Autokal II N Consult Oy Y-tunnus nc@nconsult.fi Hermannin Rantatie 2, Helsinki Puh TOIMINNOT.

Transkriptio

1 AUTOKAL II Autokal II on kaluston ja työntekijöiden sekä näihin liittyvien varausten ja toteutumien hallintajärjestelmä. Se sisältää koko logistisen ketjun varauksen kirjauksesta ja todentamisesta kentällä kirjattavien toteutumien kautta laskutustietoihin. Ohjelma on perustoiminnoiltaan yksinkertainen mutta ominaisuuksiltaan monipuolinen tuotannonhallintajärjestelmä. Ohjelma toimii internet-selaimella ajasta ja paikasta riippumatta. Näyttö on optimoitu tietokoneruudulle, mutta kalenteria pystyy käyttämään tabletilla tai rajoitetusti jopa älypuhelimella. Ohjelma myydään kiinteällä kuukausiveloituksella SaaS palveluna palveluntarjoajan konesalista. Perustiedot on siirrettävissä asiakkaan olemassa olevista rekistereistä. Asiakkaana tarvitset vain nettiyhteyden ja päätelaitteen. Ohjelmisto koostuu kalenterin ja perustiedot sisältävästä Standard osiosta ja erillisestä mobiililaajennuksesta. Standardia voidaan käyttää sekä mobiilin kanssa että ilman. Ohjelma tukee erityisesti toimitusvarmuutta ja seurantaa. Se on rakennettu käyttäjälähtöisesti siten, että siitä on välitöntä hyötyä organisaation kaikilla tasoilla ja se on siksi helppo ottaa käyttöön. Peruskäyttöön riittää noin tunnin käyttökoulutus. Ohjelma perustuu resurssi-, asiakas- ja työmaa- ja tilaustietojen hallintaan. Tiedot ovat yhdellä kirjauksella - käyttöoikeuksien puitteissa - kaikkien tarvitsijoiden käytettävissä toimitusketjun alusta loppuun. Ohjelmisto on rakennettu Mikrosoftin Sharepoint Services alustalle. Ohjelmiston tietovarasto on siten käytettävissä myös Sharepoint dokumentinhallinnassa.

2 TOIMINNOT Perustiedot Ohjelmassa hallitaan asiakkaiden, yhteyshenkilöiden, työmaiden, kaluston, työntekijöiden ja muiden resurssien rekisterit ja perustiedot. Tiedot tallennetaan perustietolistoilla. Kalustosta katsastus-, varuste- ja hallintotiedot listoilla ja kaikista lisätiedot linkitettävissä liitetiedostoina. Ohjelmaan kirjataan ja siellä hallitaan yrityksen tilauskanta ja resurssivaraukset, sekä hoidetaan varausten ajojärjestely. Kirjatut tiedot säilyvät kannassa ja niitä voidaan jälkikäteen hakea useilla eri hakukriteereillä. Ohjelman listoille voidaan linkittää muuta tietoa liitetiedostoina. Asiakkaisiin ja työmaisiin linkitetyt tiedot (tarjoukset) saa helposti näkyviin tilausdialogiin, jolloin tilauksen hinnoittelu aiemmin tehdyn tarjouksen mukaan onnistuu helposti. Tilaus, ajo, varauskalenteri Tilauksille syötetään pakollisina tietoina asiakas, yhteyshenkilö ja työmaa. Jos asiakas ja työmaa on aiemmin perustettu, kopioituvat näiden työnumero, vero-, yhteyshenkilö-, osoiteym. perustiedot tilaukselle oletusarvoina. Näin tietoja ei tarvitse joka kerta hakea uudelleen, vaan tilausketjun kirjaus nopeutuu ja tiedot ovat helposti löydettävissä. Työmaan perustiedot voidaan syöttää valmiiksi esim. sitovan yleistarjouksen yhteydessä, jolloin ne ovat valmiiksi käytettävissä kun asiakas ensimmäisen kerran tilaa. Tilaukselle voidaan kirjata myyjä. Lisäksi käytössä on kirjanpidon seurantaa varten erillinen projektinumero. Yhdelle tilaukselle voidaan kirjata yksi tai useampia ajoja. Yhdelle ajolle voidaan kirjata yksi kone ja yksi tai useampia työntekijävarauksia. Yksi tilaus on kerralla laskutettava yksikkö, millä on oltava sama laskutusasiakas, verokanta ja työmaa. Tilaus voidaan siirtää laskulle kerralla tai pitkä, jatkuva tilaus myös osissa. Tilausikkunassa näkyy mitä tilauksen eri ajoista on aiemmin laskutettu. Tilaus = laskutettava yksikkö -> 1-n Ajoa -> 0 tai 1 Konevarausta -> 0-n Työntekijävarausta -> 0-n Muuta resurssivarausta (ei varauskalenteria) Sekä laskutettavat että ei-laskutettavat resurssivaraukset voidaan kirjata ajolle ja sitä kautta näkyviin varauskalenterille. Ohjelmassa on kaksi erillistä päivä- ja viikkokalenterinäyttöä yhtäaikaisesti tai erikseen varattavien resurssityyppien (esim. kuljettaja + kone) varauksista. Lisäksi ajoille voidaan etukäteen varata tai toteutumana syöttää ns. muu resurssi tyyppisiä laskutettavia tuotteita, millä ei ole varastosaldoa eikä kalenteria, kuten ylitöitä, lupamaksuja, vakuutuksia. Vakuutus- tai muita prosenttiperusteisia lisämaksuja varten ohjelmassa on prosenttituote, jossa rivin arvo lasketaan edellisten rivien arvoista määriteltynä prosenttimääränä. Mikä tahansa muu resurssi tyyppinen tuote, myös prosenttituote, voidaan määritellä automaattituotteeksi, jolloin se lisätään automaattisesti kaikkiin laskuihin. Kun tilaus ja sen varaukset on kirjattu, voidaan ohjelmasta lähettää automaattinen tilausvahvistus asiakkaan yhteyshenkilön tietoihin tallennettuun sähköpostiosoitteeseen. Tilausvahvistuspohja ja sen liitteeksi mahdollisesti lähetettävät tilausehdot ovat Word pohjana yrityskohtaisesti itse muokattavissa. Tilausvahvistuspohjalle voidaan esim. kirjata

3 mahdolliset lisäveloitukset, vastuuehdot ja vastaavat muuttumattomat perustiedot. Lähetysvaiheessa tilauksen tietoja voidaan muokata ja lisätä. Tilausvahvistuksen vastaanottajaksi voidaan lisätä ja vaihtaa muita kuin ohjelmaan tallennettuja sähköpostiosoitteita. Tilausvahvistus voidaan lähettää asiakkaan lisäksi tiedoksi esim. esimiehelle. Varausten tila (prospekti /tarjous/ tilaus/ odottaa kuljettajan hyväksyntää /käynnissä/ valmis/ laskutettu) osoitetaan kalenterilla eri väreillä. Kirjattavia varauksia voivat olla esim. laskutettavat tilaukset, koneiden huollot ja katsastukset, työntekijöiden loma- ja sairaspäivät. Muut varaukset toimivat ainoastaan kalenterimerkintöinä, ne eivät ohjelmallisesti siirry minnekään. Viemällä hiiri kalenterilla tilauspalkin päälle pikanäkymässä näkyvät varauksen perustiedot. Kalenterin pikanäkymä ei sisällä varauksen hinta- tai muita yksityiskohtaisia tietoja, joten kalenterin näkymäoikeudet voidaan antaa esim. kuljettajien tai huollon käyttöön. Kaikki tilauksen tiedot saa näkyviin avaamalla kalenterilta erillinen tilauskohtainen dialogi-ikkuna. Kalenterin pikanäkymä Tilausdialogilla näkyy yhdessä näkymässä asiakkaalle ja työmaalle tallennetut perus- ja huomautustiedot sekä linkit näihin tietoihin ja mahdollisesti tallennettuihin työmaa- tai asiakaskohtaisiin tarjouksiin tai muihin liitetietoihin. Dialogissa näkyy tilauksen laskulle siirtyvät perustiedot, tilauksen ajot ja varaukset ja niille jo kirjatut toteutumat laskutus statuksineen. Esim. työmaakohtaisen hinnaston saa auki suoraan tilausdialogilta, mikä tehostaa laskutusta.

4 Tilauskohtainen dialogi -ikkuna Resurssit voidaan jaotella kalenterilla yrityskohtaisesti tallennettaviin kone- tai muihin tyyppeihin. Kalenterinäkymään voidaan rajata vain tietyntyyppiset koneet. Kalenterinäkymässä näkyy tilauksen nimi. Oletuksena tilauksen nimeksi tulee asiakkaan nimi + työmaan nimi, mutta se voidaan helposti muuttaa sellaiseksi, että se mahdollisimman helposti kertoo ajojärjestelijälle mistä varauksesta on kysymys. Käyttäjätasot Käyttöoikeudet, resurssit, laskutus ja jälkilaskenta hoidetaan kustannuspaikkakohtaisesti. Yhdelle käyttäjälle voidaan antaa käyttöoikeudet yhteen tai useampaan kustannuspaikkaan. Käyttöoikeustaso määrittelee mitä käyttäjä näillä kustannuspaikoilla saa tehdä. Käyttöoikeustasoina ovat ajojärjestelijä, laskuttaja, huolto, esimies, management ja admin. Kustannuspaikkoina voi olla esim. yrityksen toimipisteet tai toiminnot, kuten nostot, kuljetukset, asennukset. Käyttöoikeustasojen ja kustannuspaikkaoikeuksien lisäksi voidaan erikseen antaa rajoitetut varauspäiväkirjan katseluoikeudet ilman hinta- ja muita tilauksen erityistietoja. Päiväkirjaoikeuksilla näkyy vain em. kalenterin pikanäkymätiedot. Mahdollista on esim. projektikohtaisesti antaa tietyn projektin varauskalenterin katseluoikeudet myös asiakkaalle. Asiakas, yhteyshenkilö ja työmaarekisterit ovat kaikkien kustannuspaikkojen yhteisiä. Asiakastai yhteyshenkilökohtaiset työmaakäytäntö-, luotto-, laskutus- ja muut kirjattavat erityistiedot ovat näin automaattisesti kaikkien käytettävissä. Tilaukseen liittyvät varaukset, ohjeet, hinnoittelu- ja lisätiedot ovat käyttöoikeuksien puitteissa yhdellä kirjauksella ajasta ja paikasta riippumatta välittömästi kaikkien luettavissa; ajojärjestely, huolto, työntekijät, taloushallinto, johto.

5 Tietojen muutokset Kaikkia tietoja voidaan muokata joustavasti. Varauksen resurssien ja aikataulujen muutokset ovat yksinkertaisia. Kone- ja kuljettajavaraus tehdään oletusarvoisesti samalla kirjauksella, mutta niiden muokkaus tapahtuu toisistaan riippumatta. Konevaraus voidaan tehdä esim. ajalle ma-pe ja samalla kirjauksella varata sille yksi kuljettaja koko ajalle. Tilanteen muuttuessa voidaan konevarausta muuttamatta lyhentää alkuperäinen kuljettajavaraus ajalle ma-ke ja lisätä koneelle toinen kuljettajavaraus ajalle to-pe. Koneen varauskalenterilla näkyy ketkä kuljettajat varaukseen liittyvät. Vastaavasti kuljettajien varauskalenterilla näkyy mitkä konevaraukset kuljettajaan liittyvät. Kummankin kalenterin varauspalkilla näkyy sama tilauksen nimi ja ajon tilan osoittava väri. Mobiililaajennus Varaustiedot voidaan lähettää työntekijän mobiilipäätteeseen. Mobiilipäätteenä voi toimia esim. älypuhelin. Työntekijälle voidaan lähettää valinnainen herätetieto uudesta varauksesta tekstiviestillä. Työntekijä kuittaa varauksen hyväksytyksi tai hylätyksi. Työntekijän hyväksymisvaiheen tila näytetään ajojärjestelykalenterissa väreillä (odottaa hyväksyntää / hyväksytty / hylätty). Työntekijä kirjaa omat toteutumatietonsa mobiilipäätteellä, mistä ne kopioituvat koneen toteutumatietoihin. Jotta järjestelmän reaaliaikaisuus toteutuu, on toteutumat kirjattava mobiilijärjestelmään viimeistään seuraavana päivänä. Toimistojärjestelmään niitä voidaan kirjata myöhemminkin. Asiakkaalle lähetetään tekstiviestinä hyväksyttäväksi koonti koneelle kerääntyneistä, yhden tai useamman kuljettajan kirjaamista laskutettavista toteutumatiedoista. Toteutumat voidaan lähettää asiakkaalle hyväksyttäväksi missä tahansa aikajaksossa ja niitä voidaan ajolle lisätä niin kauan että ajojärjestelijä tai laskuttaja merkitsee ajon valmiiksi. Asiakkaan saama koontiviesti sisältää kuljettajalle annettavan pin-koodin, jolla kuljettaja kirjaa toteutumat hyväksytyiksi. Hyväksymismenettelyssä mobiilisovellus voidaan haluttaessa ohittaa. Omissa töissä hyväksynnän voi tehdä oma työnjohtaja tai hyväksyminen voidaan tehdä ajotoimistolla ohjelmallisesti. Sekä asiakkaan hyväksymät että hyväksyntää vielä odottavat toteutumatiedot ovat välittömästi laskutuksen, palkanlaskennan ja jälkilaskennan käytettävissä. Lokitietoihin jää merkintä siitä mihin numeroon ja milloin toteutumien hyväksymistekstiviesti on lähetetty. Työntekijä voi seurata omia avoimia varauksiaan ja jo kirjattuja toteutumatietoja 3 viikkoa taaksepäin mobiilipäätteeltä omaa palkkaseurantaa varten. Kaikki mobiilijärjestelmän vaiheet on mahdollista ohittaa ja kirjata ohjelmaan perinteisellä puhelin- / paperimenettelyllä. Menettelytapoja voidaan myös vapaasti käyttää ristiin. Osa työntekijöistä voi käyttää mobiilia ja osa perinteistä paperia. Keikat voidaan lähettää tiedoksi mobiiliin mutta kirjata toteutumat paperille. Osalle asiakkaista voidaan soveltaa mobiilikuittausta ja osalle paperia. Laskutus Ohjelma sisältää kaikki laskutuksen tarvitsemat tiedot, mutta se ei tee varsinaista myyntilaskua, eikä myöskään sisällä myyntireskontraa. Nämä ohjelmat yrityksillä yleisesti on jo olemassa joko itsellä tai tilitoimistolla, ja niissä valmiiksi rakennetut liityntätoiminnot edelleen kirjanpitoon. Autokaliin on siksi rakennettu vain laskutuksen sähköinen

6 liityntärajapinta. Laskutiedot luetaan Autokalin tekemästä siirtotiedostosta ulkopuoliseen laskutus- / reskontraohjelmaan, mistä ne siirretään kirjanpitoon. Valmiiden laskurivien siirto sähköisessä ascii muodossa on toteutettu useiden tilitoimistojen käyttämään Aditron Tikon laskutus- / kirjanpitosovellukseen sekä Sonet -laskutusohjelmaan. Siirtotiedosto sisältää verkkolaskustandardin mukaiset perustiedot. Se on muokattavissa myös muihin taloushallinnon ohjelmistoihin. Useissa taloushallinnon ohjelmissa on valmiiksi rakennettu ulkoisten tietojen luku -ominaisuus, jolloin varsinaista räätälöintiä ei tarvita, ainoastaan tietosisältöjen määritys. Siirrossa on huomioitava yrityksen käytössä olevat ja mahdollisesti toivottavat uudet kustannuspaikka- ja muut seurannat. Laskutuksen siirto-ominaisuus on selvitettävä ohjelma- ja yrityskohtaisesti ja siihen voidaan tarjota konsultointia. Ohjelma sisältää myynnin arvonlisäverokoodien (max 7) joustavan, selkokielisen, tilauskohtaisen hallinnan perustuen asiakkaalle tallennettaviin oletusarvoihin. Myyntilaskulle voidaan automaattisesti siirtää asiakkaan / työmaan perustietoihin tallennettu ostotilausnumero, työmaan työnumero, viite-kenttänä työmaan yhteyshenkilön nimi ja työmaan osoite, sekä työmaan työmaa-avain. Kaikki nämä tiedot kirjataan vain yhteen kertaan, käytettäessä samaa työmaata ne siirtyvät automaattisesti kaikille tämän työmaan tilauksille ja sieltä myyntilaskuille. Raportointi ja jälkilaskenta Raportointi ja jälkilaskenta voidaan tehdä veloitushinnan ja omakustannushinnan mukaan. Raportointiin voidaan ottaa mukaan sekä laskutettavat että ei laskutettavat toteutumat. Esim. urakkahintaiselle tilaukselle voidaan kirjata laskutettavaksi muuksi resurssiksi urakkahinta ja todelliset konevaraukset ja niiden toteutumat yksikköhintoineen eilaskutettavina varauksina siten, että ne muodostavat jälkilaskennassa tilauksen kulut. Laskutuksen yksikköhintaraportti halutulta aikaväliltä, halutuilta konetyypeiltä on käyttäjien itse tulostettavissa käyttöoikeuksien puitteissa. Varausten ja toteutumien kaikki tiedot sisältävä listaus on siirrettävissä Excel taulukkoon omia raportteja varten. Usein tarvittavat raportit voidaan kustomoida valmiiksi Sharepointissa. Ohjelmiston asiakas-, yhteyshenkilö-, työmaa-, kone- ja työntekijärekisteri ovat samoin kaikki siirrettävissä Exceliin. Työntekijöiden varaus- ja toteutumatiedot raportoitavissa Exceliin palkanmaksua varten. Ohjelman avulla saatavia tietoja esim. o tunnit tai eurot / asiakas / työmaa / yhteyshenkilö / työntekijä o toteutuneet laskutus- ja / tai muut tunnit ja/tai eurot per kone tai työntekijä / aikajakso o keskimääräiset yksikköhinnat halutulta aikaväliltä koneittain ja konetyypeittäin o toteutunut laskutus vs. toteutuneet kustannukset / tilaus (projekti) o verottajan kuukausi-ilmoituksessa vaadittavat toteutuneet työntekijätiedot työmaittain o työntekijän varaukset ja niihin liittyvät toteutumat halutulta aikaväliltä laskutettavat ja ei laskutettavat (esim. lomat) palkanlaskennan raportointia varten. Tarjoukset, luottotiedot, muut asiakas ja työmaakohtaiset tiedot Asiakkaan ja työmaan tietoihin voidaan linkittää liitetiedostona esim. tarjous. Tilausikkunasta voidaan suoraan avata sekä asiakkaan että työmaan tietoikkuna ja sitä kautta aiemmin tehty tarjous.

7 Asiakkaan luottotietojen kirjaaminen antaa hälytyksen tallennettaessa uutta tilausta maksukäyttäytymiseltään riskialttiille asiakkaalle. Asiakas- ja työmaatietoihin on tallennettavissa muitakin, kaikkien kyseisen asiakkaan tilauksien dialogeissa näkyviä tietoja kaikkien asianosaisten käytettäväksi. Esimerkiksi työmaan erityiset lupa- työturva- tai laskutuskäytännöt tai asiakkaan pyytämät raportointitiedot. Muita ominaisuuksia Konekohtaisesti voidaan tallentaa varausten oletushinta ja raporteille tulostuva omakustannushinta. Ohjelma ei suoraan tue asiakas- ja konekohtaisia hinnastoja (=hae hintaa varaukselle listalta), koska tällaisten yleistarjousten hallinnointi olisi erittäin työlästä. Asiakas- tai työmaakohtaisesti voidaan tallentaa linkki asiakas- / työmaakohtaiseen tarjoukseen (Word, pdf, Excel,.), mikä on avattavissa tilausdialogilta. Rakennusalan ilmoitusvelvollisuuden ( lakimuutos) työntekijätietojen raportointi asiakkaalle Excel taulukkona. Veronumero, työnantajan tiedot ja muut ilmoitusvelvollisuuden piiriin kuuluvat tiedot kirjattavissa työntekijärekisteriin ja raportoitavissa asiakkaille työmaakohtaisesti. Työmaan ja sieltä tilauksen tietoihin on mahdollista tallentaa myyntilaskulle siirtyvät ostotilausnumero ja työmaa-avain. Ohjelman listojen muutoksista voidaan automatisoida hälytysviestejä käyttäjien sähköpostiin. Esim. talousjohtajalle tieto uudesta asiakkaasta tai huoltopäällikölle viesti konetietojen muutoksesta. Lokitiedot; kaikilta listoita on löydettävissä kuka tiedot on tallentanut ja kuka viimeksi muokannut. Autokaliin voidaan rakentaa liityntäpintoja yrityksen dokumentinhallintaan, jolloin ohjelman asiakas-, yhteyshenkilö-, työntekijä-, kone-, työmaa- ja muut rekisterit ovat myös muiden ohjelmien käytössä. Laajennusmahdollisuuksina esimerkiksi MFilesin dokumentinhallinta, mihin voidaan metatietoineen tallentaa vaikka tarjouskanta ja koneisiin ja työntekijöihin liittyvät dokumentit, sekä laatujärjestelmän dokumentit ja ohjeet. OHJELMASTA SAATAVIA VÄLITTÖMIÄ KUSTANNUSHYÖTYJÄ Reaaliaikainen varaustietojen jakaminen Reaaliaikainen varaus- ja toteutumatieto on ohjelman web- käyttöliittymän kautta jaettavissa visuaalisesti helppolukuisena tietona paikasta riippumatta kaikille. Kalenteripalkille saadaan näkyviin haluttu tilauksen nimitieto, oletuksena asiakkaan nimi, työmaan nimi (osoitetieto) sekä varauksen alku- ja loppuaika. Selkeä jaettu kalenterinäyttö helpottaa resurssien käyttöasteen etukäteissuunnittelua ja seurantaa ja tuo sitä kautta selviä kustannussäästöjä. Mitä useampi henkilö osallistuu saman asian käsittelyyn, mitä useampi yksikkö käsittelee samaa resurssivarastoa ja mitä kauempana käsittelijät fyysisesti ovat toisistaan, sitä suurempi hyöty reaaliaikaisen tiedon paikasta riippumattomalla jakamisella on saavutettavissa.

8 Varaustietojen kirjaus- ja katseluoikeus voidaan toisistaan riippumatta jakaa kustannuspaikkakohtaisesti (toimipiste-, konetyyppi- tai muu haluttu jako). Usean toimipisteen ympäristössä voidaan esimerkiksi eri toimipisteiden ajojärjestelijöille antaa oikeus katsella toisen toimipisteen varauksia mutta ei tehdä varauksia vieraan toimipisteen resursseille. Jos annetaan oikeus tehdä myös varauksia vieraan kustannuspaikan resursseille, toteutumatiedoista voidaan helposti poimia näiden vieraiden yksiköiden käyttö ja hoitaa sisäinen laskutus esimerkiksi omakustannushinnoilla kuukausittain. Varausten liitännäistietojen kertakirjaus koko toimitusketjun käytettäväksi Kaikki tilaukseen liittyvät työt ja niiden lisätiedot, riippumatta siitä onko kysymys omasta vai vieraasta resurssista voidaan kirjata selkeästi näkyviin sekä toimitusseurantaa, laskutusta että jälkilaskentaa varten. Ohjelman tarjoaa keinon varmistaa, että kaikki toimituksen liitännäisasiat tulevat toimituksen yhteydessä huomioitua. Ajolle voidaan kirjata ulkopuolisia resurssivarauksia, ajo-ohjeita sekä vapaata hinnoittelu- ja muuta lisätietoa. Samaa tietoa käyttäen voidaan varmistaa, että liitännäiskustannukset tulevat myös laskutettua. Kun myynnillä on selkeä paikka mihin lisätiedot voidaan jo sopimusvaiheessa yhteiseen käyttöön kirjata, missä ne säilyvät läpi toimitus- ja laskutusketjun ja mistä ne voidaan myös koska tahansa tarkistaa tai muuttaa, ei myynnin tarvitse enää ottaa kantaan tavanomaisten toimitusten laskutukseen. Laskutuksen kierto nopeutuu ja myynnin aikaa säästyy seuraaville tai käynnissä oleville töille. Kun alihankintatyöt ja urakkaan kuuluvat myös ei laskutettavat työt kirjataan samalle tilaukselle, voidaan jälkiseurannassa välittömästi poimia huonokatteelliset tai katteettomat työt ja puuttua hinnoitteluun ja/tai kustannuksiin. Automaattinen tilausvahvistus Ohjelmasta voidaan lähettää tilausvahvistus asiakkaan yhteyshenkilön sähköpostiin yhdellä painalluksella. Näin voidaan varmistaa tilauksen tietojen oikeellisuus ennen työtehtävän aloittamista ja korjata mahdolliset väärinymmärrykset etukäteen. Tilausvahvistuksen yhteydessä tulee myös varmistettua laskutettava asiakas mikä erityisesti rakennusalan pitkissä alihankintaketjuissa ei useinkaan ole itsestään selvä asia. Kirjallisella tilausvahvistuksella todennetaan puhelimitse tehty suullinen sopimus ehtoineen. Varaustietojen lähetys työntekijöille virheettömästi Varaustietojen lähetys työntekijän mobiilipäätteeseen vähentää ajojärjestelyn ja kuljettajien välistä puhelinliikennettä ja virheellisiä tulkintoja. Osoite- ja yhteyshenkilötiedot siirtyvät kuljettajalle virheettömästi ja ne ovat mobiilipäätteellä käytettävissä puhelinnumero- ja karttalinkkinä. Virheetön tilaustieto vähentää harhaan ajoja ja muita virheellisestä toiminnasta aiheutuvia välittömiä ja välillisiä kustannuksia. Välillisinä kustannuksia esimerkiksi myöhästymiset, myöhästymisestä päivän aikana syntyvät kertautumiset ja niistä aiheutuvat asiakaskustannukset ja badwill ovat usein piileviä mutta välittömiä kustannuksia huomattavasti merkittävämpiä.

9 Työntekijä voi tutkia ja kuitata työmääräyksensä hänelle sopivana aikana eikä hänen tarvitse keskeyttää käynnissä olevaa työtehtäväänsä uusien puhelinohjeiden kirjaamiseksi. Konetöissä tällä on merkitystä myös työturvallisuudelle. Toteutumatietojen välitön kirjaus järjestelmään Mobiililaajennuksen avulla toteutumatiedot kentältä ovat välittömästi työaikaseurannan ja laskutuksen käytettävissä. Asiakas voi hyväksyä toteutumat paikasta riippumatta. Toteutumatiedot ovat välittömästi laskutettavissa. Työntekijöiden tuntiseurannassa on reaaliaikaiset kertymätiedot, mikä tieto tarvitaan työntekijäresurssien tasaisen käytön varmistamiseksi. Varsinkin periodityössä voidaan oikea-aikaisella tiedolla vähentää tilanteita, jossa osalle työntekijöistä tulee yli- ja osalle alitunteja. Palkka- ja laskutustietojen moninkertainen tallennustyö, kohdistaminen ja epäselvyyksien tulkinta jäävät pois. Toteutumat kohdistuvat automaattisesti oikealle tilaukselle ja oikealle työntekijälle. Laskutuksen kiertonopeus kasvaa toimintatavasta riippuen keskimäärin noin viikolla. Mitä kauempana työntekijät toimivat, sitä suurempi hyöty saadaan paperittomasta toteutumakirjauksesta. Mobiilijärjestelmään kirjattavat työtunnit säilyvät järjestelmässä työntekijöiden itse tarkistettavissa. Toteutumatuntien Excel siirrolla tunneista saadaan halutun lainen yhteenveto palkanlaskennan käyttöön. Palkanlaskenta-aika nopeutuu ja virheet vähenevät. Asiakas- ja työmaatietojen hallinta Taloushallinto ja myynti voivat kirjata ohjelmaan asiakas- ja työmaakohtaisia huomautustietoja, jotka näkyvät reaaliaikaisesti tilausten vastanottajilla. Mahdollistaa esimerkiksi maksuhäiriötietojen välittömän jakamisen ja antaa sitä kautta mahdollisuuden luottoriskien minimoimiseen. Samoin on mahdollista asiakas- tai työmaakohtaisten erityispiirteiden tai hinnoittelutietojen kirjaaminen ajojärjestelyn ja laskutuksen käyttöön. Ohjelma huomauttaa, kun uutta tilausta kirjaa asiakkaalle jonka riskiluokitus on alhainen. Varsinkin, jos ajojärjestelyä hoitaa useampi henkilö, voidaan näin varmistaa asiakkaita koskevan tärkeän tiedon jakaminen kaikille. Tarjoukset voidaan linkittää asiakkaaseen ja / tai työmaahan, jolloin tilausten hinnoitteluvaiheessa tarjous löytyy helposti tilausikkunasta. Vanhojen toteutumien etsintä, koneet / kuljettajat / asiakkaat Säännöllisesti tulee eteen tilanteita jolloin syystä tai toisesta pitää tietää mikä kone tai kuka työntekijä on ollut suorittamassa tiettyä työtä tiettyyn aikaan. Ajokalenterin hakutoiminnoilla kaikki syötettävät tiedot toimivat hakukriteereinä. Vanhojen tietojen etsintä on helppoa eikä vie turhaa aikaa. Toimintatapojen yhtenäistäminen

10 Ohjelma pakottaa kaikki työntekijät tekemään tietyt perustoiminnot samalla, yhteisellä tavalla. Helpottaa sijaisuuksia, uusien työntekijöiden kouluttamista, tiedon jakamista ja seurantaa. Yhtenäisen ERP -ohjelmiston avulla johto voi ohjata menettelytapoja haluamaansa suuntaan ja helposti seurata niiden toteutumista. Seurantatiedot myynnin kohdentamiseen ja asiakaspalveluun Ohjelmasta saa jälkikäteen raportoitua kaiken mitä sinne syötetään. Myynti voi helposti seurata toteutuneita laskutustietoja asiakas-, työmaa-, yhteyshenkilö- ja konekohtaisesti ja kaikilla näiden tietojen yhdistelmillä. Myös asiakkaille on usein hyötyä siitä, että heidän käyttönsä pystytään raportoimaan selkeästi. Rakentamisen ilmoitusvelvollisuuden vaatimien työntekijätietojen lisäys ohjelmistoon mahdollistaa näiden raporttien tulostamisen asiakkaalle myös jälkikäteen, milloin asiakkaan oma työmaakirjanpito ei ole ollut riittävää.

11 OHJELMAN PERUSTIEDOT, TALLENNUSIKKUNAT Perustiedot voidaan ohjelman käyttöönottovaiheessa tuoda valmiilta Excel listoilta tai ne voidaan syöttää ohjelmallisesti. Tähdellä merkityt tiedot ovat pakollisia. Kaikki ohjelman perustiedot voidaan listata ja siirtää muokattavaksi mm. Exceliin käyttöoikeuksien puitteissa. Ajoneuvon perustiedot

12 Työntekijän perustiedot

13 Työmaan perustiedot Asiakkaan yhteyshenkilön perustiedot

14 Asiakkaan perustiedot

15 Muut tallennettavat perustiedot, listat ja pohjat