Sähköisen tiedonsiirron hyödyt projektin johtamisessa. ProCE: Projektin johtaminen ja organisointi sähköisen tiedonsiirron ympäristössä 1/2

Transkriptio

1 Sähköisen tiedonsiirron hyödyt projektin johtamisessa Kristiina Sulankivi ProCE: Projektin johtaminen ja organisointi sähköisen tiedonsiirron ympäristössä 1/2 Suomalais-amerikkalainen tutkimushanke Osapuolet: VTT Rakennus- ja yhdyskuntatekniikka University of Wisconsin-Madison (UWM), USA 10 yritystä Suomesta Rahoitus: yritykset, Tekes, VTT, UWM Aikataulu: alkoi 9/00, päättyy 12/01 Tutkimusryhmä: A. Lakka, K. Sulankivi, M. Luedke 1

2 ...ProCE 2/2 Tavoitteet: Tilannekatsaus sähköisen tiedonsiirron käytöstä rakennushankkeissa Sähköisen tiedonsiirron toimintaympäristön vaikutuksien mittaaminen ja saatavissa olevien hyötyjen osoittaminen Määrittää yhteiset vaatimukset sähköisen tiedonsiirron ympäristöä kohtaan. Määrittää usean osapuolen projektin uudet toimintatavat sähköisen tiedonsiirron ympäristössä. Toteuttaa nopeita parannustoimenpiteitä Raksanet Oy:n projektipankkipalvelussa Sähköisen tiedonsiirron ympäristö (Concurrent Engineering Environment, CE environment) 2

3 Rakennushankkeen CE-ympäristön kehitysaskeleita Projektipankki Projektinhallintajärjestelmä Paperi Sähköposti Kopiopankki Esimerkki: Projektinhallintajärjestelmä ASP-sovelluksena Työkalupainikkeet Asiakirjakansion valinta Asiakirjaluettelo ja asiakirjojen kopiointi omaan työasemaan napsauttamalla nimeä Tiedoston katselu view - toiminnolla 3

4 Nykyinen CE-ympäristö 1/2 Käytetään tyypillisesti ASP-palveluna (ASP=sovelluspalveluntarjoaja) Yleisesti esiintyviä ominaisuuksia: Reaaliaikaisuus Kiinteä hakemistorakenne dokumenttien hallinnassa Käyttäjille automaattiset ilmoitukset muutoksista Monipuolinen käyttöoikeuksien hallinta Dokumenttien versionhallinta Kommunikointiin sähköposti Tiedon varmuuskopiointi Nykyinen CE-ympäristö 2/2 Uusia projektinjohtamista ja työnohjausta tukevia ominaisuuksia: Tietokantapohjaiset lomakkeet, esim. työmaapäiväkirja Tiedostojen katselu ilman lisäohjelmia Web -kamera Kieli-vaihtoehdot RFI (Request for information) Muutostöiden ja hyväksyntäprosessien hallinta Linkit muihin palveluihin 4

5 Hyödyntäminen projektinjohtamisessa, yleisellä tasolla: Keskitetty tietovarasto Tieto samanaikaisesti ja samanmuotoisena eri osapuolille Tehostunut koordinointi Toiminnan ja työnkulun tukeminen, esim. Työmaapäiväkirja Parempi kokonaisnäkemys hankkeesta ja sen tavoitteista Mittaus esimerkkihankkeissa Case 1 Case 2 Case 3 5

6 Hyötytyypit ja niiden mittaus Mittaus noudatti ProCE-hankkeessa kehitettyä mittausmallia 1) HYÖTYTYYPIT -> Hyötytyypit TEHTÄVÄT Kustannushyödyt: Voidaan mitata ja ilmaista rahallisesti Muut mitattavissa olevat hyödyt: Voidaan mitata, mutta ei ilmaista rahayksiköissä Laadulliset ja toiminnalliset hyödyt: Vaikeasti mitattavissa olevat, sanallisesti ilmaistavat hyödyt 1) Pohjana: Carter, C., Thorpe, A., and Baldwin, A.N. Benefits Assessment. (ISOCCCrates Deliverable 3) a report on the ISOCCCrates Project, Loughborough University, UK Hyötyjen syntyminen LAADULLISET JA TOIMINNALLISET HYÖDYT AIKA- JA MUUT MITATTAVISSA OLEVAT HYÖDYT KUSTANNUS- HYÖDYT Esimerkki: Projektia koskevaa tietoa helpommin omaan käyttöön (Hyöty D35) Tehokkaampi ajankäyttö (Hyöty D22) Säästöt palkkakuluissa (Hyöty D12) 6

7 Vaikuttavuus dokumenttien ja projektinhallintaan (3 casen keskiarvona) Hyödyt *R D37 2,9 K32 2,9 D31 D35 S35 S36 2,7 R34 2,65 D32 K31 *K3 4 *KP 3 3 *KP 3 5 S33 D33 2,4 D34 2,4 *S 3 2 2,3 S38 2,2 D36 2,1 S42 2 S31 1,9 R39 1,8 S39 1,75 S40 1,45 *S 3 4 1,4 R35 1,3 *S 4 3 0,7 4 = Auttoi erittäin paljon 3 = Merkittävä apu 2 = Auttoi jossain määrin 1 = Vähäinen vaikutus 0 = Sovelluksen käytöllä ei ollut vaikutusta perinteiseen toimintatapaan verrattaessa Kolmen esimerkkihankkeen yleisarvosanat laadullisten ja toiminnallisten hyötyjen toteutumiselle 2,6 2,2 ja 2,3 Keskiarvo 2.4 Lähin sanallinen kuvaus alaspäin: Auttoi jonkin verran dokumenttienja projektinhallinnassa....vaikuttavuus Parhaiten saavutetut hyödyt (ka.tulos > ): Projektia koskevan tiedon tallentaminen helpompaa (R31) (Sähköisen työmaapäiväkirjan täyttäminen ja hyväksyntä oli erittäin paljon helpompaa kuin perinteisen paperipäiväkirjan.) Dokumenttien jakelu muille osapuolille oli merkittävästi helpompaa (D37) Merkittävästi parempi mahdollisuus pysyä ajantasalla projektia koskevista muutoksista & uutisista (K32) Sovellus oli merkittävä tuki etätyölle (D31) Projektia koskevaa tietoa oli merkittävästi helpompi saada omaan käyttöön (D35) Merkittävästi helpompi julkaista päivitytetyt dokumentit (S35) Helpompi pääsy ajantasaiseen projektitietoon suunnitteluvaiheessa (S36) Helpompi pääsy ajantasaiseen projektitietoon rakentamisvaiheessa (R34) 7

8 Yhteiset toiminnalliset ja laadulliset hyödyt esimerkkihankkeissa (Vaikuttavuus kaikissa esimerkkihankkeissa >2.5 eli auttoi merkittävästi ja hyöty saavutettiin suuren vastaajajoukon mielestä) Dokumenttien jakelu muille osapuolille merkittävästi helpompaa (D37, 29/34) Merkittävästi helpompi julkaista päivitetyt dokumentit (S35, 25/34) Merkittävästi parempi mahdollisuus pysyä ajantasalla projektia koskevista muutoksista & uutisista (K32, 28/34) Merkittävästi helpompi pääsy ajantasaiseen projektitietoon (S36, 29/34) Tärkeimpinä pidetyt toiminnalliset ja laadullista hyödyt Tärkeys --> R34 3,4 Helpompi saada päivitettyä projekti-informaatiota (R34) D32 3,3 Suunnitelmat paremmin järjestyksessä ja löydettävissä (D32) *KP33 Täydellinen sähköinen projektitietoarkisto tilaajalle (KP33) HYÖTY *R31 D33 D34 K32 Projektia koskevan tiedon tallentaminen helpompaa (R31) Parempi tietoisuus projektia koskevasta uudesta tiedosta (D33) Parempi versionhallinta (D34) Parempi mahdollisuus pysyä ajantasalla projektia koskevista muutoksista & uutisista (K32) S36 Helpompi pääsy ajantasaiseen projektitietoon (S36) D37 3,1 Dokumenttien jakelu muille osapuolille helpompaa(d37) S35 3,1 Helpompi julkaista päivitetyt dokumentit (S35) 8

9 Hyötyjen saavuttaminen verrattuna tärkeyteen Hyöty Ei vaikutusta Vähäinen Kohtalainen Merkittävä Erittäin merkittävä *R 3 1 D37 2,9 3,1 K32 2,9 Vaikuttavuus D31 2,7 Tärkeys D35 3 S35 S36 3,1 2,7 R34 2,65 3,4 *K34 2,2 *KP 33 *KP 35 3 D32 3,3 K31 S33 2,7 2,4 D33 2,4 D34 2,3 *S 32 2,9 2,2 S38 2,1 D36 2,9 2 S42 1,9 S31 3 1,8 R39 2 1,7 5 S39 2,75 1,45 S40 2,45 1,4 *S 34 2,2 1,3 R35 2,4 0,7 *S 43 Monet hyödyt saavutettiin keskimäärin hyvin suhteessa niiden tärkeyteen Tärkeinä pidetyistä keskimäärin heikoimmin saavutettiin: Sovelluksen vaikutus rak. loppukäyttäjien osallistumiseen (S43) Yhteistyömahdollisuuksien lisääntyminen (S31) Tuki suunnitelmien yhteensovittamiselle (S39) Parhaiten saavutetuista tärkeyteensä nähden vaatimattomasti: Helpompi saada päivitettyä projektiinformaatiota rakentamisvaiheessa (R34) Aika- ja muita mitattavissa olevia hyötyjä esimerkkihankkeissa Aikahyötyjä: Työajansäästöjä Tukee nopeampaa suunnittelua ja rakentamista Tiedonjakelun aikaviiveitä pois ( -> tieto aiemmin käytettävissä -> kaikille osapuolille lisää työtehtävien järjestelyvaraa) Muita mitattavissa olevia hyötyjä: Vähemmän virheitä työmaalla Jonkin verran vähemmän kiistoja, kun tiedonvaihto on dokumentoitua Vähemmän arkistoitavaa paperia 9

10 Esiin tulleita kustannushyötyjä Kustannussäästöt keskimäärin noin /projekti Suhteessa sovellusten käyttökustannuksiin noin 1,6 kertaiset Noin 0,08% hankkeen kokonaiskustannuksista Suorat kustannussäästöt liittyivät pääasiassa kommunikointiin ja dokumenttien hallintaan. Kustannushyötyjä eniten pääurakoitsijalle ja tilaajalle Esimerkkejä löydetyistä kustannushyödyistä: Alentuneet matkustuskulut Säästöjä pöytäkirjojen ja muistioiden yms. postituskuluissa Alentuneet suunnitelmien paperikopiokustannukset Alentuneet puhelinkulut Säästöjä palkkakuluissa tehokkaamman ajankäytön seurauksena Johtopäätöksiä case-analyyseistä Tärkeinä pidettyjä laadullisia ja toiminnallisia hyötyjä (yleisarvosana keskimäärin 2,4 mitattuna asteikolla ) Mille osapuolille eniten toiminnallisia ja laadullisia hyötyjä? Kaikille osapuolille aikahyötyjä Saavutetut kustannussäästöt olivat kaikissa esimerkkihankkeissa suuremmat kuin sovellusten käyttökustannukset (ka. 1,6 ). Kustannushyötyjä saivat eniten pääurakoitsijat ja tilaajat 10

11 Johtopäätöksiä case-analyyseistä... Hyödyt erilaisilla ympäristöillä Hyödyt Projektinhallintajärjestelmä Projektipankki Kopiopankki Sähköposti Paperijärjestelmä Hyötypotentiaalia Hyödyntämätöntä potentiaalia, esim: Kaikki osapuolet eivät kuuluneet sovellusten käyttäjiin Rinnakkain perinteisen paperijärjestelmän kanssa Tärkeinä pidettyjä, mutta heikosti saavuttuja laadullisia ja toiminnallisia hyötyjä, esim: Sovelluksen vaikutus rak. loppu-käyttäjien osallistumiseen Hyötypotentiaalia tulevaisuudessa: Suoria kustannussäästöjä tarjouspyyntöasiakirjojen keskitetyllä sähköisellä jakelulla. Langattoman teknologian kehittyminen voi tuoda mielenkiintoisia uusia hyötyjä 11

12 Lisätietoa ProCE-projektista ProCE Intermediate report (3/2001) "Features and Capabilities in the Concurrent Engineering Environment" pdf-muodossa projektin www-sivuilla VTT University of Wisconsin-Madison Prof. Awad Hanna: 12