Tilanteita ja niiden haasteet

Transkriptio

1 Tulevaisuuden vaatimukset käytön valvonnan lokiseurantaan työntekijän tukena Sosiaali- ja terveydenhuollon tietosuojaseminaari Lahdessa Tilanteita ja niiden haasteet Oikean asiakkaan etsiminen Asiakas kirjoittaa nimensä tai henkilötunnuksensa epäselvästi hakemukseen Asiakaslaskussa ei ole asiakkaan nimeä tai maksusitoumusta liitteenä, ainoastaan sijoituspaikka Asiakas puhuu epäselvästi esim. puhelimessa Asiakkaasta tiedossa vain nimi ja ei henkilötunnusta ja samannimisiä henkilöitä on useita järjestelmässä 1

2 Useita käyntejä saman asiakkaan tiedoissa Laskun kirjaaja odottaa sosiaalityöntekijän päätöstä.. Tarkistuskäyntejä ohjelmassa joko päätös on Välitystiliasiakkaat soittavat useaan kertaan maksatuksista. Ei oma asiakas, mutta.. Haetaan mallia päätöksen tekemiseen Hoitaa asian toisen työntekijän ollessa pois Päivystysasia Asiakashistoria eli ollut esim. toisen asiakkaan puoliso tai lapsuuden perhe Postivuorosta vastaava etsii esim. kenelle sosiaalityöntekijälle saapunut lääkärinlausunto toimitetaan Kuinka voin muistaa kuukausien päästä Miksi kävin tiedoissa?? Mikä oli asiayhteys, vai oliko sitä?? Mihin tietoa käytin, vai käytinkö ollenkaan?? Kuka pyysi vai pyysikö kukaan?? MUISTAISITKO SINÄ Asiakas kävi.. Ei kun soitti.. Ei kun perhetyöntekijä varmisti Lähetin kirjeen, ei kun kävin sosiaaliohjaajan huoneessa 2

3 Miten asiakastietojärjestelmän sitten tulisi tukea käyttäjää Järjestelmään merkitään eri prosessin vaiheisiin eri käsittelijöiden / työntekijöiden nimiä esim. Omatyöntekijä Vastuutyöntekijä Hakemuksen, ilmoituksen vastaanottaja Päätöksentekijä Työpari Eli työntekijä on usein liitetty jo asiakkaan prosessiin, josta järjestelmä voi löytää liitoksen Jos toimin toisen työntekijän sijaisena, pitäisi se voida merkitä järjestelmään, jolloin jälleen tulisi luonnollinen kytkös asiakkaan asioiden hoitamiseen. Mikäli mitään kytköstä ei ole, pitäisi olla mahdollisuus merkitä asiakkaan tiedoissa käynnin syy/asiayhteys. Vapaana tekstinä vai valmiiden fraasien kautta. 3

4 Mikä on organisaation vastuu? Hyvä perehdytys tietosuojaan liittyvissä asioissa ja selkeät toimenkuvat Asiakasprosessien hiominen, päätökset ajallaan yms. Sähköinen asioinnin lisääminen Tiedonsiirron automatisoinnin käyttöönottoa Tuoda työntekijöille tietoon järjestelmälliset lokiseurannat Sovellustuen näkökulma Eri sovellustukea antavat henkilöt poistavat päätöksiä, dokumentteja, prosesseja yms. Pyynnöt poistosta tulee Puhelimitse Sähköpostilla Tikettien kautta Käynti vastuukäyttäjän huoneessa 4

5 Miten ja mihin arkistoin tulleet tukipyynnöt Voisiko tukipyyntö tulla suoraa järjestelmästä esim. kun virheellinen päätös/dokumentti pitää poistaa voisi työntekijä lähettää suoraa ko. näytöltä ilmoituksen sovellustukeen jossa on valmiiksi asiakkaantiedot sekä mikä päätös/dokumentti, käyttäjä vain lisäisi syyn miksi päätös poistetaan. Raportointi ja lokiajot Näiden uusien toimintojen hyöty näkyisi myös lokiajoissa, koska selitykset miksi käyty ilman asiayhteyttä asiakkaan tiedoissa olisi heti nähtävillä Myös raportit turhista käynneistä toisi avaisi prosesseja ja näin saataisi hukka työtä pois. 5

6 Meidän kaikkien etu on, että emme ole arvailujen ja muistin varassa asiakkaan pyytäessä lokitietoja Kiittäen Sanna Hämäläinen Ict-palvelupäällikkö 6