Uuden sukupolven organisaation valmistelu. Organisaatiotoimikunta Projektisuunnitelmaluonnos

Transkriptio

1 Uuden sukupolven organisaation valmistelu Organisaatiotoimikunta Projektisuunnitelmaluonnos

2 Hallinnon ja palvelujen järjestämissopimus Kohta 5 Organisaatio ja johtaminen Vuoden 2009 alussa käynnistetään uuden sukupolven organisaation valmistelu Uusi organisaatio voimaan vaiheittain ja lopullisesti vuoden 2013 alusta lähtien Tavoitteena on uudistaa konserni- ja palveluorganisaatio matriisimaisesti ydinprosesseja ja jatkuvaa kehittämistä tukevaksi Organisaation toiminnan ja ohjauksen perustana ovat vastuutetut ydinprosessit, jotka määritellään asiakasryhmien ja kehittämistarpeiden mukaisiksi

3 Organisaatiouudistus kaupunkistrategiassa 8. Demokratiaa ja tehokkuutta tukeva uuden sukupolven organisaatio Strategiset toimintalinjat ja tavoitteet 8.1. Organisaatiouudistuksella lisätään asiakaslähtöisyyttä ja tehokkuutta sekä vahvistetaan kykyä vastata toimintaympäristön muutoksiin 8.2. Edustuksellisen luottamushenkilötoiminnan edellytysten vahvistaminen 8.3. Avoimen ja vuorovaikutteisen organisaatiokulttuurin luominen 8.4. Osaavien ja hyvinvoivien työyhteisöjen aikaansaaminen 8.5. Hyvän hallintotavan toimintaperiaatteiden toteutuminen päätöksenteossa, johtamisessa ja hallinnossa 8.6. Omistajapoliittisen ohjauksen ja konserniohjauksen tehostaminen Toimenpiteet ja kehityshankkeet 8.a. Organisaatiouudistuksen periaatteiden ja ohjelman vahvistaminen vuonna 2010 ja uudistuksen toteuttaminen valtuustokauden aikana 8.b. Uuden henkilöstöpoliittisen sopimuksen ja työhyvinvoinnin kehittämisohjelman tekeminen yhdessä henkilöstöjärjestöjen kanssa 8.c. Poliittisten ryhmien keskinäisen sopimuskäytännön kehittäminen 8.d. Konserniohjauksen periaatteiden pitäminen ajan tasalla ja niiden noudattamisen valvonta 8.e. Hyvän hallinnon periaatteiden vahvistaminen ja niiden noudattamisen tukeminen valmennuksen avulla 8.f. Demokratian toimivuuden arviointi ja seuranta (esim. demokratiatilinpäätös)

4 Organisaatiotoimikunnan toimeksianto Kaupunginhallituksen asettamispäätös /65 Toimeksianto Toimikausi vuoden 2012 loppuun Johtaa ja ohjaa organisaatiouudistuksen valmistelua Vahvistaa uudistukselle projektisuunnitelman ja -aikataulun Käsittelee uudistusta ohjaavat keskeiset linjapäätökset Käsittelee uudistusta käsittelevien valtuustoseminaarien aineiston Toimikunnan keskeiset ehdotukset viedään kaupunginhallitukseen (mm. valtuustoon menevät asiat)

5 Organisaatiotoimikunnan kokousaikataulut 2010 Toimikunnan kokoukset pidetään pääsääntöisesti maanantaisin kaupunginhallituksen kokousten jälkeen. Toimikunta voi pitää tarvittaessa päättämällään tavalla ylimääräisiä kokouksia myös muina ajankohtina. Toimikunnan kokoukset vuonna 2010 ovat seuraavasti: 1. ma kello ma kello ma kello ma kello ma kello ma kello ma kello ma kello

6 Organisaatiouudistuksen tavoitteet Asiakaslähtöisyyden korostaminen - kuntalaisten omatoimisuuden vahvistaminen ja ennaltaehkäisevyys Organisaatiorakenteen yksinkertaistaminen Periaatteena kaksiportaisuus (järjestämis- ja viranomaistehtävät palvelujen tuottaminen) Poliittisen ohjauksen turvaaminen Palvelujen järjestämisohjauksen ja palvelujen tuottamisen ohjauksen erottaminen luottamuselintasolla Tehokas palvelutuotanto Tehokkaat tuotanto-organisaatiot Tuotteistaminen ja tuottavuuden parantaminen Kuntalaisten vaikutusmahdollisuuksien vahvistaminen Uusien osallistumismahdollisuuksien kehittäminen Toiminnan hyväksyttävyyden ja oikeudenmukaisuuden turvaaminen Lakien ja sääntöjen mukainen päätöksenteko Toiminnan valvonnan ja kontrollin turvaaminen

7 Organisaatiouudistuksen valmistelusta ja aikatauluista (1) Perusrakenne - valmistelu - päätös Uudistuksen suunnittelu ja valmistelu Päätöksenteko ja laaja viestintä Uudistuksen toteutus Käynnistäminen ja vakiinnuttaminen

8 Organisaatiouudistuksen valmistelusta ja aikatauluista (2) I VALMISTELUN OHJAUS Organisaatiotoimikunta Johtoryhmä Kaupunginhallituksen nimeämä organisaatiotoimikunta ohjaa toimielimenä kokonaisvalmistelua. Kaupunginjohtaja toimii toimikunnan puheenjohtaja. Toimikunnan työssä korostuu erityisesti luottamushenkilöorganisaatioon ja kuntademokratian toimivuuden vahvistamiseen liittyvät asiat. Toimikunta tekee ehdotukset uudistuksen valmistelun pääperiaatteista ja linjauksista. Kaupungin johtoryhmä ohjaa virkajohdon ja asiantuntijavalmistelua. Toimikuntaan menevät asiakokonaisuudet käsitellään pääsääntöisesti johtoryhmässä. II VALMISTELUTYÖN TEKEMINEN Valmisteluryhmien määrä pidetään suppeana kokonaistehtävän vaativuudesta huolimatta. Kaupunginjohtaja nimeää valmisteluryhmät elokuussa Muutosjohtaja ja strategiajohtaja koordinoivat valmisteluryhmien toimintaan sovitulla tavalla.

9 Organisaatiouudistuksen valmistelusta ja aikatauluista (3) Valmistelutehtävät Valmistelun määräajat Johtoryhmä Toimi-kunta Kh/valt 0. Projektisuunnitelma Kh Palvelurakenne 1.1 Palveluorganisaation perus-rakenne: as.lähtöiset ydinprosessit 1.2 Palvelujen ydinprosessi-kohtainen valmistelu Luottamushenkilöorganisaation toimielinrakenne ja toimivuus 2.1 Toimielinrakenne Muut valmisteltavat asiat Hallinto ja sen tukipalvelut Tuotantorakenteen valmistelu Ohjaus- ja johtamisjärjestelmä Muutosjohtaminen ja uudistuksen valmistelua tukeva toiminta jatkuva jatkuva jatkuva 7. Erilliset tehtävät 7.1 Sääntövalmistelu Henkilöstön sijoittelu ja henkilövalinnat k. 2012

10 Valmistelutehtävät: Palvelujen ohjauksen ja tuottamisen perusratkaisut (1) Kuntalaiset ja asiakkaat Yritykset ja järjestöt Palveluprosessit Tuotantorakenteet Hallinto- ja ohjausrakenteet Kunnan muutoksen johtaminen KENELLE? MITÄ PALVELUJA? MITEN TUOTETAAN? MITEN JOHDETAAN? (= MILLÄ RESURSSEILLA TUOTETAAN?)

11 Valmistelutehtävät: Palvelujen ohjauksen ja tuottamisen perusratkaisut (2) Prosessien määrittely - Palveluprosessien ja järjestämisvastuiden määrittäminen - Palveluprosessien, ohjausprosessien ja viranomaistehtävien erottaminen Tuotannon organisaatiotapojen määrittely - Bruttoyksiköt, nettoyksiköt, liikelaitokset, kumppanuusyhteisöt, markkinayksiköt Ohjaustapojen määrittely - Hierarkkinen ohjaus - Sopimusohjaus (kumppanuus) - Markkinaohjaus

12 Organisaatiouudistuksen keskeiset valmistelutehtävät (3) Keskeiset valmistelutehtävät: 1. Palveluorganisaation perusrakenne ja ydinprosessikohtainen valmistelu 2. Luottamushenkilöorganisaation toimielinrakenne ja toimivuuden edellytykset 3. Hallinto ja sen tukipalvelut erityistehtävänä sääntövalmistelu 4. Tuotantorakenne 4. Ohjaus- ja johtamisjärjestelmä 6. Muutosjohtaminen ja uudistuksen valmistelua tukeva toiminta

13 1. Palveluorganisaation perusrakenne asiakaslähtöiset ydinprosessit (1) Tehtävä: Määritellään asiakaslähtöiset ydinprosessit, jotka muodostavat uuden sukupolven organisaation palvelurakenteen. Päätöksenteon pohjaksi valmistellaan palvelujen organisaatiorakenteen vaihtoehtoja. Vastuutus: Toimikunta tekee ehdotuksen palvelujen ydinprosesseista elokuun 2010 loppuun mennessä. Tavoitteena on, että valtuusto päättää palvelurakenteesta lokakuussa Päävalmistelijat esittelevät palveluorganisaation perusrakenteen vaihtoehtoja. Ydinprosessien valmistelu tehdään kaupungin johtoryhmässä. Valmisteluvastuussa ovat muutosjohtaja ja strategiajohtaja. Sen jälkeen, kun ydinprosessit on määritelty, jokaisen ydinprosessin sisältöä valmistelemaan nimetään vastuuhenkilö ja työryhmä sekä vahvistetaan aikataulu. Palvelurakenneryhmässä päävalmistelijoiden vetämänä sovitetaan yhteen palvelurakenteen valmistelun kysymyksiä. Aikataulu: Valtuusto ja 1. tai

14 2. Luottamushenkilöorganisaatio (1) Tehtävä: Määritellään ydinprosessien varaan rakentuva luottamushenkilöorganisaatio. Tässä yhteydessä ratkaistaan mm. seuraavia asioita: - Lautakunta vs. valiokuntamalli - Poliittisen johtamisen vastuuhenkilöiden asema (mm. pormestari/kh:n päätoiminen puheenjohtaja), - Toimielinten määrä ja koko - Tuotantorakenteen poliittinen johtaminen (johtokunnat yms.) - Keskeisten luottamushenkilöiden ajankäyttö ja toiminnan edellytykset Vastuutus: Luottamushenkilöorganisaatioon liittyviä kysymyksiä käsitellään ensisijaisesti toimikunnassa. Toimikunta päättää, valitaanko toimikunnan sisältä työryhmä valmistelemaan luottamushenkilöorganisaatioehdotusta. Toimikunta tekee elokuussa 2010 ehdotuksen toimielinrakenteesta. Toimikunta aikatauluttaa muut tehtävät ja niiden viemisen päätöksentekoon. Aikataulu: Valtuusto päättää toimielinrakenteesta lokakuussa 2010.

15 2. Luottamushenkilöorganisaatio (2) Luottamushenkilöorganisaation keskeiset kysymykset: 1. Johtamismalli a. Nykymalli eli palvelutuotanto-organisaationjohtamisen johtamisen ja poliittisen johtamisen erottaminen b. Pormestarimalli eli palvelutuotannon ja poliittisen johtamisen yhdistäminen - Pormestarimallin vaihtoehdot (kuntalaisten valitsema, valtuuston valitsema, apulaispormestarit) 2. Valtuutettujen vaikutusmahdollisuuksien parantaminen a. Valiokuntamalli valtuuston valiokunnat korvaavat lautakunnat - Valiokuntavaihtoehdot (päätöksiä tekevät valiokunnat, asioita valmistelevat valiokunnat, lausuntoja antavat valiokunnat) b. Valtuutettujen määrän lisääminen lautakunnissa - Vaihtoehtoja (puheenjohtajat valtuutettuja, enemmistö valtuutettuja, kaikki valtuutettuja)

16 2. Luottamushenkilöorganisaatio (3) Luottamushenkilöorganisaation keskeiset kysymykset: 3. Keskeisten luottamushenkilöiden toimintamahdollisuuksien parantamine a. Päätoiminen hallituksen puheenjohtaja b. Osa-aikaiset luottamishenkilöt 4. Luottamushenkilöorganisaatio perusrakenne a. Ydinprosesseja johtavat luottamuselimet b. Tuotantoa johtavat luottamuselimet 5. Luottamuselinten toimivuus a. Luottamuselinten koko b. Asiantuntijajäsenet johtokunnissa ja yhtiöiden hallituksissa

17 3. Hallinto ja sen tukipalvelut (1) Tehtävä: Määritellään, miten päätöksenteon, ydinprosessien ja palvelutuotannon tarvitsemat hallintopalvelut organisoidaan. Tärkeänä kysymyksenä mm. hallinnon keskityksen ja hajautuksen asteen määrittely. Vastuutus: Hallinnon ja sen tukipalvelujen organisoinnin valmistelu koordinoidaan hallinto- ja tuotantoryhmässä. Aikataulu:

18 3. Hallinto ja sen tukipalvelut (2) Hallinnon strategiset tukipalvelut Perusta Linjat ja valinnat Toteuttaminen Arviointi -Tietohuolto - Tutkimus -Strateginen suunnittelu - Kaupunkirakenne ja yleiskaavoitus -Taloussuunnittelu - Henkilöstösuunnittelu - Palveluverkot - Hankintojen suunnittelu - Henkilöstön kehittäminen - Kehittämis-, hanke- ja projektityö - Tietohallinto - Sisäinen tarkastus - Controllertoiminta - Laatutyön tuki - Palautteen järjestelmällinen keruu (mm. asiakas ja henkilöstö) - Omistajaohjaus Hallinnon operatiiviset tukipalvelut Päätöksenteon valmistelu ja toimeenpano - Kansliapalvelut - Kirjaamo - Arkistopalvelut - Lakipalvelut Työnantajapalvelut ja palkkahallinto - Palkanlaskenta - Eläkeasiat - Rekrytointipalvelut - Työ- ja henkilöstöturvallisuus Taloushallinto - Kirjanpito ja ostoreskontra - Kassa- ja rahoitusasiat - Hankintojen tekeminen - Tilinpäätösvalmistelu ja talouden raportointi ICT- ja tilapalvelut -tietojärjestelmät ja muut ICT-palvelut - Toimitilat - Muu yleishallinto - Yhteistoiminta - Laskutus ja perintä - Virka- ja työsopimusasiat

19 3. Hallinto ja sen tukipalvelut (2)

20 4. Tuotantorakenne (1) Tehtävä: Ydinprosessien määrittelyn jälkeen selvitetään, miten prosessit jakaantuvat järjestämisvastuuseen ja tuotantovastuuseen. Tuotantorakenteen osalta päätetään, mitkä tuotantoyksiköt toimivat liikelaitoksina ja miltä osin käytetään taseja/tai nettoyksiköitä. Erilliskysymyksenä selvitetään, onko joitakin toimintoja syytä yhtiöittää. Vastuutus: Tuotantorakenteen organisoinnin valmistelu koordinoidaan hallinto- ja tuotantoryhmässä. Aikataulu:

21 4. Tuotantorakenne (2) Tuotannon organisaatiovaihtoehdot ja tuotantorakenne Sisäinen konserni Ulkoinen konserni Markkinat Kunnan budjettiyksikkö Kunnan omistuksessa tai määräysvallassa oleva Kunta-yhtymä Nettoyksikkö Liikelaitos Nettoyksikkö Liikelaitos Säätiö, järjestö Osakeyhtiö Yritys, Järjestö Kumppanuus, neuvottelu Kilpailuttaminen, neuvottelu, kumppanuus Kilpailuttaminen, palvelusetelit

22 5. Ohjaus- ja johtamisjärjestelmä (1) Perustehtävä - Strategia Organisoinnin perusrakenne Ohjaus- ja johtamisjärjestelmä Ohjausmalli Perusrakenteen ulottuvuudet: prosessit, asiakkuudet palvelualueet /yksiköt, osaamisalueet, maatieteelliset alueet yms. Johtamisprosessit ja työkalut Toimintaympäristön seuranta Strategian määritys ja dialogi Kehittämisen ohjaus Tavoitteiden ja suorituksen mittaamisen malli Henkilötason johtamispositiot: tehtävät, roolit, vastuut ja valtuudet sekä esim. johtoryhmät Operatiivisen toiminnan ohjaus Talouden ohjaus Suorituksen johtaminen Kulttuuri ja arvot

23 5. Ohjaus- ja johtamisjärjestelmä (2) Tehtävät: 5.1 Konserniohjaus Organisaation valmistumisen myötä muodostuu uudenlainen kaupungin sisäinen konserni ja ulkoinen konserni tarkentuu. Konserniohjauksen periaatteet tarkistetaan uuden rakenteen mukaisiksi. 5.2 Palvelutuotannon ohjaus Ydinprosessien ja palvelurakenteen määrittelyn jälkeen tehdään palvelutuotannon ohjauksen periaatteet ja mallit. Järjestämis- ja tuottamistason välisen suhteen ratkaisuvaihtoehdot tuodaan esille Talouden ohjausjärjestelmät Talouden ohjauksen mallit ja uusi talousarviorakenne kytketään valmisteluun. Varmistetaan, että ydinprosessien ja palvelurakenteen valmistelun yhteydessä talouden näkökulma otetaan huomioon.

24 5. Ohjaus- ja johtamisjärjestelmä (3) Tehtävät: 5.4 Johtamisjärjestelmä Ydinprosessien ja palvelurakenteen vahvistamisen jälkeen päätetään uudesta johtamisjärjestelmästä (johtamisvastuut, johtoryhmät yms.). Vastuutus: Päävalmistelijat vastaavat ohjaus- ja johtamisjärjestelmän valmistelusta. Myös palveluryhmä sekä hallinto- ja tuotantoryhmä osallistuvat omalta osaltaan valmisteluun. Aikataulu:

25 6. Muutosjohtaminen ja uudistuksen valmistelua tukeva toiminta (1) Tehtävät: 6.1 Viestintä ja kuntalaisten vuorovaikutuksellinen osallistuminen Uuden sukupolven organisaation viestinnästä tehdään erillinen suunnitelma, joka sisältää myös sen, miten kuntalaisten osallistumis- ja vaikutusmahdollisuudet otetaan huomioon. 6.2 Henkilöstön osallistuminen ja yhteistoiminta Henkilöstön osallistuminen turvataan yhteistoimintalain mukaisesti. Keskeiset päätökset käsitellään yhteistyötoimikunnassa. Henkilöstön edustajat nimetään perustettaviin työryhmiin.

26 6. Muutosjohtaminen ja uudistuksen valmistelua tukeva toiminta (2) 6.3 Muutoksen tukeminen Uuden sukupolven organisaation valmistelua tuetaan henkilöstön muutosvalmennuksella, josta tehdään erillinen ohjelma. Ohjelmaan sisällytetään erilaisia vuorovaikutteisia tilaisuuksia henkilöstön, poliittisten päättäjien ja sidosryhmien kanssa. Vastuutus: Muutosryhmässä käsitellään muutosjohtamiseen ja uudistuksen valmistelua tukevaan toimintaan liittyvät kokonaisuudet. Aikataulu: alkaen jatkuvaa.

27 7. Erilliskysymykset (1) 7.1 Sääntöjen valmistelu Uuden sukupolven organisaation muodostaminen edellyttää sääntöjen kokonaisuudistuksen. Säännöt valmistellaan syksyllä 2011 ja ne vahvistetaan alkuvuonna Vastuutus: Hallinto- ja tuotantoryhmä valmistelee erityistehtävänään säännöt. Aikataulu: Syksy Henkilöstön sijoittuminen ja henkilövalinnat Henkilöstö sijoitetaan uuteen organisaatioon keväällä Uudistus muuttaa johdon tehtäviä ja vastuita. Joissakin tapauksissa tämä johtaa merkittäviin uudelleen sijoituksiin ja henkilövalintoihin. Vastuutus: Valmistellaan päätöksentekoon sovitulla tavalla. Aikataulu: Kevät 2012.

28 7. Erilliskysymykset (2) 7.3 Muut erilliskysymykset Valmisteluprosessin aikana nousee esiin selvitystä ja valmistelua vaativia erilliskysymyksiä, joiden valmistelusta ja vastuusta päätetään erikseen. Tällaisia voivat olla mm. koko organisaation läpäisevien toimintaperiaatteiden valmistelu: Tuottavuuden parantaminen, kehittäminen ja innovaatiot, ICT-teknologia ja sähköiset ratkaisut Hyvinvoinnin ja terveyden edistäminen, varhainen tunnistaminen ja puuttuminen, ehkäisevät palvelut Kuntalaisten osallisuuden ja vaikutusmahdollisuuksien tukeminen ja yhteistoimintajärjestelmät