TAMPEREEN KAUPUNKI TILINPÄÄTÖSARVIOINTI 2016 Liite 5 Dnro TRE: 8364/ /2016 1/12

Transkriptio

1 TAMPEREEN KAUPUNKI TILINPÄÄTÖSARVIOINTI 2016 Liite 5 Dnro TRE: 86/ /2016 1/12 Kuntalain mukaan kaupungin tilinpäätökseen sisältyvässä toimintakertomuksessa tulee antaa selonteko sisäisen valvonnan ja siihen sisältyvän riskienhallinnan järjestämisestä. Selonteon laatimisen apuvälineenä käytetään oheista arviointilomaketta. Jokainen toimielimen alainen yksikkö täyttää lomakkeen ja käsittelee sekä sen että oman selonteon lista-asiana toimielimessään. Lomakkeella arvioidaan seuraavat sisäisen valvonnan osa-alueet: 1. johtamistapa ja valvontakulttuuri 2. riskienhallinta. valvontatoimenpiteet. raportointi ja tiedonvälitys 5. seuranta Osa-alueet on jaettu arviointikohteisiin, joille on kuvattu tavoitetila. LOMAKKEEN TÄYTTÄJÄN TULEE arvioida tavoitetilan toteutumista johtamansa toiminnan osalta ja kirjata se kohtaan nykytila kirjata kohtaan todentaminen, mistä (dokumentti, asiakirja, päätös, suunnitelma tms.) asian nykytilan voi osoittaa todeksi kirjata kohtaan oma arvio asian tai toiminnon nykytilasta asteikolla 0 laatia kunkin osa-alueen lopuksi lyhyt sanallinen arvio sen kokonaistilanteesta. Lisäksi voi käyttää arviointiasteikkoa 0 -. Arviointiasteikko: 0 ei sovellu lainkaan vastaajan käyttöön, ei ole kyseistä toimintoa 1 ei tietoa asiasta, ei suoritettuja toimenpiteitä, melkein kaikki kehittämisen kohteena 2 asia havaittu ja yksittäisiä toimenpiteitä tehty, kehittämistoimenpiteet päätetty aloittaa asioita toteutettu paljon ja järjestelmät pääosin kunnossa, kehittämistoimenpiteitä tehdään asiat kunnossa, valvontajärjestelmä toimii ja hyvän hallintotavan keskeiset elementit sekä esimiesten että henkilöstön tiedossa, kehittämistoimenpiteitä tehdään aktiivisesti osana arkipäivän toimintaa.

2 TAMPEREEN KAUPUNKI TILINPÄÄTÖSARVIOINTI 2016 Liite 5 Dnro TRE: 86/ /2016 2/12 JOHTAMISTAPA JA VALVONTAKULTTUURI Tampereen Infra Liikelaitoksen itsearviointi, päiväys toimintayksikön / liikelaitoksen Arvot ja toimintaperiaatteet Tavoitteet Yksikön arvot ja toimintaperiaatteet on määritetty ja toiminta järjestetty niiden mukaan Asetetut tavoitteet tukevat kaupunkistrategian ja toimintasuunnitelmien toteutumista Toimintaperiaatteet ja keskeiset kehittämisalueet on määritetty Infran strategiassa ja siitä johdetuissa vuotuisissa tulostavoitteissa sekä toimintasäännössä. Arvoja ei ole määritelty erikseen. Strategian tavoitteet toteuttavat kaupunkistrategiaa. Johtokunta on hyväksynyt strategian vuosille Johtokunta hyväksyi vuoden 2016 tavoitteet Vuoden 2017 tavoitteet hyväksyttiin palvelu- ja vuosisuunnitelman yhteydessä Johtokunnan hyväksymä strategia. Havaittuihin poikkeamiin reagoidaan Tavoitteiden säännöllisellä johtoryhmäkäsittelyllä varmistetaan, että tiedetään tavoitteiden toteutumatilanne. Raportit ja johtoryhmän muistiot.

3 TAMPEREEN KAUPUNKI TILINPÄÄTÖSARVIOINTI 2016 Liite 5 Dnro TRE: 86/ /2016 /12 JOHTAMISTAPA JA VALVONTAKULTTUURI Johtamis- ja hallintotapa Organisaatiorakenne ja toiminnan ohjaus Yksikössä toimitaan hyvän hallintotavan mukaisesti Yksikössä käsitellään esiintuodut kehittämiskohteet tai toiminnan puutteet Organisaatiorakenne on tarkoituksenmukainen Hyvän johtamis- ja hallintotavan perustana on johtosääntö, delegoinnit henkilöstöasioissa, hankinta- ja tilausoikeudet sekä tarjous- ja sopimusvaltuudet, toimintasääntö, sisäinen valvonta ja hyvä johtamis- ja hallintotapa -ohje, Infran sisäisen valvonnan ohje. Työturvallisuuteen liittyvien havaintojen ja kehittämiskohteiden ilmoittamisessa on käytössä järjestelmä. Infran organisaatiota on tarkennettu Sisäinen valvonta ja hyvä johtamis- ja hallintotapa -ohje on käsitelty johtokunnassa Infran sisäisen valvonnan ohje on hyväksytty johtokunnassa Infran toimintatavat ja vastuut on määritelty. Hankinnat ja tilausoikeudet, tarjousten ja sopimusten valtuudet, ostolaskujen käsittely ohjeiden mukaisesti. Esimiehet käsittelevät työturvallisuuteen liittyvät asiat. Aloitteiden käsittely YTR:ssä Toimintasääntö Talousarvio on oikeassa suhteessa tavoitteisiin Vuoden 2017 vuosisuunnitelma on laadittu kaupungin valtuuston päätöksen mukaisesti, mutta liikeylijäämätavoitteeseen pääseminen edellyttää toimenpiteiden käynnistämistä vuonna

4 TAMPEREEN KAUPUNKI TILINPÄÄTÖSARVIOINTI 2016 Liite 5 Dnro TRE: 86/ /2016 /12 JOHTAMISTAPA JA VALVONTAKULTTUURI Lainsäädännön ja kaupungin ohjeiden noudattaminen Tehtäväjaot vastuineen on määritetty ja niitä koskeva ohjeistus on ajantasainen ja dokumentoitu Henkilöstön koulutus on suunnitelmallista ja osaamiskartoitukset tehty Toiminnan ohjeistus ja päätökset ovat ajan tasalla Tehtäväjaot on pääosin määritelty. Henkilöstön koulutus on ollut osittain suunnitelmallista. Osaamisen vahvistaminen toteutetaan henkilöstö- ja koulutussuunnitelman perusteella. Kattavaa osaamiskartoitusta ei ole tehty. Johtamiskäytäntö on johtoryhmien osalta selvä. Esimiehet ja varahenkilöjärjestelyt ovat kunnossa. Henkilöstöasioiden delegoinnit on tehty, hankinta ja tilausoikeudet sekä myyntisopimusten allekirjoitusoikeudet päätetty. Toimintasääntö. Varsinaiseen projektitoimintaan (liiketoimintaan) tehdäväsisällöt on määritetty toimintajärjestelmässä (rakentaminen ja kunnossapito). Vuosisuunnitelma 2017 (Johtokunnan päätös ). Infraa koskevat toimitusjohtajan päätökset, johtoryhmien muistiot, toimintajärjestelmä, toimintasääntö.

5 TAMPEREEN KAUPUNKI TILINPÄÄTÖSARVIOINTI 2016 Liite 5 Dnro TRE: 86/ /2016 5/12 JOHTAMISTAPA JA VALVONTAKULTTUURI Yksikön johto varmistaa lainsäädännön ja muiden ohjeiden mukaisen toiminnan Talous- ja henkilöstöhallinnon osalta noudatetaan lainsäädäntöä ja kaupungin ohjeistuksia. Toimintaan liittyvä turvallisuus varmistetaan katuturvamenettelyjen kautta.toimintajäjärjestelmä on auditoitu rakentamisessa ja kunnossapidossa. Hyvä johtamis- ja hallintotapaohje. Johtoryhmien muistiot, toimintajärjestelmä. Tulos- ja kehityskeskustelut. Kirjaa tähän vireillä olevat valitukset, oikeudenkäynnit ja muut oikeusseuraamukset ja riski niiden toteutumisesta: Turun hovioikeus ratkaisi yksimielisesti työsuhteen päättämistä koskevan asian Tampereen kaupungin eduksi ja vapautti Tampereen kaupungin velvollisuudesta suorittaa korvauksia ja oikeudenkäyntikuluja. Vastapuoli velvoitettiin suorittamaan Tampereen kaupungille korvauksia euroa viivästyskorkoineen. Hovioikeuden päätös on lainvoimainen. Ratinan juoksuradan joustavan kestopäällysteen hankinnassa valitsematta jäänyt toimittaja valitti markkinaoikeuteen. Markkinaoikeus hylkäsi valituksen ja velvoitti vastapuolen korvaamaan Tampereen kaupungin oikeudenkäyntikulut 58 euroa viivästyskorkoineen. Markkinaoikeuden päätös ei ole lainvoimainen. OMA ARVIO JOHTAMISTAVASTA JA VALVONTAKULTTUURIN TILASTA: Asioita toteutettu paljon ja järjestelmät pääosin kunnossa, kehittämistoimenpiteitä tehdään aiempaa systemaattisemmin.

6 TAMPEREEN KAUPUNKI TILINPÄÄTÖSARVIOINTI 2016 Liite 5 Dnro TRE: 86/ /2016 6/12 RISKIENHALLINTA Riskienhallinnan toteuttamisen yleiset periaatteet Riskien tunnistaminen Toimintaympäristöä ja siihen liittyviä muutoksia arvioidaan säännöllisesti Riskienhallinnan prosessi on ajantasainen ja dokumentoitu Riskienhallintaan liittyvät vastuut on määritetty ja vastuullisilla on riittävä asiantuntemus Riskien ja mahdollisuuksien tunnistaminen on osa toiminnan suunnittelua ja seurantaa ja se perustuu järjestelmälliseen menetelmään Ei arvioida systemaattisesti, mutta kun tunnistetaan uusi riski, se käsitellään johtoryhmätasolla ja sovitaan toimenpiteistä. Infran riskienhallintasuunnitelma on hyväksytty johtokunnassa Riskienhallintasuunnitelman toteutumisesta raportoidaan kolmannesvuosittain johtokunnalle. Riskien hallintaa toteutetaan myös muilla päätöksillä ja toimintajärjestelmällä. Riskienhallintasuunnitelmassa on vastuutus toteutettu. Riskienhallinnan asiat on pääsääntöisesti vastuuteettu yksikön päälliköille. Muut päälliköt ja esimiehet vastaavat riskeistä oman vastuualueensa/projektinsa osalta. Turvallisuusriskit kartoitetaan työsuojeluohjeiden mukaisesti ennen työmaan alkamista. Muita työhön liittyviä riskejä hallitaan toimintajärjestelmän avulla. Taloudellisia ja muita sopimuksellisia riskejä tunnistetaan sopimuksen tekovaiheessa. Johtoryhmä ja viestien välitys sähköpostilla. Johtokunnan päätös, toimintajärjestelmä. Projektien ja tulosyksiköiden vastuuhenkilöt. Työmaa-asiakirjat, seurantakokoukset, toimintajärjestelmän menettelyt, yksikkökohtaiset riskienhallintasuunnitelmat. 2

7 TAMPEREEN KAUPUNKI TILINPÄÄTÖSARVIOINTI 2016 Liite 5 Dnro TRE: 86/ /2016 7/12 RISKIENHALLINTA Toiminnan kannalta oleelliset riskit on tunnistettu ja dokumentoitu Riskit on tunnistettu riskienhallintasuunnitelman laatimisen yhteydessä. Riskienhallintasuunnitelma ja sen väliraportit. Riskien arviointi Tunnistetut riskit arvioidaan systemaattisesti Liikelaitostasolla riskit käydään läpi kolme kertaa vuodessa. Riskienhallintasuunnitelma Riskeihin vastaaminen Kriittisille riskeille on määritetty hallintakeinot On pääosin määritetty riskienhallintasuunnitelmassa. Kirjatut hallintakeinot. Riskien raportointi Raportointi on järjestetty asianmukaisesti Riskienhallintasuunnitelmaa käsitellään johtoryhmässä ja siitä raportoidaan johtokunnalle kolmannesvuosittain. Johtoryhmän muistiot, johtokunnan pöytäkirjat. Tunnistetut merkittävimmät riskit: Liiketoimintaosaaminen, odottamaton tapahtuma, sisäinen yhteistyö, suunnitelmallisuus, esimiestyö ja työhyvinvointi, osaajien talossa pitäminen, muutosten hallinta, talousraportointi ja ennustaminen, oikeuksista huolehtiminen, asiakastyytyväisyys. Tilikautena toteutuneet merkittävät riskit: Merkittäviä riskejä ei vuoden 2016 aikana ole toteutunut, mutta tilauskannan väheneminen on tunnistettu. Infran keskeinen tilaaja on suunnannut voimavaroja enemmän suuriin hankkeisiin. Tilikautena toteutetut riskienhallinnan keskeiset toimenpiteet: Projektitoiminnan riskienarvioinnin jalkauttaminen tarjousvaiheesta toteutukseen. Riskihallintasuunnitelman rakennetta uudistetaan vuonna Suunnitelmat riskienhallintaan liittyvistä kehittämistoimenpiteistä tulevana tilikautena: OMA ARVIO RISKIENHALLINNAN TILASTA: Asia havaittu ja toimenpiteitä tehty, kehittämistoimenpiteitä päätetty jatkaa. Riskit tunnistettu liikelaitostasolla. Riskien hallinta on osittain joka päiväistä työskentelyä.

8 TAMPEREEN KAUPUNKI TILINPÄÄTÖSARVIOINTI 2016 Liite 5 Dnro TRE: 86/ /2016 8/12 VALVONTATOIMENPITEET Päivittäisvalvonta Hyväksymiset/ delegoinnit Omaisuuden hankinta, luovutus, hoito Esimiesvalvonta on osa johtamista Hyväksymismenettely on ajantasainen ja toimii asianmukaisesti Yksikkö varmistaa hankintojen ohjeistuksenmukaisuuden Irtaimistoluettelot ovat ajan tasalla ja vastuuhenkilöt on nimetty Päivittäisvalvonta toimii. Kunnossa Suurimmassa osassa hankintoja oma hankintaosaaminen on riittävää, muutoin käytetään asiantuntijan apua. Irtaimistonhallinnassa käytetään Kohu -järjestelmää. Vastuuhenkilöt on nimetty. Sopimusasiakirjat, laskujen hyväksymiskäytännöt, suoritteiden seuranta, projektiseuranta. Hyväksymismenettelyt toimivat (hankinta- ja tilausoikeudet sekä menojen hyväksyjät). Hankintapäätökset, ohjeet ja toimintatavat. Toimitusjohtajan päätös Toimintaprosessien arviointi Työtehtävien eriyttäminen Keskeiset toimintaprosessit on kuvattu ja niitä arvioidaan säännöllisesti Tarpeelliset työtehtävien eriyttämiset väärinkäytösten ehkäisemiseksi on tehty Kuvauksia on käynnistetty. Esimerkiksi RALA. 2 Eriyttämiset on tehty. Toimitusjohtajan päätökset. Talousarvion toteutuminen Tavoitteiden ja talouden seuranta ja arviointi on järjestelmällistä ja luotettavaa Tavoitteiden seuraaminen on järjestelmällistä. Raportointi johtokunnalle ja asioiden käsittely johtoryhmässä.

9 TAMPEREEN KAUPUNKI TILINPÄÄTÖSARVIOINTI 2016 Liite 5 Dnro TRE: 86/ /2016 9/12 VALVONTATOIMENPITEET Sopimusten valvonta Laadun valvonta Sopimusten hallinta ja sopimusrekisteri on asianmukaisesti järjestetty ja seuranta on ajantasaista Ostopalvelujen sopimuksenmukaisuus ja oman toiminnan laatu varmistetaan Myyntisopimuksia seurataan säännöllisesti. Sopimusten ja tarjousten osalta olemassa euromääräinen päätösvallan delegointi. Tekninen laatu on kunnossa, joskus toiminnan laadun osalta on parannettavaa. Asiakkaan kanssa pidettävät säännölliset kokoukset, kuten työmaakokoukset. Sopimusneuvottelu ja kokouspöytäkirjat, luovutusdokumentit, toimintajärjestelmä. Palvelujen hankintaa varten on laadittu valvontasuunnitelma ja valvontatoimenpiteet dokumentoidaan Ostopalvelujen laatua seurataan kohteittain. Ei selkeää kokonaisvaltaista suunnitelmaa. 2 Käyttövaltuudet Tietojärjestelmien käyttövaltuuksien hallinta on asianmukaisesti järjestetty ja seuranta on ajantasaista Käyttöoikeuksien hallinta on Sap järjestelmässä hankalaa, mutta päivityksiä on tehty. 2 Kirjaa tähän toimintavuoden aikana tapahtuneet omaisuuden menetykset ja arvonalennukset: Ei ole. OMA ARVIO VALVONTATOIMENPITEIDEN TILASTA: Asioita toteutettu paljon ja kehittämistoimenpiteitä tehdään.

10 TAMPEREEN KAUPUNKI TILINPÄÄTÖSARVIOINTI 2016 Liite 5 Dnro TRE: 86/ / /12 RAPORTOINTI JA TIEDONVÄLITYS Raportointijärjestelmä Raportointi- ja tietojärjestelmät tukevat päätöksentekoa ja muuta toimintaa Osittain Sap -järjestelmän rinnalle on jouduttu tekemään sovelluksia. Tiedon analysointi Tietoja analysoidaan ja käytetään hyväksi päätöksenteossa Osittain Tietojen analysointi johtoryhmässä, johtokunnassa ja yksiköissä. Tiedonvälitysprosessi Viestintä on organisoitu ja vastuuhenkilöt nimetty Tiedon jakelu yksikön sisällä ja sidosryhmille on varmistettu Johtamisen tiedotus on määritelty johtoryhmätyöskentelyn avulla toimivaksi. Tiedotuskanavina mm. Loora ja henkilöstölehti. Viestintäsuunnitelma on hyväksytty johtoryhmässä Yksiköiden johtoryhmät, työpaikkakokoukset. Tiedon jakelu myös sidosryhmille. Loora, henkilöstölehti, sähköposti, muistiojärjestelmä, henkilöstötilaisuudet. Esimiehet on velvoitettu tiedot-tamaan. Yksiköllä on tiedossa, miten häiriötilanneviestintä järjestetään Kyllä vaihtelevasti. Johdon yhteystietotaulukko päivitetty. 2 Tiedon ajantasaisuus Tieto toimitetaan ja hankitaan riittävän nopeasti Uudet henkilöt perehdytetään suunnitelmallisesti Niin pian kuin mahdollista. Tietojen käsittelynopeus ei ole aina riittävä. Perehdyttämisessä on vaihtelua yksiköittäin. Perehdytysohjeet ja tilaisuudet.

11 TAMPEREEN KAUPUNKI TILINPÄÄTÖSARVIOINTI 2016 Liite 5 Dnro TRE: 86/ / /12 RAPORTOINTI JA TIEDONVÄLITYS OMA ARVIO RAPORTOINNIN JA TIEDONVÄLITYKSEN TILASTA: Asioita on toteutettu paljon ja järjestelmät pääosin kunnossa, kehittämistoimenpiteitä suoritetaan. Olennaisen tiedon riittävä kulku on jatkuva kehittämisen kohde.

12 TAMPEREEN KAUPUNKI TILINPÄÄTÖSARVIOINTI 2016 Liite 5 Dnro TRE: 86/ / /12 SEURANTA Toimintayksikön itsearviointi Sisäinen arviointi Ulkoinen arviointi Yksikkö arvioi säännöllisesti johtamistapaansa ja sisäisen valvonnan sekä riskienhallinnan toimivuutta Poikkeamat analysoidaan ja käsitellään viivytyksettä Sisäiset arvioinnit käsitellään viivytyksettä ja asianmukaisesti Tilintarkastajan sekä muiden tahojen arvioinnit käsitellään asianmukaisesti Toiminnan arviointia kehitetään, mutta arviointi vaihtelee yksiköittäin. Ulkopuolisen tahon auditoima toimintajärjestelmä tuo säännöllistä arviointia (RALA). Pääsääntöisesti. Aikatauluissa parantamisen varaa. Toimintajärjestelmän poikkeamaraportointi käytössä. Raportit käsitellään johtoryhmässä asianmukaisesti ja viivytyksettä. Merkittävät asiat käsitellään johtokunnassa. Kaikista tilintarkastuksista ei saada raportteja. Mikäli raportti saadaan, ne käsitellään johtoryhmässä ja toteutetaan tarvittavat toimenpiteet. Merkittävät asiat käsitellään johtokunnassa. Kirjaa tähän tilikauden aikana tehdyt EU-tarkastukset, valtionhallinnon tarkastukset tai muut tarkastukset: Johtokunta, johtoryhmä, toimintajärjestelmä. Johtokunta, johtoryhmät. Johtoryhmä, toimintajärjestelmän mukainen toiminta. Johtoryhmän muistiot. OMA ARVIO SEURANNAN TILASTA: Asioita on toteutettu paljon ja järjestelmät pääosin kunnossa, kehittämistoimenpiteitä tehdään.