Innovaatioiden pilotointi infrahankkeissa

Transkriptio

1 1 Laura Apilo Innovaatioiden pilotointi infrahankkeissa Infra-alan kehittymisen kannalta tärkeää on paitsi teknologian kehittäminen myös uusien toimintatapojen luominen. Alalle pyritään kehittämään toimivat markkinat ja hankintamenettelyt, jotka mahdollistavat kilpailun uusilla ratkaisuilla. Käytännön kokeilujen tarkoituksena on tukea innovaatioiden syntymistä ja nopeuttaa uusien ratkaisuiden käyttöönottoa sekä edistää niiden kaupallistamista. Pilotointi on tälle usein ehdoton edellytys. Osana Infra 2010-ohjelmaa kehitetään uusien ratkaisujen käyttöönoton prosesseja. Toteutettavat kokeilut toimivat alustana uuden oppimiselle ja uuden teknologian käyttöönotolle. Tarkoituksena on luoda alalle vakiintuneita menettelyjä ja jatkuvuutta pilotointiin urakoiden yhteydessä. Tähän selvitykseen on koottu alan toimijoiden näkemyksiä hyvistä pilotointikäytännöistä ja muutamia vaihtoehtoja mahdollisista toimintatavoista tulevissa hankkeissa. Miksi pilotointia tarvitaan? Käytännön kokeilutoiminnalla voidaan kehittää osaamista käytännön tekemisen myötä. Uusien ratkaisuiden käyttöönoton nopeuttaminen ja tukeminen on tarpeen, jotta innovaatiot muuttuvat kannattavaksi liiketoiminnaksi ja niillä on mahdollista saavuttaa kilpailuetua, mikä on edellytyksenä yritysten kehittämistoiminnalle. Aktiivinen kehittäminen puolestaan tukee laadukkaampia, pitkäaikaistaloudellisempia ja kohteen vaatimuksiin räätälöityjen ratkaisujen saamista alalle. PILOTTIHANKE Infra 2010-koordinointi HANKKEEN OSAPUOLET: Tilaaja Urakoitsija Suunnittelija Muu toimittaja Kehittävä työntutkimus OPPIMINEN -toimintatapa -yhteistyö -kumppanuus TEKNINEN RATKAISU -tuote -järjestelmä -tuotantotapa Uudet ratkaisut: toimitusverkoston yritykset Kuva 1. Pilotointihankkeet alustana uuden oppimiselle ja uusien ratkaisuiden käyttöönotolle.

2 2 Menettelytapojen luominen uuden teknologian kaupallistamiselle ja pilotoinnin yhteydessä oppimiselle on Infra 2010-ohjelman keskeisiä tavoitteita (kuva 1). Pilotointiprosessit ovat tarpeen, jotta uusille ratkaisuille syntyy kysyntää, kokeilukohteita on riittävästi tarjolla ja kehitysja kokeilutoiminta on jatkuvaa. Yhtenä edellytyksenä onnistuneelle koetoiminnalle on, että toimintatapa on etukäteen määritelty ja osapuolten tiedossa. Tämän vuoksi on tärkeää laatia pilotointiprosessin eri tilanteisiin. Vakiintuneet prosessit auttavat lisäksi varmistamaan riittävät taloudelliset resurssit kohteiden toteuttamiseen ja seurantaan. Pelisäännöillä on sovittava muun muassa kustannusten ja riskien jaosta tilaajan ja toteuttajien välillä, seurannan järjestämisestä ja seurantatulosten hyödyntämisestä ratkaisujen kaupallistamisessa sekä tulosten julkistamisen periaatteet. Testattavia uusia ratkaisuja on tarjolla, mutta kaikkia innovaatioita ei hyödynnetä tehokkaasti. Toimitusverkoston eri osapuolet voivat tarjota markkinoille uusia ratkaisuja aluksi esim. Infra 2010-ohjelman kautta. Innovaatio voi perustua uutuuteen esimerkiksi tuottavuuden parantamisessa, uusissa tuotteissa ja palvelussa, infran elinkaaren hallinnassa tai hankintamenettelyissä. Uudet ratkaisut ovat käyttöönottovaiheessa yleensä perinteisiä vaihtoehtoja kalliimpia muun muassa kehityskustannuksien ja laadukkuutensa vuoksi. Kehittämisen kautta syntyy kuitenkin uutta osaamista, joka parantaa alan kokonaistuottavuutta. Markkinoilla on kysyntää sekä uusille että vanhoille ratkaisuille. (kuva 2) NYKYINEN KYSYNTÄ Perinteiset ratkaisut Uusi osaaminen parantaa tuottavuutta Hintakilpailu Perinteiset ratkaisut halpenevat SUUNNITTELU TOTEUTUS UUSIEN RATKAISUIDEN KÄYTTÖÖNOTON KYSYMYKSIÄ Toteutuskustannusten jako Riskien jako UUSI KYSYNTÄ Seuranta Uudet ratkaisut Osaamisen kehittyminen Laatukilpailu Korkea hinta Kuva 2. Uudet ratkaisut parantavat alan tuottavuutta. Kun uutta ratkaisua halutaan kokeilla käytännössä, on sen sisällyttämiseksi urakkaan periaatteessa kaksi perusvaihtoehtoa. Toinen näistä on, että tilaaja kilpailuttaa tietyn valitun kohteen painottaen tarjouspyynnössä kohteen kannalta merkityksellisiä erityisominaisuuksia (esim. ITteknologian sovellukset, koneautomaatio, mobiili tiedonsiirto, elinkaarinäkökulma). Kilpailu perustuu ensisijaisesti sisältöön eli toimittajien kykyyn tuottaa tavoitteiden mukaista lopputuotetta ja toimivuutta. Sopimus on kiinteähintainen. Riskien jaosta sovitaan erikseen.

3 3 Toinen vaihtoehto kokeilun sisällyttämiseksi urakkaan puolestaan on, että tilaaja määrittelee vaaditun lopputuotteen ominaisuudet sekä vaaditun toimivuuden ja valitsee toteuttajan hintaa painottaen. Urakan voittanut toimitusverkosto voi myöhemmin liittää kohteeseen jonkin uuden, tilaajan hyväksymän, ratkaisun kokeilun. Tilaaja osallistuu kokeiluosuuden toteutuksen kustannuksiin urakkahintaan kuulumattomalla lisärahoituksella. Ratkaisun tulee täyttää kohteelle asetetut tavoitteet. Tässäkin tapauksessa riskien jaosta sovitaan erikseen. Laatukilpailutus kokeilujen sisällyttämiseksi urakkaan Laatuun perustuva kilpailuttaminen voidaan toteuttaa monella eri tavalla. Laatukilpailutuksella toteutettavan hankkeen etenemisen perusvaiheet ilmenevät kuvasta 3. Seuraavassa on lyhyesti kuvattu tarkemmin muutamia vaihtoehtoisia menettelytapoja, jotka kaikki painottavat ratkaisun ominaisuuksia toimittajan valintakriteerinä. Laatua ja ratkaisun ominaisuuksia painottavia valintatapoja voidaan myös kehittää lisää. Miten uusia ratkaisuja voidaan testata käytännössä hankkeissa, joissa halutaan erityistä laatua tai toimivuutta? Uusia ratkaisuja painottavan kohteen valinta Tarjouspyyntöasiakirjojen laatiminen: - innovaatio- ja toimivuusvaatimukset - ulkopuolinen asiantuntija, joka tuntee painotettavan näkökulman Testattavien ratkaisuiden valinta ja tarjoaminen TILAAJA TILAAJA JA YHDESSÄ Tarjousten vertailu ja pisteytys: - tarjouspyyntöasiakirjojen perusteella, hinnan ohella sisältöä painotetaan - ulkopuolinen asiantuntija mukana Toteutus - kiinteähintainen sopimus, ottaa huomioon pilotoinnin rakentamiskustannukset Seuranta Mahdollinen ylimääräinen ylläpito Kuva 3. Pilotoinnin perusvaihtoehto 1: Urakka kilpailutetaan uusia ratkaisuja painottaen. a) Kehittäminen konsortiona tilaaja palvelun tarjoaja Tilaaja osoittaa kohteen ja kuvaa ongelman, mutta ei aseta mitään reunaehtoja sen ratkaisemiselle. Toteuttajat ilmoittavat tarjouksessa teknisen ratkaisun toteutuskustannusten lisäksi kohteen vaatiman ratkaisun kehittämiseen tarvittavan kehityspanoksen. Nämä kehityskustannukset jäävät ensivaiheessa toteuttajan omiksi kustannuksiksi, mutta tilaaja myöntää bonusta hyvästä ratkaisusta, joten tuotekehityksen onnistuessa toimittajalla on mahdollisuus saada rahoitusta omiin kehityskustannuksiinsa. b) Ranskalainen urakka

4 4 Tilaajalla on tietty ilmoitettu summa käytettävissä kohteeseen. Tilaaja asettaa toimivuusvaatimukset ja pyytää tarjouksia koskien rajattua kohdetta (esim. x km tietä), ja laadullisesti paras tarjous voittaa. Tilaaja voi periaatteessa myös jättää kohteen laajuuden määrittelemättä ja asettaa tekniset vaatimukset, jolloin tarjouksen voittaa se, joka pystyy ilmoitetulla summalla toimittamaan suurimman volyymin eli halvin tarjous. c) Urakkaan sisällytetään kehitysosio Kehitys ja testaus toteutetaan samassa kohteessa. Kehittämisen kustannukset lisätään tarjoushintaan, ja tarjouspyynnössä määritellään kehitysosion haluttu laajuus (x % urakkahinnasta). Jos tilaaja haluaa antaa kehittämiselle erityistä painoarvoa, voi kehitysosiolla olla kynnysmerkitys. Kehittämisohjelman laatua arvioidaan laatupisteytyksellä. Kehittämisen liittäminen kiinteästi kohteen toteutukseen tukee palvelun tarjoajien verkottumista, sillä kehitysosion toteuttaminen edellyttää usein kumppaneita. d) Tarjoajien esivalintamenettely Tilaaja asettaa esivalintakriteerit, jotka tarjoajien on täytettävä. Kriteereinä voivat olla muun muassa toimituskyky (asiantuntemus, kokemus uusien ratkaisuiden toimittamisesta, kehittämistoiminnan referenssit) ja laatu (ympäristöystävällisyys). e) Kilpailullinen neuvottelumenettely Tilaaja kuvaa ongelman ja neuvottelee ratkaisuvaihtoehdoista. Lopputuotevaatimukset ilmoitetaan tarjouspyynnössä, mutta ne täsmentyvät neuvottelujen edetessä. Menettely on tarkoitettu käytettäväksi monimutkaisissa hankinnoissa, joissa tilaaja ei pysty ennalta määrittelemään hankinnan oikeudellisia, rahoituksellisia tai teknisiä yksityiskohtia. f) Suorahankinta Suorahank inta ei edellytä kilpailuttamista hankintalain menettelytapojen mukaisesti. Sitä vo i- daan käyttää, kun hankittavana on tutkimus- ja kehittämispalveluita, joiden tunnusmerkkeinä ovat muun muassa avoimuus ja tulosten laaja hyödynnettävyys. Toimijoiden näkemyksenä on, että laatukilpailutus eri muodoissa on avoin ja tasapuolinen menettely, joka on paljon parempi kuin uusien ratkaisuiden tuominen hintakilpailulla ratkaistuihin urakoihin. Laatukilpailutuksessa on aina kuitenkin erityisen tärkeää, että valintakriteerit ilmenevät selvästi tarjouspyynnöstä. Käytännössä tarjoajien on tärkeä tuntea valintakriteerien keskinäiset painoarvot, valintakriteereittäin kynnystasot eri laatupisteille (esim. 0-5), toimivuusvaatimusten arvioinnin säännöt ja toimivuuden todentamisen menettelyt. Toimivuusominaisuuksilla kilpailuttaminen vastaa pyrkimykseen edistää uusien ratkaisuiden kehittämistä, ja se tuottaa hinnaltaan selvästi erilaisia ratkaisuja. Laatukilpailutus soveltuu käytettäviksi erityisesti silloin, kun uuden ratkaisun käyttöönotto on tilaajalähtöistä eli tilaajalla on tietämys ja halu ottaa käyttöön uusia ratkaisuja. Tällaisia ovat esimerkiksi hankinnan pilotointikohteet kuten elinkaaripilotit. Hyviä esimerkkejä laatukilpailutuksesta onkin jo runsaasti, ja toimintatapojen kehittämiseksi tarvitaan saatujen kokemusten vertailua ja parhaiden käytäntöjen käyttöönottoa. Palvelun tarjoajan omien ratkaisuiden käyttöönotto on kuitenkin vaikeaa, jos ne eivät kohtaa tarjouspyyntöjen vaatimuksia. Hyvät ratkaisut saattavat jäädä vaille kokeilumahdollisuutta. Laatukilpailutusta on jo käytetty toimittajan valintaperusteena erityyppisissä kohteissa. Jotta menettely yleistyisi, on tilaajaorganisaatioiden varmistettava, että pilotoinnin mahdollistavia kohteita on riittävästi ja ne soveltuvat erilaisten innovaatioiden kokeiluun. Tilaajalle on vaativa tehtävä määritellä innovatiivisuutta painottavat vaatimukset tarjouspyyntöasiakirjoissa siten,

5 5 että toimivuusvaatimukset on riittävän selvästi määritelty ja tarjouspyynnöt ohjaavat toimittajia tarjoamaan halutun kaltaisia ratkaisuja. Samoin eri vaihtoehtojen vertailu on haastavaa ja edellyttää syvää asiantuntemusta halutun innovatiivisuuden painottumiseksi. Kokeilujen liittäminen hinnalla ratkaistuihin urakoihin Uusien ratkaisujen käytöstä voidaan sopia myös toteuttajan valinnan jälkeen sellaisten hankkeiden yhteydessä, jotka on ratkaistu hintakilpailutuksen perusteella (kuva 4). Tällaisessa tapauksessa tavoitteena on ennen muuta toteuttajan innovaatioiden kokeilu, ja tulokset ovat salaisia sovittavan ajanjakson ajan. Miten uusia ratkaisuja voidaan testata käytännössä hankkeissa, joiden toteuttaja on valittu ratkaisun hintaa painottaen? Kohde urakkaohjelmaan sisältyvä Tarjouspyyntöasiakirjojen laatiminen: - lopputuote- ja toimivuusvaatimukset -maininta mahdollisuudesta liittää myöhemmin kokeilua urakkaan Tarjoaminen - standardiratkaisut TILAAJA TILAAJA JA YHDESSÄ Tarjousten vertailu: - tarjouspyyntöasiakirjojen perusteella, hinta painottuu valinnassa Vaihtoehtoisten ratkaisujen valinta - tilaaja hyväksyy uudet ideat Toteutus: - tilaaja osallistuu ylimääräisiin rakentamiskustannuksiin Seuranta Mahdollinen ylimääräinen ylläpito Kuva 4. Pilotoinnin perusvaihtoehto 2: Uusien ratkaisujen käytöstä sovitaan toteuttajan valinnan jälkeen. Kokeilun liittämisestä hankkeeseen sovitaan erikseen tilaajan ja toteuttajan kesken. Laatukriteerein kilpailutettaessa toimittaja voi sisällyttää kokeilun kustannukset tarjoushintaan, mutta hintakilpailun perusteella päätetyssä urakassa tämä ei ole mahdollista. Tapauskohtaisesti päätettäväksi jää ylimääräisten, urakkasopimukseen sisältymättömien rakentamiskustannusten jakaminen tilaajan ja toteuttajan kesken. Menettely edellyttää siten tiivistä yhteistyötä tilaajan ja toteuttajan välillä. Kokeilusta aiheutuvista kustannuksista vastaa yleensä pääosin toteuttaja, mutta tilaaja on valmis maksamaan osan kokeilukustannuksista, jos tulokset ovat sille mielenkiintoisia (esim. 3Dmalli). Jos näin halutaan menetellä, on tilaajan varattava rahoitusta (esimerkiksi x % urakkasummasta) mahdollisten uusien ratkaisujen kokeiluun hankekohtaisesti tai hankeryppääseen. Toteutuskustannuksia pienentää kuitenkin se, että kokeilu voidaan toteuttaa suppeana, mikä rajaa myös riskit koskemaan vain osaa hanketta.

6 6 Toimijoiden mielestä kokeilujen liittäminen hintakilpailutuksella ratkaistuihin urakoihin ei menettelynä ole läpinäkyvä ja aiheuttaa helposti spekulointeja, riitoja ja valituksia. Ensisijaisesti ongelmaksi koetaan pilotointiin kytkettävä tilaajan lisärahoitus. Toimintatapa onnistuu vain, jos koko alan ilmapiiri on kehityshakuinen ja kokeilumyönteinen. Vaikka uusien ratkaisuiden käyttöönottokokeilut tulisikin ensisijaisesti pyrkiä liittämään urakoihin jo ennen toteuttajan valintaa, tukee myöhempi kokeiluista päättäminen palvelun tarjoajan omien ratkaisuiden käyttöönottoa ja mahdollistaa toteuttajavetoisen kokeilemisen joustavasti. Kriittiset kysymykset uusia ratkaisuja kokeiltaessa Molemmissa pilotoinnin perusvaihtoehdoissa on kolme keskeistä aihealuetta, joihin liittyvistä kysymyksistä on sovittava ennen kokeilun toteuttamista: kokeilusta aiheutuvien ylimääräisten kustannusten kattaminen, riskien jakaminen sekä seurannan järjestäminen ja seurantatulosten julkistaminen. Kuten aiemmin on todettu, toteutuskustannusten osalta ratkaisevaa on, onko kohteen toteuttajan valinta ratkaistu innovaation perusteella vai ehdottaako urakoitsija kokeilua vasta urakan saatuaan. Alan toimijat pitävät kohtuullisena, että riskin kantaa toimittaja. Tarjoajan sana kokeiltavan ratkaisun toimivuudesta ja kestoiästä riittää, jos takuuaika on riittävän pitkä. Tarjoaja voi käyttää kestoiän määritykseen parhaan oman osaamisensa ja ulkopuolisen tietämyksen (laboratoriokokeet, asiantuntijalausunnot). Toimivuus on yleensä määritettävissä kohtuullisen luotettavasti, vaikka menetelmien arviointi onkin vaikeampaa kuin tuotteiden. Jos takuuaika on lyhyt, 3-5 vuotta, tuotehyväksyntä voi perustua esimerkiksi asiantuntijalausuntoihin. Asiantuntijoiden on kuitenkin voitava antaa lausunnot ilman taloudellista vastuuta. Tuotehyväksyntämenettelyn pelätään muodostuvan hitaaksi ja kalliiksi, joten sitä halutaan käyttää vain rajoitetusti. Vaikka riski olisikin selkeästi toimittajalla, vaativat monet ylläpitoon ja luovutukseen liittyvät kysymykset vielä pelisääntöjen tarkentamista. Avoimet kysymykset liittyvät ylimääräisistä kunnossapitotoimenpiteistä päättämiseen, jäännösarvon määrittämiseen ja luovutuskunnon hyväksymiseen. Seuranta pitäisi pystyä järjestämään riittävän pitkäksi ajaksi, jotta kokeilusta saadaan kaikki mahdollinen tieto hyödynnettäväksi. Seurannan pitkäkestoisuuden vuoksi sen rahoittamisen ja järjestämisen on katsottu soveltuvan tilaajan vastuulle. Elinkaarenaikainen toimivuuden seuranta sekä rakennus- että ylläpitovaiheissa toteutetaan tilaajan ja toteuttajan yhdessä laatiman suunnitelman mukaisesti. Seurannan tulokset voidaan sopia salaisiksi erikseen sovittavaksi ajanjaksoksi, kun kokeiltavana on ollut toteuttajan kehittämä innovaatio. Tällä tavoin on mahdollista, että uusi ratkaisu tuo kilpailuetua toimittajalle muutaman vuoden ajan, minkä jälkeen ratkaisun tiedot ovat avoimia ylläpidon ja kunnossapidon tarpeisiin. Pilotointikäytäntöjä ulkomailla Väylärakentamisen innovaatioiden käyttöönottamisen prosesseja on kehitetty myös ulkomailla, esimerkiksi USA:ssa Texasissa. Siellä saatujen kokemusten perusteella menestyksekkään käyttöönoton taustalla ovat pilotointiohjelmat, joiden erityisenä tarkoituksena on tuoda uusia ratkaisuita markkinoille. Näiden ohjelmien yhteydessä toteutettavissa hankkeissa on kokeneet projektipäälliköt ja organisaatioiden kaikki tasot mukana kehittämisessä. Projekteista laaditaan

7 7 yhteenvetoraportit, joissa kerrotaan pilotointikokemuksista. Lisäksi julkaistaan vuosittaiset katsaukset parhaista innovaatioista. Uusien ratkaisuiden käyttöönoton edellytyksenä on Teksasin pilotointiohjelmien kokemusten perusteella erityisesti pilotointitarkoituksiin suunnattu kehitysrahoitus. He ovat arvioineet myös kehittämistoiminnan vaikuttavuutta kolmen vuoden ajanjaksolla. Tuon arvion mukaan panos-tuotos suhde on 1:5, ja hyödyt pitkällä eli 10 vuoden aikavälillä ovat tätäkin suuremmat. Hyötyjä syntyy etenkin kustannusten säästymisestä, mutta kehittäminen näkyy myös aineettomina hyötyinä kuten liikenneturvallisuuden paranemisena. Ehdotuksia pilotointikäytännöiksi tulossa Yhtenä Infra ohjelman tärkeimmistä tavoitteista on tukea ja edistää uuden teknologian käyttöönottoa. Vakiintuneet toimintatavat pilotoinnissa ovat yksi keino vauhdittaa uusien innovaatioiden saamista markkinoille. Useille kehityshankkeelle pyritään ohjelmassa löytämään kumppaniksi hanke, jossa uutta tietämystä ja teknologiaa voidaan kokeilla todellisissa olosuhteissa. Uusia ratkaisuja painottavan kohteen valinta TILAAJA Vaihe 1 Esivalinta Tarjoajien esivalintakriteerien laatiminen: - innovaatioiden toimituskyky - laaduntuottokyky Esitarjoutuminen TILAAJA JA YHDESSÄ Tarjoajien valinta, jotka hyväksytään kilpailulliseen neuvottelumenettelyyn Vaihe 2 Kilpailullinen neuvottelumenettely Tarjouspyyntöasiakirjojen laatiminen: - ongelman kuvaus - alustavien lopputuotevaatimusten määrittely Neuvottelu ratkaisuvaihtoehdoista - lopputuotevaatimusten täsmentäminen Vaihtoehtojen vertailu ja toteuttajan valinta Toteutus - kiinteähintainen sopimus, -ottaa huomioon pilotoinnin -rakentamiskustannukset Seuranta Mahdollinen ylimääräinen ylläpito Kuva 5. Esimerkki ehdotuksesta pilotointiprosessiksi: urakka kilpailutetaan uusia ratkaisuja painottaen yhdistämällä esivalinta- ja kilpailullinen neuvottelumenettely. Ohjelman tavoitteena on luoda pysyvät pilotointikäytännöt, joiden tuloksena alalle saadaan laadukkaita, pitkäaikaistaloudellisia ja kohteen vaatimuksiin räätälöityjä ratkaisuja. Uusi ha n- kintalainsäädäntö antaa uusia mahdollisuuksia kehitysluonteisten hankintojen tekemiseen. Vuosina Infra 2010 ohjelmassa laaditaan tarkennetut prosessikuvaukset parhaista pilotointikäytännöistä. Niissä kuvataan yleispätevästi päävaiheet, jotka tarvitaan uusien ratkaisuiden käyttöönottamiseksi liiketoiminnassa erilaisissa pilotointiprosesseissa. Esimerkki tällai-

8 8 sesta prosessikuvauksesta on esitetty kuvassa 5. Joihinkin ohjelman pilottihankkeista yhdistetään yhteisen oppimisen ja ongelmanratkaisun menettelyiden kehittäminen. Pilotoinneilla paitsi hankitaan kokemuksia uusista tuotteista, järjestelmistä ja tuotantotavoista myös mahdollistetaan uusien toimintatapojen, ongelmanratkaisun menettelyjen ja yhteistyömuotojen omaksuminen. Piloteissa kartutetaan siten osaamista monipuolisesti tekemisen kautta. Merkittävä osa uuden tiedon omaksumisesta ja oppimisesta tapahtuu käytännön työtä tehdessä. Kehittämistyön vaikuttavuutta pystytään parantamaan merkittävästi, jos kehitetyistä teknisistä ratkaisuista saadaan suurempi osa käyttöön. Uudet tuotteet ja tuotantomenetelmät parantavat koko alan tuottavuutta sekä yritysten kannattavuutta ja kilpailukykyä myös kansainvälisesti.