Helsingin yliopiston web-sivuston käyttöliittymän ongelmat ja sivuston kehittäminen

Transkriptio

1 Helsingin yliopiston web-sivuston käyttöliittymän ongelmat ja sivuston kehittäminen Ilkka Rinne Helsinki 18. elokuuta 2003 Pro gradu tutkielma HELSINGIN YLIOPISTO Tietojenkäsittelytieteen laitos

2 Helsingin yliopiston web-sivuston käyttöliittymän ongelmat ja sivuston kehittäminen Ilkka Rinne Pro gradu tutkielma Tietojenkäsittelytieteen laitos Helsingin yliopisto 18. elokuuta 2003, 87 sivua + 24 liitesivua Web-sivuston käyttöliittymän suunnittelussa tulisi lähteä loppukäyttäjien tarpeiden selvittämisestä ja pyrkiä sivuston avulla tukemaan käyttäjiä näiden tarpeiden tyydyttämisessä. Suunniteltaessa Helsingin yliopiston web-sivuston kaltaista suuren organisaation laajaa sivustoa törmätään käytettävyydeltään hyvien ratkaisujen suunnittelun lisäksi massiiviseen tiedon valinta- ja lajitteluongelmaan: kuinka valita sivustolle juuri ne tiedot, joista käyttäjille on hyötyä ja järjestää ne niin, että niiden löytämien ja käyttäminen on käyttäjille mahdollisimman helppoa ja suoraviivaista heidän päivittäisissä työtehtävissään. Vuoden 2003 alussa käynnistynyttä Helsingin yliopiston verkkopalvelujen ja -viestinnän kehittämishanketta silmälläpitäen tässä tutkielmassa kootaan yhteen ja raportoidaan Helsingin yliopiston nykyisen web-sivuston käyttöliittymän keskeiset ongelmakohdat ja esitetään ehdotuksia niiden parantamiseksi. Tutkielmassa hahmotellaan tavoitepohjaisia käyttötapauksia hyödyntävää prosessia laajan web-sivuston käyttöliittymän suunnittelemiseksi ja esitetään yliopiston tutkijoiden käyttöön suunniteltu intranet-käyttöliittymäprototyyppi, jonka suunnittelussa on käytetty hyväksi käyttäjien haastattelujen avulla selvitettyjä tavoitepohjaisia käyttötapauksia. Lisäksi käsitellään käyttöliittymäsuunnittelun sijoittumista laajan web-sivuston suunnitteluprosessiin sekä esitetään suosituksia saatujen tulosten hyödyntämiseksi käynnissä olevassa Helsingin yliopiston verkkoviestinnän ja -palvelujen kehittämishankkeessa. Vaikka menetelmää laajan web-sivuston käyttöliittymän suunnittelemiseksi käyttäjien tavoitteista johtamalla ei tässä työssä onnistutakaan määrittelemään, havaitaan tavoitepohjaiset käyttötapaukset kuitenkin erittäin hyödyllisiksi apuvälineiksi käyttäjien kannalta huonojen ratkaisujen karsimisessa sivuston käyttöliittymästä suunnitteluaikaisten nopeiden arviointi uudelleensuunnittelu -syklien aikana. Aiheluokat (Computing Reviews 1998): H.5.2, H.5.4, D.2.1 Avainsanat: käyttöliittymät, käytettävyys, WWW, tavoitepohjainen käyttöliittymäsuunnittelu i

3 The Road goes ever on and on Down from the door where it began. Now far ahead the Road has gone, And I must follow, if I can. Pursuing it with eager feet, Until it joins some larger way, Where many paths and errands meet, And whither then? I cannot say. J.R.R. Tolkien, The Old Walking Song The Lord Of The Rings, 1954 Priit Ballot ( ) in memoriam

4 Sisältö Kiitokset v 1 Johdanto 1 2 Web-sivustojen käyttö ja käytettävyys Hyöty ja käytettävyys Käyttäjien tavoitteet ja niiden selvittäminen Helsingin yliopiston web-sivuston käyttöliittymän ongelmat Sivuston historiallinen tausta ja nykytila Tietosisällön ryhmittely Organisaatiopohjainen rakenne Sivuston jakaminen käyttäjäryhmien väyliksi Navigoinnin ongelmat Sukeltava navigointi Pitkät navigointipolut Pudotusvalikot linkkilistoina Hakemistopalvelujen ongelmat Nykyisen sivuston tiedonetsintätyökalut Dokumenttien etsiminen Henkilöhakupalvelut Asiointi ja liikkuminen yliopistolla Web-sivuston käyttöliittymän suunnitteluprosessi Prosessin tavoitteet ja vaiheet Käyttäjien tavoitteiden selvittäminen Tietosisällön valinta ja jäsentäminen Navigointiratkaisujen suunnittelu Upotettujen sovellusten suunnittelu Käyttöliittymäratkaisun arviointi Käyttäjät ja tavoitteiden selvittäminen Käyttäjäryhmät Sisäiset käyttäjät Ulkoiset käyttäjät Tutkijoiden tavoitteiden selvittäminen iii

5 5.2.1 Tehdyt haastattelut Haastattelujen tulokset Suunniteltu intranet-käyttöliittymä Suunnittelussa tuetut käyttötapaukset Tietoluokittelu Navigointiratkaisut Kontekstin säilyttävä sanahaku Upotetut sovellukset Personointi, kustomointi ja adaptiivisuus Skenaario 1: Kai ja tutkimusmäärärahat Skenaario 2: Magnus ja konferenssipaperi Tulosten arviointi ja sivuston jatkokehitys Tutkijoiden intranet-sivuston suunnitteluprojekti Ehdotuksia HY:n web-sivuston kehittämiseksi Yhteenveto 81 Lähteet 83 Liitteet 1 Haastattelujen kysymykset 2 Tutkijoiden käyttötapaukset 3 Tutkija-intranetin tietoluokittelu iv

6 Kiitokset Erityisesti haluan kiittää tämän tutkielman ohjaajana toiminutta Sari A. Laaksoa saamastani korvaamattomasta avusta tutkielman suunnittelussa sekä hänen esimerkistään inspiroivana opettajana, työtäkaihtamattomana tutkijana ja hyvänä työtoverina. Kiitokset myös tutkielman tarkastajina toimineille tietojenkäsittelytieteen laitoksen professoreille Jukka Paakille ja Eero Hyvöselle heidän arvokkaista kommenteistaan, sekä haastatelluille tietojenkäsittelytieteen ja fysikaalisten tieteiden laitosten tutkijoille heidän työajastaan. Mahdollisuus osallistua Helsingin yliopiston Portaalityöryhmän työskentelyyn touko joulukuussa 2002 helpotti merkittävästi tutkielman kokeellisen osuuden rajaamista ja antoi tärkeää tietoa yliopiston web-sivuston kehittämishankkeen tavoitteista tämän työn suunnittelua varten. Tämän tutkielman tekemiseen on saatu kesän 2002 aikana Helsingin yliopiston rehtorin 6000 euron suuruinen henkilökohtainen apuraha, mistä suurkiitos. Lisäksi tutkielman tekemisen ajaksi on saatu lainaksi tietojenkäsittelytieteen laitoksen tietokone, mikä on merkittävästi helpottanut kirjoitustyötä. Viimeisenä vaan ei vähäisimpänä haluan kiittää perhettäni taloudellisesta ja henkisestä tuesta tutkielman tekemisen aikana sekä ystäviäni, jotka ovat pitäneet huolta ajoittain kasaantuneiden työpaineiden tasapainottamisesta mitä moninaisemmin vapaa-ajan aktiviteetein. Kiitos, nyt Ilkka pääsee taas leikkimään. Helsingissä elokuussa 2003, Ilkka Rinne v

7 1 Johdanto World Wide Web (WWW, Web) on nykyään arkipäiväinen tiedonhaku- ja asiointiväline miljoonille käyttäjille ympäri maailman. WWW:in kenties merkittävin piirre, yksittäisen sivujen linkittämien toisiinsa hypertekstiverkoksi, voi kuitenkin aiheuttaa käyttäjille merkittäviä ongelmia. Mikäli yhtenäisen sivukokonaisuuden, web-sivuston, käyttöliittymä on suunniteltu huonosti, sen käyttäjät joutuvat navigoimaan sivustolla turhaan edestakaisin tai eksyvät helposti linkkien verkostoon. Tätäkin merkittävämpi ongelma ovat kuitenkin web-sivustot, joiden suunnittelussa ei ole riittävästi selvitetty sitä, miksi ja minkälaisissa käyttötilanteissa käyttäjät sivustolle tulevat, ja mitä he sen avulla haluavat saada aikaan. Tällöin sivustolla ei välttämättä osata tarjota heille sellaisia tietokokonaisuuksia ja palveluita, joita he tarvitsisivat. Helsingin yliopiston verkkopalvelut ovat tällä hetkellä tasoltaan kirjavia niin sisällöllisesti, teknisesti kuin käyttöliittymäratkaisuiltaankin. Yhteisen suunnittelun ja teknisten ratkaisujen puuttuessa kukin laitos ja yksikkö on tähän mennessä joutunut pärjäämään niin intranet-sivustojen kuin julkisten verkkopalveluiden suhteen omillaan, usein varsin vähäisin taloudellisen resurssein. Sen vuoksi on ilmeistä, että yhteisesti suunnitelluista verkkojulkaisun ja -viestinnän menetelmistä sekä niitä tukevista teknisesti vahvoista apuvälineistä olisi merkittävästi hyötyä kaikille Helsingin yliopiston laitoksille ja yksiköille. Vuoden 2003 alussa käynnistynyttä Helsingin yliopiston verkkopalvelujen ja -viestinnän kehittämishanketta (Portaalihanke) valmistelleen portaalityöryhmän loppuraportissa todetaan tarve uudelleenorganisoida yliopiston verkkopalvelut ulkoisille käyttäjille suunnattuihin julkiseen web-sivustoon ja Helsingin kaupungin kanssa yhteiseen Helsinki.fi -palveluporttiin sekä sisäisille käyttäjille tarjottavaan personoitavaan intranet-sivustoon [Portaali02, s. 21]. Hankkeen aikana suunnitellaan sekä sisäisen että ulkoisten verkkopalvelujen käyttöliittymät ja otetaan käyttöön sisällönhallintaja julkaisujärjestelmät näiden palvelujen tuottamiseksi. Yliopiston uudistettu julkinen web-sivusto on määrä julkaista syyskuussa 2003, intranet-palvelun I vaihe huhtikuussa 2004 ja II vaihe vuoden 2004 loppuun mennessä. Kyseiseen uudelleensuunnittelutyöhön liittyen tämän tutkielman tavoitteena oli raportoida Helsingin yliopiston nykyisen web-sivuston käyttöliittymän keskeisimmät ongelmat perustellen niitä muun muassa vertaamalla alan kirjallisuudessa raportoituihin, käytettävyystestien perusteella käyttäjille toistuvasti ongelmia aiheuttaviin käyttöliittymäratkaisuihin. Edelleen tehtävänä oli esittää parannusehdotuksia havaittuihin ongelmakohtiin sekä suunnitella nykyistä parempi prototyyppi yliopiston web-sivuston käyttöliittymästä. Yliopiston web-sivuston laajuuden vuoksi suunnitteluntyön kohdetta päätettiin rajata koko verkkosivuston uudelleensuunnittelua 1

8 huomattavasti pienempään sivuston osaan. Sivuston sisäisten ja ulkoisten käyttäjäryhmien kartoittamisen jälkeen suunnittelutyössä keskityttiin intranet-käyttöliittymäprototyypin suunnitteluun erityisesti yhden yliopiston käyttäjäryhmän, yliopiston tutkijoiden tarpeisiin. Tutkielman aluksi käsitellään esitellään lyhyesti tavoitepohjaisen käyttöliittymäsuunnittelun peruskäsitteet hyöty (utility) ja käytettävyys (usability) sekä käsitellään käyttäjien tavoitteiden selvittämistä ja kuvaamista tavoitepohjaisten käyttötapausten avulla. Lukuun 3 on koottu Helsingin yliopiston nykyisen web-sivuston keskeisimmät käyttöliittymän ongelmat perusteluineen ja korjausehdotuksineen. Tässä työssä tutkijoiden intranet-käyttöliittymän suunnitteluun käytetty suunnitteluprosessi kuvataan luvussa 4 ja käyttäjien haastattelujen tulokset sekä suunniteltu käyttöliittymäprototyyppi luvuissa 5 ja 6. Lopuksi luvussa 7 arvioidaan projektin onnistumista ja saatuja tuloksia sekä annetaan ehdotuksia Helsingin yliopiston web-sivuston kehittämiseksi jatkossa. 2

9 2 Web-sivustojen käyttö ja käytettävyys Ydinfysiikan tutkijoiden tietopankiksi alunperin suunnitellusta hypertekstivälineestä [Berners-Lee94] on reilussa vuosikymmenessä muodostunut nimensä mukaisesti World Wide Web, maailman kattava verkko. Yhdessä sähköpostin kanssa se on ylivoimaisesti suosituin Internetin palvelu: toimivia WWW-palvelimia oli Internetissä tammikuussa 2003 yli 35 miljoonaa [Netcraft03]. Varsinkin nuoret ovat tottuneet webin kautta tarjottaviin palveluihin ja arvioivat muun muassa yliopistoja yhä enemmän niiden tarjoamien web-sivustojen perusteella [OPM02]. Web-sivustojen käyttöliittymien suunnitteluun ei kuitenkaan ole toistaiseksi kiinnitetty riittävästi huomiota. Web-sivustojen käyttöliittymien arvioimiseksi on tarkasteltava sekä hyötyä (utility), jonka käyttäjä saa sivuston avulla, että käytettävyyttä (usability), joka kuvaa käyttötapahtumaan liittyviä suureita, kuten helppoutta, tehokkuutta, opittavuutta ja käyttäjän subjektiivista tyytyväisyyttä. Saatavaa hyötyä ja käyttöliittymän käytettävyyttä voidaan arvioida luotettavasti vain selvittämällä ensin tavoitteet, joita käyttäjät pyrkivät sivuston avulla toteuttamaan. 2.1 Hyöty ja käytettävyys Tuotteen käytettävyys määritellään ISO-standardin mukaan suureeksi, joka kertoo, missä määrin määritellyt käyttäjät voivat tietyssä käyttötilanteessa käyttää tuotetta määritellyn tavoitteensa saavuttamiseksi tuottavasti, tehokkaasti ja korkealla käyttäjätyytyväisyydellä [ISO ]. Käyttöliittymäratkaisut, jotka eivät edistä käyttäjien tavoitteiden saavuttamista tehokkaasti ja joiden käyttöön käyttäjät ovat tyytymättömiä, ovat siis tämän määritelmän mukaan käytettävyydeltään alhaisia. Nielsenin [Nielsen93, s. 26] määritelmän mukaan käytettävyys koostuu opittavuudesta (learnability), tehokkuudesta (efficiency of use), muistettavuudesta (memorability), virheiden vähäisyydestä ja niiden lievästä vakavuudesta (few and noncatastrophic errors) sekä subjektiivisesta tyytyväisyydestä (subjective satisfaction). Käytettävyys on siis asteikoltaan avoin suure, sillä käytetyt parametrit ovat suhteellisia: tehokkuus, tuottavuus, opittavuus ja niin edelleen voidaan määritellä vain vertaamalla kyseistä ratkaisua johonkin toiseen. 3

10 2.2 Käyttäjien tavoitteet ja niiden selvittäminen Sovelluksen tai tuotteen tärkein ominaisuus on tarjota käyttäjälle mahdollisimman paljon hyötyä (utility) eli sellaisia tietoja tai välineitä, joiden vuoksi käyttäjän kannattaa kyseistä tuotetta käyttää. Tämä hyöty voi olla niin korkea, etteivät ilmeisetkään käytettävyysongelmat estä käyttäjiä käyttämästä tuotetta. Esimerkiksi matkapuhelimien tekstiviestit ovat saavuttaneet suuren suosion puhelimen pienestä näytöstä ja tekstin kirjoittamiseen huonosti soveltuvasta näppäimistöstä huolimatta [Nielsen00c]. Jos sovelluksen käyttämisestä ei puolestaan ole kyseiselle käyttäjälle hyötyä, on samantekevää, kuinka helppoa sen käyttäminen on oppia. Käytettävyydeltään korkeiden web-sivustojen aikaansaamiseksi onkin tiedettävä, ketkä sivustoa käyttävät ja minkälaisissa tilanteissa, sekä se, mitä tavoitteita he tällöin pyrkivät saavuttamaan. Vasta tämän jälkeen voidaan suunnitella sivuston käyttöliittymäratkaisut siten, että ISO:n ja Nielsenin käytettävyysmääritelmien parametrit, kuten tuottavuus, tehokkuus ja opittavuus näiden tavoitteiden toteuttamisessa nousevat mahdollisimman korkealle tasolle. 2.2 Käyttäjien tavoitteet ja niiden selvittäminen Käyttäjän kannalta mielekäs työskentely tähtää jonkin sellaisen tavoitteen toteuttamiseen, jonka hän näkee tärkeäksi ja tavoittelemisen arvoiseksi. Yliopiston tutkijalle tällainen tavoite voisi esimerkiksi olla uuden, entistä kestävämmän timanttikalvon kehittäminen fuusioreaktorin sisäpinnalle. Tietojenkäsittelyn opiskelijalle tavoitteena voisi vastaavasti olla oppia ratkaisemaan vaikeitakin eteen tulevia ohjelmistosuunnitteluongelmia, mitä varten hän pyrkii saamaan riittävästi tietoa ohjelmistosuunnittelusta ja oppimaan soveltamaan tietojaan uudenlaisissa tilanteissa. Käyttäjä pyrkii edistämään tavoitteidensa toteutumista tekemällä kullakin hetkellä eniten hyödylliseksi arvioimiaan tehtäviä, joita voisivat olla esimerkiksi uusiin timanttikalvotutkimuksiin perehtymien tai tietokantakurssille ilmoittautuminen. Tietyn tehtäväketjun tekeminen ei ole käyttäjälle tärkeää, vaan tavoite, jonka hän siten saa toteutettua. Onnistuneen käyttöliittymäratkaisun aikaansaaminen edellyttää sen hyvää soveltuvuutta käyttäjien tavoitteiden toteuttamiseen sekä heidän työympäristöönsä ja - olosuhteisiinsa. Tämän alakohtaisen tietämyksen parhaita asiantuntijoita ovat käyttäjät itse. Kysyttäessä käyttäjältä heidän tavoitteistaan he puhuvat yleensä tehtävistä, joita he uskovat, että heidän tulee suorittaa [Hackos98, s.254]. Tehtävien takana olevat tavoitteet voi saada selville kysymällä miksi he tekevät kuten tekevät. Käyttöliittymäsuunnittelijan tehtävä on suunnitella järjestelmän käyttäjälle näkyvä osa siten, että käyttäjien tavoitteiden toteuttaminen sen avulla on suoraviivaista ja mahdollisimman virheetöntä ja sen käyttö on helppoa oppia ja muistaa. Hyvä käyttöliittymä tarjoaa siis mahdollisimman lyhyen ja intuitiivisen tehtäväketjun tavoitteiden 4

11 2.2 Käyttäjien tavoitteet ja niiden selvittäminen toteuttamiseksi. Käyttäjän todellisten tavoitteiden selvittäminen antaa mahdollisuuden tarjota käyttäjille vaihtoehtoisia, nykyistä suoraviivaisempia tapoja heidän tavoitteidensa toteuttamiseksi. Voidakseen suunnitella käyttäjien kannalta hyviä käyttöliittymäratkaisuja, käyttöliittymäsuunnittelijan on hankittava riittävästi tietoa heidän tavoitteistaan. Tätä tietoa voidaan hankkia muun muassa tarkkailujen, haastattelujen ja erilaisten kyselyjen avulla [Hackos98, s. 129]. Vaikka käyttäjien työkulut muuttuisivatkin oleellisesti uuden käyttöliittymänratkaisun myötä, heidän tavoitteensa eivät silloinkaan todennäköisesti muutu [Hackos98, s. 251]. Käyttöliittymäsuunnittelijan tehtävänä työnkulkuja uudelleensuunniteltaessaan on varmistaa, että käyttäjät saavuttavat tavoitteensa tehokkaammin kuin ennen. Voidakseen ymmärtää käyttäjän työhön liittyvien tavoitteiden yhteyksiä sekä eri käyttäjien tavoitteiden samankaltaisuuksia ja eroja, tavoitteet on voitava esittää siten, että ne sisältävät mahdollisimman paljon konkreettista tietoa kyseisestä tilanteesta nopeasti ymmärrettävässä ja muistettavassa muodossa. Eräs tapa käsitellä käyttäjien tavoitteita on kirjoittaa ne käyttötapauksiksi, joissa käyttäjän tavoite on kuvattu lyhyesti muutamalla lauseella ja liitetty siihen luettelo tilatietoja eli lähtötilanteeseen liittyviä faktoja [Laakso02, s. 9]. Toisin kuin ohjelmistojen vaatimusmäärittelyissä käytettävät käyttötapaukset (use case) [Jacobson94], tavoitepohjaiset käyttötapaukset eivät pyri kuvaamaan järjestelmän käyttöä, vaan käyttäjien järjestelmästä riippumattomia tavoitteita. Jakobsonin käyttötapaukset kuvaavat käyttäjän ja suunniteltavan järjestelmän vuorovaikutusta ja tietojen vaihtoa jonkin tietyn tehtävän aikana. Tavoitepohjaiset käyttötapaukset eivät sen sijaan kiinnitä suunniteltavan tai arvioitavan järjestelmän ominaisuuksia. Ne kuvaavat käyttäjän ongelman eli nykytilan ja tavoitetilan välisen ristiriidan konkreettisesti jättäen tarkoituksella ratkaisutavan avoimeksi. Näin määritellyt käyttötapaukset muodostavat perustan käyttöliittymäsuunnittelulle, ja sitä kautta koko sovelluksen vaatimusmäärittelylle. Käyttötapausten tilatiedot sisältävät paljon oikeaa esimerkkitietoa käyttäjien todellisista käyttötilanteista, jota voidaan suoraan käyttää hyväksi käyttöliittymäratkaisuja hahmoteltaessa. Näin käyttöliittymäsuunnittelija saa heti työnsä alkuvaiheesta lähtien paremman käsityksen siitä, minkälaista tietoa käyttäjät suunniteltavan järjestelmän avulla käsittelevät. Tavoitepohjaiset käyttötapaukset ovat loppukäyttäjien tarpeiden kuvauksina myös erinomaista materiaalia käytettävyystestien mahdollisimman todenmukaisten testitehtävien laadintaan. 5

12 3 Helsingin yliopiston web-sivuston käyttöliittymän ongelmat Helsingin yliopiston web-sivustoon kuuluun kaikille yliopistolaisille tarkoitettu yhteinen ylätaso ja suuri joukko tiedekuntien, laitosten, tutkimusryhmien ynnä muiden yliopiston toimijoiden itsenäisiä alisivustoja, joihin sivuston yhteiseltä tasolta pääsee linkkejä seuraamalla. Yhteisen osan nykyinen käyttöliittymäratkaisu ja graafinen ulkoasu on laadittu vuonna 1999 [Tiedotus99]. Tämän Helsingin yliopiston tiedotusyksikön graafista ohjeistoa on käytetty pohjana myös ratkaisua on käytetty myös osassa tiedekuntien ja laitosten alisivustoja. Tässä luvussa käsitellään lyhyesti nykyisen web-sivuston historiaa ja kootaan yhteen sen tiedotusyksikön graafisen ohjeiston mukaan laaditussa osassa esiintyvät keskeisimmät käyttöliittymän ongelmat. 3.1 Sivuston historiallinen tausta ja nykytila Yliopiston web-sivusto luotiin asteittain 1990-luvun puolivälissä tekstipohjaisesta, lähinnä sisäiseen tiedotukseen tarkoitetusta gopher-järjestelmästä siirtämällä sen tiedot lähes sellaisenaan WWW-muotoon (kuva 1). Tämän jälkeen sivuston avulla on pyritty palvelemaan niin sisäisiä kuin ulkoisiakin käyttäjiä saman käyttöliittymän kautta, mikä on ollut viestinnän kohdentamisen kannalta hankalaa [Portaali02, s. 15]. Organisaation sisäiset ja sen ulkoiset käyttäjät poikkeavat yleensä toisistaan niin organisaatiota koskevien esitietojensa, sivuston avulla tekemiensä tehtävien, kuin käytettävissä olevien siirtoyhteyksienkin osalta, joten sisäisille ja ulkoisille sivustoille tulisi suunnitella omat käyttöliittymänsä [Nielsen97]. Kaikille yliopistolaisille yhteisen sivuston osan käyttöliittymän ongelmia on raportoitu tätä tutkielmaa ennen Interacta Design Oy:n yliopiston tiedotusyksiölle vuonna 2000 tekemässä asiantuntija-arviossa [Laakso00b]. Sivuston käyttöliittymäratkaisu on muuttunut vain vähän vuoden 2000 jälkeen, joten suurin osa tuolloin havaituista ongelmista on edelleen ajankohtaisia keväällä Yhteisen mallin ja teknisen tuen puutteessa useat yliopiston laitokset ja tutkimusryhmät ovat itsenäisesti luoneet erillisiä, vain kyseisten laitosten tai tutkimusryhmien jäsenille avoimia intranet-verkkopalvelujaan, joita käytetään muun muassa ryhmien sisäisen tiedotukseen, päätöksenteon valmisteluun ja erilaisten tietosuojan piiriin kuuluvien asioiden rajoitettuun julkaisemiseen. Erilliset ja erilaiset intranet-sivustot vaativat kukin oman käyttäjätunnistuksensa ja saattavat poiketa navigointikäyttöliittymältään ja informaation organisointitavoiltaan merkittävästi toisistaan. Erillisten sivustojen ylläpitäjillä ei välttämättä ole riittävästi tietoa, taitoa ja resursseja suunnitella sivustoja käyttäjien tavoitteita vastaaviksi ja käytettävyydeltään hyviksi. Nämä seikat hankaloittavat merkittävästi erityisesti sellaisten käyttäjien työtä, jotka tarvitsevat tietoa useilta eri intranet-sivustoilta. 6

13 3.2 Tietosisällön ryhmittely Kuva 1: Yliopiston pääsivu vuoden 1997 alussa [IA03]. Helsingin yliopiston web-sivustoja ollaan uudistamassa voimakkaasti meneillään olevan verkkopalvelujen ja -tiedotuksen kehittämishankkeen (Portaalihanke) seurauksena. Yliopistolle luodaan vuosien aikana käyttöliittymältään ja sitä palvelevalta tekniikaltaan yhtenäinen intranet-sivusto ja kohdennetaan samalla yliopiston julkinen web-sivusto lähinnä yliopiston ulkopuolisille käyttäjille [Portaali02, s. 21]. Seuraavissa luvuissa kootaan yhteen yliopiston nykyisen sivuston käyttöliittymän ongelmia perustuen pääosin Interacta Design Oy:n tekemään käyttöliittymän asiantuntijaarvioon. Arvion tuloksia on tässä työssä täydennetty erityisesti niiltä osin, joita arviossa ei käsitelty. Ongelmien syitä on pyritty perustelemaan lähinnä käyttäjälle koituvalla ylimääräisellä työllä ja kognitiiviseen psykologiaan perustuvilla argumenteilla. Tarkoituksena on auttaa välttämään vastaavien virheiden tekeminen yliopiston uusien verkkopalveluiden suunnittelussa. 3.2 Tietosisällön ryhmittely Tiedon julkaiseminen Internetissä on hyvin helppoa ja nopeaa. Valtavan suuresta, nopeasti muuttuvasta ja jäsentymättömästä tietovarastosta etsijän on kuitenkin hyvin vaivalloista löytää tarvitsemaansa luotettavaa tietoa. Hyvin organisoidut ja käyttöliittymäratkaisuiltaan yhtenäiset, käyttäjien tavoitteita hyvin tukevat web-sivustot tarjoavat käyttäjille huomattavan lisäarvon verrattuna yksittäisiin erillisiin web-sivuihin. 7

14 3.2 Tietosisällön ryhmittely Helsingin yliopiston nykyinen web-sivusto on koostuu suurimmalta osin organisaatiopohjaisista saarekkeista, kuten tiedekuntien ja laitosten alisivuistoista. Käyttäjille organisaatiopohjainen tietojen ryhmittely aiheuttaa ongelmia, sillä se vastaa yleensä huonosti heidän tavoitteitaan [Nielsen00a, s. 198]. Lisäksi ongelmia aiheuttaa sivuston yhteisen osan jakaminen käyttäjäryhmäkohtaisiin osiin, väyliin Organisaatiopohjainen rakenne Helsingin yliopiston kaikille yksiköille yhteinen web-sivusto rajoittuu muutamaan tiedotusyksikön ylläpitämään ylätason sivuun, minkä jälkeen sivusto jakautuu laitosten ja muiden yksiköiden suunnittelemiin ja ylläpitämiin erillisiin alisivustoihin (kuva 2). Osa alisivustoista on toteutettu käyttäen tiedotusyksikön graafisia ohjeita [Tiedotus99] (kuvassa Matemaattis-luonnontieteellinen tiedekunta ja fysikaalisten tieteiden laitos), osa ei (esim. kuvan historian ja klassillisen filologian laitokset). Graafisia yksityiskohtia tärkeämpää sivuston käytettävyyden kannalta on käyttäjän tavoitteidenperusteella loogisesti organisoitu tietosisältö ja sen hyödyntämistä hyvin tukevat navigointiratkaisut. Siirtovaikutusmekanismin [Larkin89, s. 283] vuoksi yhtenäisesti toimivan sivuston sisällä käyttäjä oppii kuitenkin liikkumaan ja etsimään tietoa helpommin kuin eri tavoin toimivilla ja eri periaattein järjestetyillä sivustoilla, minkä vuoksi yliopiston sivustokokonaisuuden käyttöliittymäratkaisun tulisi olla ainakin pääpiirteiltään yhtenäinen. Nykyisellä sivustolla kukin yliopiston laitos ja yksikkö on ollut itse vastuussa oman alisivustonsa suunnittelusta ja ylläpidosta. Hajautettu päivitys- ja suunnitteluvastuu onkin Helsingin yliopiston kokoisessa organisaatiossa välttämättömyys yksiköiden suuren määrän ja erilaisten tarpeiden vuoksi. Tiedontuottajan organisaation mukaan järjestetyllä sivustolla käyttäjän tavoitteiden mukaiset tiedot voivat kuitenkin olla hajallaan eri yksiköiden alisivustoilla, jolloin niiden löytäminen on vaikeaa [Rosenfeld98, s. 25]. Helsingin yliopiston sivustolla organisaatiopohjaisuus näkyy lähinnä kunkin tiedekunnan, laitoksen ja yksikön alisivustojen eristyneisyytenä toisistaan: tyypillisesti kukin yksikkö on ilman mitään yhteistä suunnitelmaa itse jossain vaiheessa luonut omat, tuottamiinsa palveluihin keskittyvät alisivustonsa. Käyttäjän on kyseiset palvelut löytääkseen etukäteen tiedettävä mikä yksikkö niitä tuottaa. Organisaation mukaisesti järjestettyä sivustoa voidaan verrata kirjastoon, jossa teokset on järjestetty eri huoneisiin sen perusteella, mikä kustantamo ne on julkaissut. Nielsenin mukaan intranet-sivustot, toisin kuin julkiset web-sivustot, yleensä hyötyvät organisaatiopohjaisesta lähestymistavasta, sillä organisaatio on sisäisille käyttäjille tärkeä ja tuttu [Nielsen00a, s. 266]. Perustelu on sikäli ontuva, että vaikka käyttäjät tuntisivatkin työpaikkansa organisaation, sen perusteella järjestetty sivusto 8

15 3.2 Tietosisällön ryhmittely Kuva 2: Osa Helsingin yliopiston web-sivuston rakenteesta. Katkoviivalla rajattu alue on toteutettu tiedotusyksikön graafisen ohjeiston mukaan. 9

16 3.2 Tietosisällön ryhmittely ei välttämättä tue heidän tavoitteitaan yhtään paremmin kuin ulkoisten käyttäjienkään tavoitteita. Sen sijaan tiedonhallinnallisena kompromissina organisaatiopohjainen lähestymistapa saattaa joissakin tilanteissa olla puolusteltavissa. Esimerkiksi koko yliopiston sivuston tietojen järjestäminen erikseen kunkin tutkimuslaboratorion työntekijöiden tavoitteiden mukaisesti, huomioiden heidän työnsä erityispiirteet ja paikalliset käytännöt, olisi valtava tehtävä. Sen sijaan tietojen jäsentäminen hierarkkisesti siten, että alatasolla mainitaan vain mahdolliset poikkeukset ja lisäykset ylemmän tason ohjeisiin ja sääntöihin, on periaatteessa melko vaivatonta. Työn säästö tässäkin tapauksessa on kyseenalainen, sillä alemman tason dokumentin kirjoittajan on joka tapauksessa tunnettava myös ylemmän tason ohjeet, jotta hän voisi tehdä niihin rinnastuksia ja vertauksia. Viittaamalla ylemmän tason dokumenttiin aiheutetaan paitsi loppukäyttäjälle ylimääräistä navigointia, myös ylemmän tason ylläpitäjälle näkymätön riippuvuussuhde dokumenttien välille, mikä hankaloittaa dokumenttien ylläpitoa Sivuston jakaminen käyttäjäryhmien väyliksi Eräs tapa ryhmitellä web-sivustoa on jakaa se käyttäjäryhmäkohtaisiin osiin (audiencespecific organization scheme, [Rosenfeld98, s. 32]). Tämän ratkaisun toimivuus edellyttää käyttäjien selkeää jakautumista ryhmiin, joiden tietotarpeet todella ovat erilaisia. Tällöin kunkin käyttäjäryhmän alisivuston suunnittelussa voidaan keskittyä tukemaan erityisesti kyseisen ryhmän tavoitteita ja siten tehdä sivuston kaikki osat yksinkertaisemmiksi. Käyttäjän kannalta siirtymä yhteiseltä pääsivustolta oman käyttäjäryhmän sivustolle on kuitenkin aina hänen tavoitteeseensa liittymätöntä työtä, jota sen vuoksi tulisi välttää [Laakso00b, s. 16]. Lisäksi valintaa käyttäjäryhmien välillä voi olla vaikea tehdä, mikäli käyttäjä kokee kuuluvansa useampaan kuin yhteen ryhmään. Yliopiston nykyisen sivuston suunnittelun perusajatuksena on ollut päästä eroon pitkistä vaikeasti luettavista linkkilistoista jakamalla yliopiston sivuston päätason sivut neljään pääväylään pääkäyttäjäryhmien mukaan [Tiedotus99, s. 4]. Yliopiston tapauksessa eri väylien käyttäjäryhmien tarvitsemat sivut ja palvelut ovat kuitenkin pitkälti samat, jolloin samoja linkkejä joudutaan toistamaan paljon eri väylien sivuilla [Laakso00b, s. 16]. Käyttäjä ei voi aina tietää etukäteen, minkä väylän varrelle hänen etsimänsä tieto on sijoitettu. Mikäli etsittyä tietoa ei näytä löytyvän ensin valitulta väylältä, käyttäjän on tarkistettava myös muiden väylien sisältö, mikä aiheuttaa runsaasti ylimääräistä navigointia. Väyläratkaisu aiheuttaa myös muistettavuusongelman: sekä henkilökuntaan että opiskelijoihin kuuluvan henkilön voi olla vaikea muistaa, onko hänen aiemmin käyttämänsä linkki opiskelija- vai henkilökuntaväylän aloitussivulla, sillä sivut ovat hyvin samankaltaisia (kuva 3). Ongelmaa pahentaa 10

17 3.3 Navigoinnin ongelmat kyseisten sivujen taustakuvien vaihtuminen satunnaisesti kullakin latauskerralla. (a) Opiskelijaväylä (b) Henkilökuntaväylä Kuva 3: Opiskelija- ja henkilökuntaväylien aloitussivut ( ). 3.3 Navigoinnin ongelmat Arvioitavalla sivustolla on käytetty sukeltavaa navigointiratkaisua, jossa käyttäjälle ei näytetä hänen nykyistä sijaintiaan sivuston rakenteessa. Yhdistettynä erillisistä organisaatiopohjaisista alisivustoista muodostuvaan syvään sivustorakenteeseen sukeltava navigointi aiheuttaa käyttäjälle huomattavia ongelmia sekä sivuston käytön opittavuuden ja muistettavuuden kannalta että turhana edestakaisena navigointityönä. Toinen selvästi erottuva ongelmallinen navigointiratkaisu on pudotusvalikkojen käyttö linkkilistoina Sukeltava navigointi Voidakseen käyttää sivustoa hyväkseen käyttäjän on voitava päätellä löytyykö kyseiseltä sivustolta tarvittavaa tietoa ja miten tuo tieto sivustolta löytyy. Tämän päättelyn tekemiseen käyttäjä hyödyntää mentaalimallia sivuston sisällöstä eli mielikuvaansa siitä mitä tietoa ja minkälaisessa järjestyksessä kyseinen sivusto sisältää. Helsingin yliopiston sivustolla on käytetty niin sanottua sukeltavaa rakennetta, jossa tieto käyttäjän sijainnista sivuston sisällä katoaa hänen siirtyessään sivulta toiselle [Laakso00b, s. 9]. Sijaintinsa kadottamisen lisäksi käyttäjä joutuu tekemään turhia peruuttavia ja uudelleensukeltavia navigointiaskelia liikkuessaan sivustolla läheisestikin toisiinsa liittyvien sivujen välillä [Laakso00b, s. 10]. Sukeltavan navigointiratkaisun vuoksi käyttäjän on työlästä ja hidasta muodostaa sivuston tietosisällöstä 11

18 3.3 Navigoinnin ongelmat kunnollista mentaalimallia. Oikeaa mentaalimallia sivuston sisällöstä tulisi vahvistaa visualisoimalla sivuston tietosisältö ja käyttäjän nykyinen sijainti hyvän navigointijärjestelmän avulla. Kuvassa 4 on esimerkki sukeltavasta navigoinnista Helsingin yliopiston sivustolla käyttäjän etsiessä kiinnostavia tapahtumia Ajankohtaista-sivulta ( fi/ajankohtaista/) keskiviikkona Ajankohtaista-sivulla on nostettu esiin yliopiston tapahtumakalenterissa olevia tulevia tapahtumia, mikä on sinänsä hyvä ratkaisu. Tarkasteltuaan tapahtuman yksityiskohtaisia tietoa(1), käyttäjä joutuu kuitenkin ensin palaamaan tapahtumalistaan Back-painikkeen avulla(2) ja vasta sitten valitsemaan seuraavaksi tarkasteltavan tapahtuman(3). Palattuaan jälleen Ajankohtaista-sivulle(4), käyttäjä siirtyy tarkastelemaan muita päivän tapahtumia Tapahtumakelenteri-sivulta(5). Tapahtumakalenterilla on oma etusivunsa, josta käyttäjän täytyy ensin valita näytettävät tapahtumat esim. aikavälin tai tapahtuman sijainnin perusteella. Tämän jälkeen hän sukeltaa valitun rajauksen määrittämään listanäkymään(6), josta edelleen sukelletaan tapahtuman yksityiskohtaisiin tietoihin(7). Päästäkseen lopulta takaisin tarkastelemaan muita ajankohtaisia asioita, käyttäjän painettava Back-painiketta kolme kertaa peräkkäin (8,9,10). Osassa sivustoa on otettu käyttöön ns. leivänmurupolku (bread-crumb trail, [Nielsen00a, s. 206]), jonka avulla navigointia sivuhierarkiassa ylöspäin pyritään helpottamaan. Sen puuttuminen suuresta osasta sivuja ja sivuston epähierarkkinen rakenne kuitenkin pienentävät ratkaisun käyttäjälle aiheuttamaa hyötyä. Käyttäjän eksyminen sivuston sivujen ja linkkien viidakkoon on tunnettu hypertekstijärjestelmien ongelma [Conklin87]. Arvioitavalla sivustolla käyttäjän nykyistä sijaintia on pyritty havainnollistamaan sivujen yläpalkkeihin sijoitetuilla teksteillä, jotka toimivat samalla linkkeinä sivuston päähaarojen etusivuille (kuva 5). Ratkaisu on hieman epäonnistunut ilmentymä maamerkki-suunnittelumallista (Landmark navigation pattern), jonka ideana on tarjota jokaisella sivuston sivulla samanlaisena pysyvät, hyvin visuaalisesti erottuvat linkit sivuston pääosiin [Rossi98]. Tällaiset linkit toimivat nimensä mukaisesti maamerkkeinä, jotka käyttäjän on helppo oppia tunnistamaan ja joiden avulla hän pääsee helposti takaisin tuntemaansa paikkaan. Rosenfeld käyttää tämäntyyppisistä ratkaisuista nimeä sivustonlaajuinen navigointijärjestelmä (global navigation system) [Rosenfeld98, s. 53]. Ongelmana yliopiston sivujen maamerkeissä on niiden huono erottuvuus taustastaan ja niiden puuttuminen useilta sivuston sivuilta. Etenkin valkoinen teksti sinisessä palkissa jää käyttäjältä helposti huomaamatta, sillä teksti ei näytä linkiltä, ja valittua sivuston haaraa osoittava kieleke palkin alalaidassa on liian pieni [Laakso00b, s ]. 12

19 3.3 Navigoinnin ongelmat Ajankohtaista-sivu Muu tilaisuus: Taidehistoriallinen kävelykierros 10. Tapahtumakalenterin etusivu Kuva 4: Esimerkki sukeltavasta navigoinnista ajankohtaista- ja tapahtumakalenterisivuilla ( ). 13

20 3.3 Navigoinnin ongelmat Kuva 5: Sivuston yläpalkin linkit ja käyttäjän sijainnin osoitin Pitkät navigointipolut Relevantin tiedon löytäminen web-sivustolta vaatii navigointia eli liikkumista linkitetyssä sivurakenteessa sivulta toiselle. Navigointi itsessään ei kuitenkaan edistä käyttäjän tavoitteen saavuttamista, joten navigoinnin määrä tulisi pitää mahdollisimman vähäisenä. Mitä syvemmällä tietovaraston rakenteessa haettava tieto on, sitä enemmän navigointipäätöksiä sen saavuttamiseksi tarvitaan. Kukin navigointipäätös perustuu joko käyttäjän intuitioon perustuvaan arvaukseen valittavien linkkien takana olevien sivujen relevanssista hänen tavoitteeseensa nähden (information scent, [Chi01]) tai aiemman sivuston käytön perusteella opitun polun valintaan (muistettavuus). Matalilla puumaisesti linkitetyillä sivustoilla käyttäjä joutuu edetäkseen valitsemaan kullakin tasolla useamman vaihtoehdon väliltä kuin mitä hänen syvää linkitysrakennetta käyttävällä sivustolla tarvitsisi. Matalassa sivustossa navigointipolut kaikkiin tietosivuihin kuitenkin jäävät huomattavasti syvää sivustoa lyhemmiksi. Valinta useampien kuvaavasti nimettyjen linkkien välillä on paljon nopeampaa ja helpompaa kuin navigointi syvällä tietorakenteessa asteittain tarkentuvien linkkinimien avulla, sillä käyttäjä voi verrata kerralla useampia vaihtoehtoja toisiinsa, joten leveitä hierarkioita tulisi yleensä suosia syvien kustannuksella. Myös käytännössä on havaittu, että käyttäjät saattavat luopua relevantin sivun etsinnästä tuloksettomana jo neljän tai viiden navigointitason jälkeen [Rosenfeld98, s. 38]. Web-sivuston tärkeimpien sivujen tulisikin olla enintään kolmen navigointiaskeleen päässä pääsivusta [Bernard02]. Vaikka käyttäjät tottuisivatkin käyttämään pitkiä navigointipolkuja päästäkseen haluamalleen sivulle, turha navigointi vie aina aikaa varsinaisen tehtävän suorittamiselta. Yhteenlinkitetyistä alisivuistoista muodostuvan web-sivuston navigointirakenteesta tulee helposti samankaltainen kuin syvää rakennetta hyödyntävästä yhtenäisestä sivustosta (kuva 6). Yhtenä syynä tähän lienee se, että kunkin alisivuston ylläpitäjät suosivat omalla sivustollaan toisen alisivustojen etusivuille viittaavia linkkejä suo- 14

21 3.3 Navigoinnin ongelmat Kuva 6: Kolme yhtä monta solmua sisältävää web-sivustoa: matala, syvä ja yhteen linkitetyistä alisivustoista koostuva rakenne. raan kyseistä asiaa koskevien, niin sanottujen syvien linkkien (deep linking) sijaan, sillä syvillä linkeillä on pääsivulle kohdistuvia linkkejä suurempi todennäköisyys mennä rikki muutettaessa sivustojen rakennetta. Ylläpitäjät eivät yleensä voi tietää, mille sivuston sivuille kohdistuu ulkopuolisia linkkejä ja mille ei, eivätkä he siten osaa varoa rikkomasta ylläpitämilleen sivuille kohdistuvia mahdollisia syviä linkkejä. Kuvassa 7 on esitetty käyttäjän navigointipolku Helsingin yliopiston ja Helsingin kaupungin yhteiseltä Helsinki.FI-palveluportti -sivustolta yliopiston yhteisen sivuston osan läpi fysikaalisten tieteiden laitoksen graduohjeita sisältävälle sivulle. Navigointipolku kolmen alisivuston läpi on pitkä ja osittain epäintuitiivinen. Käyttäjä joutuu ensin valitsemaan linkin Opiskelijat-sivulle, vaikka todellisuudessa pyrkii fysiikan laitoksen gradukäytäntöjä koskevalle sivulle. Etsitty gradun tekemiseen liittyvä ohje löytyy lopulta Informaatiota-nimisestä pudotusvalikosta. Suoraan sisältösivuille viittaavia linkkejä tulisi suosia, sillä ne liittyvät päätason sivuille viittaavia linkkejä useammin suoraan käyttäjien tavoitteisiin ja vähentävät siten turhaa navigointia [Nielsen02]. Syvien linkkien toimivuuden kannalta on tärkeää pitää kerran julkaistujen sivujen URL-osoitteet voimassa tai vähintään huolehtia kyselyjen uudelleenohjauksesta, mikäli sivun osoite muuttuu [Nielsen98a]. Tämä on tärkeää myös hakukoneiden avulla tietoa etsiville käyttäjille, sillä he saapuvat sivustoille yleensä hakukoneiden generoimien sisältölinkkien, ei etusivun kautta. 15

22 3.3 Navigoinnin ongelmat Kuva 7: Navigointipolku Helsinki.FI-palveluportista fysikaalisten tieteiden laitoksen graduohjesivulle. ( ) 16

23 3.3 Navigoinnin ongelmat Pudotusvalikot linkkilistoina Tiedotusyksikön laatiman graafisen ohjeiston mukaisesti (kuva 8) niin Helsingin yliopiston web-sivuston yhteisessä osassa kuin esimerkiksi fysikaalisten tieteiden laitoksen sivustollakin on käytetty pudotusvalikkoja (drop-down menus) linkkien kokoamiseksi aihekohtaisiksi listoiksi. Pudotusvalikkojen etuna on niiden viemä vähäinen sivutila. Pudotusvalikoihin on myös helppo lisätä linkkejä sivun ulkonäön muuttumatta. Vallitsevan inhimillistä tiedonkäsittelyprosessia koskevan käsityksen mukaan ihmisen muistikapasiteetti on jakautunut lyhytkestoiseen, kooltaan hyvin rajalliseen työmuistiin ja kapasiteetiltaan hyvin suureen pitkäkestoiseen muistiin [Baddeley86]. Ihminen käyttää työmuistia tallentamaan sekä aistihavainnoistaan koostuvia että pitkäaikaisesta muistista haettavia muistiyksiköitä niiden prosessointia varten. G. A. Millerin klassisen tutkimuksen mukaan ihmisen työmuistiin mahtuu yhtäaikaa vain 7±2 muistiyksikköä [Miller56], mutta uudempien tutkimusten perusteella tätä arviota on laskettu noin 4-5 yksikköön [Baddeley94]. Työmuistin täytyttyä uudet tiedot korvaavat aikaisemmin työmuistissa olleet, minkä ihminen kokee unohtumisena. Useita työmuistin yksiköitä yhtäaikaa kuormittavat käyttöliittymäratkaisut, kuten Kuva 8: Graafisen ohjeiston esimerkkikuva pudotusvalikkoja (3) hyödyntävästä Opiskelijat-sivun asettelusta [Tiedotus99, s. 8]. 17

24 3.3 Navigoinnin ongelmat pudotusvalikkojen linkkilistat, aiheuttavat käyttäjille ongelmia, sillä kaikkea tarvittavaa tietoa on vaikea pitää yhtä aikaa työmuistissa. Valikkojen linkkilistoista ei oletuksena ole näkyvissä yksikään, vaan käyttäjä joutuu avaamaan kunkin pudotuslistan vaihtoehdot näkyviin erikseen [Laakso00b, s. 21]. Vain yksi listoista on näkyvillä kerrallaan ja sekin pitkien listojen tapauksissa vain osittain. Käyttäjän on linkkisivulla tehtävä päätös siitä mikä tarjolla olevista linkeistä näyttäisi johtavan hänen tiedonetsintätehtävänsä kannalta eniten oikeaan suuntaan. Vaihtoehtojen vertailemiseksi keskenään käyttäjän on kuitenkin pidettävä työmuistissaan pois näkyvistä vieritettyjä ja suljettujen valikkojen sisältämiä vaihtoehtoja. Työmuistin ylikuormittuminen aiheuttaa lisääntyvää navigointitarvetta, sillä käyttäjä joutuu tällöin avaamaan jo sulkemansa valikot uudelleen palauttaakseen niiden sisällön mieleensä. Pudotusvalikkojen käyttöön liittyy myös paljon turhia toimintoaskelia. Käyttäjän on ensin pakko avata valikko ja mahdollisesti vierittää sitä nähdäkseen tarjolla olevat vaihtoehdot [Laakso00b, s ]. Valittuaan haluamansa rivin hänen pitää selaimen JavaScript-asetuksista riippuen vielä painaa erillistä hakupainiketta, jotta valittu sivu todella avautuu. Lisäksi tottuneiltakin käyttäjiltä saattaa jäädä huomaamatta, että valikossa on enemmän vaihtoehtoja kuin mitä kerralla näkyy [Nielsen00b]. Tämä ongelma korostuu, mikäli alkuosa vaihtoehdoista on aakkosjärjestyksessä, mutta viimeiset vaihtoehdot eivät [Hassinen02, s. 26]. Fysikaalisten tieteiden laitoksen opiskelijoille suunnattu sivu on hyvä esimerkki pudotusvalikoilla toteutettujen linkkilistojen ongelmista. Informaatiota-niminen valikko sisältää 10 sekalaisessa järjestyksessä esitettyä muun muassa tuutorointiin, graduntekoon ja harjoittelupaikkoihin viittaavaa linkkiä, josta 9 ylintä näkyy ilman vieritystä (kuva 9). Tällöin kymmenes vaihtoehto Student Exchange jää helposti käyttäjältä huomaamatta. Toisten pudotusvalikkojen vaihtoehdot ovat aina poissa näkyvistä yhden ollessa avoinna, jolloin vaihtoehtojen vertailu valikkojen välillä on vaikeaa. Mikäli linkkilistat olisi esitetty ilman pudotusvalikkoja, käyttäjä voisi yhdellä silmäyksellä nähdä kaikki linkit ja päättää, tulisiko hänen seurata niistä jotain vai palata takaisin edelliselle sivulle. Vielä parempi olisi ratkaisu, jossa käyttäjän ei edes tarvitsisi tulla pelkkiä linkkejä sisältävälle sivulle, vaan hän näkisi suoraan ylemmän tason navigointipuusta, mitä sisältöä sivuston kyseisessä haarassa on. Fysikaalisten tieteiden laitoksen sivuston käyttöliittymäratkaisua muutettiin parempaan suuntaan tutkielman tekemisen aikana; muun muassa pudotusvalikkojen avulla toteutetut linkkilistat poistettiin ja sukeltavaa navigointia vähennettiin (kuva 10). 18

25 3.3 Navigoinnin ongelmat Kuva 9: Pudotusvalikko fysikaalisten tieteiden laitoksen opiskelijoille suunnatulla sivulla ( ). Kuva 10: Fysikaalisten tieteiden laitoksen uusi Opiskelijat-sivu ( ). 19

26 3.4 Hakemistopalvelujen ongelmat 3.4 Hakemistopalvelujen ongelmat Jossakin tapauksissa tiedonhaku hakusanoja tai muita etsinnänrajausmenetelmiä tukevien tiedonetsintätyökalujen avulla on käyttäjän kannalta tehokkaampaa kuin vastaavan tiedon etsiminen sivuston navigointipuun avulla. Tyypillisesti tällaisia tilanteita ovat yksittäisten tarkkojen tietojen, kuten henkilön puhelinnumeron tai tietyn dokumentin etsiminen suureesta dokumenttimassasta. Arvioitavan sivuston käsittely hakemistopalvelujen osalta on seuraavassa jaettu julkaistujen dokumenttien etsimiseen sivustolta, henkilökunnan ja opiskelijoiden tietojen etsimiseen sekä fyysistä asiointia ja liikkumista yliopiston kampuksilla tukeviin palveluihin Nykyisen sivuston tiedonetsintätyökalut Yliopiston nykyisellä web-sivustolla on käytössä useita erillisiä, toisiaan tukemattomia tiedonetsintätyökaluja: Sivustolla julkaistuja dokumentteja hakusanojen perustella etsivä yleinen hakukone (www-index.helsinki.fi/), Mainari-palvelu ( joka on FUNETin (Finnish University and research NETwork) henkilöhakupalvelun web-käyttöliittymä, sähköinen puhelinluettelo ( html), jossa on vain puhelinnumerotiedot, mutta täydellisempinä kuin Mainarissa, Yliopiston osaamistietokannat ASTI, TUHTI, JULKI, YHTI ja MUTI (www-db. helsinki.fi/osaamistietokannat/), jotka sisältävät henkilökunnan osalta tietoa muun muassa tieteellisestä ja yhteiskunnallisesta toiminnasta, sekä kampuskarttapalvelu ( laitosten, yksiköiden ja rakennusten sijaintien etsimiseksi yliopiston neljän pääkampuksen alueilta. Yllä mainitut hakemistopalvelut ovat syntyneet eri aikoina, eri tahojen toimesta ja hieman eri tarkoituksiin. Kehitettäessä yliopiston web-sivustoa olisi tarkoituksenmukaista luoda hakemistopalveluja, jotka käyttäisivät tehokkaasti hyväkseen eri tietokantojen tietoja esittääkseen ne käyttäjälle kerralla. Nykyisen tekniseen toteutukseen perustuvan jaottelun sijaan hakemistopalvelut tulisi jakaa niiden käyttötarkoituksen mukaan ja integroida ne paremmin web-sivuston muuhun sisältöön. Esimerkiksi yliopiston toimipistettä esittelevällä sivulla voisi olla suora linkki karttapalve- 20

27 3.4 Hakemistopalvelujen ongelmat luun, josta selviää toimipisteen sijainti kartalla ja edelleen joukkoliikenneyhteydet kyseiseen kohteeseen Dokumenttien etsiminen Sivuston tiedon intuitiivisesta organisoinnista ja helppokäyttöisistä navigointirakenteista huolimatta käyttäjälle on hyvä tarjota myös hakusanoihin perustuva vaihtoehto haluamansa tiedon etsimiseen. Mikäli käyttäjä tietää täsmälleen mitä tietoa on etsimässä ja osaa käyttää oikeaa hakusanaa, on tiedon etsintä hakukoneen avulla useimmiten hyvin nopeaa verrattuna vastaavan tiedon etsintään sivuston tietoluokittelusta navigointijärjestelmän tarkentuvien linkkien avulla. Arvioitavalta sivustolta dokumentteja etsivässä hakukoneessa on useita onnistuneita käyttöliittymäratkaisuja. Tärkeimpiä niistä on hakukentän sijainti heti yliopiston pääsivulla (kuva 11) ja tehdyn haun helppo tarkentaminen, sillä tulokset ja hakuehto näytetään samalla sivulla. Ongelmiakin hakukoneen käyttöliittymässä silti on. Kun käyttäjä etsii hakutulosten joukosta relevantteja sivuja, hän joutuu navigoimaan sukeltamalla edestakaisin tulossivun ja kukin löytyneen sivun välillä. Hakutulosten esittämisessä tulisi välttää sukeltavaa navigointiratkaisua, jossa käyttäjä joutuu navigoimaan edestakaisin tuloslistan ja kohdesivujen välillä [Laakso00b, s. 37]. Hakutulokset muodostavat rajatun joukon koko sivuston sisällöstä. Tällaisen käyttäjän kannalta merkityksellisen alijoukon läpikäyntiin Rossi et al. ehdottaa Set-based Navigation -suunnittelumallin mukaista ratkaisua, jossa käyttäjä voi yhtä joukon jäsenistä tarkasteltuaan suoraan edetä seuraaviin kiinnostavilta tuntuviin jäseniin, mikä vähentää navigointitarvetta [Rossi99]. Hakutuloslistan osalta eräs tämän mallin mukainen toteutusratkaisu on pitää hakutuloslistaa jatkuvasti näkyvillä yleisnäkymänä ja antaa käyttäjän valita siitä haluamansa yksittäiset tulossivut näkyville yksi kerrallaan sen viereisessä yksityiskohtaisessa näkymässä (Overview + Detail, [Card99, s ]). Lisäksi hakutuloksen muotoiluun ja järjestämiseen tarjottavat vaihtoehdot on esitetty hakuehdon yhteydessä, vaikka ne käyttäjän mielessä liittyvät jo haettujen tulosten eivätkä hakuehdon muokkaukseen (kuva 12). Nämä vaihtoehdot tulisikin siirtää esitettyjen hakutulosten yhteyteen, eikä niiden muuttamisen tulisi vaatia käyttäjältä haun suorittamista uudelleen, sillä varsinainen hakuehto ei tällöin käyttäjän kannalta muutu [Laakso00b, s ]. Web-sivustojen käyttäjät pyrkivät usein minimoimaan tekemäänsä kognitiivista työtä käyttämällä helpommalta tuntuvaa hakutoimintoa sen sijaan, että ryhtyisivät jäsentämään sivuston tiedonorganisointimenetelmää ja rajaamaan siten etsintäänsä linkkejä seuraten. Kyseessä voi kuitenkin olla niin sanottu tuottavuusparadoksi, sillä 21

28 3.4 Hakemistopalvelujen ongelmat Kuva 11: Hakukenttä yliopiston pääsivulla ( ). Kuva 12: Tuloksen muotoilu ja järjestäminen yliopiston hakukoneessa www-index. helsinki.fi/ ( ). 22

29 3.4 Hakemistopalvelujen ongelmat näennäisesti etenevä hakutulossivujen selaaminen saattaa olla tehottomampaa kuin muutaman hetken käyttäminen sivustolla käytetyn tiedonorganisointimenetelmän sisäistämiseen ja sen jälkeen tapahtuva etsintä sivuston navigointirakennetta hyödyntäen. Muutamissa käytettävyystutkimuksissa on havaittu, etteivät nykyisillä websivustoilla käytössä olevat hakutoiminnot todellisuudessa ole kovin tehokkaita: eräässä tapauksessa hakutoiminnon käyttäminen pudotti onnistumisprosentin jopa puoleen verrattuna käyttäjiin, jotka etsivät tietoa vain käyttämällä sivuston navigointirakenteita [UIE97]. Hakukonetta käytettäessä käyttäjä yrittää ilmaista tarpeensa antamalla koneelle syötteeksi muutaman sanan, joiden avulla kone pyrkii päättelemään käyttäjän mahdolliset kiinnostuksen kohteet. Edetessään hyvin organisoidulla sivustolla käyttäjä sen sijaan itse suorittaa päättelyä sivuston tarjoamien vaihtoehtoehtojen välillä. Tarvittava tieto käyttäjän tavoitteesta on tällöin jo valmiiksi päättelyä suorittavan mekanismin käytössä, eli käyttäjän päässä. Inhimillinen, epäformaali päättely on koneelle huomattavan vaikeaa, vaikka kommunikointivaikeuksia ei olisikaan. Kannattaakin harkita tarkoin millaissa tapauksissa käyttäjän tavoitteita voidaan parhaiten tukea sanahakuun perustuvalla hakukoneella, milloin taas pyritään ohjaamaan käyttäjä pääasiallisesti käyttämään sivuston navigointirakenteita. Hakukoneen tuloksellinen toiminta vaatii yleensä käyttäjän syöttämän hakuehdon olevan sekä syntaktisesti että semanttisesti virheetön. Tämä saattaa olla varsinkin kyseiseen hakukoneeseen perehtymättömälle käyttäjälle vaikea tehtävä useammasta syystä: Tunnistaminen (recognition) on helpompaan kuin muistista palauttaminen (recall). Käyttäjän voi esimerkiksi olla vaikea kysyttäessä muistaa joka päivä käyttämänsä tuotteen nimeä, vaikka hän osaisi tunnistaa kyseisen tuotteen nimen tai kuvan perusteella hyvin nopeasti kymmenien samantyyppisten tuotteiden joukosta. Tällaisissa tilanteissa käyttäjän on vaikea antaa hakukoneelle tekstimuotoista hakuehtoa. Käyttäjän hakuehdoksi antaman tieto saattaa olla epätäydellistä, ristiriitaista ja jopa virheellistä. Constantine antaa esimerkin asiakkaasta, joka ei muista käyttämänsä savukemerkin nimeä, mutta sanoo sen olevan jokin niistä italialaisista merkeistä. Haettu merkki osoittautuu kuitenkin olevan espanjalainen Gato, jonka käyttäjä on sen nimen perusteella virheellisesti tulkinnut italialaiseksi [Constantine00]. Käyttäjät tekevät kirjoitusvirheitä, joita heidän itsensä on vaikea huomata. Hakukoneiden pitäisi ehdottaa korjauksia käyttäjien hakusanoihin, varsinkin mikäli haku ei tuota tuloksia [Nielsen00a, s. 227]. 23

30 3.4 Hakemistopalvelujen ongelmat Eri hakukoneiden kyselykielet eroavat käyttäjän kielestä ja toisistaan. Käyttäjä saattaa olla tottunut käyttämään kyselykieltä, jota hakukone ei osaa tulkita oikein. Esimerkiksi synonyymien tulkintakyvyn puuttuminen voi helposti johtaa epäonnistuneeseen hakuun, vaikka käyttäjän tarpeita vastaavaa tietoa olisikin sivustolla. Erityisen ongelmallisia ovat arkikieltä muistuttavat, mutta Boolen logiikan mukaan tulkittavat hakulausekkeet: etsiessään fysiikan ja kemian pääsykoetehtäviä käyttäjä kirjoittaa hakukoneeseen pääsykoe fysiikka ja kemia, minkä Boolen logiikkaa noudattava hakukone tulkitsee siten, sekä fysiikka- että kemia-sanojen on esiinnyttävä kussakin tulosdokumentissa. Kahden viimeksi mainitun ongelman tapauksessa käytettävyydeltään huomattavasti pelkkää tekstipohjaista hakukonetta parempi ratkaisu olisi tarjota tuotekohtainen visuaalinen hakemisto sisältäen pienen kuvan kustakin tuotteesta. Hakukoneiden käytössä on myös muita käytännön ongelmia, kuten miten tulkita tuloksetta jäävä haku: Eikö sivustolta löydy lainkaan kyseistä tietoa vai enkö ole onnistunut muotoilemaan hakusanaa oikein? Helsingin yliopiston sivustolla hakukoneena käytetty ht://dig on myös herkkä pienillekin kirjoitusvirheille. Koneen toimivuuden tarkastelemiseksi analysoitiin huhtikuussa 2002 tehtyjen hakutapahtuminen lokitietoja viikon ajalta. Yhteensä n tehdystä hausta 13 % ei ollut palauttanut yhtään tulosriviä. Näistä suuressa osassa käyttäjä oli tehnyt pienen, yhden kirjaimen kirjoitusvirheen hakusanaa kirjoittaessaan. Mikäli hakusanassa on todennäköisesti tehty kirjoitusvirhe ja tästä seuraava haku on tulokseton, tulisi hakukoneen automaattisesti yrittää hakea tuloksia myös korjatulla hakusanalla. Muutoin käyttäjä ei välttämättä huomaa tehneensä kirjoitusvirheen vaan olettaa, ettei hänen tarkoittamallaan hakusanalla todella löytynyt yhtään dokumenttia. Tuloksettomissa hauissa oli käytetty hakusanoina paljon myös henkilöiden nimiä ja puhelinnumeroita, mikä saattaa viitata siihen, etteivät käyttäjät ole löytäneet sivuston henkilöhakupalveluja (Mainari ja sähköinen puhelinluettelo) tai edes tiedä niiden olemassaolosta. Sen sijaan he yrittävät etsiä näitäkin tietoja yleisen hakukoneen kautta siinä kuitenkaan onnistumatta. Hakukoneen tulisi myös tunnistaa hakusanoista yleisimmät, kuten laitosten nimet, pääsykokeisiin ja hakemiseen liittyvät termit, ja tarjota käyttäjälle hakutuloksissa erikseen linkit nimenomaan kyseistä aihetta käsitteleville sivustoille. Näin esimerkiksi hakulausekkeella pääsykoe matematiikka varmistettaisiin, että tuloksissa ensimmäisenä olisi Matemaattis-luonnontieteellisen tiedekunnan pääsykokeita käsittelevä sivu eikä Yliopistolehden 3/97 artikkeleita ja tietojenkäsittelytieteen laitoksen johtoryhmän pöytäkirjoja vuodelta 2000 (kuva 13). Hakutulosten osuvuuden parantamisessa keskeinen merkitys on julkaistavien dokumenttien paremmassa indek- 24

31 3.4 Hakemistopalvelujen ongelmat Kuva 13: Hakutulos lausekkeella pääsykoe matematiikka ( ). soinnissa ja siihen liittyvien dokumentin sisältöä kuvaavien metatietojen käyttämisessä. Näiden seikkojen tarkempi selvittely jää kuitenkin tämän tutkielman rajauksen ulkopuolelle Henkilöhakupalvelut Yliopistolla työskentelevien työtehtäviin kuuluu usein yhteyden ottaminen toisiin yhteisön jäseniin, joiden yhteystietoja heillä ei kuitenkaan ennestään ole. Mikäli käyttäjä ei ole törmännyt samantyyppiseen ongelmaan aiemmin, hänelle voi olla myös epäselvää, kenen puoleen hänen ylipäänsä kääntyä. Myös yliopiston ulkopuolisilla henkilöillä on tavoitteita, joiden toteuttamisessa he tarvitsevat yliopistolla työskentelevien henkilöiden yhteystietoja. Esimerkkeinä tällaisista henkilöistä mainittakoon sanomalehden tiedepalstalle lehtijuttua tekevä toimittaja tai uusia liikennejärjestelyjä kampusalueen läheisyyteen valmisteleva kaupungin virkamies. Nykyisellä Helsingin yliopiston web-sivustolla henkilöiden ja heihin liittyvien tietojen etsintä on hajallaan useissa eri palveluissa. 25

32 3.4 Hakemistopalvelujen ongelmat Mainari-palvelusta käyttäjä voi etsiä henkilökunnan ja opiskelijoiden yhteystietoja nimen ja organisaation perusteella (kuva 14). Käyttöliittymä on yksinkertainen, sähköpostiosoitteiden osalta kattava ja näennäisen toimiva. Pohdittaessa ratkaisun onnistuneisuutta todellisessa käyttötilanteessa, siinä havaitaan kuitenkin puutteita. Ensinnäkin käyttäjät tarvitsevat sähköpostiosoitteen etsimistoimintoa kirjoittaessaan viestiä henkilölle, jonka osoitetta he eivät tiedä tai muista. Siten hakemistotoiminto tulisi olla sähköpostiohjelman yhteydessä, eikä erillisenä web-sivustona. Erillisyys aiheuttaa myös sen, että oikean osoitteen löydyttyä, se joudutaan erikseen kopiomaan sähköpostiohjelman osoitekenttään, mikä on käyttäjän kannalta turhaa työtä. Erityisen paljon työtä aiheutuu, mikäli selvitettäviä osoitteita on useita. Helsingin yliopiston käyttäjillä on helposti muistettavaksi tarkoitettu niin sanottu Helsinki-osoite, joka on yleensä muotoa Siten sähköpostihakemistoa ei yleensä tarvita, jos henkilön etu- ja sukunimi tiedetään. Mikäli kahdella tai useammalla henkilöllä on kuitenkin samat etu- ja sukunimet, lisätään niiden väliin kuitenkin toisen nimen ensimmäinen kirjain. Tästä johtuen lähetettäessä henkilölle sähköpostia Helsinki-osoitteeseen, tulisi voida varmistua siitä, että se menee oikealle henkilölleen eikä hänen kaimalleen. Mainarin hakutoiminto tukee tätä tavoitetta kertomalla useiden samannimisten henkilöiden tarkentavia tietoa, kuten kotilaitoksen. Tämän lisäksi olisi kuitenkin hyvä näyttää henkilön kasvokuva, mikä karsisi pois ainakin tutuille henkilöille tarkoitetut viestit, joiden osoitteesta käyttäjä on tietämättään tai epähuomiossa jättänyt tarvittavan erokekirjaimen pois. Mainarissa on sähköpostiosoitteiden lisäksi osan, muttei kaikkien henkilökunnan jäsenten työpuhelinnumerot. Puuttuvien numeroiden osalta käyttäjän on suoritettava erillinen haku yliopiston sähköiseen puhelinluetteloon (kuva 15). Kummassakaan palvelussa ei käytetä hyväksi yliopiston ja sen yksiköiden organisaatiokaavioita tai sovittua hallinnollisten tehtävien jakoa, mikä hankaloittaa tietystä asiasta vastuussa olevan henkilön tavoittamista. Useilla yliopiston tutkijoilla ja opettajilla on yliopiston verkossa henkilökohtainen kotisivu, joka sisältää tietoa muun muassa henkilön opetus- ja tutkimustehtävistä, käynnissä olevista projekteista, tieteellisistä julkaisuista sekä kasvokuvan ja yhteystiedot. Osittain samoja tietoja on kerätty myös niin sanottuihin osaamistietokantoihin (kuva 16), joiden pääasiallisena tarkoituksena on kerätä ja raportoida tietoa yliopiston toiminasta erilaisin mittarein. Tiedot on tarkoitettu yksittäisten tutkijoiden, opettajien, yliopiston yksiköiden, laitosten, tiedekuntien ja keskushallinnon käyttöön [Reksel03]. Osa tiedoista toimitetaan myös opetusministeriön valtakunnalliseen KOTA-tietokantaan ( jonka raportteja käytetään muun muassa yliopistojen tulostavoitteiden toteutumisen seurantaan. Henkilöhaun helpottamiseksi tulisi aikaansaada yksi koko yliopistoyhteisön katta- 26

33 3.4 Hakemistopalvelujen ongelmat Kuva 14: Mainari-hakemisto ( ). Kuva 15: Numeron etsiminen Yliopiston puhelinluettelosta fi/puhelin/puhluet.html ( ). 27

34 3.4 Hakemistopalvelujen ongelmat Kuva 16: Esimerkki ASTI ja JULKI-osaamistietokantojen käytöstä www-db. helsinki.fi/asti/ ( ). 28

35 3.4 Hakemistopalvelujen ongelmat va henkilöhakupalvelu, jossa yllä mainittujen palvelujen ja tietokantojen tiedot olisi kerätty yhtenäisiksi henkilö-, projekti- ja organisaatiokohtaisiksi kokonaisuuksiksi. Kustakin henkilökunnan jäsenestä tulisi olla yhteystietojen lisäksi saatavilla ainakin kuva, työtehtävien kuvaus sekä mahdolliset asemat meneillään olevissa ja aiemmissa tutkimusprojekteissa sekä mahdolliset hallinnolliset vastuutehtävät. Opiskelijoiden osalta hakemistossa tulisi mainita myös vapaaehtoisuuteen perustuvat vastuutehtävät opiskelijayhteisössä, kuten ainejärjestöjen, osakuntien ja ylioppilaskunnan toiminnassa. Henkilöhakemiston tulisi olla yhtä helposti käytettävissä kuin dokumenttienhakupalveluunkin. Useiden yritysten ja yhteisöjen intranet-sivustoilla tehtyjen käytettävyystestien perusteella vaikuttaisi siltä, että dokumenttiarkistoa ja henkilöhakemistoa varten tulisi sivustolla olla erilliset hakukentät, vaikka tämä onkin ristiriidassa vain yhtä hakukenttää suosittavan suunnitteluohjeen kanssa [Nielsen03]. Nielsenin mukaan käyttäjät tässä tapauksessa erottavat mielessään toisistaan dokumenttien ja ihmisten yhteystietojen etsimisen, joten on luonnollista tarjota näihin tarpeisiin myös erilliset työkalut. Hakukenttien on tällöin erotuttava riittävän hyvin toisistaan ja henkilöhaku on nimettävä selkeästi, esim. Etsi henkilö, jotta käyttäjät eivät vahingossa käytä väärää hakutoimintoa. Mikäli henkilöhakemiston tietojen näkyvyyttä yliopiston ulkopuolisille halutaan tietosuojasyistä rajoittaa, se voidaan tehdä näyttämällä julkisen sivuston puolella tiedot vain osasta henkilöstöä tai rajoittamalla näytettäviä tietoja. Yliopiston sisäisessä intranet-verkossa on sen sijaan syytä noudattaa mahdollisimman avointa tietopolitiikkaa Asiointi ja liikkuminen yliopistolla Käyttäjien tavoitteiden loppuun vieminen vaatii usein henkilökunnan ja opiskelijoiden yhteystietojen lisäksi fyysisiä käyntejä mahdollisesti ennestään tuntemattomissa paikoissa. Tällaisia tilanteita voivat olla esimerkiksi kokoukset, seminaarit, erilaiset hallintoon liittyvät toimenpiteet ja tapaamiset yleensä. Ongelmana saattaa olla esimerkiksi epätietoisuus tietyn yliopiston rakennuksen sijainnista ja omaan tilanteeseen parhaiten soveltuvasta tavasta päästä sinne. Erityisesti ongelma korostuu maantieteellisesti hajallaan sijaitsevassa organisaatiossa, jollainen Helsingin yliopistokin on. Kartta on erittäin hyvä ja tehokas maantieteellisen tiedon visualisointikeino. Yliopiston web-sivustolla vuoden 2002 aikana julkaistu kampuskarttapalvelu onkin ideana erinomainen: sen avulla on mahdollista etsiä esimerkiksi juuri yliopiston rakennusten sijaintitietoja tai katsoa tietyn katuosoitteen sijainti kartalla. Palvelua on kui- 29

36 3.4 Hakemistopalvelujen ongelmat tenkin nykyisiltä sivuilta vaikea löytää. Hakemistopalveluna karttapalvelu, kuten dokumentti- ja henkilöstöhakukin, kuuluu käyttäjän työkalupakkiin, jonka toimintoja voidaan tarvita monissa tilanteissa liikuttaessa sivuston eri osissa. Siten karttapalvelu tulisi olla helposti tuotavissa esiin sivuston kaikissa osissa. Itse palvelun nykyisessä käyttöliittymäratkaisussa (kuva 17) on myös paljon parantamisen varaa. Suurimpia ongelmia ovat vaikeaselkoiset termit, kuten mittaus, sijaintilinkki ja kohdevalikko sekä epäintuitiivisesti nimettyjen painikkeiden (esim. Avaa ja Poista ) suuri määrä. Myös sinänsä ansiokas yleisnäkymä Helsingin kartasta on sijoitettu yksityiskohtaisen karttanäkymän vasemmalle puolelle, jolloin se toimii kartan hallintatyökaluna vastoin länsimaiselle ihmiselle luonnollisinta vasemmalta oikealle -suuntaa. Kampusalueiden nimet tulisi sijoittaa suoraan kontekstiinsa kartan yleisnäkymään eikä sivun oikeaan ylälaitaan. Huomattavaa on myös, että tulostettaessa sivua normaalisti selaimen tulostustoiminnolla, kartta ei tulostu lainkaan, vaan sen paikalla on musta laatikko. Sivulla on kyllä erillinen Tulosta-painike, mutta sen avulla saa tulostettua vain karttapohjan ilman siihen merkittyjä osoitepisteitä ja rakennusten tai laitosten nimiä. Kuvassa 18 on esitetty nykyisen kampuskarttapalvelun parannusehdotus, jossa edellä mainitut ongelmat on korjattu. Sanahaku toimii niin sanottuna jatkuvana hakuna, jolloin käyttäjän kirjoittama hakulauseke rajaa tulosjoukkoa kirjain kirjaimelta, eikä erillistä haku-painiketta tarvita. Näin käyttäjä voi lopettaa hakulausekkeen kirjoittamisen heti, kun haluttu paikka on tullut tuloslistassa näkyviin. Samoin tuloslistasta valittu paikka tulee välittömästi näkyviin kartalla ilman erillistä Kartalla-painikkeen painamista. Painamalla hiiren oikealla napilla värillä korostettuja yliopiston rakennuksia, sen läheisyyteen avautuu lisätietoikkuna, jossa on linkit kyseisessä rakennuksessa sijaitsevien yksiköiden ja laitosten kotisivuille, rakennuksen huonekohtaiseen pohjapiirrokseen ja tietoihin kyseisen osoitteen joukkoliikenneyhteyksistä. 30

37 3.4 Hakemistopalvelujen ongelmat Kuva 17: Nykyinen kampuskarttapalvelu ( ). Kuva 18: Parannusehdotus kampuskarttapalvelun käyttöliittymään. 31

38 4 Web-sivuston käyttöliittymän suunnitteluprosessi Käyttöliittymäsuunnittelu on oleellinen osa tietojärjestelmien ohjelmistotuotantoprosessia; Käyttöliittymä mahdollistaa käyttäjälle sovelluksen hyödyntämisen ylipäänsä, hyvä käyttöliittymä tekee hänen työstään tehokasta ja miellyttävää. Suunnittelun tavoitteena on saada aikaan ratkaisu, joka on kyseisen sovelluksen käyttäjien työtehtävien, -ympäristön ja käyttäjän henkilökohtaisten ominaisuuuksien kannalta paras mahdollinen. Yleensä käyttöliittymää ei kuitenkaan voida suunnitella henkilökohtaisesti kaikkia sen käyttäjiä varten, joten on löydettävä ratkaisu, joka tukee käyttäjien keskuudessa tärkeimpiä ja yleisimpiä tavoitteita mahdollisimman hyvin. Tämä pätee niin web-sivustojen kuin interaktiivisten sovellustenkin käyttöliittymien suunnitteluun. Tämän tutkielman yhtenä tavoitteena oli pyrkiä edes yleisellä tasolla hahmottelemaan millainen voisi olla web-sivuston käyttöliittymän suunnitteluprosessi, jossa käytettään lähtökohtana tavoitepohjaisen käyttöliittymäsuunnittelun (goal-derived design [Laakso03, luku 3]) menetelmiä. Prosessin kulkua ja soveltuvia menetelmiä päätettiin lähteä selvittämään kokeilemalla niitä käytännössä Helsingin yliopiston intranet-sivuston käyttöliittymän suunnittelutyössä. Ideana oli ensin selvittää käyttäjien keskeiset työnkulut ja tavoitteet haastattelujen avulla, minkä jälkeen käyttöliittymäsuunnittelussa keskityttäisiin tukemaan erityisesti näitä tavoitteita. Tässä luvussa raportoidaan tämän suunnittelutyön vaiheet ja kuvataan kussakin vaiheessa sovellettuja menetelmiä. 4.1 Prosessin tavoitteet ja vaiheet Käyttöliittymäratkaisun suunnittelemisen ei tulisi olla mystinen työvaihe, joka vain tapahtuu, ilman että sen kulkua voidaan tarkasti kuvailla ja toistaa. Sen sijaan suunnitteluprosessin tulisi olla laadukas: hyvien käyttöliittymäratkaisujen suunnittelemiseksi pitäisi riittää, että tarpeeksi tietoa käyttäjien työnkuluista ja tavoitteista saanut ammattitaitoinen käyttöliittymäsuunnittelija tekee työn vaihe vaiheelta prosessin määrittelyssä asetettujen vaatimusten mukaisesti. Laadukkaan prosessin toimintaa voidaan arvioida ja kehittää, ja sen vaatima työmäärä ja saatavat tulokset ovat ennustettavissa. Web-sivustojen tapauksessa suunnitteluprosessin tuloksena tulisi olla sivusto, joka sisältää nimenomaan käyttäjilleen hyödyllistä tietoa ja palveluita (utility), ja joka ei aiheuta heille käytettävyysongelmia (usability). Tässä työssä tehdyn Helsingin yliopiston intranet-sivuston käyttöliittymäprototyypin suunnitteluprosessin vaiheet on esitetty kuvassa 19. Työ alkoi sivuston käyttäjäryhmien selvittämisellä. Koska koko yliopiston sivuston uudelleensuunnittelu olisi ollut liian suuri tehtävä käsiteltäväksi tässä työssä, valittiin kohderyhmäksi yli- 32

39 4.1 Prosessin tavoitteet ja vaiheet opistolla työskentelevät tutkijat, joiden arveltiin päivittäisessä työssään tarvitsevan paljon eri web-palveluja ja siten hyötyvän merkittävästi heidän tarpeisiinsa suunnitellusta kokoavasta web-sivustosta. Oletuksena oli, että selvittämällä yhden käyttäjäryhmän tavoitteita ja suunnittelemalla niiden perusteella osa yliopiston sisäisen web-sivuston käyttöliittymästä, saadaan samalla arvokasta tietoa ja kokemusta käyttäjien tavoitteista lähtevän web-käyttöliittymän suunnittelusta myös muiden yliopiston käyttäjäryhmien tarpeisiin. Kohderyhmän valinnan jälkeen selvitettiin tutkijoiden web-sivustojen käyttöön liittyviä työnkulkuja ja tavoitteita haastattelujen avulla. Haastattelujen tuloksena saadut käyttäjien tavoitteet raportoitiin tavoitepohjaisina käyttötapauksina [Laakso03], jotka ryhmiteltiin yhteen sen perusteella, mihin käyttäjien työnkuvan osa-alueeseen ne kuuluivat. Tavoitteiden selvittämisen jälkeen ryhdyttiin suunnittelemaan tutkijoiden käyttöön huhtik. -02 Käyttäjäryhmien selvittäminen Kohderyhmän valinta toukokuu -02 syys-lokak.- 02 Käyttäjien tavoitteet Käyttäjien haastattelut Käyttötapausten raportointi Käyttötapausten ryhmittely ja edustajien valinta elokuu -02 huhtikuu -03 Käyttöliittymän suunnittelu Tietosisällön jäsentäminen Navigointiratkaisut Upotetut sovellukset Lisähaastattelut Käyttöliittymän arviointi Kuva 19: Helsingin yliopiston intranet-käyttöliittymäprototyypin suunnitteluprosessin vaiheet. 33

40 4.2 Käyttäjien tavoitteiden selvittäminen tarkoitetun intranet-käyttöliittymän prototyyppiä lähtien tarvittavan tietosisällön jäsentämisestä ja edeten navigointijärjestelmien ja sivustoon integroitavien upotettujen sovellusten suunnitteluun. 4.2 Käyttäjien tavoitteiden selvittäminen Ensisijaisesti interaktiivisten sovellusten suunnitteluun kehitetyssä GUIDe-projektimallissa sovelluksen käyttöliittymäratkaisu suunnitellaan heti projektin alussa käyttäjien keskeisten työnkulkujen ja niistä johdettujen tavoitepohjaisten käyttötapausten avulla [Laakso03, s. 7]. Näin suunniteltuja ratkaisuja voidaan testata mahdollisimman todenmukaisissa käyttötapauksissa ja tarvittaessa tehdä niihin suuriakin muutoksia nopeasti ennen kuin järjestelmän toteutusratkaisuja on kiinnitetty. GUIDemallin tapaan työssä otettiin suunnitteluprosessin lähtökohdaksi tavoitepohjainen käyttöliittymäsuunnittelumenetelmä, jonka ensimmäisenä vaiheena on käyttäjien tavoitteiden selvittäminen. Tavoitteiden selvittämien aloitettiin haastattelemalla Helsingin yliopiston tutkijoita toukokuussa Haastattelujen avulla selvitettiin käyttäjien jokapäiväiseen työskentelyyn liittyviä tavoitteita ja kirjoitettiin niiden perusteella tavoitepohjaisia käyttötapauskuvauksia web-sivuston suunnittelutyötä varten. Alkuperäisten neljän haastattelun tuloksia päätettiin vielä täydentää uudella haastattelukierroksella syys-lokakuussa 2002 sen jälkeen, kun sivuston tietosisällön jäsentäminen selvitettyjen käyttötapausten avulla oli osoittautunut vaikeaksi tehtäväksi. Esimerkkinä tavoitepohjaisesta käyttötapauskuvauksesta on kuvassa 20 esitetty fysikaalisten tieteiden laitoksella Kiihdytinlaboratoriossa työskentelevän tutkijan, Walterin tutkimustyöhän liittyvä käyttötapaus. Tavoiteosassa on kuvattu keskeinen päämäärä, jonka käyttäjä pyrkii saavuttamaan. Tilatietoina on lueteltu haastattelun avulla selvitettyyn todelliseen tilanteeseen liittyviä faktatietoja. Näitä tietoja voidaan suoraan käyttää realistisena esimerkkitietona käyttöliittymäratkaisua suunniteltaessa ja arvioitaessa. Muuttamalla tilatietoja saadaan saman käyttötapauksen variaatioita. Tilatietojen varioinnin ei tulisi vaikuttaa suunniteltavaan käyttöliittymäratkaisuun, sillä käyttäjän varsinainen tavoite pysyy muuttumattomana. Periaatteessa tavoitepohjaisen suunnittelumenetelmän avulla pitäisi voida saada selville kaikki tieto, jota käyttäjät sivustolta tarvitsevat. Suuren organisaation sivustolla on kuitenkin niin paljon erilaisia käyttäjiä, joilla on lukuisia erilaisia tavoitteita, että sivuston tietosisällön rakentaminen puhtaalta pöydältä pelkästään muutamassa haastattelussa selvinneiden tavoitteiden toteuttamiseen tähdäten ei ole mahdollista. Eräs ratkaisutapa tähän ongelmaan näyttäisi olevan ottaa tietosisällön pohjaksi sivuston edellisessä versiossa ollut materiaali ja pyrkiä selvittämään, kuka mitäkin 34

41 4.2 Käyttäjien tavoitteiden selvittäminen Fuusiotutkijoiden tapaaminen ja uuden tiedon saaminen Tavoite Walter pyrkii selvittämään timanttikalvojen käyttäytymistä fuusioreaktorin sisällä vallitsevissa olosuhteissa, jotta vähän saastuttava ja tehokas voimanlähde joskus saataisiin kehitettyä teknisesti käyttökelpoiseen muotoon. Päästäkseen eteenpäin tutkimuksessaan ja välttääkseen tutkimasta jo selvitettyjä asioita, hän tarvitsee tietoa muiden saman alan tutkijoiden tekeillä olevasta tutkimuksesta ja alustavista tuloksista. Tilatiedot On marraskuu Walter tekee tutkimusta timanttikalvojen käytöstä fuusioreaktorissa. Hän pyrkii tutustumaan alan tutkijoihin, mahdollisuuksien mukaan henkilökohtaisesti, sillä suhteista on apua tutkimusongelmien ratkaisemisessa ja tulevan post doc -tutkimusryhmän löytämisessä. Työtoveri Emppu Salonen on suositellut PSI-konferenssia oman aiemman kokemuksensa perusteella. Seuraava PSI-konferenssi järjestetään Japanissa Abstraktien deadline on ja ilmoittautumismaksun maksamisen Kiihdytinlaboratoriosta on lähdössä PSI-konferenssiin ainakin 2 muutakin tutkijaa. Vuoden aikana ehtii valmistautua ja osallistua 1-2 konferenssiin. Fysiikan laitoksen tutkijat joutuvat useimmiten hankkimaan rahoituksen konferenssimatkoihin itse, joskus laitos päättää maksaa matkan. Walter tietää, että useat säätiöt myöntävät tutkijoille apurahoja konferenssimatkoja varten. Kuva 20: Esimerkki tutkijan tavoitepohjaisesta käyttötapauksesta. 35

42 4.3 Tietosisällön valinta ja jäsentäminen sivuston tietoa tarvitsee ja miksi [Coyne01, Newman00]. Laatimalla osan käyttäjien haastattelujen kysymyksistä kartoittamaan sivuston nykyisen tietosisällön käyttämiseen liittyviä työnkulkuja ja tavoitteita, voidaan päästä käsiksi myös sellaisiin käyttäjien tarpeisiin, joihin haastatteluissa ei välttämättä muuten osuttaisi. Tällaisella tietopohjaisella lähestymistavalla ei sen sijaan voida löytää sellaisia käyttäjien tavoitteita, joita olemassaolevalla sivustolla ei lainkaan tueta. Niinpä haastatteluissa tulee myös pyrkiä selvittämään sellaisia työnkulkuja ja tavoitteita, joiden toteuttamiseen ei nykyisin liity verkkopalvelujen käyttämistä. Tärkeimpien tällaisten tavoitteiden oletettiin tässä työssä tulevan esille jo muutaman käyttäjähaastattelun tuloksena. Tutkijoiden haastattelujen perusteella kirjoitetut tavoitepohjaiset käyttötapauskuvaukset jaettiin tutkimustyön eri osa-alueiden perusteella muutamaan ryhmään, joiden sisältä pyrittiin etsimään mahdollisimman hyvin koko ryhmän tavoitteita edustava käyttötapaus tai muutaman yhteen liittyvän käyttötapauksen ketju. Näitä käyttäjien keskeisiä korkean tason työtehtäviä edustavia käyttötapauksia käytettiin suunnittelun lähtökohtana, jotta käyttöliittymäratkaisusta saataisiin mahdollisimman suoraviivaisesti heidän tavoitteitaan tukeva. 4.3 Tietosisällön valinta ja jäsentäminen Web-sivustoa suunniteltaessa käyttäjien tavoitteet on selvitettävä etukäteen, ja tuettava niistä ainakin keskeisimpien toteuttamista hyvin, jotta tiedonhaku olisi yksin toimivalle käyttäjälle mahdollisimman helppoa. Web-sivuston käyttäjällä ei useimmiten ole välittömästi saatavilla eri tiedonorganisointitavat hyvin tuntevaa asiantuntijaa, joka voisi neuvoa tiedon etsinnässä. Esimerkiksi kirjastossa asioitaessa saatavilla olevan materiaalin ja käytetyt organisointimenetelmät hyvin tunteva kirjastonhoitaja pyrkii selvittämään apua pyytävän käyttäjän tietotarpeet ja tavoitteen tarkentavien kysymysten avulla (ns. reference interview, [Rosenfeld98, s. 121]). Websivustojen käyttäjä joutuu selviämään tiedonhakutehtävästä itsenäisesti, mikä korostaa tietosisällön käyttäjien tavoitteita vastaavan jäsentämisen tärkeyttä. Helsingin yliopiston web-sivuston tietosisällön valinta- ja jäsentämisvaiheen syötteenä käytettiin käyttötapausten lisäksi yliopiston Portaalityöryhmän laatimia alustavia Helsingin yliopiston sisäisen verkkopalvelukokonaisuuden sisältökokonaisuuksia [Portaali02, s ] sekä haastateltujen tutkijoiden omien laitosten, laboratorioiden ja tutkimusryhmien nykyisten julkisten ja sisäisten web-sivustojen sisältämiä tietoja. Saadut tiedot pyrittiin ryhmittelemään hierarkkiseksi rakenteeksi siten, että polut aloitussivulta käyttäjien keskeisten tavoitteiden toteuttamiseen liittyviin tietoihin tu- 36

43 4.4 Navigointiratkaisujen suunnittelu lisivat mahdollisimman lyhyiksi ja niiden löytäminen mahdollisimman intuitiiviseksi. Välineenä käytettiin paperille hahmoteltua tietokokonaisuuksien nimistä koostettua puumaista tietohierarkiaa, jonka avulla simuloitiin valintoja, joita käyttäjät joutuisivat tekemään kussakin käyttötapauskuvausten esittämässä käyttötilanteessa. Tarvittavien tietojen löytämisen intuitiivisuutta pyrittiin parantamaan valitsemalla tietosisältökokonaisuuksille sellaisia nimiä, joita käyttäjät itse niistä haastattelujen perusteella käyttävät. Luokittelua pyrittiin korjaamaan tai kokonaisuuksia nimiä muuttamaan, mikäli valinta kahden tai useamman hierarkian haaran välillä arvioitiin joissakin käyttötapauksissa todennäköisesti olevan käyttäjälle vaikea tehdä. 4.4 Navigointiratkaisujen suunnittelu Helsingin yliopiston web-sivuston nykyisessä käyttöliittymäratkaisussa on useita navigointiin liittyviä ongelmia, joita suunnitellussa intranet-käyttöliittymässä pyrittiin välttämään. Uuden navigointijärjestelmän suunnittelussa arvioitiin erilaisia web-sivustoilla käytettyjä navigointijärjestelmiä, tunnettuja hierarkkisen tiedon visualisointimenetelmiä ja web-sivustojen suunnittelussa hyviksi havaittuja suunnittelumalleja (user interface design patterns) sen perusteella, miten hyvin ne tukivat selvitettyjen käyttötapausten tiedonetsintätehtäviä. Navigointipuiden avulla tiedettiin voitavan hyvin visualisoida sivuston laajaa hierarkkista tietosisältöä, joten suunnittelun lähtökohdaksi otettiin jonkinlainen navigointipuun käyttöön perustuva ratkaisu. Valittuun navigointiratkaisuun päädyttiin vertailemalla erilaisten navigointipuutyyppien soveltuvuutta tutkijoiden verkkopalvelua varten suunnitellun tietohierarkian visualisointiin ja tiedon etsintään. Suunnittelussa pyrittiin myös ottamaan huomioon navigointiratkaisun soveltuvuus eri käyttäjien personoinnin ja kustoimoinnin seurauksena erilaisten ja muuttuvien tietosisältöjen esittämiseen. 4.5 Upotettujen sovellusten suunnittelu Perinteisesti web-sivustot muodostuvat pääosin staattisesta teksti- ja kuvasisällöstä, jota päivitetään melko harvoin. Tällaisen staattisen tietosisällön avulla käyttäjä ei kuitenkaan saa tavoitteitaan toteutetuksi, vaikka asiasisältö sinänsä olisikin hyvin suunniteltu. Esimerkiksi yliopiston web-sivustolla olevat ohjeet ilmoittautumisesta läsnäolevaksi opiskelijaksi ovat kyllä hyödyllisiä opiskelijalle, joka ei ilmoittautumismenettelyä vielä tunne, mutta parempi ratkaisu olisi tarjota pelkkien ohjeiden sijaan opiskelijalle mahdollisuus itse ilmoittautumiseen sivustolle upotetun sovelluksen kautta. Upotetun sovellusten avulla voidaan myös liittää sivustoon tiedonhakukäyttöliittymiä erilaisiin varsinaisen sivuston ulkopuolisiin tietovarastoihin, kuten 37

44 4.5 Upotettujen sovellusten suunnittelu kirjastotietokantoihin tai dokumenttiarkistoihin, jolloin niitä varten ei tarvitse asentaa käyttäjän koneelle erillisiä sovelluksia, vaan ne ovat kertakirjautumisen periaatteella käytettävissä siellä missä intranet-sivustokin on. Haittapuolena upotetuissa sovelluksissa on usein niiden hitaus, epäluotettavuus ja toteutusvälineestä riippuen mahdollisesti käytettävissä olevien käyttöliittymäkomponenttien puutteellisuus verrattuna selaimesta riippumatta toimiviin interaktiivisiin sovelluksiin. Esimerkiksi HTML-lomakkeilla on mahdollista toteuttaa vain melko kömpelöjä käyttöliittymäratkaisuja verrattuna lähes kaikkiin graafisten sovellusten tekoon tarkoitettuihin ohjelmointikieliin. Lisäksi ongelmia aiheuttavat eri selainten toisistaan poikkeavat tavat tulkita HTML-koodia, joka on alunperin tarkoitettu vain tietosisällön, ei graafisen käyttöliittymän kuvailuun. HTML-kielen rajoituksista päästään eroon käyttämällä käyttöliittymän esittämiseen palvelimelta ladattavia sovelluskomponentteja, kuten Java-appletteja. Tällöin on kuitenkin otettava huomioon, että kaikki selaimet eivät osaa käsitellä näitä komponentteja, mikä voi estää käyttäjää käyttämästä kyseistä palvelua. Palvelimelta ladattavan sovelluksen siirtäminen käyttäjän koneella vie myös jonkin verran aikaa käytössä olevasta verkkoyhteydestä ja ja sovelluksen koosta riippuen, jolloin sen käynnistymisaika muodostuu helposti häiritsevän pitkäksi verrattuna paikallisesti asennettuun sovellukseen. Web-sivuston suunnitteluprosessissa on punnittava upotettujen sovellusten hyötyjä ja haittoja sivuston käyttäjien tavoitteiden toteuttamisen kannalta ja päätettävä sen perusteella kuinka paljon ja missä tapauksissa niitä on järkevää hyödyntää. Helsingin yliopiston sisäisessä intranet-verkossa käyttäjien laitteistot ja selainkanta on julkisen web-sivuston käyttäjiin verrattuna yhtenäisempi, joten upotettujen sovellusten suunnittelu ja toteuttaminen siten, että ne toimivat oikein kaikkien niitä tarvitsevien käyttäjien koneissa, on helpompaa. Verkkoyhteydet ovat yliopiston sisällä myös tyypillisesti nopeita, mikä vähentää upotettujen sovellusten lataamiseen kuluvaa aikaa. Tällaisessa ympäristössä palvelimelta ladattavien sovelluskomponenttien ja minimi-html -standardit ylittävien selainominaisuuksien, kuten erilaisten skriptikielien, käyttäminen kehittyneempien web-käyttöliittymien rakentamiseksi on perustellumpaa kuin julkisilla sivustoilla. Suunnitellussa tutkijoiden intranet-sivuston käyttöliittymässä kiinnitettiin huomiota varsinaisen web-sivuston staattisten tietojen ja upotettujen sovellusten yhteiskäyttöön käyttötapausskenaarioden toteuttamisessa. Tavoitteena oli saada aikaan integroitu palvelukokonaisuus, joka tukee mahdollisimman hyvin käyttäjien kokonaisia tavoitepohjaisia käyttötapauksia. Upotettujen sovellusten suunnitteluvaiheessa piirrettiin ja tulostettiin pohjakuvia sivuston käyttöliittymästä navigointipuineen ja niiden päälle piirrettiin käsin hahmotelmia upotettujen sovellusten käyttöliittymistä käyttötapauskuvausten mukaisissa käyttötilanteissa. Käyttöliittymäkuvien piirtämi- 38

45 4.6 Käyttöliittymäratkaisun arviointi sessä käytettiin mahdollisimman paljon käyttötapauskuvauksiin sisältyvää oikeaa esimerkkidataa, kuten todellisia laboratorioiden, projektien, ja tieteellisten konferenssien nimiä sekä esimerkiksi tutkijoiden käyttämiä viittaustietokantoja. Näin pyrittiin suunnittelemaan käyttöliittymäratkaisu soveltumaan mahdollisimman hyvin todelliseen käyttötarkoitukseensa. 4.6 Käyttöliittymäratkaisun arviointi Käyttöliittymäsuunnitelman arviointi ja testaus on tärkeä osa suunnitteluprosessia, sillä suunnittelija ei itse välttämättä huomaa mahdollisia ongelmia, kuten käyttäjän kannalta epäintuitiivisia tai turhan monimutkaisia ratkaisuja. Usein suunnittelutyöhön osallistumattoman käyttöliittymäsuunnittelijan on ratkaisujen suunnittelijaa helpompi havaita nämä ongelmat. Lisäksi käyttöliittymäratkaisujen toimivuus olisi vielä hyvä lopuksi testata järjestelmän loppukäyttäjien avulla pidettävissä käytettävyystesteissä. Tällöin voitaisiin vielä havaitsemaan suunnitellun ratkaisun käyttäjille heidän todellisissa käyttötilanteissaan tuottamia ongelmatilanteita, joihin ei asiantuntija-arvioinnissa ole osattu varautua. Tässä tutkielmassa esitettyä käyttöliittymäratkaisua suunniteltaessa on pyritty välttämään luvussa 3 esitetyt Helsingin yliopiston nykyisen web-sivuston käyttöliittymän ongelmat. Käytettävyystestaus oli jo projektin suunnitteluvaiheessa rajattu tämän työn ulkopuolelle, sillä sen järjestämisen vaatima työmäärä arvioitiin työn kokoon nähden liian suureksi. Tutkijoiden intranet-protyyppi -projektin suunnittelussa olisi kuitenkin muilta osin pitänyt kiinnittää työn tulosten arviointiin enemmän huomiota. Käyttöliittymäratkaisusta piirrettyä käyttötapauksittain etenevää kuvasarjaa käsiteltiin yhdessä arviointipalaverissa projektin ulkopuolisen käyttöliittymäsuunnittelijan, Antti Latva-Koiviston kanssa elokuussa 2002, mutta palaverin tulokset jäivät tuolloin melko laihoiksi. Jälkikäteen voidaan sanoa, että käyttöliittymäratkaisun ongelmien löytämiseksi olisi tuolloin pitänyt järjestää huolellisesti suunniteltu asiantuntijaarvionti. Arviointipalaveriin oli valmistauduttu piirtämällä sivuston suunnitellusta käyttöliittymäratkaisusta muutamaa keskeistä käyttötapauspohjaista käyttöskenaariota kuvaavat kuvasarjat, joiden avulla suunniteltua ratkaisua tarkasteltiin. Esille tulleet hyvät ja huonot ratkaisut olisi kuitenkin pitänyt raportoida muutamaa paperille hahmoteltua pikaista muistiinpanoa tarkemmin. Näin arvioinnista olisi jäänyt jokin konkreettinen dokumentti, jonka perusteella ratkaisun ongelmat olisi helpommin voitu myöhemmin korjata ja arvioida ratkaisua uudelleen tehtyjen muutosten osalta. Lisäksi työn tuloksia olisi todennäköisesti saatu parannettua pohtimalla etukäteen ratkaisun mahdollisia ongelmakohtia, joita palaverissa olisi erityisesti pyritty ratkaisemaan. 39

46 5 Käyttäjät ja tavoitteiden selvittäminen Web-sivustojen suunnitteleminen käyttäjiään mahdollisimman hyvin palvelevaksi on aloitettava selvittämällä ketä sivuston käyttäjät ovat, ja minkälaisia, mahdollisesti sivuston avulla tyydytettäviä tarpeita heillä on. Koska kaikkien yksittäisten käyttäjien tarpeita ei kuitenkaan ole mahdollista erikseen selvittää, tulee käyttäjät pyrkiä jakamaan ryhmiin, joiden tarpeet ovat mahdollisimman samankaltaisia, ja suunnitella sivuston palvelut näiden ryhmien tarpeiden mukaiseksi. Käyttäjäkunnan jakaminen ryhmiin mahdollistaa myös web-sivuston vaiheittaisen kehittämisen mielekkäin askelin: yhdelle tai useammalle käyttäjäryhmälle suunnitellaan ja toteutetaan kunkin vaiheen aikana kokonainen toimiva verkkopalvelu. 5.1 Käyttäjäryhmät Helsingin ylipisto on suuri ja monimuotoinen organisaatio, jonka piirissä työskentelee reilut henkilöä [Tiedotus02]. Opiskelijoiden osuus oli vuonna 2001 reilut henkilöä, opettajia ja tutkijoita oli lähes 3500, dosentteja hieman alle 2400 ja muuta henkilökuntaa reilut Yliopistolla, sen yksiköillä, laitoksilla ja tutkimusryhmillä on myös runsaasti varsinaisen yliopistoyhteisön ulkopuolisia sidosryhmiä, joiden kanssa tehdään päivittäistä yhteistyötä. Näin suuri, käyttäjäkunnaltaan heterogeeninen ja maantieteellisesti hajautettu organisaatio tarvitsee toimiakseen toimivan ja tehokkaan tiedotus- ja tiedonvälitysjärjestelmän, josta merkittävä osa soveltuu hyvin toteutettavaksi web-sivustojen avulla. Yliopiston sivuston käyttäjät voidaan jakaa kahteen pääryhmään, joiden tarpeet ovat merkittäviltä osiltaan erilaiset: yliopistoyhteisön sisäisiin ja sen ulkopuolisiin käyttäjiin. Sisäisille käyttäjille yliopiston web-sivuston tulee toimia työvälineenä, jonka avulla he voivat hoitaa osan päivittäistä työtehtävistään. Ulkopuolisille käyttäjille yliopiston web-sivuston käyttö on tyypillisesti satunnaisempaa ja heidän etsimänsä tieto laaja-alaisempaa ja yleistajuisempaa kuin sisäisillä käyttäjillä. Sivuston käyttäjäryhmälähtöinen suunnittelu ei tarkoita pyrkimystä toisistaan riippumattomiin alisivustoihin ja niitä itsenäisesti ylläpitäviin organisaatioihin: useita käyttäjäryhmiä voidaan todennäköisesti palvella hyvin samojen verkkopalvelujen ja niistä huolehtivan henkilökunnan avulla. Käyttäjien tavoitteista lähtevän suunnittelun avulla nämä sivuston käyttäjäryhmille yhteiset elementit voidaan tunnistaa ennen sivuston toteutusvaihetta, ja tehdä mahdolliset suunnittelukompromissit pohjautuen kunkin tavoitteen käyttäjien kannalta arvioituun tärkeysjärjestykseen. 40

47 5.1 Käyttäjäryhmät Sisäiset käyttäjät Taulukossa 1 on jaoteltu sisäiset käyttäjät heidän pääasiallisen työnkuvansa perusteella (opiskelija, opettaja, tutkija tai tukihenkilö) neljään ryhmään. Lisäksi ulkomaisista yliopistoista tulleet vaihto-opiskelijat on nostettu omaksi ryhmäkseen, jotta heidän mahdolliset kielelliset, kulttuurilliset ja muun muassa käyttölupa-asioihin liittyvät tekniset erityispiirteensä tulisi huomioitua web-sivustoa suunniteltaessa. Vaihtoopiskelijoita lukuunottamatta jaottelu vastaa Portaalityöryhmän loppuraportissaan esittämä yliopiston sisäisen verkkopalvelun käyttäjäryhmäjakoa [Portaali02, s. 33]. Huomattavaa on, etteivät esitetyt käyttäjäryhmät ole toisensa poissulkevia, vaan esimerkiksi jatko-opiskelija on tyypillisesti tutkija, opiskelija ja (tunti)opettaja. Voidaan kuitenkin hieman yksinkertaistaen ajatella, että hän toimii yksittäisellä ajanhetkellä pääasiassa yhdessä näistä rooleista, ja jakaa siten web-sivuston kokonaiskäyttöaikansa näille käyttäjäryhmille suunnattujen palvelujen kesken. Eri roolien mukaisten tavoitteiden toteuttamiseen tähtäävät tehtäväketjut saattavat kuitenkin kulkea työpäivän aikana rinnakkain käyttäjän vaihtaessa välillä tehtävästä toiseen, mikä on otettava huomioon sivuston käyttöliittymää suunniteltaessa Ulkoiset käyttäjät Sivuston ulkoisten käyttäjien ryhmään kuuluu hyvin erilaista syistä Helsingin yliopistosta kiinnostuneita ihmisiä. Yhteistä näille käyttäjille on lähinnä se, etteivät he ole työ- tai virkasuhteessa yliopistoon, tai ilmoittautuneet läsnäoleviksi opiskelijoiksi. Taulukossa 2 on hahmoteltu 10 erilaista ulkoisten käyttäjien ryhmää niiden jäsenten oletettujen kiinnostuksenkohteiden perusteella. Kuten sisäistenkin käyttäjien kohdalla, jaottelu vastaa pitkälti Portaalityöryhmän raportissa esitettyä [Portaali02, s. 37]. Osa ryhmistä on selvästi lähempänä yliopistoyhteisöä kuin toiset; joidenkin osalta sijoittaminen sisäisiin tai ulkoisiin käyttäjiin on jopa vaikeaa. Esimerkiksi Helsingin yliopistossa opiskelevat, opiskelijavaihdossa ulkomailla olevat opiskelijat saattavat hyvin tarvita oman yliopistonsa sisäisiä verkkopalveluja, kuten sähköpostia, myös ulkomailla opiskellessaan. Erityisesti tämä koskee jatko-opiskelijoita, joiden tulisi usein voida toimia oman helsinkiläisen tutkimusryhmänsä jäseninä myös vieraillessaan ulkomailla. Myös yliopistolle opiskelemaan pyrkivät tulevat opiskelijat ja yliopistolta valmistuneet, työelämään siirtyneet alumnit ovat henkilöitä, jotka ovat hyvin lähellä yliopistoyhteisön sisäisiä käyttäjä. USA:n monissa yliopistoissa opiskelijoita pyritäänkin sitouttamaan yliopistoonsa pyrkimisvaiheesta lähtien aina vanhuusikään saakka [Katz02, s.158]. Osaltaan tällaiseen toimintaan motivoi sikäläinen suomalaista kovempi kilpailu hyvistä opiskelijoista sekä yliopistojen yritysmäinen taloudenhoito 41

48 5.2 Tutkijoiden tavoitteiden selvittäminen Ryhmä Opiskelijat Opettajat Tutkijat Tukihenkilöstö Vaihto-opiskelijat Kuvaus Sekä perus- että jatkotutkintoon Helsingin yliopistossa tähtäävät opiskelijat. Palkallista opetustyötä yliopistolle tekevät professorit, lehtorit, assistentit, tuntiopettajat, dosentit ym. Yliopiston laitosten ja erillisten yksiköiden tutkimustyötä tekevät henkilöt: jatko-opiskelijat, post-doc - tutkijat, vierailevat tutkijat. Opetus- ja tutkimustyötä tukevat palkatut henkilöt, mm. kirjastojen, atk-palveluiden, hallinnon ja kiinteistöhuollon henkilökunta. Ulkomaiset HY:ssa väliaikaisesti opiskelevat perustai jatkotutkintoon omassa yliopistossaan tähtäävät opiskelijat. Taulukko 1: Helsingin yliopiston web-sivuston sisäiset käyttäjäryhmät. omine urheilujoukkueineen ja sairaaloineen. Ajatus, jossa opiskelemaan pyrkivä henkilö voi luoda elinikäisen vuorovaikutussuhteen yliopistoonsa jo etsiessään websivustolta pääsykoevaatimuksia tai suorittaessaan yliopiston laitosten kanssa yhteistyössä järjestettyjä lukion erikoiskursseja, ei kuitenkaan liene Suomessakaan kovin utopistinen. 5.2 Tutkijoiden tavoitteiden selvittäminen Tutkijat ovat yliopiston käyttäjäryhmistä kenties lähimmin verrattavissa kaupallisten yritysten uutta ideapääomaa luovaan tuotekehityshenkilöstöön. Yritysten intranetsivustolla on julkisiin sivustoihin verrattuna tyypillisesti kertainen määrä dokumentteja [Nielsen97]. Näistä suuri osa on muodostuu yrityksen toiminnalle tärkeistä työn alla olevista, esimerkiksi juuri tuotekehityksen ja asiakasprojekteihin liittyvistä dokumenteista, joita ei ole mielekästä tai edes mahdollista julkaista yrityksen ulkopuolelle. Vaikka tutkimustyö yliopistolla poikkeaakin monilta osin työskentelystä kaupallisissa yrityksissä, on syytä olettaa myös tutkijoilla olevan tarpeita, joita yritysmaailmassa on pyritty tyydyttämään sisäisten intranet-palvelujen avulla. Lisääntyvä ulkoisen rahoituksen osuus tutkimusrahoituksesta kannustaa tutkimusryhmiä suunnittelemaan, toteuttamaan ja raportoimaan tutkimusprojektejaan yhä enemmän samaan tapaan kuin yritysmaailmassa tehdään. Tuottavuuden yksioikois- 42

49 5.2 Tutkijoiden tavoitteiden selvittäminen Ryhmä Tulevat opiskelijat Tutkijakollegat Vaihto-opiskelijat Rahoittajat Media Yhteistyöyritykset Helsingin päättäjät Helsinkiläiset Alumnit Tiedeyleisö Kuvaus Yliopistolle opiskelemaan pyrkivät abit, uudelleenkoulutettavat, avoimesta tulevat ym. Muiden yliopistojen ja korkeakoulujen tutkijat: yhteisten tutkimusprojektien HY:n ulkopuoliset tutkijat, muut HY:n tutkimuksesta ammatillisesti kiinnostuneet. HY:ssa perus- tai jatkotutkintoa suorittavat, toisessa yliopistossa tilapäisesti opiskelevat. EU, Suomen Akatemia, Opetusministeriö, yhteistyöyritykset, potentiaaliset rahoittajayritykset. Ajankohtaista juttua yliopistosta tekevät toimittajat, asiantuntija-apua tarvitsevat toimittajat. HYY-yhtymän yritykset, Yliopistopaino, huoltofirmat, tavarantoimittajat ym. Kaupungin valtuusto, virkamiehet, kaavoitus, rakennus ym. Helsingin asukkaat, ns. suuri yleisö, yliopiston rakennusten tai kampusalueiden lähistöllä asuvat tai työskentelevät. Työelämään siirtyneet entiset yliopisto-opiskelijat. Tieteen kehityksestä populaaritasolla kiinnostunut yleisö ympäri Suomen. Taulukko 2: Helsingin yliopiston web-sivuston ulkoiset käyttäjäryhmät. 43

50 5.2 Tutkijoiden tavoitteiden selvittäminen ta maksimointia ei kuitenkaan voida pitää tiedeyhteisön toiminnan kehittämisen ohjenuorana. Sen sijaan tarjoamalla tutkijoille tehokkaampia ja heidän tavoitteitaan suoraviivaisesti tukevia työvälineitä, voidaan välttää arvokkaan työajan kulumista tutkimuksen kannalta toisarvoisiin tehtäviin, ja siten tehdä työskentelystä sekä mielekkäämpää että tehokkaampaa. Helsingin yliopiston tutkijoille kohdistetun intranet-sivuston käyttöliittymän suunnittelemiseksi selvitettiin tämän tutkielman kokeellisessa osassa heidän työntekoon liittyviä tavoitteitaan henkilökohtaisten haastattelujen avulla. Selvinneet tutkijoiden tavoitteet kuvattiin mahdollisimman paljon konkreettista tietoa sisältävinä rakenteisina käyttötapauksina, joita voitaisiin suoraan käyttää tutkijoiden käyttöön suunniteltavan intranet-prototyypin suunnittelemiseen Tehdyt haastattelut Yliopiston tutkijoiden tavoitteiden selvittämiseksi haastateltiin toukokuussa 2002 neljää tietojenkäsittelytieteen laitoksella työskentelevää tutkijaa ja syys lokakuussa kolmea fysikaalisten tieteiden laitoksen tutkijaa (taulukko 3). Haastatelluista kolme oli väitellyt tohtoriksi (Nordlund, Lemström, Salmenkivi), kolme oli tutkijanuransa alkupuolella olevia jatkotutkinto-opiskelijoita (Laakso, Rydman, Mielikäinen) ja yksi toiminut tutkimustyönsä lisäksi useamman vuoden tietojenkäsittelytieteen laitoksen tutkimukseen liittyvissä hallintotehtävissä (Hakli). Nordlund on sittemmin nimitetty fysikaalisten tieteiden laitoksen laskennallisen fysiikan professoriksi. Haastattelut toteutettiin niin sanottuina puolirakenteisina haastatteluina (semistructured interview, [Hackos98, s. 277]) vierailemalla laitoksilla tutkijoiden työhuoneissa. Haastatteluja varten kirjoitettiin etukäteen kysymysrunko, joka koostui pääasiassa avoimista, tyypillistä tutkijan työpäivän kulkua, ajankohtaisia tutkimusprojekteja ja tutkijoiden välistä kommunikointia koskevista kysymyksistä. Kysymysten tarkoituksena oli saada selville käyttäjien todellisia tilanteita, jotka liittyvät web-sivustojen käyttöön sekä tavoitteita, joita voitaisiin tukea web-palveluiden avulla. Valmiiden kysymysten avulla pyrittiin ensisijaisesti pitämään keskustelua yllä ja varmistamaan haastattelun aiheen pysyminen haastateltavan työssä. Tarvittaessa esitettiin tarkentavia lisäkysymyksiä potentiaalisesti mielenkiintoiselta tuntuvista asioista. Lisäksi laadittiin haastateltavan taustaa ja erityisesti hänen web-sivustojen käyttöään koskeva lomake, joka pyydettiin täyttämään kunkin haastattelun aluksi. Lomake ja kysymysrunko ovat sisällytettyinä tähän tutkielmaan liitteenä 1. Haastattelujen tallentamisessa päätettiin luottaa paperille tehtäviin muistiinpanoihin. Video- tai ääninauhoja ei käytetty, sillä arveltiin, että niiden purkamisesta aiheutuva lisätyö olisi liian suuri verrattuna saavutettavaan hyötyyn. Mikäli joitain tär- 44

51 5.2 Tutkijoiden tavoitteiden selvittäminen Pvm. Nimi Asema Laitos Tutk.ryhmä/ala 7.5. Taneli Mielikäinen Jatko-op. TKTL Tiedonlouhinta (Combinatorial Pattern Matching and Information Retrieval) Marko Salmenkivi post doc TKTL Bioinformatiikka (Computational Methods in Medical Genetics and Expression Data Analysis) TKTL Merkkijononkäsittely, tiedonlouhinta Raul Hakli tutkimusamanuenssi Kjell Lemström post doc TKTL Musiikkitiedonlouhinta (Content-Based Retrieval and Analysis of Harmony and other Music Structures) Walter Rydman jatko-op. Fys.tiet. Kiihdytinlaboratorio, materiaalifysiikka Lauri Laakso jatko-op. Fys.tiet. Ilmakehätieteiden osasto, aerosoli- ja ympäristöfysiikka Kai Nordlund post doc (prof) Fys.tiet. Kiihdytinlaboratorio, laskennallinen materiaalifysiikka Taulukko 3: Tutkijoiden haastattelut touko-, syys ja lokakuussa

52 5.2 Tutkijoiden tavoitteiden selvittäminen keitä yksityiskohtia huomattaisiin myöhemmin jääneen merkitsemättä muistiin, voitaisiin kyseiset asiat helposti tarkistaa kysymällä niitä haastateltavilta henkilökohtaisesti tai sähköpostitse. Pikaisesti tehtyjen haastattelumuistiinpanojen purkaminen suorasanaiseksi tekstiksi onnistui hyvin, kun se tehtiin parin päivän sisällä haastattelusta, jolloin yksityiskohtien palauttaminen mieleen oli vielä helppoa Haastattelujen tulokset Varsinaista tutkimusta tehdään erilaisissa kokoonpanoissa: tutkimusryhmä voi muodostua esimerkiksi yhdestä ohjaajana toimivasta vanhemmasta tutkijasta ja muutamasta jatko-opiskelijasta tai useassa eri yliopistossa ympäri maailman työskentelevistä kokeneista tutkijoista. Tutkimustyötä rytmittävät alan tutkijoiden konferenssit sekä tutkimuksen kokeellisuudesta ja tarvittavasta välineistöstä riippuen mahdollisesti kenttätutkimus- ja mittausmatkat. Vuoden aikana tutkija ehtii tyypillisesti valmistautua ja osallistua 1-2 konferenssiin, joiden yhteydessä saa paitsi arvokasta palautetta omasta tutkimustyöstään, myös tutustuu henkilökohtaisesti muihin alan tutkijoihin ympäri maailman. Ainakin Kiihdytinlaboratoriossa on tapana, että tutkijat väiteltyään lähtevät vuodeksi tai pariksi ulkomaille aloittelemaan varsinaista tutkijanuraansa. Etsittäessä tällaista post doc paikkaa esimerkiksi konferensseissa solmituista tuttavuuksista on huomattavasti hyötyä. Tutkimuksen tekemisen mahdollistavan tilan lisäksi osasto tai laboratorio on sosiaalinen tila, tutkijoiden työpaikka. Työskentelyn miellyttävyyden ja toimivuuden takaamiseksi on tärkeää luoda työpaikalle avoin ja innostava ilmapiiri, sekä pyrkiä tarjoamaan työntekijöille mahdollisuuksia tutustua toisiinsa niin työpaikalla kuin sen ulkopuolellakin. Laitoksilla työntekijöiden kahvihuoneet ovat epävirallisen tiedonvälityksen ja sosiaalisen viestinnän kannalta tärkeitä paikkoja. Vapaamuotoisia keskusteluja käydään jonkin verran myös työntekijöiden sähköpostilistoilla. Laboratorion työntekijöille järjestetään myös erilaisia illanviettoja ja esimerkiksi liikunnallisia tapahtumia. Näiden tapahtumien järjestelyistä vastaavat ainakin haastateltujen henkilöiden laitoksilla tutkijat itse. Tapahtuman järjestämiseen kuuluu tyypillisesti alustava selvitys tapahtuman järjestämismahdollisuuksista, tilaisuudesta tiedottaminen, ilmoittautumisten kerääminen, järjestelyjen tarkentaminen ilmoittautuneiden määrän perusteella ja lopulta käytännön järjestelyistä tiedottaminen osallistuville. Haastattelujen tuloksena saatiin selville hieman vajaat 30 tutkijoiden arkipäiväiseen työhön liittyvää tavoitepohjaista käyttötapausta (liite 2). Haastattelujen perusteella tutkijan työ yliopistolla näyttäisi keskittyvän kahteen painopistealueeseen: tutkimuksen koordinointiin ja rahoituksenhankintaan sekä varsinaisten omien tutkimusprojektien edistämiseen (taulukko 4). Kolmantena ryhmänä on esitetty käyttötapauksia, jotka ovat kuvaavat alemman tason käyttötapauksia ja työtehtäviä, liittyvät 46

53 5.2 Tutkijoiden tavoitteiden selvittäminen työyhteisön sosiaaliseen kanssakäymiseen tai omasta terveydestä huolehtimiseen. Kolmannen ryhmän käyttötapausten voidaan olettaa yleistyvän kahta ensin mainittua ryhmää paremmin muihinkin yliopistolla työskenteleviin käyttäjäryhmiin, sillä ne kuvaavat varsin tyypillistä toimistotyöskentelyä. Osa tämän ryhmän käyttötapauksista liittyy osana ylemmän tason käyttötapauksien toteuttamiseen. Esimerkiksi tapaus 18 Missähän kollega on? on matalan tason käyttötapaus, joka voisi liittyä eräänä tehtävänä esimerkiksi tapausten 14 Epäselvät referee-kommentit tai 2 Tutkimusrahoituksen järjestäminen toteutukseen. Tieteellisen tutkimustyön ydin haastattelujen perusteella on niin sanottu tutkimus julkaisu -sykli. Syklin aluksi tutkimusryhmä suunnittelee tulevaisuuden kokeellista tutkimustyötä tyypillisesti vuoden tähtäimellä. Etukäteen päätetään myös missä tieteellisissä konferensseissa tuloksia tullaan esittelemään ja kuka mihinkin konferenssiin lähtee. Konferenssiin on ilmoittauduttava hyvissä ajoin, tyypillisesti ainakin puoli vuotta etukäteen, jolloin on myös lähetettävä lyhennelmä esityksestä ja postereista, joita pyrkii konferenssissa esittelemään. Tässä vaiheessa tutkimuksen lopulliset tulokset eivät yleensä vielä ole selvillä. Fysiikan alalla tutkimuksen varsinaiset tulokset pyritään saamaan esityskelpoisiksi konferenssiin mennessä, minkä jälkeen kirjoitetut raportit käyvät läpi konferenssijulkaisusta vastuussa olevan tahon järjestämän vertaisarviointiprosessin. Vertaisarvioinnin ja mahdollisten korjauskierrosten perusteella parhaiksi arvoidut paperit julkaistaan virallisessa konferenssijulkaisussa, Osa-alue Käyttötap. Käyttäjät Aiheita Tutkimuksen koordinointi ja rahoituksen hankinta Oma tutkimusprojekti Päivittäinen työyhteisössä toimiminen 1 6 Vanhemmat tutkijat ja professorit 7 17 Vanhemmat ohjaajina, nuoremmat opiskelijoina Kaikki yliopistolla työskentelevät Isot rahoitushakemukset, ulkopuolinen rahoitus, TEKES- ja EUohjelmat Tutkimussuunnitelmat, artikkelien etsintä, kokeellinen työ, paperien kirjoitus, konferenssit Yhteydenpito, vapaaaika, palkat ja korvaukset, lomat, tapahtumat, keskustelut Taulukko 4: Tutkijoiden työn osa-alueet ja niitä kuvaavat käyttötapaukset. 47

54 5.2 Tutkijoiden tavoitteiden selvittäminen jota kautta tieto uudesta päteväksi arvioidusta tutkimuksesta leviää tutkimusryhmille ympäri maailman. Konferensseja arvostetumpana tieteellisen tiedon lähteenä pidetään yleensä tieteellisiä aikakausjulkaisuja ja -julkaisusarjoja, sillä niiden vertaisarviointiprosessi on yleensä tarkempi kuin konferenssijulkaisuissa. Konferenssijulkaisuihin hyväksytään myös tieteellisiin aikakausjulkaisuja helpommin alustavia tuloksia vielä kesken olevista tutkimuksista. Näin ollen aikakausjulkaisut ovat lähteinä yleensä konferenssijulkaisuja luotettavampia. Tietojenkäsittelytieteessä konferenssien asema on hieman erilainen kuin fysiikassa (lainaus Taneli Mielikäisen sähköpostiviestistä ): Tietojenkäsittelytieteessä artikkelien arviointi suoritetaan ennen konferensseja ja yleensä 10% 50% hyväksytään. Tietojenkäsittelytieteessä konferenssijulkaisuilla on muutenkin aivan erilainen asema kuin muissa tieteissä. Konferenssit ovat pääasiallinen julkaisukanava ja lehdet toimivat lähinnä arkistointitarkoituksissa. Hyviä konferenssijulkaisuja pidetäänkin paljon suuremmassa arvossa kuin suurinta osaa alan lehdistä. Myöskään se ei pidä paikkaansa, että lehdissä ei julkaistaisi keskeneräisiä töitä, koska melkein kaikki työt ovat keskeneräisiä. Hyviin konferensseihin on paljon vaikeampi saada hyväksytettyä keskeneräisiä töitä kuin keskimääräiseen lehteen. Omaa tutkimusta ja sen tutkimusasetelmaa arvioidaan ja pyritään kehittämään saatujen tulosten sekä konferensseista ja vertaisarvioijilta saatujen kommenttien perusteella, ja sykli alkaa alusta. Liitteen 2 käyttötapaukset 7 16 liittyvät tässä kuvattuun tutkimus julkaisu -sykliin. Tutkimustyötä pidetään yllä hankkimalla tutkimusryhmälle tai -laboratoriolle määräja apurahoja. Apurahojen hankinnasta vastaavat sekä Ilmakehätieteiden osastolla että Kiihdytinlaboratoriossa vanhemmat tutkijat ja professorit. Heillä on kokemuksensa ja henkilökohtaisten suhteidensa perusteella parhaat edellytykset selvittää, minkälaisiin uusiin projekteihin kullakin hetkellä olisi parhaiten saatavissa rahoitusta ja mistä olemassa oleviin projekteihin kannattaisi hakea rahaa. Senioritutkijoiden ryhmä laatii muun muassa Suomen Akatemialle isot tutkimusmäärärahahakemukset, joiden avulla on tarkoitus pyörittää laboratorion perustutkimusta muutaman vuoden ajan kerrallaan. Nuoremmat tutkijat osallistuvat rahoituksen hankkimiseen muun muassa laatimalla suurten hakemusten liitteiksi tarvittavia projektien tutkimussuunnitelmia ja tekemällä eri säätiöille kohdistettuja matka-apurahahakemuksia konferenssimatkojen kustantamiseksi. Käyttötapaukset 1 4 liittyvät suoraan tutkimusrahoituksen hankintaan ja siihen liittyvien tutkimussuunnitelmien tekemiseen. 48

55 6 Suunniteltu intranet-käyttöliittymä Tutkijoiden käyttöliittymäprototyypin suunnittelussa oli tavoitteena paitsi saada aikaan selvitettyjä käyttäjien tavoitteita yliopiston nykyisiä web-sivustoja paremmin tukeva käyttöliittymäratkaisu, myös kokeilla web-käyttöliittymän tavoitepohjaista suunnittelemista käyttäjien tavoitteiden simuloinnin avulla [Laakso03]. Menetelmän soveltamisessa tutkijoiden intranet-sivuston tietoluokittelun ja navigointiratkaisujen suunnitteluun törmättiin kuitenkin ongelmiin. Intranetin tietomassan luokittelu käyttötapausten perusteella osoittautui hankalaksi: selvitettyjen käyttötapausten avulla oli vaikeaa arvioida oliko jokin luokitteluyritys parempi kuin toinen. Tilanteen ratkaisemiseksi päädyttiin hyödyntämään olemassa olevia yliopiston käyttäjille tarkoitettuja tietoluokitteluja ja vain muokkaamaan niitä käyttötapausten simuloinnin avulla. Tästä jatkettiin sivuston navigointijärjestelmän ja sen jälkeen upotettujen sovellusten suunnittelulla. 6.1 Suunnittelussa tuetut käyttötapaukset Tutkijoiden intranet-käyttöliittymäprototyypin suunnittelussa keskityttiin tukemaan erityisesti tutkimus julkaisu sykliin ja tutkimusrahoituksen hankintaan liittyviä käyttötapauksia, sillä niiden katsottiin yhdessä muodostavan tutkijoiden työn keskeisimmän osan. Yhdistämällä useampia käyttötapauksia ajallisesti yksittäisten käyttäjien kuvitteellisiksi käyttöskenaarioiksi pyrittiin saamaan mahdollisimman totuudenmukainen kuva tutkijoiden jokapäiväisestä työstä. Alustavan tietoluokittelun ja navigointiratkaisun valinnan jälkeen suunniteltiin yksityiskohtaiset käyttöliittymäratkaisut kahden tutkijoiden käyttötapauksiin perustuvan käyttöskenaarion osalta. Ensimmäinen ratkaisun esittelyyn käytetyistä skenaarioista kuvaa vanhemman tutkijan työtä ja on muodostettu liitteen 2 käyttötapauksien 1 Tutkimusapurahaa ensi vuodeksi ja 2 Tutkimusrahoituksen järjestäminen sekä 21 Mielenkiintoinen vierailuluento ja 20 Vierailuluennon isännöinti pohjalta. Toisessa skenaariossa kuvataan nuoren, vasta uraansa aloittelevan tutkijan työskentelyä käyttötapauksien 14 Epäselvät refereekommentit, 16 Relevanttien ja hyvien tutkimusartikkelien löytäminen, 18 Missähän kollega on? ja variaation käyttötapauksesta 23 Labran porukka keilaamaan avulla. Skenaariot käyttöliittymäkuvineen on esitelty luvuissa 6.7 ja Tietoluokittelu Suunnitellun sivuston käyttäjien tavoitteita hyvin tukevan tietoluokittelun tekeminen oli haasteellinen tehtävä. Käyttäjien tarvitsemat tiedot ja palvelut jakaantuvat 49

56 6.2 Tietoluokittelu useille eri tasoille yliopiston organisaatiossa: esimerkiksi ohjeita työmatkoihin liittyvistä käytännön järjestelyistä saattaa olla tarjolla niin oman tutkimusryhmän, laitoksen, tiedekunnan kuin yliopiston henkilöstöosastonkin taholta. Tutkijoiden intranetin tietoluokittelun lähtökohdaksi otettiin Portaalityöryhmän sisäisen verkkopalvelukokonaisuuden tietoluokittelu [Portaali02, s.34 37], jota täydennettiin laitos- ja tutkimuslaboratoriotason tietojen osalta nykyisillä fysikaalisten tieteiden ja tietojenkäsittelytieteen laitosten sivustoilla sekä haastateltujen tutkijoiden tutkimuslaboratorioiden sisäisillä intranet-sivustoilla esiintyvällä materiaalilla. Tavoitteena oli koota valitun käyttäjäryhmän tarvitsemat niin nykyisillä yliopiston yhteisillä sivustoilla, laitosten julkisilla, kuin laboratorioiden ja tutkimusryhmien sisäisilläkin sivustoilla olevat tiedot yhteen tutkijoiden tavoitteita mahdollisimman suoraviivaisesti tukevaksi kokonaisuudeksi. Alustavaa luokittelua testattiin simuloimalla tutkijoiden käyttötapausten toteuttamista pyrkien arvioimaan tietojen sijoittelun intuitiivisuutta kyseisen käyttäjän kannalta. Luokittelua täydennettiin havaittaessa jonkin tiedon olevan epäloogisessa paikassa tai käyttötapauksessa tarvittavien tietojen puuttuvan kokonaan. Optimaalisesti kunkin käyttäjäryhmän tavoitteita tukevan tietoluokittelun toteuttamisessa törmättiin kuitenkin ongelmiin. Jotta luokittelu voisi olla täysin käyttäjän tavoitteisiin pohjautuva, olisi sivuston sisältöä voitava muokata käyttäjäryhmien tarpeisiin hyvin hienorakenteisella tavalla, jopa yksittäisten sivujen tasolla. Esimerkiksi Kiihdytinlaboratorio-osaston tutkijoiden tutkimusrahoituksen hankkimiseen liittyvät tiedot ja ohjeet saattavat poiketa saman laitoksen Ilmakehätieteiden osaston vastaavista ohjeista, sillä voimassa olevat käytännöt ja esimerkiksi rahoituslähteet ovat osin erilaiset. Koko sivuston tietoluokittelun suunnittelu tukemaan erikseen kymmenien, jopa satojen Helsingin yliopiston käyttäjäryhmien tarpeita on käytännössä liian työläs tehtävä, vaikka näin saataisiinkin parhaiten varmistettua luokittelun hyvä toimivuus käyttäjien työssä. Tietoluokittelussa päädyttiin lopulta eräänlaiseen kompromissiin tavoitepohjaisen ja organisaatiopohjaisen luokittelun välillä. Luokittelun yhdeksän päätasoa on valittu siten, että ne kuvaavat tutkijoiden työskentelyn osa-alueita ja niihin liittyviä asiakokonaisuuksia käyttäjien näkökulmasta. Kunkin päätason alla on yhteisesti kaikille käyttäjille suunnatun materiaalin lisäksi tiedekunta-, laitos ja tutkimuslaboratoriotasolla tuotettuja, erityisesti kyseisessä organisaatiossa työskenteleville käyttäjille suunnattuja tietoja ja palveluita. Vaikka näin saavutettuun ratkaisuun jää edelleen organisaatiopohjaisen sivuston ongelmia, kuten käyttäjän tavoitteiden toteuttamiseen tarvittavan tiedon pirstaloituminen paikoin eri hallinnontasoille, on kaikki tiedot kuitenkin esitetty yhtenäisessä tietorakenteessa. Tällöin käyttäjän tarvitse etsiä tietoa erillisiltä, eri tavoin organisoiduilta ja vaihtelevin navigointiratkaisuina 50

57 6.2 Tietoluokittelu toteutetuilta sivustoilta. Helsingin yliopiston henkilökunta myös tuntee yleensä yliopiston organisaation ja sen suurpiirteisen tehtäväjaon ainakin laitostasolla ja osaa käyttää näitä opittuja tietoja hyväkseen tiedonetsinnässään. Hierarkian ylin taso jakaantuu kolmeen ryhmään (kuva 21, vasen puoli). Ensimmäinen sisältää ajankohtaisia asioita ja uutisia kaikilta yliopiston organisaatioiden tasoilta. Toisessa ryhmässä on jaotteluperiaatteena käytetty käyttäjien elämän eri alueita: tutkimus, opetus, opinnot ja vapaa-aika. Kolmannessa ryhmässä on esitetty asiakokonaisuuksia, jotka eivät luontevasti mahdu minkään edellä mainitun alueen alle. Näistä henkilöstöasiat sisältää sekä laitostasolle että koko yliopiston palvelussuhteessa työskentelevälle henkilökunnalle tarkoitettuja asioita ja opiskelijan elämää puolestaan sisältää tietoa vastaavista opiskelijan elämiseen liittyvistä asioista, kuten opintotuesta, opiskelija-asunnoista ja toimimisesta ylioppilaskunnassa. Otsikon yliopistohallinto alle on koottu tietoa vaikuttamisesta ja päätöksistä niin laitos-, tiedekuntakuin keskushallintotasoltakin. Hieman muista eroavan kokonaisuuden muodostaa rakennukset ja kiinteistöt, joka tarkastelee yliopistoa maantieteellisestä perspektiivistä antaen kootusti perustiedot ja saapumisohjeita eri kampuksilla ja niiden ulkopuolella sijaitsevista Helsingin yliopiston laitoksista ja yksiköistä. Materiaalifysiikan tutkijalle suunniteltu tietoluokittelu esitetty kokonaisuudessaan liitteessä 3. Ajankohtaista Tutkimus Opetus Opinnot Vapaa-aika Henkilöstöasiat Opiskelijan elämää Yliopistohallinto Rakennukset ja kiinteistöt Tutkimus Materiaalifysiikan tutkimusryhmä Tutkimussuunnitelmat BibTeX-viittauskanta Fuusio-linkkejä Kiihdytinlaboratorio Labran uutiset Henkilöstö Tapahtumakalenteri Viikkopalaverit Tutkimusprojektit Tutkijat matkoilla Lomakalenteri Fysikaaliset tieteet Tutkimusuutiset Viite- ja artikkelitietokannat Tutkimuskonferenssit Tieteelliset lehdet Oikeinkirjoitus Rahoitus Tutkimusalueet Tutkimus muissa yliopistoissa Kuva 21: Intranet-prototyypin tietoluokittelun päätasot ja tutkimus-luokan materiaalifysiikan tutkijalle personoitu sisältö. 51

58 6.3 Navigointiratkaisut Kukin pääluokka on edelleen jaettu osittain organisaatiopohjaisiin aliluokkiin siten, että käyttäjää hallinnollisesti lähinnä olevan tason asiat on esitetty ensin ja yhteiset, koko yliopistoa koskevat asiat viimeisenä. Tähän ratkaisuun päädyttiin sen vuoksi, että haastattelujen perusteella havaittiin käyttäjät tarvitsevat useimmin juuri heille kohdennettuja tietoja ja palveluja ja harvemmin koko yliopistoa koskevia tietoja. Kuvan 21 oikealla puolella on esitetty luokittelun päätason Tutkimus sisältö kahden seuraavan alitason osalta, kun sivuston käyttäjä on tutkija fysikaalisten tieteiden laitoksen Kiihdytinlaboratorio-osastolla ja kuuluu siellä materiaalifysiikan tutkimusryhmään. Mikäli hän kuuluisi tämän lisäksi esimerkiksi laskennallisen materiaalifysiikan tutkimusryhmään, näytettäisiin hänelle oletuksena myös kyseisen tutkimusryhmän sisältökokonaisuus ennen Kiihdytinlaboratorion tutkijoille yhteistä sisältökokonaisuutta. Esitetyssä tietoluokittelussa sovelletaan personointia näyttämällä käyttäjälle oletusarvoisesti pääluokan opetus vain jos käyttäjä on opetustehtävissä, henkilöstöasiat vain yliopiston henkilökunnan edustajille ja opiskelijan elämää sekä opinnot vain perus- ja jatko-opiskelijoille. Pääluokat ajankohtaista, tutkimus, vapaa-aika, yliopistohallinto ja rakennukset ja kiinteistöt näytetään kaikille käyttäjäryhmille. Mikäli käyttäjä ei ole tutkimustyössä (tutkija tai jatko-opiskelija) yliopistolla, näytetään hänelle tutkimus osiossa oletuksena vain oman laitoksensa yleinen tutkimus-osa (esim. kuvassa 21 otsikon Fysikaaliset tieteet alla). Näin myös opiskelijoilla ja muilla kuin tutkimustyötä tekevillä henkilökunnan edustajilla on mahdollisuus tutustua laitoksensa tutkimustoimintaan yleisellä tasolla. Koska muita kuin tutkijoiden varsinaisia työtehtäviä käsitteleviä käyttötapauksia oli käytössä hyvin vähän, on sisältöluokittelua näiltä osin pidettävä ainoastaan viitteellisenä. Osioiden henkilöstöasiat ja yliopistohallinto sisällöt perustuvat lähes sellaisenaan Portaalityöryhmän esittämään sisältöluokitteluun, eikä niille ole tehty käyttäjien tavoitteisiin perustuvaa arviointia. Nämäkin sisältöluokat on kuitenkin sisällytetty esitettyyn luokitteluun, sillä ne sisältävät tietoaineistoa, jonka tarve on helposti perusteltavissa, vaikka tehdyissä haastatteluissa ei juuri tällaisiin käyttötapauksiin osuttukaan. Näiden osioiden luokittelua voidaan myöhemmin uudelleenarvioida tekemällä lisää yliopiston henkilökunnan ja opiskelijoiden haastatteluja kyseisten käyttötapausten selvittämiseksi. 6.3 Navigointiratkaisut Käyttäjän on yleensä liikuttava jonkin verran sivuston sivulta toiselle löytääkseen tarvitsemansa tiedot, vaikka tiedot olisikin hyvin järjestetty. Mitä suurempi sivusto tietomäärältään on, sitä enemmän tällaista navigointia käyttäjän tyypillisesti on tehtävä tietojen löytämiseksi. Hyvä navigointijärjestelmä toimii käyttäjän tehokkaana 52

59 6.3 Navigointiratkaisut työvälineenä hänen tavoitteidensa toteuttamisessa tarvittavien tietojen löytämisessä suoraviivaisesti ja intuitiivisesti. Navigointijärjestelmän tulee visualisoida sivuston tietovaraston sisältö ja käyttäjän sijainti tietorakenteessa kullakin hetkellä, ja siten tarjota käyttäjälle hänen kognitiivista kuormitustaan vähentävä suunnistusväline esitettävässä tietoavaruudessa. Suuren web-sivuston tietohierarkia saattaa käsittää satoja sivuja, jolloin navigointipuu tulee helposti niin suureksi, etteivät sen kaikki haarat mahdu näytölle yhtäaikaa. Tällöin käyttäjän on vaikeaa tehdä valintaa etenemisestään syvemmälle tietoluokittelusta, sillä kaikki saman tason solmut eivät ole näkyvissä. Puun vierittäminen ei auta kovin paljoa, sillä silloinkin vain osa solmuista, joita pitäisi verrata toisiinsa, on yhtäaikaa näkyvissä. Vertailun mahdollistamiseksi puu kannattaa tällöin esittää tiivistetyssä muodossa siten, että puun alimmat tasot ovat piilotettuina. Web-sivustojen navigointipuiden tiivistyksessä käytetään pääasiassa kahta tapaa: pidetään jatkuvasti avattuna vain puun sillä hetkellä valittu haara tai annetaan käyttäjän itse avata ja sulkea haluamiaan puun haaroja yksi kerrallaan. Suunnitellun intranet-käyttöliittymän tietoluokittelun visualisointikeinoksi valittiin Overview Beside Detail -suunnittelumallin mukainen navigointipuuratkaisu, jossa sivuston sisältöluokittelu on esitetty vasemmalla yleisnäkymässä ja käyttäjän valitseman yksittäisen sivun sisältö oikealla yksityiskohtaisessa näkymässä (kuva 22). Navigointipuun avulla voidaan välttää Helsingin yliopiston nykyisellä sivustolla esiintyvä sukeltavan navigoinnin ongelma, sillä käyttäjä voi suoraan valita navigointipuusta häntä kiinnostavan sivun tarvitsematta välillä palata navigointihistoriassa taaksepäin. Navigointipuun avulla käyttäjä myös näkee jatkuvasti missä osassa sivustoa hän on ja mitä muuta tietoa sivusto sisältää. Navigointipuun tiivistämisratkaisuksi valittiin käsin avattavat ja suljettavat puun haarat. Toisessa paljon web-sivustojen navigointipuissa käytetyssä tiivistämisvaihtoehdossa puuta tarkastellaan ikäänkuin kalansilmälinssin lävitse: valittu haara näkyy yksityiskohtaisesti ja muut vain yleisluontoisesti (Fisheye view, [Card99, s ]). Puusta pidetään kullonkin avattuna vain se haara, jossa valittu solmu sijaitsee, muista haaroista näkyy vain ylin taso (kuva 23). Tällaisen ratkaisun arvioitiin aiheuttavan suunnitellun paljon sivuja sisältävän tietoluokittelun kanssa liikaa käytettävyysongelmia. Käyttäjän saattaa olla vaikea löytää juuri valitsemaansa solmua uudelleen navigointipuusta, sillä puu muuttuu valinnan seurauksena yht äkkiä aivan eri näköiseksi: äsken avoinna ollut puun haara on nyt suljettuna ja uusi valittu puun haara avoinna. Yliopiston intranetin laajassa navigointipuussa yksikin puun haara saattaa avattuna helposti täyttää pystysuunnassa koko näyttötilan, jolloin koko näkyvissä oleva alue navigointipuusta saattaisi uuden valinnan seurauksena muuttua erinäköiseksi. Valitun sivun uudelleenlöytämistä navigointipuusta hankaloittaa 53

60 6.3 Navigointiratkaisut Kuva 22: Suunnitellun intranet-käyttöliittymän navigointipuu. edelleen se, että valitun solmun paikka näytöllä muuttuu, mikäli aiempi sivu kuului puussa ylempänä olevaan puun haaraan. Näin ollen hiirikursori ei valinnan jälkeen enää osoitakaan valittuun solmuun. Valittukaan puun tiivistysvaihtoehto ei ole ongelmaton. Navigointipuun haarojen avaamisesta ja sulkemisesta aiheutuu käyttäjälle ylimääräistä työtä. Tietoa samassa alempana olevista solmuista joudutaan lypsämään taso kerrallaan toisin kuin koko puun haaran kerrallaan avaavassa ratkaisussa, mikä aiheuttaa turhaa navigointityötä. Ratkaisun etuna on kuitenkin se, että käyttäjä voi avata yhtäaikaa näytölle tarkasteltavaksi useampia, myös puun leveyssuunnassa kaukana toisistaan olevia puun haaroja ja verrata niitä toisiinsa, jolloin päätöksenteko valittavasta etenemissuunnasta helpottuu (kuva 24). Navigointipuuratkaisujen haittapuolena on puun leveyssuunnassa vaatima sivutila. Navigointipuu käyttää saman tilan käyttäjän näytöltä silloinkin, kun hän on jo löytänyt etsimänsä sisältösivun ja tarvitsisi riittävästi näyttötilaa sen lukemiseen tai sen sisältämän sovelluksen käyttämiseen. Erityisesti pieniresoluutioisilla näytöillä tämä muodostuu ongelmaksi, jos navigointipuu vie huomattavan osan koko näyttötilasta [Nielsen00a, s. 18]. Erilaiset päätelaitteet, kuten kämmenmikrot ja mobiililaitteet, voidaan kuitenkin tunnistaa melko helposti ja suunnitella sivuston käyttöliittymä erikseen niitä varten. Navigointipuita toteutetaan myös usein dynaamisten valikkojen avulla, jotka tulevat näkyville vasta käyttäjän siirtäessä hiiren osoittimen valikon päälle (kuva 25). 54

61 6.3 Navigointiratkaisut Kuva 23: Esimerkki navigointipuusta, jossa vain aktiivinen haara on kerrallaan avoinna ( ). Kuva 24: Esimerkki haara kerrallaan avattavasta navigointipuusta ( microsoft.com/library/default.asp, ). 55

62 6.4 Kontekstin säilyttävä sanahaku Käytettävyyden kannalta dynaamisten valikkojen käytön keskeisenä ongelmakohtana on käyttäjän nykyisen sijainnin näyttämisen puute, sillä navigointipuu ei niitä käytettäessä ole jatkuvasti näkyvillä. Siten niiden avulla ei voida kovin hyvin ratkaista sukeltavan navigoinnin toista pääongelmaa: käyttäjän eksymistä sivustolle. Kuva 25: Esimerkki dynaamisilla valikoilla toimivasta navigointipuusta ( msdn.microsoft.com/, ). 6.4 Kontekstin säilyttävä sanahaku Joissakin tapauksissa käyttäjä tietää esimerkiksi aiemman käyttökokemuksensa perusteella etukäteen täsmälleen mitä tietoa on sivustolta etsimässä. Tällöin hänelle saattaa olla suoraviivaisinta etsiä kyseistä tietoa suoraan hakusanojen perusteella. Useimmilla web-sivustoilla sanahakutoiminnallisuus on toteutettu erillisen, sivuston sivuilta annettuja hakusanoja sisältäviä dokumentteja etsivän hakukoneen avulla. Tällöin käyttäjä kuitenkin menettää löydettyjen tulossivujen kontekstin sivuston tietoluokittelussa. Nielsen ehdottaa hakukoneen tulosten ryhmittelyä siten, että samassa alisivustossa sijaitsevat tulossivut on ryhmitelty yhteen [Nielsen00a, s. 231]. Käyttäjän kannalta vielä alisivustokohtaista ryhmittelyä parempi ratkaisu on käyttää sivuston tietoluokittelua halutulosten ryhmittelyperusteena, jolloin tulossivujen luokittelukonteksti antaa käyttäjälle arvokasta lisätietoa tiedonetsintänsä kohdentamiseksi. Suunnitellussa käyttöliittymäratkaisussa sanahaku koko intranetin tietosisällöstä näyttää haun tulokset jatkuvasti hakukentän alla olevassa avatussa navigointipuussa (kuva 26). Hakutulospuun haarat valitaan ensimmäisessä vaiheessa siten, että vain ne 56

63 6.4 Kontekstin säilyttävä sanahaku haarat näytetään, joiden alipuut sisältävät vähintään yhden hakusanaosuman. Tätä tulosta täydennetään lisäämällä tulokseen myös ne puun haarat, joiden isäsolmu on sama kuin jollakin osumasolmuista. Varsinaiset osumasolmut korostetaan visuaalisesti puurakenteessa, jolloin käyttäjä saa näkyviin jäävien sisarsolmujen avulla tietoa myös osumasolmujen kontekstista tietohierarkiassa. Kuva 26: Jatkuva sanahaku suunnitellun käyttöliittymän navigointipuussa. Tulokset esitetään sekä rajauksen että korostuksen avulla. Mikäli hakusanaa ei anneta, hakuvälilehden navigointipuussa näytetään koko intranetin tietosisältö, poislukien tiedot, joihin kyseisellä käyttäjällä ei ole lukuoikeutta. Kullakin käyttäjäryhmällä on oletusarvoisesti valittuna valitut -välilehden navigointipuuhun näistä sisältöryhmistä vain hänen tyypillisesti tarvitsemansa osat. Löydettyään kaikki -välilehden navigointipuusta uusia mielenkiintoisia sisältöryhmiä käyttäjä voi itse lisätä niitä valitut -välilehdelle klikkaamalla kyseisen ryhmän vieressä olevaa valintaruutua. Sivustokohtaisten hakukoneiden erottaminen muista navigointirakenteista aiheuttaa käyttäjälle turhaa navigointia hakukoneen ja muiden sivujen välillä [Rosenfeld98, s. 109]. Sen sijaan hakukoneen käyttäminen tietoluokitteluun perustuvan navigointirakenteen apuna edistää luokittelun oppimista ja estää monia HY:n web-sivuston nykyisen hakukoneen käytössä esiintyviä ongelmia. Yliopiston intranet-käyttöliittymässä tiedon etsintään tietovarastosta pyrittiinkin löytämään käyttöliittymäratkaisu, jossa käyttäjä voisi vaivattomasti saman hakutehtävän aikana käyttää hyväkseen sekä tietoluokittelua että dokumenttien avainsanojen indeksointiin perustuvaa hakutoimin- 57

64 6.5 Upotetut sovellukset toa tarvitsemiensa tietojen löytämiseksi. Käyttäjän on ennen haun tekemistä mahdotonta tietää kuinka hyvin annettu hakusana rajaa tulosjoukkoa. Tällöin hän antaa helposti joko liian vähän tai liian paljon rajaavan hakuehdon. Jatkuvassa haussa (Continuous Filter, [Laakso00a]) käyttäjälle näytetään hakutulosta sitä mukaa, kun hän kirjoittaa hakusanaa, ja annetaan näin hänelle välitön palaute hakusanan rajaavuudesta. Samaa synkronista tulosten näyttämismenetelmää voidaan soveltaa myös hakutulosten korostamisessa listasta (Continuous Highlight, [Laakso00a]). Jatkuvan haun tuloksien esittämiseksi puurakenteessa on esitetty ainakin kaksi menetelmää ([Kumar97]): Ensimmäisessä menetelmässä näytetään koko puu, mutta korostetaan visuaalisesti ne puun haarat, jotka sisältävät tulossolmuja. Toisen ideana on rajata puusta pois muut kuin tulossolmuja sisältävät haarat. Korostusmenetelmän etuna web-sivustojen navigointipuiden yhteydessä on kontekstin pysyvyys: käyttäjä näkee myös ne sivut, jotka eivät sisällä annettua hakusanaa, mutta jotka on ryhmitelty tietoluokittelussa tulossivujen yhteyteen. Toisaalta puun haaroja pois rajaava haku on tehokkaampi kuin pelkkä korostus, sillä tällöin hakutulokset esitetään tiiviimmin, jolloin niitä mahtuu kerralla enemmän näkyviin kuin korostusta käytettäessä. Suunnitellussa ratkaisussa pyritään yhdistämään molempien ratkaisujen hyvät puolet: luokituksen ylätasojen näyttämisessä käytetään rajausta ja lähellä tulossolmuja kontekstin säilyttävää korostusmenetelmää. Web-käyttöliittymissä yllä kuvattua jatkuvasti tulosjoukkoa rajaavaa tai korostavaa hakua ei tähän saakka juuri ole käytetty, sillä sen vasteaikavaatimukset edellyttävät ainakin osan käyttöliittymälogiikasta suoritettavan asiakaskoneessa palvelimen sijaan. Teknisesti tällainen ratkaisu on kuitenkin täysin mahdollinen käytettäessä selaimia, jotka tukevat HTML-sivujen ohjelmointilaajennuksia, kuten erilaisia skriptikieliä tai upotettuja Java Applet -sovelluksia. Laitteistoiltaan ja selainkannoiltaan julkisia web-sivustoja yhtenäisemmillä intranet-sivustoilla tämä ei tuottane suuria ongelmia. 6.5 Upotetut sovellukset Web-sivuille liitettävien interaktiivisten osien avulla voidaan sivustoille rakentaa myös upotettuja sovelluksia pelkän tietosisällön lisäksi. Sovellukset voivat olla osa sivuston tietovaraston käyttöliittymäratkaisua, kuten hakukoneen hakukenttä, tai liittyä kiinteästi sivuston sisältöön, kuten esimerkiksi lomake, jonka avulla käyttäjä voi lähettää pyynnön liittymisestä sivulla esitellylle sähköpostilistalle. Erilaisten sovelluslaajennusten avulla web-sivustoille voidaan tehdä hyvin monimutkaisiakin sovelluksia, esimerkiksi kalenteri- tai työajanseurantaohjelmia. Erityisesti yritysten ja yh- 58

65 6.5 Upotetut sovellukset teisöjen sisäisissä verkkopalveluissa raja keskitetysti ylläpidettyjen, verkon yli ladattavien työkalusovellusten ja tietopainotteisten web-sivustojen välillä onkin häilyvä. Käyttäjien kannalta erottelu interaktiivisten sovellusten ja web-sivuston välillä ei kuitenkaan ole tärkeä, vaan keskeistä on tukea heidän kokonaisten käyttötapaustensa toteuttamista mahdollisimman suoraviivaisesti. Upotettujen sovellusten avulla sivusto voi tukea käyttäjän tavoitteita pelkkää tiedonhakua pidemmälle: esimerkiksi tieteellisessä konferenssissa käymiseen liittyvä tehtävä lentolippujen ja majoituksen varaamiseksi voidaan hoitaa kokonaan tarkoitukseen suunnitellun upotettuja interaktiivisia osia sisältävän web-sivuston avulla. Suunniteltu käyttöliittymä on web-sivustoksi hyvin sovellusmainen. Suunnittelussa on lähdetty Portaalityöryhmän esittämästä työpöytä-ajatuksesta, jonka kautta käyttäjille tarjotaan kaikki Helsingin yliopiston verkkopalvelut [Portaali02, s. 24]. Yliopiston intranet-sivusto on työntekijällä koneella lähes jatkuvasti avoinna, vaikka hän välillä tarvitseekin muita sovelluksia ja sivustoja. Näin sivustoon integroidut käyttäjätunnistusta vaativat osat (esim. sähköposti ja henkilöhakemisto) pysyvät koko työpäivän ajan nopeasti käyttäjän saatavilla, eikä hänen niitä käyttääkseen tarvitse tehdä erillistä sisäänkirjautumista. Tietovarastosta on erotettu kolme käyttäjäselvitysten perusteella keskeistä sovellusta, sähköposti (Mappi), henkilöhaku ja kirjastohaku. Nämä sovellukset on nostettu esille käyttöliittymän oikeaan laitaan, sillä tutkijoiden käyttötapauksia simuloitaessa havaittiin näitä työkaluja tarvittavan yhtäaikaa tietovaraston tietojen kanssa. Työkalut ovat oletuksena pienennetyssä tilassa sivun oikeassa alareunassa, josta käyttäjä voi suurentaa niistä kunkin näytölle tarpeen mukaan (kuva 27). Tutkijan työtehtävissä tarvitaan usein sekä viestintä- että erilaisia tiedonhakuvälineitä ja tiedonsiirtoa näiden välillä. Esitetyssä ratkaisussa on pyritty välttämään erillisten ikkunoiden hallinnan ongelmia ja toisaalta tarjoamaan mahdollisimman hyvät mahdollisuudet tietovaraston ja sovellusten yhteiskäyttöön ilman turhaa navigointityötä ja käyttäjälle koituvaa kognitiivista rasitusta. Tutkijoiden haastatteluissa kävi ilmi tarve saada tietää onko kollega tai joku muu henkilökuntaan kuuluva kullakin hetkellä paikalla ja tavattavissa vai ei. Suunnitteluvaiheessa harkittiin erilaisten sähköisten kalenterien sisällyttämistä käyttöliittymäratkaisuun, mutta niiden käytön arveltiin todennäköisesti olevan liian työlästä verrattuna käyttäjien saavuttamaan hyötyyn, jolloin kalenterin päivittäminen saattaisi helposti jäädä kokonaan tekemättä. Tämän lisäksi lähes kaikilla yliopiston tutkijoilla on kuitenkin joko paperinen tai jokin muu kalenteri henkilökohtaisessa käytössään, ja rinnakkaisen kalenterijärjestelmän käyttöönotto aiheuttaisi helposti tietojen synkronointiongelmia kalenterien välillä. Ryhmäkalenterin sijaan päädyttiin tarjoamaan käyttäjille yksinkertainen viestintäjärjestelmä, jonka avulla he voivat ilmoittaa muille 59

66 6.6 Personointi, kustomointi ja adaptiivisuus Kuva 27: Tutkijoiden intranetin upotetut sovellukset, sähköpostisovellus avattuna. yliopistoyhteisön jäsenille ovatko tällä hetkellä talossa, poissa, kiireisiä vai matkoilla. Paikallaolotiedosta on käyttäjille lisäarvoa fyysisesti hajalleen sijoitetun ja paljon matkoilla olevan työyhteisön, jollainen Helsingin yliopiston tutkijakunta on, kommunikoinnissa. Sovelluksen suunnittelussa pyrittiin minimoimaan tiedon päivittäjälle aiheutuvaa työtä pitämällä tietoa jatkuvasti esillä, jolloin hänen tarvitsee vain klikata soveltuvaa paikallaolovaihtoehtoa hiirellä ja mahdollisesti kirjoittaa lyhyt viesti oheiseen kenttään. Tästä huolimatta on huomattava, että päivittäjän kannalta kyseinen työ on ylimääräistä vaivaa, joka ei suoraan edistä hänen tavoitteitaan. Huomattavan suureksi lisätyö muodostuu, mikäli käyttäjällä ei ole intranet-sivu tai edes selain avoinna, ja hän joutuu vain kyseisen tiedon päivittääkseen sen avaamaan. Käyttäjälle tulisikin olla mahdollista poistaa kyseinen sovellus käytöstä, mikäli hän ei sitä tarvitse. 6.6 Personointi, kustomointi ja adaptiivisuus Web-sivustojen mukauttamisella tarkoitetaan tässä tutkielmassa keinoja, joiden avulla käyttäjälle voidaan tarjota henkilökohtaisempaa palvelua kuin perinteillä sivustoilla, joiden käyttöliittymä ja sisältö ovat kaikille käyttäjille samalla ajan hetkellä 60

67 6.6 Personointi, kustomointi ja adaptiivisuus samanlaiset. Mukauttamiseen liittyvä sanasto ei ole toistaiseksi täysin vakiintunut. Tässä tutkielmassa käytetään seuraavia alan kirjallisuudessa melko yleisiä määritelmiä: Personointi (personalization) Käyttäjän, käyttäjäryhmän tai käytettävän päätelaitteen tunnustukseen perustuva, käyttäjän näkökulmasta automaattisesti tapahtuva sivuston käyttöliittymän tai sisällön muokkaaminen. Personointi voi olla staattista, eli pelkästään käyttäjän tunnistukseen perustuvaa, tai käyttäjämalleihin ja konepäättelyyn dynaamista personointia. Kustomointi (customization) Käyttäjän itsensä tekemät muutokset ja valinnat, jotka vaikuttavat sivuston käyttöliittymään tai esitettävään sisältöön. Mielekäs kustomointi vaatii yksilöivän käyttäjän tunnistuksen, jolloin käyttäjän asetukset säilyvät sivun latausten ja istuntojen välillä. Käytettään myös termiä konfigurointi (configuration), mutta tällä viitataan yleensä kertaluonteiseen ja vaikutuksiltaan melko suureen käyttöliittymän muokkaukseen esimerkiksi uuden sovelluksen käyttöönoton yhteydessä. Adaptiivinen web-sivusto Dynaamiseen personointiin perustuva järjestelmä, joka pyrkii kumulatiivisesti keräämään tietoa käyttäjistään ja mukauttamaan jatkuvasti kullekin käyttäjälle näytettävää käyttöliittymää näiden tietojen perusteella. Henkilökohtaisen palvelun tarjoaminen suurille yhtäaikaisille käyttäjämäärille ilman merkittäviä henkilöstöpanostuksia on herättänyt viime vuosina suurta mielenkiintoa etenkin sähköisen kaupankäynnin alalla. Käyttäjiensä mukaan muokkautuvia järjestelmiä käytetään esimerkiksi Amazon.com -sivustolla [Rossi01]. Yksittäisten käyttäjien profiloiminen heidän kulutustottumustensa ja mieltymystensä mukaan tarjoaa myyjälle rahanarvoisen mahdollisuuden kohdistaa sivustolla esiintyvää markkinointia kyseisistä tuotteista todennäköisimmin kiinnostuneelle kohderyhmälle. Websivustojen tapauksessa muokkautuvuudesta käytetään yleensä väljästi termiä personointi, olipa kyse sitten käyttäjätunnistuksen perusteella tapahtuvasta käyttöliittymätyypin valinnasta tai jatkuvasta, käyttäjän toimenpiteiden seuraamiseen ja analysointiin perustuvasta käyttöliittymän muokkauksesta. Personoinnilla voidaan saavuttaa huomattavia etuja myös ei-kaupallisten web-sivustojen suunnittelussa. Sen avulla käyttäjälle voidaan automaattisesti tarjota esimerkiksi hänen työympäristönsä ja -tehtäviensä mukaiseksi suunniteltu versio yhteisön intranetsivustosta tai tarvittaessa erityisesti pieninäyttöisille päätelaitteille suunniteltu käyttöliittymä. Toisin kuin adaptiivisten web-sivustojen tapauksessa, tässä kyse on staattisesta personoinnista, sillä käyttäjälle näytettävä käyttöliittymä valitaan käyttäjän 61

68 6.6 Personointi, kustomointi ja adaptiivisuus ja mahdollisesti päätelaitteen tunnistamisen perusteella aina samalla tavalla ennalta määrättyjen vaihtoehtojen joukosta. Staattisen personoinnin käyttäjäryhmäkohtaiset oletussivustot on suunniteltu kokonaan etukäteen. Dynaamiseen personointiin kuuluu ajatus käyttöliittymän jatkuvasta muokkaamisesta järjestelmän kerätessä yhä enemmän tietoa käyttäjästä. Staattisiin mukauttamiskeinoihin kuuluu myös käyttäjän itsensä tekemä kustomointi, jonka avulla hän voi muokata käyttöliittymäänsä enemmän henkilökohtaisten mieltymystensä ja kiinnostuksen kohteidensa mukaiseksi [Nielsen98b]. Kuvassa 28 eri mukauttamiskeinoja on esitetty käyttäjän näkökulmasta määriteparien staattinen dynaaminen ja manuaalinen automaattinen muodostamassa nelikentässä. Staattinen Dynaaminen Automaattinen Staattinen personointi: Käyttöliittymäsuunnittelijoiden käyttäjäselvitysten pohjalta tekemät käyttäjäryhmäkohtaiset muunnokset yhteisen perusmallin mukaiseen käyttöliittymäratkaisuun. Muuttuvat vain sivustoa uudelleensuunniteltaessa. Adaptiiviset Web-sivustot, dynaaminen personointi: Käyttäjän toiminnan havainnointiin ja sen perusteella suoritettavaan konepäättelyyn perustuvat käyttäjää ohjaamaan tai navigointia helpottamaan pyrkivät jatkuvat käyttöliittymän muutokset. Manuaalinen Kustomointi (konfigurointi): Yksittäisen käyttäjän itse omien mieltymystensä mukaisesti tekemät valinnat ja asetukset. Pysyvät samalla käyttäjällä samoina käyttökerrasta toiseen, ellei käyttäjä itse niitä muuta. Ei mielekäs käsite Kuva 28: Erityyppisiä web-sivustojen mukauttamiskeinoja sivuston käyttäjän näkökulmasta. Itsemuokkautuvat tai muokattavat käyttöliittymät voivat aiheuttaa käyttäjilleen myös joukon huomattavia ongelmia: Käyttäjän tekemä kustomointi vie aikaa varsinaiselta tavoitteelliselta työltä. Laajat kustomointimahdollisuudet saattavat johtaa oletuskäyttöliittymän huolimattomaan suunnitteluun. Käyttäjät kyllä tunnistavat omaa työtään hyvin tukevat käyttöliittymäratkaisut, mutta heillä ei useimmiten ole parasta asiantuntemusta itse suunnitella niitä. Muistettavuus ja tehokkuus kärsii, mikäli personointi muuttaa web-sivuston käyttöliittymää käyttökertojen välillä. Usein sivustoa käyttäessään osa käyttäjän toiminnasta muuttuu automaattisiksi prosesseiksi, joiden toistaminen ei 62

69 6.6 Personointi, kustomointi ja adaptiivisuus vaadi enää kognitiivisia resursseja, ja on siten hyvin nopeaa. Mikäli käyttöliittymä muuttuu, automaattiset prosessit eivät enää toimi. Konepäättelyyn perustuva automaattinen personointi tarvitsee toimiakseen paljon yksityiskohtaista tietoa käyttäjistä. Näiden tietojen syöttäminen järjestelmään ei ole käyttäjien tavoitteiden mukaista työtä. Yksityiskohtaisen ja riittävän tarkan tietomallin rakentaminen käyttäjästä vain seuraamalla käyttäjän tekoja sivustolla, esimerkiksi lokitietojen avulla, on vaikeaa ja eettisesti arveluttavaa. Konepäättely on inhimilliseen päättelyyn verrattuna alkeellista: käyttäjän tavoitteiden ymmärtäminen ja niiden tukeminen on sille liian monimutkainen ja vaikea tehtävä. Interaktivisen sovellusohjelmiston tapaan käytettävän web-sivuston tehokkaan käytön oppiminen on sekä organisaation että yksittäisen käyttäjän tasolla jatkuva innovatiivinen prosessi. Uusien asioiden ja innovatiivisten menetelmien leviäminen (diffusion on innovation) tapahtuu usein niin sanotun sosiaalisen oppimisprosessin kautta. Ajankohtaista kehitystä eri medioiden kautta seuraavat, kokeilunhaluiset pioneerikäyttäjät (early adopters) ottavat uudet menetelmät käyttöön ensimmäisinä [Bandura77, s. 51]. Tämän jälkeen toimiviksi osoittautuneet uudet innovaatiot leviävät työpaikoilla pioneerikäyttäjien henkilökohtaisen esimerkin avulla. Mikäli eri käyttäjien sivustot ovat voimakkaasti erilaisia personoinnin ja kustomoinnin seurauksena, tulee sosiaalinen, muiden käyttäjien esimerkkiin perustuva oppiminen vaikeammaksi. Esimerkiksi uuden opiskelijan tai työntekijän on vaikeaa oppia Helsingin yliopiston intranetin käyttö, mikäli häntä neuvovien vanhempien opiskelijoiden tai kollegojen käyttöliittymä on aivan erilainen ja erinäköinen kuin hänellä itsellään. Staattinen, samalle käyttäjälle pääpiirteiltään samanlaisena pysyvä hyvin suunniteltu personoitu sivusto helpottaa käyttäjän työtä vähentämällä navigointitarvetta sivustolle tultaessa: käyttäjä ohjataan suoraan oman käyttäjäryhmänsä aloitussivulle. Tärkeimpänä erona nykyisen sivuston käyttäjäryhmäkohtaiseen väyläratkaisuun on, että personoitu sivuston on suunniteltu käyttäjän, ei hänen yksittäisen roolinsa opiskelijana tai henkilökunnan jäsenenä, mukaan. Väyläratkaisun aiheuttama ylimääräinen navigointityö väylän valinnassa jää myös pois, sillä personoitu sivusto tarjotaan tunnistetulle käyttäjälle automaattisesti. Suunnitellulla sivustolla on käytetty voimakkaasti hyväksi staattista personointiratkaisua, jonka avulla käyttäjille tarjotaan oletusarvoisesti heidän yleisimpiin tietotarpeisiinsa vastaava osa koko sisäisen sivuston tietoluokittelusta. Hyödyntämällä tietoa tutkijoiden työpaikasta ja esimerkiksi tutkimusryhmistä, joissa he ovat jäseninä, heille tarjotaan koko yliopiston laajuisesti tutkijoiden tarpeisiin suunnitellun tietosi- 63

70 6.7 Skenaario 1: Kai ja tutkimusmäärärahat sällön lisäksi myös tiedekunta-, laitos- ja tutkimusryhmäkohtaisia verkkopalveluja. Näin voidaan yhdistää monet nykyisin erilliset ja oman sisäänkirjautumisensa vaativat verkkosivustot samaan käyttöliittymään. Kustomoinnin avulla käyttäjä voi sovittaa käyttöliittymän yksityiskohtia omaan työskentelyynsä sopiviksi. Näin esimerkiksi hakukoneen käyttäjäkohtaiset asetukset pysyvät tallessa istuntokertojen välillä. Intranet-sivustoilla, joiden työkaluohjelmistotyyppisessä käytössä mukauttamisessa on eniten hyötyä, personoinnin vaatima käyttäjätunnistus on joka tapauksessa tehtävä käyttöoikeuksien varmistamiseksi, eikä siitä näin ollen aiheudu käyttäjälle ylimääräistä työtä. Mukauttamisratkaisujen tarjoaminen käyttäjille ei vähennä käyttöliittymäsuunnittelijoiden vastuuta suunnitella käyttäjien tavoitteita hyvin tukeva web-sivusto. Päinvastoin se lisää tarvittavaa suunnittelutyötä, kun eri käyttäjäryhmille on suunniteltava omat variaationsa sivuston käyttöliittymäratkaisusta. Personoidut oletuskäyttöliittymät on suunniteltava erikseen kunkin käyttäjäryhmän yleisimpien tavoitteiden mukaiseksi. 6.7 Skenaario 1: Kai ja tutkimusmäärärahat Seuraavassa kuvataan suunniteltua tutkijoiden intranet-käyttöliittymää vanhempien tutkijoiden haastatteluissa selvinneisiin käyttötapauksiin perustuvan käyttöskenaarion avulla. Kuvitetun mahdollisimman realistiseen käyttötilanteeseen perustuvan skenaarion avulla pyritään kuvaamaan käyttöliittymän toimintaa kokonaisuutena pelkän ominaisuuksien esittelyn sijasta. Tällöin esitettyä ratkaisua voidaan arvioida ja verrata helpommin tutkijoiden nykyisiin verkkopalveluihin niin käyttäjälle tuotettavan hyödyn kuin käytettävyydenkin osalta. Ensimmäisen skenaarion esimerkkihenkilö Kai on laskennallisen fysiikan professori fysikaalisten tieteiden laitoksella. Hänen tutkimusryhmänsä tutkii materiaalifysiikkaan liittyviä ilmiötä simulointien avulla. Yhdessä Kiihdytinlaboratorion muiden vanhempien tutkijoiden kanssa hänen tehtävänään on suunnitella laboratorion perusrahoitusta ja tehdä siihen liittyen rahoitushakemuksia muun muassa Suomen Akatemialle. Akatemian tutkimusmäärärahahakemusten viimeinen jättöpäivä on On tiistai klo ja Kai on työhuoneessaan Kiihdytinlaboratoriossa Kumpulan kampuksella. Hän on kirjautunut sisään Helsingin yliopiston intranetiin ja päättää hakea Kiihdytinlaboratorion alisivustolta viimevuotisen Akatemian apurahahakemuksen uuden hakemuksen pohjaksi (kuva 29). Navigointipuussa on avoimena Kain edellisellä käyttökerralla avaamat kohdat Tutkimus ja se alla Kiihdytinlaboratorio. Kai klikkaa hiirellä kohtaa Tutkimusprojektit, sen alta avautuvaa kohtaa Rahoitus 64

71 6.7 Skenaario 1: Kai ja tutkimusmäärärahat Kuva 29: Edellisvuotisen Suomen Akatemian tutkimusmäärärahahakemuksen hakemien uuden hakemuksen pohjaksi. ja valitsee kohdan Hakemukset. Hän tallentaa viimevuotisen hakemuksen omalle koneelleen ja ryhtyy muokkaamaan sitä sen tekstinkäsittelyohjelmalla. Tarkistaakseen mahdolliset painotusalueiden muutokset rahoituksen myöntämisperusteissa Kai avaa Akatemian sivuston klikkaamalla navigointipuusta kohtaa Tutkimus/Fysikaaliset tieteet/rahoitus/ulkopuolinen/suomen Akatemia. Sivusto avautuu uuteen ikkunaan ja HY-Intranet jää taustalle (kuva 30). Tutkittuaan jonkin aikaa Akatemian sivustoa Kai kuulee kilahduksen, ja huomaa että hänelle on tullut uusi sähköpostiviesti. Kai klikkaa HY- Intranetin työkalupaneelista Mappi-posti -palvelun auki. Mappi avautuu sivun yläosaan työntäen navigointipuuta ja sisältöikkunaa sivulla alemmas (kuva 31). Viesti on Andrei Stanichkyltä, joka on tulossa Kain isännöimälle tutkijavierailulle Kiihdytinlaboratorioon kesäkuun alkupuolella. Andrei vahvistaa siinä saapumisajankohtansa ja fysikaalisten tieteiden laitoksella pidettävän vierailuluennon otsikon. Kai onkin jo vähän odotellut viestiä, ja päättää lisätä tiedon Andrein vierailuluennosta heti laitoksen tapahtumakalenteriin. Kai vierittää sivua alemmas, jolloin navigointipuu tulee jälleen kunnolla näkyviin, ja valitsee kohdan Ajankohtaista/Fys. tieteiden laitos/tapahtumakalenteri (kuva 32). Oikealle ilmestyvän tapahtumasivun alalaidassa on lomake, johon hän syöttää vierailuluennon 65

72 6.7 Skenaario 1: Kai ja tutkimusmäärärahat Kuva 30: Suomen Akatemian sivusto avautuu uuteen ikkunaan. tiedot ja vahvistaa tapahtuman lisäyksen klikkaamalla lisää-painiketta. Kain työtoveri Emppu tulee työhuoneen ovelle pyytämään häntä lounaalle, mihin Kai ilomielin suostuukin. Hän klikkaa vielä ennen lähtöä HY-Intranet-sivun paikallaolotiedoista vaihtoehdon poissa ja kirjoittaa viestiksi lähteneensä syömään, ja palaavansa n. klo 14 (kuva 33). 66

73 6.7 Skenaario 1: Kai ja tutkimusmäärärahat Kuva 31: Navigointipuu ja sisältökehys siirtyvät alaspäin, ja sähköpostityökalu avautuu sivun yläosaan. 67

74 6.7 Skenaario 1: Kai ja tutkimusmäärärahat Kuva 32: Kai on vierittänyt sivua siten, että navigointipuu on tullut näkyviin, ja on lisäämässä fysikaalisten tieteiden laitoksen tapahtumakalenteriin uuden tapahtuman tietoja. Kuva 33: Kai jättää muille intranetin käyttäjille paikallaolotietoaan täydentävän viestin. 68

75 6.8 Skenaario 2: Magnus ja konferenssipaperi 6.8 Skenaario 2: Magnus ja konferenssipaperi Tässä luvussa kuvataan tutkijoiden intranet-ratkaisua nuorten tutkijoiden näkökulmasta. Seuraava kuvitteellinen käyttöskenaario perustuu useamman haastatellun nuoren tutkijan käyttötapauksiin, jotka on yhdistelty ajallisesti peräkkäin muuttamalla käyttötapauskuvausten tilatietoja sopivasti. Tämän skenaarion kuvitteellinen esimerkkihenkilö Magnus on Kiihdytinlaboratoriossa Kumpulassa gradu-työtään kirjoittava fysiikan perustutkinto-opiskelija. Hän on noin kuukausi sitten ollut PSI-15 -konferenssissa Japanissa ja yhdessä muiden tutkimusryhmänsä jäsenten kanssa kirjoittanut konferenssijärjestäjille jätetyn tutkimuspaperin. Magnus odottaa innolla kommentteja paperin vertaisarvioijilta, sillä tämä on ensimmäinen varsinainen tutkimuspaperi, jonka tekemisessä hän on ollut mukana. Kai on perehdyttänyt häntä labran tapoihin ja ohjannut alkuun tutkijan uralla, joten Magnus pyytää Kailta usein neuvoa tutkimusasioissa. Magnus tulee työhuoneeseensa Physicumiin klo Kirjauduttuaan sisään yliopiston intranetiin, hän havaitsee saaneensa kaivatun sähköpostin ja sen mukana vertaisarvioijan kommentit konferenssipaperista (kuva 34). Kuva 34: Magnus on saanut sähköpostitse kommentit konferenssipaperistaan. 69

76 6.8 Skenaario 2: Magnus ja konferenssipaperi Vertaisarvioija on pyytänyt parantamaan paperin kuvausta tutkimuksessa käytetyistä koejärjestelyistä. Pohdittuaan kommentteja hetken aikaa ja vertailtuaan niitä paperin jätettyyn versioon, Magnus päättää kysyä neuvoa Kailta, sillä hän ei tiedä miten tekstiä voisi tältä osin parantaa. Koska Kain työhuone on parin sadan metrin päässä Kiihdytinlaboratorion rakennuksessa, Magnus päättää tarkistaa ensin onko Kai paikalla. Hän avaa intranetin Henkilöstöhaku-palvelun, joka ilmestyy Mappi-posti - palvelun alle työntäen navigointipuuta ja sisältöikkunaa sivulla alemmas (kuva 35). Hakusanalla nordlund löytyy useita tuloksia, mutta kasvo- Kuva 35: Henkilöhakemiston avulla Magnus saa tietää, että Kai on juuri nyt syömässä. kuvien perusteella haluttu henkilö on helppo löytää. Kain yhteystietojen alla lukee, että hän on parhaillaan syömässä, mutta palaa Kiihdyttimelle n. klo 14. Magnus päättää odotellessaan yrittää etsiä käsiinsä vertaisarvioijan viittaaman A. T. Davidsonin artikkelin litiumfluoridikiteiden ionipommituksesta. Hän sulkee henkilöhakemiston ja avaa INSPEC-viitetietokannan navigointipuun kohdasta Tutkimus/Fysikaaliset tieteet/viite- ja artikkelitietokannat/inspec. WebSpirs-liittymän avulla toimiva haku INSPEC-tietokantaan avautuu uuteen ikkunaan (kuva 36). Etsiessään artikkeleita kirjoittajan ni- 70

77 6.8 Skenaario 2: Magnus ja konferenssipaperi Kuva 36: Magnus etsii Davidsonin artikkelin julkaisutiedot INSPECviitetietokannasta. 71

78 6.8 Skenaario 2: Magnus ja konferenssipaperi mellä hän panee merkille, että viitattu artikkeli Vacuum ultraviolet absorbtion and ion track effects in LiF crystals irradiated with swift ions on ilmestynyt Physics Review -julkaisussa vuonna Magnus avaa intranetin Kirjastohaku-palvelun, joka ilmestyy Mappi-postin ja navigointipuun väliin (kuva 37). Hän kirjoittaa hakusanaksi physics review, ja Kuva 37: Kirjastohakutyökalun avulla selviää, että Physical Review B -julkaisun vuoden 2002 lehdet löytyvät sekä Kumpulasta että Otaniemestä. tuloslistaan ilmestyy 8 eri Physical Review -julkaisusarjaa. Magnus tarkistaa INSPEC-ikkunasta julkaisusarjan kirjaimen, joka on B, ja valitsee kyseisen sarjan hakutuloksista. Ilmestymisvuosittain lajitellusta luettelosta yksityiskohtaisessa näkymässä selviää, että kyseinen julkaisu on saatavilla sekä Kumpulan Tiedekirjastosta että TKK:n pääkirjastosta Otaniemessä. Kello on hieman yli 14, ja Magnus havaitsee henkilöstöhakemistosta Kain olevan palannut syömästä. Juuri ennen lähtöään hän saa Limes-ainejärjestön sähköpostilistalta viestin kyykkätapahtumasta ensi lauantaina. Magnus on joskus kuullut puhuttavan kyykkäpelistä, mutta ei tiedä siitä juuri mitään. Hän päättä vilkaista löytyisikö intranetistä lisätietoa kyykästä. Magnus klikkaa navigointipuun välilehteä Kaikki, jolloin näkyviin tulee intranetin tietoluokittelun 9 päähaaraa: Ajankohtaista, Tutkimus, Ope- 72

79 6.8 Skenaario 2: Magnus ja konferenssipaperi tus, Opinnot, Henkilöstöasiat, Opiskelijaelämää, Vapaa-aika, Yliopistohallinto ja Rakennukset ja kiinteistöt. Hän kirjoittaa hakukenttään sanan kyykkä,ja päähaaroista jää näkyviin vain 3: Ajankohtaista, Opiskelijaelämää ja Vapaaaika. Samalla puun haarat avautuvat paljastaen muutamia keltaisella taustalla ja vahvemmilla kirjasimilla korostettuja sivuja, sekä näiden osumasivujen sisarsolmut (kuva 38). Magnus kiinnittää huomionsa erikoiseen nimeen Papintappajat, ja havaitsee pian, että kyse on yliopiston kyykkäharrastajien yhdistyksestä. Magnus päättää tutustua myöhemmin kyykkäpeliin ja kyseisen yhdistyksen toimintaan. Hän klikkaa Papintappajatkohdan oikealla puolella olevan valintaruudun avulla kyseisen alisivuston näkyviin myös valitut-välilehdellä (kuva 39), ottaa paperit mukaansa, ja lähtee kävelemään kohti Kiihdytinlaboratorion rakennusta. 73

80 6.8 Skenaario 2: Magnus ja konferenssipaperi Kuva 38: Rajaava haku intranetin tietohierarkkiaan avainsanalla kyykkä. Kuva 39: Magnus liittää Papintappajat-yhdistyksen alisivuston valitut-välilehdellä näkyviin alisivustoihin. 74