ICT hankinnat ja juridiikka

Transkriptio

1 SIMPLIFYING MATTERS ICT hankinnat ja juridiikka Juha Taipale Magnusson

2 Magnusson: Who Are We? Seamless legal services in all countries across the Baltic Sea Region and beyond Some 200 lawyers Strategic alliances with top firms outside the region, including UK, China and USA Integrated offering: always the same high standards and quality, no matter how many countries are involved in a project Experience in several industries, in-house approach to work 2

3 International Presence 3

4 Sopimuksen syntyprosessi Tarjouspyyntö Eri vaiheina RFQ, RFP Tarjous Neuvottelu Sopimus Sopimus syntyy kun osapuolten tahdonilmaisut vastaavat toisiaan Kirjeenvaihdon, muistiinpanojen ym. Merkitys Tarjouksen tai tarjouspyynnön sisällyttäminen sopimukseen Julkiset hankinnat noudattavat samaa periaatetta, kuitenkin muodollistaen prosessia 4

5 ICT hankintojen erityiset haasteet Toimituksen kohteen määrittelyn vaikeus Missä määrin on kyse tuotteesta ja missä määrin työstä? Käsitteen Palvelu hankaluus, palvelu vai palvelutuote? Järjestelmätoimitusten kokonaisvastuun määrittely ja toteutuminen Toimituksen laajuuden arviointi Julkisissa hankinnoissa pyritään kiinteään hintaan projekteissa joiden laajuuden määrittely on erittäin vaikeaa Julkisissa hankinnoissa sopimuksen laatu riippuu hankintayksikön ammattitaidosta Voimakas riippuvuus valmisehdoista Voimakas ripustautuminen yleisiin vaatimuksiin joiden tulkinta toteutusvaiheessa voi aiheuttaa ongelmia 5

6 Sopimus Palvelun Hankinnasta Palvelun oikeudellinen luonne Työtä vai tuloksia? Tuotteistettu palvelu, soveltuuko kauppalaki? Tekninen palvelu, resurssivuokraus, tietotekniikka Palveluhankinnan perusta Ulkopuolisen osaamisen hyödyntäminen Kustannussäästöt Joustavuus Osaamisen säilyttäminen ja jatkuvuus Hankinnan luonne, kriittisyys ja korvattavuus Yksinkertaistaminen usein auttaa ja on kustannuksiltaan tehokkain vaihtoehto Kumpi kuvaa palvelun, toimittaja vai asiakas 6

7 Sopimusvalinta Yksittäinen palvelu Sopimusvalinta ei kriittisessä asemassa Vakioehtojen käyttö tehokkainta selvitä kriittiset kysymykset Toistuva palvelu Puitesopimus ja siihen perustuvat ostajan tilaukset Suuruusluokasta riippuen räätälöity sopimus Kriittinen palvelu Palvelutasosopimus IPR kysymysten ratkaisu Julkinen hankinta JIT ehtojen käyttö 7

8 Palvelusopimusten kriittiset kohdat Tekniset seikat Osapuolet Sopimuksen kohteen kuvaus Palvelu Järjestelmä Tilaaminen, toimittaminen ja hyväksyminen Hintaperusteet Hinnanmuutostilanteet, lisätyöt Sopimukselliset seikat Muutoshallinta Sopimuksen päättäminen, purku, irtisanominen Vastuu ja vastuunrajoitukset 8

9 Kohteen kuvaus Järjestelmä Valmisohjelmistot ja niiden rooli toimituksessa Oikeudet asiakaskohtaisiin tuloksiin Palvelu Resurssivuokraus vai täsmällinen lopputulos Puutteiden ja virheiden vaikutukset Omistusoikeus tuloksiin Käyttöoikeus palvelun tuottamaan tietoon Aikataulu Arvio vai kiinteä Viivästyksen seuraukset Palvelutaso Soveltuu erityisesti jatkuviin teknisiin palveluihin 9

10 Julkiset Hankinnat Kilpailuttamisvelvoite perustuu EY-direktiiveihin, implementointi kussakin jäsenvaltiossa kansallisella lainsäädännöllä Suomessa Laki julkisista hankinnoista (= hankintalaki) Hankinnasta on sen arvosta riippumatta joko ilmoitettava tai tarjouksia on muuten pyydettävä hankinnan kokoon ja laatuun nähden riittävä määrä Mikäli muu toimittaja kuin se, jolta tarjousta on pyydetty haluaa tehdä tarjouksen, hänellä on oikeus saada tarjouksen tekemistä varten tarjouspyyntö Kynnysarvot ylittävistä hankinnoista julkaistava hankintailmoitus Suomen virallisen lehden Julkiset hankinnat -lehdessä / EY:n virallisessa lehdessä Hankinta saadaan tehdä ilman tarjouskilpailua vain erityisistä syistä (esim. hankinnan vähäinen arvo, suoran neuvottelumenettelyn käytölle asetetut ehdot) Hankintakilpailussa tarjoajia on kohdeltava tasapuolisesti ja syrjimättömästi (hankintalain 6 3 momentti) kaikissa hankintamenettelyn vaiheissa 10

11 Hankintaprosessi Hankittavan tuotteen / palvelun määrittäminen suunnitteluvaihe Tarveselvitys, suunnitelmat, tehtävän määrittely ja tuotteiden yksilöinti Hankittavan tuotteen / palvelun kilpailuttaminen Menettelyn valinta, valintakriteerien asettaminen, sopimusehdot, Tarjouksien pyytäminen Hankintapäätöksen tekeminen Tarjouksien vertailu, päätöksen perusteleminen, tiedoksianto Mahdolliset valitus ja oikaisutilanteet Hankintasopimuksen tekeminen Puite-/vuosisopimus, kertasopimus Sopimuksen toteuttamisen seuranta 11

12 Mitkä Hankinnat Kilpailutetaan Hankintalain 5 :n perusteella hankintayksiköillä on velvollisuus kilpailuttaa hankinnat Tarjouksia on pyydettävä hankinnan laatuun ja kokoon nähden riittävä määrä Suositeltavaa pyytää vähintään viisi tarjousta Hankinta voidaan tehdä ilman kilpailuttamista vain erityisistä syistä: Esim. vähäinen arvo tai poikkeuksellinen kiire KHO (2002:33): Yksityiset sairaalat: puitesopimus kilpailutettava, soveltuu yleislakina, vaikkei mainintaa erityislainsäädännössä MaO (96/I/02): Lisätyö on kilpailutettava hankinta eikä sitä voi hankkia suoraan alkuperäisen urakkakilpailun voittaneelta taholta. Kilpailuttaminen ei ole tilaajan harkittavissa ole tekijä. Hankintayksiköllä näyttötaakka sellaisista erityisestä tekijöistä, joiden perusteella hankintaa ei tarvitsisi kilpailuttaa. 12

13 Hankintamenettelyt Avoin menettely Kaikki halukkaat toimijat voivat tehdä tarjouksen Rajoitettu menettely Hankintayksikkö pyytää tarjoukset ennalta valitsemiltaan toimijoilta Neuvottelumenettely Hankintayksikkö ottaa yhteyden valitsemiinsa tarjoajiin ja neuvottelee näiden (yhden tai useamman) kanssa sopimuksen ehdoista (erityiset perusteet) Suora hankinta Ilman kilpailuttamista, erityiset perusteet 13

14 Tarjouspyyntö / Tarjous Tarjouspyynnön tulee olla yksiselitteinen Tarjouspyynnön on tuotettava vertailukelpoisia tarjouksia Voidaan varata mahdollisuus tehdä vaihtoehtoisia tarjouksia Lähtökohtana, että tilaaja itse määrittää hankittavan tuotteen, palvelun tai rakennustyön Vähintään yleiset laatuvaatimukset kuitenkin määriteltävä Kohdetta ei voida määritellä siten, että siinä vaadittaisiin tietynmerkkistä tuotetta (voi käyttää x tai vastaava ) Määriteltävä ominaisuuksien perusteella Tarjouksessa on huomioitava kaikki tarjouspyynnössä esitetyt seikat Mikäli ei vastaa tarjouspyyntöä, hankintayksikön suljettava kilpailun ulkopuolelle Tarjoajalla riski vaihtoehtoisten ratkaisujen esittämisestä 14

15 Tarjouksen Hylkääminen Tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun vaatimus edellyttää, että tarjousvertailuun ei oteta mukaan tarjouspyyntöä vastaamattomia tarjouksia. Myöhässä saapunutta tarjousta ei hyväksytä. Hankintayksikkö asettaa hankinnan kohteen tekniset vaatimukset ja tarjous on tehtävä niiden mukaisesti, tarjouksen vastattava täysin tarjouspyyntöä. 15

16 Jälkitinkiminen Hankintayksikön ei ole hyväksyttävää antaa tarjoajalle mahdollisuutta muuttaa tarjoustaan tarjousten jättämiselle varatun määräajan jälkeen Lisäselvityspyynnöt Hankintayksikkö voi käydä selventäviä keskusteluja, joiden tarkoituksena on selvittää saatujen sitovien tarjouksien soveltuvuutta hankintayksikön käyttöön Hankintayksikkö ei voi varata tarjoajille mahdollisuutta parantaa tarjoustaan tai pyrkiä itse parantamaan tarjouksia hinnaltaan, ominaisuuksiltaan tai muilta ehdoiltaan Rajanveto sopimusneuvotteluihin ongelmallinen, hankintalainsäädäntö lähtee siitä, että sopimusehdot tulevat annettuina 16

17 Tarjousten Vertailu Saatuja vaatimukset täyttäviä tarjouksia vertaillaan toisiinsa ennalta ilmoitettujen vertailuperusteiden mukaisesti Vertailuperusteena joko hinta tai kokonaistaloudellinen edullisuus Tarjousvertailu tulee suorittaa siten, että kaikkia tarjoajia kohdellaan tasapuolisesti ja syrjimättömästi Päätöksessä perusteltava se, miten kokonaistaloudellisen edullisuuden ratkaisuperusteita on sovellettu, erityisesti mikäli hankinta kohdistuu muuhun kuin hinnaltaan halvimpaan tarjoukseen 17

18 Vertailuperusteet Tarjousvertailussa voidaan ottaa ainoastaan tarjouspyynnössä todetut tekijät huomioon Ei voida jättää mitään huomioimatta ja toisaalta ei voida ottaa huomioon tarjoajien tarjoamia lisäetuja Hankintayksiköllä harkintavaltaa sekä valintaperusteiden että niiden painotuksen osalta Pisteytysmallin tulee kuitenkin olla järkevä ja tarkoituksenmukainen ja hinnan merkitystä ei voida poistaa 18

19 ICT-Hankinnat Suunnitteluvaiheen ja tarjouspyynnön laatimisen korostuminen Hankintamenettelyä ei voida käyttää osana suunnitteluprosessia Sopimusluonnoksen/sopimusrakenteen suunnitteleminen etukäteen Hankintasopimuksen laadinta Tapauskohtaisesti harkittava, sisällytetäänkö tarjouspyyntöön yksityiskohtaiset sopimusluonnokset vai ainoastaan keskeiset periaatteet noudatettavista ehdoista Tarjouspyynnössä ja tarjouksissa esitettyjen ehtojen jälkikäteistä neuvottelemista rajaa jälkitinkimisen kielto Hankintamenettelyn valinta Neuvottelumenettelyn käyttäminen laajoissa IT hankinnoissa? Onko hankinnan luonteen perusteella katsottavissa, ettei sopimuserittelyjä voida laatia niin tarkasti, että paras tarjous voitaisiin valita avoimessa tai rajoitetussa menettelyssä 19

20 Yhteenveto HANKINTAYKSIKÖN HUOMIOITAVA: Hankinnat on kilpailutettava Hankintailmoitus julkaistava, mikäli kynnysarvot ylittyvät Tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset on hylättävä Jälkitinkiminen on kiellettyä Tarjouksen valintaperusteet ilmoitettava etukäteen ja tarjousvertailu suoritettava ilmoitettujen valintaperusteiden mukaan TARJOAJAN HUOMIOITAVA: Tarjous on lopullinen, annettava heti paras mahdollinen tarjous Hankinnan kohde ja valintaperusteet hankintayksikön päätettävissä Tarjouksen vastattava täysin tarjouspyyntöä 20

21 MAGNUSSON ALEKSANTERINKATU 15 B, HELSINKI, FINLAND T: , F: HELSINKI@MAGNUSSONLAW.COM, MAGNUSSON THE BALTIC SEA REGION LAW FIRM The Baltic Sea Region Law Firm