Savonia-ammattikorkeakoulun laadunvarmistusjärjestelmän uusinta-auditointi

Transkriptio

1 Johanna Heikkilä Matti Lappalainen Outi Mulari Matti Kajaste Savonia-ammattikorkeakoulun laadunvarmistusjärjestelmän uusinta-auditointi KORKEAKOULUJEN ARVIOINTINEUVOSTON JULKAISUJA :

2 ISBN (pdf) ISSN Julkaisija: Korkeakoulujen arviointineuvosto Kansi: Juha Ilonen Layout: Pikseri Julkaisupalvelut

3 Esipuhe Korkeakoulujen arviointineuvosto toteuttaa vuoteen 2011 mennessä kaikkien suomalaisten korkeakoulujen laadunvarmistusjärjestelmien auditoinnit. Keskeinen tavoite on tukea korkeakouluja niiden kehittäessä laadunvarmistusjärjestelmiään vastaamaan eurooppalaisia laadunvarmistuksen periaatteita. Auditointi on valittu arviointimenetelmäksi, sillä se sopii Suomen kaltaiseen kypsään korkeakoulujärjestelmään. Menetelmän perustana on luottamus korkeakoulun omaan vastuuseen toimintansa laadusta. Korkeakoulu päättää itse laadunvarmistusjärjestelmästään, arviointineuvosto arvioi sen tarkoituksenmukaisuuden: kattavuuden, toimivuuden ja vaikuttavuuden. Menetelmä on Korkeakoulujen arviointineuvoston koko toiminnan lähtökohtana olevan kehittävän arvioinnin periaatteen mukainen. Kun auditointimenetelmän käyttöönottoa vuosina valmisteltiin, korkeakoulut itse toivoivat, että menetelmällä olisi seuraamuksia. Siten korkeakoulujen arviointineuvoston päätös voi olla joko auditoinnin läpäiseminen tai uusinta-auditoinnin tarve. Mahdollinen uusinta-auditointi suoritetaan noin kahden vuoden kuluttua varsinaisesta auditoinnista. Tähän mennessä voidaan jo selvästi nähdä uusinta-auditoinnin merkitys. Se antaa suunnatun kehittämisimpulssin, aikatauluttaa ja jäntevöittää laadunvarmistusjärjestelmän kehittämistyötä ja on erinomainen korkeakoulun johtamisen väline. Uusinta-auditointi on myös hyvä nähdä mahdollisuutena saavuttaa laadunvarmistuksessa keskinkertaisen asemesta erityisen hyvä taso. Uusinta-auditoinnin menetelmä noudattelee varsinaisten auditointien kulkua. Prosessi alkaa pian varsinaisen auditoinnin jälkeen pidettävästä neuvottelusta, jossa korkeakoulu voi saada kommentteja laatimastaan kehittämissuunnitelmasta. Uusinta-auditoinnista tehdään sopimus, korkeakoulu toimittaa arviointineuvostolle pohja-aineiston kehittämistyön toteutuksesta sekä keskeisistä tuloksista, ja auditointiryhmä vierailee korkeakoulussa. Ryhmä on pienempi kuin varsinaisessa auditoinnissa ja vierailu lyhyempi, mutta muuten menetelmä on sama. Uusinnasta tehtävä raportti on julkinen kuten kaikki Korkeakoulujen arviointineuvoston raportit, ja sen päättää uusinta-auditointiryhmän esitys tuloksesta, josta Korkeakoulujen arviointineuvosto tekee päätöksen. Erona ensimmäiseen kierrokseen raportissa ei enää anneta uusia kehittämissuosituksia. Uusinnassa keskitytään varsinaisen auditoinnin raportissa nimettyihin kehittämistarpeisiin. Savonia-ammattikorkeakoulun kohdalla joulukuussa 2006 tällaisiksi määriteltiin laadunvarmistusjärjestelmärakenteen kokonaisuus,

4 laadunvarmistuksen kattavuus, dokumentointi sekä laadunvarmistustiedosta viestiminen opiskelijoille ja korkeakoulun ulkopuolisille sidosryhmille. Uusinnassa korkeakoululta on edellytetty näyttöä siitä, että se on selvästi edennyt näissä tavoitteissa ja että laadunvarmistusjärjestelmä on nyt tarkasteltavilta osaalueiltaan vähintään kriteeristön vaiheessa kehittyvä. Vastuu kaiken arviointitiedon hyödyntämisestä ja soveltamisesta on korkeakoululla itsellään. Savonia-ammattikorkeakoulu on tarmokkaalla toiminnallaan vahvistanut käsitystä suomalaisen auditointimenetelmän toimivuudesta. Kehitystyö on ollut merkittävää, ja sen tulokset ovat selvästi nähtävissä. Erityisen haasteelliseksi työn on tehnyt korkeakoulussa samanaikaisesti toteutettu organisaatiouudistus. Korkeakoulujen arviointineuvoston puolesta esitän kehittämistyöstä Savonia-ammattikorkeakoulun johdolle, henkilökunnalle ja opiskelijoille sekä sidosryhmille lämpimät kiitokset. Kiitokset myös uusintaauditointiryhmälle asiantuntevasta työskentelystä. Riitta Pyykkö, professori Korkeakoulujen arviointineuvoston puheenjohtaja

5 Sisällys Uusinta-auditointiryhmä Uusinta-auditoinnin tavoitteet ja kohteet Uusinta-auditointiprosessi. Korkeakoulun ja arviointineuvoston välinen neuvottelu. Uusinta-auditointisopimus. Uusinta-auditoinnin aineisto. Uusinta-auditointivierailu. Uusinta-auditointiraportin tuottaminen ja rakenne Savonia-ammattikorkeakoulun organisaatio ja laadunvarmistusjärjestelmä Auditointitulokset Laadunvarmistusjärjestelmän tavoitteet, kokonaisrakenne ja osa-alueiden väliset yhteydet Laadunvarmistujärjestelmään liittyvä dokumentaatio, johon sisältyy laatupolitiikan, toimintojen, toimijoiden ja vastuiden määrittely Laadunvarmistuksen kattavuus.. Tutkimus- ja kehitystyö.. Tuki- ja palvelutoiminnot Laadunvarmistustiedosta viestiminen opiskelijoille ja korkeakoulun ulkopuolisille sidosryhmille Johtopäätökset Uusinta-auditointiryhmän kokonaisarvio Savonia-ammattikorkeakoulun laadunvarmistusjärjestelmästä Korkeakoulujen arviointineuvoston päätös uusinta-auditoinnin lopputuloksesta Liitteet : Auditoinnissa käytetyt kriteerit : Auditointivierailuohjelma

6

7 Uusinta-auditointiryhmä Puheenjohtaja Johanna Heikkilä (TtT) toimii asiantuntijana Jyväskylän ammattikorkeakoulussa. Hän toimi aiemmin kehitysjohtajana vastaten korkeakoulun sisäisestä laatutyöstä sekä sen arvioinnista ja dokumentoinnista. Heikkilä on osallistunut arvioijana Suomen laatupalkintokilpailuun vuosina 2004 ja 2007 ja toiminut Laatukeskuksen EFQM-arvioitsijana. Hän on saanut Balanced Scorecard- ja benchmarking-koulutusta. Heikkilä on ollut jäsenenä Kymenlaakson ammattikorkeakoulun, Savonia-ammattikorkeakoulun sekä Tampereen yliopiston auditointiryhmissä. Jäsenet Matti Lappalainen (KM) toimii opetuksen kehittämispäällikkönä Turun yliopistossa. Hänen tehtäviinsä kuuluvat pedagoginen kehittäminen ja siihen liittyen mm. virtuaaliyliopistotoiminnan koordinointiin ja koulutuksen laadunvarmistukseen liittyvät tehtävät. Hän on toiminut opetuksen kehittämistehtävissä vuodesta 1995 oltuaan tätä ennen tutkijana. Lappalainen on valtakunnallisen Peda-forum-verkoston edustaja ICED:in (International Council for Educational Development) neuvostossa sekä Suomen virtuaaliyliopiston foorumin puheenjohtaja. Hän oli Savonia-ammattikorkeakoulun auditointiryhmän jäsen. Outi Mulari opiskelee Humanistisessa ammattikorkeakoulussa. Hän on toiminut Hämeen ammattikorkeakoulun opiskelijayhdistyksen Hamko ry:n koulutuspoliittinen vastaavana vuosina ja puheenjohtaja vuonna Samok ry:n puheenjohtajana hän toimi vuonna Mulari on osallistunut opiskelijaedustajana Hämeen ammattikorkeakoulun sisäisiin arviointi- ja kehittämisprojekteihin ja KKA:n toteuttamiin Hämeen amk:ta koskeviin ulkoisiin arviointeihin. Hän toimi Keski-Pohjanmaan ammattikorkeakoulun laadunvarmistusjärjestelmän auditointiryhmän sekä uusinta-auditointiryhmän opiskelijajäsenenä. Projektipäällikkö Matti Kajaste toimii suunnittelijana Korkeakoulujen arviointineuvoston sihteeristössä.

8 Uusinta-auditoinnin tavoitteet ja kohteet Auditointikäsikirjan mukaan Korkeakoulujen arviointineuvosto tekee auditointiryhmän esityksen pohjalta päätöksen korkeakoulun laadunvarmistusjärjestelmän hyväksytystä auditoinnista tai uusinta-auditoinnin tarpeesta. Mikäli Korkeakoulujen arviointineuvosto päättää edellyttää uusinta-auditointia, arviointineuvoston päätöksessä mainitaan laadunvarmistuksen välttämättömät kehittämistarpeet, joihin uusinta-auditointi kohdistuu. Uusinta-auditointi toteutetaan kahden vuoden kuluttua varsinaista auditointia koskevasta Korkeakoulujen arviointineuvoston päätöksestä. Uusinta-auditoinnissa edellytetään korkeakoululta näyttöä siitä, että se on selvästi edennyt laadunvarmistusjärjestelmänsä kehittämisessä välttämättömien kehittämistarpeiden osalta ja että laadunvarmistusjärjestelmä on uusinta-auditoinnissa tarkasteltavilta osa-alueiltaan kriteeristön perusteella vähintään vaiheessa kehittyvä. Korkeakoulujen arviointineuvosto päätti kokouksessaan , että Savonia-ammattikorkeakoulun laadunvarmistusjärjestelmässä on oleellisia puutteita suhteessa auditointikriteereihin, minkä johdosta laadunvarmistusjärjestelmän kehittäminen edellyttää korkeakoulun toimenpiteitä ja uusinta-auditointia. Savonia-ammattikorkeakoulun laadunvarmistusjärjestelmän uusinta-auditoinnissa on noudatettu uusinta-auditoinnin käsikirjaa vuosille Tätä käsikirjaa sovelletaan niihin korkeakouluihin, jotka on auditoitu auditointikäsikirjan mukaisesti. Uusinta-auditointiryhmä on käyttänyt Savonia-ammattikorkeakoulun laadunvarmistusjärjestelmän välttämättömien kehittämisalueiden arvioinnissa hyväkseen liitteessä 1 esitettyä kriteeristöä.

9 Uusinta-auditointiprosessi. Korkeakoulun ja arviointineuvoston välinen neuvottelu Uusinta-auditointikäsikirjan mukaan korkeakoululle tarjotaan mahdollisimman pian varsinaisen auditoinnin jälkeen mahdollisuus käydä Korkeakoulujen arviointineuvoston kanssa neuvottelu, jossa keskustellaan korkeakoulun auditointiraportin pohjalta laatimasta laadunvarmistusjärjestelmänsä kehittämissuunnitelmasta. Neuvottelussa voidaan kuulla auditointiryhmää. Savonia-ammattikorkeakoulun, auditointiryhmän ja Korkeakoulujen arviointineuvoston välinen neuvottelu käytiin Neuvottelun pohjaksi ammattikorkeakoulu oli laatinut laadunvarmistusjärjestelmän kehittämissuunnitelman, jolla se vastaa Korkeakoulujen arviointineuvoston päätöksessä esitettyyn kehittämiskohteiden priorisointiin ja auditointiraportin kehittämissuosituksiin. Neuvottelussa auditointiryhmä kommentoi suunnitelmaa. Neuvottelusta laadittiin muistio.. Uusinta-auditointisopimus Korkeakoulujen arviointineuvosto ja kukin korkeakoulu sopivat uusintaauditoinnin järjestämisestä auditointisopimuksella. Savonia-ammattikorkeakoulun ja Korkeakoulujen arviointineuvoston välinen sopimusneuvottelu pidettiin Sopimuksessa uusinta-auditoinnin kohteiksi määriteltiin: 1. laadunvarmistuksen järjestelmärakenteen kokonaisuus (Kohde 1) 2. dokumentointi (Kohde 2) 3. laadunvarmistuksen kattavuus (ml. tuki- ja palvelutoiminnot sekä tutkimus- ja kehitystyö) (Kohteet 3b ja 3d) 4. laadunvarmistustiedosta viestiminen opiskelijoille ja korkeakoulun ulkopuolisille sidosryhmille. (Kohteet 6 ja 7). Lisäksi sopimuksessa määriteltiin uusinta-auditoinnin aikataulu, vierailun kesto, kustannusten jakautuminen sekä seuraamukset, mikäli korkeakoulu ei läpäise uusinta-auditointia hyväksyttävästi. Uusinta-auditoinnin kieli noudattaa alkuperäisen auditoinnin kieltä.

10 . Uusinta-auditoinnin aineisto Uusinta-auditointikäsikirjan mukaan korkeakoulun tulee tuottaa kirjallinen raportti siitä, miten se on edennyt laadunvarmistusjärjestelmänsä kehittämisessä. Raportista tulee käydä ilmi laadunvarmistuksen kehittämistyön toteutus ja keskeiset tulokset. Lisäksi korkeakoulun tulee dokumentoida raporttinsa kehittämistoimenpiteet näytöillä tai www-linkeillä ja tulostaa keskeiset wwwaineistot osaksi kirjallista, enintään yhden arkistokansion laajuista näyttöaineistoa. Savonia-ammattikorkeakoulun raportti oli laajuudeltaan 13-sivuinen ja se sisälsi kuvaukset toteutuneista kehittämistoimenpiteistä ja viisi näyttöä, jotka todensivat laadunvarmistusjärjestelmän kehittämistoimenpiteitä. Uusinta-auditointiaineiston muodostivat: Auditoinnin tulokset. Kehittämissuunnitelma. Savonia-ammattikorkeakoulun hyväksyntä Palaute- ja raportointimatriisi voimaan astuneen uuden organisaatiomallin mukainen. Toiminnanohjaus- ja laadunhallintajärjestelmä. Koontiaineisto. Laatutoiminnan ja laadunhallintajärjestelmän kehityshistoria Savonia-ammattikorkeakoulun laadunhallinta ja toiminnan ohjaus. Kuvaus. Korkeakoulun on toimitettava raporttinsa ja näyttöaineistonsa Korkeakoulujen arviointineuvostolle noin kuusi viikkoa ennen auditointivierailua. Savonia-ammattikorkeakoulu toimitti aineiston KKA:lle sovittuun määräpäivään mennessä, ja aineisto toimitettiin välittömästi uusinta-auditointiryhmän jäsenille perehtymistä varten. Lisäksi auditointiryhmä pyysi ja sai käyttöönsä Savonia-ammattikorkeakoululta seuraavat aineistot: Laadunhallintaohjelma vuosille , luonnos. Näyttö opintojaksopalautteen käsittelystä kahdelta eri osaamisalueelta. Näytöt opintojaksopalautteen ja sen vaikuttavuuden viestinnästä opiskelijoille. T&k-työn ohjelma. Luonnos. Vuoden 2008 kevään johdon katselmuksen toteutus. Osa kutsusta, täyttömateriaali sekä näyttö koonnista. T&k Itsearviointiyhteenveto ammattikorkeakoulutasoisesti. Liiketalouden itsearviointien yhteenveto ja aineistot eri vuosilta. T&k-hankkeen vaikuttavuuden arviointi: WaLT-KONE Kirjasto- ja tietopalveluiden asiakaskysely. Mukana myös kehittämisesitykset ja niiden käsittely sekä parannustoimenpiteet. Siivous-poikkeaman käsittely eri vaiheissa.

11 Tutkimus- ja kehitystyön ohjausryhmän muistio. Sidosryhmäkyselyn käsittely. Näyttö sidosryhmäpalautteen käsittelystä neuvottelukunnassa. Auditointiryhmä sai käyttöönsä tunnukset Savonia-ammattikorkeakoulun SERPA-tietojärjestelmään. Sen tarjoama materiaali täydensi kirjallista materiaalia ja sisälsi lukuisia näyttöjä laadunvarmistusjärjestelmän toiminnasta. Savonia-ammattikorkeakoulu käyttää laadunvarmistusjärjestelmästään termiä laadunhallintajärjestelmä. Korkeakoulujen arviointineuvoston raporttien yhdenmukaisuuden vuoksi tekstissä ja otsikoissa käytetään kuitenkin KKA:n suosimaa termiä laadunvarmistusjärjestelmä.. Uusinta-auditointivierailu Uusinta-auditointivierailu toteutettiin Uusinta-auditointivierailun tarkoituksena oli todentaa uusinta-auditointiaineiston perusteella saatua kuvaa laadunvarmistusjärjestelmän kehityksestä. Vierailu toteutettiin sarjana henkilöryhmittäisiä haastatteluja. Erikseen haastateltiin ammattikorkeakoulun johtoryhmää, T&K-henkilöstöä, tuki- ja palvelutoimintojen henkilökuntaa, opetus- ja muuta henkilökuntaa, opiskelijoita sekä sidosryhmien edustajia. Uusinta-auditointiryhmä teki vierailupäivänä yhteensä kuusi haastattelua, joissa haastateltiin 51 henkilöä. Uusinta-auditointivierailun ohjelma on liitteenä 2.. Uusinta-auditointiraportin tuottaminen ja rakenne Uusinta-auditointiryhmä valmistautui vierailuun kirjoittamalla alustavia havaintoja Savonia-ammattikorkeakoulun toimittamien uusinta-auditointiaineistojen pohjalta ja laatimalla haastattelukysymyksiä. Uusinta-auditointiryhmä jatkoi vierailun jälkeen raportin työstämistä siten, että ryhmän jäsenet tuottivat analysoivaa ja arvioivaa tekstiä omilta vastuualueiltaan. Korkeakoulujen arviointineuvoston projektipäällikkö vastasi raportin alkuosassa olevista uusinta-auditointiprosessin, ammattikorkeakoulun ja sen laadunvarmistusjärjestelmän kuvauksista sekä raportin yhtenäisestä rakenteesta ja käsittelytavasta. Auditointiryhmä piti prosessin aikana neljä yhteistä kokousta. Savonia-ammattikorkeakoululla oli mahdollisuus tarkistaa raportti asiatietojen osalta ennen sen julkistamista.

12 Savonia-ammattikorkeakoulun organisaatio ja laadunvarmistusjärjestelmä Savonia-ammattikorkeakoulun historia, organisaation rakenne ja arvot on esitelty alkuperäisessä auditointiraportissa. Tässä raportissa organisaatio esitellään tiivistetyssä muodossa kuvaten samalla vuonna 2007 käynnistynyt organisaatiouudistus. Savonia on uudistanut organisaationsa osaamislähtöiseksi ja rakentanut ohjaamisensa ja johtamisensa hybridiorganisoitumisajattelua hyödyntäen. Ohjaamisen ja johtamisen keskiössä ovat ydintoiminnot. Hybridiorganisaatiorakenteen perustana ovat osaamisalueet, yhteiset tukipalvelutoiminnot ja niitä leikkaavat prosessit. Hajautetusta toimintamallista siirryttiin keskitettyyn toimintamalliin ja johtamiseen. Savonia-ammattikorkeakoulu puhuu organisoitumisestaan savonialainen organisoituminen. Auditointihetkellä johtamisjärjestelmän perusrakenne muodostuu tilivastuullisista vastuujohtajista, päälliköistä ja prosessien omistajista. Kullekin tilivastuulliselle johtajalle on määritelty vastuualueet (osaamisalueet, palvelu- ja tukitoiminnot, laatutoiminta, prosessit). Uudistettu toiminta- ja johtamisjärjestelmä perustuu perustehtävän mukaisesti ydintoimintojen (opetus ja tutkimus- ja kehitystyö sekä aluekehitystyö) toteuttamiseen hallinnollisilla osaamisalueilla. Näin vanhoista tulosalueista luovuttiin alkaen ammattikorkeakoulun osaamisalueet ovat: hyvinvointiala, liiketoiminta- ja kulttuuriala sekä teknologia- ja ympäristöala. Opetuksesta vastaava vararehtori johtaa osaamisalueiden kokonaistoimintaa. Osaamisaluejohtajat vastaavat oman osaamisalueensa tuloksista ja raportoivat niistä strategiaryhmän jäsenille (rehtori, vararehtorit ja talousjohtaja). Osaamisaluejohtajien tukena johtamisessa ovat koulutus- ja kehittämispäälliköt. Kaikki tukipalvelut keskitettiin elokuussa 2008 osaksi kehittämis- ja palvelukeskusta. Palvelu- ja tukitoimintokokonaisuuksien johtaminen on määritelty palvelu- ja tukitoiminnoittain.

13 Savonia-amk:n johtamisjärjestelmä alkaen Amk-hallitus Rehtori Ylläpitäjähallinto Tarkastuslautakunta Yhtymävaltuusto Yhtymähallitus KY:n johtaja Opetuksesta vastaava vararehtori (Opetusprosessin johtamis- ja kehittämisvastuu) T&k-työstä vastaava vararehtori (T&k-prosessin ja maksullisen palvelutoiminnan johtamis- ja kehittämisvastuu) Talousjohtaja Viestintäpalvelujen henkilöstö Taloushallinnon henkilöstö Laatupäällikkö Kuvio. Savonia-ammattikorkeakoulun organisoituminen ja johtamisjärjestelmän rakenne.. alkaen Savonia-ammattikorkeakoulussa toiminnan ohjausjärjestelmä ja laadunhallintajärjestelmä on yhdistetty yhtenäiseksi kokonaisuudeksi. Tämä näkyy myös tietojärjestelmäratkaisussa. SERPA-tietojärjestelmä toimii toiminnan ohjauksen ja laadunhallinnan apuvälineenä. Järjestelmään on koottu kaikki keskeiset dokumentit ja tulokset, joiden avulla toimintaa suunnataan, ohjataan ja johdetaan strategisten tavoitteiden mukaisesti. SERPA-järjestelmää voivat hyödyntää henkilöstön lisäksi opiskelijat, kumppanit ja sidosryhmät. Järjestelmän tehtävänä on toimia ammattikorkeakoulun toiminnan ja laadunohjaamisen sekä strategisen johtamisen työvälineenä. Ammattikorkeakoulu siirtyi yhden strategian politiikkaan vuonna Strategiassa vuosille kirjattiin toimintapolitiiikasta seuraavaa: Ammattikorkeakoulun toimintapolitiikassa linjataan koulutuksen, tutkimus- ja kehitystyön, aluekehittämisen, laadun, henkilöstön, talouden ja rahoituksen ydin ja keskeiset suuret asiakokonaisuudet. Lisäksi toimintapolitiikassa määritellään johtamiseen, kehittämistyöhön, viestintään ja yhteiskuntavastuuseen liittyvät yleiset periaatteet. Erillisestä laatupolitiikasta luovuttiin. Strategiassa esitetyt linjaukset konkretisoidaan sovituissa ohjelmissa ja suunnitelmissa. Näin esimerkiksi laadunhallintastrategian korvaa laadunhallintaohjelma. Ohjelmien ja

14 Strategiasta visioon Ohjelmat: Opetuksen ja opiskelun ohjelma Tutkimus- ja kehitystyön ohjelma Talous- ja rahoitusohjelma Henkilöstöohjelma Laadunhallintaohjelma TOIMINNAN OHJAUS Strategia Tulossopimukset >TSTA > TKTP >TOKSU >TOTU Palvelusopimus Ohjelmat Tulossopimukset > TSTA > TKTP >TOKSU >TOTU Palvelusopimus Tulossopimukset > TSTA > TKTP >TOKSU >TOTU 2009 Strategiakausi Palvelusopimus Suunnitelmat Tulossopimukset > TSTA > TKTP >TOKSU > TOTU Palvelusopimus Suunnitelmat: Kansainvälisten palv Suunnitelmat: Kirjasto- ja tietopalv Kansainvälisten Opiskelijapalvelusuu palvelujen suunnitelma Kirjasto- ja tietopalvelusuunnitelma Tietohallintopalvelus Opiskelijapalvelusuunnitelma Tilapalvelusuunnitel Tietohallintopalvelusuunnitelma Viestintäpalvelusuun Tilapalvelusuunnitelma Viestintäpalvelusuunnitelma Kuvio. Strategiasta visioon suunnitelmien mukaiset tavoitteet kirjattiin vuodelle 2009 ammattikorkeakoulun toiminta- ja taloussuunnitelmaan ja ne konkretisoitiin osaamisalueiden tulossopimuksiin ja tukipalveluiden palvelusopimuksiin. Strategian seurannan ja arvioinnissa keskeisessä roolissa ovat johdon katselmukset, joita muutettiin vuonna Katselmukset toteutetaan osaamisalueilla kahdesti vuodessa. Yhteenvetokatselmus toteutetaan vuodenvaihteessa osana toimintavuoden raportointia. Laadunvarmistusrakenteen pohjana on Euroopan laatupalkintomalli (EFQM). Myös muita laatutyövälineitä hyödynnetään valikoidusti (kuten BSC-tuloskorttimallia ja ISO-standardia).

15 Prosessikartta Johtamis- ja ohjausprosessit Toiminnan ohjausprosessi Talouden ja rahoituksen ohjausprosessi Henkilöstövoimavarojen ohjausprosessi Laadunhallintaprosessi Tiedotusprosessi Ydinprosessit Opetuksen ja opiskelun prosessit Tutkimus- ja kehitystyön prosessit Palvelu- ja tukitoimintaprosessit Henkilöstöpalveluprosessit Kansainvälisen toiminnan palvelujen prosessit Kirjasto- ja tietopalvelujen prosessit Markkinointiprosessi Opiskelijapalvelujen prosessit Taloushallintopalveluprosessit Tietohallintopalvelujen prosessit Tilapalvelujen prosessit Kuvio. Savonia-ammattikorkeakoulun prosessikartta Savonia-ammattikorkeakoulun prosesseilla ja prosessimaisella toiminnalla toteutetaan sovittu strategia ja konkretisoidaan tavoitteet arkipäivän toimintaan. Prosessien johtaminen perustuu kunkin toiminnan prosessikarttaan ja määriteltyihin ja kuvattuihin prosesseihin. Jokaiselle prosesessille on erikseen määritelty prosessin johtaja. Johtamis- ja ohjausprosessien avulla suunnataan keskeiset voimavarat strategian mukaisesti niin, että ydinprosessit kykenevät toteutumaan tavoitteellisesti ja tuloksellisesti. Johtamis- ja ohjausprosessit määrittelevät ydinprosessien kanssa yhdessä palvelu- ja tukitoimintaprosesseille asetettavat tarpeet ja vaateet. Prosessien johtamisesta on määritelty yleisperiaate, jossa on kuvattu prosessien vastuujohtajan, prosessin omistajan, prosessiryhmän ja osaprosessien omistajien vastuut ja tehtävät. Prosessijohtamisen vastuut on kuvattu prosessikansiossa. Savonian sisäisessä terminologiassa prosessikansiot ovat SERPAssa kukin pääprosessin yhteydessä olevan linkin nimi, josta pääsee tietojärjestelmän prosessikansioon. Prosessikansiosta löytyvät prosessikartta, prosessien yleiskuvaus, prosessivaihekaavio, prosessimatriisi ja prosessimittarit. Prosessiomistajien tehtäviin on kytketty kunkin prosessin laadunvarmistus prosessiryhmän tuella. Prosesseille määritellyt mittarit tuottavat tietoa prosessien sujuvuudesta ja tehokkuudesta. Prosessien arvioinnit ja itsearvioinnit perustuvat Euroopan laatupalkintomalliin ja sen soveltamiseen.

16 Savonia-ammattikorkeakoulun laadunhallintajärjestelmä Jatkuva parantaminen Kansainväliset tarpeet Kansainvälinen Vertailtavuus OPM:n ja rahoittajien tarpeet TOTEUTUS Prosessit ja toiminnot ARVIOINTI OPM:n ja rahoittajien tyytyväisyys Asiakkaiden tarpeet Työelämän tarpeet Resurssien hallinta SUUNNITTELU Perustehtävä Arvot Visio Strategia Tulokset JOHTOPÄÄTÖKSET Asiakkaiden tyytyväisyys Työelämän tyytyväisyys Alueelliset tarpeet Strateginen johtaminen Alueen tyytyväisyys Kansalliset tarpeet Jatkuva parantaminen Kansallinen Vertailtavuus Kuvio. Savonia-ammattikorkeakoulun laadunhallintajärjestelmän rakenne Laadunvarmistusjärjestelmän tehtävänä on mahdollistaa Savonia-ammattikorkeakoulun tavoitteellinen, tuloksekas ja tehokas toiminta. Kokonaisvaltainen laadunvarmistus näkyy toiminnassa muun muassa strategian laadinnan yhteydessä tehtävänä ennakointina ja toimintaympäristössä tapahtuvan tiedon analysointina, opiskelijoiden, asiakkaiden, eri sidosryhmien ja kumppaneiden tyytyväisyyden seurantana, erinomaisuuteen tähtäävän toiminnan arviointina, toimenpiteiden suunnitelmina ja muutoksen tekemisen nopeutena. Osana toimintapolitiikka ilmaistu laatupolitiikka vuosille on: Laadunhallinnan avulla tähdätään kaikessa toiminnassa asiakas- ja sidosryhmätyytyväisyyttä tuottavaan, erinomaiseen toteuttamiseen ja kilpailukyvyn kasvattamiseen. Laatufilosofia näkyy ennakoivassa ja joustavassa, laadunvarmistuksen menettelyt sisältävässä prosessilähtöisessä toiminnassa. Laatukulttuuri muodostuu jokaisen työntekijän panostuksesta. Laatujohtaminen on toiminnan ohjausta, jolla strategisten painopistealueiden toteutuminen mahdollistetaan. Laadunvarmistusta toteutetaan yhteisillä menettelytavoilla, ohjeilla, seurannoilla ja arvioinneilla. Laadunhallinnan toteutusvastuu on koko ammattikorkeakouluorganisaatiolla..

17 Auditointitulokset. Laadunvarmistusjärjestelmän tavoitteet, kokonaisrakenne ja osa-alueiden väliset yhteydet Savonia-ammattikorkeakoulun laadunvarmistusjärjestelmä kattaa kaikki korkeakoulun toiminnot. Korkeakoulun laadunvarmistusjärjestelmään sisältyvät menettelytavat ja prosessit ovat koko korkeakoulua yhtenäisesti sitovat, ja ne muodostavat dynaamisen kokonaisuuden. Savonian laadunvarmistusjärjestelmä on näin saavuttanut tason edistynyt tämän auditointikohteen osalta. Savonia-ammattikorkeakoulun vuoden 2007 auditointiraportissa kehittämissuosituksissa on todettu, että ammattikorkeakoululla on toimivia laadunvarmistuksen menettelytapoja, mutta ne eivät muodosta yksiselitteistä tai yhtenäistä järjestelmärakennetta. Kehittämissuosituksena oli, että olisi tarpeen määritellä kaikille tulosalueille yhteiset käytännöt sekä se, missä määrin tulosalueet voivat tehdä niistä omia sovelluksiaan. Raportissa on esitetty, että tulosalueilla kehitetyt hyvät käytänteet sekä menettelyt tulisi ottaa käyttöön ammattikorkeakoulun tasolla ja nostaa kehitteillä olevan laadunvarmistusjärjestelmän pohjaksi. Auditoinnin jälkeen Savonia-ammattikorkeakoulu käynnisti laajan kehitystyön. Uudistustyö on liittynyt ammattikorkeakoulun kokonaisuuden selkiyttämiseen suhteessa organisaatioon, johtamisjärjestelmään, menettelytapoihin, dokumentointiin ja toimintoihin. Savonia-ammattikorkeakoululla on ollut tavoitteena rakentaa uusi laadunvarmistusjärjestelmä ammattikorkeakoulutasoiseksi kokonaisuudeksi aikaisemman hajanaisen yksiköittäisen ja toimipisteittäisen vaihtelun sallivan mallin sijasta. Savonia-ammattikorkeakoulun uudistettu toiminta- ja ohjausjärjestelmä perustuu opetuksen, tutkimus- ja kehitystyön sekä aluekehitystyön toteuttamiseen hallinnollisilla osaamisalueilla. Uusinta-auditointiaineistossaan Savonia-ammattikorkeakoulu kuvaa selkiyttäneensä strategian jalkauttamisen polkua, sopimus-ja raportointikäytänteitä sekä jäntevöittäneensä prosessimaista toimintaa. Uudistuksen lopputuloksena on syntynyt uusi organisaatiorakenne ja johtamisjärjestelmä palaute- ja raportointipolkuineen.

18 Savonia-ammattikorkeakoulun uudistukseen on kytkeytynyt läheisesti myös laadunvarmistuksen uudistus, jossa laadunvarmistusjärjestelmä on yhdistetty toiminnan ohjausjärjestelmän kanssa. Tietojärjestelmä SERPA toimii toiminnan ohjausjärjestelmänä ja on samalla laadunvarmistusjärjestelmä. Laadunvarmistusjärjestelmärakenne perustuu selkeästi Euroopan laatupalkintomallin ajatteluun (EFQM) sitä soveltaen, mikä käy ilmi havainnollisesti esimerkiksi SERPAN sisällön rakenteesta. SERPAn rakenne on seuraava: 1. Perustehtävät, visio ja arvot 2. Toimintapolitiikka ja strategiset linjaukset 3. Organisaatio, johtamisjärjestelmä ja päätöksenteko 4. Toiminnan ja talouden ohjaus 5. Sidosryhmäyhteistyö ja kumppanuudet 6. Prosessit 7. Opiskelijakunta SAVOTTA 8. Mittarit ja tulokset. Nykyisen laadunvarmistusjärjestelmän menettelyt ja niihin liittyvät vaateet ovat kaikkia koskevia ja samankaltaisia malleiltaan, menettelyiltään sekä dokumentaatioltaan. Kattava ja loogisesti jäsentynyt dokumentaatio on kaikkien saatavilla SERPAssa. Auditointiryhmä vakuuttui näyttöjen ja vierailun perusteella yhtenäisestä toiminnanohjaus- ja laadunvarmistusjärjestelmästä. Kaikissa haastatteluissa välittyi henkilöstön ja johdon laaja sitoutuminen uuteen järjestelmään sekä yhtenäisiin toimintatapoihin. Henkilöstö koki yhtenäisten käytänteiden aidosti kehittäneen toimintaa. Henkilöstö kuvasi myös haastatteluissa useita esimerkkejä järjestelmän toimivuudesta ja vaikuttavuudesta. Haastattelujen perusteella kaikkia koskevan laadunvarmistusjärjestelmän ei ole koettu muodostuneen liian kahlitsevaksi vaan se sallii riittävästi variaatiota yksityiskohtaisissa toiminnoissa mahdollistaen osaamisaluekohtaiset työelämän vaatimat sovellukset sekä uusien innovatiivisten toimintatapojen kehittymisen. Strategia-ajattelussa uudistus on merkinnyt strategian kiteyttämistä ja strategian jalkauttamisprosessin yksinkertaistamista. Se havainnollistuu auditointiryhmälle päätöksien kautta, joissa on linjattu, että Savonia-ammattikorkeakoulun toimintapolitiikka ja strategiset linjaukset toteutetaan ns. yhden strategian politiikalla (ks. kuvio 2). Strategian toteuttamisen tueksi on määritelty viisi ohjelmaa 1 sekä valmisteilla olevia tukipalveluita koskevia suunnitelmia 2. 1 Opetuksen ja opiskelun ohjelma, tutkimus- ja kehitystyön ohjelma, talous- ja rahoitusohjelma, henkilöstöohjelma ja laadunhallintaohjelma. 2 Opiskelijapalvelusuunnitelma, kirjasto- ja tietopalvelusuunnitelma, kansainvälisten palvelujen suunnitelma, tietohallintopalvelusuunnitelma, tilapalvelusuunnitelma ja viestintäpalvelusuunnitelma.

19 Ohjelmat ja suunnitelmat hyväksyy ammattikorkeakoulun hallitus, jolle niiden toteutumisesta myös raportoidaan. Ohjelmat laaditaan strategiakaudelle ja täsmennettynä sopimuskaudelle. Ohjelmille on nimetty vastuuhenkilöt, joiden tehtävänä on ohjata ohjelmien toteutumista käytännön tasolla ja raportoida sovitusti mm. rehtorille ja ammattikorkeakoulun hallitukselle. Myös suunnitelmille on nimetty vastuuhenkilöt, jotka raportoivat mm. vararehtorille. Ammattikorkeakoulun johto osoittaa hahmottaneensa strategia-arkkitehtuurinsa kokonaisuuden sekä eri ohjelmien ja suunnitelmien väliset yhteydet ja suhteet, mikä on vankka perusta koko toiminnan ohjaus- ja laadunvarmistusjärjestelmälle. Ohjelmien ja suunnitelmien mukaiset tavoitteet löytyvät kirjattuina vuodelle 2009 ammattikorkeakoulun toiminta- ja taloussuunnitelmasta, osaamisalueiden tulossopimuksista sekä tukipalveluiden palvelusopimuksista. Strategiset tavoitteet on kuvattu SERPAssa, johon on linkitetty myös opetusministeriön kanssa solmitut tavoitesopimukset sekä aikaisempien vuosien dokumentaatio. Savonian toiminnan ohjauksesta kokonaisuutena vastaa rehtori. Toiminnan ohjaus rytmittyy vuosikellojen havainnollistamana. SERPAan on laadittu sopimus- ja raportointikäytäntöjä selkiyttämään neljä vuosikelloa: toiminnanohjauksen vuosikello, ylläpitäjän raportoinnin vuosikello, ammattikorkeakoulun hallituksen raportoinnin vuosikello sekä osaamisalueiden ja tukipalveluiden raportoinnin vuosikello. Toiminnan tilikausiohjauksen keskeisiä välineitä ovat kuntayhtymän hallituksen ja valtuuston hyväksymä toimintasuunnitelma ja talousarvio (TSTA) ja ammattikorkeakoulun hallituksen hyväksymä toiminta- ja käyttötaloussuunnitelma (TOKSU). Savonian toimintasuunnitelma ja talousarvio (TSTA) vuodelle 2009 sisältää yhtymätason/ammattikorkeakoulutason tuloskortin ja tuloksellisuusmittarit, joissa on määritelty toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet. Toiminnan ohjausjärjestelmässä on myös tehty havaittavia uudistuksia. Osaamisalueiden tulossopimusten ja tukipalveluiden palvelusopimuksien roolina on nyt toiminnallistaa hyväksytty toiminta- ja käyttötaloussuunnitelma. Tulossopimukset solmitaan osaamisalueen johtajan ja vararehtoreiden sekä talousjohtajan kanssa ja ne sisältävät myös tuloskortin ja käyttötalousosan. Palvelusopimus solmitaan puolestaan osaamisalueiden johtajien, vararehtorien ja talousjohtajan sekä tukipalveluiden päälliköiden kesken. Tilikauden päätyttyä toteutunut toiminta raportoidaan yhtymävaltuustolle toimintakertomus-, tilikertomus- ja tilinpäätösasiakirjalla. Ammattikorkeakoulun hallitukselle raportointi tapahtuu toiminta-ja tulosraportin muodossa (TOTU). Sisäinen valvonta ja riskien hallinta on konkreettinen osa laadunvarmistusjärjestelmää. Uudistettu toiminnan ohjausjärjestelmä on looginen ja selkeä kokonaisuus, jossa strateginen ohjaus ja raportointi ylläpitäjälle sekä ammattikorkeakoulun halli-

20 Toiminnan ohjaus Toiminnan strateginen ohjaus Toiminnan tilikausiohjaus TKTP TOTU Tilikausiohjauksen palautedata Strategisen ohjauksen palautedata Riskien hallinta Kuvio. Savonia-ammattikorkeakoulun toiminnanohjausjärjestelmän rakenne tukselle ovat jäsentyneet dynaamiseksi kokonaisuudeksi. Näyttöjen perusteella toiminnan ohjauksen ja laadunvarmistusjärjestelmän yhteydet ovat selkeät. Savonia-ammattikorkeakoulun strategian toteutumisen seurannan ja arvioinnin keskeisenä menettelynä toimivat systemaattiset johdon katselmukset. Katselmoivina tahoina ovat ammattikorkeakoulun strategiaryhmä, johtoryhmä ja laajennettu johtoryhmä. Näyttöjen ja haastattelujen perusteella johdon katselmuksia on kehitetty pitkäjänteisesti. Katselmuksien arviointialueissa on hyödynnetty Euroopan laatupalkintomallin mukaisia arviointialueita, mikä osoittaa Savonian johdon systemaattista sitoutumista valittuihin laatutyön tausta-ajatteluihin. Johto ja tukipalveluiden päälliköt ovat sitoutuneet katselmuksiin keskeisenä osana johtamista, laadunvarmistusta sekä laadunvarmistusjärjestelmän toiminnan toteuttamista sekä niihin liittyvää onnistumisen seurantaa ja arviointia. Katselmuksissa keskitytään strategisten linjausten toteuttamiseen toiminnoissa, prosesseissa ja eri prosessien rajapinnoissa. Katselmukset toteutuvat strategia- ja prosessikartan mukaisesti. Katselmuksissa varmistetaan laadunvarmistusjärjestelmän toimintakyky ja sen soveltuvuus toiminnan tar-

21 peisiin. Katselmusten aikana arvioidaan strategian ja laatupolitiikan mukaisten tavoitteiden toteuttamismahdollisuuksia ja laadunvarmistusjärjestelmään liittyviä parannusmahdollisuuksia ja muutostarpeita. Haastattelujen ja näyttöjen perusteella johdon katselmuksilla on vaikuttavuutta myös laajemmin henkilöstön työhön ja toiminnan kehittämiseen. Auditointivierailulla saadun näytön perusteella Savonia-ammattikorkeakoulun organisaation, toiminnan ohjauksen ja laadunhallinnan uudistuksen avulla on onnistuttu luomaan toimiva ja dynaaminen laadunvarmistusjärjestelmä. Jatkossa on keskeistä viedä uudistus suunnitellusti loppuun ja kerätä kokemuksia toiminnasta nyt olemassa olevilla rakenteilla. Lisäksi on olennaista varmistaa, että rakennetun järjestelmän toiminnoista pidetään kiinni ja niiden mukaisesti toimitaan. Laadunvarmistusjärjestelmän sitovuuden ja osaamisaluekohtaisten vapausasteiden hahmottaminen yhtenevästi koko korkeakoulussa vaativat tulevaisuudessakin edelleen selkeää viestimistä. Keskeistä on, että koko korkeakouluyhteisö hyödyntää jatkossakin laadunvarmistusjärjestelmän tuottamaa tietoa ja laadunvarmistus nivoutuu pysyvästi osaksi arjen toimintaa. Yhteenveto: Savonian laadunvarmistusjärjestelmä kattaa kaikki ammattikorkeakoulun toiminnot ja muodostaa dynaamisen kokonaisuuden. Erinomaisuuteen pyrkivässä toimintakulttuurissa johdon katselmukset ja itsearvioinnit ovat laatutyön keskiössä. Laadunvarmistusjärjestelmän määrittelemät toiminnot ja prosessit ovat koko Savoniassa yhdenmukaiset. Parhaat käytännöt on onnistuneesti omaksuttu yhteisiksi.

22 . Laadunvarmistujärjestelmään liittyvä dokumentaatio, johon sisältyy laatupolitiikan, toimintojen, toimijoiden ja vastuiden määrittely Savonia-ammattikorkeakoulun laadunvarmistusjärjestelmän dokumentaatio sisältää laatupolitiikan, toimintojen, toimijoiden ja laatuvastuiden määrittelyn. SERPAssa oleva dokumentaatio on henkilöstön, opiskelijoiden ja sidosryhmien saatavilla. Sen lisäksi, että toiminnot, toimijat ja vastuut ovat selkeästi, ymmärrettävästi ja konkreettisesti määriteltyjä ja dokumentoituja, niiden mukaisesti myös toimitaan. Koska organisointi on toimiva ja edistää laadunvarmistusta, on Savonian laadunvarmistusjärjestelmä tämän auditointikohteen osalta tasolla edistynyt. Vuoden 2007 auditointiraportissa todetaan, että kehittymässä olevan toiminnan ohjaus- ja laadunvarmistusjärjestelmän dokumentaatio on keskeneräinen. Raportin kehittämissuosituksien mukaan laadunvarmistusjärjestelmän dokumentointi ja kuvaus ovat järjestelmän kehitysvaiheen vuoksi vielä puutteelliset. Prosessien ja niiden osien suhdetta sekä vastuiden määrittelyä tulisi selkeyttää. Korkeakoulun olisi hyödyllistä selkeämmin kuvata ja dokumentoida laadunvarmistusmenettelyjensä tuottaman tiedon hyödyntäminen perus- ja tukitoimintojen kehittämisessä. Laadunvarmistusmenettelyjen tuottaman, nykyisellään varsin laajan kerättävän tietomäärän, karsiminen ja priorisoiminen saattaisivat tehostaa sen hyödyntämistä. Savonia-ammattikorkeakoulu on selkeästi uudistanut organisaatiorakenteensa ja johtamisjärjestelmänsä siirtyen sekä keskitettyyn että osaamisaluepohjaiseen johtamisjärjestelmään. Vuoden 2006 tilanteeseen verrattuna on tarkistettu kaikkien johtajien, päälliköiden ja toimijoiden vastuut, valtuudet ja tehtävät. Kullekin tilivastuulliselle vastuujohtajalle on määritelty nyt selkeät vastuualueet. Muutossuunnitelma asiakirjaan on kerätty keskeisimpiä Savonian toimintaan vaikuttavia muutoksia, joista yksi on organisaatiouudistus. Muutossuunnitelmassa on dokumentoitu toimenpiteet, aikataulut, vastuut ja seuranta sekä arviointi. Näin myös uudistuksen eteneminen voidaan arvioida ennalta suunnitellusti ja läpinäkyvästi osana laadunvarmistusjärjestelmää. Tämän kanssa yhtenevästi arviointisuunnitelmassa vuodelle 2009 on asetettu arviointipisteet uudistuksen arvioinnille. Näyttöjen ja auditointivierailun perusteella organisaatiouudistuksen toteutuminen on selkiyttänyt toimijoiden ja toimintojen vastuita. Lisäksi muutoksen toteuttaminen ja arviointi on kytketty osaksi laadunvarmistusjärjelmää ja muutossuunnitelman mukaisesti on myös edetty. Savonia-ammattikorkeakoulun laadusta vastaa rehtori ja hänen alaisuudessaan toimii laatupäällikkö, joka johtaa laatutoimintaa ja vastaa laadunhal-

23 lintaohjelmasta. Laatupäällikön tukena toimii laaturyhmä (ArPa), jonka kokoonpano ja tehtävät ovat kehittyneet ja kehittymässä osana uudistusta. Myös toimintojen ja prosessien laatuvastuut on määritelty. Jokainen Savonian työntekijä on henkilökohtaisesti vastuussa laadunhallinnan toteuttamisesta. Kuten jo aikaisemmin on todettu, Savonia-ammattikorkeakoulun laatupolitiikka katsotaan osaksi toimintapolitiikkaa ja erillisestä laatupolitiikasta ja laadunhallintastrategiasta on luovuttu. SERPAssa kuvataan Savonian strategiakaudelle asetetut tavoitteet kootusti. Laadunhallinnan osalta tavoitteet on asetettu vuosille Laadunhallintaohjelma vuosille on auditointihetkellä lähes valmis. Ohjelmasta käy ilmi Savonian systemaattinen toiminta valittujen laadunhallinnan näkökulmien mukaisessa laatutyössä. Auditointivierailun haastattelujen ja näyttöjen perusteella voidaan todeta laatupolitiikan tiivistyneen ja selkiytyneen sekä sen kytkennän toiminnanohjaukseen vahvistuneen. Haastatteluissa henkilöstö osoitti sitoumista laadunvarmistusjärjestelmään ja sen toteuttamiseen. Prosessitoimintaa ja -johtamista on kehitetty uudistamalla prosessiohjeet ja menettelyt. Jokaiselle prosessille on erikseen määritelty vähintään tehtävänimikkeellä ja usein myös henkilön nimellä prosessin johtaja. Rehtorin johtamisvastuulla olevat prosessit ovat toiminnanohjaus, henkilöstö ja tiedotus. Vararehtoreista toisella on opetuksen ja oppimisen prosessien ja toisella tutkimus- ja kehitystyön prosessien strategisen johtamisen vastuu. Operatiiviset vastuut jakautuvat osaamisaluejohtajille (strategian toimeenpanovastuu), koulutus- ja kehittämispäälliköille ja prosessien omistajille (ks. kuvio 5 alla). Vastuiden jakautumista on selkiytetty kuvioiden avulla SERPAssa. Savonian johto on määritellyt dokumentoidusti, miten prosesseja johdetaan ja kehitetään. Uuden yhteisen prosessiohjeen avulla on varmistuttu prosessien määrittelyn ja kuvauksen yhdenmukaisuudesta. Laatupäällikön tehtäviin kuuluu kytkeä prosessien parantaminen osaksi muuta laatutoimintaa ja sen kehittämistä. Prosessikaavioissa on niiden versionhallinta sekä hyväksymis- ja käyttöönotto sekä laatimispäivämäärät ja siten henkilöstön on helppo varmistua niiden voimassaolosta. Näyttöjen ja vierailun perusteella Savonia-ammattikorkeakoulu on kuvannut laadunvarmistusjärjestelmänsä kannalta oleelliset prosessit ohjeidensa mukaisesti yhtenevästi ja selkeästi. Parhaiden prosessien valinta aikaisemmista yksikkö- ja toimipistekohtaisista prosesseista sekä lopullisten yhtenäisten ja yhteisten prosessien kehittäminen on toteutettu henkilöstöä laajasti sitouttaneessa prosessissa. Tuloksiksi ovat syntyneet henkilöstön kattavasti tuntemat prosessit, joista he kokevat olevan hyötyä toiminnassaan. Näin Laatu kuuluu kaikille -kulttuuri todentuu kantavana voimana.

24 Ydinprosessien johtaminen Prosessin vastuujohtaja / vararehtori Prosessien johtaminen Strategian toimeenpanon johtaminen Prosessin omistaja Laatii ja ylläpitää Prosessin toimintamallit Noudatettava toimintamalli Operatiivinen johtaminen Osaamisaluejohtaja Osaprosessin omistaja Laatii ja ylläpitää Osaprosessin toimintamallit Noudatettava toimintamalli Käytännön toiminta Koulutus- ja kehittämispäällikkö Päivittäisjohtaminen Kuvio. Savonia-ammattikorkeakoulun ydinprosessien opetuksen ja opiskelun sekä tutkimus- ja kehitystyön johtaminen Laadunhallintaprosessi on yksi ammattikorkeakoulun johtamis- ja ohjausprosesseista. Laadunhallintaprosessin avulla ohjataan toiminnan suunnittelua, toteutusta, arviointia ja parantamista hallitusti. Laatupäällikkö toimii laadunhallintaprosessin prosessin omistajana. Laadunhallintaprosessi on jaettu kahteen osaprosessiin: arviointiprosessiin ja tiedontuotantoprosessiin. Arvioinnit kirjataan vuosittain toimintasuunnitelmaan ja arviointisuunnitelmaan. Laadunhallinnan toteutumista ja laatutoimintaa seurataan, arvioidaan ja siitä raportoidaan kokonaisuutena vuosittain osana toimintakertomusta, johdon katselmuksissa ja sisäisen valvonnan mukaisesti. Näyttöjen ja haastattelujen perusteella voidaan todeta laadunhallinnan prosessien toimivan dokumentaatiossa kuvatusti. Esimerkiksi Savonia-ammattikorkeakoulun johdon katselmukset ovat nostaneet esiin tiedon tuotannon kehittämistarpeita. Asiaa on kehitetty ja Savonia-ammattikorkeakoulun johto on tunnistanut kehittämishaasteeksi tiedontuotannon kokonaistoimivuuden. Palautetiedot ohjataan organisoitumisen ja johtamisjärjestelmän mukaisesti vastuutahoille palautteiden jatkokäsittelyä varten. Tämäkin käy SERPAsta ilmi selkeän kuvion havainnollistamana. Jokaisen vastuullisen raportoijan ja raportoinnin vastaanottajan vastuut, valtuudet, roolit ja tehtävät on määritelty sääntöihin, toimenkuviin, toimintoihin ja prosesseihin. Lisäksi palautetiedon käsittely on jäsennetty matriisiin, jonka mukaisesti on sovittu seurantojen ja

25 arviointien sekä muiden palautteiden käsittelystä ja jatkotoimista (palaute- ja raportointimatriisi). Näyttöjen ja haastattelujen perusteella arviointi- ja palautetiedon havainnollistamiseksi ja kokoamiseksi on useita toimivia rakenteita. Palaute- ja raportointimatriisista käyvät ilmi raportointi- ja ohjausvastuut sekä vuosikelloista näkyvät tiedon hyödyntämisen ajankohdat raportointipisteinä. Vuosikellojen laaja käyttö on erittäin selkeyttävä ja hyvä uudistus. Haastatteluissa välittyi vastuujaon ja organisoitumisen sisäistäminen ja toimivuus käytännössä. Asiakirjat ja dokumentit ovat kaikkien saatavilla SERPA-järjestelmässä. Opiskelijat ja määritellyt kumppanit pääsevät tutustumaan siihen oman osoitteensa kautta. Savonia on myös panostanut siihen, että henkilöstölle, opiskelijoille ja sidosryhmille on viestitty SERPAsta. Verrattuna vuoteen 2006, jolloin dokumentaatiota oli vasta alettu siirtämään Q2-järjestelmään, voidaan havaita, että toisaalta aineistoja ja ohjeistuksia on vähennetty ja toisaalta aikaisemmin puuttuneita osioita erityisesti tukipalveluita koskien on lisätty. SER- PAn dokumentaatio kattaa auditointihetkellä kaikki ammattikorkeakoulun toiminnot ja prosessit. Laadunvarmistusjärjestelmää ja sitä esittävää kuviota (ks. kuvio 4) on selkiytetty vuoden 2006 vastaavaan verrattuna. Henkilöstö kokee uudistetun kuvion olevan havainnollisempi ja kuvio on tunnettu. Kuvioiden käyttö koko SERPAn kattaen osoittaa hyvää kykyä havainnollistaa, kiteyttää ja selkiyttää oleellisia asioita. Tämä on osaltaan lisännyt toiminnan ohjaus- ja laadunvarmistusjärjestelmän viestivyyttä ja siten yhtenäistänyt koko Savonian kattavaa dokumentaatiota. Kaikki dokumentit ovat selkeästi korkeakoulutasoisia ja vain joiltain välttämättömiltä osin ala- tai kampuskohtaisia. SERPAn lisäksi hyödynnetään Outlook-järjestelmää, johon tallennetaan kaikkien Savonian virallisten ryhmien toiminnasta kokousmuistiot. Sekä audiointiaineiston että vierailun perusteella voidaan todeta, että Savonian uudistusprosessin aikana koko dokumentaatiota on tarkistettu, yhtenäistetty ja virtaviivaistettu. Dokumentaatio tukee uudistuneen organisaation selkeää vastuiden määrittelyä. Erityisesti erilaiset vastuumatriisit, vuosikellot ja päätöksentekoketjukuviot tuovat havainnollisuutta ja viestivyyttä dokumentaatioon. Toiminnan kehittämisessä on nähty keskeisenä laatia menettelyjä, ohjeita ja dokumentteja harkitusti. Kehitystyötä ohjaava periaatetta Hyvät mallit ja käytänteet otetaan mukaan ja huonot jätetään matkasta on aidosti toteutettu kehittämisprosessissa. Aikaisemmin tulosyksiköissä olleita näin meillä -käytäntöjä voitiin havaita arviointivierailulla ja näytöissä otetun yhtenäisen laadunvarmistusjärjestelmän osiksi. Yhtenäisten ja yhteisten prosessien laadintaan osallistuminen on sitouttanut henkilöstöä ja osaltaan lisännyt tietoa laatuvastuista.

26 Yhteenveto: Tietojärjestelmä SERPA on koonnut keskitetysti laadunvarmistusdokumentaatiota ja dokumentit ovat kaikkien korkeakouluyhteisön jäsenten saatavilla. Prosessikartan kaikki prosessit ovat äärimmäisen selkeästi ja systemaattisesti kuvattu prosessikuvausohjeiden mukaisesti. Laadunvarmistusjärjestelmän dokumentaatio on looginen ja havainnollinen. Toimijoiden tehtävät ja toimintojen vastuut ovat määriteltyjä ja toimivat käytännössä.. Laadunvarmistuksen kattavuus.. Tutkimus- ja kehitystyö Savonia-ammattikorkeakoulun laadunvarmistus kattaa keskeiset tutkimus- ja kehitystyön osa-alueet ja on kehittyvällä tasolla. Tutkimus- ja kehitystyön ja maksullisen palvelutoiminnan prosessit on uudistettu ja kuvattu. Edistyneen tason saavuttaminen edellyttää vielä pidempiaikaista näyttöä koko ammattikorkeakoulun kattavasta prosessien mukaisesta toiminnasta ja sen kehittämisestä. Vuoden 2007 auditointiraportissa todetaan, että ammattikorkeakoulutasoiset käytännöt ja prosessit eivät auditointiajankohtana olleet vakiintuneet ja että niiden sitovuus tulosalueilla oli määrittämättä. T&k-työn käytännöt erosivat eri tulosalueilla varsin paljon toisistaan. Projektikokonaisuuksia ei hallittu systemaattisesti tulosalue- tai ammattikorkeakoulutasolla. Ammattikorkeakoululla ei vielä ollut omaa t&k-työn mittaristoa. Työelämästä tulevan palautteen muotojen jäsentäminen (mm. palautteen keräämisen tavat, eri lähteistä tulevan tiedon kokoaminen, tiedon hyödyntäminen) vaikutti olevan haaste. Savonian siirtyminen kohti keskitetympää toiminnanohjaus- ja laadunvarmistusjärjestelmää näkyy myös tutkimus- ja kehitystyön (t&k-työ) organisoinnissa. T&k-työtä ohjaa t&k-ohjelma, joka on laadittu vuosiksi Strategisen johtamisen vastuu on t&k-työstä vastaavalla vararehtorilla. T&ktyön operatiiviset vastuut on jaettu osaamisaluejohtajille, koulutus- ja kehittämispäälliköille, projektipäälliköille ja prosessin omistajille ydinprosessien johtamisrakenteen mukaisesti. T&k-työn toimintakokonaisuus muodostuu kahdesta osakokonaisuudesta: tutkimus- ja kehittämistoiminnasta (t&k-hankkeet, henkilöstön tutkimusja kehittämistyö, opiskelijoiden t&k-työ) ja maksullisesta palvelutoiminnasta. Sekä ammattikorkeakoulutasolla että kullakin osaamisalueella on omat t&ktyön ja maksullisen palvelutoiminnan kehittämisryhmänsä. T&k-työn toimin-

27 takokonaisuutta ohjataan ammattikorkeakoulun vuosikellon ja sitä täydentävän t&k-työn vuosiprosessin mukaisesti. T&k-työn molemmilla osakokonaisuuksilla on oma prosessikansio SERPAssa. Hanketoiminnan osalta keskitetympi toimintamalli näkyy mm. uudistettuna hanketoiminnan ohjeena ja yhtenäisenä hanke-esittelylomakkeena. Haastattelujen perusteella t&k-käytäntöjen yhtenäistäminen on mahdollistanut osaamisalueiden yli tapahtuvan yhteistyön ja vertailun sekä parhaiden käytäntöjen löytämisen. Savonian ja osaamisalueiden t&k-työn kehittämisryhmät nähtiin haastatteluissa tärkeinä hankeaihioiden ja hankkeiden käsittelyn foorumeina. Osaamisalueiden sisällä hankkeiden välistä yhteistyötä tiivistää se, että hankkeet ovat koko osaamisalueen yhteisiä ja niiden piirissä on laaja edustus osaamisalueen sisältä. T&k-toimintojen ja ohjeistusten yhtenäistäminen ammattikorkeakoulutasolla on entisestään helpottanut ja lisännyt tutkimus- ja kehitystoiminnan integroimista opetukseen ja opinnäytetöiden hankkeistamiseen. Tutkimus- ja kehittämistyön laadunvarmistukseen liittyvä merkittävä korkeakoulutasoinen uudistus on tulosaluekohtaisten itsearviointien toteuttaminen ja niiden käsittely. Tätä menettelyä oli pilotoitu Savonia Business -tulosalueella. Vuonna 2007 malli vakiinnutettiin kaikille silloisille tulosalueille. Itsearviointitiedossa hyödynnetään mm. hankekohtaiset palautteet. Arviointimatriisissa on seitsemän arvioitavaa kohdetta eli laatualuetta, joista kullakin on 3 5 mittaria. Osaamisalueittain laaditaan yhteenvedot tuloksista sekä arviointimatriisiin että koontilomakkeeseen, josta käyvät ilmi vahvuudet ja kehittämiskohteet. Yhteenvetoja tarkastellaan sekä osaamisalueiden että Savonian kehittämisryhmissä. Osaamisalueiden itsearvioinneista laaditaan lopuksi Savonian t&k-työn yhteenvetoraportti, joka sisältää myös johtopäätökset, kehittämiskohteet ja tulevat arviointikohteet. Arviointi toistetaan vuosittain seuraten samalla kehittämiskohteiden toteutusta. Dokumenttien ja haastattelujen pohjalta kävi ilmi, että vaikka arvioitavat kohteet ovat kaikilla osaamisalueilla samat, osaamisalueet voivat soveltaa matriisia. Tätä mahdollisuutta myös hyödynnetään. Sovellusmahdollisuudella on haluttu antaa tilaa alakohtaisille tarpeille ja sanavalinnoille. Matriisin käyttö on haastattelujen perusteella selkiyttänyt laadunvarmistusta ja toiminnan arviointia, vaikka sen käyttö aluksi tuntui hurjalta, kuten henkilöstön haastattelussa kävi ilmi. Hyväksi koettiin myös se, että arviointi ei ole vain projektikohtaista, vaan laaja-alaisempaa ja vuosittain samanlaisena toistuvaa, mikä mahdollistaa toiminnan seurannan. T&k-työn mittareista tutuimpia haastatteluissa olivat opetusministeriön määrittelemät mittarit. Itsearviointimatriisista mainittiin lähinnä yksittäisiä arviointikohteita ja mittareita. Projektikokonaisuuksien monialainen hallinta on käynnistynyt ja saadun näytön perusteella t&k-työtä