Valtorin ICT-toimittajainfo Tervetuloa!

Transkriptio

1 Valtorin ICT-toimittajainfo Tervetuloa!

2 Valtorin organisaation esittely ja ajankohtaiset asiat Pasi Lehmus, toimitusjohtaja

3 Toimitusjohtaja Pasi Lehmus TUVE-yksikkö Ilkka Haataja Asiakkuudet Mikko Vuorikoski Asiakkuudet Jukka Rautanen Asiakkuudet Jere Antikainen Asiakkuudet Jouni Mustonen Hallinnonalat: Valtioneuvosto Ulkoasiainministeriö Valtiovarainministeriö Eduskunta Tasavallan presidentin kanslia Oikeuskanslerinvirasto Hallinnonalat: Oikeusministeriö Työ- ja elinkeinoministeriö Liikenne- ja viestintäministeriö Hallinnonalat: Maa- ja metsätalousministeriö Ympäristöministeriö Sosiaali- ja terveysministeriö Opetus- ja kulttuuriministeriö Hallinnonalat: Sisäministeriö Puolustusministeriö Valtionhallinnon ulkopuoliset TUVEasiakkaat Palvelut Jari Virtanen Palvelut ja teknologiat Hannu Naumanen Käyttäjätuki Sakari Marttila Palvelutuotanto Tero Latvakangas Palvelutuotanto Kyösti Salonen Talous, Eila Neitola Hallinto, Kimmo Suopajärvi

4 Tulokset 2016 ja tavoitteet 2017 Tulokset 2016 Valtorin talous saatiin tasapainoon (tammi-kesäkuu oli 5 M alijäämäinen) YT-neuvottelujen läpivienti (80 hlön vähennys) TUVE-yksikön liittäminen osaksi Valtoria ( ) toteutui hyvin Asiakastyytyväisyys palannut sille tasolle, jolla se oli ennen siirtoa Yhtenäistäminen suunniteltua hitaampaa Tavoitteet 2017 Keskeisten palvelujen yhtenäistäminen (työasemat, tietoliikenne) Digitalisaation mahdollistaminen (KaPA:n toimivuus) Asiakastyytyväisyyden ja henkilöstötyytyväisyyden parantaminen TUVE- ja TORI yhteistyön tiivistäminen

5 Muuta ajankohtaista Projektikyvykkyyden kasvattaminen Työmääräarviot, lupausten pitäminen, suunnitelmallinen ketteryys, resurssointi One size does not fit all Hyötyjen esiintuominen Wannacry plussat ja miinukset Make or buy Muutot avaimet käteen - yhdessä Senaatin kanssa

6 Kiitos! Pasi Lehmus, toimitusjohtaja p pasi.lehmus[at]valtori.fi

7 Valtorin hankinnat 2016 ja tulevien hankintojen trendejä Helinä Fränti, lakimies

8 Hankintaprosessiin valmistautuminen Hankinnan valmistelu Hankintalaki 65 ja Markkinoiden kartoittaminen Keskustelu toimittajien kanssa vapaamuotoisesti Vanhasta oppiminen pois oppiminen Kehitystrendien seuraaminen seminaarit, toimittajahallinta, muut Tietopyynnöt Tekninen vuoropuhelu Tiedotustilaisuus Tilaaja antaa tietoa omista tarpeistaan ja suunnitelmistaan 2. Asiakkaiden tarpeiden kartoittaminen

9 Hankintaprosessiin valmistautuminen Osallistuminen suunnittelu- ja valmisteluvaiheeseen Hankinnan kohde, vaatimusmäärittely, sopimusehtojen kommentointi Ehdokas, tarjoaja tai niihin liittyvä yritys - kytkökset Muut ulkopuoliset tahot riippumattomat konsultit ja muut asiantuntijat Asiakkaat, muut viranomaiset

10 Hankintaprosessiin valmistautuminen Huomioon otettavaa Avoimuus, tasapuolisuus, syrjimättömyys Esteellisyys Kilpailun vääristyminen

11 Hankintaprosessiin valmistautuminen Innovaatiokumppanuus HANKINTOJEN INNOVATIIVISUUS? Innovatiivisilla hankinnoilla voidaan tarkoittaa: 1. Innovatiivisia hankintatapoja uusi tapa toteuttaa hankintaprosessi 2. Innovaatioiden hankintaa tuotekehitysprojektin hankinta 3. Innovaatioihin kannustavia hankintasopimuksia hankinta luo toimittajille innovaatiokannusteen 4. Hankintojen käyttämistä innovaatiopolitiikan välineenä hankintoja hyväksikäyttäen kehitetään alueen yritysten liiketoimintaa ja innovointia

12 Hankintaprosessiin valmistautuminen Innovaatiokumppanuus TEKESIN TARJOAMA RAHOITUS Rahoitus on suunnattu julkisille hankintayksiköille, jotka tähtäävät palvelun ja toiminnan uudistamiseen.

13 Sopimusmuutokset Uuden hankintalain (1397/2016) 136 sääntelee sopimusmuutoksia sopimuskaudella Hankintasopimusta tai puitejärjestelyä ei saa EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa tai kansalliset kynnysarvot ylittävissä liitteen E-mukaisissa palveluhankinnoissa taikka käyttöoikeussopimuksissa olennaisesti muuttaa sopimuskauden aikana ilman tämän lain mukaista uutta hankintamenettelyä. Olennaisia muutoksia ovat (arvosta riippumatta) ainakin Uudet ehdot, jotka alkuperäisessä hankinnassa mukana olleessaan olisivat mahdollistaneet muiden kuin alun perin valittujen ehdokkaiden osallistumisen menettelyyn tai muun kuin alun perin hyväksytyn tarjouksen hyväksymisen tai jotka olisivat tuoneet hankintamenettelyyn lisää osallistujia Sopimus muuttuu sopimuskumppanille taloudellisesti alun perin määriteltyä edullisemmaksi Soveltamisalan huomattava laajennus Sopimuskumppanin vaihto

14 Sopimusmuutokset Valtorin käytäntönä hankinnoissa on liittää mahdollisimman valmis sopimusmalli mukaan jo tarjouspyyntöön Toimittajilla on mahdollisuus kommentoida suunniteltuja sopimusehtoja teknisen vuoropuhelun yhteydessä. Neuvottelumenettelyjä käytettäessä sopimusehdot ovat tyypillisesti yksi neuvottelujen kohde. Hankintapäätöksen jälkeen sopimusmalliin tarkennetaan ainoastaan sopijapuolten tiedot ja mahdolliset muut pienet yksityiskohdat

15 Kiitos! Helinä Fränti, lakimies p helina.franti[at]valtori.fi

16 Hankintaprosessi ja kilpailutuskalenteri Sven Forsell, hankinta-asiantuntija

17 Kilpailutuksen käynnistäminen Uusi hankintalaki painottaa vaatimusmäärittelyn ja tarjouspyynnön merkitystä kilpailutuksissa Valtori tulee jatkossa: Järjestämään enemmän asiakastyöryhmiä ts. keräämään vaatimuksia Valtorin asiakkailta Jatkamaan tiivistä yhteistyötä Hanselin kanssa kilpailutuksissa, joille löytyy mielenkiintoa valtionhallinnossa laajemminkin Panostamaan tietopyyntöihin, markkinakartoituksiin sekä teknisiin vuoropuheluihin Kilpailutusten painopiste tulee siirtymään entistä enemmän tarjouspyyntöä edeltäviin toimenpiteisiin

18 Hankintaprosessi Uusi hankintadirektiivi edellyttää sähköisen kilpailutusjärjestelmän käyttöä Siirtymäaikaa annettu vuoteen 2018 asti Valtori on aloittanut Cloudia-järjestelmän käytön vuonna 2016 Kaikki kilpailutuksiin liittyvä materiaali tulee tarjolle Cloudiaan Ei pelkästään tarjouspyynnöt, vaan myös tietopyynnöt Kilpailutuksiin liittyvä viestinvaihto tullaan viemään Cloudiaan Tarjouspyyntöjen liitteet tullaan yhdenmukaistamaan Esim. turvallisuussopimus, JIT-/JYSE-ehdot Valtori tulee ottamaan käyttöön sopimustenhallintajärjestelmän Sopimukset laaditaan järjestelmässä rakenteellisesti ja tulevat liitteeksi tarjouspyyntöihin

19 Kilpailutusten läpivienti Tyypillinen kilpailutus: Kilpailutusta varten muodostetaan tiimi, johon kuuluvat hankinnan omistaja, juristi, hankinta-asiantuntija, palvelutuotannon esimies sekä teknisiä asiantuntijoita Vaatimusmäärittely laaditaan palvelutuotannon teknisten asiantuntijoiden ja hankinta-asiantuntijoiden yhteistyönä Lakimies katselmoi tarjouspyyntödokumentit Tarvittaessa hyödynnetään myös Hanselin hankintalaki-asiantuntijoita Sopimus laaditaan yhteistyössä toimittajan sekä Valtorin hankintaasiantuntijan ja lakimiehen avulla Sopimukselle nimetään Valtorista vastuuhenkilö, joka valvoo sopimuksen sisällön toteutumista sen elinkaaren ajan

20 Rikosrekisteriotteet Hankintalain 88 : ote rikosrekisteristä taikka ehdokkaan tai tarjoajan tai sen hallinto-, johtotai valvontaelimen jäsenen tai edustus-, päätös- tai valvontavaltaa käyttävän henkilön alkuperämaan tai sijoittautumismaan toimivaltaisen viranomaisen antama ote rikosrekisteristä. Rikosrekisteriote ei saa olla kahtatoista kuukautta vanhempi. Hankintayksikkö taikka ehdokas tai tarjoaja ei saa ottaa jäljennöstä rikosrekisteriotteesta eikä tallettaa sitä itselleen. Hankintayksikön on poissulkemisperusteiden selvittämisen jälkeen hävitettävä rikosrekisteriote tai palautettava se henkilölle, jota se koskee Kilpailutuksen voittaneen toimittajan on tilattava rikosrekisteriote Oikeusrekisterikeskuksesta ( Rikosrekisteriote/-otteet on näytettävä Valtorissa Ohjeet TEM:n www-sivuilta (

21 Kilpailutuskalenteri Kilpailutuskalenteri löytyy Valtorin www-sivuilta: Viralliset tarjouspyynnöt tulevat Hilmaan: Tarjouspyynnöt jätetään Hanki-tarjouspalveluun:

22 Kiitos! Sven Forsell, hankinta-asiantuntija p sven.forsell[at]valtori.fi

23 Kumppanuuksien hallinta Jukka Haltimo, kumppanipäällikkö

24 Kehitämme Valtorin kumppaniverkostoa ja - yhteistyötä Palveluiden laadun ja kustannustehokkuuden parantuminen Selkeät pelisäännöt puolin ja toisin Kumppanistrategia yhdessä tuotantoyksiköiden kanssa Level 1 Ad Hoc Vendor managers not formally assigned No vendor performance metrics Vendor risks not identified Level 2 Repeatable Vendor managers assigned randomly Vendor management limited to managing contracts No vendor rules of engagement Vendors have free rein Level 3 Defined Vendor management goals tied to costs and risks Vendor rules of engagement Some vendors classified strategic Performance metrics defined and enforced Level 4 Managed Strategic vendor management adopted Vendor management treated as a critical discipline VM linked to demand management Vendor performance evaluated on business value Level 5 Optimizing VM treated as a critical business discipline VM influences vendor strategies Vendor management drives collaboration and innovation Lähde: Gartner

25 Tuemme Valtorin tuotantoyksiköitä kumppanuusasioissa Tuotannon tarpeita vastaavien sopimuskumppanien löytäminen olemassa olevasta kumppaniverkostosta Sopimusmuutokset ja tulkinnat (yhteistyössä mm. lakiosaston kanssa) Mukaan lukien hinnastomuutokset Seurata yhteistyön laatua ja toiminnan sopimusten mukaisuutta yli sopimus- ja yksikkörajojen Reklamaatiokäsittelyt Yhteistyöfoorumeiden organisointi

26 Autamme Toimittajaa ja Asiakkaitamme Toimittajaa löytämään Valtorin sisältä oikeat keskustelukumppanit Uuden tarjonnan esittelyissä Varsinkin nk. As-Is -sopimuksiin liittyvissä tehtävissä tuemme asiakasta kumppanihallinnan osa-alueille Toimintosiirtojen jälkeen joillakin asiakkailla on vielä vahva rooli Toimittajayhteistyössä (esim. substanssijärjestelmien kokonaisuuden hallinta)

27 Kiitos! Jukka Haltimo, kumppanipäällikkö p jukka.haltimo[at]valtori.fi

28 Valtorin TUVE-palvelut TUVE-yksikön hankintatoimen esittely Hannu Naumanen, palvelujohtaja

29 Valtorin TUVE-palvelut TUVE-laki Hallinnon turvallisuusverkko TUVEn tieto- ja viestintäteknisten palvelujen ja integraatiopalvelujen tuottajana toimii Valtori (TUVE-yksikkö) Erityispiirteitä TUVE-lakiin (1) perustuen: Yksinoikeus palvelujen tuottamiseen ja asiakkaiden käyttövelvoite Alihankinnan käyttöä on rajoitettu TUVE-yksikkö suorittaa hankintoja yhdessä muun Valtorin sekä muiden toimijoiden kanssa ja toimii tarvittaessa itsenäisenä hankintayksikkönä TUVE-yksikköön liittyvissä hankinnoissa yksiköllä on itsenäinen valmistelu-, päätöksenteko- ja toimittajahallintarooli (1) Laki julkisen hallinnon turvallisuusverkkotoiminnasta (10/2015)

30 Valtorin TUVE-palvelut asiakkuudet Poliisi Rajavartiolaitos Hätäkeskuslaitos Maahanmuuttovirasto Pelastusopisto Sisäministeriö Asiakkuudet (4) Hallinnonalat: Sisäministeriö Puolustusministeriö Valtionhallinnon ulkopuoliset TUVE-asiakkaat Puolustusvoimat Suomen Turvallisuusverkko Oy Valtioneuvoston kanslia Valtiovarainministeriö Oikeushallinto Tulli Ulkoasiainministeriö Viestintävirasto Kuntatoimijat; Pelastustoimi ja ensihoito (2018)

31 Valtorin TUVE-palvelut hankintatoimi Palvelut ja teknologia Asiakkuustoiminnot Palvelut ja ratkaisut, tuotteistaminen Palveluvastuulliset tuotepäälliköt TUVE Hankinnat ja lisenssit Hankintalakimies ja hankinta-asiantuntijat Arkkitehtuuri, tietoturva ja varautuminen Hankintoihin ja sopimuksiin liittyvä turvallisuus Palvelut ja teknologia Palvelutuotanto

32 Valtorin TUVE-palvelut hankintatoimi Turvallisuuteen liittyviä erityispiirteitä: TUVE-yksikön mallin mukainen turvallisuussopimus tehdään lähtökohtaisesti kaikkien toimittajien kanssa Lisäksi turvallisuusselvitykset ja vaitiolositoumukset toimittajan henkilöstöstä Tietoturvavaatimukset asetetaan hankintakohtaisesti Esimerkiksi usein tarve salata tieto loppukäyttäjästä, huomioitava mm. tilaus-, toimitus-, huolto- ja laskutusprosesseissa Turvallisuushankinnoissa sovelletaan ensisijaisesti ns. PUTU-hankintalakia (2) Tällöin hankinta tehdään turvallisuustarkoituksessa ja hankinnan toteuttamisen aikana käsitellään Tilaajan salassa pidettävää tietoa tai niihin on Toimittajalla pääsy Referenssiluvat myönnetään vain kirjallisesta hakemuksesta Käsittelyn vaatima aika on syytä huomioida, koska usein lupa tarvitaan myös loppuasiakkaalta (2) Laki julkisista puolustus- ja turvallisuushankinnoista (1351/2011)

33 Valtorin TUVE-palvelut hankintatoimi Esimerkkejä tulevista hankinnoista: Tulostuslaitteet ja palvelut: Hansel-puitesopimusta hyödyntäen; mahdollisesti Valtoriyhteistyö x86-palvelimet: Hansel-puitesopimusta hyödyntäen; mahdollisesti Valtori-yhteistyö Tietokoneet ja niihin liittyvät palvelut: Hansel-puitesopimusta hyödyntäen; todennäköisesti Valtori-yhteistyö F-Secure laajennettujen tukipalveluiden hankinta: TUVE-yksikön oma kilpailutus Tietoteknisten laitteiden huolto, ylläpito ja ympäristöpalvelut : TUVE-yksikön oma kilpailutus, käynnistymässä Oracle jälleenmyyntikanavan kilpailutus: yhteistyössä Valtorin ja Poliisin kanssa

34 Kiitos!