HUOLTOKIRJAN ENERGIANÄKÖ- KOHDAT

Transkriptio

1 HUOLTOKIRJAN ENERGIANÄKÖ- KOHDAT VERSIO TAMPEREEN ALUEEN PALVELURAKENNUKSET ENERGIATEHOKKAIKSI Tampereen kaupunki -ohje 10

2 (12) -TUOTE: HUOLTOKIRJAN ENERGIANÄKÖKOHDAT Kuka tekee Kenelle ja mihin tarkoitettu Käyttäjävaatimukset Kiinteistön huolto- ja kunnossapidosta vastaava henkilö/organisaatio, huoltokirjakoordinaattori Dokumentti on tarkoitettu kiinteistön huolto- ja kunnossapitoorganisaation käyttöön kehitettäessä huoltokirjaa energiatehokkuuden työkaluksi ja kiinteistön hoidon ja huollon energia-asioiden yhdeksi sopimusdokumentiksi. Kiinteistön huolto- ja kunnossapito-organisaation tulee tuntea kiinteistön huollon ja kunnossapidon perusteet ja tavoitteet ja tavoitteiden suhteet energiatehokkuuteen. Tulee tuntea huoltokirjan laadinnan perusteet ja käytössä olevat huoltokirjamallit ja ohjelmat. Kiinteistön huolto- ja kunnossapito-organisaation tulee tuntea kiinteistön vaatimat palvelusopimukset. Resurssitarve Uuden huoltokirjaohjelman kehittämien on merkittävä työpanos. Jo käytössä olevan huoltokirjamallin/ohjelman vaatima tiedon keruu ja huoltoohjelman laatiminen uudisrakennuksessa riippuu huoltokirjatyön valmistelun organisoinnista ja kohteen laajuudesta/vaativuudesta. Olemassa kiinteistöissä työmäärä on erityisesti riippuvainen suunnitteludokumenttien ajantasaisuudesta ja laite- ja muiden dokumenttien arkistoinnista Valmistelijat Ulla Kaipainen, Granlund Tampere Oy Kim Eklund, AIRIX Talotekniikka Oy Teuvo Aro, AX-Suunnittelu

3 (12) SISÄLLYSLUETTELO 1 Johdanto 4 2 Huoltokirja osana kiinteistön ylläpitoa 5 3 Huoltokirjan laatiminen Huoltokirjan laadinnan perusteista Huoltokirjakoordinaattori Huoltokirjan sisältö 6 4 Kulutusseuranta ja huoltokirja 7 5 Huoltokirja suunnitteluvaiheessa 8 6 Huoltokirja olemassa olevaan rakennukseen 9 7 Huoltokirja rakennuksen käytön aikana 10

4 (12) 1 JOHDANTO Yksi kiinteistönpidon työkalu on rakennuksen käyttö- ja huolto-ohje, jolle rakennusmääräyskokoelma osa A4 asettaa seuraavia tavoitteita: Käyttö- ja huolto-ohje sisältää suunnittelussa ja uudis- ja korjausrakentamisessa päätetyt kiinteistön elinkaaritalouden perusteet. Siihen kootaan kiinteistön hoidon, huollon ja kunnossapidon lähtötiedot, tavoitteet, tehtävät ja ohjeet sekä asukkaille ja tilojen käyttäjille annettavat ohjeet. Käyttö- ja huolto-ohjeessa johdetaan rakennusosien ja laitteiden käyttöikätavoitteista niiden kunnossapitojaksot sekä edelleen tarkastusten ja huoltojen ohjelmat. Siinä esitetään hyvän energiatalouden ja sisäilmaston edellyttämiä hoito-, huolto- ja kunnossapitotehtäviä. RakMK A4:ssä mainittua käyttö- ja huolto-ohjetta on alettu yleisesti kutsua huoltokirjaksi. Hyvä huoltokirja on rakennuksen käyttöohje, jossa kerrotaan miten rakennusta tulee käyttää, huoltaa ja kunnossapitää, jotta sen tavoitellut ominaisuudet säilyisivät mahdollisimman pitkään ilman merkittävää korjausrakentamistarvetta. Huoltokirja kattaa periaatteessa kaiken rakennuksen hoitoon, huoltoon ja kunnossapitoon liittyvät työt. Esim. KH-kortissa ,Toimialakiinteistön huoltokirjan laadinta on esitetty varsin kattavasti huoltokirjan kokoamiseen liittyvä aineisto. KHkortissa , Kiinteistön huoltokirjan käyttö, on puolestaan esitetty, miten huoltokirjaa tulisi hyödyntää ja käyttää kiinteistön hoidon, huollon ja kunnossapidon sopimusasiakirjana, suoritusohjeena ja valvonnan apuvälineenä. Huoltokirja ja sen dokumentaatio voidaan toteuttaa paperiversiona tai sähköisenä. Käytännössä huoltokirjat laaditaan tänä päivänä lähes poikkeuksetta sähköisinä huoltokirjoina. Sähköinen versio helpottaa huoltokirjan käyttöä ja mahdollistaa ajantasaisen seurannan niin huoltotoimenpiteiden kuin esimerkiksi energiaseurannan suhteen. Sähköinen huoltokirja mahdollistaa myös historiatietojen ja poikkeamien seurannan sekä helpottaa kiinteistöhuollon, kiinteistön omistajan ja kiinteistön käyttäjien välistä kommunikointia. Sähköisiä huoltokirjoja löytyy useita markkinoilta ja kiinteistönomistajilla on käytössään myös omia huoltokirjamalleja. Tässä dokumentissa käsitellään jonkin verran huoltokirjan rakennetta ja sisältöä ja samalla paneudutaan siihen, miten energiatehokkuuteen vaikuttavia asioita tulisi huoltokirjassa käsitellä.

5 (12) 2 HUOLTOKIRJA OSANA KIINTEISTÖN YLLÄPITOA Tapre korostaa periaatetta, että kun energiatehokkuusvaatimus esitetään, samalla esitetään, miten energiatehokkuusvaatimus todennetaan. Tämä on kaiken sopimisen perusta, on kyse sitten rakentamisesta tai rakennuksen ylläpidosta. Jos sopimusvelvoitteiden toteutumisen todentamiseen ei ole työkaluja, sopimuksen käytännön merkitys jää vähäiseksi ja ristiriitatilanteita syntyy. Toinen tärkeä periaate on, että kiinteistön ylläpidosta sovittaessa täytyy selventää, mitkä ovat ylläpidosta vastaavan tahon todelliset vaikutusmahdollisuudet. Huoltokirjan tulee tukea näitä periaatteita. Hyvin toteutetulla huoltokirjalla voidaan todentaa, seurata ja parantaa rakennuksen käyttöä ja tarkoituksenmukaista ylläpitoa, reagoida nopeasti havaittuihin poikkeamiin ja rakennuksen käyttäjän ilmoittamiin tarpeisiin. Teknisten laitteiden tarkoituksenmukainen huolto ja järjestelmällinen olosuhteiden ja kulutusten seuranta parantaa rakennuksen energiatehokkuutta. Huoltokirja tukee rakennuksen energiatehokkuutta huolto-ohjelman, käyttöohjeiden ja suunnitteluasiakirjojen avulla. Huoltokirjan ja huolto-ohjelman tehtäväkuvausten tulisi olla tarkoituksenmukaisesti koostettu, jotta sitä voidaan käyttää huoltosopimusten liitteenä sopimuksen sisältönä. 3 HUOLTOKIRJAN LAATIMINEN 3.1 Huoltokirjan laadinnan perusteista Uudisrakennuksen tai korjausrakennetun rakennuksen huoltokirjan laatiminen alkaa jo suunnitteluvaiheessa tai viimeistään muutamaa kuukautta ennen rakennuksen luovutusta. Laadinnan tyypillisiä vaiheita ovat: Osapuolten ohjeistus Toimitetun suunnittelu- ja urakoitsijamateriaalin tarkistus ja laadun varmistus Lisätietojen ja tarkennusten pyytäminen Säännöllinen raportointi prosessin etenemisestä Tietojen vienti huoltokirjaan Kulutusseurannan luominen tarvittaessa Huoltosuunnitelman laatiminen Käyttökoulutus Käytön seuranta alkuvaiheessa ja tarvittaessa opastus oikeaan käyttöön Huoltokirjat ovat yksilöllisiä ja laadinta tulisi perustua aina kohteen tekniikkaan, käyttötarkoitukseen ja kiinteistön omistajan tarpeisiin. Huoltokirjan uskottavuuden takia periaatteena on oltava, että huoltokirjassa ei ole mitään kiinteistöön kuulumatonta ja että siitä ei saa puuttua mitään huollon kannalta tärkeää. Hyvin laadittu ja ylläpidetty huoltokirja varmistaa, että huoltoyhtiön vaihtuessa kohteessa, uusi huoltoyhtiö saa käyttöönsä oleelliset dokumentit ja huolto-ohjeet teknisistä järjestelmistä ja tavoitelluista olosuhteista sekä kattavat tiedot kohteen käyttö-

6 (12) ja huoltohistoriasta. Näin kohteen huollon laatutaso on mahdollista pitää halutulla, hyvällä tasolla. Mikäli kiinteistönomistaja hallinnoi suurta määrää kiinteistöjä, on syytä käyttää koko kiinteistökannassa yhtenäistä huoltokirjaohjeistusta. Yhtenäinen ohjeistus helpottaa kiinteistöjen tietojen hallintaa. 3.2 Huoltokirjakoordinaattori Isojen kiinteistömassojen ylläpitoa helpottaa, jos huoltokirjat on laadittu samoin periaattein. Koska rakennushankkeissa on mukana eri tahoja, huoltokirjaperiaatteet eivät välttämättä ole mukana oleville tahoille tuttuja. Periaatteiden noudattaminen paranee, jos rakennuttajalla on huoltokirjaperiaatteet hyvin tunteva henkilö, huoltokirjakoordinaattori. Huoltokirjakoordinaattori ohjeistaa, valvoo ja johtaa huoltokirjan laadintaa. Uudis- ja korjausrakennuskohteissa koordinaattori voi olla kiinteistönomistajan palveluksessa oleva tai ulkopuolinen asiantuntija. Koordinaattori varmistaa, että kohteen huoltoa ja ylläpitoa tukevat dokumentit sekä tekniset tiedot tulee kerättyä eri osapuolilta halutussa muodossa. Suunnittelijat ja urakoitsijat ovat tärkein huoltokirja-aineiston sisällöntuottaja. 3.3 Huoltokirjan sisältö Tapre-mallissa suositellaan sähköisen huoltokirjan käyttöä kiinteistönpidossa. Markkinoilla on saatavilla useita eri toimittajien sähköisiä huoltokirjaohjelmistoja, joista löytynee jokaiselle organisaatiolle tarkoituksenmukainen ja ominaisuuksiltaan soveltuva ohjelmisto. Sähköisen huoltokirjan etuja paperiseen huoltokirjaan on useita: Huoltokirjan käyttö mahdollistuu eri työpisteistä, myös organisaation ulkopuolelta Asiakirjoja ei tarvitse lainata kopiointia tai muuta varten, jolloin asiakirjojen katoamisen riski pienenee Suurien asiakirjakokonaisuuksien hallinta on helpompaa Huolto-ohjelman toteuttaminen ja seuranta helpottuu Osa huoltokirjaan liitettävistä dokumenteista on joka tapauksessa säilytettävä sähköisenä (mm. piirustukset) tulevia muutostarpeita varten Käyttäjien vikailmoitukset voidaan kirjata järjestelmään Sähköinenkään huoltokirja ei palvele käyttötarkoitustaan riittävästi, mikäli sen sisältöön ei ole kiinnitetty riittävästi huomiota. Hyvän huoltokirjan tulisi sisältää mm. seuraavat ohjeet, jotta kiinteistöä voidaan käyttää energiatehokkaasti: Tarpeelliset tukidokumentit teknisten järjestelmien ylläpidosta Oleelliset tekniset tiedot Selkeät kuvaukset teknisten järjestelmien toiminnasta Paikantamis- ja vaikutusaluedokumentit Ohjeet kiinteistön käyttäjille Energiankulutusseuranta, mikäli sitä ei ole toteutettu muuten

7 (12) Kulutusten ja olosuhteiden tavoitearvot Poikkeustilanneohjeet Huoltokirja tulisi jäsennellä tukemaan käytön ajan sopimuskokonaisuuksia. Kun huoltokirja on rakennettu tukemaan sopimuskokonaisuuksia, voidaan huoltokirjan sisällön perusteella tuottaa sopimuksia varten palvelukuvaukset. Näin ollen sopimuksia laadittaessa, erillisiä palvelukuvauksia ei tarvitse tuottaa, vaan kilpailutusvaiheessa voidaan huoltokirjan perusteella tulostaa palvelukuvaukset asiakirjojen liitteeksi. Esimerkiksi seuraava huoltokirjan rakenne voi toimia käytönajan sopimusten tukena. Kiinteistön hoito Talotekniset järjestelmät Tekniset erikoisjärjestelmät Ulkoalueet Energiahallinnointi ja -palvelut, etäkäyttömahdollisuudet Viranomaistarkastuksia vaativat järjestelmät Hissihuollot 4 KULUTUSSEURANTA JA HUOLTOKIRJA Rakennuksen energiatehokkuus riippuu kolmesta tekijästä: rakennuksen energiaominaisuuksista, esim. ulkoseinärakenteiden U-arvosta; rakennuksen käyttäjistä sekä huollon ja kunnossapidon osaamisesta ja resursseista. Kaksi viimeksi mainittua määräävät sitä, miten hyvin ensiksi mainittua - siis rakennuksen energiaominaisuuksia osataan hyödyntää energiatehokkuustyössä. Kiinteistönpidon sopimuksissa on otettava kantaa, miten nämä kolme asiaa riippuvat toisistaan. Hyvin rakennettu ja toteutettu huoltokirja tukee edellä mainittujen periaatteiden toteutumista ja auttaa ymmärtämään ja hallitsemaan energiakulutuksen riippuvuuksia, joita on laajemmin käsitelty Tapre-tuotteissa Kiinteistöpalveluiden hankintaprosessi ja energiatehokkuus, Huolto- ja kunnossapitosopimusten energiatehokkuusnäkökulmat ja Kiinteistön energiatehokas käyttö. Tapre-periaatteen mukaan energiatehokkuuteen liittyy aina myös sen todennettavuus, vrt. luku 2. Huoltokirjaa voidaan käyttää energiatehokkuuden todentajana monella tapaa, mm. kulutusseurannan avulla. Jos rakennuksella ei ole käytössä erillistä energiaseurantajärjestelmää, voi huoltokirja toimia myös kulutusseurannan työkaluna. Tällöin huoltokirjaan luodaan seurattavat kulutusmittarit ja kirjataan energiankulutuksen tavoitearvot, joihin toteutunutta kulutusta verrataan. Kun kohteesta kertyy historiatietoa, voidaan kulutuksia verrata tavoitearvojen lisäksi myös aiempien vuosien kulutuksiin. Säännöllinen kulutusseuranta mahdollistaa nopean kulutuspoikkeamien havaitsemisen, syiden selvittämisen ja toimenpiteisiin ryhtymisen. Vaikka kiinteistön varsinaista energiankulutusseurantaa tehtäisiinkin huoltokirjan ulkopuolisilla menetelmillä, voi huoltokirja silti toimia apuna energiatavoitteiden ja toteutuneen kulutuksen viestinnässä kiinteistön käyttöhenkilökunnalle. On kulutusseuranta integroitu osaksi huoltokirjaa tai erillisenä, on huoltokirjan tehtäväkuvaukset ja vastuujaot sekä todentamistyökalut oiva apu kulutuspoikkeamien tulkinnassa.

8 (12) Edistyneemmät huoltokirjat mahdollistavat linkitykset rakennusautomaatiojärjestelmiin, ja niiden kautta monipuoliseen hälytys- ja poikkeusraportointiin kulutusten tai jopa yksittäisten laitteiden osalta. Tällöin huoltokirja yhdistyy Tapre-dokumentissa Energiahallinnan mittaukset esitettyyn energiavalvomoon. 5 HUOLTOKIRJA SUUNNITTELUVAIHEESSA Kiinteistön omistaja on yleensä tehnyt päätöksen huoltokirjan käytöstä ja sen muodosta jo ennen rakennushankkeen käynnistymistä. Suunnittelutarjouspyynnössä tulisikin viitata huoltokirjan sisällön ohjeistukseen tai liittää ohjeistus osaksi tarjouspyyntöä, mikäli ohjeistusta ei ole julkisesti muutoin saatavilla. Näin suunnittelija voi määrittää työmäärän, joka aineiston koostamiseen on varattava. Huoltokirjan laadinta suunnitteluvaiheessa tähtää mm. käytönaikaiseen energiatehokkuuteen. Näin ollen tuotettavien dokumenttien tulee olla kiinteistön huoltoa ja käyttöä tukevaa. Niihin sisällytetyn tiedon tulee olla helposti omaksuttavaa ja riittävää. Tärkeää on luoda dokumentit, joiden avulla kiinteistön huoltoon, käyttöön, ylläpitoon ja hallintaan osallistuvat tahot pystyvät hallitsemaan omaa kokonaisuuttaan myös energiatehokkuutta silmällä pitäen. Normaalien suunnittelupiirustusten ja -määrittelyiden lisäksi tulisi huoltokirjaan laatia yleisluontoisemmat dokumentit mm. taloteknisistä järjestelmistä, joiden avulla rakennuksen toiminta-ajatus on helposti ymmärrettävissä. Tällaisia dokumentteja ovat: Osajärjestelmien toimintakuvaukset Lyhyt selostus toimintaperiaatteesta, jolloin rakennusta tuntematon henkilö pystyy nopeasti sisäistämään rakennuksessa käytettävät järjestelmät. Järjestelmien paikantamis- ja vaikutusaluekuvat tai kuvaukset Paikantamiskuvat selvittävät kiinteistöhuollolle sekä muille rakennuksen ylläpidosta vastaaville tahoille, missä huollettavat talotekniset laitteet sijaitsevat. Vaikutusaluekuvista voidaan hahmottaa helposti esimerkiksi tietyn energiatehokkuustoimenpiteen suuruutta. Tyypillisiä vaikutusalueita ovat esimerkiksi ilmanvaihdon palvelualueet, valaistusalueet ja pihasulatusten vaikutusalueet. Esimerkki: pihasulatuksen vaikutusalue Suurten kiinteistöjen piha-alueiden teknisten järjestelmien hallinta ei aina ole yksikäsitteistä. Eri aikaan valmistuneet rakennukset voivat aiheuttaa tilanteen, jossa eri piha-alueiden hallinta tapahtuu usean eri rakennuksen automaation kautta. Tällöin esimerkiksi sulatusten lämpötilarajojen säädön vaikutusta energiatehokkuuteen on vaikea arvioida, jos piha-sulatusten vaikutusalueita ei ole kuvattu. Konekortit

9 (12) Laitteiden, rakenteiden ym. energiatehokkuuteen vaikuttavat tiedot kirjattuna niin, että energiatehokkuuden tarkastelu on niiden perusteella mahdollista. Suunnittelija esitäyttää ja urakoitsija täydentää omalta osaltaan. Tapre todentamisdokumentit Tapren mukaisessa suunnittelussa koneista, laitteista, järjestelmistä tehdään todentamisdokumentit, ks. Tapre-todentamismenetelmät ja suunnittelijoiden työkalut ohjeita suunnittelijoille ja urakoitsijoille. Nämä täydentävät hyvin konekorttien energiatehokkuustietoja. Rakennusvaiheen loppupuolella urakoitsija täydentää koordinaattorin ohjeistuksella suunnittelijan tietoja mm. laitetyyppikohtaisesti. Täydennettävään konekorttiin on energiatehokkuutta mietittäessä painotettava tähän vaikuttavien parametrien täyttämisen tärkeyttä. Tähän tarkoitukseen voidaan käyttää esimerkiksi Tapre todentamisdokumentaatioita, joihin on kerätty keskeisimpien energiatehokkuuteen vaikuttavien LVI-teknisten järjestelmien parametreja. Urakoitsija toimittaa huoltokirjaan oleelliset ylläpitoa tukevat valmistajien käyttö- ja huolto-ohjeet, joista ylläpito-organisaatio voi varmistaa laitteiden vaatimat säännölliset huoltotoimenpiteet ja huoltovälit. Urakkatarjouspyynnössä on mainittava, että huoltokirjamateriaali on toimitettava tilaajan haluamassa muodossa ja laajuudessa ja huoltokirjatietojen toimittaminen on sisällytettävä viimeisen maksuerän ehtoihin. Tapre-malliin kuuluu rakennuksen talotekniikan toimivuustarkastelu noin vuoden käytön jälkeen rakennuksen käyttöönotosta. Toimivuustarkastelu painottuu rakennuksen huollettavuuteen, sisäympäristöolosuhteisiin ja energiatehokkuuteen. Huoltokirjan ensimmäinen päivitys on syytä tehdä toimivuustarkastelun palautteen ja sen aiheuttamien mahdollisten muutosten jälkeen. 6 HUOLTOKIRJA OLEMASSA OLEVAAN RAKENNUKSEEN Mikäli rakennuksella ei ole huoltokirjaa, voidaan se hyvin perustaa myös rakennuksen käytön aikana. Huoltokirjaa perustettaessa tulisi kartoittaa nykyiset järjestelmät ja laitteet, sekä määritellä näiden huolto-ohjeet, kuten suunniteltaessa uuttakin kiinteistöä. Työtä vaikeuttaa usein dokumenttien hajanaisuus, puutteellisuus ja ajantasaistamattomuus, joten huoltokirjan kokoamiseen on syytä varata riittävästi aikaa ja resursseja. Uusista rakennuksista poiketen olemassa olevista rakennuksista on usein saatavilla eri tasoisia energiankulutus- ja huoltohistoriatietoja. Energiankulutustietoja tulee hyödyntää kulutusseurannan tavoitteiden asetannassa ja ne tulisi kirjata historiatiedoksi huoltokirjaan, jos huoltokirjaa energianseurantaan käytetään.

10 (12) Huoltohistoria ja kohdekohtaisten erityispiirteiden tunteminen auttaa rakennuksen huolto-ohjelman laadinnassa. Huolto-ohjelmaa laadittaessa on kuitenkin hyvä miettiä huollon tarvekäytännöt ja tavoitteet niin, että rakennuksen energiatehokkuutta voidaan parantaa. 7 HUOLTOKIRJA RAKENNUKSEN KÄYTÖN AIKANA Huoltokirjan käyttäminen ja ylläpito tuo seuraavia velvollisuuksia ja etuja kiinteistön ylläpito-organisaatiolle ja omistajalle: Ylläpito-organisaatio: - Huoltosuunnitelman noudattaminen ja suoritettujen huoltojen kuittaus Huoltokirja määrittelee oikeat huoltotoimenpiteet, tarkastukset ja huoltovälit talotekniikan laitteille ja kiinteistön rakenteille. Kun näitä noudatetaan, järjestelmät toimivat suunnitellusti, suunniteltujen asetusten mukaan. - Kulutusseuranta ja kulutuspoikkeamiin reagointi Kulutusseuranta ei yksinään kerro kulutuspoikkeaman syytä. Poikkeamien analysointi on kuitenkin erittäin tärkeää, jotta rakennusta voidaan käyttää energiatehokkaasti. Organisaatiossa on määritettävä vastuut siitä, kuka poikkeamia seuraa ja miten niihin reagoidaan. - Poikkeavien ylläpitotoimenpiteiden kirjaaminen ja seuranta esim. käyttöpäiväkirjaan Mahdollisuus hakea helposti historiatietoa kohteen tapahtumista. Mikäli toimenpiteitä ei kirjata ylös, poikkeustilanne voi pian unohtua. Energiatehokkuusmielessä tällainen poikkeustilanne voi olla esimerkiksi lämmitysverkoston säätökäyrien nostaminen pakkaskaudella. Tämän tiedon kirjaamisesta täytyy seurata lämmitysverkoston toiminnan selvitys, jotta vastaavalta vältytään. - Huoltokirjaan mahdollisesti liitetyn käyttäjien palvelupyyntöjärjestelmän seuranta ja reagointi palvelupyyntöihin Pienet viat havaitaan ajoissa, ennen kuin ne aiheuttavat isompia ongelmia ja esimerkiksi energiankulutuksen turhaa kasvua. - Ulkopuolisten sopimustoimittajien huoltojen valvonta ja suoritusten kuittaus Ylimääräisten huoltojen lisääntyminen voi johtua järjestelmän laajemmasta ongelmasta ja näihin on kiinnitettävä huomiota, jos esimerkiksi tiettyä laitetta joudutaan huoltamaan huolto-ohjelmaa tiheämmin.

11 (12) - Ylläpitotoiminnassa kertyvien oleellisten dokumenttien liittäminen huoltokirjan dokumenttiosioon Huoltokirjan päivittäminen tulee olla jatkuva prosessi, eikä rajoittua vain huoltokirjan käyttöönottovaiheeseen. - Kohteen teknisten tietojen päivittäminen tarvittaessa Energiatehokkuuteen vaikuttavia teknisiä tietoja voivat olla esimerkiksi loisteputkien päivittäminen energiatehokkaammiksi tai pumpun juoksupyörän vaihto kokoa suurempaan. - Kohteen teknisten järjestelmädokumenttien, kuten paikantamispiirustusten ym. muutosten kirjaaminen ja ilmoitus omistajataholle päivitystarpeesta esim. vuosittain - Korjaus- ja PTS-ehdotusten laatiminen erilliseen korjaussuunnitelmaosioon - Raportoinnin työkalu rakennuksen omistajalle ja käyttäjille - Tiedottaminen kiinteistön käyttäjille Omistajaorganisaatio - Huoltosuunnitelman noudattamisen seuranta Rakennuksen omistajan tulee seurata huollon laatua ja myös huoltosuunnitelmasta poikkeavia huoltotoimenpiteitä osana toiminnanohjausta sekä varmistaa, että energiatehokasta rakennusta myös huolletaan huolto-ohjelman mukaan. - Energiankulutuksen trend-seuranta Rakennuksen omistajan on syytä aika ajoin analysoida kulutuskehitystä. Ylläpito-organisaatio reagoi yleensä vain lyhyellä aikavälillä tapahtuneisiin muutoksiin ja hitaasti syntyvä kulutuksen nousu voi jäädä huomiotta. Erityyppiset likaantumiset, tukkeutumiset ja venttiilien toimilaitteiden vikaantumiset voivat jäädä normaalitoiminnassa huomiotta, mutta voivat aiheuttaa merkittävää energiankulutuksen lisääntymistä pitkällä aikavälillä. Analysointiin voidaan käyttää ulkopuolista asiantuntijaa, jos omasta organisaatiosta asiantuntemusta ei löydy. - Sopimus ja hallinta Huoltosuunnitelman tehtäväkuvausten ja vastuualueiden muokkaus vastaamaan olemassa olevien ylläpitosopimusten sisältöä Kommunikointi huoltoyhtiön kanssa Huoltokirjan käyttäjien käyttöoikeuksien ylläpito

12 (12) Kohteen PTS / korjaussuunnitelman ylläpidon väline Kohteen ylläpitoon liittyvien sopimusten rekisterin hallinta Kohteen historiatiedon säilyttämisen väline Kohteen huollon kilpailuttamisen väline Jotta huoltokirja toimisi työkaluna kiinteistön omistajalle, tulee huoltokirjaa ylläpitää. Mahdolliset muutokset kiinteistössä tai kiinteistön tekniikkaan tulee dokumentoida ja päivittää huoltokirjaan. Päivitysvastuut tulee sopia kiinteistön omistajan sekä palvelujentuottajien kesken. Huoltokirjan ylläpitoa ja käyttämistä tulee auditoida määrävälein. Tällä varmistetaan, että huoltokirja vastaa muuttuneita tarpeita. Parhaimman hyödyn kiinteistön omistaja saa huoltokirjan auditoinnista silloin, kun se suoritetaan osana laajempaa kiinteistönpidon auditointia.

13 Tampereen kaupunki, Tilakeskus Kangasala Lempäälä Nokia Orivesi Pirkkala Vesilahti Ylöjärvi Tarjouspyyntö Tarjous Sopimus Tarjouspyyntö Tarjous Sopimus Tarjouspyyntö Tarjous Sopimus Kiinteistönomistajan energiatehokkuustavoitteet SUUNNITTELU TOTEUTUS TOIMIVUUS- TARKASTELU Hyvin toteutetut vastaanottomenettelyt KÄYTTÖ Pirkanmaan sairaanhoitopiiri Granlund Tampere Pirkanmaan Osuuskauppa Muut asiantuntijat Kesko Oyj Suomen Yliopistokiinteistöt Oy Tampereen ev.lut. seurakuntayhtymä Toimivuustarkastelun osapuolet: Kiinteistön omistaja Kiinteistön käyttäjät Hoidosta, huollosta ja kunnossapidosta vastaavat Urakoitsijat Suunnittelijat T o d e n t a m i s m e n e t e l m ä t j a - t y ö k a l u t - OSAPUOLET: Energiatehokkuustavoitteiden välittyminen Energiatehokkuustavoitteiden valvonta Kulutusseuranta Vertailu tavoitteeseen Tampereen kaupunkiseutu ECO 2 -hanke Tekes Motiva/TEM ELY-keskus/YM AX-Suunnittelu Airix Talotekniikka YIT Oy TPI Control Oy Schneider Electric Buildings Finland Lassila&Tikanoja Oy NCC Rakennus Oy ARE Oy ISS Palvelut Oy Alasen Rakennus Oy Kaunisto-Yhtiöt Oy Siemens Oy Building Technologies Arkkitehtitoimisto Lasse Kosunen Oy Aihio Arkkitehdit Oy