[t:l ( nls. JUifrEft,sn- ta 1r

Transkriptio

1 S P [t:l ( 0 s'l' /r OL l- L- AS al 101 lå ta 1r n nls I SA JUifrEft,sn-

2 JULKISEN HALLINNON TIETOHALLINNON NEUVOTTELUKUNTA Hannele lhonen Sähköposti asioinnissa rssn ISBN l Offset-Koppinen Oy Helsinki 1996

3 Esiltuhe Tämä ohje syntyi JUHTAn (ulkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta) asettaman Sped-työryhmän (Såhköpostin käytön edistäminen) tulosten pohjalta. Ohjeet perustuvat pääosin Sped-hankkeen soveltamissuositukseen "Sähköpostin käyttö asioinnissa". Sähköpostiosoitteita koskevissa ohjeissa on sovellettu JUHTAn JHS 130-suositusta (julkisen hallinnon suositus). Tarkoituksena oli luoda selkeä ohje sähköpostin käytöstä julkishallinnossa, erityisesti asioinnissa. Ohje on tarkoitettu sekä sähköpostin käyttäjille että sähköpostijärjestelmistä vastaaville henkilöi11e. Sähköiseen asiointiin liittlviä asioita selvitetään edelleen liikenneministeriön TIVEKE-hankkeessa, oikeusministeriössä ja valtiovarainministeriössä. Hakemistopalveluja kehitetään Telehallintokeskuksen ja sähköposti-palveluntarjoajien Hakemistofoorumissa. Sähköisen asioinnin oikeudellinen asema on vielä epåselvä, eikä esimerkiksi käyttäjän tunnistamiseen ja viestien salaukseen tarvittavia teknisiä menetelmiä julkishallinnossa vielä yleisesti käytetä. Näistä syistä tåssä suosituksesså annettavat ohjeet ovat alustavia. Ohjeen toimitti Sped-ryhmän työn ja JHS 130 -suosituksen pohjalta Hannele lhonen. Helsingissä, syksyllä 1996

4

5 35 39

6 Sähköposti on erinomainen väline virallisten asioiden hoitamiseen, tai lyhyemmin sanottuna, asiointiin. Virallisia asioita on hoidettu niin kauan kuin julkishallintokin on ollut olemassa, ja virallisten asioiden hoidossa käytettävät asiointimenettelyt ovat vakiintuneet. Sähköpostin käyttö perinteisessä asioinnissa on kuitenkin uusi asia, mikä on aiheuttanut kirjavuutta ja epäseh,tyttä sähköpostin käytössä. Tämä ohje syntyi turhautumisesta näihin epäsehryyksiin. Ohjeen laatijat uskovat, että antamalla selkeitä ohjeita sähköpostin käytöstä sen käyttö myös virallisten asioiden hoitamisessa lisääntn/. Tästä on hyötyä kansalaisille ja viranomaisille. Sähköposti on nopea, halpa ja kätevä eikä riipu ajasta tai prik;sla. Tielokoneila kuilenkin licllsli larvilaan. Tämä julkaisu on tarkoitettu julkishallinnossa työskenteleville henki- Iöille, jotka jo jonkin verran ovat käyttäneet sähköpostia. Ohjeessa käsitellään lnternet- ja X.400 -sähköpostia virallisten asioiden hoitamisessa. Samoja ohjeita sovelletaan sisäisessä asioinnissa. Mukana on myös ohjeita, jotka koskevat lähinnä sähköpostijärjestelmien ylläpitäjiä. Ohjeet on tarkoitettu viranomaisille käytettäväksi hoidettaessa virallisia asioita sähköpostilla. Tästä slystä muita sähköisen viestinnän muotoja ei käsitellä, eikä ohjeessa käsitellä myöskään sähköpostin epävirallisempaa käyttöä. Suositus ei siis koske esimerkiksi organisaatioiden välistä tiedonsiirtoa (OVT eli EDI), Internetin World Wide Webin (WWW) käyttöä, eikä tiedotusta. Mikään ei tietenkään estä käyttämästä annettuja neuvoja silloin kun se on järkevää.

7 0hjeita sähköpostin käyttöön julkishailinnossa Sähköpostissa on monia etuja, joita ei välttämättä ole muissa välineissä, esimerkiksi: Sähköpostin lähettäminen ja vastaanottaminen on yksinkerlaista ja su0raa. Viestiä ei tarvltse erikseen tul0staa eikä vrestrn lähettämistä tarvitse 0dOtel a kuten fax-koneilla. Sähköposti 0n myös erittäin nopea. Sähköp0stilla voi helposti läherlää sanan viestin monille vastaanottalille lisäämä lä vain osoitteet viestiin. Sähköpostissa informaatio siirtyy suoraan tietokoneelta to selle, eikä informaatiota tarvitse ryhtyä kirjoittamaan uudelleen. Etäisyyksillä ei ole merkitystå - sähköposti on giobaali. Ajankohdilla ei ole merkitystä. Voit lähet tää viestejä vaikka yöllä, ja vastaanottaja lukee viestit ha uamanaan ajankohtana. Sähköp0sti on haivempi kuin fax tai lähettipa ve ujen käyttäminen ympäri maarl man. Sähköposti on mieilyttävärnpi kuin puhelin, j0s käytät vierasta kieltä. Voit rauhassa tutkia saamaasi vrestiä la laatia oman vastauksesr. Jos lähetät asiakirjan sähköpostilla, älå lähetä sitä enää tavallisena kirjeenä tai faksina. Yksi sähköpostin eduista on juuri turhien paperivuorien välttäminen. Jos kuitenkin joudut ]ähettämään esimerkiksi liitteitä tavallisena kirjeenä tai faksina, muista käyttää kaikissa samaa diaariviitettä. Jos vastaanottajalla on tietokone, muttei sähköpostiosoitetta, låhetä ainakin suuret asiakirjat mielummin leqzkkeellä kuin paperina. Käytä 3,5' 1,44 megatavun lerykettä (korppua).

8 Osa l: Sähköpostin käyttö Virallisten asioiden hoitaminen on vanha asia. Virallisten asioiden hoitaminen sähköpostilla on uusi asia. Sähköpostilla lähetettävien asiakirjojen laatimisessa, kirjaamisessa ja säilyttämisessä noudatetaan kuitenkin samoja periaatteita kuin tavallisessa asiakirja-asioinnissa. Virallisten asioiden hoitoa varten yksiköiden tulisi ilmoittaa asiointiin tarkoitetuista yleisosoitteistaan. Erityisesti on huolehdittava siitä, että virallinen, kirjaamoa vastaava sähköpostiosoite on helposti löydettävissä ja kaikkien tiedossa. Diaarimerkintöjen ja tulevaisuudessa mahdollisesti käytettävän sähköisen allekirjoituksen lisäksi asian todenperäislyden tärkein todiste on lähettäiän sähköpostiosoite. Osoite, josta viesti on tullut, näkly automaattisesti lähetettävässä sähköpostiviestissä. Käytännössä osoite siis tavallisesti kertoo, kuka ja missä organisaatiossa asian on käsitellyt. Näistä syistä sähköpostiosoitteet ja koko sähköpostijärjestelmä tulisi järjestää selkeän käytännön mukaisesti. Organisaatiossa tulisi esimerkiksi sopia siitä, kuka saa lähettää sähköpostia organisaation nimissä ja kuka saa käyttää organisaation yleisosoitteita. Sähköpostiosoitteita käsitellään tarkemmin toisessa osassa. Sähköpostiviestin vastaanottajana voi yksittäisen henkilön sijaan olla kokonainen organisaation yksikkö. Yksiköille tulisi perustaa niin sanottuja yleisosoitteita, jotka eivät suoraan viittaa yksittäiseen henkilöön, vaan esimerkiksi johonkin 1'ksikön tehtävään. Esimerkiksi seuraava osoite tarkoittaisi Mämmilän kunnan kiriaston vleisosoitetia: Kir i asto@mamnrla. fi

9 0hjelta sähköpostin kåyttöön julkishall nnossa Y'leisosoitteet ovat käteviå, mutta jokaiselle yleisosoitteelle on määråf tävä vastuuhenkilö ja varahenkilöitä, jotta saapuneet viestit myös luettaisiin. Viestit tulisi lukea vähintåån kerran päivässä, koska sähköpostin yhtenä tärkeimmistä eduista on nopeus. Nopeus edellyttäå myös nopeita vastauksia. Voit olla varma sähköpostiviestin perillemenosta saatuasi vastaånottajan lähettämän saapumiskuittauksen. Jos siis haluat varmistua viestin perillemenosta, lisää lähettämääsi viestiin kuittausp}yntö. Sähköposti toimii y eensä hyvin 0rganisaati0n sisällä. Käyrettåesså sal'l oposl a orgal sdatioiden välillä törmätään usein onge mi n - skandinaaviset merkit elvät välity 0ikein, kuif tauksia ei tule ja niin edelleen. 0nge mien tärkein syy 0n se, että käytössä on erlaisia sldlddrdeja rolddttavia sähköp0sti ä'estel miä. Käytettävät sähköp0stilärjeste mät v0tdaan jakaa X.400 1ärlestelmiin ja Internetlssä käy tettäviin sn,4tp järleste miin. Lisäks on val mistajakohtais a järjestelmiä. Sähköpostin väliry- eria srer sähköpostildrle.le n er vä li Lä hoidetaan n in sanotul la yhdyskiiytävillä (gateway). X.400 on sähköpostijärlestelmä, joka pe rustuu kansainvälisen telelait0sten llit0n laatlmiin suosituksiin. X.400- sä h köp osti Os0ltteet muod0stuvat kentistä ja nliden a v0 srd X 400 sdl^köpobl050ile 01 "s merklksi muotoa c=etunimi ; s=su kunini ; P=yril,ys,' Ä=julkrnen pafvelu; C=fi. Tavanomaisen sah köpostin llsäksi X.400 sähköp0stia käyte tään palj0n niin san0tussa 0lll liikentees sa. X.400-pohjaisia sähköposti järtestelmlä ovat muun muassa HP:n OpenMail, lcl.n TainistoTiimi ja NeIIe h Bjute 40A. S]VTP (Simp e lvai Transfer Protoco )tar koittaa nternetin sähköp0stin siirt0protokolaa. Internetissä käytettävä M/MF (Mu1- tipurp0se Internet l\,4ai Extensions) mahdol israa nyds e"laster lill"ide'r q,tlämisen. Suosittuja internet-sähköposttohe ria 0vdt esiner(ils fudata jd Pine. SV-P qäh(öpostiosoite {lrterlet oso tp) on muotoa Etunrmi. Sul<un Lmi@ palvelrn.yritys.li. Volniotal.kohtaiset sähtdp0"rijär'este mät eivät n0udata X.400 eivätkä SMTP slarda de-a. Tutrd " i,sä o'r,se r lirä'rrä joko X.400 ra l.lerret säl-löpostjär e: te mlin tai m0lemprin. Valmistalak0htars a sähköp0stilärjestelmiä ovat es merkiks lä hiverkoissa tolmivat MS Mail ja cc.mail, Dig Lalir 4// /, Oae jd 5LLrtoreissa t0 r va MEM].

10 Osa l: Sähköpostin käyttö Kuittausten käyttö on suositeltavaa hoidettaessa virallisia asioita sähköpostilla. Kuittauspl,yntö voidaan toteuttaa automaattisesti (X.400-järjestelmät), jolloin asetat vain sähköpostiohjelmastasi kuittaustoiminnon päälle ja ohjelma huolehtii kuittausilmoituksista. Jos ohjelmassasi ei voi käyttää automaattista kuittausta (usein Internet-sähköpostissa), lisää kuittauksesta erillinen pn/ntö lähettämääsi viestiin. Tä11öin viestisi vastaanottajan on lähetettävä erillinen viesti, jossa vastaanottaja ilmoittaa viestin perilletulosta. Jokaisella organisaatiolla tulisi olla jokin virallisten asioiden hoitoa varten tarkoitettu yleisosoite (esimerkiksi kirjaamon osoite). Pidä viralliset sähköpostiviestit erillään muusta viestinnästä. Laadittaessa organisaåtion yleisosoitteita virallisten asioiden hoitamiseen ja niistä tiedotettaessa on huolehdittava siitä, että yleisosoitteet ovat eri osoitteita kuin henkilökohtaiseen viestintään käytettävät osoitteet. Esimerkiksi Internet-yleisosoitteesta: Ki rj fi ei pyydetä kirjaamon postipoikaa lounaalle, vaan henkilökohtaiset viestit lähetetään aina henkilön omaan, henkilökohtaiseen osoitteeseen, esimerkiksi: Petteri. Pos i, ipoikai3mammr 1a. fr Sähköpostin lähettäjällä on vastuu viestin perillemenosta. Lähettäjällä on vastuu myös viestin luettavuudesta, tietovuodosta, väårästä osoitteesta, måäräajan ylittymisestä ja muista ongelmista. Niin kuin edellä todettiin, voit olla varma sähköpostiviestin perillemenosta saatuasi vastaanottajan lähettämän saapumiskuittauksen. Jos siis haluat varmistua viestin perillemenosta, lisää låhettämääsi viestiin kuittausdwntö.

11 0hjeita sähköpostin käyttöön ju kishall nnossa Niin sanottuja postituslistoja voidaan käyttää muun muassa tiedotukseen, jossa sama viesti.iaetaan monelle vastaanottajalle, esimerkiksi koko yksikölle. Tässä suosituksessa viitataan myöhemmin postituslistojen käyttöön. Postituslistojen joukkolähetyksiå varten tarvitaan etukäteen määriteltyjä jakeluluetteloja. Organisaation tai yksikön tulisi pohtia, minkälaisia postituslistoja tarvitaan, minkå jälkeen Iistan Iuomisen teknisistä yksityiskohdista huolehtivat sähköpostijärjestelmästä vastaavat henkilöt. Sähköpostilla lähetetään tavallista tekstiä ja liitetiedosto.ia. Sähköpostia lähetettäessä on harkittava, mitä merkistöä käytetään ja missä muodossa liitteet lähetetään. Väärin valitusta merkistöstä tai väärässä muodossa olleesta liitetiedostosta voi seurata, että vastaanottaia saa lukukelvottoman viestin. Merkistöllä tarkoitetaan "normitettua merkistökokonaisuutta", eli sovittua merkkien (kirjainten, numeroiden ja erikoismerkkien) esitystapaa. Sähköpostiohjelmissa on yleensä valittavissa niin sanottu ISO Lotin - merkistö. Käytä sitä. Merkistön voit valita.joko käyttämäståsi ohjelmasta tai se on asetettu koko sähköpostijärjestelmåån. Kysy merkistön asettamisesta sähköpostijårjestelmästä vastaavalta henkilö1tä. Internet-sähköpostissa on tavallisesti mahdollista valita niin sanottu MI M E-koodarrs. (MIME tarkoittaa siis sähköpostin lähettämisessä käytettävää menetelmää, ei merkistöä.) Valitse se aina, jos voit, jotta merkistöt kulkisivat läpi SMTP (eli Internet) -sähköpostijårjestelmissä. MIME kannattaa asettaa käyttämäån myös viestin lähetyksessä 8-bittistä ISO Latinia Quoted Printable -koodauksen sijaan.

12 Osa I Sähköpostin käyttö Ldheleiräessä reind TLol0 llr_d te(slejä ld tauluk0ita 0n tavallista, ettei asiakirla tu ostu 1äysin samannäköisenä ku n mltä lähettäjä 0n tarkoittanut. Syynä voi ola esimerkiksi erilai nen kirjo t n 1a k rlasinval ko ma. Asiak rjan ul k0muod0n muuttuminen on kultenkln tavalllses ti p eni haitta nliden vaihdosta saataviin hyötyi h n nähden. I ahere.la.ssd I rt. errå.r'lor.ter >ahlopost -.a -.e-le n "r vål ld e" r"rl lsi y.100-.å jestelrr' a 're lel-1d j"slell i' orgelra vorvat kuitenk n olla ede istä hankalampia. Liite eiehkä saavr lainkaar oeri le a se v0 t00"lla laysi'.r käsittämättöm stä merkeistä. 0nge mia aiheuttavat muun muassa erilajs a sähköpostilärjestelm ä yhdistävät yhdyskäytävät sekä erilaiset 0hjel mat Ja mefkistöt. 0^ge rie' vä ttärise(si sovi vo-tddroltajd'r l"r:sa ellljleen Iit eesså kdylerl;v;sl. es tysmu0d0sta. Erityisesti yhdyskäytävien kautta kulkevassa sähköpostissav0it kuitenkin ratkars ta as an luopumalla eri lislstä litteistä. Sij0ita llitteen teksti {esimerkiksi Windowsin "leikkaa j. liraa'-.oir ro la) lof orais".ldeo:aar s"lköp0stiviestln tekstikenttään. Hu0maa, että lallo r litleen u isi \r-ite"ir orl" pell.åo te.s tlä. Lähetä liitetiedostot vastaanottajan kanssa erikseen sovitussa muodossa. (Jos lähetät koko asian sähköpostin tekstikentässä, liitetiedostoa ei laadita.) Eli sopikaa siitä, laaditaanko tiedosto esimerkiksi Word- tai WP -tekstinkäsittelyohjelmalla, vai käytetäänkö ASCII-tekstiå. Suosituksena oval yleiset, pitkään käytössä olleet muodot: ASCII-tckstit HTML{ekstit (eli WWW-sivujen esitysmuoto) Lrcel 4.0 -taulukot Word 2.0{ekstit WP 5.1 -tekstit Koska ohjelmat kehittyvät nopeasti, ylläolevan kaltaiset, tiettyä ohjelmaversiota suosittelevat lucttelot vanhenevat. Jos olet epävarma siitä, mitä muotoa liitetiedostossa tulisi käyttää, kysy vastaanottajalta tai valitse ohjelmista riippumaton standardi, esimerl<il<si ASCII-tekst;.

13 0l^leira sd*ldpost ^ läylrddr julli.l a l.ro".a Sähköpostin lähettäminen on helppoa. Hoidettaessa virallisia asioita sähköpostilla lähettämisessä on kuitenkin huomioitava viralliset menettelyt. Sähköpostin lähettäminen voidaan jakaa viiteen vaiheeseen: (l) asiakirjan laatiminen; (2) kirjaaminen; (3) tulostaminen, hyväksyminen ja arkistointi; (4) lähettäminen; sekä (5) sähköpostin perillemenon seuraaminen. Sähköpostilla lähetettävä asiakirja laaditaan vastaanottajan kanssa erikseen sovitulla tai yleisellä teknisellä esitysmuodolla (katso edellä kohdassa "Tekniset esitysmuodot" luetellut suositukset.). Asiakirjan laatimisessa noudatetaan yleisiä asiakirjastandardeja (SFSstandardit). Tietokoneiden kirjemallit, asiakirjapohjat ja tulostinten asetukset kannattaa laatia niin. että mvös niissä noudatetaan asiakirjastandardeja. Päiväys on aina kirjoitettava itse asiakirjaan. Alä käytä automaattipäiväystä siirrettävissä sähköisissä asiakirjoissa. Asiakirjan kohtiin "VASTMNOTTAJA, JAKELU ja TIEDOKSI' kirjoitetaan tieto sähköpostin käytöstä. Esimerkiksi: Suomen Kuntal i i tr-o (såhköpostifla) tal, \op s. I \ Jos samasta asiakirjasta on käännöksiä eri kielillä, niistä tulisi mainita asiakirjan viitetiedoissa. Sisällytå Iähettämääsi sähköiseen asiakirjaan asiakirjan nimi omalla tietokoneellasi. Nimellä (nimitunnuksella) tarkoitetaan tässä asiakirjan pääasiaa kuvaavaa otsikkolauselta, esirrreri:lksi "Lu!1surlto Vuotsorl I uon n on a I t a an y m pciris töe duist o".

14 0sa : Sähköpost n käyttö Asiakirjan laatijalla tulisi olla tietokoneellaan oma hakemisto, johon asiakirjat tallennetaan. Sähköiseen asiakirjaan kannattaa lisätä se tiedoston nimi, jolla asiakirja on tallennettu omalle tietokoneellesi. Tiedoston nimen voi lisätä esimerkiksi asiakirjan loppuun. Tiedoston nimen lisääminen auttaa asiakirjan löytämisessä tietokoneeltasi, ios asiakirjaa larvilaan m1öhemmin. Muista, että vanhan MS-DOS -kä]rttöjärjestelmän käytännön takia liiteasiakirjojen (tiedosto)nimien tulisi olla korkeintaan kahdeksan merkin pituisia. Tärnän lisäl<si nimeen voi lisätä kolmen merkin tarkentimen, joka kertoo asiakirjan tyypin. Esimerkiksi seuraavassa asiakirjan ticdostonimenä on r.-rpor t t r ja tarkentimena - txt, joka kertoo, että kyseessä on tekstitiedosto: raportti. txl, Jos asiakirja on kirjattava, valmistelija hankkii asialle diaarinumeron, joka kirjoitetaan asiakirjaan. Diaarinumeroinnin tulisi vksilöidä asian lisäksi itse asiakirja ja sen versronumero. Lopuksi asiakirja tulostetaan paperille, hy'r,'äksytään ja varmennetaan allekirjoituksilla sekä arkistoidaan yksikön oman kävtännön mukaisestl. Asian valmistelija lähettää sähköpostin yleensä omasta henkilökohtaisesta sähköpostiosoitteestaan. Sähköposti voidaan lähettää myös yksikön yleisestä, viralliscen asiointiin tarkoitetusta sähköpostiosoitteesta.

15 0l'ie,la.äl-köp0st r ldytroon jr kishdll rfossa Jos lähetettävä asiakiria liittg' jo vireille tulleeseen asiaan, on huolehdittava diaarin päivittämisestä. Lähettäjän sähköpostiosoite ja diaarimerkinnät ovat (tulevaisuudessa käytettävän sähköisen allekirjoituksen lisäksi) asian todenperäis1,yden tårkeimmät todisteet. Sähköpostiviestiin sisältn/ kolme osaa: aihekenttä, tekstikenttä ja liitetiedostot. Sähköpostin aihekenttään (Subject:, Subj:) kirjoitetaan viestin otsikoksi jotakin lähetyksen sisältöä ja luonnetta kuvailevaa. Aihekenttä ei sisålly asiakirjaan, eikä se arkistoidu asiakirjan mukana. Huomaa: Muutamat sähköpostijärjestelmät ovat tarkkoja aihekentän merkeistä, tämän takia skandinaavisia merkkejä ei kannata kävttää Subiect-rivillä. Varsinaisessa sähköpostin teksti/viesti-kentässä (eli viestin runqos- ' luetellaan seuraavat tiedot: Sähköpostilähetyksen mukana lähetettävien liiteasiakirjojen nimet Liiteasiakirjojen tlypit (tekstiä, taulukoita vai kuvia ja niiden esitysmuoto) Asiakirjojen sisällön kuvailu Lähettäjän nimi ja yksikkö Mahdollinen pyyntö siitä, että vastaanottaja kuittaa saapuneen viestin (eli lähettää tiedon viestin perillemenosta), jos kuittaus ei ole ohjelmasta automaattisesti asetettavissa. Sähköpostiviestin tekstikentässä kerrotaan siis tavallisesti vain edellä mainitut tiedot, eikä tekstikenttää arkistoida. Tekstikentän teknisestä esitysmuodosta ei tarvitse sopia, koska kenttä muodostuu pelkästä tekstistä. Varsinaiset asiakirjat ja niiden liitteet ovat liitetiedostoina.

16 0sa l: Sähköpostin käyttö Huomaa: Sähköpostin tekstikenttään voidaan kuitenkin myös suoraan kirjoittaa varsinainen asia, jos koko asiointi tulee näin hoidetuksi. Näin liitteitä ei tarvitse turhaan kåyttää sisållöltåän lyhyiden virallisten asioiden hoitamisessa. Tällöin koko asian tulisi muodostua pelkästä tekstistä, ja tekstikenttä on arkistoitava. Samaa menetelmää voit soveltaa, ios liitteiden lähettäminen erilaisten järjestelmien välillä ei onnistu (katso edellä ollutta kohtaa "Liiteonselmia?" ). Sähköpostiviestiin liitti,våt asiakirjat ja niiden mahdolliset liitteet låhetetään liitetiedostoina. Sähköpostin eri liitetiedostot voivat olla eri esitysmuodoissa (esimerkiksi asiakirja Word-tekstiä ja sen liite Excel-taulukkona). Käytä yhdessä liitetiedostossa kuitenkin aina vain yhtä esitysmuotoa, älåkå sekoita samaan liitetiedostoon eri esitysmuotoja. Eli jos haluat lähettää Word{ekstin ja Excel-taulukon, ]ähetä ne saman viestin eri liitetiedostoina - älä yhdistä niitä yhdeksi liitetiedostoksi, koska vastaanottajalla voi olla ongelmia avata liitettä, joka on laadittu useilla eri ohjelmilla. Sähköpostiviestin lähettämisen jälkeen on vielä seurattava, saadaanko pn/detyt kuittaukset (automaattiset tai erikseen plydetyt). Pidä 1ähettämistäsi viesteistä kirjaa, ja seuraa kuittausten tai/ja vastausten saapumista. Lähettämiäsi viestejä voit helposti seurata sähköpostiohjelman lähetettyjen viestien luettelosta (kansiosta), jonne kaikki 1ähettämäsi viestit tallentuvat automaattisesti. Sähköpostin lähettäjällä on vastuu viestin perillemenosta. Voit olla varma sähköpostiviestin perillemenosta saatuasi vastaanottajan lähettämän saapumiskuittauksen. Lähettäjällä on vastuu myös viestin luettavuudesta, tietovuodosta, väärästä osoitteesta, määräajan ylittymisestä ja muista onselmista.

17 0hjeita sähköpostin käyttöön julkishallinnossa Yksittäisten vastaanottajien sähköpostiosoitteet löyt).ryät julkisista hakemistoista ja osoiteluetteloista tai sähköpostijärjestelmien mahdollisesti sisältämistä omista luetteloista. Huomaa, että osoiteluettelojen pitämiseen liitoy yksityislyden suojan vaatimuksia. Esimerkiksi kotipuhelinnumeroita tai -osoitteita ei anneta osoiteluetteloissa. Koska hakemistot eivät kuitenkaan vielä ole täydellisiä, eivätkä ne kaikki vaihda tietoja keskenään, usein helpoin tapa sähköpostiosoitteen löytämiseksi on soittaa puhelimella ja kysyä. Sen jälkeen kun olet saanut vastaanottajan sähköpostiosoitteen selville, osoite kannattaa tallentaa useimmista sähköpostiohjelmista löytyvään "osoitekirjaan". Jatkossa voit vain valita lähettäjän osoitemuistiostasi, eikå osoitetta tarvitse joka kerran kirjoittaa uudelleen. Virallisesti hoidettavat, vireille tulevat asiat tulisi aina lähettää yksikön viralliseen, kirjaamoa vastaaväan sähköpostiosoitteeseen. Mitä vastaanotetulle sähköpostiviestille tulisi tehdä? Virallisten asioiden hoitoon liitt]ryän sähköpostiviestin vaståanottaminen voidaan jakaa kuuteen vaiheeseen: (l) lukeminen; (2) kirjaaminen; (3J tulostaminen; (4) jatkolähettäminen; (5) tiedottaminen; ja (6) arkistointi. Mutta aluksi tärkeää asiaa sähköpostiviestien saapumisajoista: Sähköpostilla lähetetty asiakirja katsotaan saapuneeksi, kun se kirjautuu vastaanottajan sähköpostijärjestelmään. Saapumisaika ei riipu sähköpostin lukemisen ajankohdasta, koska viestin saapumisaika näkly viestissä (niin sanottu aikaleima). Asiointia varten tarkoitettuihin yleisosoitteisiin saapuneet viestit tulisi lukea vähintään kerran päivässä, esimerkiksi virka-ajan päätteeksi. Sekaannusten välttårniseksi viestien lukemiseen tulisi laatia selkeä käytäntö. Tulkinnassa noudatetaan samoja kriteerejä kuin fa-r-lähetyksissä.

18 Osa l: Sähköpostin käyttö Huomaa: Sähköpostin saapumisaika voi joskus olla huomattavastikin (eli useita tunteja) myöhäisempi kuin lähetysaika, koska viestien välittämisessä on toisinaan viiveitä. Yleisen asiointiosoitteen käyttöön oikeutetun henkilön tulisi lukea yksikköön saapuneet sähköpostiviestit usein. Viestit tulisi lukea vähintään kerran päivåssä. Muista erityisesti lukea viestit esimerkiksi hakemuksille määrättyinä tårkeinä määräaikoina. Jos saapuneessa sähköpostiviestissä on kuittausdwntö. 1ähetä kuittausviesti. Jos saapunut sähköposti on kirjattava, asialle hankitaan diaarinumero ja asia kirjataan diaariin yksikön kirjauskäytännön mukaisesti. Diaaritietoihin merkitään seuraavat tiedot: Sähköpostilähetyksen aikaleima eli saapumisajankohta Ticlo siilä. ellä asiakirja on baapunut sähköpostilla Viittaukset mahdollisiin rinnakkaispostituksiin Oma, sisäinen jakelu Tieto kuittauksesta VastauspJ,yntö, jos asia edellyttää vastausta Tämän jälkeen sähköpostitse saapuneet asiakiriat tulostetaan tarvittaessa paperille käyttökappaleiksi. Oma diaarinumero, jakelu ja tieto asiakirjan saapumisesta sähköpostilla lisätään käyttökappaleeseen. Käyttökappaleet voidaan hävittää asian valmistelun jälkeen.

19 0hjeita sähköpostin käyttöön ju krshallinnossa Yksikköön saapunut sähköposti jaetaan asian valmistelijalle sähköpostilla tai paperimuodossa. Jos jo luettu sähköpostiviesti halutaan lähettää eteenpäin toiselle henkilölle (esimerkiksi tiedoksi), käytetään sähköpostin jatkolähetystä. Jatkolähetyksessä alkuperäisen viestin lähe! täjän nimi säil1y sähköpostin ylätunnisteissa. Jatkolähetyksen lähettäjä voi lisätä teksti/viestikenttään omia Kommenrtejaan asian valmisteliialle, esimerkiksi diaarinumeron tai muita lisäkommentteia. Jos asiakirjat lähetetään tiedoksi myös muille kuin asian valmistelijalle, kerro viestikentässä myös, kenellä on asian valmisteluvastuu ja kenelle asiakirjat menevät tiedoksi. Sähköpostiviestien kirjaamis- ja jatkolähetysmenettelyä tulisi tarkentaa sisäisissa ohjeissa. Menettelyjä laadittaessa kannattaa tehokkuuden lisäksi pohtia tarkasti myös tietoturvallisuuden ja salassapidon vaatimuksia. Erityisesti sähköpostiviestien jatkolähetyksissä tulisi aina pohtia, onko jatkolähetys varmasti tarpeen. Saapuneista asiakirjoista voidaan lisäksi tiedottaa yksikön muulle henkilökunnalle såhköpostilla tai sähköisellä ilmoitustaululla. Sähköpostilla saapunut asia arkistoidaan yksikön arkistointikäytännön mukaisesti. Asiakirja tulostetaan alkuperäismuodossa ja siihen merkitään tieto asiakirjan saapumisesta sähköpostilla.

20 Osa l: Sähköpost I käyttö Saapuneet sähköpostit voidaan tallentaa yksiköissä myös sähköisessä muodossa tietokoneelle esimerkiksi vhteiseen hakemistoon. Paperiarkistosta voidaan siirtyä sähköiseen arkistointiin, kun sähköisen arkiston ominaisuudet ia luotettavuus tämän mahdollistavat. Sähköistä arkistoa perustettaessa on järjestettävä ulkoinen tietopalvelu ja huolehdittava siitå, että arkistoa voidaan käyttää myös tulevaisuudessa laitteistojen ja ohjelmistojen kehittyessä ja muuttuessa. Kunkin organisaation orkistonmuodostamissuunnitelmassa tulisi ottaa kantaa siihen, mitkä asiakirjat arkistoidaan paperimuodossa, mitkä sähköisessä muodossa ja milloin vastaanottaja voi tukeutua vain lähettäjän arkistokappaleeseen. Sähköpostin varajärjestelmänä käytetään kiireellisissä tapauksissa faksia tai perinteistä paperipostia. Varajärjestelmistä ei kuitenkaan saisi tehdä säännöllistä varmistustapaa, koska sähköpostin etuja ovat paperin säästäminen ja nopeus. Menetät nämä edut aina lähettäessäsi sähköpostiviestin faksilla tai paperipostina. Sähköpostiviestien oikeudellinen asema on vielä epäselvä. Tästä slystä sähköpostilla vastaanotetun asiakirjan oikeellisuus ja aitous kannattaa aina todentaa psrtämällä 1ähettäjältä oikeaksi todistettu jäljennös alkuperäisestä asiakirjasta, jos kyseessä ovat merkittävät taloudelliset arvot tai vksilön oikeusturva. Tulevaisuudessa salauksen ja sähköisen allekirjoituksen käyttöönoton myötä sähköpostiviestien todentamiseen liitt),'vät ongelmat voidaan poistaa.

21 0hjeita sähköpostin käyttöön julkisha linnossa TietOalneisto (esimerkiksi asiakirjat) luokltellaan tavallrslmmin neljään luokkaan: julkrnen. luottamukselllnen, saiainen ja erittäin salainen. Näiden siirtoa sähköpostilla k0skevat seuraavat su0situkset (ohjeet ovat valtiovarainministeriön työryhmämuistiosta 1995:16 "Tiet0arnerston luokitus ja käsittely"): Julkinen: El silrtoa koskevia rajoituksa. Salainen: Saainen aineisto on salattava sekä levykkeellå että tied0nsiirr0ssa. AineistOa saa siirtää vain kiinteä yhteyttä tai vastaavaa käyttäen lai suljetussa verkossa ]a t edonsiirlojärjestelmästä 0n saatava vastaanottokurttaus. Erittäin salainen: Erittäin salaista arneistoa ei saa siirtää sähköisestl. Luottamuksellinen: Julkinen sähköposti salattava ja sisäisessä sähköpostissa on varmistettava vastaanottajan 0s0ite. Asiakirjan lähetyksen yhteydessä voit pl,ytää asiakirjan vastaanottajalta kuittauksen. Kuittaus varmistaa viestin perillemenon, samaan tapaan kuin kiriatun kirjeen käyttäminen varmistaa tavallisen kirjeen perillemenon. Kuittaus ei kuitenkaan ota kantaa viestin sisällön oikeellisuuteen tai aitouteen (katso edellä). Kuittaus voidaan toteuttaa automaattisesti (X.400-järjestelmissä) tai voit plytää sitå erikseen viestissäsi (lnternet-sähköpostissa). Vastaanottaia voi puolestaan pyytää vielä kuittauksen vastaanottajalta vastakuittauksen. Nämä viestit vastaavat yhdessä kirjattua paperipostia. Pääsääntönå on, ettei erittäin salaiseksi tai salaiseksi luokiteltuia asiakirjoja saa låhettää sähköpostilla. Katso yksityiskohtia oheisesta kohdasta "Mitä asiakirjoja voi lähettää såhköpostilla?".

22 0sa l: Sähköpostin käyttö Yksiköiden yleisosoitteiden käyttäjien on huolehdittava salasanoista niin, että salasanat ovat vain osoitteiden kävttöön oikeutettuien henkilöiden tiedossa. Vaihda salasana vähintään kahden kuukauden välein. Sähköpostijärjestelmän, sähköpostiosoitteiden ja poikkeusmenettely.jen hoitamisesta tulisi sopia etukäteen ja menettelyien noudattamista voidaan ha- Iuttaessa seurata. Jos saat sähköpostilla täysin lukukelvottoman viestin (esimerkiksi merkistöongelmien takia), ilmoita siitä välittömästi viestin lähettäjälle. Jos viesti on luettavissa, mutta epäselvä, vastaanota viesti, mutta ilmoita 1ähettäjä1le ongelmista. Neuvo: Jos skandinaaviset merkit ovat siirtyneet virheellisesti ja niiden sijaan tekstissä on hakasulkeita tai muita erikoismerkkejä, voit nopeasti korjata tekstin käyttämällä tekstinkäsittelyohjelmien "Korvaa" (Replace)-toimintoa. Jos saat sähköpostilla selvästi sinulle kuulumattoman viestin, ilmoita asiasta lähettäjälle, yritä ohjata viesti oikealle vastaanottajalle ja tuhoa viesti sen jälkeen. Sähköisten asiakirjojen käsittelyssä sovelletaan kirjesalaisuuden, yksityisn/den suojan ja hyvän hallintomenettelyn periaatteita samalla tavalla kuin muussakin virallisten asioiden hoidossa. Sähköpostijärjestelmän ylläpitäjä huolehtii, ettei sähköpostiosoitteiden välillä synny erehdyksiä samannimisyydestä tai muita nimisekaannuksia. Jos kahdella ihmisellä on sama nimi, sähköpostiosoitteisiin määritellään lisäerottimia (esimerkiksi toisen etunimen alkukirjaimen avulla).

23 0hjeita sähköpostin käyttöön julkishallinnossa Tieros:oja rarkorltda y<sinkertaistelrlfa sitd, etteivät yksilöä koskevat tied0t j0udu asiattoni 1 käsiin. TietosLOjaa t0teutetaan ratlsaadännöllä, ohjeilla 1a valvonnalla. "Tietosuojalainsääd;nröllä" ta'(oitelaän henk lörekisterilakia,a - asetusta. -el0suo avaltjlrtettu on j: kaissul ol^jeer säh köpostin käytöstä henk lötietojen siirrossa ("Kun kä\,tär sdl'kö00st:a he1(ilötietojen sii,t0on') V0it tilata ohleet tietosu0javaltuutetun toimistosta esimerkiksi solttamalla numeroon g Ohjeissa neuvotaan muun muassa seuraavaa: tietojen siirrossa tied0t 0n syytä salata. Sähköpostin käyttöä on valvottava selkeillå säänröillä. Käyttäjille 0n kerr0ttava, val votaank0 heitä, milioin, miten ja millä pe rusteilla. T0isaalta myös käytön valvontaa on seuralldva. s llä valvonnalla ei saa pe rlsreell0tasri l0jkata käyllaj ef ja viesri en käsittelemien henkilöiden yksityisyyttä. Sähköpostiviestin lähettäjän 0n voitava varnislra. ettd läl-etelly viesli vasldanotetaan ja sitä käsite lään, käytetään ja säi]y tetään turvallisesti ja asiallisesti. Henkilötiet0len siirtämisen sähköpostilla on ollava rurvallista; l'yvi1 arkallr0nlei5len