Raportti Alumnius-projektista

Transkriptio

1 Raportti Alumnius-projektista Jyväskylän yliopiston kauppakorkeakoulu Pörssi Jyväskylän yliopiston kauppakorkeakoulun opiskelijat ry Juho Tikkanen, 2012

2 Sisältö Taustat Aloitus ja tavoitteet Käytännön toimenpiteet Publiikki Yliopistopäivät Alumniaiset Verkkosivut Uutiskirje Lopuksi Haasteet Tulevaisuus Onnistumiset

3 Taustat Jyväskylän yliopiston kauppatieteellinen koulutus alkoi 45 vuotta sitten vuonna Taloustieteen laitokselta, taloustieteellisestä osastosta, taloustieteiden tiedekunnasta ja Jyväskylän yliopiston kauppakorkeakoulusta on valmistunut yhteensä yli 3000 maisteria ja 150 tohtoria. Alumnien esiintuominen on avainasemassa valtakunnallisen ja kansainvälisen maineen edistämiseksi. Tästä kertoo esimerkiksi raportti Alumni Relations and Institutional Giving (Fulbright Center, 2012.). Suomalainen delegaation tekemällä opintomatkalla Yhdysvaltoihin tutustuttiin paikallisten yliopistojen alumniyhteistyön ja varainhankinnan parhaisiin käytäntöihin. Selvityksen mukaan onnistuneella alumnitoiminnalla voi olla merkittävä vaikutus yliopistojen positiiviseen kehitykseen. Jyväskylän yliopiston kauppakorkeakoulun alumniprojektin visioina olivat yhteyden säilyttäminen valmistuneisiin opiskelijoihin, työelämäsuhteiden kehittäminen, harjoittelumahdollisuuksien järjestäminen sekä elinikäisen oppimisen mahdollistaminen. Nämä asiat koettiin tärkeiksi koko kauppakorkeakoulussa sekä opiskelijoiden että henkilökunnan keskuudessa. Keskustelua alumnitoiminnan virittämisestä oli käyty jo koko kevään 2012 mittaan. Alumnitoiminnalla on pitkät perinteet tiedekunnassa erityisesti ainejärjestö Pörssin järjestämänä, mutta toiminta ei ole ollut niin jatkuvaa, kuin onnistunut alumnityö vaatisi. Historian aikana on järjestetty joitakin pienempiä alumnitapahtumia ja perustettu alumnikerhoja, kuten vanhojen ainejärjestöaktiivien muodostama Pörssineuvosto, mutta yhtenäinen linja ja pitkälle kantava suunnitelmallisuus on ollut vajavaista. Nyt koettiin, että yhteistyö tiedekunnan ja ainejärjestö Pörssin välillä tulisi olemaan pidemmällä aikavälillä todennäköisesti kestävin ja tuottavin ratkaisu alumnityöhön. Kun mukaan tuli vielä Avance-johtamiskoulutus, oltiin yhdessä valmiita osallistumaan Student Life n Alumnius-pilottiin yhteisellä apurahahakemuksella. Aloitus ja tavoitteet Alumnius-projekti alkoi Jyväskylän yliopiston kauppakorkeakoulussa välittömästi myönteisen apurahapäätöksen jälkeen. Päätös apurahasta saatiin , kun ensimmäinen aloituspalaveri pidettiin jo Myönnetyllä viidentuhannen euron apurahalla päätettiin palkata yksi henkilö vastaamaan kauppakorkeakoulun alumnityöstä vuoden loppuun asti. Henkilön tarkoituksena oli suunnitella ja toteuttaa alumniprojektin sisältöä yhteistyössä muun henkilöstön sekä opiskelijoiden kanssa sekä toimia yhteyshenkilönä alumniasioissa alumneille. Student Life n Alumnius-projektin asettamia tavoitteita olivat olivat muun muassa alumnihengen synnyttäminen ja alumnihengen lisäävien toimintamallien testaaminen. Tarkoituksena oli toteuttaa marraskuun 2012 loppuun mennessä projekteja, jotka tukevat

4 alumniutta. Kauppakorkeakoulu asetti yhdessä Pörssi ry:n ja Avance-johtamiskoulutuksen kanssa projektille lisäksi seuraavanlaisia käytännön tavoitteita: laajan alumnijoukon tavoittaminen juuri valmistuvien opiskelijoiden tavoittaminen alumniuden näkyvyyden lisääminen yhteistyön lisääminen alumnien kanssa alumnitapahtuman järjestäminen jatkuvuuden varmistaminen Käytännön toimenpiteet Alumnius-projektin läpiviennin aikataulu oli suhteellisen nopea, vain kuusi kuukautta. Siksi heti alkajaiseksi määriteltiin käytännön toimenpiteitä, joita projektissa tultaisiin toteuttamaan. Seuraavassa on esitelty Jyväskylän yliopiston kauppakorkeakoulun Alumnius-projektin näkyvimpiä kohtia. Publiikki Valmistuneiden opiskelijoiden publiikki pidettiin kesäkuun 2012 alussa. Tilaisuuteen oli kutsuttu viimeisen vuoden aikana valmistuneita opiskelijoita. Heitä oli paikalla kuutisenkymmentä. Lisäksi paikalla oli kauppakorkeakoulun henkilökuntaa sekä Alumniusprojektin aloitteesta myös ainejärjestö Pörssin edustaja. Ohjelma käsitti puheenvuorot, todistusten jaon, kukituksen sekä kevyen ruokailun. Publiikki on tärkeä osa alumniuden vaalimista. Alumni kasvaminen tapahtuu jo opintojen aikana, kunnen valmistuttuaan opiskelija on alumni. Publiikki on ensimmäinen kerta, kun suuri joukko valmistuneita opiskelijoita tavoitetaan samaan aikaan samassa paikassa. Siksi tilaisuuden tärkeys tulisi huomioida sitä suunnitellessa. Alumnius-projekti käynnistyi vain juuri ennen publiikkia, joten tapahtumaan ei ollut enää mahdollista vaikuttaa muuta kuin ainejärjestön mukaanottamisen muodossa. Myöhemmin osalta publiikissa läsnä olleista valmistuneista välittyikin tästä positiivista kaikua, kun heidät oli muistettu myös Pörssi ry:n puolelta. Tulevia publiikkeja varten kerättiin kuitenkin kehitysehdotuksia. Publiikkiin pitäisi kutsua myös valmistuvien perheenjäseniä tai ystäviä, jotta tilaisuudesta saadaan juhlavampi, merkityksellinen ja pitkään muistettava tapahtuma valmistuville maistereille. Tämä onkin usein käytäntönä muilla publiikkeja järjestävissä tahoilla. Myös graduohjaajien ja ainejärjestön edustajien läsnäolo tilaisuudessa on täreää. Voisikin tiivistää, että publiikkiin on hyvä saada mukaan heitä, joiden kanssa valmistuvat opiskelijat ovat olleet opiskeluaikoinaan tekemisissä. Publiikissa on tärkeää muistuttaa valmistuvia heidän alumniudesta, sen tarjoamista mahdollisuuksista, erilaisista yhteydenpitotavoista ja esimerkiksi tulevista

5 alumnitapahtumista. Käytännössä pienenä, mutta tärkeänä asiana kannattaa myös viimeistään tässä vaiheessa kerätä valmistuvien opiskelijoiden yhteystiedot ja sähköpostiosoitteet. Yliopistopäivät Kauppakorkeakoulu oli valittu Yliopistopäivien järjestäjäksi vuoden 2012 alussa. Yliopistopäivät olivat kaksipäiväiset ja ne sijoittuivat lokakuun alkuun. Yliopistopäivät sopivat erinomaisesti yhdistettäväksi Alumnius-projektiin. Alumnius-projektiin liittyen Yliopistopäivillä järjestettiin Pörssi ry:n aikaisempien puheenjohtajien keskustelupaneeli, Jyväskylän yliopiston alumnit JYKYS ry:n vuosikokous sekä Jyväskylän yliopiston ansioituneen alumnin, eli Vuoden alumnin palkitseminen. Pörssin vanhojen puheenjohtajien keskustelupaneeliin osallistui neljä kauppakorekakoulun alumnia sekä ainejärjestön nykyinen puheenjohtaja. Mukana olivat opiskelijoiden yhdistyksen perustajajäsen Tapani Nummi vuodelta 1968, konsultti Marita Hänninen vuodelta 1980, Lidl Suomen toimitusjohtaja Lauri Sipponen vuodelta 1995, Miika Lipiäinen vuodelta 2005 sekä sen hetkinen puheenjohtaja Juho Tikkanen. Samassa yhteydessä palkittiin myös Jyväskylän yliopiston Vuoden alumniksi Lidl Suomen toimitusjohtaja Lauri Sipponen. Sipponen on ollut muun muassa perustamassa aikoinaan tiedekunnan alumniverkostoa Harmaata Pörssiä. Vuoden alumnin valinta sai julkisuutta internetissä sekä paikallislehdessä, mikä toi esiin alumnitoiminnan aktivoitumista Jyväskylän yliopiston kauppakorkeakoulussa. Opiskelijat kokivat myös keskustelupaneelin mielenkiintoiseksi, ja tilaisuus oli omiaan tuomaan esiin alumnien pysyvää sidettä opinahjoaan kohtaan. Alumniaiset Alumniaiset oli alumneille tarkoitettu huvi- ja juhlatapahtuma lokakuun loppupuolella. Tämän tyyppisen tapahtuman järjestämisestä oli tullut toiveita alumnien keskuudesta ja nyt Alumnius-projektin yhteydessä siihen oli mahdollisuus. Alumniaisten valmistelu aloitettiin yhdessä alumnien kanssa. Päävastuussa tapahtumasta oli kauppakorkeakoululle palkattu projektityöntekijä, mutta lisäksi mukana oli myös viisihenkinen tiimi alumneista sekä ainejärjestö Pörssi. Alumnien kuunteleminen oli tärkeää, jotta ensi kertaa järjestettävästä tapahtumasta saatiin tehtyä kysyntää vastaava ja houkutteleva. Tapahtuma asettui lauantaipäivälle. Viikonloppu koettiin parhaaksi, koska työesteet tai matkustaminen Jyväskylään ulkopaikkakunnilta olisivat saattaneet olla monelle este osallistumiseen, jos tapahtuma olisi järjestetty arkena. Myös alkusyksy ajankohtana oli hyvä hetki järjestää tapahtuma. Sen kertoo palautekysely, joka toteutettiin Alumniaisten jälkeen.

6 Kävi myös ilmi, että alumnit toivovat alumnitapahtumien järjestämistä pääasiassa joka toinen vuosi. Alumniaiset alkoi iltapäivällä Agoralla. Ohjelma alkoi kauppakorkeakoulun sekä Pörssi ry:n kuumisten kertomisella alumneille sekä Avance-johtamiskoulutuksen esittäytymisellä. Kahvien jälkeen siirryttiin leikkimielisen rastiradan kautta Seminaarinmäelle nostalgiseen ravintola Lozziin. Tapahtuman jälkeen toteutetussa palautekyselyssä todettiin, että kauppakorkeakoulun alumnitapahtumat tulisi järjestää Jyväskylässä jatkossakin (86 % vastanneista). Alumniaisten ohjelma, aikataulu ja muistoja herättävä paikka, Lozzi, koettiin muuten onnistuneiksi, mutta palautetta tuli runsaasti Sonaatin juoma- ja ruokahinnoittelusta, jotka koettiin aivan liian korkeiksi. Useassa palautteessa toivottiin, että jatkossa tapahtuma pidettäisiin siis jossain muualla. Illan aikana esiintyi myös bändi, joka sai alumneilta paljon kiitosta. Koko tapahtuman järjestelytiimissä sekä bändissä toimi kauppakorkeakoulun nykyisiä opiskelijoita, mikä koettiin hyväksi asiaksi sekä opiskelijoiden että alumnien puolella. Alumnien ja opiskelijoiden kohtaaminen olikin omiaan kasvattamaan alumnihenkeä. Verkkosivut Kauppakorkeakoulun alumnitoimintaa esitellään tiedekunnan verkkosivuilla, jossa on oma alasivusto alumni-uutisille, alumni-ilmoittautumiselle ja muulle aiheeseen liittyvälle tiedolle. Aikaisempi sivusto oli vanhentunut, joten alumni-osio uusittiin Alumnius-projektin aikana.

7 Kauppakorkeakoulun uusissa alumnisivustossa keskityttiin tiiviiseen sisältöön, joka kävisi mahdollisimman nopeasti selväksi sivustoa selaaville henkilöille. Sivustolle rakennettiin mahdollisuus niin sanottuun alumniksi ilmoittautumiseen, jonka kautta on mahdollista liittyä kauppakorkeakoulun alumnien sähköpostilistalle ja ilmoittaa muuttuneita yhteystietoja. Alumnien sähköpostilista on ollut olemassa jo aikaisemmin. Listalle liittyneiden määrä on lisääntynyt alumnien ilmoittautumislomakkeen lisäämisen jälkeen ja vuoden joulukuussa 2012 kauppakorkeakoulun alumnien sähköpostilistalla on 326 jäsentä. Uutiskirje Alumnien sähköpostilistalle lähetettäväksi laadittiin Alumnius-projektin sisällä sähköinen uutiskirje. Uutiskirje on lähetetään yksi tai kaksi kertaa vuodessa ja siihen kootaan tärkeimmät kuulumiset kauppakorkeakoululta, Pörssi ry:ltä sekä Avancejohtamiskoulutukselta. Uutiskirje on kaksisivuinen pdf-tiedosto, joka lähetetään sähköpostilla vastaanottajille. Kirjeen ei haluta ilmestyvän useammin, koska on tärkeää, että uutiskirje on luettu ja odotettu. Liian suuri sähköpostin määrä koituu vain haitaksi, koska sähköpostilistalla saattaa olla myös muita tiedotteita, kuten tulevien alumnitapahtumien kutsuja. Sähköpostia ei saa lähettää liikaa, jotteivät alumnit koe jäsenyyttään taakaksi. Lopuksi Kaikkien kolmen tahon kauppakorkeakoulun, Pörssin ja Avance-johtamiskoulutuksen mukanaolon tärkeys havaittiin Alumnius-projektin aikana. Pörssin mukanaolo antoi projektille erinomaiset suhteet alumneihin sekä runsaasti käytännön työpanosta. Kauppakorkeakoulu ja Avance-johtamiskoulutus toivat taas projektiin vakautta sekä kokemusta ja tiedekunta mahdollisti myös työtilat, suuret tilavaraukset sekä osan rahoituksesta. Haasteet Haasteena Alumnius-projektille on alumnityön jatkuvuus. Onnistunut alumnityö vaatii jatkuvasti jonkin verran työtä, mutta ennen kaikkea suunnitelmallisuutta sekä säännöllistä yhteydenpitoa alumneihin ja muihin sidosryhmiin. Haasteeseen pyritään vastaamaan valitsemalla jatkossakin alumniyhteyshenkilöt niin kauppakorkeakoululta kuin ainejärjestö Pörssistäkin. Yhteyshenkilöiden on hyvä tavata esimerkiksi puolivuosittain ja sopia seuraavista toimenpiteistä, jotta alumnitoiminta säilyy jatkuvana. Myös Jyväskylän yliopiston Alumnitukiryhmään on tärkeää pitää yhteyttä ja ryhmän kokouksiin on osallistuttava.

8 Tulevaisuus Kahden ensimmäisen aktiivisen alumitoimintavuoden aikana alumnitapahtumia on todennäköisesti hyvä järjestää yksi kummallekin vuodelle. Siksi myös vuodelle 2013 on asetettu tavoitteeksi järjestää ainakin yksi alumnitapahtuma. Ensi vuoden alumnitapahtuma tulisi todennäköisesti noudattamaan tänä vuonna kokeillun Alumniaisten kaavaa, mutta päiväohjelmaa on ajateltu monipuolistettavan. Alumnitapahtuman suunnitelussa hyödynnetään jatkossakin ainejärjestön osaamista, alumnien ideoita ja erityisesti tältä vuodelta saatua palautetta. Onnistumiset Kokonaisuutena yhteinen projekti on lähentänyt kauppakorkeakoulua, ainejärjestö Pörssiä, Avance-johtamiskoulutusta sekä totta kai alumneja. Projektin aikana on yhteisvoimin pyritty kohti samoja tavoitteita, joka on lisännyt hyvää henkeä ja kannustanut asettamaan yhteisiä päämääriä tulevaisuudessakin. Pilotin alussa kysyttiin, mistä syntyy hyvä alumnihenki? Vastaus tähän löytyi läheltä, ja se on yksinkertainen: yhteiset tavoitteet ja niihin pyrkiminen yhteistyön voimin. Projekti on ollut omiaan lisäämään yhteishenkeä eri yhteisöjen ja alumnien keskuudessa, parantamaan vuorovaikutusta ja vastavuoroisuutta sekä luomaan uusia ja vahvistamaan nykyisiä sidoksia. Kun mietitään, mikä pitää alumnit lähellä alma materiaa, on se juuri nämä vahvat siteet ja opiskelun aikana syntynyt alumnihenki. Yhteenkuuluvuuden tunne opintojen lähteen, oppilaitoksen, kanssa ei voi olla yksipuolista, vaan kuten kaikki toimivat verkostot, myös alumnius perustuu vuorovaikutukseen.