Sähköposti tehokäyttöön

Transkriptio

1 Sähköposti tehokäyttöön Tarja Chydenius Anna Perttilä SÄHKÖPOSTI TEHOKÄYTTÖÖN 1 Sähköpostin etuja 1 2 Sähköposti ei ole aina paras valinta 1 3 Sähköpostin laatiminen Vastaanottaja Otsikkorivi Aloituskappale Sisältö ja muotoilu Liitteet Lopetus 6 4 Vastaanotto 6

2 SÄHKÖPOSTI TEHOKÄYTTÖÖN 1 Sähköpostin etuja Sähköposti on nopea tapa olla yhteydessä muihin ihmisiin. Sillä voidaan tavoittaa puhelinta paremmin. Verrattuna puheluihin sähköpostin avulla dokumentointi on helpompaa. Viestejä voi lähettää eteenpäin muille osapuolille, niin että hekin saavat tietoonsa asioiden taustat. Sähköpostia käytettäessä ei tarvitse huolehtia aikaeroista. Postit menevät perille reaaliajassa ja vastaanottaja saa ne avattua silloin kuin hänelle itselleen sopii. Sähköposti kaiken kaikkiaan monipuolisempi viestintäkanava kuin puhelin tai perinteinen paperiposti. Samalla lähetyskerralla voit lähettää kuvia, kaavioita ynnä muita liitteitä tukemaan asiaasi. Sähköposti säästää käyttäjäänsä paperisodalta, koska sama viesti voidaan lähettää usealle henkilölle samanaikaisesti. 2 Sähköposti ei ole aina paras valinta Sähköposti ei kuitenkaan aina ole paras viestintäväline. Sanaton viestintä, kuten äänen sävy, painotukset, ilmeet ja eleet jäävät sähköpostista puuttumaan. Älä siis käytä sähköpostia asioissa, joissa pitää viestiä hienovaraisesti tai joissa on tunteet mukana. Kuten aiemmin jo mainittiin, sähköposti avataan silloin kun se vastaanottajalle sopii. Tämän takia kiireelliset asiat tulee hoitaa vaikka puhelimella, jolloin vastauksen saa heti tietoonsa. Sähköposti liikkuu verkossa, jossa liikkuu myös hakkereita, jotka saattavat yrittää lukea postisi. Tämän takia salaiset asiakirjat tulisi suojata. Sähköpostin avulla on helppo viedä viestiä eteenpäin, mutta otathan huomioon, etteivät kiertokirjeet kuulu yrityksen sähköpostiin.

3 3 Sähköpostin laatiminen Sähköpostin laadinnassa, kuin myös muissa asiakirjoissa, tulee noudattaa yleisiä kielioppisääntöjä. Versaalia eli isoja kirjaimia tulee välttää, kuin myös kursiivia, lyhenteitä ja slangia tai puhekieltä. Muista asiallisuus, koska sähköpostiviestejä tulostetaan ja kopioidaan myös toisille. Varmista, että kirjoittamaasi ei voida tulkita väärin ja että voit pysyä sanojesi takana. Älä siis lähetä sähköpostia vihaisena tai muuten tilanteessa, jolloin et pysty suhtautumaan asiaan neutraalisti. Työnantajalta tulee pyytää ohjeet käsiteltäessä luottamuksellista materiaalia. 3.1 Vastaanottaja Sähköpostia voidaan lähettää erityyppisille vastaanottajille tilanteen mukaan. TO eli varsinainen vastaanottaja. Posti lähetetään tässä muodossa kaikille, joilta odotetaan toimintaa CC eli kopio lähetetään harkiten niille, joita asia koskee. Kopion saaneelta ei odoteta toimintaa tai vastausta BCC eli piilokopio, jota muut vastaanottajat eivät näe. Tätä tulee käyttää harkiten. Käyttötapana esimerkiksi ulkopuolisille lähetetyt viestit, jotka näin tuodaan tiedoksi yrityksen sisäisesti. 3.2 Otsikkorivi Otsikon tulee olla huomiota herättävä. Pelkkä hei tai tärkeää ei riitä otsikkorivillä herättämään vastaanottajan mielenkiintoa. Tiivistä viestin sisältö otsikkoon. Mahdollisesti koko viesti voi olla jo pelkästään otsikossa. Vastaanottajat priorisoivat viestien avaamisen sekä lähettäjän että myös otsikon mukaan. Ilmaise otsikossa, mitä odotat vastaanottajalta kuten: Tiedoksi / for information tai Kommentoitavaksi/ Action needed for. Ilmaise myös asian kiireellisyys.

4 3.3 Aloituskappale Viestin sisältö tulee tiivistää aloituskappaleeseen. Sisällön perusteella lukija päättää, lukeeko koko viestin kokonaan vai ei. Vinkkinä: kysy itseltäsi, miksi kiireinen vastaanottaja lukisi koko viestin ja kirjoita vastaus aloituskappaleeseen. Huomio ettei sähköpostiviestiä voi silmäillä kuten paperia, vaan luetaan ruutu kerrallaan. 3.4 Sisältö ja muotoilu Sähköpostin rakenteeseen kannattaa kiinnittää huomiota, jotta asiasi tulee selkeästi esille. Tervehdys alkuun ottaen huomioon vastaanottajan kielikulttuurin. Pyri lyhyisiin viesteihin. Näytöllä selattavuus on vaikeampaa kuin paperilta, joten hyvä, jos koko viesti mahtuu ruudulle. Nyrkkisääntönä voisi pitää, yksi asia per viesti. Lyhyet lauseet ja kappaleet pitävät rakenteen selkeänä. Muista totta kai normaalit oikeinkirjoitussäännöt. Toimittajan uutiskolmio sopii myös sähköpostin rakentamiseen: tärkein informaatio selitykset ja lisäinformaatio taustatieto

5 Tärkeitä asioita voidaan painottaa muotoilemalla tekstiä, niin että lukijan katse kiinnittyy poikkeavuuksiin. Erottuvuutta saadaan käyttämällä ajatusviivoja, listoja, numerointia. Tekstikirjasimeen saa erottuvuutta lihavoinnilla, kursiivilla, alleviivauksella. Myös värien käyttö toimii. Edellä mainituissa ominaisuuksia tulee kuitenkin ottaa huomioon että näkyvyys riippuu vastaanottajan sähköpostiohjelmasta. Perinteisestä paperikirjeestä poiketen P.S. eli Post Script on kielletty! Muista, että ruudulta lukeminen on aina raskaampaa kuin paperilta. 3.5 Liitteet Liitteet ovat käytännöllisiä, mutta on myös syitä, minkä takia niitä olisi syytä välttää. Liitteissä on pitkät latausajat, riippuen tietysti vastaanottajan laitteistosta. Sähköpostien ehkä suurin haittapuoli on sen levittämät tietokone virukset, jotka levittyvät juuri liitetiedostojen välityksellä. Käytettävyyden kannalta olisi hyvä jos kaikki tärkeät toimintaohjeet sisällytettäisiin itse viestiin. Versioiden yhteensopivuusongelmat saattavat aiheuttaa sen ettei vastaanottaja saa viestiä kokonaisuudessaan luettavaksi. tarkista siis että lähettämäsi liitteet vastaavat yleisesti tunnettuja tallennusmuotoja. Tietoliikennekapasiteettia voidaan säästää tallentamalla dokumentti esimerkiksi yrityksen yhteiselle asemalle ja ainoastaan linkki annetaan vastaanottajalle. Teksteissä suositaan txt- tai rtf- tallennusmuotoa Liitteille tulee antaa selkeät ja kuvaavat nimet, kuten otsikoihinkin.

6 3.6 Lopetus Sähköposti viestin loppuun on hyvä laittaa yksinkertainen tervehdys kuten: ystävällisin terveisin, Best regards, many thanks. Tarkasta teksti aina ennen lähetystä, lue ajatuksella ja kiinnitä kielioppiin huomiota. Liitä mukaan yhteystietosi tai käytä allekirjoitusta. Yhteystiedoista tulee käydä ilmi nimi, tehtävänimike / osasto, sähköpostiosoite, puhelin- ja faksinumerot, osoite. Muun muassa Laurean graafisessa ohjeistuksessa neuvotaan oikeanlaisen allekirjoituksen laadintaa. Yrityksessä toimivien henkilöiden on hyvä pysyä yhtenäisessä linjassa, jolloin yrityksen ilme vaikuttaa yhtenäiseltä kokonaisuudelta. 4 Vastaanotto Lopuksi katsotaan muutama perusohje sähköpostin vastaanottamisesta. Vastaa ripeästi ja mikäli asian toimitus ei ole mahdollista nopeasti, kuittaa ja kerro milloin voit palata asiaan. Lomilla ja pitkien poissaolojen aikana kannattaa käytää automaattista poissaoloilmoitusta.