Yhdistyksen taloushallinnon ja kirjanpidon perusteet. Kati Kukkonen Jyväskylän yliopiston ylioppilaskunta

Transkriptio

1 Yhdistyksen taloushallinnon ja kirjanpidon perusteet Kati Kukkonen Jyväskylän yliopiston ylioppilaskunta

2 Sisältö Yhdistyksen sääntöjen ja talouden välinen suhde Vuosikello Kirjanpitoon liittyviä seikkoja Verotus Toiminnantarkastus

3 Ainejärjest rjestöt t yhdistyksinä Kirjanpitolaki, kirjanpitoasetus, yhdistyslaki, tuloverolaki Rekisteröity yhdistys PRH:n kannassa oikeuksia ja voi tehdä sitoumuksia yhdistyksen jäsenet eivät vastaa henkilökohtaisesti yhdistyksen velvoitteista Rekisteröimätön yhdistys ei voi saada nimiinsä oikeuksia tai tehdä sitoumuksia eikä kantaa tai vastata toimeen osallistuneet tai siitä päättäneet henkilökohtaisesti ja yhteisvastuullisesti vastuussa Yhdistyksen muut jäsenet eivät vastaa henkilökohtaisesti sellaisesta velvoitteesta

4 Yhdistyksen sää äänn nnöt Miksi yhdistys on olemassa? Yhdistyksen säännöt määrittelevät varsinaisen toiminnan opiskelijoiden hyvinvointi ja virkistystoiminta Ekskursiot, liikunta, kulttuuri, järjestölehti, bileet Varainhankinnalla yhdistys pyrkii rahoittamaan varsinaista toimintaa Myyjäiset, talkootyöt Liiketoiminnasta alv-velvollisuus (8500e) ja ennakkoverot Yhdistys saa harjoittaa vain sellaista elinkeinoa tai ansiotoimintaa, josta on määrätty sen säännöissä tai joka muutoin välittömästi liittyy sen tarkoituksen toteuttamiseen taikka jota on pidettävä taloudellisesti vähäarvoisena.

5 Hallitus & talous Hallitus vastuussa taloudenhoidon järjestämisestä Roolit ja vastuut hallituksen kesken Talousvastaava/Rahastonhoitaja Puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja avustavat Vallassa oleva hallitus allekirjoittaa tilinpäätöksen, vaikka se on ed. hallituskauden toimijoiden aikakaudelta Hallitus vastuussa tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen oikeellisuudesta

6 Hallitus & talous Yhdistykset säännöt ohjaavat yhdistyksen toimintaa Hallitus edustaa yhdistystä Hallituksen vastuulla.. yhdistyksen kirjanpito on lainmukainen varainhoito on luotettavalla tavalla järjestetty Hallituksen kokouksissa käsitellään talouteen liittyviä asioita Jos taloudenhoitaja ei ole varma, että pitäisikö jokin asia viedä hallituksen kokoukseen vai ei, niin mieluummin vie, kuin jättää viemättä. merkinnät pöytäkirjoihin Hyvä hallintotapa avoimuus, rehellisyys ja tilivelvollisuus

7 Hallituksen pöyt ytäkirjat ja talous talousarvioesityksen käsittely hallituksessa poikkeamat talousarviosta (isot poikkeamat kannattaa viedä yhdistyksen kokouksen päätettäviksi -> uusi talousarvio?) tilinpäätöksen käsittely ja allekirjoitus pankkitilin avaaminen ja lopettaminen, käyttöoikeuksien myöntäminen ja lakkauttaminen (pankissa pöytäkirja mukana) jos yhdistyksellä on käteisrahaliikennettä, hallituksen tulee vahvistaa kassassa pidettävien varojen enimmäismäärä käyttöomaisuuden hankinnat suoritettujen keräysten ja varainhankintakampanjoiden yhteenvedot jätetyt avustushakemukset ja saadut avustuspäätökset saadut avustukset ja lahjoitukset (työntekijän palkkaaminen ja työehdot) (lainat)

8 Talousvastaavan tehtävi viä yhdistyksen käteiskassasta huolehtiminen, kassakirjanpito -> pohjakassat kirjanpidon hoitaminen: kirjanpitomerkinnät, tositteista huolehtiminen, dokumentointi ja arkistointi tilinpäätöksen tekeminen pankkiasioiden hoitaminen laskujen maksaminen ja lähettäminen (Yleinen nillittäminen rahankäytöstä)

9 Yhdistyksen vuosikello talouden näkökulmasta kulmasta X Talvi Kirjanpitotilien avaus (pankkitilioikeudet) Toiminnantarkastus ed. tilikaudesta Kevät yhdistyksen varsinainen kokous Tilinpäätös, vastuuvapaus, tilintarkastuskertomus Budjetti & toimintasuunnitelma Syksy yhdistyksen syyskokous Hallitusvalinta, toteutuneet luvut Talvi Tilinpäätöksen laadinta Hallituksen kokoukset ja kirjanpito ympäri vuoden

10

11 Yhdistyksen toimintaraamit Toimintasuunnitelma ohjenuora seuraavalle vuodelle Talousarvio Budjettiraamit tosun lomassa Tilinpää äätös Miten asiat toteutuivat? Seurantaa silti ympäri vuoden

12 Yhdistyksen kirjanpito Tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen tulee antaa riittävät t ja oikeat tiedot kirjanpitovelvollisen toiminnan tuloksesta ja taloudellisesta asemasta Tärkeintä estää väärinkäytösten mahdollisuus! Jäsenistön tietolähde Miten rahaa käytetään? Mihin rahaa käytetään? Mitä ja miten varoja on? Historia ja esimerkit

13 Yhdistyksen kirjanpito Tilikausi kk Suoriteperusteinen tai maksuperusteinen kirjanpito tuloslaskelma ja tase, sekä päivä- ja pääkirja Menot, tulot, rahoitustapahtumat sekä niiden oikaisu- ja siirtoerät Tilinpäätös 4 kk:n kuluessa tilinpäätöshetkestä Pienen yhdistyksen ei tarvitse lähettää Patentti- ja rekisterihallitukselle tilinpäätöstään

14 Yhdistyksen kirjanpito Yksinkertainen kirjanpito: tulot menot = tulos Ei kerro omaisuutta, velkoja, velvoitteita, saatavia Kaksinkertainen kirjanpito Rahastonhoitaja vie käteiskassan pankkiin Pankki Kassa (debet kredit) per 1910 an 1900 Bilemaksutuotot kirjautuvat käteiskassaan Kassa Fuksibiletuotot (debet kredit) per 1900 an 3000

15 Kirjanpidon tositteet Paperinen tai sähköinen dokumentti yhdistyksen toimintaan liittyvästä taloudellisesta myynti- tai ostotapahtumasta (kaikki tilitapahtumat Arkistoidaan kirjanpitoon aikajärjestykseen. Lisäksi: päivämäärä tositteen numero tiliöinti eli valitun pääkirjatilin osoittava merkintä kirjauksen päivämäärä, jos se on eri kuin tositteen päivämäärä liiketapahtuman rahamäärä (myynti- ja ostolaskujen osalta alv-kantojen erottamiseen tarvittavat tiedot)

16 Dokumentointi Kirjanpitoaineisto: 10 vuotta Tasekirja, tase-erittely, kirjanpitoasiakirjat, tililuettelo, pöytäkirjat Tositteet: 6 vuotta Kuitit, ostotositteet, kulukorvaukset, matkalaskut, myyntitositteet Säilytys: ainejärjestöhuone, arkistomapit, sähköinen arkistointi Historiaa

17 Termistöä.. Tase: yhdistyksen varat ja velat tietyllä hetkellä käyttöomaisuus, myyntisaamiset, pankkivarat, sijoitusomaisuus Oma pääoma, ostovelat Tuloslaskelmassa eriteltyinä varsinaisen toiminnan ja varainhankinnan tulot ja menot Tilikartta: tilit, jotka ovat kirjanpidossa Tilikausi: säännöt (12-18 kk)

18 Tasekirja osa tilinpäätöspakettia tuloslaskelma, tase, liitetiedot, toimintakertomus, tieto tositteiden säilytystavoista (missä ja miten säilytetään), päiväys ja allekirjoitukset, merkintä tilintarkastuksen suorittamisesta.

19 Tuloslaskelman kaava

20 Tase

21 Miten kirjanpito käyt ytänn nnöss ssä tehdää ään? Kirjanpitoa ei kannata jättää tilikauden viimeisen kuukauden työksi! Kuukausittainen tiliote toimii perustana Kassaperusteinen kirjanpito Tiliotetapahtuma numeroidaan sama numero tositteeseen (ja kirjanpito-ohjelmaan) Tilikartasta sopiva kulu- tai tuottotili ja vastakirjaus pankki- tai kassatilille Tositteet mappiin & kk-tiliote tositteiden päälle! Täsmääminen tietyin väliajoin Helpottaa kokonaistyötä Varautumista tilinpäätösajankohtaan

22 Miten kirjanpito käyt ytänn nnöss ssä tehdää ään? Tilinpäätöshetkessä huomioitavaa: Varastoinventaario Listaus kirjanpidon liitteeksi! Käyttöomaisuuspoistot (koneet ja kalusto) 25 %, tasapoisto 3-5 vuodessa Ostokulujen kohdistaminen oikealle tilikaudelle Ei tulevan vuoden kuluja kuluvalle tilikaudelle Myyntitulojen jaksottaminen oikealle tilikaudelle Ei paisutella tulosta seur. tilikauden tuotoilla Siirtosaamiset ja siirtovelat

23 Kirjanpito-ohjelmia ohjelmia Ilmaisia: Excel Tappio Tilitin Ulkoista tilinpäätös?

24 Myyntitositteiden merkinnät Laskun vähimmäistiedot laskun antamispäivä myyjän nimi ja arvonlisäverotunniste (Y-tunnus) myytyjen tavaroiden määrä ja luonne sekä palvelujen luonne suoritettavan veron määrä verokannoittain tai veron peruste verokannoittain

25 Myyntitositteissa (lasku) yleensä näkyy....päivämäärä..laskunumero (juokseva)..myyjän ja ostajan nimi sekä osoite Myyjän arvonlisäverotunniste..tavaroiden määrä ja luonne sekä palvelujen luonne Veron peruste (14% ruoka) Viitenumero

26 Viitenumerointi Viitenumerointi voi pienentää kuukausittaista pankin palvelumaksua Yksilöity tilisiirto 4 20-merkkinen Viitenumerolaskuri (googleta viitenumerolaskuri ) Esim. Viitenumero-ohjeet:

27 Kulukorvaukset Kun esim. sihteeri ostaa yhdistyksen kerhohuoneelle kahvia jäsenistön käyttöön Hyvä tapa tämän korvaamiseen on kulukorvauslomake Maksaneen tiedot ja pankkiyhteys Selitys kulun syystä Tosite Hyväksyjä (ei hyväksytä omia kuluja) Maksun päivämäärä slomake/

28 Tilinpäätös Tilinpäätöshetkessä kaikki pääkirjan tilit päätetään joko tuloslaskelmaan tai taseeseen tuloslaskelma tase (taloudellisen aseman tilinpäätöspäivänä) liitetiedot vertailutiedot toimintakertomus (ei pakollinen) Oikeat ja riittävät tiedot 0-tulos Tilien päättämisestä lisätietoa

29 Yhdistyksen verotus Ainejärjestö = yleishyödyllinen yhteisö, ei varsinaista elinkeinotoimintaa Yleishyödyllisyys..yleiseksi hyväksi aineellisessa, henkisessä, siveellisessä tai yhteiskunnallisessa mielessä..toiminta ei kohdistu rajoitettuihin henkilöpiireihin..ei tuota toiminnallaan siihen osalliselle taloudellista etua osinkona, voitto-osuutena taikka kohtuullista suurempana palkkana tai muuna hyvityksenä

30 Jos verovuonna veronalaista tuloa = veroilmoitus Elinkeinotulo & kiinteistön tuottama tulo elinkeinotoiminnan pitää olla alisteista suhteessa yleishyödylliseen toimintaan. Jos epävarma tulon veronalaisuudesta, voi laittaa veroilmoitukseen ja liittää selvityksen 4 kk kuluessa tp-hetkestä Oman toimintansa rahoittamiseksi järjestämästä varainhankinnasta tulo on yleensä verotonta Arpajaiset, myyjäiset, urheilutapahtumat, tanssi- ja muut huvitilaisuudet Jäsenlehden tulot, addressit, merkit, kortit, viirit, bingot

31 Yleishyödyllisyyden menettäminen Tapauskohtaista ja kokonaiskuvaa ymmärtäen Erityisesti spekulatiivinen sijoitustoiminta, lainarahoitus, suuri riski ja sijoitustuottojen rahastointi voivat johtaa yleishyödyllisyysstatuksen menettämiseen Yhtiöittäminen Yhdistyksen harjoittama veronalainen elinkeinotoiminta tai kiinteistöjen vuokraus tuottaa voittoa tuloveroa (24,5 %) Elinkeinotoiminnan tuotoista ei voi vähentää muita kuin elinkeinotoiminnan kuluja veron pienentyminen

32 Elinkeinotoiminta: toiminnan kulut katetaan myymällä tuotteita ja palveluita samaan tapaan kuin samoilla markkinoilla toimivat elinkeinotoimintaa harjoittavat yritykset (tuotteet ja palvelut samanlaisia) säännöllinen ja laajamittainen, vuosittain muille kuin jäsenille järjestettävä koulutustoiminta (valmennuskurssi) jäsenistön ulkopuolelle suuntautuva julkaisutoiminta säännöllisin väliajoin järjestettävät messutapahtumat (rekrymessut) sellainen toiminta, jota harjoitetaan samaan tapaan kuin tavanomaista elinkeinoa Elinkeinotulona ei kuitenkaan yleensä pidetä sellaista tuloa, jonka saa esimerkiksi pienimuotoisesta tuotteiden myynnistä tai muusta vähäisestä toiminnasta, jonka tarkoitus on yhdistyksen tai säätiön oman toiminnan rahoittaminen Myyntiä voidaan kuitenkin pitää elinkeinotoimintana, jos se on laajamittaista ja kohdistuu tavanomaisiin kulutustuotteisiin (esimerkiksi keksit, sukat, ilotulitteet yms.).

33 Yleishyödyllinen yhteisö on arvonlisäverovelvollinen verovelvollinen Toiminnasta, jota pidetään tuloverotuksessa veronalaisena elinkeinotoimintana vähäisen toiminnan raja (8500 e) tarjoilupalvelun ottamisesta omaan käyttöön kiinteistöhallintapalvelun ottamisesta omaan käyttöön rekisteröityminen, jos liikevaihto tkn aikana yli 8500 e yleinen verokanta, joka koskee useimpia tavaroita ja palveluita 24 % elintarvikkeet, rehu, ravintola- ja ateriapalvelut 14% kirjat, lääkkeet, liikuntapalvelut, elokuvanäytökset, kulttuuri- ja viihdetilaisuuksien sisäänpääsy, henkilökuljetus, majoituspalvelut ja televisioluvat 10 %

34 Rekisteröim imätt ttömän yhdistyksen verotus Rekisteröimätöntä yhdistystä pidetään verotuksessa yhtymänä tulo verotetaan sen jäsenten tulona jos yhdistyksen tarkoituksena on kuitenkin rekisteröityä ja rekisteröinti on laitettu vireille ennen verovuoden päättymistä, voidaan tällaista rekisteröimätöntä yhdistystä pitää verotuksessa yhdistyksenä

35 Toiminnantarkastus yhdistyksissä Tuotot alle Tase alle Henkilöst stöä korkeintaan 3 Enemmän kuin yksi raja ylittyy! tarve tilintarkastajiin ja tilintarkastukseen Yksi varsinainen ja vara toiminnantarkastaja

36 Toiminnantarkastaja ja vastuut Luonnollinen henkilö, yli 18-vuotias Ei konkurssissa tai muu toimintakelpoisuudeltaan rajoitettu henkilö Tuntemus yhdistyksen taloudellisista ja oikeudellisista asioista (suhteessa yhdistyksen toiminnan laajuuteen) Vapaa lausumaan käsityksensä ulkopuolisista tekijöistä riippumatta ei hallituksen jäsen, toimihenkilö tai läheisessä suhteessa näihin oleva Jäsen ok!

37 Toiminnantarkastaja & vastuut Toiminnantarkastajan riippumattomuus Mitä sivullinen pitäisi objektiivisena ja puolueettomana toimintana? Ei saa tarkastaa omaa toimintaa Ei suhdetta päivittäiseen taloudelliseen toimintaan Ei saa olla läheistä suhdetta toimijoihin Ei edellytetä laskentatoimen ja tilintarkastuksen opintoja Ei vaadita kokemusta ja tilintarkastustutkintoa

38 Mitä toiminnantarkastaja tekee? Arvioi yhdistyksen hallinnon järjest j rjestämist mistä Kirjanpidon ja tilinpäätöksen yleistä asianmukaisuutta Tositteiden luotettavuus ja paikkansapitävyys Johdon saamien etuuksien ja lähipiiritoimien asianmukaisuutta Jäsenten yhdenvertaisen kohtelun toteutumista Riittävä laajuus

39 Mitä toiminnantarkastaja tekee? Tulot, menot ja rahoituserät t kuuluvat yhdistykselle! - tuotot, kulut, varat, oma pääoma, velat ja yhdistyksen antamat vakuudet ilmenevät olennaisilta osin tilinpäätöksestä - olennaisimmat tuotto- ja kuluerät on jaksotettu ja olennaisilta osin oikein tilinpäätöksessä - Ei ristiriitaisuutta hallinnon ja kirjanpidon välillä - Pöytäkirjojen lukeminen!

40 Hallinnon tarkastaminen KPL:n edellyttämät tiedot tiedot vastaavat olennaisilta osin tarkastushavaintoja Onko hallinto asianmukaisesti järjestetty? kohdellaanko jäseniä yhdenvertaisesti yhdistyksen toiminnassa? toiminnan ohjaus ja seuranta jäsenluettelon pitäminen maksuvalmiuden seuranta maksujen perintä laskujen hyväksyminen ja maksatus kirjanpito ja varainhoito vakuutusten ja lakisääteisten tai sopimusperusteisten velvoitteiden hoito

41 Hyvä toiminnantarkastustapa? Järjestöjen antamat suositukset? Yhdistyksen kokousten päätökset Vuositarkastusta

42 Toiminnantarkastuskertomus Tarkastuskertomus annetaan yhdistyksen kokoukselle, jossa tilinpäätös vahvistetaan Mitä tilinpäätöstä se koskee? Yhteinen kertomus Lausunto, että sisält ltää ääkö tilinpää äätös olennaisilta osin yhdistyksen tuotot, kulut, varat, oman pää ääoman, velat ja yhdistyksen antamat vakuudet Huomautettava, jos tarkastuksessa on ilmennyt, että hallituksen jäsen tai toimihenkilö on syyllistynyt tekoon tai laiminlyöntiin, josta saattaa seurata vahingonkorvausvelvollisuus yhdistystä kohtaan taikka johtoon kuuluva tai toimihenkilö on rikkonut yhdistyslakia tai sääntöjä. Salassapitovelvollisuus

43 Hallitus & toiminnantarkastus Hallituksen avustettava toiminnantarkastajia Toimitettava kirjanpitoaineisto, pöytäkirjat ja muu hallintoon liittyvä materiaali Hallituksen allekirjoittamaan tilinpäätökseen on edelleen hyvä tehdä lyhyt merkintä, esim. Toiminnantarkastuskertomus annettu perään toiminnantarkastajien allekirjoitukset tiedetään, mikä tilinpäätöspaperi on alkuperäinen, ts. se joka on tarkastettu. Merkintä ei kuitenkaan ole enää pakollinen.

44 Linkkejä okset_ /toiminnantarkastus.html skertomus bc Arkhimedes en_laskutusohjelma/