TARJOUSPYYNNÖN LIITE I TARJOUSERITELMÄ LAVA JA TEKNIIKKA EUROOPPA-PÄIVÄKSI ( ) NARINKKATORILLE NEUVOTTELUMENETTELY PN/ HEL/

Transkriptio

1 TARJOUSPYYNNÖN LIITE I TARJOUSERITELMÄ LAVA JA TEKNIIKKA EUROOPPA-PÄIVÄKSI ( ) NARINKKATORILLE NEUVOTTELUMENETTELY PN/ HEL/ Sisällysluettelo 1. TARJOUSKILPAILUN TARKOITUS JA ASIAYHTEYS SOPIMUKSEN KOHDE Tarjouspyynnön kohteena olevat palvelut Raportit SOPIMUKSEN KOKO SOPIMUSPUITTEET TARJOUSTEN ESITTÄMINEN TEKNINEN TARJOUS HINTATARJOUS... 4

2 8. POISSULKEMIS- JA VALINTAPERUSTEET Poissulkemisperusteet Valintaperusteet Yhteistarjouksia ja alihankintaa sisältäviä tarjouksia koskevat lisävaatimukset RATKAISUPERUSTEET Tekninen arviointi Taloudellinen arviointi Hankintasopimuksen tekeminen

3 1. TARJOUSKILPAILUN TARKOITUS JA ASIAYHTEYS Euroopan komission Suomen-edustusto järjestää yhdessä kumppaneiden kanssa ison Eurooppa-päivän tapahtuman Narinkka-torilla Helsingissä Ohjelmaa: asiaa ja viihdettä on aamusta klo asti. Tapahtuma-alue kattaa puolet torin kokonaisalasta. Narinkka-torilla on myös puolueiden ja kansalaisjärjestöjen info-telttoja. 2. SOPIMUKSEN KOHDE 2.1. Tarjouspyynnön kohteena olevat palvelut Tilaan ja tapahtumaan sopiva lava, jossa esitetään puheita, paneelikeskusteluja, tanssia ja musiikkia. Lavan tulee olla katettu ja sivuilta suojattu. Koska YLE kuvaa tapahtumaa, lava tulee somistaa ja siellä tulee näkyä EU-lippu. Näyttö, lavan takaseinään joka on ulkokäyttöön sopiva. Näytön tulee olla riittävän kokoinen lavan ja tapahtumapaikan huomioon ottaen, Näytöllä näytetään videoita silloin kun lavalla ei ole muuta ohjelmaa. Näytölle tulee olla mahdollista ajaa Euroopan komission Suomen-edustuston sekä kumppaneiden materiaaleja (video, ääni, kuva). Kaikki tarvittava tekniikka ja kalusteet lavalle yllä mainittuja eri ohjelmia varten. Tarvittavan sähkön hankinta (yhteys Tarvittava määrä teknikkoja koko päivän ajan (klo 7-21). Sound-check tehdään 8.5. myöhemmin ilmoitettuna ajankohtana. YLE kuvaa tapahtumaa, joten teknikoiden tulee tehdä yhteistyötä YLEn kanssa, jotta kuva ja ääni saadaan YLElle. Lavan rakennus tapahtuu Euroopan komission Suomen-edustusto hoitaa yövalvonnan paikalle. Tarvittavat valmistelupalaverit Euroopan komission Suomen-edustuston ja muiden kumppanien kanssa Raportit Ei sovelleta 3. SOPIMUKSEN KOKO Tämän tarjouskilpailun enimmäisbudjetti on SOPIMUSPUITTEET Edellä määritellyistä palveluista tehdään suora sopimus Euroopan komission Suomen-edustuston ja valitun tarjoajan välillä. Sopimusluonnos on tarjouspyynnön liitteessä II. 3

4 5. TARJOUSTEN ESITTÄMINEN Tarjouksen on sisällettävä kaikki asiakirjat, jotka on lueteltu tässä tarjouseritelmässä. 6. TEKNINEN TARJOUS Tarjoajien on sisällytettävä tarjoukseensa tarjouseritelmän kaikki vaatimukset täyttävä tekninen tarjous, jossa eritellään, miten sopimuksen mukaiset tehtävät suoritetaan. Tekniseen tarjoukseen ei sisällytetä asiakirjoja, jotka on mainittu poissulkemis- ja valintaperusteiden yhteydessä, eikä siinä viitata seikkoihin, jotka on jo käsitelty poissulkemis- ja valintaperusteissa. Ainoastaan kaikki jäljempänä luetellut tekniset vähimmäisvaatimukset täyttävät tekniset tarjoukset katsotaan vaatimustenmukaisiksi ja arvioidaan: 1. Tarjoajan on toimitettava kunnian ja omantunnon kautta annettu vakuutus siitä, että tekninen tarjous noudattaa ympäristö-, sosiaali- ja työoikeudellisia velvoitteita, jotka on vahvistettu unionin oikeudessa, kansallisessa lainsäädännössä, työehtosopimuksissa tai direktiivin 2014/24/EU liitteessä X luetelluissa kansainvälisissä ympäristö-, sosiaali- ja työoikeudellisissa säännöksissä (pakollinen). 2. Tarjoajien olisi laadittava havainnekuva ja ehdotus siitä, miten he toteuttavat lavan sekä listaus käytetyistä tekniikoista (ääni- ja valotekniikka sekä näyttö) Tekninen tarjous arvioidaan kohdassa 9 esitettyjen laatua koskevien ratkaisuperusteiden mukaisesti. 7. HINTATARJOUS Hintatarjous on esitettävä liitteessä V olevalla lomakkeella, joka on allekirjoitettava ja päivättävä asianmukaisesti. Hinnat on ilmoitettava kiinteinä ja euromääräisinä, myös euroalueen ulkopuolisissa maissa. Hintojen on oltava kokonaishintoja ilman arvonlisäveroa, jotka sisältävät kaikki edellä kuvatun sopimuksen toteuttamiseen liittyvät kustannukset. 8. POISSULKEMIS- JA VALINTAPERUSTEET Poissulkemis- ja valintaperusteita sovelletaan seuraavasti: Tarjoajien on tarjousten jättämisen yhteydessä sisällytettävä niihin seuraavat asiakirjat: - Liitteessä III oleva kunnian ja omantunnon kautta annettu vakuutus poissulkemis- ja valintaperusteiden noudattamisesta asianmukaisesti täytettynä, päivättynä ja allekirjoitettuna sekä tarvittaessa varustettuna korjaaviin toimenpiteisiin liittyvillä todisteilla. 4

5 Jos kyseessä on yhteistarjous, kaikkien tarjoukseen osallistuvien talouden toimijoiden on toimitettava kunnian ja omantunnon kautta annettu vakuutus poissulkemis- ja valintaperusteiden noudattamisesta. Jos tarjoukseen sisältyy alihankintaa, tarjoajan on toimitettava asianmukaisesti päivätty ja allekirjoitettu poissulkemis- ja valintaperusteita koskeva kunnian ja omantunnon kautta annettu vakuutus kultakin tiedossa olevalta alihankkijalta, sopimuksen tehtävistä tai jotka auttavat täyttämään valintaperusteet Hankintaviranomainen voi myöhemmässä vaiheessa pyytää miltä tahansa tarjoajalta todisteita poissulkemis- ja valintaperusteiden täyttymisestä Poissulkemisperusteet Jos tarjoaja on tilanteessa, joka johtaa varainhoitoasetuksen ja 107 artiklassa tarkoitettuun poissulkemiseen, sen jättämiä tarjouksia ei oteta huomioon Valintaperusteet Tarjoajan on erillisestä pyynnöstä osoitettava, että sillä on riittävät valmiudet oikeustoimikelpoisuuden ja sääntelyyn liittyvän kelpoisuuden, taloudellisten ja rahoitusta koskevien voimavarojen, teknisen suorituskyvyn ja ammatillisen pätevyyden osalta, jotta se kykenee suorittamaan tämän tarjouseritelmän kohdassa 2 määritellyt tehtävät. Talouden toimija voi tarvittaessa ja tietyn hankinnan osalta tukeutua muiden organisaatioiden resursseihin tarvittavien taloudellisten ja rahoitusta koskevien voimavarojen sekä teknisen suorituskyvyn hankkimiseksi riippumatta siitä, millaiset oikeudelliset siteet sillä on niihin (alihankkija, emoyritys, kolmas osapuoli). Sen on tällöin osoitettava hankintaviranomaiselle, että sillä on hankinnan suorittamiseksi tarvittavat resurssit, esittämällä esimerkiksi kyseisiltä organisaatioilta saamansa sitoumukset, joiden mukaan se saa tarvittavat resurssit käyttöönsä (ks. jäljempänä kohta 8.3). Jos luottokelpoisuus perustuu kokonaan tai hyvin suurelta osin kolmanteen osapuoleen, hankintaviranomainen voi vaatia, että kyseinen organisaatio allekirjoittaa sopimuksen tai että se antaa yhteisvastuullisen first demand -takuun siinä tapauksessa, että sopimus myönnetään tarjoajalle. a) Oikeustoimikelpoisuus ja sääntelyyn liittyvä kelpoisuus Tarjoajan on pyynnöstä toimitettava asianmukaisesti täytettynä ja allekirjoitettuna oikeushenkilöllisyyttä koskeva lomake sekä tilitietolomake tarvittavine liitteineen. Lomakkeet ovat saatavilla seuraavissa osoitteissa: entities_en.cfm _id_en.cfm Yhteistarjouksissa oikeushenkilöllisyyttä koskeva lomake tarvitaan kultakin osallistuvalta organisaatiolta, kun taas tilitietolomake tarvitaan vain ryhmän vetäjältä. 1 Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU, Euratom) 2015/1929, annettu 28 päivänä lokakuuta 2015, unionin yleiseen talousarvioon sovellettavista varainhoitosäännöistä annetun asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 muuttamisesta 5

6 Tarjoajien, jotka on jo rekisteröity hankintaviranomaisen kirjanpitojärjestelmään (eli jotka ovat jo olleet suoria toimeksisaajia), on toimitettava lomake mutta niiden ei tarvitse toimittaa todisteita. b) Taloudelliset ja rahoitusta koskevat voimavarat Taloudelliset ja rahoitusta koskevat voimavarat on pyynnöstä todistettava seuraavilla asiakirjoilla: Lausunto kokonaisliikevaihdosta kahdelta viimeksi kuluneelta tilikaudelta, vähintään vuodessa Jos tarjoaja ei voi toimittaa vaadittuja asiakirjoja hankintaviranomaiselle poikkeuksellisesta syystä, jota hankintaviranomainen pitää perusteltuna, tarjoaja saa osoittaa taloudelliset ja rahoitusta koskevat voimavaransa jollain muulla hankintaviranomaisen hyväksymällä tavalla (ammattivastuuvakuutuksella, uusien organisaatioiden liiketoimintasuunnitelmalla jne.). Joka tapauksessa tämä poikkeuksellinen syy ja sen perustelu on saatettava tarjouksessa hankintaviranomaisen tietoon. Komissio pidättää itsellään oikeuden pyytää mitä tahansa muuta asiakirjaa, jonka avulla se voi tarkastaa tarjoajan taloudelliset ja rahoitusta koskevat voimavarat. c) Tekninen suorituskyky ja ammatillinen pätevyys Tarjoajan on pyynnöstä osoitettava vakuuttavalla tavalla, että sillä on valmiudet suorittaa tarjouspyynnön kohteena olevat tehtävät. Tarjoaja, jolla on ammatillinen eturistiriita, joka voi vaikuttaa sopimuksen täytäntöönpanoon, voidaan hylätä sillä perusteella, etteivät ammatillista pätevyyttä koskevat valintaperusteet täyty. Valintaperuste 1: Ammattikokemus vastaavanlaisten palvelujen tuottamisessa: tarjoajan on todistettava kokemuksensa alalla. Todisteena tarjoajan on esitettävä luettelo kolmesta kolmen viime vuoden aikana toteuttamistaan vastaavanlaisista palvelutoimituksista. Luettelossa on mainittava hankkeiden hintaluokka, toteutusajankohdat ja tilaajat. Kunkin hankkeen arvon on oltava vähintään Valintaperuste 2: Tarvittavat henkilöstöresurssit sopimuksen mukaisten tehtävien suorittamiseen parhaiden ammattikäytänteiden mukaisesti Yhteistarjouksia ja alihankintaa sisältäviä tarjouksia koskevat lisävaatimukset Muutokset talouden toimijoiden ryhmän kokoonpanoon hankintamenettelyn aikana (tarjouksen jättämisen jälkeen) ovat mahdollisia vain poikkeuksellisissa olosuhteissa (esim. omistajanvaihdos), ja niille on saatava komission hyväksyntä. Alihankkijoiden vaihdokset hankintamenettelyn aikana (tarjouksen jättämisen jälkeen) edellyttävät komission hyväksyntää. Komissio vaatii ryhmän jäsenen tai alihankkijan vaihtamista, jos tämä on poissulkemiseen johtavassa tilanteessa tai ei täytä jotain valintaperustetta. 6

7 9. RATKAISUPERUSTEET Jos tarjoaja on poissulkemiseen johtavassa tilanteessa tai ei täytä valintaperusteita, sen tarjouksia ei oteta huomioon tarjouskilpailua ratkaistaessa. Tarjouksista valitaan hinta-laatusuhteeltaan paras tarjous 9.1. Tekninen arviointi 10. Tarjouksen osana toimitettu tekninen tarjous (ks. kohta 6) arvioidaan seuraavasti: Laatuperuste Perusteen soveltamisalan kuvaus Pisteiden perustekohtainen enimmäismäärä (painotus) Vähimmäispistemäärä (vähintään 60 % perustetta kohden ja yhteensä 70) Ratkaisuperuste 1 lavan visuaalinen ilme Visuaalisen ilmeen laatu ja arvioitu sopivuus Eurooppa-päivän tapahtumaan, ottaen huomioon, että YLE kuvaa tilaisuuden Ratkaisuperuste 2 ehdotettu lavatekniikka Ehdotetun lavatekniikan, kuten: valaisuksen, äänen, ja näytön laatu ja tarpeenmukaisuus Yhteensä Teknisen arvioinnin tulos on kunkin laatuperusteen arvioinnin tuloksena saatujen pisteiden summa. Tarjouskilpailua ratkaistaessa otetaan huomioon ainoastaan tarjoukset, jotka ovat saaneet vähintään [60 %] kunkin perusteen enimmäispistemäärästä ja yhteensä vähintään [60] pistettä. 9.2.Taloudellinen arviointi Hintatarjouksen tekemisessä on käytettävä liitteessä IV olevaa hintataulukkoa. Jos tätä standarditaulukkoa muutetaan tai siitä jätetään pois jotakin, tarjous saatetaan hylätä Hankintasopimuksen tekeminen Sopimus myönnetään sen tarjouksen tekijälle, joka saa seuraavan kaavan mukaisesti laskettuna korkeimman pistemäärän: Tarjouksen saamat pisteet X = Halvin hinta Tarjouksen X hinta * Tarjouksen X laatupisteet yhteensä (enintään 100) kaikkien perusteiden osalta 7

8 8