TAMPEREEN KAUPUNKI TILINPÄÄTÖSARVIOINTI 2017 Liite 5 Dnro TRE:8280/ /2017 1/11

Transkriptio

1 TAMPEREEN KAUPUNKI TILINPÄÄTÖSARVIOINTI 2017 Liite 5 Dnro TRE:8280/ /2017 1/11 Kuntalain mukaan kaupungin tilinpäätökseen sisältyvässä toimintakertomuksessa tulee antaa selonteko sisäisen valvonnan ja siihen sisältyvän riskienhallinnan järjestämisestä. Selonteon laatimisen apuvälineenä käytetään oheista arviointilomaketta. Jokainen toimielimen alainen yksikkö täyttää lomakkeen ja käsittelee sekä sen että oman selonteon lista-asiana toimielimessään. Lomakkeella arvioidaan seuraavat sisäisen valvonnan osa-alueet: 1. johtamistapa ja valvontakulttuuri 2. riskienhallinta 3. valvontatoimenpiteet. raportointi ja tiedonvälitys 5. seuranta Osa-alueet on jaettu arviointikohteisiin, joille on kuvattu tavoitetila. LOMAKKEEN TÄYTTÄJÄN TULEE arvioida tavoitetilan toteutumista johtamansa toiminnan osalta ja kirjata se kohtaan nykytila kirjata kohtaan todentaminen, mistä (dokumentti, asiakirja, päätös, suunnitelma tms.) asian nykytilan voi osoittaa todeksi kirjata kohtaan oma arvio asian tai toiminnon nykytilasta asteikolla 0 laatia kunkin osa-alueen lopuksi lyhyt sanallinen arvio sen kokonaistilanteesta. Lisäksi voi käyttää arviointiasteikkoa 0 -. Arviointiasteikko: 0 ei sovellu lainkaan vastaajan käyttöön, ei ole kyseistä toimintoa 1 ei tietoa asiasta, ei suoritettuja toimenpiteitä, melkein kaikki kehittämisen kohteena 2 asia havaittu ja yksittäisiä toimenpiteitä tehty, kehittämistoimenpiteet päätetty aloittaa 3 asioita toteutettu paljon ja järjestelmät pääosin kunnossa, kehittämistoimenpiteitä tehdään asiat kunnossa, valvontajärjestelmä toimii ja hyvän hallintotavan keskeiset elementit sekä esimiesten että henkilöstön tiedossa, kehittämistoimenpiteitä tehdään aktiivisesti osana arkipäivän toimintaa.

2 TAMPEREEN KAUPUNKI TILINPÄÄTÖSARVIOINTI 2017 Liite 5 Dnro TRE:8280/ /2017 2/11 JOHTAMISTAPA JA VALVONTAKULTTUURI. itsearviointi, päiväys toimintayksikön / liikelaitoksen Arvot ja toimintaperiaatteet Yksikön arvot ja toimintaperiaatteet on määritetty ja toiminta järjestetty niiden mukaan Hyväksytyn strategian mukaiset arvot ja toimintaperiaatteet määritetty palvelualuetasolla. 3 Tavoitteet Johtamis- ja hallintotapa Asetetut tavoitteet tukevat kaupunkistrategian ja palveluja vuosisuunnitelmien toteutumista Havaittuihin poikkeamiin reagoidaan Yksikössä toimitaan hyvän hallintotavan mukaisesti Yksikössä käsitellään esiintuodut kehittämiskohteet tai toiminnan puutteet. Vuosisuunnitelmassa esitetty tavoitteet Kitian strategian painopisteittäin. Kitian strategia on linjassa kaupunkistrategian kanssa.. Hyväksytty strategiassa ja vuosisuunnitelmassa, kehityskeskustelut. Kuukausiraporttien perusteluosiot, kehityskeskustelut, tarkastusraportit... Johtoryhmä, yksikköpalaverit Organisaatiorakenne ja toiminnan ohjaus Organisaatiorakenne on tarkoituksenmukainen. Organisaatiouudistus toteutettu vuonna 2016 ja toiminta alkanut virallisesti vuoden 2017 alusta. Arviointilomake, sisäinen tarkastus

3 TAMPEREEN KAUPUNKI TILINPÄÄTÖSARVIOINTI 2017 Liite 5 Dnro TRE:8280/ /2017 3/11 JOHTAMISTAPA JA VALVONTAKULTTUURI Talousarvio on oikeassa suhteessa tavoitteisiin. Talousarvioraportit, ennustekäytäntö, kuukausittainen raportointi. Tehtäväjaot vastuineen on määritetty ja niitä koskeva ohjeistus on ajantasainen ja dokumentoitu. Hallintosääntö, toimintasääntö, delegointipäätökset, organisaatiokaavio ja tehtävänkuvaukset. Tehtävänkuvaukset on päivitetty. Henkilöstön koulutus on suunnitelmallista ja osaamiskartoitukset tehty. Koulutussuunnitelmat ja kehityskeskustelut. Lainsäädännön ja kaupungin ohjeiden noudattaminen Toiminnan ohjeistus ja päätökset ovat ajan tasalla Yksikön johto varmistaa lainsäädännön ja muiden ohjeiden mukaisen toiminnan.. Hallintosääntö, toimintasääntö, delegointipäätökset, arkistonmuodostussuunnitelma. Johtoryhmä, yksikköpalaverit, kehityskeskustelut. Henkilöstön riittävä kouluttaminen ja annettujen ohjeistusten noudattaminen. Kirjaa tähän vireillä olevat valitukset, oikeudenkäynnit ja muut oikeusseuraamukset ja riski niiden toteutumisesta: Korkeimmassa hallinto-oikeudessa on kaksi tontin uudelleen vuokraukseen liittyvää valitusasiaa vireillä. OMA ARVIO JOHTAMISTAVASTA JA VALVONTAKULTTUURIN TILASTA: Asiat pääosin kunnossa. Kehittämiskohteita tunnistetaan säännöllisesti jokapäiväisessä toiminnassa saadun palautteen ja kehittämisehdotusten avulla. Uuden hallintosäännön, siitä seuraavien toimintasääntöjen ja delegointien koulutusta täytyy uudessa organisaatiomallissa lisätä ja varmistaa oikeat päätöksentekoprosessit. Arviointilomake, sisäinen tarkastus

4 TAMPEREEN KAUPUNKI TILINPÄÄTÖSARVIOINTI 2017 Liite 5 Dnro TRE:8280/ /2017 /11 RISKIENHALLINTA Riskienhallinnan toteuttamisen yleiset periaatteet Toimintaympäristöä ja siihen liittyviä muutoksia arvioidaan säännöllisesti Riskienhallinnan prosessi on ajantasainen ja dokumentoitu Riskienhallintaan liittyvät vastuut on määritetty ja vastuullisilla on riittävä asiantuntemus Elinvoiman ja kilpailukyvyn palvelualueelle laadittu toimintaympäristöanalyysi ja riskiprofiili Sisäisen valvonnan suunnitelmaa ei ole, noudatetaan hyvää hallintotapaa ja sisäisen valvonnan ohjeistusta. Toimintaympäristönanalyysi ja riskiprofiili Sisäisen valvonnan suunnitelmaa ei ole, noudatetaan hyvää hallintotapaa ja sisäisen valvonnan ohjeistusta. Tehtäväkuvaukset on päivitetty uuden organisaation mukaiseksi ja käyty läpi henkilöstön kanssa. 3 2 Riskien tunnistaminen Riskien ja mahdollisuuksien tunnistaminen on osa toiminnan suunnittelua ja seurantaa ja se perustuu järjestelmälliseen menetelmään Riskikartoitus on tehty riskiprofiilin laatimisen yhteydessä. 3 Toiminnan kannalta oleelliset riskit on tunnistettu ja dokumentoitu Toimintaympäristöanalyysi ja riskiprofiili Arviointilomake, sisäinen tarkastus

5 TAMPEREEN KAUPUNKI TILINPÄÄTÖSARVIOINTI 2017 Liite 5 Dnro TRE:8280/ /2017 5/11 RISKIENHALLINTA Riskien arviointi Tunnistetut riskit arvioidaan systemaattisesti Säännöllinen riskienarviointi ja riskiprofiilin päivitys tarvittaessa. Riskeihin vastaaminen Riskien raportointi Kriittisille riskeille on määritetty hallintakeinot Raportointi on järjestetty asianmukaisesti Toimintaympäristöanalyysi ja riskiprofiili , hyvä hallintotapa ja sisäisen valvonnan ohjeistukset. Tilinpäätös, työn vaarojen arviointi, Työturva-Monitori, raportointi Ekin johtoryhmälle. Konserni päivittää vahingonkorvausohjeen vuonna Tunnistetut merkittävimmät riskit esim. riskiprofiiliin perustuen: Yhtenä strategisena riskinä tunnistettiin palvelut, asuminen, liikenne ja maankäyttö PALM-pitkän aikavälin suunnittelu, jossa uhkana on, että suunnitelman toteuttaminen ei taloudellisesti ole mahdollista tai suunnitelman tarkkuustaso ei ole riittävä (tavoitteet, toimenpiteet). Hyvä ja pitkäjänteinen suunnittelu mahdollistaa onnistumisen. PALM-työkalun uudistaminen on käynnistetty vuonna PALM-suunnitelma laaditaan uuden mallin mukaisesti vuonna Taloudellisena riskinä tunnistettiin myös tilojen ja kiinteän omaisuuden hallinta. Uhkana on, että uusia tilahankkeita toteutettaessa, ei luovuta riittävän nopeasti tarpeettomasta tilaomaisuudesta. Uhkana on myös se, että kaupungin palvelukäytössä tarpeelliseen tilaomaisuuteen ei ole kohdennettavissa riittävästi investoinmäärärahoja korvausinvestointien rahoittamiseksi ja tilojen käyttökuntoisina pitämiseksi. Kaupungin omaisuuden siirtyminen maakunnalle. SOTE- uudistuksen jälkeen mahdollisesti tyhjilleen jäävät kiinteistöt ja tilat sekä niiden vuokrau maakunnalle. Mahdollisuutena on kiinteistöomaisuuden resurssien vapauttaminen kaupungin tarpeisiin. Tilat on kartoitettu yhteistyössä Maakuntien tilakeskuksen kanssa ja selvitystyötä jatketaan vuonna Tilaomaisuuden linjauksia luottamuselinten päätettäväksi valmistellaan vuonna Tilikautena toteutuneet merkittävät riskit: - 3 Arviointilomake, sisäinen tarkastus

6 TAMPEREEN KAUPUNKI TILINPÄÄTÖSARVIOINTI 2017 Liite 5 Dnro TRE:8280/ /2017 6/11 RISKIENHALLINTA Tilikautena toteutetut riskienhallinnan keskeiset toimenpiteet: Elinvoiman ja kilpailukyvyn palvelualueelle on laadittu yhteinen riskiprofiili Kiinteistöt, tilat ja asuntopolitiikka -palveluryhmää koskevia riskejä on tunnistettu, arvioitu ja määritetty hallintakeinoja. Suunnitelmat riskienhallintaan liittyvistä kehittämistoimenpiteistä tulevana tilikautena: Kiinteistöt, tilat ja asuntopolitiikka -palveluryhmä osallistuu elinvoiman ja kilpailukyvyn palvelualueen riskiprofiilityöhön vuonna Tampereen Tilapalvelut Oy:n kanssa on tehty palvelu- ja yhteistyösopimus hanke- ja rakennuttamispalvelujen ja ylläpitopalvelujen järjestämisestä tulosperusteisesti Kumppani osallistuu soveltuvin osin riskiprofiilityöhön. PALM- suunnittelun kehittäminen edelleen. Kaupunkiin on perustettu työryhmä ja sille ohjausryhmä PALM-työn sovittamiseksi kaupungin talousarvioprosessiin. Konsernihallinnon talousyksikkö koordinoi työtä, johon kaupungin eri palvelualueet osallistuvat. Tavoitteena on saada pitkä aikavälin suunnitelma, jonka toteutusmahdollisuuksia voidaan arvioida suhteessa ta. Hyväksyttyyn asemakaavaohjelmaan perustuen laaditaan tonttihaku/tontinluovutusohjelma ja arvioidaan asemakaavaohjelmasta ja alueiden toteutumisesta syntyvä palvelutarve (PALM). Palvelutilainvestointien ajoitusta kehitetään laatimalla Tilapalvelut Oy:n tuottamiin rakennuskohtaisiin pitkän tähtäimen suunnitelmiin perustuva peruskorjaustarpeen ajoitus osaksi PALM-prosessia. Kiinteistöjen realisointeja varten kilpailutetaan yhteistyökumppanit (kiinteistövälittäjä), jotta myyntiresursseja nk. suoraan myytäville kohteille saadaan lisää. Kilpailutus on käynnissä. Asemakaavoituksen kanssa käydään vuosittain kehittäen realisoitavien kiinteistöjen tilanne läpi ja käynnistetään tarvittavat kehittämistoimet yl. asemakaavamuutos ennen rakennuksen myyntiä tai syntyvät rakennusoikeuden luovutusta. Yhteistyötä SOTE-tiloihin liittyen jatketaan Maakuntien tilakeskus Oy:n ja Pirkanmaan maakunnan valmisteluorganisaation kanssa. Tilaomaisuuden hallinnan linjaukset valmistellaan päätöksentekoon. OMA ARVIO RISKIENHALLINNAN TILASTA: Hyvä. Arviointilomake, sisäinen tarkastus

7 TAMPEREEN KAUPUNKI TILINPÄÄTÖSARVIOINTI 2017 Liite 5 Dnro TRE:8280/ /2017 7/11 VALVONTATOIMENPITEET Päivittäisvalvonta Esimiesvalvonta on osa johtamista. Delegoinnit, tilaus- ja hyväksymisoikeudet. Hyväksymiset/ delegoinnit Omaisuuden hankinta, luovutus, hoito Hyväksymismenettely on ajantasainen ja toimii asianmukaisesti Yksikkö varmistaa hankintojen ohjeistuksenmukaisuuden.. Päätöspöytäkirjat ja delegointipäätökset tarkastettu ja päivitetty: tilaus- ja hankintaoikeudet menojen hyväksyjät , varahenkilöt Hankintalakikoulutus, kaupungin hankintaohje. Irtaimistoluettelot ovat ajan tasalla ja vastuuhenkilöt on nimetty. Irtaimistoluettelot päivitetään kerran vuodessa, päätöspöytäkirjat. Toimintaprosessien arviointi Työtehtävien eriyttäminen Keskeiset toimintaprosessit on kuvattu ja niitä arvioidaan säännöllisesti Tarpeelliset työtehtävien eriyttämiset väärinkäytösten ehkäisemiseksi on tehty.. Organisaatiokaavio ja tehtäväkuvaukset. Uuden organisaation toiminnan tiedottamista asiakkaille jatketaan edelleen vuonna Delegointipäätökset, tilaus- ja hyväksymisoikeudet. Arviointilomake, sisäinen tarkastus

8 TAMPEREEN KAUPUNKI TILINPÄÄTÖSARVIOINTI 2017 Liite 5 Dnro TRE:8280/ /2017 8/11 VALVONTATOIMENPITEET Talousarvion toteutuminen Sopimusten valvonta Toiminnan ja talouden tavoitteiden seuranta ja arviointi on järjestelmällistä ja luotettavaa Sopimusten hallinta ja sopimusrekisteri on asianmukaisesti järjestetty ja seuranta on ajantasaista.. Palvelu- ja vuosisuunnitelman raportointi, strategiaraportointi, asuntopolitiikan raportointi, maapolitiikan raportointi, talousraportit, välitilinpäätös ja tilinpäätös. Poikkeamat analysoidaan talousraporteissa kuukausittain ja tilinpäätöksessä. Sopimusrekisterit, Donna-järjestelmä, Kiila-järjestelmä maaomaisuuden ja sopimusten hallintaan, Asiakastieto käytössä. Laadun valvonta Ostopalvelujen sopimuksenmukaisuus ja oman toiminnan laatu varmistetaan. Palvelujen hankintaa varten on laadittu valvontasuunnitelma ja valvontatoimenpiteet dokumentoidaan. Päätökset, tilaukset, laskujen tarkastus ja hyväksyntä. SAP järjestelmä. Käyttövaltuudet Tietojärjestelmien käyttövaltuuksien hallinta on asianmukaisesti järjestetty ja seuranta on ajantasaista. Käyttäjärekisterit. Koppari huolehtii ICT palveluista. Kirjaa tähän toimintavuoden aikana tapahtuneet omaisuuden menetykset ja arvonalennukset: - Arviointilomake, sisäinen tarkastus

9 TAMPEREEN KAUPUNKI TILINPÄÄTÖSARVIOINTI 2017 Liite 5 Dnro TRE:8280/ /2017 9/11 VALVONTATOIMENPITEET OMA ARVIO VALVONTATOIMENPITEIDEN TILASTA: Hyvä. Arviointilomake, sisäinen tarkastus

10 TAMPEREEN KAUPUNKI TILINPÄÄTÖSARVIOINTI 2017 Liite 5 Dnro TRE:8280/ / /11 RAPORTOINTI JA TIEDONVÄLITYS Raportointijärjestelmä Raportointi- ja tietojärjestelmät tukevat päätöksentekoa ja muuta toimintaa Talouden- ja toiminnan raportointi. Maaomaisuus Kiila-järjestelmässä. Tiedon analysointi Tiedonvälitysprosessi Tietoja analysoidaan ja käytetään hyväksi päätöksenteossa Viestintä on organisoitu ja vastuuhenkilöt nimetty.. Talouden- ja toiminnan rapotointi. Maaomaisuus Kiila-järjestelmässä Konsernin viestintäyksikkö ja sen ohjeet sekä koulutukset. Tiedon jakelu yksikön sisällä ja sidosryhmille on varmistettu Yksiköllä on tiedossa, miten häiriötilanneviestintä järjestetään. Konsernin viestintäyksikkö, Selma -järjestelmä, yksikön sisäinen verkkolevy.. Kaupungin kriisiviestintä Tiedon ajantasaisuus Tieto toimitetaan ja hankitaan riittävän nopeasti Uudet henkilöt perehdytetään suunnitelmallisesti.. Toimintaan liittyviä dokumentteja arvioidaan ja päivitetään tarvittaessa. Kaupungin perehdytysohjeet, kaupungin henkilöstö-ja esimieskoulutus OMA ARVIO RAPORTOINNIN JA TIEDONVÄLITYKSEN TILASTA: Pääosin hyvä, kehittämistarpeet tunnistettu ja toimenpiteitä tehdään. Mm. ulkoinen viestintä nettisivujen kautta kaipaa kehittämistä ja kaupungin uusi intranet Tasku lisää sisältöä. Arviointilomake, sisäinen tarkastus

11 TAMPEREEN KAUPUNKI TILINPÄÄTÖSARVIOINTI 2017 Liite 5 Dnro TRE:8280/ / /11 SEURANTA Toimintayksikön itsearviointi Yksikkö arvioi säännöllisesti johtamistapaansa ja sisäisen valvonnan sekä riskienhallinnan toimivuutta. Kunta-10 kysely, Kehityskeskustelut, tilinpäätös, palvelu- ja vuosisuunnitelma Poikkeamat analysoidaan ja käsitellään viivytyksettä. Johtoryhmän muistiot, yksikköpalavereiden muistiot Sisäinen arviointi Sisäiset arvioinnit käsitellään viivytyksettä ja asianmukaisesti. Sisäisen valvonnan raportit ja vastaukset niihin Ulkoinen arviointi Tilintarkastajan sekä muiden tahojen arvioinnit käsitellään asianmukaisesti. Johtoryhmän muistiot, yksikköpalavereiden muistiot, lautakunnan pöytäkirjat. Kirjaa tähän tilikauden aikana tehdyt EU-tarkastukset, valtionhallinnon tarkastukset tai muut tarkastukset: pysyvien vastaavien kirjanpitokäytännöt -tarkastus OMA ARVIO SEURANNAN TILASTA: Asiat kunnossa, valvontajärjestelmä toimii ja hyvän hallintotavan keskeiset elementit ovat sekä esimiesten että henkilöstön tiedossa, kehittämistoimenpiteitä tehdään aktiivisesti osana arkipäivän toimintaa Arviointilomake, sisäinen tarkastus