TARJOUSPYYNNÖN LIITE I

Transkriptio

1 TARJOUSPYYNNÖN LIITE I TARJOUSERITELMÄ Euroopan komission Suomen-edustuston EUROPA-lehden sähköisen ja painetun version toimittaminen, tuottaminen ja jakelu AVOIN TARJOUSPYYNTÖ PO/ /HEL

2 Sisällys 1. TARJOUSPYYNNÖN NIMI TARJOUSPYYNNÖN TARKOITUS JA ASIAYHTEYS SOPIMUKSEN KOHDE Vaadittavat palvelut Raportit SOPIMUKSEN KOKO SOPIMUSPUITTEET TARJOUSTEN ESITTÄMINEN TEKNINEN TARJOUS HINTATARJOUS POISSULKEMISPERUSTEET Valaehtoinen vakuutus ja asiakirjanäyttö Yritysten yhteenliittymien esittämät tarjoukset sekä tarjoukset, joihin sisältyy alihankintaa VALINTAPERUSTEET Tarjoajan valmiudet Yhteistarjouksia koskevat lisävaatimukset Alihankintaa sisältäviä tarjouksia koskevat lisävaatimukset RATKAISUPERUSTEET Tekninen arviointi Taloudellinen arviointi Tarjouskilpailun ratkaiseminen

3 1. TARJOUSPYYNNÖN NIMI Euroopan komission Suomen-edustuston Europa-lehden sähköisen ja painetun version toimittaminen, tuottaminen ja jakelu viite PO/ /HEL. 2. TARJOUSPYYNNÖN TARKOITUS JA ASIAYHTEYS Euroopan komissio tarjoaa osana viestintätoimintaansa suurelle yleisölle tietoa Euroopan unionista, sen toimielimistä ja EU:n toiminnasta. Tiedon jakamiseen käytetään useita eri viestintäkanavia. EU:n kansalaiset saavat jatkuvasti EU-tietoa komission Europa-sivuston ( ja sosiaalisen median kautta. EU-tietoa tarjotaan myös sanoma- ja aikakauslehtien sekä audiovisuaalisten tiedotusvälineiden kautta. Komissio pitää viestintäpolitiikassaan erityisen tärkeänä sitä, että EU:n politiikat liitetään paikalliseen asiayhteyteen, jotta kansalaiset voivat nähdä EUnäkökulman tavallisissa asioissa. Suomessa painettu media on tärkeimpiä EU-tiedon lähteitä. Euroopan komission Suomen-edustusto julkaisee tiedotus- ja viestintäpolitiikkansa tueksi Europa-lehteä ja etsii toimeksisaajaa sen tuottajaksi. Lehden tarkoituksena on tiedottaa lukijoille Euroopan komission tuoreimmista aloitteista ja ehdotuksista sekä esitellä EU:ssa ajankohtaisia aiheita ja suhteuttaa ne suomalaiseen yhteiskuntaan ja Suomessa käytävään keskusteluun. Lehden tulisi osaltaan edistää komission ja viestinnän pääosaston nykyisten työohjelmien täytäntöönpanoa. Viestinnän pääosaston työohjelma: Euroopan komission työohjelma: 3. SOPIMUKSEN KOHDE 3.1. Vaadittavat palvelut Tausta 3

4 Komission Suomen-edustusto julkaisee omaa Europa-nimistä lehteä, joka keskittyy suomalaisia kiinnostaviin EU:n politiikan alueisiin. Lehden pitäisi olla sellainen, että kaikenlaisten lukijoiden on helppo lähestyä sitä Aikataulu Lehden painettu versio ilmestyy enintään kaksi (2) kertaa vuodessa ja sähköinen versio julkaistaan kolmesta kuuteen (3-6) kertaa vuodessa. Lehden sähköisten versioiden pitäisi olla versioita, jotka on nimenomaan tarkoitettu mobiililaitteilla (sormitietokoneella ja älypuhelimella) luettaviksi. Toimeksisaaja ja edustusto sopivat mobiililaitteille tarkoitettujen versioiden julkaisuaikataulusta vuosikohtaisesti. Sopimus muodostaa yhden jakamattoman kokonaisuuden, se tehdään vuodeksi kerrallaan ja on uudistettavissa enintään kolme kertaa Lehden artikkelit Lehden jokaisen numeron on perustuttava komission ajankohtaiseen ohjelmaan, ajankohtaiseen EU-tapahtumaan (esim. huippukokous) tai keskeiseen teemaan, jota tarkastellaan eri lähteiden kautta ja mahdollisesti sellaisista näkökulmista, joita päivälehdistö ei yleensä käytä. Europa-lehdessä on artikkeleita, haastatteluja (myös korkean tason haastatteluja) ja reportaaseja EU:n politiikan aloista ja ohjelmista sekä unionin lainsäädännöstä ja muista Eurooppaan liittyvistä yleisesti kiinnostavista aiheista. Lisäksi lehdessä raportoidaan komission Suomenedustuston järjestämistä keskeisistä tapahtumista. Lehdessä julkaistavan materiaalin olisi oltava sellaista, että edustusto voi käyttää sitä sellaisenaan sosiaalisessa mediassa (Facebookissa ja Twitterissä). Soveltuvaa materiaalia ovat esimerkiksi seuraavat: - laadukkaat, kiinnostavat kuvat ja videot, - joiden laatu on riittävän hyvä niiden katsomiseen sähköisessä web-versiossa, - jotka painetussa versiossa julkaistavien kuvien osalta täyttävät aikakauslehtien tavanomaiset laatuvaatimukset, - artikkeli, jossa on paikallinen näkökulma, - Facebook-päivitys, joka koskee lehden uuden (painetun ja sähköisen) numeron julkaisua. Toimeksisaajan olisi toimittava ennakoivasti ja seurattava tiedotusvälineissä käytävää keskustelua sekä otettava aina huomioon Euroopan tasolla ajankohtaiset aiheet, komission vuotuinen työohjelma (ks. kohta 2) sekä tapahtumat Eurooppasalissa, edustustossa ja muualla Suomessa. Lehdessä on mainostettava Eurooppasalin ja edustuston tapahtumia. Lisäksi lehden päätoimittajan olisi osallistuttava tapahtumiin aina kuin 4

5 mahdollista ja tuotettava artikkeleita tapahtumista, jos edustusto antaa tähän luvan Kohderyhmä Lehti on suunnattu kaikille kiinnostuneille kansalaisille ja erityisesti suomalaisille mielipidevaikuttajille, kuten virkamiehille, kansalaisjärjestöille, opettajille, päättäjille, organisaatioille, viranomaisille, ammattiliitoille ja tiedotusvälineille. Lehden pitäisi antaa näille kohderyhmille lisätietoa ja syvällisempi käsitys EU-asioista, jotta ne voivat hyödyntää lehden antia omissa yhteyksissään ja levittää tietoa suuremmalle yleisölle Kuvaus Lehden tyylin ja kielellisen tason pitää olla linjassa lehden tavoitteiden kanssa. Tavoitteena on tarjota taustatietoa EU-asioista ja suhteuttaa ne edellä mainittujen kohderyhmien tarpeisiin. Samalla on otettava perusteellisella tavalla huomioon Suomessa ajankohtaiset EU-aiheet. Tavoitteena on luoda merkityksellinen ja kiinnostava EU-tiedon lähde, joka tuo esiin erilaisia ajankohtaisia aiheita ja edistää Suomessa käytävää EUkeskustelua suoraan ja välillisesti. Lehdellä pitäisi olla moderni ulkoasu. Lehden olisi kytkeydyttävä muihin edustuston käyttämiin viestintäkanaviin: edustuston verkkosivustoon, sosiaaliseen mediaan (Facebook ja Twitter), uutistiedotteisiin ja muuhun tiedotusmateriaaliin. Lehden sisällön olisi oltava sellainen, että artikkeleiden käyttö edustuston muussa viestintätoiminnassa edellyttää vain pieniä muutoksia Tehtävät ja vastuualueet Euroopan komission Suomen-edustusto toimii Europa-lehden julkaisijana, ja sillä on yleisvastuu sen sisällöstä. Toimeksisaaja vastaa Europa-lehden yksityiskohtaisesta suunnittelusta, tuottamisesta ja jakelusta edustuston ohjeiden mukaisesti. Toimeksisaaja vastaa Europa-lehden URL-linkin toimittamisesta edustustolle sen internetsivustolle ( ladattavaksi sekä kaikista asiaan (myös valokuviin ja videoihin) liittyvistä tekijänoikeusvelvoitteista Painettu lehti Lehti on neliväripainettu aikakauslehti (DIN A4), jossa on 24 sivua (kannet mukaan luettuina). Tehtävät Toimeksisaajan päätehtäviin kuuluvat seuraavat: 5

6 a. Suunnittelu Lehden sisällön ja layoutin suunnittelu edustuston ohjeiden sekä komission kunkin vuoden viestintätavoitteiden ja työohjelman mukaisesti. b. Tuotanto Suomenkielisten artikkeleiden, haastattelujen ja reportaasien toimittaminen ja kirjoittaminen (itse tai freelance-toimittajilta tai muiden tahojen kautta hankittuna), valokuvien ja muun kuvituksen hankinta, graafinen suunnittelu ja layout. Juttujen on oltava hyvin kirjoitettuja ja niissä on käytettävä hyvää ja virheetöntä kieltä, jota on helppo lukea. Jokaisessa numerossa on oltava ainakin yksi artikkeli käännettynä ruotsiksi. Toimeksisaaja vastaa kääntämisestä. c. Painatus Painetaan kappaletta aikakauslehtiformaatissa DIN A4 laadukkaalle uusiopaperille (kansi ja sivut 80 g/m 2 ) tai noudattaen vastaavaa ympäristöystävällistä laatua. d. Jakelu Lehden jakelun järjestäminen niin, että lehti saavuttaa kohderyhmänsä. Jakelukanavina on käytettävä kirjastoja, painettuja ja audiovisuaalisia tiedotusvälineitä, yliopistoja ja korkeakouluja, lukioita, aikuiskoulutuskeskuksia, eturyhmiä, ammattiliittoja ja teollisuuden etujärjestöjä, kansalaisjärjestöjä, eduskuntaa, valtioneuvoston kansliaa ja eri ministeriöitä, poliittisia puolueita, julkisten palvelujen tuottajia, työvoimatoimistoja ja terveyskeskuksia. Edustuston nykyiset postituslistat ja verkostot ovat käytettävissä tilaajatietokannan kokoamiseen nykyisen Excel-muodossa olevan tietokannan pohjalta. e. Osoitetietokanta Tilaajarekisterin sisältävän tietokannan luominen, päivittäminen ja ylläpito, osoitetarrojen tulostaminen ja toimittaminen sekä lehden postitus. f. Lehden sisältö Kerran vuodessa julkaistavassa lehden painetussa numerossa on oltava toimeksisaajan tuottamia monipuolisia sisältöjä: Taustoittavia artikkeleita ja haastatteluja: 2 tai 3 artikkelia tai haastattelua, joiden pituus on merkkiä (välilyönnit, välimerkit ja tietoruuduissa olevat kirjaimet mukaan luettuina). Lyhyitä uutisartikkeleita ja kommentteja paikallisista tai alueellisista EUaiheista: keskimäärin 6 artikkelia, joiden pituus on merkkiä (välilyönnit ja välimerkit mukaan luettuina) ja jotka laaditaan uusien lainsäädäntöehdotusten, lehdistötiedotteiden, komission ehdotuksiin liitettyjen yleistajuisten tiivistelmien tai suomalaisia EU-hankkeita käsittelevien asiakirjojen pohjalta. 6

7 Kuvamateriaali. Toimeksisaaja tuottaa tarvittavan materiaalin (valokuvat, jäljennökset, piirrokset jne.). Edustusto saa tekijänoikeuden kuvamateriaaliin Verkkolehti Toimeksisaajan on tuotettava kymmenen sähköisen lehden numeroa. Näistä kahden olisi sovelluttava mobiililaitteilla (sormitietokoneella ja älypuhelimella) luettaviksi. Lehden on oltava suomenkielinen, ja jokaisessa numerossa on oltava yksi artikkeli ruotsiksi. Toimeksisaajan on toimitettava edustustolle jokaisesta lehden painetusta numerosta sähköinen kappale, joka soveltuu ladattavaksi edustuston verkkosivustolle osoitteeseen Toimeksisaajan päätehtäviin kuuluvat seuraavat: g. Lehden sisällön tuottaminen, toimittaminen ja taitto h. Verkkoon ladattavaksi valmiin lehden materiaalin toimittaminen, taitto ja lähettäminen i. Tilaajarekisterin perustaminen ja hallinnointi ja lehden lähettäminen (sähköpostitse) tilaajille j. Jokaisessa verkkolehdessä on oltava monenlaisia toimeksisaajan tuottamia sisältöjä: artikkelia ja haastattelua, joiden pituus on enintään merkkiä (välilyönnit, välimerkit ja tietoruuduissa olevat kirjaimet mukaan luettuina). Lyhyitä uutisartikkeleita ja kommentteja paikallisista tai alueellisista EU-aiheista: keskimäärin 6 artikkelia tai kommenttia, joiden pituus on merkkiä (välilyönnit ja välimerkit mukaan luettuina). Toimeksisaaja tuottaa nämä artikkelit itse yleensä uusien lainsäädäntöehdotusten, lehdistötiedotteiden, komission ehdotuksiin liitettyjen yleistajuisten tiivistelmien tai suomalaisia EU-hankkeita käsittelevien asiakirjojen perusteella. Lisäksi toimeksisaajan on tuotettava i) yleiskatsaus suunniteltuun EU-lainsäädäntöön ja tapahtumiin, ii) pieni tapahtumakalenteri, johon on merkitty edustuston ja Suomen Europe Direct -verkoston ( tapahtumat, ja iii) tila, jossa voidaan tuoda esiin keskustelijoiden kannanottoja ja lukijoiden palautetta sekä soveltuvia linkkejä. Kuvamateriaali. Toimeksisaaja tuottaa tarvittavan materiaalin (valokuvat, jäljennökset, piirrokset jne.). Edustusto saa tekijänoikeuden kuvamateriaaliin. 7

8 Toimitussihteeri Toimittamiseen liittyvät tehtävät: Toimitustyön suunnittelu ja artikkeleiden valvonta. Edustuston tiedotuspäällikkö ja toimitussihteeri kokoontuvat edustuston tiloihin kahden kuukauden välein keskustelemaan ja sopimaan lehden tulevien numeroiden sisällöstä. Toimitussihteerin on esitettävä kirjallinen ehdotus sisällöstä ennen jokaista kokousta. Kirjoitusten ja kuvamateriaalin kerääminen. Toimeksisaaja vastaa artikkeleidensa ja haastattelujensa valmistelusta sekä seminaarien, vierailujen ja tapahtumien selostuksista. Odotettavissa on 10 matkapäivää vuodessa, kaikki Suomessa. Tulevaa EU-lainsäädäntöä ja tapahtumia koskevan katsauksen sekä tapahtumakalenterin päivittäminen. Layoutin, valokuvien ja muun kuvituksen tilaaminen. Oikoluku. Kokoukset, raportointi ja yhteydenpito edustustoon sekä tarpeelliset puhelinneuvottelut, videoneuvottelut ja kirjeenvaihto. Lehden sähköisen version layoutin tuottaminen. Ulkopuolisten avustajien käyttö Laadukkaan tuotteen tuottamiseksi ja korkean ammatillisen tason varmistamiseksi toimeksisaaja voi nimetä päteviä ja ammattitaitoisia avustavia toimittajia ja kuvittajia, joille on haettava edustuston hyväksyntä. Edustusto varaa oikeuden nimetä tiettyjä toimittajia ja kuvittajia erityisiin tehtäviin Käynnistysvaihe Sopimuksen voimaantulon yhteydessä järjestetään käynnistyskokous. Sen pohjalta toimeksisaajan on määriteltävä lehden lopullinen, yksityiskohtainen ja kokonaisvaltainen sisältösuunnitelma ja toteutettava se. Tulos on esiteltävä Euroopan komissiolle 20 työpäivän kuluttua sopimuksen voimaantulosta. Sisältösuunnitelmaan ja sen toteutukseen mahdollisesti tehtävistä muutoksista on keskusteltava edustuston kanssa viimeistelykokouksessa, joka järjestetään 10 päivän kuluttua ohjelman esittämisestä. Ensimmäinen lehti on hyväksytettävä ja lähetettävä 10 työpäivän kuluttua viimeistelykokouksesta. 8

9 Edellä mainittu käynnistysvaihe sisältää seuraavat: Layout: Toimeksisaajan on tuotettava ja toteutettava lehden ulkoasua varten yhtenäinen, muista erottuva graafinen ratkaisu (graafinen suunnitelma). On tärkeää, että ehdotettu ratkaisu tukee lehden journalistista ja toimituksellista linjaa. Lisäksi ulkoasun pitää olla linjassa komission suuntaviivojen, sellaisena kuin ne esitetään Euroopan komission tiedontuottajien oppaassa Information Providers' Guide ( ja Euroopan komission visuaalisen ilmeen ( kanssa. Tilaajatietokannan kokoaminen nykyisen Excel-muodossa olevan tietokannan pohjalta Tilaajatietokannan perustaminen ja hallinnointi ja lehden lähettäminen Lukijoiden pitää pystyä rekisteröitymään tilaajaksi ja peruuttamaan lehtitilauksensa. Lisäksi toimitussihteerin pitää pystyä päivittämään tilaajarekisteriä myös manuaalisesti esimerkiksi vuotuisten uusien lukijoiden hankintakampanjoiden yhteydessä (ks. seuraava kohta). Tilaajatietojen käsittelyssä on noudatettava henkilötietojen käsittelystä annettuja lakeja ja sääntöjä. Tietoja ei saa ilman Euroopan komission antamaan kirjallista lupaa käyttää muihin tarkoituksiin kuin lehden lähettämiseen. Sopimuksen päättyessä kaikki tiedot on välittömästi siirrettävä komissiolle Vuotuinen lukijatutkimus, tarkistettua strategiaa ja lukijakampanjoita koskevien ehdotusten valmistelu, kampanjoiden järjestäminen ja järjestelmän kehittäminen Toimeksisaajan on toteuttava lukijatutkimus kerran vuodessa. Tutkimuksessa on kysyttävä mielipiteitä 200 lukijan otokselta, jotta voidaan tutkia lukijoiden näkemyksiä lehden sähköisestä ja painetusta versiosta. Lukijatutkimuksen muodosta ja kysymyksistä sovitaan Euroopan komission Suomen-edustuston kanssa. Lehden sisältöä ja ulkoasua on kehitettävä säännöllisesti kohderyhmän pyyntöjen ja tarpeiden perusteella. Sen vuoksi toimeksisaajan on tehtävä yksityiskohtainen lukijatutkimus sopimuksen jokaisen vuotuisen uudistamisjakson alussa. Toimeksisaajan on kyseisen lukijatutkimuksen sekä käyttäjätilastojen yms. perusteella laadittava seuraavat: lukijatutkimuksen tulokset 9

10 ehdotus lehden pitkän aikavälin strategian tarkistamiseksi, mukaan luettuina seuraavat: ehdotus sisällön jatkokehittämisestä ehdotus teknisestä jatkokehittämisestä ehdotus ulkoasun jatkokehittämisestä uusien kohderyhmien kartoitus ja suunnitelma uusien lukijoiden houkuttelemiseksi ottaen huomioon sähköisten tiedotusvälineiden mahdollisuudet ja rajoitteet Raportit Toimeksisaajan on toimitettava neljännesvuosittain komissiolle sopimuksen täytäntöönpanoa käsittelevät toimintaraportit, joissa esitetään käytetyt resurssit yksityiskohtaisesti joissa esitetään esiin tulleet ongelmat ja niiden ratkaisut. Raporttien laatimisesta aiheutuneet kustannukset on sisällytettävä yksikköhintaan. 4. SOPIMUKSEN KOKO Tarjouspyynnön alustava budjetti on euroa vuodessa ja euroa neljän vuoden aikana. 5. SOPIMUSPUITTEET Edellä määritellyistä palveluista tehdään suora palveluhankintasopimus Euroopan komission Suomen-edustuston ja valitun tarjoajan välillä. Sopimusluonnos on tarjouspyynnön liitteessä II. Tarjousta laatiessaan tarjoajan on otettava huomioon sopimusluonnoksen määräykset, etenkin sen kohdat I.8 Tulosten hyödyntäminen II.10 Tulosten omistusoikeus Teollis- ja tekijänoikeudet II.15 Raportointi ja maksut 10

11 6. TARJOUSTEN ESITTÄMINEN Tarjouksessa on oltava seuraavat asiakirjat: Poissulkemisperusteita koskeva valaehtoinen vakuutus eli tarjouspyynnön liitteessä IV oleva lomake täytettynä ja allekirjoitettuna. Kaikki asiakirjat, jotka liittyvät kohdassa 10 lueteltuihin valintaperusteisiin; näiden osalta tarjoajan on täytettävä liitteissä V ja VI olevat taulukot. Tekninen tarjous, jonka on oltava kohdan 7 mukainen ja linjassa kohdassa 3 esitetyn eritelmän kanssa. Kohdan 8 mukainen hintatarjous, joka täyttää kaikki tarjouseritelmän vaatimukset ja joka on tehty käyttäen liitteessä III olevaa taulukkoa, jonka tarjoaja on täyttänyt ja allekirjoittanut. 7. TEKNINEN TARJOUS Tarjoajien on sisällytettävä tarjoukseensa kaikki tarjouseritelmän vaatimukset täyttävä tekninen tarjous, jossa eritellään, miten sopimuksen mukaiset tehtävät suoritetaan. Teknisen tarjouksen on noudatettava sopimuksen kohteen jäsentelyä (ks. kohta 3). Tarjoajien olisi lisäksi toimitettava seuraava ehdotus: Tiivistetty kuvaus lehden sisällöstä ja ulkoasusta (layout). Kuvaus (enintään kolme A4-sivua) lehdestä ja siitä, miten lehden sisältöä ja ulkoasua voidaan kehittää edelleen, tarjouseritelmän kohdan 3 mukaisesti. Europa-lehden painetun version mallikappale, jossa on esimerkkejä sisällöstä, suunnittelusta ja rakenteesta. Mallikappaleessa on oltava kansilehti ja neljä sisäsivua. Yksi esimerkki uutisartikkelista, jossa on paikallinen tai alueellinen suomalainen näkökulma ja jonka aiheena on finanssikriisin tulevaisuus, sekä yksi esimerkki haastattelusta. Artikkelit on esitettävä lehden suunnitellun layoutin mukaisesti (molempien pituuden on oltava merkkiä välilyönnit, välimerkit ja tietoruuduissa olevat kirjaimet mukaan luettuina). Artikkeleiden pitää olla sisällöltään ja ulkoasultaan helppolukuisia, kiinnostavia ja informatiivisia. Artikkelit on suunnattava sekä suurelle yleisölle sekä kohderyhmille, joilla on jo jonkin verran tietoa asiasta. Näyte lehden sähköisen version ulkoasusta (layout). Näyte on toimitettava sähköisellä laitteella. Tekninen tarjous ei saa sisältää asiakirjoja, jotka on mainittu poissulkemis- ja valintaperusteiden yhteydessä, eikä siinä tulisi viitata seikkoihin, jotka on jo käsitelty poissulkemis- ja valintaperusteissa. 11

12 Tekninen tarjous arvioidaan kohdassa 11 esitettyjen laatua koskevien ratkaisuperusteiden mukaisesti. 8. HINTATARJOUS Hintatarjous on esitettävä liitteessä III olevalla lomakkeella, joka on allekirjoitettava ja päivättävä asianmukaisesti. Hinnan tulee olla kokonaishinta, joka sisältää kaikki edellä kuvatun sopimuksen toteuttamiseen liittyvät kustannukset. 9. POISSULKEMISPERUSTEET Tarjouksia tarjoajilta, jotka eivät täytä varainhoitoasetuksen artiklassa tarkoitettuja poissulkemisperusteita, ei arvioida. 106 ja 9.1. Valaehtoinen vakuutus ja asiakirjanäyttö Tarjoajien on toimitettava asianmukaisesti allekirjoitettuna ja päivättynä tarjouspyynnön liitteessä IV olevan mallin mukainen valaehtoinen vakuutus, jossa todetaan, että mikään poissulkemiseen johtavista tilanteista ei koske niitä. Tarjoajan, jolle sopimus ollaan myöntämässä, on hankintaviranomaisen antamaan määräaikaan mennessä ja ennen sopimuksen allekirjoittamista toimitettava tarvittavat asiakirjat vakuutuksensa tueksi. Näiden asiakirjojen on oltava lainvoimaisia tarjouksen jättämisen määräaikana, ja ne saavat olla enintään 12 kuukautta vanhoja. Vaadittavan asiakirjanäytön on tarjoajan sijoittautumismaan kansallisesta lainsäädännöstä riippuen koskettava oikeushenkilöitä ja luonnollisia henkilöitä sekä, jos hankintaviranomainen katsoo sen tarpeelliseksi, yritysjohtajia tai muita henkilöitä, joilla on valtuudet edustaa tarjoajaa tai tehdä päätöksiä tämän puolesta tai valvoa tätä. Jos tällainen asiakirjanäyttö on jo toimitettu jonkin toisen hankintamenettelyn yhteydessä ja jos asiakirjojen päiväyksestä on kulunut enintään vuosi ja ne ovat edelleen voimassa, tarjoajan on annettava valaehtoinen vakuutus siitä, että asiakirjat on jo toimitettu aiemman hankintamenettelyn yhteydessä, ja vahvistettava, että hänen tilanteensa ei ole muuttunut

13 9.2. Yritysten yhteenliittymien esittämät tarjoukset sekä tarjoukset, joihin sisältyy alihankintaa Jos tarjouksen esittää yritysten yhteenliittymä tai palveluita tarjoava ryhmittymä, kaikkien tarjoukseen osallistuvien talouden toimijoiden on päivätyllä ja allekirjoitetulla valaehtoisella vakuutuksella (liite IV) osoitettava, ettei mikään tarjouskilpailun tai hankintamenettelyn ulkopuolelle sulkemiseen johtava peruste päde niihin. Tarjoajan, jonka kanssa hankintasopimus aiotaan tehdä, on toimitettava hankintaviranomaiselle tämän asettamaan määräaikaan mennessä ja ennen sopimuksen allekirjoittamista edellä mainitut todisteet, joilla varmistetaan yritysten yhteenliittymän tai palveluita tarjoavan ryhmittymän jokaisen jäsenen valaehtoinen vakuutus. Jos tarjoukseen sisältyy alihankintaa, tarjoajan on hankintaviranomaisen sitä pyytäessä toimitettava hankintaviranomaiselle suunnitellun alihankkijan antama valaehtoinen vakuutus, jonka mukaan tämä ei ole missään varainhoitoasetuksen 106 ja 107 artiklassa tarkoitetuista tilanteista. Jos hankintaviranomainen epäilee tätä valaehtoista vakuutusta, sen on pyydettävä varainhoitoasetuksen soveltamissääntöjen 143 artiklan 3 ja 4 kohdassa tarkoitetut todisteet. Tarvittaessa sovelletaan soveltamissääntöjen 143 artiklan 5 kohtaa. 10. VALINTAPERUSTEET Tarjoajan valmiudet Tarjoajan on osoitettava riittävä vakavaraisuutensa, luottokelpoisuutensa sekä tekninen suorituskykynsä ja ammatillinen pätevyytensä, joita tämän tarjouseritelmän 3 kohdassa määriteltyjen tehtävien suorittaminen edellyttää. Talouden toimija voi tarvittaessa ja tietyn hankinnan osalta tukeutua muiden organisaatioiden resursseihin tarvittavan vakavaraisuuden, luottokelpoisuuden, teknisen suorituskyvyn ja ammatillisen pätevyyden hankkimiseksi riippumatta siitä, millaiset oikeudelliset siteet sillä on niihin (alihankkija, emoyritys, kolmas osapuoli). Toimijan on tällöin osoitettava hankintaviranomaiselle, että sillä on sopimuksen toteuttamiseksi tarvittavat resurssit, esittämällä esimerkiksi kyseisiltä organisaatioilta saamansa sitoumukset, joiden mukaan se saa tarvittavat resurssit käyttöönsä (ks. kohdat 10.2 ja 10.3). Jos luottokelpoisuus perustuu kokonaan tai hyvin suurelta osin kolmanteen osapuoleen, hankintaviranomainen voi vaatia, että kyseinen organisaatio allekirjoittaa sopimuksen tai että se antaa yhteisvastuullisen 13

14 first demand -takuun siinä tapauksessa, että sopimus myönnetään tarjoajalle. Tarjoajan on todistettava vakavaraisuutensa, luottokelpoisuutensa sekä tekniset ja ammatilliset valmiutensa liittämällä tarjoukseensa seuraavassa mainitut tiedot ja asiakirjat. Hankintaviranomainen voi päättää olla vaatimatta tarjoajalta kohdissa 10.1.a 10.1.c tarkoitettuja asiakirjatodisteita, jos tällaiset todisteet on jo toimitettu sille muun hankintamenettelyn yhteydessä ja jos ne täyttävät edelleen kohdassa 10.1 asetetut vaatimukset a) Oikeudellinen asema ja pankkitilitiedot Tarjoajan on toimitettava asianmukaisesti täytettynä ja allekirjoitettuna oikeushenkilöllisyyttä koskeva lomake sekä tilitietolomake, joissa on mukana tarvittavat liitteet. Lomakkeet ovat saatavilla seuraavissa osoitteissa: /legal_entities_en.cfm nancial_id_en.cfm 10.1.b) Luottokelpoisuus ja vakavaraisuus Luottokelpoisuus ja vakavaraisuus on todistettava seuraavilla asiakirjoilla: taseet tai otteet niistä kahdelta viimeksi päättyneeltä tilikaudelta, jos talouden toimijan sijoittautumisvaltion yhtiölainsäädännössä edellytetään taseen julkaisemista liitteessä VI olevat taulukot I ja II, joihin on merkitty kaikki taseista otetut asianmukaiset tiedot (euroina), asianmukaisesti täytettyinä, allekirjoitettuina ja päivättyinä. Taulukot on toimitettava myös CD/DVD-levyllä tai USB-tikulla. Jos tarjoaja ei voi toimittaa vaadittuja asiakirjoja hankintaviranomaiselle poikkeuksellisesta syystä, jota hankintaviranomainen pitää perusteltuna, tarjoaja saa osoittaa vakavaraisuutensa ja luottokelpoisuutensa jollain muulla hankintaviranomaisen hyväksymällä tavalla (pankkitakauksella, ammattivastuuvakuutuksella jne.) c) Tekninen suorituskyky ja ammatillinen pätevyys Arviointiperuste 1: Ammattikokemus vastaavanlaisten palvelujen tuottamisessa: tarjoajan on todistettava kokemuksensa lehden tuottamisesta; kunkin tuotantohankkeen arvon on oltava vähintään euroa. 14

15 Todisteena tarjoajan on esitettävä luettelo toteuttamistaan vähintään kolmesta ja enintään kuudesta vastaavasta palvelutoimituksesta viimeisten kolmen (enintään viiden) vuoden aikana. Luettelossa on mainittava hankkeiden hintaluokka, toteutusajankohdat ja tilaajat sekä tilaajilta saadut suositukset. Luettelossa olevien hankkeiden on osoitettava tarjoajan kyky tuottaa lehteä. Vähintään kahden näistä hankkeista tulisi olla suomenkielisiä. Arviointiperuste 2: Palvelut tuottavassa työryhmässä olisi oltava vähintään seuraavat: Hankevastaava: Vähintään kolmen vuoden kokemus hankehallinnosta, mukaan luettuna kokemus toimitetun palvelun valvonnasta, asiakaspalvelusta ja konfliktinratkaisusta vastaavankokoisessa hankkeessa (jonka arvo on vähintään euroa), sekä kokemus vähintään kolmihenkisen työryhmän johtamisesta. Journalistisen editoinnin asiantuntija: Vähintään kolmen vuoden ammattikokemus lehden tuottamisen alalta. Toimitussihteeri: vähintään toisen asteen tutkinto vähintään kolmen vuoden kokemus lehden tuottamisen alalta hyvä internet-hakuvälineiden tuntemus Euroopan unionin ja sen toimielinten toiminnan hyvä tuntemus täydellinen suomen kielen taito: vähimmäisvaatimuksena kielitaitotaso C2: hyvä ruotsin ja englannin kielen taito: vähimmäisvaatimuksena kielitaitotaso B2: Todisteeksi vaatimusten täyttämisestä tarjoajan on toimitettava tiedot kunkin palvelujen tuottamiseen osallistuvan henkilön (myös johtohenkilöstön) tutkinnoista. Kussakin CV:ssä on ilmoitettava, mihin palvelujen tuottamiseen liittyvään tehtävään kyseistä henkilöä kaavaillaan. Arviointiperuste 3: Tarvittavat tekniset resurssit sopimuksen mukaisten tehtävien suorittamiseen parhaiden ammattikäytänteiden mukaisesti: Toimeksisaajalla pitää olla tilat, ohjelmistot ja laitteet, joita tarvitaan tehtävien suorittamiseksi sähköisen ja painetun lehden käsittelyn yhteydessä. 15

16 Käytettävissä olevan infrastruktuurin ja laitteiston on käsitettävä vähintään seuraavat: tarvittava atk-laitteisto tehokas internet-yhteys tarvittava laitteisto valokuvaamista ja videoiden käsittelyä varten. Tarjoajan on esitettävä kuvaus infrastruktuurista ja käytettävissä olevasta laitteistosta Yhteistarjouksia koskevat lisävaatimukset Jos tarjouksen tekee yhteenliittymä tai ryhmittymä, kunkin sen jäsenen vakavaraisuus ja luottokelpoisuus on todistettava (ks. kohta 10.1.b). Lisäksi tarjouksen mukana on toimitettava seuraavat asiakirjat: asiakirja, jossa ilmoitetaan yhteenliittymää edustamaan nimetyn yrityksen nimi, sopimuksen allekirjoittajaksi yhteenliittymän puolesta valtuutetun ja/tai yhteyshenkilönä komissioon päin toimivan henkilön valtakirja, asiakirja, jossa kuvataan selkeästi ryhmän tai vastaavan kokonaisuuden (yhtiö/tilapäinen yhteenliittymä jne.) kokoonpano ja rakenne sekä se, missä oikeudellisessa muodossa niiden yhteistyö toteutetaan siinä tapauksessa, että ne voittavat tarjouskilpailun, jos oikeudellisen muodon muuttaminen on tarpeen sopimuksen asianmukaisen täytäntöönpanon kannalta, kunkin jäsenen allekirjoittama kirje, jossa sitoudutaan toimittamaan tarjouksessa esitetyt palvelut ja jossa kuvataan jäsenen rooli, pätevyys ja kokemus Alihankintaa sisältäviä tarjouksia koskevat lisävaatimukset Jos tarjoukseen sisältyy alihankintaa, tarjoajan on esitettävä todisteet kaikkien alihankkijoiden vakavaraisuudesta ja luottokelpoisuudesta (ks. kohta 10.1.b), jos alihankkijoille osoitetut tehtävät muodostavat vähintään 20 prosenttia sopimuksen arvosta. Lisäksi tarjouksen mukana on toimitettava seuraavat asiakirjat: asiakirja, jossa ilmoitetaan selkeästi kunkin alihankkijan henkilöllisyys, rooli, tehtävät ja velvollisuudet, eritellään kullekin alihankkijalle annettujen tehtävien laajuus/osuus sekä kuvataan suunnitellut laadunvalvontatoimet kunkin alihankkijan tekemien töiden laadun seuraamiseksi, kultakin alihankkijalta sitoumuskirje, jossa alihankkija yksiselitteisesti sitoutuu tekemään yhteistyötä tarjoajan kanssa, jos tämä voittaa 16

17 tarjouskilpailun, ja jossa todetaan, missä määrin alihankkija asettaa resurssejaan tarjoajan käytettäväksi sopimuksen toteuttamista varten. Jos alihankintaa ei käytetä, on toimitettava asiakirja, jossa tarjoaja toteaa, että alihankintaa ei ole tarkoitus käyttää ja että komissiolle ilmoitetaan, jos tilanne muuttuu. Komissio pidättää itsellään oikeuden päättää, hyväksyykö se tällaisen muutoksen. Tarjoaja, jolla on ammatillinen eturistiriita, joka voi vaikuttaa sopimuksen täytäntöönpanoon, voidaan hylätä sillä perusteella, etteivät ammatillista pätevyyttä koskevat valintaperusteet täyty. 11. RATKAISUPERUSTEET Tarjouksia tarjoajilta, jotka eivät täytä poissulkemis- tai valintaperusteita, ei oteta huomioon tarjouskilpailua ratkaistaessa. Menettelyssä valitaan hinta-laatusuhteeltaan paras tarjous seuraavin perustein: a. Lehden sisällöstä ja ulkoasusta esitetyn tiivistetyn kuvauksen olennaisuus, kattavuus ja vakuuttavuus. Kuvaus (enintään kolme A4-sivua) lehdestä ja siitä, miten lehden sisältöä ja ulkoasua voidaan kehittää edelleen. Tämä arviointiperuste muodostaa 20 prosenttia tarjouksen kokonaisarvosanasta. b. Europa-lehden painetun version mallikappaleen laatu: helppolukuinen, kiinnostava ja informatiivinen sisältö ja ulkoasu (sisältö, graafinen suunnittelu ja taitto sekä esitetyn tiedon ajankohtaisuus, läheisyys ja merkityksellisyys eri kohderyhmien kannalta). Tämä arviointiperuste muodostaa 20 prosenttia tarjouksen kokonaisarvosanasta. c. Näytteenä esitetyn uutisartikkelin ja haastattelun laatu: helppolukuinen, kiinnostava ja informatiivinen sisältö ja ulkoasu (esitetyn tiedon tyyli, ajankohtaisuus, läheisyys ja merkityksellisyys eri kohderyhmien kannalta). Tämä arviointiperuste muodostaa 20 prosenttia tarjouksen kokonaisarvosanasta. d. Näyte lehden sähköisen version ulkoasusta (layout). Tämä arviointiperuste muodostaa 20 prosenttia tarjouksen kokonaisarvosanasta. e. Kuvaus toimenpiteistä sen varmistamiseksi, että sopimus täytetään tehokkaasti ja keskeytyksettä koko sopimuskauden ajan ja määräaikoja noudatetaan; toteutuksen laadukkuus, mukaan luettuina laadunvalvontatoimet. Tämä arviointiperuste muodostaa 20 prosenttia tarjouksen kokonaisarvosanasta. f. Hinta. 17

18 Hinta Tekninen arviointi Tarjouksen osana toimitettu tekninen tarjous (ks. kohta 7) arvioidaan kohdissa a, b, c, d ja e esitettyjen laatuperusteiden perusteella. Teknisen arvioinnin tulos on kunkin laatuperusteen arvioinnin tuloksena saatujen pisteiden summa. Tarjouskilpailua ratkaistaessa otetaan huomioon ainoastaan tarjoukset, jotka ovat saaneet vähintään 60 % kunkin arviointiperusteen enimmäispistemäärästä ja yhteensä vähintään 70 pistettä Taloudellinen arviointi Hintatarjouksen tekemisessä on käytettävä liitteessä VI olevaa taulukkoa. Jos alkuperäistä taulukkoa muutetaan tai siitä jätetään pois jotakin, tarjous hylätään. Komissio käyttää hintatarjousten arvioinnissa ja vertailussa viitehintaa, joka on laskettu liitteessä III olevan hintataulukon mukaisesti. Ainoastaan tarjousten vertailua varten oletetaan, että sähköisiä versioita on viisi (5) ja painettuja versioita yksi (1) vuodessa Tarjouskilpailun ratkaiseminen Sopimus myönnetään sen tarjouksen tekijälle, joka saa seuraavan kaavan mukaisesti laskettuna korkeimman pistemäärän: Tarjouksen X saamat pisteet = Edullisin viitehinta Tarjouksen viitehinta X * Tarjouksen X laatupisteet yhteensä (enintään 100) kaikkien arviointiperusteiden osalta 18