TARJOUSERITELMÄ. Euroopan komission Suomen-edustuston henkilökuljetuspalvelut (Puitesopimus) NEUVOTTELUMENETTELY PN/ /HEL

Transkriptio

1 Ref. Ares(2019) /02/2019 TARJOUSPYYNNÖN LIITE I TARJOUSERITELMÄ Euroopan komission Suomen-edustuston henkilökuljetuspalvelut (Puitesopimus) NEUVOTTELUMENETTELY PN/ /HEL

2 Sisällysluettelo 1. TARJOUSKILPAILUN TARKOITUS JA ASIAYHTEYS SOPIMUKSEN KOHDE Tarjouspyynnön kohteena olevat palvelut Tarjouspyynnön kohteena oleva kalusto Henkilöauto Tila-auto (van, pikkubussi) Linja-auto Tarjouspyynnön kohteena oleva henkilöstö Laskutus Raportit SOPIMUKSEN KOKO JA KESTO SOPIMUSPUITTEET TARJOUSTEN ESITTÄMINEN TEKNINEN TARJOUS HINTATARJOUS POISSULKEMIS- JA VALINTAPERUSTEET Poissulkemisperusteet Valintaperusteet Yhteistarjouksia ja alihankintaa sisältäviä tarjouksia koskevat lisävaatimukset RATKAISUPERUSTEET Tekninen arviointi Taloudellinen arviointi Puitesopimuksen tekeminen

3 1. TARJOUSKILPAILUN TARKOITUS JA ASIAYHTEYS Helsingissä vierailee kuukausittain korkea-arvoisia EU- tai muita virkamiehiä, joiden kuljetuspalvelut Euroopan komission Suomen-edustusto järjestää. Palvelut järjestetään pääosin edustuston omalla kalustolla ja henkilöstöllä, mutta esimerkiksi päällekkäisten vierailuiden tai henkilöstön ollessa muissa tehtävissä, edustusto hankkii nämä palvelut ulkopuolisilta toimijoilta. Erityisesti heinäkuussa 2019 alkavan Suomen EU-puheenjohtajuuskauden odotetaan lisäävän näitä tarpeita. 2. SOPIMUKSEN KOHDE Tarjouksessa on esitettävä, miten alla määritetyt palvelut toteutetaan ja miten niihin liittyvät vaatimukset täytetään Tarjouspyynnön kohteena olevat palvelut Edustusto järjestää tarjouskilpailun puitesopimuksen solmimiseksi yllämainittujen vierailujen henkilökuljetuspalvelujen hoitamisesta. Henkilökuljetuspalveluja tarvitaan pääasiallisesti: Pääkaupunkiseudulla arkipäivinä klo Satunnaisesti palveluja voidaan tarvita myös: Arkipäivinä klo ; Viikonloppuisin (pe ma ) tai juhlapyhinä; Muualla Suomessa. Edustusto tekee tilaukset sähköpostitse, jossa esitetään tarvittavan henkilökuljetuspalvelun aloitusaika, paikka ja reitti. Edustusto pyytää myös palveluntarjoajalta vahvistuksen tilauksen vastaanotosta. Palvelutarjoajan on voitava tarjota pyydetyt palvelut 24 tunnin kuluessa. Palvelun tarjoaja on taattava tilatun henkilökuljetuspalvelun saatavuus pyydettynä aikana (tilattu kalusto kuljettajineen) sovitun reitin mukaisesti Tarjouspyynnön kohteena oleva kalusto Palveluntarjoajan on taattava, että tarjottu kalusto täyttää kaikki ajoneuvojen lainmukaiset vaatimukset.autojen on oltava teknisesti tarkistettu sekä vakuutusten on oltava voimassa Tarvittaessa tarjoajan on oltava valmiina tarjoamaan samanaikaisesti kahta identtistä autoa. Matkan keskeytyessä (auton tekninen vika, hätätilanne tms.) palveluntarjoajan on pystyttävä sujuvasti korjaamaan tilanne, jotta matka voi jatkua mahdollisimman nopeasti. Palvelutarjoajan on pystyttävä tarjoamaan kalustoa kaikissa tässä tarjouseritelmässä pyydetyissä luokissa. 3

4 Henkilöauto Henkilöauton tulee olla vähintään E-luokkaa edustava auto, kuten esimerkiksi BMW 500-sarja, Mercedes Benz E, Audi A6, Volvo S90, tummansininen tai musta sedan. Ajoneuvon mallin tuotantovuosi ei saa olla aikaisempi kuin Ajoneuvoissa ei saa olla erityisiä merkintöjä (kuten taksi) tai mainoksia Tila-auto (van, pikkubussi) Tila-autossa tulee olla vähintään 7 kiinteää matkustajanpaikkaa (esim. MB Viano, Volkswagen Caravelle tms). Ajoneuvon mallin tuotantovuosi ei saa olla aikaisempi kuin Ajoneuvoissa ei saa olla erityistä merkintää (kuten taksi) tai mainoksia Linja-auto Linja-autossa tulee olla vähintään 16 kiinteää matkustajapaikkaa Tarjouspyynnön kohteena oleva henkilöstö Kuljettajilla tulee olla vastaavan luokan ajokortti ja vähintään kolmen vuoden ajokokemus sekä vähintään hyvä suomen ja englannin kielen taito. Sekä kuljettajien että ajoneuvojen tulee olla edustavia. Eduksi katsotaan diplomaattisten edustustojen tai valtionhallinnon ministeriöiden ja virastojen aiempi palvelukokemus ja hyvä tietämys pääkaupunkiseudun liikenteestä. Kuljettajan pitää pystyä tarjoamaan kuljetusta kaikissa paikoissa ja kaikkina aikoina tarjouseritelmän kohdan 2.1. mukaisesti esitetyn tilauksen ehtojen perusteella. Kuljettajilla ei saa olla työsuhdetta Euroopan komission kanssa. Palveluntarjoaja tulee korvata poissaoleva työntekijä välittömästi vastaavalla ja varmistaa palvelun toiminta ilman keskeytyksiä. Palveluntarjoajan tulee varmistaa, että kuljettajilla ei ole rikosrekisteriä. Jos käy ilmi, että kuljettajalla on rikosrekisteri, korvaa palveluntarjoaja kuljettajan välittömästi toisella henkilöllä. Palveluntarjoaja määrittele yhteyshenkilön, joka takaa tilatun palvelun moitteettoman toiminnan koko sopimuskauden aikana Laskutus Palvelusta maksetaan tuntihinnan, työtuntien ja käytetyn kaluston mukaisesti. Kuukausilaskun pitää sisältää kuljetusraportin palveluista, jota on tarjottu edustustolle edellisen kuun aikana Raportit Palvelun tarjoaja esittää kerran kuussa laskun yhteydessä Edustustolle kuukausiraportin kuljetuspalveluista, jota on tarjottu Edustustolle edellisen kuun aikana. Ajoraportin toimittaminen liittyy palvelujen maksamiseen ja se on säädetty sopimuksen artiklassa I.5. 4

5 3. SOPIMUKSEN KOKO JA KESTO Tämän tarjouskilpailun arvioitu enimmäisbudjetti on euroa sopimuskauden aikana ilman arvonlisäveroa. Puitesopimus on voimassa 12 kuukautta sen voimaan tulosta ja se voidaan uusia kolme kertaa 12 kuukaudeksi eteenpäin. Näin ollen puitesopimuksen enimmäispituus on 4 vuotta. 4. SOPIMUSPUITTEET Edellä määritellyistä palveluista tehdään puitesopimus Euroopan komission Suomenedustuston ja valitun tarjoan välillä. Sopimusluonnos on tarjouspyynnön liitteessä II. Tarjoajien tulee huomioida, että puitesopimuksesta ei seuraa hankintaviranomaiselle sitoumusta tai velvollisuutta hankkia siinä mainittuja palveluja. Jokainen tilaus tehdään erikseen ja yli tuhannen euron tilauksista allekirjoitetaan erillinen tilauslomake. Tarjousta laatiessaan tarjoajan on otettava huomioon sopimusluonnoksen määräykset. 5. TARJOUSTEN ESITTÄMINEN Tarjouksen on sisällettävä kaikki pyydetyt asiakirjat liitteineen: Tekninen tarjous Hintatarjouslomake Kunnian ja omantunnon kautta annettu vakuutus 6. TEKNINEN TARJOUS Tarjoajien on sisällytettävä tarjoukseensa tarjouseritelmän kaikki vaatimukset täyttävä tekninen tarjous, jossa eritellään, miten sopimuksen mukaiset palvelut toteutetaan ja miten tarjouseritelmässä esitetyt vaatimukset täytetään. Tekniseen tarjoukseen ei sisällytetä asiakirjoja, jotka on mainittu poissulkemis- ja valintaperusteiden yhteydessä, eikä siinä viitata seikkoihin, jotka on jo käsitelty poissulkemis- ja valintaperusteissa. Ainoastaan kaikki jäljempänä luetellut tekniset vähimmäisvaatimukset täyttävät tekniset tarjoukset katsotaan vaatimustenmukaisiksi ja arvioidaan. Tarjoajan on toimitettava kunnian ja omantunnon kautta annettu vakuutus siitä, että tekninen tarjous noudattaa ympäristö-, sosiaali- ja työoikeudellisia velvoitteita, jotka on vahvistettu unionin oikeudessa, kansallisessa lainsäädännössä, työehtosopimuksissa tai direktiivin 2014/24/EU liitteessä X luetelluissa kansainvälisissä ympäristö-, sosiaali- ja työoikeudellisissa säännöksissä (pakollinen). Tekninen tarjous arvioidaan kohdassa 9 esitettyjen laatua koskevien ratkaisuperusteiden mukaisesti, jotka on otettava huomioon tarjousta laadittaessa. 5

6 7. HINTATARJOUS Hintatarjous on esitettävä liitteessä III olevalla lomakkeella, joka on allekirjoitettava ja päivättävä asianmukaisesti. Hinnat on ilmoitettava kiinteinä ja euromääräisinä, myös euroalueen ulkopuolisissa maissa. Hintojen on oltava kokonaishintoja, jotka sisältävät kaikki edellä kuvatun sopimuksen toteuttamiseen liittyvät kustannukset (ml. mahdollinen laskutuslisä) ilman arvonlisäveroa. 8. POISSULKEMIS- JA VALINTAPERUSTEET Poissulkemis- ja valintaperusteita sovelletaan seuraavasti: Tarjoajien on tarjousten jättämisen yhteydessä sisällytettävä niihin liitteessä IV oleva kunnian ja omantunnon kautta annettu vakuutus poissulkemis- ja valintaperusteiden noudattamisesta asianmukaisesti täytettynä, päivättynä ja allekirjoitettuna sekä tarvittaessa varustettuna korjaaviin toimenpiteisiin liittyvillä todisteilla. Jos kyseessä on yhteistarjous, kaikkien tarjoukseen osallistuvien talouden toimijoiden on toimitettava kunnian ja omantunnon kautta annettu vakuutus poissulkemis- ja valintaperusteiden noudattamisesta. Jos tarjoukseen sisältyy alihankintaa, tarjoajan on toimitettava asianmukaisesti päivätty ja allekirjoitettu poissulkemis- ja valintaperusteita koskeva kunnian ja omantunnon kautta annettu vakuutus kultakin tiedossa olevalta alihankkijalta, jonka tehtävien osuus on yli 20 % sopimuksen tehtävistä tai jotka auttavat täyttämään valintaperusteet Hankintaviranomainen voi myöhemmässä vaiheessa pyytää miltä tahansa tarjoajalta todisteita poissulkemis- ja valintaperusteista Poissulkemisperusteet Jos tarjoaja on tilanteessa, joka johtaa varainhoitoasetuksen artikloissa tarkoitettuun poissulkemiseen, sen jättämiä tarjouksia ei oteta huomioon Valintaperusteet Tarjoajan on voitava osoittaa, että sillä on riittävät valmiudet oikeustoimikelpoisuuden ja sääntelyyn liittyvän kelpoisuuden, taloudellisten ja rahoitusta koskevien voimavarojen, teknisen suorituskyvyn ja ammatillisen 1 Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU, Euratom) 2018/1046, annettu 18 päivänä heinäkuuta 2018, unionin yleiseen talousarvioon sovellettavista varainhoitosäännöistä, asetusten (EU) N:o 1296/2013, (EU) N:o 1301/2013, (EU) N:o 1303/2013, (EU) N:o 1304/2013, (EU) N:o 1309/2013, (EU) N:o 1316/2013, (EU) N:o 223/2014, (EU) N:o 283/2014 ja päätöksen N:o 541/2014/EU muuttamisesta sekä asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 kumoamisesta 6

7 pätevyyden osalta, jotta se kykenee suorittamaan tämän tarjouseritelmän kohdassa 2 määritellyt tehtävät. Talouden toimija voi tarvittaessa ja tietyn hankinnan osalta tukeutua muiden organisaatioiden resursseihin tarvittavien taloudellisten ja rahoitusta koskevien voimavarojen sekä teknisen suorituskyvyn hankkimiseksi riippumatta siitä, millaiset oikeudelliset siteet sillä on niihin (alihankkija, emoyritys, kolmas osapuoli). Sen on tällöin osoitettava hankintaviranomaiselle, että sillä on hankinnan suorittamiseksi tarvittavat resurssit, esittämällä esimerkiksi kyseisiltä organisaatioilta saamansa sitoumukset, joiden mukaan se saa tarvittavat resurssit käyttöönsä (ks. jäljempänä kohta 8.3). Jos luottokelpoisuus perustuu kokonaan tai hyvin suurelta osin kolmanteen osapuoleen, hankintaviranomainen voi vaatia, että kyseinen organisaatio allekirjoittaa sopimuksen tai että se antaa yhteisvastuullisen first demand -takuun siinä tapauksessa, että sopimus myönnetään tarjoajalle. a) Oikeustoimikelpoisuus ja sääntelyyn liittyvä kelpoisuus Tarjoajan on pyynnöstä toimitettava asianmukaisesti täytettynä ja allekirjoitettuna oikeushenkilöllisyyttä koskeva lomake sekä tilitietolomake tarvittavine liitteineen. Lomakkeet ovat saatavilla seuraavissa osoitteissa: _en.cfm n.cfm Yhteistarjouksissa oikeushenkilöllisyyttä koskeva lomake tarvitaan kultakin osallistuvalta organisaatiolta, kun taas tilitietolomake tarvitaan vain ryhmän vetäjältä. Tarjoajien, jotka on jo rekisteröity hankintaviranomaisen kirjanpitojärjestelmään (eli jotka ovat jo olleet suoria toimeksisaajia), on toimitettava lomake mutta niiden ei tarvitse toimittaa todisteita. b) Taloudelliset ja rahoitusta koskevat voimavarat Taloudelliset ja rahoitusta koskevat voimavarat on pyydettäessä todistettava seuraavilla asiakirjoilla: Tilipäätösasiakirjat viimeksi päättyneeltä tilikaudelta. Jos tarjoaja ei voi toimittaa vaadittuja asiakirjoja hankintaviranomaiselle poikkeuksellisesta syystä, jota hankintaviranomainen pitää perusteltuna, tarjoaja saa osoittaa taloudelliset ja rahoitusta koskevat voimavaransa jollain muulla hankintaviranomaisen hyväksymällä tavalla (ammattivastuuvakuutuksella, uusien organisaatioiden liiketoimintasuunnitelmalla jne.). Joka tapauksessa tämä poikkeuksellinen syy ja sen perustelu on saatettava tarjouksessa hankintaviranomaisen tietoon. Komissio pidättää itsellään oikeuden pyytää mitä tahansa muuta asiakirjaa, jonka avulla se voi tarkastaa tarjoajan taloudelliset ja rahoitusta koskevat voimavarat. 7

8 c) Tekninen suorituskyky ja ammatillinen pätevyys Tarjoajan on pyynnöstä voitava osoittaa vakuuttavalla tavalla, että sillä on valmiudet suorittaa tarjouspyynnön kohteena olevat tehtävät. Tarjoaja, jolla on ammatillinen eturistiriita, joka voi vaikuttaa sopimuksen täytäntöönpanoon, voidaan hylätä sillä perusteella, etteivät ammatillista pätevyyttä koskevat valintaperusteet täyty Valintaperuste 1: Ammattikokemus vastaavanlaisten palvelujen tuottamisessa: tarjoajan on todistettava kokemuksensa alalla. Todisteena tarjoajan on pyynnöstä esitettävä luettelo kahden viime vuoden aikana toteuttamistaan vastaavanlaisista palvelutoimituksista. Luettelossa on mainittava hankkeiden hintaluokka, toteutusajankohdat ja tilaajat Valintaperuste 2: Tarvittavat henkilöstöresurssit Todisteeksi sopimuksen mukaisten tehtävien suorittamiseen parhaiden ammattikäytänteiden mukaisesti tarjoajan on toimitettava selvitys henkilöstöresurssien riittävyydestä sekä henkilöstön ammattitaidosta Yhteistarjouksia ja alihankintaa sisältäviä tarjouksia koskevat lisävaatimukset Muutokset talouden toimijoiden ryhmän kokoonpanoon hankintamenettelyn aikana (tarjouksen jättämisen jälkeen) ovat mahdollisia vain poikkeuksellisissa olosuhteissa (esim. omistajanvaihdos), ja niille on saatava komission hyväksyntä. Alihankkijoiden vaihdokset hankintamenettelyn aikana (tarjouksen jättämisen jälkeen) edellyttävät komission hyväksyntää. Komissio vaatii ryhmän jäsenen tai alihankkijan vaihtamista, jos tämä on poissulkemiseen johtavassa tilanteessa tai ei täytä jotain valintaperustetta. 9. RATKAISUPERUSTEET Jos tarjoaja on poissulkemiseen johtavassa tilanteessa tai ei täytä valintaperusteita, sen tarjouksia ei oteta huomioon tarjouskilpailua ratkaistaessa. Ratkaisuperusteet määritellään tarkemmin kohdassa 9.1. Tarjouksista valitaan kohdan 9.3 mukaisen kaavan korkeimman pistemäärän saanut yritys. 8

9 9.1. Tekninen arviointi Tarjouksen osana toimitettu tekninen tarjous (ks. kohta 6) arvioidaan seuraavasti: Laatuperuste Ratkaisuperuste 1: Tarjouksen kokonaislaatu Ratkaisuperuste 2: Palvelutuotannon tehokkuus Ratkaisuperuste 3: Sisäinen laadunvalvonta Perusteen soveltamisalan kuvaus Kohdassa 2.1. mainittujen palvelujen laatu, henkilöstön kokemus, koulutus ja ammattitaito; kaluston laatu ja vastaavuus esitettyihin vaatimuksiin; tarjouksen vastaavuus muihin tarjouseritelmän vaatimuksiin. Palvelujen oikea-aikainen toimittaminen ja toiminnan järjestäminen henkilöstön saatavuuden varmistamiseksi. Vaadittu vähimmäisaika tilauksen ja henkilömäärän vahvistamiselle. Yrityksen laadunvalvontatoimenpiteiden laatu ja kattavuus sekä asiakaspalautteen huomioiminen. Ympäristöystävällisyyden huomioiminen toiminnassa. Pisteiden perustekohtainen enimmäismäärä (painotus) Vähimmäispistemäärä (vähintään 50 % perustetta kohden) , ,5 Yhteensä Teknisen arvioinnin tulos on kunkin laatuperusteen arvioinnin tuloksena saatujen pisteiden summa. Tarjouskilpailua ratkaistaessa otetaan huomioon ainoastaan tarjoukset, jotka ovat saaneet vähintään puolet kunkin perusteen enimmäispistemäärästä ja yhteensä vähintään 50 pistettä Taloudellinen arviointi Hintatarjouksen tekemisessä on käytettävä liitteessä III olevaa hintataulukkoa. Jos tätä standarditaulukkoa muutetaan tai siitä jätetään pois jotakin, tarjous saatetaan hylätä Puitesopimuksen tekeminen Sopimus myönnetään sen tarjouksen tekijälle, joka saa seuraavan kaavan mukaisesti laskettuna korkeimman pistemäärän: Tarjouksen saamat pisteet X = Halvin hinta Tarjouksen X hinta * Tarjouksen X laatupisteet yhteensä (enintään 100) kaikkien perusteiden osalta 9