa. (LIITE 2. Johdonkatselmuksen konsepti vuonna 2009; LIITE 3. Johdonkatselmuksen konsepti vuonna 2011.) Johdonkatselmuksista on esitelty koonti ammattikorkeakoulun hallitukselle (LIITE 4. Johdonkatselmuksen 2009 yhteenveto) Katselmointi osana jatkuvaa laadun ja tuloksellisuuden parantamista on osoittautunut toimivaksi niin hallinnon kuin yksikkötasolla. Alustavasti on kaavailtu vastaavan tyyppisestä toimintamallista pureuduttaessa yksikköjen sisäisiin kehittämishaasteisiin. Myös yksikkörajat ylittävien painoalojen ja keskeisten kehittämiskohteiden osalta katselmoinnilla on mahdollista löytää merkittävimmät kehittämishaasteet ja puuttua niihin välittömillä toimilla ottaen kuitenkin huomioon matriisiohjatun linjaorganisaation toimivallan rajat. Opintosuunnitelmien uudistamisen yhteydessä lukuvuonna käyttöön päätettiin ottaa myös opintosuunnitelmakatselmukset (OPS). Ensimmäinen OPS-katselmus toteutetaan vuonna 2013, kun opintosuunnitelmat ovat olleet käytössä kaksi vuotta. Johdonkatselmukset ovat tuoneet ryhtiä ison organisaation toimintaan. Katselmukset ohjaavat yksiköt tarkastele-

16 maan koko korkeakoulun kannalta kriittisiä tunnuslukuja ja mittaristoja. Samalla syntyy tiivis ja havainnollinen tietopaketti välitettäväksi myös organisaation omille toimijoille. Aiempi malli jakoi tulosyksiköille tavoitteet ja rahalliset resurssit jääden odottamaan tuloksia, jotka oli mahdollista saada vasta toimintakertomuksen tilastoista. Nyt tulosten kehittymistä on mahdollista seurata jo ensimmäisen vuosipuoliskon aikana. Ylläpitäjä on pyrkinyt osaltaan samaan tavoitteeseen edellyttämällä puolivuosittaisen osavuosikatsauksen kokoamista kunkin vuoden elokuussa. Keväälle ajoittuvat johdonkatselmukset mahdollistavat resursointien muutokset jo syyslukukauden alkuun mennessä. Täsmentyneen katselmusmenettelyn voidaan katsoa vaikuttaneen muun muassa tulosyksiköiden vuodesta 2009 lähtien positiivisesti kehittyneisiin opintojen etenemistä kuvaaviin tunnuslukuihin. Tähänastisen kokemuksen perusteella johdon katselmuksia tullaan jatkamaan. Katselmoinnin painotuksia ja sisältöjä muokataan mittaamaan entistä selkeämmin ammattikorkeakoulun kriittisten menestystekijöiden kehittymistä kohti kehittämissuunnitelmassa asetettua tavoitetta. Johdonkatselmusten yksikkökohtaiset muistiot vuosilta 2009, 2010 ja 2011 löytyvät henkilöstöintra Heimosta: (Heimo: Toiminnanohjaus > Dokumentit ja linkit > Johdonkatselmus) LIITTEET LIITE 1. Ote Oamkin laadunvarmistustyöryhmän muistiosta LIITE 2. Johdonkatselmuksen konsepti vuonna 2009 LIITE 3. Johdonkatselmuksen konsepti vuonna 2011 LIITE 4. Johdonkatselmuksen 2009 yhteenveto

17 NÄYTTÖ 6:2, LIITE 1. Ote laadunvarmistustyöryhmän muistiosta Aika Perjantai klo Paikka Rehtorin toimisto, neuvotteluhuone 110 Osallistujat Lauri Lantto anne Anttinen anne-maria Haapala tarja Hettula rauno Iinatti irene Isohanni Sari Järvinen Pekka Koivukoski Pirkko Pietiläinen -- 1 Johdonkatselmus, luonnos Käsiteltiin johdonkatselmusmallin luonnosta. Todettiin, että johdonkatselmustilaisuus-kohtaa muokataan siten, että keskeiset kehittämiskohteet sovitaan tilaisuudessa. Malliin tarvittavat lomakkeet ja ohjeet valmistellaan lähiviikkoina. Rehtori lähettää johdonkatselmusmallin yksiköiden johtajille tutustuttavaksi ja sitä käsitellään kokouksessa, jossa siitä kerätään kommentit. Kokouksessa sovitaan myös mallin mahdollisesta kevennetystä pilotoinnista tänä keväänä. Uusi johdonkatselmusmalli on tarkoitus ottaa käyttöön vuonna Alkuperäinen muistio löytyy osoitteesta:

18 NÄYTTÖ 6:2, LIITE 2. Johdonkatselmuksen konsepti 2009 Osallistujat Rehtorin toimisto: rehtori, opintoasioiden johtaja, tk-johtaja, laatukoordinaattori Yksikkö: ainakin yksikönjohtaja, opintoasioiden päällikkö, tk-päällikkö, laatukoordinaattori. Muut osallistujat yksikön tarpeen mukaan. Valmistautuminen yksiköissä Yksikkö valmistautuu arvioimalla omaa toimintaansa ja nostamalla esiin keskeiset kehittämiskohteet johdonkatselmusta varten seuraavan materiaalin avulla: Toimintakertomus ja tilinpäätös vuodelta 2008 /tavoitteet/toteutumat Edellisen vuoden neuvottelujen muistio Toiminta- ja taloussuunnitelma /Käyttösuunnitelma 2009 Määrälliset ja toiminnalliset tavoitteet OPM:n, Oamkin ja ylläpitäjän sopimusluonnos kaudelle Materiaali intrassa: Käyttösuunnitelma 2009 Tunnuslukutietokannassa: kirjautuminen Rekisterit ja tietokannat -kohdasta intrasta. Valitse Toiminnanohjausprosessista kohta Käyttösuunnitelma (avautuminen vie hetken). Muu materiaali: Johdonkatselmustilaisuus Puheenjohtaja rehtori, sihteeri yksikön laatukoordinaattori Kesto kaksi tuntia 1. Avaus, rehtori 2. Yksikönjohtajan puheenvuoro 3. Vuoden 2008 toteutuman arviointi, yksikön edustaja(t) a. Talous b. Toiminnalliset tavoitteet c. Edellisen 1-taso-neuvottelun kehittämiskohteiden toteutuminen 4. Vuoden 2009 keskeiset kehittämiskohteet ja toimenpiteet, yksikön edustaja(t) 5. Jatkotoimenpiteistä sopiminen Johdonkatselmuksen jatkotoimenpiteet Oamkin laatukoordinaattorit laativat Oamk-tason yhteenvedon katselmuksista. Yhteenveto viedään amk-hallituksen käsittelyyn. Muistiot ja yhteenvedot arkistoidaan intraan strategisten ohjaus- ja johtamisprosessien yhteyteen.

19 NÄYTTÖ 6:2, LIITE 3. Johdonkatselmuksen konsepti vuonna 2011 Johdonkatselmuksen valmistautuminen 2011 Viitteellinen aikataulu ja ohjelma on diassa 3. Suurissa yksiköissä aikaa on syytä varata hieman väljemmin. Kirjaston osalta sovellamme ohjelmaa. Yksiköiden johtajat päättävät yksikön edustuksesta. Laatukoordinaattorin läsnäolo on erityisen suotavaa. Käykää läpi edellisen vuoden katselmuksen muistio yksikkönne osalta ja esittäkää siinä esiin nostettujen kehittämistavoitteiden toteutuminen. Menetelkää samoin ensimmäisen auditointikierroksen perusteella sovittujen kehittämiskohteiden osalta. Laatikaa tiivis esitys yksikkönne taloudellisen ja toiminnallisen tuloksen toteutumisesta vuonna 2010 sekä näkymistä kuluvan vuoden osalta. Esitelkää myös yksikkönne keskeiset kumppanit ja kuvatkaa sidosryhmätoimintaanne lyhyesti. Esitelkää yksikkönne hyvät käytänteet ja KKA:n auditoinnin näytöiksi kaavailemanne toiminnot. Johdonkatselmuksen aiheet koulutusta tuottavissa yksiköissä Avaus Toiminnallinen ja taloudellinen tulos, tuloksellisuuspisteet Auditointipalautteet ja toimenpiteet niiden johdosta Toiminnallisuus, prosessien ja painoalojen kytkeytyminen, toimintaan PD- ja MAPA -toiminta sekä täydennyskoulutus

20 Oamk, johdonkatselmuksen ohjelma puheenjohtajana toimii rehtori, yksikkö nimeää sihteerin Rehtorin avauspuheenvuoro (5 min) Yksikön johtajan katsaus vuoteen 2010 (5 min) Sisäinen auditointi II, hyvät käytänteet ja havaitut kehittämistarpeet, ensimmäisen sisäisen auditointikierroksen perusteella tehdyt kehittämistoimet (Vararehtori,10 min) Yksikön toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet ja tulokset vuodelta 2010 (Yksikön johtaja, 15 min) Organisaation ja toiminnan kehittäminen (Rehtori alustaa, yksikön johtaja kommentoi, 20 min) Vuoden 2010 toiminnan arviointia sekä alustavat tavoitteet vuosille ja niiden toteuttamiseksi tarvittavat resurssit, (Yksikön johtaja, 25 min) Keskustelu, jossa sovitaan tavoitteet vuosille ja niiden mittaaminen (Rehtori, 30 min) Rk, aa

21 NÄYTTÖ 6:2, LIITE 4. Johdonkatselmuksen 2009 yhteenveto, esitelty ammattikorkeakoulun hallituksessa ( , 40) JOHDONKATSELMUS 2009 yhteenveto Johdonkatselmukset ovat osa toiminnan ohjausta ja laadunvarmistusjärjestelmän arviointia. Katselmuksissa seurataan ja arvioidaan strategisten linjausten ja TTS:n (käyttösuunnitelma) toteutumista, prosessien toimivuutta sekä määritellään yksiköiden kehittämistarpeita. Oulun seudun ammattikorkeakoulussa (Oamk) toteutettiin johdonkatselmus-tilaisuudet maalis - huhtikuussa 2009 jokaisessa yksikössä. Osallistujat olivat rehtorin toimistosta rehtori, opintoasioiden johtaja, tk-johtaja ja laatukoordinaattori sekä yksiköstä yksikönjohtaja, opintoasioiden päällikkö, tk-päällikkö ja laatukoordinaattori sekä muita osallistujia yksiköiden tarpeen mukaan. Yksikkö valmistautui johdonkatselmukseen arvioimalla omaa toimintaansa ja nostamalla esiin keskeiset kehittämiskohteet vuodeksi 2009 seuraavan materiaalin avulla: Toimintakertomus ja tilinpäätös vuodelta 2008 /tavoitteet/toteutumat Edellisen vuoden neuvottelujen muistio Toiminta- ja taloussuunnitelma /Käyttösuunnitelma 2009 Määrälliset ja toiminnalliset tavoitteet OPM:n, Oamkin ja ylläpitäjän sopimusluonnos kaudelle Vuoden 2008 toteutuman arviointi Osa edellisen vuoden keskeiset kehittämiskohteista oli toteutunut hyvin, mutta monet edellisen vuoden kehittämiskohteet säilyivät myös vuoden 2009 kehittämiskohteina. Vuoden 2009 keskeiset kehittämiskohteet Kaikille yksiköille on sovittu seuraavat yhteiset kehittämiskohteet: Yksiköt kehittävät laadunvarmistusjärjestelmän sisältöjä osana toiminnanohjausta. Yksiköissä toteutetaan ympäristöohjelmaa. Yksiköt määrittelevät kv-toiminnan strategiset päämäärät ja arvioivat kv-toiminnan kokonaisuutta. Yksiköittäin on sovittu seuraavat keskeiset kehittämiskohteet: Ammatillinen opettajakorkeakoulu Opetusresurssia lisätään kahden henkilötyövuoden verran Amokin ja yliopiston yhteistyötä jatketaan ja kehitetään Amokin roolia opettajien täydennyskoulutuksen suhteen tarkastellaan Kulttuurialan yksikkö Henkilöstön kelpoisuutta kehitetään ja lisätään Tutkintojen määrää lisätään ja opinnoissaan viivästyneitä ohjataan Sisältö ja sovellukset sekä yhteistyö internetin tutkimuskeskus CIE:n kanssa Liiketalouden yksikkö Läpäisyä parannetaan Keskeyttäneiden määrä pysäytetään Henkilöstöä sitoutetaan tk-työhön Luonnonvara-alan yksikkö Profiloidutaan maaseutuelinkeinoissa Koulutuksen läpäisyä nostetaan Sosiaali- ja terveysalan yksikkö Yliopistoyhteistyötä kehitetään ja monipuolistetaan edelleen niin opetuksen kuin keskeisten hankkeitten kautta Opetus- ja tk-henkilöstön roolia, resursointia ja asemaa selkeytetään Yliopettajien määrää suhteessa lehtoreihin lisätään Opiskelijavalintaperusteita tarkistetaan

22 Tekniikan yksikkö Oamkin strategia 2015 pohjalta yksikölle tehdään strategia ja toimintasuunnitelma Yksikössä kiinnitetään huomiota erityisesti vetovoimaisuuden, koulutustarjonnan, läpäisyn ja työllistymisen kehittämiseen Täydennyskoulutus Taloutta tasapainotetaan Henkilöstön pätevyydet saatetaan kuntoon Täydennyskoulutus-yksikön strategia laaditaan sekä profiilia ja painoaloja selkeytetään Oamkin turva-alan erikoistumisopintojen vakiinnutetaan tiettyyn muotoon ja edelleen kehitetään. Jatkossa pyritään 60 opintopisteen kokonaisuudet toteuttamaan 30 opintopisteen kokonaisuuksina Kirjasto Kirjaston tiloja kehitetään Kirjaston ja ydinprosessien yhteistyötä kehitetään Digitaalisuutta hyödynnetään ja kehitetään Valtti-projektiin osallistutaan Johdonkatselmuksen jatkokehittäminen Katselmuksen parantaminen on osa Oamkin laadunvarmistuksen ja toiminnanohjauksen kehittämistä. Johdonkatselmuksesta saadun kokemuksen ja palautteiden perusteella kehitetään muun muassa valmistelu- ja raportointimateriaalia sekä tuloksellisuuden arviointia ja palkitsemista.

23 NÄYTTÖ 6:3 Prosessien seuranta, arviointi ja jatkuva kehittäminen Yhteyshenkilöt Vararehtori Risto Kimari, , Rehtorin toimisto Opintoasioiden johtaja Anne Anttinen, , Rehtorin toimisto Tutkimus- ja kehitysjohtaja Irene Isohanni, , Rehtorin toimisto Toimii myös näyttönä kohteisiin 1 Korkeakoulun laadunvarmistusjärjestelmän tavoitteiden, toimintojen, toimijoiden sekä vastuiden määrittely ja dokumentaatio sekä 5a laadunvarmistusjärjestelmän tuottaman tiedon tarkoituksenmukaisuus ja saatavuus korkeakoulun sisällä. Tiivistelmä Oamkin laatukäsityksen mukaan hyvät tulokset saavutetaan, kun ammattikorkeakoulun toimintaa suunnitellaan, seurataan, arvioidaan ja kehitetään systemaattisesti. Toimintaa ohjaavat toiminnanohjaus- ja ydinprosessit. Seuranta ja arviointi todentuvat prosesseittain henkilöstöintra Heimon prosessikuvauksissa: seuranta-välilehden mittaritiedoissa ja arviointi-välilehden arviointisuunnitelmassa. Arviointi tapahtuu osavuosikatsauksissa ja toimintakertomuksissa. Kuvaus Oamkin laatukäsikirjassa (ks. perusmateriaali 0:3) linjataan: Laadunvarmistustyön tavoitteena on korkeakoulun toiminnan ja tulosten jatkuva parantaminen koko henkilöstön ja opiskelijoiden voimin. Työllä tavoitellaan myös laatutietoisuuden lisääntymistä. Laadunvarmistustyö pohjautuu ammattikorkeakoulun visioon, arvoihin ja strategisiin päämääriin. Strategiaa toteutetaan prosesseissa päätettyjen menettelytapojen mukaisesti. Toimintaa suunnitellaan, seurataan, arvioidaan ja kehitetään systemaattisesti. Tätä jatkuvan kehittämisen sykliä Oamkissa konkretisoidaan laatuleivällä (kuva 1). Kuva 1. Oamkin laatuleivässä arkistetaan jatkuvan kehittämisen sykli. Oamkissa strategiaa toteutetaan ja toimintaa ohjataan prosessien kautta. Strategista ohjaus- ja johtamisprosessia sekä kahta ydinprosessia (Opetus ja oppiminen sekä Tutkimus-, kehitys ja innovaatiotoiminta) toteutetaan prosessien työryh- missä päätettyjen kuvausten ja toimintatapojen mukaisesti. Prosessien seuranta, arviointi ja jatkuva kehittäminen todentuvat prosesseittain henkilöstöintra Heimon prosessikuvauksissa. Seuranta-välilehdelle on koottu prosessien mittarit ajantasaisine toteutumatietoineen (ks. NÄYTTÖ 2a; NÄYTTÖ 2b; NÄYTTÖ 3:3 ). Keväällä 2011 Oamkin laadunvarmistustyöryhmässä sovittiin ( ), että arviointisuunnitelmat tehdään strategian 2015 pohjalta sekä toiminnanohjaus- että ydinprosesseihin. Myös tukiprosessit voivat halutessaan tehdä ne. Prosessikohtaisiin arviointisuunnitelmiin (LIITE 1. Opetus ja oppiminen -ydinprosessin arviointisuunnitelma) on koottu kuvaus prosessin strategiakaudella tapahtuvasta arvioinnista. Arviointisuunnitelmaan kriittiset menestystekijät on nostettu kehittämissuunnitelmasta (ks. NÄYTTÖ 1:3), ja niille on työstetty arviointikriteerit sekä määritelty vastuutahot ja tavoitteet vuodeksi Opetus ja oppiminen -ydinprosessin työryhmänä toimii opintoasioiden työryhmä ja sekä Tutkimus-, kehitys ja innovaatiotoiminta -ydinprosessin työryhmänä toimii Tki-johtoryhmä. Toiminnanohjaus-prosessin työryhmänä toimii yksikönjohtajien kokous. Prosessinomistajat vastaavat toimintasäännön mukaisesti oman prosessinsa toiminnasta ja kehittämisestä (ks. NÄYT- TÖ 1:4). Prosessinomistajat huolehtivat, että prosesseja arvioidaan arviointisuunnitelman mukaisesti ja kehittäminen on jatkuvaa. Samalla prosessinomistajat tukevat, ohjaavat ja koordinoivat yksiköiden prosessiin liittyvää työtä. Toiminnanohjaus- ja ydinprosesseja arvioidaan säännöllisesti esimerkiksi osavuosikatsausten ja toimintakertomusten kautta. (LIITE 2. Taulukko tutkimus- ja kehitystyö -ydinprosessin toi-

24 mintakertomuksesta vuodelta 2010). Henkilöstöintra Heimon arviointi-välilehdelle kootaan arviointisuunnitelman lisäksi arviointiin liittyvä muu dokumentointi. Tukiprosessien toiminnasta sekä niiden seurannasta ja arvioinnista on erilliset näytöt (ks. NÄYTTÖ 2d:1; NÄYTTÖ 2d:3; NÄYTTÖ 2d:5). Kehittäminen Jatkuvan kehittämisen sykli eli laatuleivän pyörähtäminen prosesseissa näkyy monissa näytöissä. Esimerkiksi opiskelijapalautekyselyä (ks. NÄYTTÖ 2a:2) käsiteltiin sen toteuttamisen jälkeen sekä koulutusohjelma- että yksikkötasolla. Käsittelyn yhteydessä listattiin asioita, joihin yksiköt eivät voi puuttua, eli jotka vaativat kehittämistä Oamkin tasolla. Näitä asioita käsiteltiin osaprosessinomistajien suunnittelukokouksessa ja , sekä kaikille avoimessa laatukoulutuksessa toukokuussa Asiat, joita yhteistoiminnallisesti päätettiin viedä eteenpäin, liitetään syksyn 2011 aikana osaprosessien toimintasuunnitelmiin vuodeksi Tutkimus- ja kehittämishanke -osaprosessissa jatkuvan kehittämisen sykli on pyörähtänyt esimerkiksi prosessikuvauksissa vuosina Oamk teki benchmarking-vierailun Kemi-Tornion ammattikorkeakouluun 2009 ja saatujen ideoiden sekä yksiköiden kanssa käytyjen keskustelujen jälkeen prosessikuvausta yksinkertaistettiin ja tiivistettiin huomattavasti ja se muutettiin PCM:n, project cycle management, mukaiseksi. Kehittämistyö jatkui tämän jälkeen ja viimeisimmät tarkennokset on tehty yhteistyössä yksiköiden tki-päälliköiden kanssa keväällä ja kesällä Tuolloin esimerkiksi yksiköissä havaittuja hyviä toimintatapoja nostettiin yhteiseen prosessikuvaukseen (ks. NÄYTTÖ 2b:1). LIITTEET LIITE 1. Opetus ja oppiminen -ydinprosessin arviointisuunnitelma LIITE 2. Taulukko tutkimus- ja kehitystyö -ydinprosessin toimintakertomuksesta vuodelta 2010