Yhtymähallitus Liite 8, (salainen)

Transkriptio

1 Yhtymähallitus Liite 8, (salainen) 1 TOIMENPITEET TILINTARKASTAJIEN RAPORTIN JOHDOSTA Tilintarkastajat ovat antaneet päivätyn raporttinsa vuokratyövoiman ostopalvelujen tarkastuksesta. Raportti on toimitettu kuntayhtymän hallintoon Tämän jälkeen raportti lähetettiin yhtymähallituksen jäsenille. Raportti on luonteeltaan salainen. Tilintarkastajien kanssa käydyn prosessin ja raportin perusteella esitetään suoritettavaksi seuraavat toimenpiteet. Tässä asiakirjassa tilintarkastajien suositukset on kursivoitu ja toimenpide-ehdotukset alleviivattu. Vuokratyövoiman ottaminen Tilitarkastajien raportin mukaan (s.16) vuokratyövoiman hankinnassa sopimuskäytäntö on ollut kirjavaa ja vuokratyövoimaa on hankittu kilpailuttamatta. Lisäksi hankinta ei ole aina toteutunut hankintavaltuuksien mukaisesti. Tilintarkastajat suosittelevat, että jatkossa kaikkien palveluntuottajien kanssa laaditaan aina kirjallinen sopimus, jossa sovitaan ostopalvelun sisällöstä, hinnasta. laadusta ja muista keskeisistä palvelua koskevista asioista. Palvelut kilpailutetaan ja niistä tehdään hankintalain edellyttämä hankintapäätös ja sopimus. Jatkossa tulee varmistaa, että noudatetaan kuntayhtymässä sovittuja toimivaltuuksia. Henkilöresursseja hankittaessa Karviaisessa ensisijainen tavoite on henkilön ottaminen Karviaisen palvelukseen vakituiseen tai määräaikaiseen virka- tai työsuhteeseen. Tämä tavoite ei nykyisessä työvoiman saatavuustilanteessa aina toteudu, jolloin joudutaan käyttämään vuokratyövoimaa, jotta voidaan toteuttaa joko hoitotakuulain vaatimukset vastaanottopalvelun vähimmäissaatavuudesta tai riittävä potilasturvallisuus työvuoroissa. Vuokratyövoimana hankitaan lähinnä lääkäreitä, hammaslääkäreitä ja hoitajia. Vuokratyövoiman hankkiminen on aina toissijainen vaihtoehto suhteessa Karviaisen omaan henkilöstöön. Myös vuokratyövoiman saatavuudessa on ollut suuria ongelmia varsinkin vuosina 2009 ja 2010 vuokratyövoiman kysynnän ylittäessä tarjonnan, jolloin vuokratyövoima on käytännössä jouduttu ottamaan sieltä, missä sitä on ollut tarjota. Koska hoitotakuu ja potilasturvallisuus on määritelty laissa ja asetuksissa, ei ole mahdollista jättää näiden toimintojen tehtäviä ilman henkilöä, joten avoin tehtävä tulee täyttää joko omalla tai vuokratyövoimalla. Näin ollen periaatteet ja valtuudet vuokratyövoiman ottamisesta tulee määritellä siten, että se arkipäivän työssä sujuu joustavasti, mutta sovittujen periaatteiden mukaisesti.

2 Yhtymähallitus Liite 8, (salainen) 2 Vuonna 2012 edetään seuraavasti. Vuokratyövoiman hankinta kilpailutetaan sisältäen kaikki Karviaisen tarvitsemat osiot: lääkärit, hammaslääkärit, hoitajat, päiväpäivystys ja ajanvaraukseen perustuva iltavastaanotto. Syksyllä 2010 tehtiin päätös päiväpäivystyksen ja ajanvaraukseen perustuvan iltavastaanoton kilpailuttamisesta. Tarvekartoitusta kilpailutusta varten on tehty vuonna Kilpailutus ja hankinta toteutetaan 2012 elokuun loppuun mennessä. Kilpailutuksessa käytetään hankintakonsultin apua. Nykyisten tuottajien kanssa laaditaan määräaikaiset ostopalvelusopimukset vuoden 2012 elokuun loppuun asti ts. kilpailutuksen ja hankinnan toteuttamisprosessin ajaksi. Koska ostopalvelusopimusta käytetään vain tarvittaessa, silloin kun tehtävään ei saada henkilöä Karviaisen virka- tai työsuhteeseen, on usein vaikeaa arvioida etukäteen sopimuksesta syntyvää tarkkaa hankinta-arvoa päiväpäivystystä ja iltavastaanottoa lukuun ottamatta. Jotta toiminta sujuisi työvuoroissa potilasturvallisuuden kannalta riittävän hyvin, toimitaan elokuun loppuun asti siten, että näiden määräaikaisten ostopalvelusopimusten osalta hankintapäätöksen arvo määritellään enintään hankintavaltuuden tasoon. Näin ollen vuokratyövoiman käyttäjä on velvollinen selvittämään ennen vuokratyöhenkilön ottamista, että hankintavaltuutta on jäljellä. Jos samaa toiminta-aluetta kohden on useampien tuottajien kanssa määräaikaiset sopimukset, koskee enimmäisraja koko sopimuskokonaisuutta. Päiväpäivystyksen ja iltavastaanoton osalta ehdotetaan, että nykyisen palveluntuottajan kanssa tehdään sopimus asti. Päiväpäivystyksen hankinta-arvo elokuun 2012 loppuun mennessä nykyisellä järjestelmällä on Nummelan terveysaseman osalta euroa (+alv) ja Karkkilan terveysaseman osalta euroa (+ alv). Iltavastaanoton hankinta-arvo sisältäen sekä lääkäri- että hoitajatyön on euroa (+alv). Päiväpäivystys ja iltavastaanotto yhteensä on elokuun loppuun mennessä euroa (+ alv). Yhtymähallituksen puheenjohtaja ja kuntayhtymän johtaja valtuutetaan allekirjoittamaan määräaikainen sopimus päiväpäivystyksestä ja ajanvaraukseen perustuvasta iltavastaanotosta asti. Ostopalvelujen laskutustiedot Tilintarkastajien suosituksissa (s.9) kiinnitetään huomiota siihen, että Suomen Geriatriakeskus Oy:n laskut ovat olleet sisällöltään puutteelliset. Niissä ei käy ilmi, kuka ja milloin lääkäripalveluja on suorittanut eikä myöskään laskutettujen tuntien oikeellisuutta voida varmistaa. Sopimuksiin liitetään jatkossa aina kuvaus siitä, mitä Karviaiselle toimitettavassa laskussa tulee käydä ilmi vuokratyön suorittamisesta; työn

3 Yhtymähallitus Liite 8, (salainen) 3 suoritusaika, tehdyt tunnit, jotka oltava varmennettavissa Karviaisen työaikajärjestelmästä, niiden yksikköhinta ja työn suorittaja. Ostopalvelujen tuottajat (esim. Mediverkko ja Attendo Medone) toki ovat toimineet tähänkin asti laskutuksen osalta vaaditulla tavalla. Rekrytointiperiaatteet ja pätevyyden tarkistus Tilintarkastajat suosittelevat raportissaan (s. 9), että jatkossa Karviaisessa dokumentoidaan Valviran rekisteristä tehdyt henkilöiden pätevyyden varmistamiset. Karviaisen esimiesopasta on päivitetty rekrytointiperiaatteiden osalta ja Esimiesoppaaseen on lisätty tilintarkastajien suositus, että Karviaisessa dokumentoidaan Valviran rekisteristä tehty henkilön pätevyyden varmistus. Esimiesoppaan sivulla 8 on seuraava ohjeistus: Henkilökuntaa rekrytoitaessa tulee palkkauspäätöksen tekijän varmistua hakijan henkilöllisyydestä henkilön työ- ja opintohistoriaan liittyvien todistusten alkuperäisyydestä riittävällä tavalla henkilön oikeuden harjoittaa ammattiaan. Tarkistus tehdään (asianmukaisesta) viranomaisrekisteristä (Valvira, Terhikkirekisteri). Sosiaalihuollon henkilöstön pätevyys on tarkistettava siitä yliopistosta, josta päättötodistus on saatu kunnes myös sosiaalialan pätevyydet löytyvät viranomaisrekisteristä. Mikäli oikeus harjoittaa ammattia ei ole tarkistettavissa viranomaisrekisteristä, tulee se varmistaa alkuperäisistä todistuksista. Pätevyyden tarkistaminen viranomaisrekisteristä tai alkuperäisistä todistuksista tulee dokumentoida (tarkistamispvm) webtallennusohjelmassa tehtävään virkamääräyksen tai työsopimuksen lisätietoja kohtaan. Myös ostopalvelusopimusten perusteella työhön otettavan osalta varmistutaan niin ikään oikeudesta harjoittaa ammattia sekä sopimuksia solmittaessa tulee edellyttää, että palvelun tuottaja hoitaa asianmukaisesti luvat/ilmoitukset valvontavelvollisille viranomaisille. Lisäksi suositellaan myös soitettavaksi henkilön aiemmalle työnantajalle henkilön suostumuksen saamisen jälkeen.

4 Yhtymähallitus Liite 8, (salainen) 4 Selvitetään työntekijän mahdolliset sidonnaisuudet eli omistaako hän, onko hän hallituksen jäsen tai työskenteleekö hän organisaatiossa, jolta Perusturvakuntayhtymä Karviainen ostaa tai voisi ostaa tuotteita tai palveluja. Vuokratyövoiman oston osalta toimitaan jatkossa siten, että kilpailutuksen yhteydessä tarjouspyynnössä määritellään laatuvaatimuksiin liittyen vahvat sanktiot vailla laillistusta olevan tai muuten tehtävään sopimattoman vuokratyövoiman toimittamisesta. Lisäksi sopimuksissa edellytetään, että vuokratyön suorittajalla on työhön tullessaan mukanaan todistus oikeudesta harjoittaa terveydenhuollon ammattiaan. Sivutoimiluvat ja sivutoimi-ilmoitukset Esimiesoppaassa annetun ohjeen mukaan (s. 12) Sivutoimiluvat haetaan kuntayhtymän johtajalta ja sivutoimi-ilmoitukset toimitetaan hallinto- ja talouspäällikölle. Ilmoituksia sivutoimista, joita tehdään virka-ajan ulkopuolella, on annettu kuntayhtymän johtajalle ja jatkossa hallinto- ja talouspäällikölle. Esimiesoppaassa on ohjeet sivutoimiluvan ja sivutoimi-ilmoituksen osalta. Henkilöstöä vielä muistutetaan Intranetin kautta periaatteista sivutoimiluvan hakemisesta ja sivutoimi-ilmoituksen tekemisestä. Sisäisen valvonnan ohjeet Tilintarkastajien näkemyksen mukaan (s. 18) sisäisen valvonnan vastuut on sisäisen valvonnan yleisohjeessa asianmukaisesti määritelty muiden kuin kuntayhtymän henkilöstön osalta. Tilintarkastajat suosittelevat, että yleisohjeessa todetaan myös koko henkilöstön vastuu sisäisestä valvonnasta. Henkilöstö toteuttaa vastuutaan noudattamalla kuntayhtymän ohjeita ja esimiesten määräyksiä. Koska tilintarkastajien näkemyksen mukaan sisäinen valvonta ei toimi asianmukaisesti, otetaan sisäisen valvonnan ohjeet asialistalle sekä johdon työkokouksessa että esimiesten päivässä. Lisäksi sisäisen valvonnan ohjetta päivitetään tilintarkastajien siihen esittämien muutosten mukaisesti. Tilintarkastajien suositusten mukaisesti päivitetty sisäisen valvonnan ohje ja selvitys sisäisen valvonnan järjestämisestä tuodaan yhtymähallituksen hyväksyttäväksi kevään 2012 aikana.

5 Yhtymähallitus Liite 8, (salainen) 5 Riskien hallinta Hallintosäännön mukaan (tilintarkastajien raportti s. 19) kuntayhtymän sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä vastaa kuntayhtymän hallitus ja kuntayhtymän johtaja, mikä on tilintarkastajien näkemyksen mukaan suositeltavaa todeta myös sisäisen valvonnan yleisohjeessa. Riskienhallinta on asianmukaisesti vastuutettu yleisohjeessa palvelulinjajohtajille ja yksiköiden esimiehille. Kuntayhtymän yksiköissä on laadittu yksikkökohtaiset riskienhallinnan suunnitelmat työsuojelun ja työturvallisuuden näkökulmasta. Tilintarkastajat suosittelevat, että kuntayhtymässä näiden lisäksi laaditaan kuntayhtymätasolla riskienhallintasuunnitelma, ja siihen sisällytetään myös operatiivisten ja strategisten riskien tunnistamiseen, arviointiin ja hallintaan liittyviä menettelytapoja. Tilintarkastajat suosittelevat, että käytännössä voi olla tarkoituksenmukaista liittää strategisten riskien tunnistaminen ja arviointi esim. kuntayhtymän strategiatyöhön, jolloin strategisia riskejä tunnistettaisiin ja arvioitaisiin strategian laadinnan/päivityksen yhteydessä ja arvioinnin suorittaisi yhtymähallitus. Kuntayhtymän kaikkien yksiköiden osalta tehtiin yksikkökohtaiset riskienhallinnan suunnitelmat työsuojelupäällikön ja henkilöstöpäällikön johdolla Tänä vuonna tullaan laatimaan palvelutasosuunnitelma vuosille Tässä yhteydessä myös Karviaisen strategiasuunnitelma ja toimintaympäristöön liittyvät asiat joudutaan päivittämään. Tämän työn yhteydessä laaditaan koko Karviaista koskeva riskien hallinnan suunnitelma, joka käsitellään yhtymähallituksessa viimeistään palvelutasosuunnitelman käsittelyn yhteydessä. Palvelutasosuunnitelma on laaditun valmisteluaikataulun mukaan tarkoitus käsitellä ennen vuoden 2013 talousarvion ja vuosisopimuksen käsittelyä, syyskuussa Sisäisen valvonnan ohjetta päivitetään näiltä osin. Sopimusten valvonta Tilintarkastajien näkemyksen mukaan (s. 22) sopimusten valvontaan liittyvät menettelytavat on sisäisen valvonnan yleisohjeessa asianmukaisesti määritelty, mutta kaikissa tapauksissa ohjeen mukaan ei ole toimittu. Tilintarkastajien mukaan (s. 22) vain pieni osa kuntayhtymän hankintasopimuksista on viety Dynasty-järjestelmään. Tältä osin he suosittelevat, että kuntayhtymässä käydään läpi voimassa olevat sopimukset vastuualueittain ja varmistetaan, että ne on kaikki toimitettu toimistosihteerille. Lisäksi olisi suositeltavaa asettaa määräaika, johon mennessä kaikki voimassa olevat sopimukset viedään Dynasty-järjestelmään. Jatkossa sopimukset tulee viedä järjestelmään mahdollisimman ajantasaisesti.

6 Yhtymähallitus Liite 8, (salainen) 6 Alustavan tarkastusraportin johdosta tarkastukseen ilmoitettiin, että Dynastyn sopimushallintajärjestelmää ei ole vielä otettu käyttöön. Kuntayhtymän asiakirjahallinnossa käytetään Dynasty for SQLasiakirjahallinnan järjestelmää. Asiakirjahallintajärjestelmä otettiin laajaan käyttöön keväällä 2009, jolloin kaikille viranhaltijapäätösten tekijöille ja muille asiahallinnan käyttäjille annettiin järjestelmän käyttöön liittyvä koulutus. Vuonna 2011 laadittiin arkiston muodostussuunnitelma (ns. AMS-järjestelmä). Asiakirjahallinnan järjestelmässä ovat mm. yhtymähallituksen ja yhtymäjaoston kokoukset, viranhaltijapäätökset yms. asiat. Järjestelmään voidaan liittää myös sopimushallinnon osio. Sopimushallinnan osiota ei ole vielä otettu Karviaisessa käyttöön, koska arkiston muodostussuunnitelma (AMS-järjestelmä) oli laadittava ensin. Asiakirjahallintajärjestelmän sopimusten hallintaosio otetaan käyttöön mennessä ja järjestelmän käyttäjille annetaan siihen liittyvä koulutus. Siihen asti sopimukset on toimitettava yhtymän hallintoon kansioitavaksi. Voimassaolevat sopimukset vastuualueittain on tarkastettu ja toimitettu yhtymän hallintoon. Kun sopimusten hallinta on otettu käyttöön, viedään voimassaolevat sopimukset järjestelmään mahdollisimman ajantasaisesti. Niin kauan kun sopimushallinta ei ole sähköisenä käytettävissä, sopimusjäljennös on toimitettava ko. laskujen asiatarkastajalle ja hyväksyjälle. Laskujen tarkastus, vastaanotto ja hyväksyminen Tilintarkastajien raportin mukaan (s. 20) yleisohjeessa on asianmukaisesti määritelty tavaroiden ja palveluiden vastaanottoon ja hyväksymiseen liittyvät menettelytavat ja haastateltujen henkilöiden vastuualueilla vastaanottajaluettelot oli laadittu. Tilintarkastajat olivat kiinnittäneet huomiota siihen, että yksi delegointipäätös laskujen hyväksymisen osalta oli tehty takautuvasti. Laskujen kierrossa ja käsittelyssä käytetään sähköistä ohjelmaa. Käyttövaltuudet ohjelmaan annetaan sen mukaisesti, miten kuntayhtymän johtaja on päättänyt laskujen ja muiden tositteiden vastaanottajista ja hyväksyjistä. Henkilö, jolla ei ole hyväksymisvaltuuksia ko. tuotteeseen, ei pääse järjestelmässä hyväksymään laskua. Muistion laati Riitta-Liisa Reiterä kuntayhtymän johtaja