Kauhajoki Isojoki Karijoki Teuva. Liikelaitoskuntayhtymän valmistelutyöstä Toni Kirmula. Audiator-Kehittämispalvelut

Transkriptio

1 Kauhajoki Isojoki Karijoki Teuva Liikelaitoskuntayhtymän valmistelutyöstä Toni Kirmula Audiator-Kehittämispalvelut Audiator-Kehittämispalvelut

2 VASTUUKUNTA Yhteistoimintalautakunta Palvelutuotanto Talousarvio (BSC) Edustajat Talousarvio (BSC) LLKY Toimielimet Palvelutuotanto SOPIMUSKUNNAT 2

3 Valmistelutyön keskeisiä lähtökohtia Projektipohjainen lähestymistapa valmisteluun: työryhmät, vastuut, aikataulut, raportointi Strategiapohja taustalla valmistelutyön läpäisevänä kokonaisuutena ja toiminnan perustana Hyvät käytännöt huomioon rakenteilla uusi kokonaisuus Valmistelutyö nro 1 3

4 Kuntayhtymän perustaminen käytännössä Palveluprosessit Organisaatiorakenne Henkilöstövalinnat Olemassa olevat sopimukset Atk-järjestelmät Taloushallinto ja -arvio Siirtyvän omaisuuden ja kiinteistöjen arvostaminen Tuotteistaminen Henkilöstölistaukset, henkilöstön kuuleminen, YT Tiedottaminen Arkistojen ja rekisterien siirto ja perustaminen Ilmoitukset eri instansseille Tukipalvelut Sääntötyö 4

5 Palvelut - Prosessit - Toiminnot - Tuotteet ja kustannukset Valmistelu Henkilöstö - YT - Henkilöstölle tiedottaminen - Henkilöstölistaukset - Henkilöstön kuuleminen Valmistelu LLKY Valmistelu Valmistelu Hallinto ja talous -Kokonaisorganisaatio -Sopimukset - Säännöt - Talousarvio - Tukipalvelut 5

6 Valmisteluryhmät 1) Palvelut (Esim. toimialajohtajat, vastuualuejohtajat, asiantuntijat) Palveluprosessit Toiminnot Tuotteet ja kustannuslaskenta Tuotetarjotin 2) Talous ja hallinto (Esim. kuntajohtajat, hallintojohtajat, talousjohtajat) Olemassa oleva sopimuskanta, sopimusten irtisanominen ja siirtäminen Kokonaisorganisaatio Sääntötyö (muutoksen vaikutukset kuntien olemassa oleviin sääntöihin + LLKY:n säännöstö) Talousarvio Siirtyvän omaisuuden arvostaminen Tukipalvelut Tarvittavat ilmoitukset eri instansseille 6

7 Valmisteluryhmät 3) Henkilöstö ( Esim. henkilöstöjohto, pääsopijajärjestöjen edustajat) YT-menettelyn asianmukaisuus Henkilöstölle tiedottaminen Henkilöstölistaukset siirtyvästä henkilöstöstä Siirtymisen valmistelu ja henkilöstön kuuleminen 7

8 Valmistelun organisoituminen STRATEGIA LLKY:n toimielimet / Ory LLKY:n johtaja / Esittelijä Palvelut Hallinto ja talous Henkilöstö Prosessit Sopimukset YT Toiminnot Tuotteet Säännöt TA Listaus Tiedotus 8

9 Mitä käytännössä? Kullekin työryhmälle vetäjä ja sihteeri Excel-pohjainen vastuumatriisi: Tehtävät toimenpiteet vastuutahot aikataulut Säännöllinen seuranta ja raportointi kuntajohtajille / LLKY:n johtajalle sekä ohjausryhmälle / LLKY:n toimielimille 9

10 Ryhmät ja vetäjät 1) Hallinto ja talous Antti Rantakokko 2) Henkilöstö Markku Vanhanen 3) Palvelut Kari Nuuttila Kuka toimii ryhmän sihteerinä? Onko ryhmän kokoonpano tarkoituksenmukainen? Millaisia tehtäviä ryhmän vastuumatriisi sisältää? Millaisiin osatehtäviin ne jakautuvat? Millaisella aikataululla tehtävät tulee suorittaa? Kuka/ketkä tehtävien suorittamisesta vastaavat? Milloin ryhmä kokoontuu seuraavan kerran? 10

11 Kauhajoki Isojoki Karijoki Teuva Palveluprosessien kuvaamisesta Toni Kirmula Audiator-Kehittämispalvelut Audiator-Kehittämispalvelut

12 Palveluprosessit ja tuotteistaminen 1) Asiakaslähtöiset palveluprosessit (toukokuu-elokuu) + 2) Toimintoanalyysi (syyskuu) + 3) Tuotteistaminen ja kustannuslaskenta (syyskuulokakuu) = Yhteistoiminta-alueen tuotetarjotin hintoineen 12

13 VASTUUKUNTA Yhteistoimintalautakunta Palvelutuotanto Talousarvio (BSC) Edustajat Talousarvio (BSC) LLKY Toimielimet Palvelutuotanto SOPIMUSKUNNAT 13

14 YHTYMÄKOKOUS LIIKELAITOKSEN JOHTOKUNTA Perusturvalautakunta Liikelaitoksen johtaja Tarkastuslautakunta Ympäristölautakunta Sosiaalipalvelun alue Hoidon ja hoivan alue Ympäristötoimen alue Lapsi- ja perhetyö - Neuvola - Perhetyö - Kouluterv. huolto - Lastensuojelu - Muut sos. palv. Ympäristö - Ympäristöterveysvalvonta - Ympäristönsuojelu - Eläinlääkintähuolto Sosiaalipalvelut - Sosiaalityö - Vammaispalvelut - Päihdehuolto - Muut sos. palv. Polikliininen toiminta - Vastaanottotoim. - Yleinen terveydenhuolto - Hammash. - Mielent.h. - Työterv. huolto Osastotoiminta - Akuuttios. - Vuo deosastot - Psyk. osasto Vanhustyö - Avopalvelu - Kotihoito - Palveluasuminen -Tukipalvelut Erikoissairaanhoidon ostot 14

15 Toimeksianto konsulteille ja työryhmille Ydinprosessien ja keskeisten aliprosessien määrittely Prosessien/toimintojen kokoaminen tarkoituksenmukaisiin kokonaisuuksiin (organisointi, hallinto- ja esimiestasot) Prosessien päävaiheet (mistä prosessi alkaa ja mihin se päättyy) Prosessia ohjaava lainsäädäntö ja suositukset Prosessin asiakkaat ja asiakkaan kulku prosessissa Prosessiin sisäiset ja ulkoiset toimijat/yksiköt Prosessin edellyttämät resurssit Henkilöstö (lain/suositusten yms. edellyttämät minimäärät ja kelpoisuudet, nykyinen henkilöstö) Tilat yms. tarpeet Prosessin keskeiset tuotokset/tuotteet 15

16 Prosessien mallintaminen - lähtökohtia Prosessit/hallinto/toimintatavat määritellään niin, että ne voidaan jatkossa helposti sopeuttaa tilaajan (Yhteistoimintalautakunnan) tilausten mukaisiksi (joustavasti muuteltavissa mm. henkilöstöresursoinnin osalta) koko yhteistoiminta-alueella Prosessimäärittelyssä pyritään huomioimaan kuntien hyvät käytännöt, mutta uusia prosesseja ei välttämättä resursoida korkeimman mukaan Prosessien määrittelyn tavoitteena on parantaa taloudellista tehokkuutta ja tuottavuutta 16

17 Prosessien mallintaminen - käsitehierarkia Toiminta organisoidaan prosesseittain elämänkaarimalli 1) Palvelualueet Sosiaalipalvelut Hoito ja hoiva Ympäristötoimi Ydinprosessit Ydinprosessit koostuvat osaprosesseista 17

18 Liikelaitoskuntayhtymän ydinprosessit Lapsi- ja perhetyö Sosiaalipalvelut Polikliininen toiminta Osastotoiminta Erikoissairaanhoito Vanhustyö Ympäristöpalvelut 18

19 Sosiaalipalvelun alue 1: Lapsi- ja perhetyö Neuvolat (Perhe-,äitiys- ja lastenneuvola) Perhetyö Kouluterveydenhuolto Lastensuojelu Muut sosiaalipalvelut 19

20 Sosiaalipalvelun alue 2: Sosiaalipalvelut Sosiaalityö Vammaispalvelut Päihdehuolto Muut sosiaalipalvelut 20

21 Hoidon ja hoivan alue 1: Polikliininen toiminta Vastaanottotoiminta Yleinen terveydenhuolto Hammashuolto Mielenterveyshuolto Työterveyshuolto 21

22 Hoidon ja hoivan alue 2: Osastotoiminta Akuuttiosastopalvelut Vuodeosastopalvelut Psykiatriset osastopalvelut 22

23 Hoidon ja hoivan alue 3: Erikoissairaanhoidon ostot 23

24 Hoidon ja hoivan alue 4: Vanhustyö Avopalvelu Kotihoito Palveluasuminen Tukipalvelut Muut sosiaalipalvelut 24

25 Ympäristötoimen alue 1: Ympäristöpalvelut Ympäristöterveysvalvonta Ympäristönsuojelu Eläinlääkintähuolto 25

26 Prosessien mallintaminen käytännössä Kullekin palvelualueiden mukaan nimetylle työryhmälle järjestetään kolme lähityöskentelypäivää, joiden välillä ryhmät kokoontuvat myös itsenäisesti suorittamaan annetun ohjeistuksen mukaisia välitehtäviä Yhteydenpito ja kommunikointi konsulttien ja tilaajan sekä työryhmien kesken tapahtuu osittain myös sähköisesti Mallinnustyökaluna Excel, prosessikortit ja kysymykset 26

27 Prosessien määrittely Prosessin nimi Prosessin omistaja Prosessin tarkoitus ja lyhyt kuvaus Prosessin asiakkaat Prosessin vaiheet Prosessin lopputulokset/tuotteet Prosessin sisäiset toimijat Prosessin ulkoiset toimijat Prosessin edellyttämät resurssit 27

28 Työnkulkukuvaus / asiakkaan kulku palveluprosessissa Liittyvät prosessit Asiakas X johto Työntekijät Tee jotain Toimipisteet, Eri yksiköt Alihankkijat Tietojärjestelmät 28

29 Hankkeen työsuunnitelma 1. Aloituspalaveri 13.5 Työryhmät, yhteiskokoontuminen Yhteisinfo toimeksiannon toteutuksesta 1. välitoimeksianto» Olemassa olevan ydin- ja osaprosessijaon tarkoituksenmukaisuus ja mahdolliset ongelmakohdat?» Ydinprosessien sisältämien osaprosessien keskeisten näkökohtien ja sisältöjen pohdinta ohjeistuksen ja toimitetun prosessikortin mukaisesti» Siirtyvän henkilöstöresurssin jakautuminen eri a) ydinprosesseihin ja b) osaprosesseihin c) toimintayksiköihin Ryhmien järjestäytyminen ja ensimmäiset kokoontumiset samana iltapäivänä: kunkin ryhmän vetäjän ja sihteerin nimeäminen ja ensimmäisen välityöskentelyn aikataulutus 29

30 Hankkeen työsuunnitelma 2. Lähityöskentelypäivät I (1 päivä per ryhmä, elokuu) Välitehtävän purku Toiminnan organisoinnin periaatteet Johto- ja esimiesrakenne Prosessien mallinnus alkaa esimerkkiprosessin kuvauksella Välitehtävän anto: Prosessikuvaukset I ja työryhmien keskinäinen neuvottelu rajapinnoista ja ongelmakohdista. Lainsäädännön ja suositusten asettamat reunaehdot prosessien suunnittelulle 30

31 Hankkeen työsuunnitelma 3. Lähityöskentelypäivät II (1 päivä per ryhmä, elokuu) Välitehtävän purku Tehdyn mallinnuksen asettamat mahdolliset muutostarpeet toiminnan organisoinnin periaatteille ja johtamisrakenteelle Prosessien mallinnus jatkuu Välitehtävän anto: Prosessien mallinnus II (alustavat prosessikartat) ja työryhmien keskinäinen neuvottelu rajapinnoista ja ongelmakohdista 31

32 Hankkeen työsuunnitelma 4. Lähityöskentelypäivät II (1 päivä per ryhmä, elokuu) Välitehtävän purku Prosessien mallinnus jatkuu tarvittaessa Yhteenveto Toiminnan ja organisoinnin periaatteet Johtaminen ja henkilöstö Prosessikartta 32

33 Hankkeen työsuunnitelma 5. Tulosten yhteenveto ja raportointi konsultin toimesta Liikelaitoskuntayhtymän kokonaisorganisaatio ja prosessikartta Prosessikortit Prosessikuvaukset Toimintoanalyysi, tuotteistaminen & kustannuslaskenta, tuotetarjotin 33

34 Välitehtävä I Onko olemassa oleva palvelualue-, ydin- ja osaprosessijako tarkoituksenmukainen ja yhteistoiminta-alueen strategian mukainen? Mitkä ovat jaon mahdolliset ongelmakohdat ja rajapinnat muihin palvelualueisiin ja prosesseihin? Millainen jaon tulisi olla? MIKSI? Millaisiin osaprosesseihin prosessikokonaisuuksien tulisi jakautua kuvaamisen näkökulmasta? Pohtikaa osaprosessien keskeisiä näkökohtia ja sisältöjä toimitetun korttipohjan mukaisesti Millä tavoin yhteistoiminta-alueen palvelukseen siirtyvä henkilöstö jakautuu karkealla tasolla eri a) palvelualueisiin, b) ydinprosesseihin ja c) osaprosesseihin? 34

35 Aamupäivä 13.5 Työryhmien järjestäytyminen ja ensimmäiset kokoontumiset Ryhmän vastuuhenkilö ja sihteeri Sosiaalipalvelun alue: Sosiaalijohtaja Pekka Rahkonen, Teuva (sihteeri perusturvajohtaja Erja Heikinniemi, Isojoki) Hoidon ja hoivan alue: Johtava lääkäri Markku Salomäki, Teuva (sihteeri hoito- ja hoivatyönjohtaja Tarja Toivonen, Kauhajoki) Ympäristötoimen alue: Ympäristösihteeri Tapani Ojala, Kauhajoki Välitehtävän (deadline 27.5) suorittamisen aikataulu ja vastuut 35