Tarjouspyyntö Vastaukset toimittajien kysymyksiin Lausuntopyyntöpalvelu

Transkriptio

1 1 1. Tarjouspyyntönne liitteessä 3.1 Lausuntopalvelun käytettävyysarviointi todetaan ao. tapaan, onkohan mainitussa aikataulussa jokin virhe?...osana tarjousten arviointia järjestelmille suoritetaan käytettävyysarviointi ulkopuolisen, riippumattoman toimittajan toimesta. Testit tekee Adage Oy, joka raportoi tulokset OTTK:lle. Arviointikriteereinä koekäytössä käytetään yleisiä käytettävyyskriteereitä. Arviointi tulee painottumaan alla lueteltuihin toimintokokonaisuuksiin. Arvioinnissa jaettavat pisteet vaikuttavat kokonaisarviointiin. Arviointia varten tulee tarjoajien toimittaa koekäyttötunnukset tarjouksen mukana suljetussa kirjekuoressa. Kuori avataan ainoastaan, mikäli tarjous hyväksytään mukaan vertailuun. Ympäristön tulee olla käytettävissä aikavälillä Vastaus: Päivämäärä on virheellinen. Ympäristön tulee olla käytettävissä aikavälillä HILMAssa julkaistuissa tarjouspyyntömateriaaleissa Tarjouspyynto-lausuntopalvelu-liitteet.docx - tiedoston kanssa on esiintynyt ongelmia joillakin toimittajilla. Mistä ongelma johtuu? Vastaus: Kyseinen tiedosto on Microsoftin uudemmassa formaatissa. Kaikille tiedostoille on ajettu yhteentoimivuustesti wordin versioille sekä windowsille että macille. Kyseisessä tiedostossa on sisäkkäinen taulukkorakenne, joka ei ole yhteensopiva sitä vanhempien versioiden kanssa. On epäselvää, miksi kyseinen tiedosto ei avaudu joillakin laite- ja ohjelmistokokoonpanoilla. Tiedoston tallentaminen vanhempaan doc-päätteiseen muotoon rajaa todennäköisesti kyseisen ongelman. Uusi versio tiedostosta löytyy OM:n sivuilla paikasta: 3. Tuleehan lausuntopalvelunkin tarjouspyyntö niin, että koodi voidaan julkaista avoimena lähdekoodina? Vastaus: Avointa koodia voi käyttää sopimusluonnoksen mukaisesti, mutta sitä ei edellytetä. 4. Tarjouspyynnön liitteenä 17 on kyselytyökalujen kartoitus. Miksi selvitys on mukana tarjouspyynnössä? Vastaus: Lausuntopalvelun toiminnallisuus vastaa suurelta osin markkinoilla olevien kyselytyökalujen toiminnallisuutta. Markkinakartoituksen aikan olemme kartoittaneet myös markkinoilla olevia kyselyratkaisuja. Tilaaja olettaa, että tarjottava ratkaisu perustuu olemassa olevaan välineeseen. Tarjouspyynnön liitteenä oleva kartoitus ei ole vaatimusmäärittelyn osa vaan sen tarkoituksena on helpottaa toimittajia rakentamaan vaatimuksia vastaava ratkaisu. 5. Hankintailmoituksen liitteet ja tarjouspyyntödokumentissa mainitut liitteet eivät näyttäisi täsmäävän? Vastaus: Hankintailmoituksessa tarjouspyynnön liitteet 2, 3, 8, 9, 10.1, 10.2, 11.1, 11.2, 12, 13, 14, 15 ja 16 on koottu yhteen dokumenttiin.

2 2 6. Toimituserien aikataulutus, tarkoittaako P0 30 pv sopimuksen allekirjoittamisesta kalenteripäiviä vai työpäiviä? Vastaus: kalenteripäivää 7. Tarjouspyynnön liitteessä 3.1 Lausuntopalvelu käytettävyysarviointi mainitaan, että Ympäristön tulee olla käytettävissä aikavälillä Tarjousten deadline on eli päivämäärissä lienee virhe. Mitkä ovat oikeat päivämäärät, jolloin ympäristön tulee olla käytettävissä? Vastaus: Katso vastaus kysymykseen Pitääkö yhden referenssin toteuttaa useampi vaatimus vai voiko jokainen vaatimus toteutua omassa referenssissään? Vastaus: Jokainen vaatimus voi toteutua omassa referenssissään. 9. Miten valtionhallinnon ja kuntien käyttäjiä (esim. valmistelijat) on tarkoitus tukea toimintatapojen muutoksessa (sähköisten lausuntopyyntöjen valmistelu ja käsittely) sekä uusien ja yhtenäisten toimintatapojen käytössä? Vastaus: keskeisimpiä tukikeinoja ovat mm. ohjeistukset, koulutus ja hyviksi muodostuneista käytännöistä aktiivisesti viestiminen. Pyrkimyksenä on nopeuttaa toimintatapojen muutosta mm. oikeusministeriön ohjeistuksella. 10. Onko loppukäyttäjiä priorisoitu, esim. minkä organisaatioiden loppukäyttäjät (esim. valmistelijat) on tarkoitus kouluttaa ensin? Onko pilottikäyttäjiä? Kuinka monta loppukäyttäjää tulee kouluttaa käyttöönoton yhteydessä? Vastaus: ensivaiheessa koulutetaan pääkäyttäjät ja pilottikäyttäjät (valmistelijat) Pilottikäyttäjien tai pilotointiin osallistuvien organisaatioiden tarkka määrä ei ole vielä selvillä. Pilottiorganisaatiot ovat todennäköisesti ministeriöitä, virastoja ja kuntia. Ensivaiheen käyttöönottojen yhteydessä koulutettavien loppukäyttäjien määrä on noin 50 henkilöä ja koulutustilaisuuksia arvioidaan olevan vähintään kolme (3). 11. Sopimuksen kohta 4.1.1: Voitteko vahvistaa, että Tilaajan sovellus ei sisällä määritelmällisesti tässä tapauksessa Valmisohjelmistoja? Lisäksi, voitteko vahvistaa, että valmis- ja varusohjelmistoihin sovelletaan ainoastaan kyseiseen valmis- tai varusohjelmistoon sovellettavia ehtoja edellyttäen että Toimittaja toimittaa sovellettavat ehdot Tilaajalle? Vastaus: Tilaajan sovellus on määritelty JIT Yleiset -ehtojen kohdassa Määritelmän mukaan

3 3 Tilaajan sovellukseen voi sisältyä valmisohjelmisto. Lisäksi mainittakoon, että sopimusluonnoksessa mainittuja poikkeamia lukuun ottamatta, sovelletaan sopimusluonnoksen kohdassa mainittuja JIT2007 sopimusehtojen osia. 12. Sopimuksen kohta 4.6 Testaus ja 4.7 Hyväksymistestaus: Edellä mainituissa sopimuskohdissa on määritelty Tilaajalle oikeus tehdä palvelulle tai Tilaajan sovellukselle auditointeja / testauksia. Voitteko vahvistaa, että Toimittajan toimittaman palvelun ja Tilaajan sovelluksen virheettömyyttä arvioidaan kyseisissä auditoinneissa ja testauksissa suhteessa sopimuksessa yksilöityihin vaatimuksiin ja vaatimusten tarkentamisen jälkeen vaatimukset korvanneisiin määrittelyihin, jotka toimituksen tulee toimitushetkellä täyttää? Vastaus: Toimittajan toimittaman palvelun ja Tilaajan sovelluksen virheettömyyttä arvioidaan vaatimuksia korvanneita määrittelyitä vasten vain siltä osin kuin ne määrittelyn aikana tarkentuvat ja tarkennuksia on dokumentoitu ja hyväksytty. 13. Sopimuksen kohta 5.4.2: Voitteko vahvistaa että kohdan mukaisessa tilanteessa Tilaajalla on irtisanoa sopimus olennaisen sopimusrikkomuksen vuoksi, ei purkuoikeutta yksittäisen poikkeaman perusteella? Vastaus: Kohdan mukaisessa tilanteessa Tilaaja ei voi purkaa sopimusta yksittäisen poikkeaman perusteella. 14. Sopimuksen kohta 7: Tarjousten yhteismitallisuuden varmistamiseksi voitteko tarkentaa hintaan sisältyvän raportointivälin ja raporttien sisällön / kattavuuden? Vastaus: Kohdassa 7 valmiiksi mainittujen raporttien (7.1.1 i-iii) lisäksi sopimukseen lisätään raportit ja raportointivälit joihin toimittaja on sitoutunut tarjouksessaan liitteen 5 (laadullisten tekijöiden arviointilomake) mukaisesti. 15. Sopimuksen kohta 8: Varmistaaksemme tarjousten yhteismitallisuuden hinnoittelun ja toimitusvastuun kannalta, voitteko vahvistaa kohdan 8 osalta mahdollisten ristiriitaisuuksien selventämiseksi, että Toimittajan palvelujen toimittamisvelvollisuus päättyy 3 vuoden kuluttua allekirjoitushetkestä ja, sen jälkeen osapuolet voivat jatkaa palveluiden tarjoamista option mukaisesti sopiessaan siitä yhdessä erikseen? Vastaus: Sopimuskausi on määräaikainen kolme vuotta sopimuksen allekirjoituksesta. Tilaajalla on kuitenkin sopimusluonnoksen kohdan mukaisesti oikeus irtisanoa sopimus sopimuskaudella noudattaen kuuden (6) kuukauden irtisanomisaikaa. Määräaikaista sopimusta voidaan jatkaa enintään kolmen vuoden mittaisella optiokaudella. Optiokauden käyttäminen on yksinomaan tilaajan harkinnassa ja optiokauden ehdot (ml. hinnoittelu) ovat samat kuin varsinaisella sopimuskaudella. 16. Sopimuksen kohta 8.1.3: Purkuoikeuden tulisi vakiintuneen markkinakäytännön mukaan olla

4 4 seuraus vain olennaisesta sopimusrikkomuksesta. Kohdassa purkuoikeus voi syntyä hyvin lyhyestäkin viivästyksestä ja viiden päivän aikaraja sopimiselle on hyvin lyhyt. Voitteko tarkentaa kohtaa niin, että kohdassa purkuoikeuden sijaan tilaajalla on irtisanomisoikeus, ja purkuoikeus syntyy vain olennaisesta viivästyksestä. Vastaus: Kyseessä on ensimmäinen toimituserä (P0/käyttöliittymäproto), jonka toimittajan on pystyttävä toimittamaan 30 päivässä sopimuksen allekirjoittamisesta. Toimituserän tarkoituksena on varmistaa toimittajan kyky toteuttaa ja toimittaa palvelu sovitussa aikataulussa ja käytettävyydeltään tasokas palvelu. Tilaajan mielestä purkuoikeuden muuttaminen irtisanomiseksi ja sopimisaikarajan pidentäminen käyttöliittymäproton kohdalla vaarantaa koko projektin toteutuksen. 17. Sopimuksen kohta 8: On kohtuullista että mikäli Tilaaja irtisanoo sopimuksen ennen määräajan päättymistä, Tilaaja on velvollinen korvaamaan Toimittajalle kattamatta olevat investoinnit. Täten voitteko vahvistaa että mikäli Toimittajan tuottamiin palveluihin liittyy pääasiassa Tilaajaa varten käytettyjä ohjelmistoja tai laitteita, joiden investointikustannuksia ei sopimuksen päättymishetkellä tai sovittuja palvelumuutoksia tehdessä ole ehditty sovitusti kuolettaa, sitoutuu Tilaajaa korvaamaan Toimittajalle aiheutuvat kustannukset, mikäli kyseiset ohjelmistot tai laitteet jäävät tällaisessa tilanteessa Toimittajalle tarpeettomiksi? Vastaus: Emme voi vahvistaa edellä mainittua. 18. Sopimuksen kohta 9.2 (8.2): Tarjousten yhteismitallisuuden varmistamiseksi voitteko vahvistaa, että Palvelun hinta sisältää projektisuunnitelman ja palvelukuvauksen mukaiset matka- ja majoituskustannukset, päivärahat ja ylityökorvaukset eikä niitä veloiteta erikseen? Täten siis mikäli Tilaaja edellyttää projektisuunnitelmasta tai palvelukuvauksesta poikkeavia matkoja, Toimittajalla on oikeus veloittaa niistä sovellettavien sopimusehtojen mukaisesti. Vastaus: Toimittajan on sisällytettävä kaikki kulut mm. matkakulut hintalomakkeen mukaisesti toimitusprojektin hintaan. Tilaaja korvaa erikseen sovitut projektisuunnitelmasta tai palvelukuvauksesta poikkeavat matkat voimassa olevien lakien, sovellettavien sopimusten ja toteutuneiden kustannusten mukaisesti. Pääkaupunkiseudulla tehtyjä matkoja ja matka-aikaa ei korvata. 19. Sopimuksen kohta : Voitteko vahvistaa, että mikäli kyse on kolmannen osapuolen ohjelmistosta, lähdekoodin katselmointi on suoritetaan vain, mikäli kolmannen osapuolen käyttöehdot tämän mahdollistavat. Toimittaja ei voi luvata kolmannen osapuolen ohjelmistoon laajempaa oikeutta kuin alkuperäinen oikeudenhaltija myöntää. Vastaus: Tilaaja toimii mainitun lain ja JIT2007 puitteissa 20. Sopimuksen kohta : Voitteko vahvistaa, että katselmoinnissa/auditoinnissa käytettävä kolmas osapuoli ei voi kuitenkaan olla toimittajan suora kilpailija?

5 5 Vastaus: Kohdassa mainitun katselmoinnin/auditoinnin suorittavan osapuolen valinnassa Tilaaja pyrkii puolueettomaan mutta asiantuntevan tahon valintaan. 21. Sopimuksen kohta 13.2: Hankintapäätös on viranomaisen yksipuolisesti laatima asiakirja. Toimittaja ei voi sitoutua siihen, että hankintapäätös on sopimuksen liitteenä. Voitteko vahvistaa että hankintapäätös ei ole sopimuksen liitteenä? Vastaus: Sopimusluonnoksessa esitetyt sopimuksen liitteet on lueteltu kohdissa Kohdassa 13.2 on puolestaan esitetty asiakirjojen pätemisjärjestys tulkintaerimielisyyksissä. 22. Sopimuksen kohta 13.2: Sopimuksen liitteenä ovat keskeiset tarjouksen ja tarjouspyynnön materiaalit. Voitteko täten vahvistaa, että tarjous ja tarjouspyyntö eivät ole sopimuksen liitteenä? Mikäli ne ovat sopimuksen liitteenä, voitteko vahvistaa että tarjousta sovelletaan pätemisjärjestyksessä ennen tarjouspyyntöä? Vastaus: Sopimusluonnoksessa esitetyt sopimuksen liitteet on lueteltu kohdissa Kohdassa 13.2 on puolestaan esitetty asiakirjojen pätemisjärjestys tulkintaerimielisyyksissä. 23. Sopimuksen liitteet: Haluamme varmistaa, että Toimittajalla on edellytykset tarjota tarjouspyynnön mukaisella tarjouksella hankinnan kohdetta. Täten haluaisimme vahvistuksen siihen, että tarjouspyynnön liitteenä olevan sopimusluonnoksen liitteen (JIT 2007 Yleiset ehdot) määritelty vahingonkorvauksen enimmäismäärä välittömistä vahingoista ei ole rajaton (sopimusrikkomuskohtainen) vaan sopimusluonnoksessa (ja viitatuissa JIT 2007 Yleisten ehtojen kohdassa 21(1)) yksilöity vahingonkorvauksen enimmäismäärä on rajoitettu sopimuskauteen (vahingonkorvauksen enimmäismäärä tarkoittaa osapuolten vahingonkorvausvastuuta sopimuskauden aikana) edellyttäen että kyseessä ei ole JIT Yleisten ehtojen kohdan 21 (4) mukainen tilanne? Vastaus: Sopimukseen sovelletaan JIT Yleiset -sopimusehtojen mukaisia vahingonkorvausehtoja. JTI:n mukainen vahingonkorvausvastuu on sopimusrikkokohtainen. 24. Sopimuksen kohta : Voitteko vahvistaa, että Toimittajalla on oikeus poistaa liikesalaisuutensa Palvelun tiedoista ennen niiden siirtämistä kolmannelle taholle. Vastaus: Voimme vahvistaa, että liikesalaisuuksia (kuten vaikkapa IP-osoitteita) voi poistaa vain mikäli ne eivät estä Palvelua toimimasta tai estä Palvelun siirrettävyyttä kolmannelle osapuolelle. 25. Sopimuksen kohta 9.1.2: Voitteko vahvistaa, että Toimittajalla toteuttaa yhden järjestelmäkohtaisen tietoturvasuunnitelman, varautumissuunnitelman ja riskienhallintasuunnitelman tarjouksessa kuvatussa laajuudessa. Mikäli on tarpeen laatia asiakaskohtaisia em. suunnitelmia, niistä sovitaan ja veloitetaan erikseen.

6 6 Vastaus: Mainitut suunnitelmat ovat järjestelmäkohtaisia. 26. Vaatimukset excel, vaatimusnro 103: Mihin asianhallintajärjestelmiin pitää rakentaa rajapinta? Onko rajapinta sama kaikille asianhallintajärjestelmille? Voidaanko olettaa, että käytössä on joka tapauksessa webservice pohjainen rajapinta? Vastaus: Lausuntopalveluun rakennetaan yksi rajapinta, jonka kautta siirretään tietoja asiakirjamuodossa metatietoineen asianhallintaan. Vaatimusmäärittelyssä ei oteta kantaa tekniseen toteutukseen mutta oletuksena on webservice -tyyppinen rajapinta (kts. tarjouspyynnön liite 1. luku 8.1). Joissakin tapauksissa yhteys asianhallintaan voi olla manuaalinen eli käyttäjä siirtää dokumentin/ dokumentit Lausuntopalvelusta asianhallintaan käsin. 27. Liite 3.1: (Koekäyttö) ympäristön tulee olla käytettävissä aikavälillä Tarjoukset kuitenkin jätetään vasta 16.4, onko päivämäärä virheellinen? Vastaus: Katso vastaus kysymykseen Tarjouspyyntöaineistossa viitataan useassa kohdassa asianhallintaan ja asianhallintajärjestelmään (yksikössä). Mitä asianhallintajärjestelmää tarkoitetaan valtiohallinnossa ja kunnissa? Vastaus: Katso vastaus kysymykseen Liite 1, kohta 2.2.2: Lausunnon valmistelijana voivat toimia kunnan ja valtion virkamiehet Liite 1, kohta 2.4.2: Viranomaisten valmistelemissa lausuntopyynnöissä valmisteluorganisaation valmistelijat ja valmisteluavustajat tunnistautuvat vahvaa sähköistä tunnistusta (VIRTU) käyttäen. Kuinka kunnan virkamies kirjautuu järjestelmään? Vastaus: Kunnan virkamiehet voivat käyttää VETUMAa tai VIRTUa. 30. Vaatimusmäärittely kuvaa varsinaista lausuntopyyntö- ja lausuntoyhteenveto -dokumentteja varsin ylimalkaisesti. Samoin proto. Voitteko antaa esimerkkejä miltä lausuntopyynnön ja lausuntoyhteenvedon tulisi näyttää/sisältää, karkeasti? Ovatko ne vastaavia kuin esim sivulla olevat? Vastaus: Ks. vaatimukset 017, 036, 140 sekä Vaatimusmäärittely-dokumentin kohdat Analysoi lausunnot ja tee lausuntoyhteenveto ja Julkaise lausuntoyhteenveto. Esittämämme esimerkit kuvaavat tyypillistä lausuntopyyntöä. Lausuntopyyntöyhteenveto on kuvattu vaatimusmäärittelyn kohdassa ja sen tulee sisältää sekä kvantitatiivisia (lukumääräisiä), että kvalitatiivisia (laadullisia) kuvauksia, jotka valmistleija kokoaa eri raporteista ja kyselyjen vastauksista.

7 7 31. Liite 1b/ID 041 Miten varmistetaan, ettei henkilökohtainen mielipide rekisteröidy organisaationmielipiteeksi? Jos lausuntopyynnöt välitetään sähköpostitse vastaanottajan henkilökohtaiseen osoitteeseen, miten järjestelmä voi varmistaa onko kyseessä organisaation vai henkilön oma mielipide? Vai onko tämä vain lausunnon antajan ilmoitettava jollain selkeällä valinnalla ( Vastauksen antaja on organisaatio XYZ/henkilö itse )? Vastaus: Ks. Liite1 Lausuntopalvelun vaatimusmäärittely -dokumentin kohta Vastaa lausuntopyyntöön seuraava kohta: Vastaaja vastaa kyselyyn yksittäisenä vastaajana tai edustaa koko organisaatiota ja tämän jaottelun mukaan vastaaja vastaa taustakyselyyn, joka liittyy joko henkilöön tai organisaatioon. 32. Liite 1b/ID054 Vaatimuksen mukaan järjestelmässä on oltava tietoa lainvalmisteluprosessista. Onko tämä muuttuvaa, lausuntopyyntökohtaista tietoa vai yleistä tietoa lainvalmisteluprosesseista? Vastaus: Tieto on lausuntopyyntökohtaista ja sen kirjaaminen on valmistelijan vastuulla. Ks. vaatimusmäärittely-dokumentin Kuva 1. Lausuntopalvelun toimintaympäristön yhteys lainvalmisteluprosessiin ja 1.5 Viitteet kappaleen mm. seuraava kohta: Prosessimallilla laatua lainsäädäntöön: Sujuvampaan lainvalmisteluun hankkeen väliraportti 33. Liite 1b/ID087 Onko mainitut osoitelistat saatavissa jostain järjestelmästä jonkin rajapinnan yli? Miten sähköpostissa olevia osoitetietoja pitää voida siirtää järjestelmään? Riittääkö copy/paste? Vastaus: a) Osoitteisto: Ks. Liite1 Lausuntopalvelun vaatimusmäärittely -dokumentin kappaleen Määrittele ja koosta kohderyhmät. Lisäksi asiaa tarkentaa vaatimus 087, jossa riittää esim. CSV, excel tai joku muu yleisesti tunnettu ja käytetty standardi osoitetietojen välittämisessä. 34. Liite 1b/ID095 Miten kohderyhmälistat syntyvät järjestelmään? Ovatko ne käyttäjien tallentamia vai tuodaanko kohderyhmiä taustatietoineen jostain ulkoisesta järjestelmästä? Kuka vastaa kohderyhmätietojen päivittämisestä ja ajantasaisuudesta? Vastaus: Kohderyhmälistat ovat käyttäjien tuomia (esim. CSV/excel-muodossa) ja tallettamia tai PETO:n puolelta REST-rajapinnan kautta tuotuja. Ks. Liite1 Lausuntopalvelun vaatimusmäärittely - dokumentin kappaleen Määrittele ja koosta kohderyhmät. Kohderyhmätietojen ajantasaisuudesta vastaavat Valmistelijat. 35. Liite 1b/ID097 Miten asiattoman sisällön poistaminen suhteutuu vaatimukseen alkuperäisten vastausten säilyttämisestä (ID 048)? Riittääkö, että alkuperäiset, mutta asiattomaksi todetut ja siksi poistetut vastaukset säilyvät tietokannassa vai tuleeko niihin olla edelleen pääsy käyttöliittymän kautta? Vastaus: Moderaattorin on päästävä poistettuihin eli moderoituhin kohtiin käyttöliittymän kautta. Moderointiin liittyvää toiminnallisuutta on kuvattu vaatimusmäärittelyn kohdassa 4.8.

8 8 36. Liite 3.1 Käytettävyysarvioinnin päivämääräväliksi on ilmoitettu Tämä lienee pitäisi olla ? Vastaus: Katso vastaus kysymykseen 1.