Omavalvonnan toteutuminen käytännössä Palveluasiantuntija Päivi Nieminen, Ikäihmisten palvelut Oulun kaupunki

Transkriptio

1 Omavalvonnan toteutuminen käytännössä Palveluasiantuntija Päivi Nieminen, Ikäihmisten palvelut Oulun kaupunki

2 Valvonta Valvonnan tavoitteena on kansalaisten perusoikeuksien toteutumisen varmistaminen yhdenvertaisesti asuinpaikasta riippumatta, palvelu- ja hoitosuunnitelmien toteutumisen sekä sopimusten noudattaminen Hyvinvointipalveluiden valvontaa ohjaa lainsäädäntö Palvelun laatua ja sisältöä valvoo palveluntuottaja omavalvonnalla Kuntalaisten perusoikeuksien toteutumista ja laajan lainsäädännön ja toimintaan liittyvien määräysten ja ohjeiden noudattamista valvovat eriasteiset valvontaviranomaiset: Sosiaali- ja terveysministeriö Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirasto Valvira Aluehallintovirasto Kunnissa lautakunnat valvovat viranhaltijoiden ja muun kunnallisen henkilöstön toimintaa Viranhaltijat suorittavat valvontaa siltä osin kuin lautakunnat ovat delegoineet heille valvontavastuita

3 Oulun kaupunki, valvonta, ikäihmisten palvelut ennakoivat suunnitelmalliset valvontakäynnit (yksityiset palveluntuottajat) käydään kahden vuoden välein: kotihoito, kotipalvelu, tehostettu palveluasuminen, kuntouttava päivätoiminta, laitoshoito valvonnan tarkoituksena on sopimuksen mukaisen toiminnan valvonta, ohjaus, neuvonta ja seuranta vuorovaikutteinen, avoin, luottamukseen perustuva tavoitteena omavalvonnan tukeminen ->pois jälkikäteisvalvonta lisäksi jälkikäteisvalvontaan liittyviä valvontakäyntejä uutena käytäntönä perehdytys - tapaaminen uusille palveluntuottajille (sopimus, ohjeet) järjestetään yhteisiä tilaisuuksia palveluntuottajille, jossa käydään läpi ajankohtaisia asioita (2-3 kertaa vuodessa) Oulun kaupungin www-sivut

4 Valvontakäynnin toteuttaminen, ikäihmisten palvelut Ilmoitus valvontakäynnistä sähköpostilla ja ennakko materiaalin pyyntö henkilökuntaluettelo (valmis lomakepohja) lääkehoitosuunnitelma omavalvontasuunnitelma valvontalomake palveluntuottajan täytettäväksi (yksikön perustiedot ja sopimuksiin liittyvät tiedot) Ennakkomateriaaliin tutustuminen (RAI- arviointitiedot) Vrt. sopimus ja siihen liittyvät laatuvaatimukset, Efficatietojärjestelmäsopimus, ja Oukan ohjeistus (oukan www- sivut) omat kommentit valvontalomakkeeseen

5 Valvontakäynti Valvontalomake on runkona keskusteluille (sopimukseen liittyvät vaatimukset) Oukan www- sivut: ohjeet henkilökuntalomake: ammattinimikkeet, määrä/mitoitus, vaihtuvuus, toimintayksikön vastuuhenkilö (Avi/Valvira), tarkistetaan lääkeluvat, tietoturvakoe, Effica- tietojärjestelmän tietoturva- ja tietosuojasitoumus, Lääkehoitosuunnitelma: vrt. THL:n turvallinen lääkehoito opas (14/2015) / Oulun kaupungin hyvinvointipalveluiden ohje henkilökunnan lääkehoidon osaamiseen ja lupakäytäntöihin Omavalvontasuunnitelma vrt. Valviran omavalvontaan liittyvä määräys (1/2014) ja Valviran omavalvontalomakkeen ohjeistus ja Oulun kaupungin kyseiseen palveluun liittyvä omavalvontasuunnitelma

6 Valvontakäynti RAI- arviointi tiedot yksikkökohtaiset tiedot mm. asiakasrakenne, asiakkaiden palveluntarve ( MAPLe), henkilökunnan usko asiakkaan kuntoutumismahdollisuuksiin, asiakkaan kuntoutumismahdollisuudet RAI- arviointien toteutuminen Pyydetään palveluntuottajan palautteet, ehdotukset ja toiveet palvelunjärjestäjälle sovitaan huomautukset ja sovittu menettelytapa muistio valvonnasta kahtena kappaleena: päivämäärä, allekirjoitukset, omat kappaleet palveluntuottajalle ja palvelun järjestäjälle. Lähetetään Aville oma kappale. Sovittujen asioiden toteutumisen seuranta

7

8

9 Jälkikäteisvalvonta palautteita/reklamaatioita /vuosi puhelimitse, sähköpostilla, kirjeellä: POY, omaiset/asiakkaat, henkilökunta, hyvinvointikeskukset kirjataan kaikki ylös yhteydenotto palautteen antajaan ja sopiminen jatkotoimenpiteistä yhteydenotto palveluntuottajaan ja sovitaan palautteen käsittely esim. ilmoitus palautteista -> korjaavat toimenpiteet, muistutuksena, henkilökuntamitoituksen seurantana, tarkastuskäyntinä

10 Omavalvonta Omavalvontasuunnitelmassa kuvataan, miten palvelujen tuottaja varmistaa palvelun laadun sekä asiakas ja potilasturvallisuuden. Valviran määritelmä sosiaalihuollon omavalvonnasta: Omavalvonta on palveluntuottajan työkalu, jonka avulla kehitetään ja seurataan palvelujen laatua toimintayksiköiden päivittäisessä asiakastyössä. Asiakkaan palveluissa esiintyvät epäkohdat ja palvelun onnistumisen kannalta epävarmat ja riskiä aiheuttavat tilanteet tunnistetaan, ehkäistään ja korjataan nopeasti. selkeät toimintaohjeet työntekijöille, esimiehille ja tietoa yksikön toiminnasta asiakkaille vastuu ja velvollisuudet kirjattu yhteiset mittarit seurantaan sujuvoittaa tekemistä, luo tehokkuutta ja vaikuttavuutta julkisesti nähtävillä: luo avoimuutta, asiakas vakuuttuu palveluntuottajan palvelun laadusta ja asiakas- ja potilasturvallisuudesta, saa hyvät käytännöt leviämään

11 Ote Valviran sosiaalipalveluiden omavalvontasuunnitelma lomakkeesta Omavalvonta perustuu riskienhallintaan. Riskit voivat aiheutua esim. fyysisestä toimintaympäristöstä (kynnykset, vaikeakäyttöiset laitteet), toimintatavoista, asiakkaista ja henkilökunnasta. Usein riskit ovat monien virhetoimintojen summa. Riskienhallinnan edellytyksenä on, että työyhteisössä on avoin ja turvallinen ilmapiiri, jossa henkilöstö että asiakkaat ja heidän omaisensa uskaltavat tuoda esille laatuun ja asiakasturvallisuuteen liittyviä epäkohtia.

12 Riskit/riskienhallinta kaikkiin palvelussa ja hoidossa tapahtuviin toimintoihin liittyy riskejä -> riskienhallinta kuuluu kaikkiin toimintoihin riskeistä saadaan tietoa: kun jotain on tapahtunut, läheltä piti tilanteet, palautteet, reklamaatiot, muistutukset, kantelut

13 Riskienhallinta palveluun liittyvät riskit asiakasturvallisuus tiloihin ja laitteisiin liittyvät riskit tietosuoja henkilöstöön liittyvät riskit: henkilöstön aiheuttamat ja henkilöstöä uhkaavat toimintaympäristöön liittyvät riskit asiakkaan itse aiheuttamat muut riskit

14 Ote Valviran omavalvontasuunnitelman ohjeesta: Riskienhallinta Palveluntuottajan vastuulla on, että riskienhallinta kohdistetaan kaikille omavalvonnan osa- alueille Johdon tehtävä on huolehtia omavalvonnan ohjeistamista ja järjestämisestä Riskinhallinnan luonteeseen kuuluu, ettei työ ole koskaan valmista. Koko henkilökunnalta vaaditaan sitoutumista, kykyä oppia virheistä sekä muutoksissa elämistä, jotta turvallisten ja laadukkaiden palveluiden tarjoaminen on mahdollista

15 Poikkeamien käsittelyprosessi ja korjaavat toimenpiteet Mitä tapahtui (milloin, missä, ketä paikalla, olosuhteet syyt, miten toimittiin, = ketkä toimivat, mitä tehtiin, miksi?) Arviointi: läpikäyminen, johtopäätökset, jatkotoimenpiteet, ennaltaehkäisy Seuranta = tiedoksi, kenelle ilmoitettava, tapahtumatietojen kerääminen ja analysointi Jatkotoimille valitaan vastuuhenkilöt jotka vastaavat sovituista toimenpiteistä ja niiden toteutumisesta

16 Toimintaohjeet poikkeamien käsittelyssä Asiat otetaan esille yhdessä oppimisena, ei syyllistäen Toimintaohjeet poikkeamaa käsiteltäessä; - tarkistetaan, onko tilanne aiheutunut jo olemassa olevan toimintaohjeen noudattamatta jättämisestä. Jos näin on, käydään kyseinen toimintaohje huolellisesti läpi ja muistutetaan yleisesti sovitusta tavasta toimia vastaavassa tilanteessa. - mikäli jo olemassa oleva toimintaohje havaitaan toteutuneen poikkeaman käsittelyn kohdalla vajaaksi, sitä korjataan ja täsmennetään. - mikäli kyseiseen tilanteeseen ei ole ennalta varauduttu (aikaisemmin tuntematon riski). Analysoinnin jälkeen, vastaisuuden varalle tehdään toimintaohje

17 Omavalvontasuunnitelma Oulun kaupungin ikäihmisten palveluissa Vanhuspalvelulaki: julkisille palvelujen tuottajille velvollisuus ottaa käyttöön suunnitelmallinen omavalvonta vuoden 2015 alussa. vastaava velvollisuus tuli kaikille yksityisille sosiaalipalveluille jo vuonna Oukan kaikkien ikäihmisten palveluyksiköiden omavalvontasuunnitelmien läpikäyminen syksy v osa täytetty lyhyesti, osa tarkasti ja laajasti. Valviran lomake käytössä kaikilla (eri versioita, uudempia ja vanhempia) tarvitaan yhteinen lomakepohja ja näkemys mitä kirjataan

18 Ouka: omavalvontasuunnitelman eteneminen Omavalvontasuunnitelmat IMS- toimintajärjestelmään (Toiminta - ja laatukäsikirja) Hyvä ohjeistus tärkeä (mitä sisältää, mitä kirjataan): Valviran sosiaalipalveluiden omavalvontasuunnitelma lomakepohja apuna Valviran määräys Yksityisten sosiaalipalveluiden ja julkisten vanhuspalvelujen omavalvontasuunnitelman sisältöä, laatimista ja seurantaa koskeva määräys edellisten pohjalta tehtiin hyvinvoinninpalveluiden omavalvontasuunnitelmaan yhteinen sisällysluettelo ja sisältöjen vaatimukset IMS:ssä tiedot kolmella tasolla yhteiset osiot palvelukohtaiset osiot yksikkötaso Ikäihmisten palveluissa omat omavalvontasuunnitelmat jokaiselle palvelulle: kotihoito, tehostettu palveluasuminen, laitoshoito ja kuntouttava päivätoiminta huomioitiin myös yksikkökohtaisesti

19 Ouka: Miten toimittiin ikäihmisten palveluissa: perustettiin työryhmät jokaiselle palvelulle (4-5 palveluesimiestä/palvelu), jaettiin vastuut omavalvontasuunnitelma sisällysluettelon pohjalta tasaisesti jokaiselle työryhmän jäsenelle jokainen työsti omaa vastuualuettaan seuraavissa tapaamisessa käytiin läpi ja tehtiin yhdessä täydennyksiä ja kehittämisehdotuksia seuraavalle kerralle sovittiin uudet läpi käytävät asiakokonaisuudet tapaamisia 4-5 lähetettiin palvelupäälliköille, joita pyydettiin huolellisesti lukemaan ja tekemään korjausehdotuksia ja kommentteja. Jos ei ole kommentteja tarkoittaa se, että on hyväksynyt kommenttien pohjata korjaukset hyvinvointijohtaja hyväksyi IMS- toimintajärjestelmää kirjatut kaikki Hyvinvointipalveluiden kolmen tason tiedot Omavalvontasuunnitelmien palveluiden sisältö osa sisällöstä yhtenäistä kaikissa palveluissa esim. asiakkaan kohtelu, asiakkaan oikeusturva, asiakkaan ja potilaan tietojen käsittely, henkilökunnan rekrytointi jokaisella palvelulla omansa esim. toiminta- ajatus yksiköllä omia osioita esim. henkilökunta, toimintayksikön perustiedot ja toimitilat, toimitilojen turvallisuus, valvontalaitteet, hoitoon tarvittavat laitteet mittaristoa kehitetään parhaillaan

20 Ouka Ikäihmistenpalveluiden omavalvontasuunnitelman seuranta ja julkisuus Omavalvontasuunnitelmasta vastaavat henkilöt: Toimintayksikön palveluesimies ja toiminnasta vastaava palvelupäällikkö Omavalvontasuunnitelman seuranta Jokaiseen palvelumuotoon (kotihoito, tehostettu palveluasuminen, laitoshoito, kuntouttava päivätoiminta) perustetaan työryhmä. Jokaisella työryhmän jäsenellä on omat vastuualueet omavalvontasuunnitelmassa. Palveluesimiehet vastaavat omavalvontasuunnitelmien toimintayksikkökohtaisista tiedoista ja päivitys tapahtuu muutosten yhteydessä. Jokainen toimintayksikkö valitsee henkilökunnastaan osaamiseensa perustuen omavalvonnan vastuualueita, joiden toteutumisesta he vastaavat ja joista he raportoivat eteenpäin. Kunkin työntekijän osuus omavalvonnan toteuttamisessa käydään läpi vuosittaisessa kehityskeskustelussa. Omavalvontasuunnitelma tarkistetaan ja tarvittaessa päivitetään vastuualueittain vähintään vuosittain ikäihmisten palveluissa. Omavalvontasuunnitelman julkisuus Omavalvontasuunnitelma on nähtävillä palveluyksikössä

21

22 Valvonta/Omavalvontasuunnitelma Ongelmatilanteissa tullaan katsomaan omavalvontasuunnitelmasta, miten kulloinkin asia on esimiesten/organisaation taholta ohjeistettu. Valvira (Valvontaohjelma 1:2016): Omavalvonnan edistäminen on osa valvontaa. Tämä tarkoittaa, että toimintayksikössä tehdään omavalvontaa, sen seurantaa ja arviointia sekä tarvittavia korjausliikkeitä säännöllisesti. Keskeistä on huolehtia siitä, että asiakasnäkökulma on omavalvonnan keskiössä.

23 Valvonta/Omavalvonta palveluntuottajan kanssa tehtyjä sopimuksia / omavalvontasuunnitelmaa ohjaa samat lait, määräykset ja ohjeet molemmissa on sama sisältö esim. asiakkuudet, henkilöstö ja osaaminen, palvelun sisällön vaatimukset, tilat, laitteet, tietosuoja omavalvonnassa tulee olla huomioitu myös Oulun kaupungin sopimuksessa sovitut vaatimukset

24 Huomioita omavalvontasuunnitelmista Omavalvontasuunnitelma on tehtävä toimintayksikkö ja toimintakohtaisesti on toimintayksikön asiakkaille helpompi lukuisempi ja ymmärrettävämpi toimintayksikön on helpompi arvioida omaa laatuaan (mittarit, kriteerit) ja tehdä nopeammin yksikössä korjaavat toimenpiteet ja ohjeistukset kotiin annettavia sosiaalipalveluita Oulussa on esim. kotihoito, omaishoidon vapaan palveluseteli (kriteeri = yhdessä tekemistä, kanssakäymistä edistävää, virkistystä, kesto vähintään 1 h), henkilökohtainen apu, siivouspalvelu, lapsiperheiden kotipalvelu. Palvelut ovat niin poikkeavia sisällöltään ja myös ajallisesti, jokaisella palvelulla tulee olla oma omavalvontasuunnitelmansa. Kotihoito: riittää sosiaalihuoltolain mukainen omavalvontasuunnitelma (Terveydenhuollon omavalvontaan liittyvät asiat sisällytetään siihen) Asiakaslähtöisyys!

25 Huomioita omavalvontasuunnitelmista kehittyvät koko ajan vrt. lääkehoitosuunnitelmat useimmat Valviran lomakkeen pohjalle (huom. uusin versio) passiivissa, yleisellä tasolla, asiakaslähtöisyys/-näkökulma puuttuu riskeinä on käsitelty työturvallisuusriskit osittain vastuut ja mittarit puuttuvat eivät ole olleet palvelu- ja yksikkökohtaisia (samassa esim. kotihoito, kotiin annettava omaishoidonvapaan palvelu, henkilökohtainen apu, kuukausisiivous) työympäristö: kotihoito= oma toimisto? sosiaalihuoltolaki 48 (ohje henkilöstön ilmoitusvelvollisuudesta epäkohdasta/sen uhasta asiakkaan sosiaalihuollon toteuttamisessa) asiakirjahallinta: oma rekisteriseloste/toimeksiantosuhde tietojärjestelmät, ei huomioida Effica- asiakas-/potilastietojärjestelmää (yhteistyö palveluohjausyksikön ja hyvinvointikeskusten lääkäreiden kanssa tärkeää) muistutukset ja palautteiden käsittely tulisi ohjeistaa riittävän selkeästi. Ovat tärkeitä kehittämisen kannalta!

26 Omavalvontasuunnitelman kehittäminen Tavoite on, että lukiessaan yksikön omavalvontasuunnitelmaa asiakas/muu asiasta kiinnostunut vakuuttuu palveluntuottajan palvelun laadusta ja asiakas - ja potilasturvallisuudesta <- asiakaslähtöisyys, helppolukuisuus, totuudenmukainen, luotettava - tavoitteellisuus: mittarit käytössä, joita seurataan säännöllisesti, kaikki tietävät mitattavat asiat - vastuut ja valtuudet selkeät yksikkötasolta alkaen - ohjaa/auttaa henkilökunnan toimintaa päivittäisessä työssä, sen pohjata henkilökunta kehittää toimintaa ja toimintatapoja jatkuvasti - esimiehen käsikirja, jonka pohjata voi ohjata, seurata ja kehittää toimintaa

27 Mukavaa joulun odotusta! Kiitos!