OMAVALVONTASUUNNITELMA

Transkriptio

1 OMAVALVONTASUUNNITELMA 1

2 1. VETREA TERVEYS OY:N OMAVALVONTASUUNNITELMA 1.1. Soveltamisala ja tarkoitus Kun palvelujen tuottaja toimii kahdessa tai useammassa toimipaikassa, on sekä terveydenhuollon- että sosiaalihuollon palveluista laadittava toimipaikkakohtainen ja toiminnan kattava kirjallinen omavalvontasuunnitelma. Omavalvontasuunnitelman laatimista ja sen toteutumista valvoo Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirasto Valvira (Laki Yksityisistä sosiaalipalveluista, 6 ja Laki yksityisestä terveydenhuollosta, 6 ) Omavalvontasuunnitelma on julkinen asiakirja, mikä on saatettava asiakkaiden nähtäville. Suunnitelmaa toteuttamalla voidaan todentaa, että palvelun tuottajalla on ammattitaitoa, tietoa ja kokemusta arvioida, minkälaisella omalla ohjauksella ja valvonnalla toiminnan laatu ja säädöstenmukaisuus varmistetaan. Sosiaalihuollon palveluista myös ilmoituksenvaraiset palvelut sisältyvät em. lakeihin Omavalvontasuunnitelma käsittelee sekä toimintaa että sen puitteita Vetrean omavalvontasuunnitelma sisältää seuraavat osiot: Tiedot palveluntuottajasta, toimipaikkatiedot, vastaavat johtajat Toiminnan organisointi ja toimintaedellytysten turvaaminen Asiakasrakenne ja toiminnan kuvaus Laadunhallintaohjelman toteuttaminen Palvelun sisällön omavalvonta ja seuranta Asiakkaan ja omaisen osallistuminen, asema ja oikeudet Potilas-/asiakasturvallisuuden varmistaminen Dokumentointi ja asiakirjahallinto Henkilöstöön liittyvät tiedot, koulutus ja perehdytys Toimipaikat, laitteet ja tarvikkeet 2

3 2. Tiedot palveluntuottajasta 2.1. Vetrea konsernin toiminta-ajatus, arvot ja toimintaperiaatteet Vetrea Terveys Oy on Itä-Suomen johtava yksityinen hoiva- ja kuntoutuspalvelujen tuottaja. Yhtiö toimii Iisalmessa, Joensuussa, Kuopiossa, Mikkelissä ja Siilinjärvellä. Suunnitteilla on hoivakoti myös Kotkassa. Yhtiö työllistää noin 400 henkilöä. Toiminta-ajatuksemme on tuottaa ja kehittää terveyttä, toiminta- ja työkykyä edistäviä ja ylläpitäviä kuntoutus-, hoito- ja asiantuntija- ja tutkimuspalveluja erilaisiin elämäntilanteisiin ja ikävaiheisiin. Vetrean toimintaa ohjaavat yhteiskuntavastuu ja kestäviin ratkaisuihin pohjautuva arvomaailma. Yhtiön toiminnan linjaukset on määritelty strategiassa ja toiminnan painopisteet talous- ja toimintasuunnitelmassa. (Vetrean Strategia ja TTS, IMS) Vetrean toimintaa ohjaavat arvot Asiakkaat ja yhteistyö Menestymisemme keskeinen perusta on asiakashyöty, jonka saavuttamiseksi rakennamme asiakassuhteissa asiantuntijuuteen, luottamukseen ja aktiivisuuteen perustuvaa kokonaisvaltaista ja kestävää kumppanuutta. Työyhteisö Olemme avoin, tasa-arvoinen, oikeudenmukainen ja joustava työyhteisö, jonka jäsenet kannustavat toisiaan uuden oppimiseen ja osaamisen jakamiseen. Esimiestyö ja johtaminen Johtaminen ja esimiestyö on oikeudenmukaista ja tuloksellisesta sekä mahdollisimman läpinäkyvää ja ymmärtävää toimintaa, jolla pyritään yrityksen talouden, henkilökunnan hyvinvoinnin ja sen kaikkien sidosryhmien kannalta parhaaseen tulokseen. Talous ja tuloksellisuus Kannattava ja kasvava liiketoiminta pohjautuu toiminnan jatkuvaan kehittämiseen, tehokkuuteen ja kilpailukykyiseen kustannusrakenteeseen sekä voimavarojen oikeaan kohdentamiseen Omavalvonnan organisointi, johtaminen, vastuuhenkilöt Yksikkökohtaiset tiedot ja talokohtaiset vastuuhenkilöt löytyvät kappaleesta Toimipaikkakohtaiset tiedot. Vastuut perustuvat Vetrea konsernin organisaatioon ja aluekohtaisiin vastuisiin. (Vetrean organisaatiokaavio, IMS) 3

4 Kaikki Vetrean palvelut on laatusertifioitu ja ne ulkoisesti auditoidaan Inspectan toimesta. Käytössä on ISO 9001 laatusertifikaatti ja IMS-toimintajärjestelmä. Vetrea toteuttaa laatimaansa laadunhallintaohjelmaa. Yhtiöllä on laatupäällikkö ja alueellisesti palveluista vastaavat laatuvastaavat Laadunhallintaohjelman toteuttaminen Vuosittaisessa laadunhallintaohjelmassa määritellään tuloskorttien mittarit ja tavoitetasot BSC-mallin mukaisesti, myös toteutukseen, arviointiin, seurantaan ja kehittämiseen liittyvät tavoitteet sekä toimenpiteet vastuineen ja aikatauluineen. (Laadunhallintaohjelma, IMS) Vetrean omavalvonnan asiakirjat käyvät esille tämän omavalvontasuunnitelman lukujen yhteydessä. Vetrea on varmistanut toiminnassaan, että riskit, laatupoikkeamat, kriittiset työvaiheet ja vaaratilanteet tunnistetaan ajoissa, ennaltaehkäistään, raportoidaan ja tilastoidaan. Omavalvonnan mittareina käytetään järjestelmä- ja prosessimittareita sekä indikaattoreita, mitkä kuvaavat palvelujen laatua sekä turvallisuutta. (Vetrean laatujärjestelmämittarit, IMS) Mittareiden tuottamaa tietoa kerätään kuukausittain IMS:ssä oleviin tuloskortteihin. Niitä analysoidaan ja käsitelläään henkilökuntapalavereissa, yksikkökohtaisissa johtotiimeissä sekä johtoryhmän kokouksissa. Johdon katselmuksissa toimintajärjestelmän tuottamaa tietoa käsitellään puolivuosittain. Kerätty ja käsitelty aineisto hyödynnetään toiminnan kehittämisessä. Säännöllisillä sisäisissä auditoinneilla, palvelu- ja sopimuskatselmuksilla varmistetaan palvelujen vastaavuus tilaajan kanssa tehtyihin sopimuksiin, laatukriteereihin sekä toimintaa sääteleviin lakeihin ja asetuksiin. (Vetrean auditointiohjelma, IMS) Omavalvonta sisältää myös tilojen ja laitteiden huollon, mihin sisältyy yksiköittäin yllä pidettävät laitekortit huoltotietoineen sekä kalibroinnit. Korjaava toimenpide yleensä alkaa asiakaspalautteesta, henkilökunnan palautteesta, prosessimittarissa havaitusta trendin poikkeamasta, reklamaatiosta tai ulkoisesta auditoinnista. Korjaustoimet aloitetaan välittömästi ja laatupäällikkö on tietoinen kaikista yrityksessä esille tulleista ongelmista ja niiden korjaavista toimenpiteistä Asiakasrakenne ja toiminnan kuvaus Vetrea tuottaa sekä sosiaali- että terveydenhuollon palveluja. Sosiaalihuollon palveluja ovat tehostettu palveluasuminen, palveluasuminen sekä kotihoito. Terveydenhuollon palveluihin sisältyy niin hoidon kuin kuntoutuksenkin sekä laitos- että avomuotoisia palveluja. Asiakasryhmistä suurimmat ovat Valtiokonttorin, Kansaneläkelaitoksen ja kuntien kanssa tehtyihin sopimuksiin perustuvat asiakkaat. 4

5 Asiakaspaikkamäärät käyvät esille omavalvontasuunnitelman lopussa olevasta talokohtaisesta osiosta. (Kuvaus tilojen käytöstä) 2.5. Palvelut toteutuvat sopimusten, lainsäädännön ja laatukriteerien mukaisesti Vetrea vastaa siitä, että kaikki palvelut toteutetaan laadittujen sopimusten, lainsäädännön ja laatukriteerien mukaisesti. Asiakastyö on kuvattu palvelukuvauksina, työohjeina sekä viiteohjeina. Hoito- ja kuntoutustapahtumat perustuvat hoito- ja palvelusuunnitelmiin, mitkä pidetään ajan tasalla ja sopimusten mukaisina. Asiakkaan näkökulma otetaan huomioon kaikissa palvelutilanteissa. Vetrea on kuvannut työohjeina asiakkaan kohteluun ja itsemääräämisoikeuteen liittyvät periaatteet. Henkilökunnalle on annettu tarkat ohjeet asiakkaan toimintoja rajoittavista tekijöistä. Annettujen ohjeiden toteuttamista seurataan säännöllisesti. Ohjeistettu on lisäksi epäasiallisen kohtelun havaitseminen ja menettelyt, mikäli kyseistä toimintaa havaitaan. On valmistauduttu käsittelemään myös arkoja asioita puheeksi ottamisen mallin kautta. Asiakastiedotuksen sisältöön kuuluu myös tiedotustavat ja menettelyohjeet mahdollisen haittatapahtuman tai vaaratilanteen yhteydessä tai sen jälkeen Palvelun sisällön omavalvonta ja seuranta Omavalvontasuunnitelman tarkoituksena on tarkastella palvelun sisältöä ja tehdä tarvittavia parannuksia omavalvonnassa esille tulevien mahdollisten poikkeamien myötä. Tässä osaalueina ovat hyvinvointia tukeva palvelu, ravitsemukseen liittyvät palvelut, päivittäiset toiminnat, hygieniatoiminnot, sairaudenhoito, lääkehoito sekä asiakastietojen käsittely. Asiakastyön perustan Vetreassa muodostavat kuntouttava hoitotyö ja moniammatillinen toimintamalli. Kuntouttava hoito on asiakkaan aktiivisuudesta huolehtimista ja pitää sisällään kaikki ne työmuodot, joilla edistetään asiakkaan osallisuutta, itsenäistä selviytymistä ja omatoimisuutta. Osana kuntouttavaa hoitoa toteutuu monipuolinen vapaa-ajan ja askartelun ohjaus, mikä tukee asiakkaiden psykososiaalista ja fyysistä kuntoutumista. Moniammatillisuus ilmenee kuntoutus- ja hoitopalaverikäytännöissä, jaksojen ja palvelutuotteiden sisällöissä sekä henkilöstön laaja-alaisessa asiantuntemuksessa. Vetrea noudattaa sairaalahygieniaan liittyviä säädöksiä ja kukin yksikkö tekee yhteistyötä lähisairaalansa hygieniatyöryhmien kanssa sekä noudattaa näiden antamia ohjeita. Yrityksessä toimii hygieniatyöryhmä, mikä tarvittaessa sekä ohjeistaa Vetrean yksiköitä että vastaa siitä, että hygieniaan liittyvä työohjeisto on organisaatiossa ajan tasalla. (Hygieniasuunnitelma ja siihen liittyvät työohjeet, IMS) Vetrealla on oma ravintolansa kussakin toimintayksikössä ja ravintolapalveluista on laadittu erillinen omavalvontasuunnitelma. (Keittiötoiminnan omavalvontasuunnitelma, IMS) Lääkehoidon ja -huollon toteuttamisesta on laadittu Vetrea tason suunnitelma sekä siihen liittyvät työohjeet. (Lääkehoitosuunnitelma, IMS) 5

6 Omavalvonnan asiakirjoja ovat kaikki viranomaisten edellyttämät luvat, ilmoitukset, suunnitelmat ja selvitykset. Vetrealla on käytössään laadunhallintajärjestelmä, mihin omavalvonnan asiakirjat on tallennettu. Vetrean omavalvontasuunnitelma kuuluu organisaation laatuasiakirjoihin ja sen toteutumista seurataan vuosittain johdon katselmuksissa. Vetrean omavalvontasuunnitelma kuuluu organisaation laatuasiakirjoihin ja sen toteutumista seurataan vuosittain johdon katselmuksissa Asiakkaan ja omaisten osallistuminen, asema ja oikeudet Vetrean asiakkaat ja omaiset voivat antaa laatuun ja asiakasturvallisuuteen liittyvää palautetta. Vetrean omavalvonta sisältää säännöllisesti toteutettavan palautejärjestelmän. Palautteet eli asiakaspalaute, reklamaatiot, vaikuttavuustulokset, tietosuojatarkastukset sekä sisäisten auditointien tulokset raportoidaan puolivuosittain. Asiakkailta ja omaisilta saatavaa palautteista saatua tietoa käytetään hyödyksi omavalvonnassa ja toiminnan kehittämisessä. Vetrea huolehtii asiakkaan oikeusturvan toteutumisesta. Jos asiakas on tyytymätön saamaansa kohteluun, hänellä on oikeus tehdä muistutus toimintayksikön vastuuhenkilölle tai toimialueen johtavalle viranhaltijalle. Jos palvelu perustuu ostopalvelusopimukseen, muistutus tehdään järjestämisvastuussa olevalle viranomaiselle. Kuluttajasuojalain ja kuluttajariitalautakunnasta annetun lain mukaisesti sopimukseen ja palveluun liittyvät erimielisyydet käsitellään kuluttajariita-asiana, josta on annettava asiakkaalle tietoa sopimuksen tekemisen yhteydessä. Tämän omavalvontasuunnitelman yksikkökohtaiseen osioon on kirjattu henkilöt, joille mahdolliset muistutukset osoitetaan ja menettelyohje muistutuksiin vastaamiseksi sekä niiden käsittelemisestä kohtuullisen ajan kuluessa Potilas-/asiakasturvallisuuden varmistaminen Vetrea huolehtii siitä, että turvallisuuteen liittyvä ohjeisto on jatkuvasti ajan tasalla ja että haitta- ja vaaratekijöihin voidaan valmistautua. Vetrean turvallisuusasiakirjat koostuvat seuraavasta aineistosta: - pelastussuunnitelma ja turvallisuusselvitykset - uimahallin turvallisuusohjeet - työsuojelun toimintaohjelma ja organisaatio - työohjeet riskien ja yksittäisten ongelmatilanteiden hallinnassa - käytettävien kemikaalien aiheuttamat mahdolliset ovat tiedossa - on varauduttu tapaturmiin tai epidemioihin - häirintä tai muu epäasiallinen kohtelu tunnistetaan ja estetään - on varauduttu väkivaltatilanteisiin, varkaustapauksiin tai vahingontekoon - on varauduttu alkoholi- tai huumeongelman käsittelemiseen - yrityksen toiminta on vakuutettu täydestä arvostaan ja sillä on ajan tasalla oleva potilasvakuutus 6

7 Turvallisuutta edistäviä tekijöitä on käyty läpi myös hoito- ja kuntoutusprosessien toteuttamisen yhteydessä Potilasasiakirjahallinto ja tietosuoja Vetrea takaa asiakastietojen luottamuksellisen käsittelyn kaikissa olosuhteissa voimassa olevien lakien ja määräysten mukaisesti. Jokainen työntekijä on vaitiolovelvollinen ja vastaa omalta osaltaan tietoturvasta. Asiakastietojen käyttöoikeudet on määritelty käyttäjäkohtaisesti kunkin työtehtävien mukaisesti ja niitä valvotaan. Yrityksellä on tietosuojavastaava ja tietoturvallisuustyöryhmä. Tietosuojan ja tietoturvallisuuden toteuttamisesta on laadittu tietoturvasuunnitelma. (Tietosuojasuunnitelma, IMS) 3. Henkilöstöön liittyvät tiedot, koulutus ja perehdytys Vetrea on asiantuntijaorganisaatio, missä kunkin ammattiryhmän pätevyyttä sosiaali- ja terveydenhuollon lainsäädäntö määrittelee. Käytössä ovat yksikkökohtaisesti vuosittain laadittavat henkilöstösuunnitelmat, mitkä perustuvat toiminta- ja taloustavoitteisiin. Henkilöstökoulutusta toteutetaan sekä talon sisäisenä- että ulkoisena koulutuksena keskimäärin vähintään 24 h vuodessa työntekijää kohden. Uusia työntekijöitä varten on laadittu perehdytysohjelma, minkä toteutumista esimiehet toimialueittain valvovat. Henkilöstöpolitiikan toteutumista seurataan ja kehitetään vuosittain laadittavan henkilöstötilinpäätöksen perustalta. Henkilöstön riittävyyttä, rakennetta ja kelpoisuutta seurataan myös talokohtaisen henkilöstösuunnitelman toteuttamisen yhteydessä (Henkilöstötilinpäätös, IMS) Tehtävänkuvaukset on laadittu ja ne löytyvät IMS järjestelmästä. 4. Toimipaikkakohtaiset tiedot: Mikkelin yksikön vastuuhenkilönä toimii yksikönjohtaja Minna Parkkinen Toimipaikka, osoitetiedot, liiketoiminnasta ja palveluista vastaavan johtajan tiedot Vastuuhenkilöt käyvät esille Terveydenhuollon ja sosiaalihuollon vuosittaisissa kertomuksissa vastuuhenkilöineen. (IMS) Menettelyohjeet mahdollisen muistutuksen yhteydessä löytyvät IMS järjestelmästä. 7

8 4.2. Tilakuvaukset Kussakin yksikössä on laadittu kuvaus toiminnassa käytettävistä tiloista ja niiden käytön periaatteet. Kyseiset asiakirjat sijaitsevat IMS järjestelmästä. (Kuvaus tilojen käytöstä, IMS) 4.3. Henkilöstösuunnitelma Menettelyohjeet asiakasturvallisuuteen, esteettömyyteen ja kulunvalvontaan liittyen Kaikki turvallisuuteen, esteettömyyteen ja kulunvalvontaan liittyvät asiakirjat löytyvät IMS järjestelmästä. Terveydenhuollon laitteet ja tarvikkeet Terveydenhuollon laitteiden ja tarvikkeiden turvallisuudesta ja vaaratilanteita koskevista ilmoituksista vastaavat toiminnasta vastaavat esimiehet. Terveydenhuollon laitteet on luetteloitu ja huollettu ja dokumentit sijaitsevat yksiköissä. 8