Uudenmaan Pikakuljetus Oy UPK 24/7 -OHJE 1(16)

Transkriptio

1 Uudenmaan Pikakuljetus Oy UPK 24/7 -OHJE 1(16) Tervetuloa UPK internetpalveluiden käyttäjäksi! Muistathan säilyttää käyttäjätunnuksesi ja salasanasi huolellisesti. Mikäli epäilet salasanojesi joutuneen vääriin käsiin, ilmoita siitä viipymättä KIRJAUTUMINEN PALVELUUN Mene sivulle ja valitse UPK 24/7 1 tai Asiakkaat 2. Avautuvalla sivulla valitse pyöreä UPK 24/7 -painike Voit myös käyttää suoraa osoitetta Ennen kuin syötät käyttäjätunnusta ja salasanaa, tarkista web-sivun kieli kohdasta Kieli. Oletuskielenä on Finnish (suomi). Sähköposti/ käyttäjätunnus Salasana: salasanasi

2 Uudenmaan Pikakuljetus Oy UPK 24/7 -OHJE 2(16) Paina Enter tai klikkaa Kirjaudu sisään Kun kirjautumisesi on hyväksytty, olet pääsivulla jossa kohdassa Tilatut, muttei vahvistetut Internet-tilaukset näkyy luettelo tuoreimmista tilauksista, joita ei ole vielä hyväksytty UPK:n järjestelmään. Menneillään olevat tilaukset kohta ei ole käytössä, vaikka siinä joskus näkyykin tilauksia. KULJETUSTEN TILAAMINEN

3 Uudenmaan Pikakuljetus Oy UPK 24/7 -OHJE 3(16) Muuta tilauksissa huomioitavaa Tilausta tehdessä on mahdollista merkitä kellonajat noudolle sekä kellonajat ja päivämäärä jakelulle. Tilauksen kuljetuspäivämäärä merkitään palveluvalikon alapuolelta valitsemalla. Näiden tietojen merkitsemisessä tulee olla hyvin huolellinen. Kellonajat on merkittävä aina muodossa HH:MM. Huomioithan, että kuljetuspäivä on sama kuin tilauksen noutopäivä. Lähettäjä ja vastaanottaja Painamalla sinistä nuolta nähdään 500 ensimmäistä asiakastietoa (yli 500 näyttäminen ei teknisesti ole mahdollista, sillä se hidastaa sivun latautumista), jotka tulevat perustamastanne rekisteristä. Mikäli halutaan etsiä esim. T-alkuisia asiakkaita rekisteristä, voidaan kirjoittaa em. kirjain ja painaa sinistä nuolta, jolloin näytölle aukeaa vain T-alkuiset asiakkaat. Tämä ominaisuus toimii aina kirjoitettaessa kolmeen merkkiin asti. Lähettäjän ja vastaanottajan rekisteritiedot ja historiatiedot (myös kaikki ne asiakkaat joita on käytetty lähettäjän tai vastaanottajan kentässä viimeisen 90 päivän ajan) saadaan näkyviin kirjoittamalla nimestä 4 ensimmäistä merkkiä ja odottamalla sekunnin verran, jolloin sivulle aukeaa kaikkien niiden vastaanottajien/ lähettäjien tiedot, joiden nimet täsmäävät kirjoitettuun tietoon. Kirjoittaessasi lisää merkkejä valittavien tietojen valikoima vähenee. Muutos nopeuttaa osoitteiden valintaa erityisesti siinä tapauksessa, että rekisteritietoja on paljon. Mikäli haluat oman yrityksesi tiedot listan ylimmäiseksi lisää osoiterekisteriin yrityksen nimen eteen välilyönti, jolloin se automaattisesti aakkostuu ylimmäiseksi, muussa tapauksessa omat tiedot löytyvät normaalissa aakkosjärjestyksessä. Muista kirjoittaa välilyönti myös silloin kun etsit oman yrityksen tietoja. Osoitteita voidaan perustaa ainoastaan Osoitteet-valikosta. Oletuslähettäjän tai -vastaanottajan voi merkitä Asetukset-valikon kautta. Osoitteiden ja postinumeroiden oikeellisuutta helpottamaan palveluun on lisätty Suomen katujen ja postinumeroiden rekisteri. Kirjoittamalla muutaman merkin osoitteesta, aukeaa valikko niistä osoitteista, jotka täsmäävät kirjoitettuun tietoon. Kirjoittamalla lisää, valikoima vähenee. Huomaa, että katunumero tulee aina syöttää manuaalisesti. Muista käyttää toimitusosoitteita. Mikäli osoitteita on todella paljon, kirjoitustoiminto toimii huomattavasti nopeammin kuin sinisen nuolen valikko ja näyttää kaikki tiedot. Kirjoitettuasi viisi (5) merkkiä osoitteesta, järjestelmä toimii samankaltaisesti kuin edellä kuvattu asiakasrekisteri. Huomaa, että katunumero on kuitenkin aina kirjoitettava erikseen. Tarkista aina postinumeron oikeellisuus: EI VEROTUS- tai HELSINKI -muotoisia postinumeroita, joilla ei ole varsinaista fyysistä sijaintia. Hyvänä nyrkkisääntönä kannattaa ajatella, että postinumeron viimeisen merkin on oltava nolla (0) tai viisi (5).

4 Uudenmaan Pikakuljetus Oy UPK 24/7 -OHJE 4(16) Nämä ohjeet ja tehdyt muutokset löydät tämän sivun linkeistä UPK 24/7 -järjestelmän käyttöohjeen löydät tästä linkistä ja Oletuslähettäjän ja -vastaanottajan asettaminen. Nimi: Yrityksen nimi Yritys*: Yrityksen nimen täydenne, esim. osasto tms. Asiakkaan lisänimi 2*: yhteyshenkilön nimi, muu lisätieto Tallenna myös vastaanottajan puhelinnumero, jos tiedossa. *tällä arvolla ei voi tehdä hakuja järjestelmästä Palvelu Palvelu Tästä annamme AINA asiakaskohtaisen ohjeen riippuen siitä minkä tyyppisestä kuljetuksesta on kysymys. Ajoneuvo Ei tarvitse täyttää Päivämäärä ei tarvitse täyttää, mikäli nouto on samana päivänä kuin tilaus tehdään Info Rahtikirjan numero Määrämuotoinen aakkosnumeerinen kenttä täytetään tarpeen mukaan. Mikäli rahtikirjan numero kenttä jätetään tyhjäksi, järjestelmä luo automaattisesti rahtikirjan numeron. KENTÄN MAKSIMIPITUUS ON 15 MERKKIÄ, joka ei saa ylittyä. Kentässä ei saa käyttää erikoismerkkejä, kuten kauttaviiva, piste, kaksoispiste, alaviiva, tähti, puolipiste, väliviiva, välilyönti jne. tai Å, Ä, Ö. Työnumero Voidaan lisätä, jos sellaista tarvitaan omaan käyttöön. Tiedon pohjalta voi tehdä kyselyjä, mutta se ei näy laskulla. Kollilaji Käytetään, jos kyseessä on yhden kollin lähetys tai kaikki kollit ovat samanlaisia (pkt, lava, rullakko). Jos on useita erilaisia kolleja, täytä erillinen kollit-sarake. Lähettäjän viite, vastaanottajan viite Vapaamuotoinen aakkosnumeerinen kenttä täytetään tarpeen mukaan. Voidaan käyttää myös erikoismerkkejä. Näkyy laskulla ja voidaan tehdä kyselyjä Veloitusperusteet

5 Uudenmaan Pikakuljetus Oy UPK 24/7 -OHJE 5(16) Paino on ilmoitettava AINA Kollit on ilmoitettava AINA. HUOM! TÄRKEÄÄ: tämän on oltava sama kuin erikseen ilmoitettujen kollien yhteismäärä. Asetukset Jos lähetyksessä on VAK-tavaraa, muistathan, että lähettäjä on velvollinen antamaan tästä tiedot kuljetusliikkeelle. Laita rasti ruutuun ADR/VAK-aineita. Lisää myös VAKtavaraa koskevat tiedot viestikenttään. (UN-numero, luokka, pakkausryhmä, aineen nimi) Viesti Lähetyksen sisältö (esim. atk-tarvikkeita) jos vain yhdenlaisia tavaroita ja kuljetusohjeet (esim. perillä klo 14:00 mennessä), mikäli aikataulu on poikkeava. Mikäli lähetyksenne sisältää aina samoja tuotteita tai teillä on aina esim. tietty kuljetuslämpötila, voimme perustaa tiedon asiakasrekisteriimme valmiiksi. (Esim. ATKvaraosia, kuljetuslämpötila C) Kollit

6 Uudenmaan Pikakuljetus Oy UPK 24/7 -OHJE 6(16) Laita totaalikollimäärä kohtaan Lisää uusi paketti ja paina Lisää uusi paketti -nappia. Mikäli lähetyksessä monta erilaista kolli tyyppiä, luo jokaiselle oma rivinsä ja syötä oma kolli-id tai jätä kolli-id-kenttä tyhjäksi ja anna järjestelmän luoda kolli-id. HUOMAA, että kolli-id:n pitää olla YKSILÖLLINEN. Laji = pakkaustyyppi Selostus = tuote Mikäli lähetyksenne ulkomitat ovat poikkeukselliset erityisen pitkä tai erikoisen muotoinen voit ilmoittaa ne viestikentässä. Ilmoitathan aina kaikki mitat: pituus * leveys * korkeus, esim. 1,20 * 0,80 * 1,50 m. Voit myös poistaa kolleja painamalla Poista -painiketta. TÄRKEÄÄ: yksittäisten syötettyjen kollien yhteismäärän pitää olla sama kuin alhaalla ilmoitettu yhteiskollimäärä. Tavarat Tästä annamme aina asiakaskohtaisen ohjeen. Kun kaikki kohdat on täytetty, klikkaa oikeassa alalaidassa jatka Tämän jälkeen tulevat tilauksen tiedot näkyville.

7 Uudenmaan Pikakuljetus Oy UPK 24/7 -OHJE 7(16) Klikkaa Suorita tilaus Hinta on näkyvissä vain siinä tapauksessa, että käyttäjällä on oikeus nähdä se. RAHTIKIRJOJEN JA OSOITETARROJEN TULOSTUS Tämän jälkeen voit printata rahtikirjat Tulosta rahtikirja Tulosta rahtikirjat kuljettajan kuittausta varten. UPK:ta varten ei tarvitse tulostaa rahtikirjoja, ellei asiasta ole erikseen sovittu.

8 Uudenmaan Pikakuljetus Oy UPK 24/7 -OHJE 8(16) Suosittelemme, että teette haun tekemiinne tilauksiin ja viette listan Exceliin (mikäli käyttäjän oikeuden riittävät) ja annatte tämän listan noutavalle kuljettajalle kuitattavaksi. ja/tai Osoitetarrat Tulosta pakettikortit Osoitetarra tulostuu normaalille A4-arkille tavallisella laser- tai mustesuihkutulostimella. Tähän sopii mm. vakiotarra HOVAT ABP-630 ( Suomessa jälleenmyyjä ainakin Bruce Campbell LTD Oy. Voit siirtyä tekemään uuden tilauksen tai kirjautua ulos sovelluksesta. TILAUSVAHVISTUS Voimme myös vahvistaa tilauksenne niin halutessanne, mutta oletusarvoisesti emme sitä tee. Mikäli haluatte erillisen sähköpostiviestin jokaisesta tilauksestanne, pyydämme ilmoittamaan asiasta

9 Uudenmaan Pikakuljetus Oy UPK 24/7 -OHJE 9(16) ETSI LÄHETYKSIÄ Täältä voit etsiä lähetyksiä mm. lähettäjän tai vastaanottajan nimen perusteella, kollinumerolla jne. Muista merkitä myös päivämäärärajat. Tilausnumero on laskulla ja tilauksen yhteydessä esiintyvä UPK:n sisäinen keikkanumero. Tilaukset voidaan viedä Exceliin, jos käyttäjällä on riittävät oikeudet. Tästä voidaan myös tulostaa suurempi erä rahtikirjoja ja pakettikortteja valinnan mukaan. Oletuksena kaikki hakutulokset on valittuina, joten painamalla alapuolella olevaa painiketta, voit tulostaa joko kaikki rahtikirjat tai pakettikortit.

10 Uudenmaan Pikakuljetus Oy 10(16) UPK 24/7 -OHJE Jos sarakkeen POD (pvm) -kohdassa on päivämäärä, lähetys on kuitattu. Klikkaamalla tilausta, näet kuittaajan nimen ja kuittausajan. Päivämäärän puuttuessa lähetystä ei ole kuitattu. Klikkaamalla tilauksen riviä mistä tekstikentästä tahansa, saadaan lähetyksen tiedot näkyville. Avautuvassa ikkunassa näkyvät myös kollien viimeiset skannaustiedot. POD

11 Uudenmaan Pikakuljetus Oy 11(16) UPK 24/7 -OHJE Kuittaustietoihin pääsee kohdasta POD. Aseta haluamasi aikaväli. Haun tuloksena on kaikki hakuvälin tilaukset, joissa on KUITTAUSTIETO. UPK:n järjestelmä ei ole tällä hetkellä reaaliaikainen, joten puuttuva kuittaustieto ei tarkoita sitä, että lähetystä ei olisi toimitettu. Pyrimme tallentamaan kuittaustiedot yhden (1) työpäivän viiveellä tai sopimuksen mukaan. Jos haluat nähdä myös kuittaamattomat lähetykset, käytä etsi lähetykset -valintaa. OSOITTEIDEN LUOMINEN Käyttämänne lähettäjän/vastaanottajan osoitteet voidaan luoda tänne myös etukäteen. Valitse osoitteet Luo uusi osoite

12 Uudenmaan Pikakuljetus Oy 12(16) UPK 24/7 -OHJE Muista tallentaa. Voit myös muokata tai poistaa olemassa olevaa osoitetta valitsemalla sen listalta ja tekemällä tarvittavat muutokset. Huomaa, että S-posti- ja Instructions-ruudut eivät näy tilauksissa. Muista tallentaa.

13 Uudenmaan Pikakuljetus Oy 13(16) UPK 24/7 -OHJE LASKUT Palvelusta nähdään myös asiakkaalle lähetetyt laskut, jos se on käyttäjälle sallittu. Laskut voidaan myös tarvittaessa tulostaa täältä PDF-dokumenttina. Lähetämme edelleen asiakkaille normaalit paperilaskut, joten asiakkaiden EI TARVITSE niitä täältä itse noutaa. Kun lopetat UPK:n web-palvelun käytön, kirjaudu ulos palvelusta.

14 Uudenmaan Pikakuljetus Oy 14(16) UPK 24/7 -OHJE PÄÄKÄYTTÄJÄLLE Yrityksen yhdelle tai useammalle käyttäjälle voidaan antaa ns. pääkäyttäjätunnukset, joilla kyseinen käyttäjä voi lisätä, muokata ja poistaa käyttäjiä sekä antaa näille erilaisia yksittäisiä oikeuksia tai niiden yhdistelmiä. Tavalliselle käyttäjälle ei tule koskaan antaa Users (admin) -oikeuksia. Tyypillisin oikeuksien rajoittaminen on erilaiset hintatiedot (Invoices, corrections ja prices), jos esim. tilauspalvelua tarjotaan omille asiakkaille. Pääkäyttäjä huolehtii itsenäisesti omassa organisaatiossaan käyttäjien hallinnasta ja poistaa esim. työntekijät, joiden työsuhde on päättynyt. Pääkäyttäjä ohjeistaa käyttäjät säilyttämään salasanansa huolellisesti ja kieltää luovuttamasta niitä toiselle henkilölle. Tietoturvaa lisätäksemme, käyttäjän salasana - ei saa sisältää käyttäjätunnusta tai sen osaa - salasanan tulee olla vähintään kuusi (6) merkkiä pitkä ja siinä on esiinnyttävä numeroita ja kirjaimia. Valitse Luo uusi käyttäjä tai muokkaa listalla olevia käyttäjiä

15 Uudenmaan Pikakuljetus Oy 15(16) UPK 24/7 -OHJE Käyttäjän sähköpostiosoite on pakollinen ja sen on oltava voimassa. Sähköpostiosoite toimii myös käyttäjätunnuksena. Kaikki käyttäjät merkitään AINA Internet-käyttäjiksi. Järjestelmä tarjoaa oletuksena samoja oikeuksia kuin pääkäyttäjälle on annettu. Internet-käyttäjä Käyttäjällä on oikeus kirjautua tilausjärjestelmään Tilausoikeus Käyttäjällä on oikeus tehdä tilauksia Hintalaskuri Työkalu hintojen laskemiseen (ei käytössä) "Monitilaus Työkalu, jolla luodaan tilaus useaan toimitusosoitteeseen (ei käytössä) Haku Käyttäjä voi tehdä erilaisia kyselyitä tilauksiin Osoitteiston muokkaus Käyttäjällä on oikeus luoda ja muokata osoitteita Tilausten muokkaus Käyttäjä pystyy muokkaamaan tilauksia (ei käytössä) Laskut Käyttäjä näkee laskut Kuittaustieto Käyttäjällä on oikeus nähdä lähetysten kuittaustiedot

16 Uudenmaan Pikakuljetus Oy 16(16) UPK 24/7 -OHJE Kartat Tilausten näkyminen kartalla (ei käytössä) Asetukset Oikeus vaihtaa salasanaa, oikeus muokata tilausten oletusasetuksia Käyttäjien hallinta Käyttäjällä rajattomat oikeudet poistaa, lisätä ja muokata toisia käyttäjiä TÄTÄ OIKEUTTA EI SAA KOSKAAN ANTAA tavalliselle käyttäjälle. Hintojen näkyvyys Näyttää tilauksissa ja kyselyissä tilauksen hinnan. Käyttöön liittyvissä ongelmissa, ota yhteyttä tai klo 07:00 18:00. ASIAKASTILIN VAIHTAMINEN KIRJAUTUMATTA ULOS Mikäli käyttäjällä on pääsy useampaan asiakastiliin, on hänen mahdollista vaihtaa tiliä kirjautumatta välillä ulos järjestelmästä. Valinta tehdään sivun vasemmasta yläreunasta. Jotta tämä järjestely toimii, on käyttäjän kaikissa tileissä oltava käytössä sama sähköpostiosoite ja salasana. Mikäli salasana vaihdetaan, on vaihto tehtävä kaikkiin tileihin. Muutosten jälkeen palvelusta tulee kirjautua ulos, jotta uudet asetukset astuvat voimaan.