Helsingin Ammatti-Isännöitsijät risteily Suomen Puheopisto Oy Marsa Bäck

Transkriptio

1 Helsingin Ammatti-Isännöitsijät risteily Suomen Puheopisto Oy Marsa Bäck 1

2 KOKOUS / NEUVOTTELU Kokous on yrityksen tai yhteisön virallinen, määrämuotoinen kokous, jonka toimintaa ohjaa yhtiöjärjestys tai yhteisön säännöt. Neuvottelu on vuorovaikutusta, jossa vähintään kaksi osapuolta pyrkii yhteisymmärrykseen asiassa, jossa heidän tavoitteensa ovat ainakin osittain erilaiset. 2

3 PALAVERI Epämuodollinen keskustelu tai neuvottelukokous: ongelman ratkaisu päätösten teko uudet ideat tilannekartoitus tietojen ja kokemusten kokoaminen ja välittäminen suunnittelu asioiden kehittäminen Marsa Bäck 3

4 Kokoustaito Kokoustaidolla tarkoitetaan kokouksen osanottajan valmiuksia menetellä vakiintuneiden menettelytapojen, lakien ja säännösten mukaisesti siten, että hänen toimintansa on kokousteknisesti ja -taktisesti tarkoituksenmukaista vakiintuneiden menettelytapojen hallinta l. kokoustekniikka kykenee toisten kanssa neuvotellen ja keskustellen saamaan aikaan yhteisesti hyväksyttyjä päätöksiä henkilöiden välinen vuorovaikutusosaaminen 4

5 Kokouksiin valmistautuminen Asiat Välineet TAVOITEET Osallistujat Tilanne 5

6 Onnistunut kokous yhteistoimintaa yhteisen tavoitteiden toteuttamisen väline yksilöllä mahdollisuus ajaa tärkeinä pitämiään asioita kaikilla osanottajilla mahdollisuus vaikuttaa päätökset sitovat osanottajia tekemiseen yksilöllä mahdollisuus toteuttaa sosiaalisia tarpeita 6

7 Kokous ryhmäviestintätilanteena Ilmapiiri ja koheesio Normit Ryhmän rakenteet Roolit Status ja valta Viestintärakenne (Pennington 2002) 7

8 Ryhmäroolit 1. Ryhmää ylläpitävät ja sen toimintaa helpottavat: sovittelija, jännityksen laukaisija, rohkaisija, mukaan vetäjä, tunteiden ilmaisija, tarkkailija 2. Tehtävän suorittamista edistävät: kriitikko, tietojenetsijä, aloitteentekijä, järjestelijä, asiantuntija, täsmentäjä 3. Ryhmän toimintaa häiritsevät: jarruttaja, vetäytyjä, ylimielinen, itsensä väheksyjä, saivartelija, klikkiytyjä, kilpailija, huomion tavoittelija, hyökkääjä, besser-wisser Marsa Bäck 8

9 Myönteiseen keskusteluilmapiiriin vaikuttavat tekijät vetäjän johtamistyyli istumajärjestys / näköyhteys aloitustapa kiireettömyys / aikataulu ulkoiset puitteet ja tarjoilu avoimuus, optimismi asioiden joutuisa käsittely yhteisen edun korostaminen kuunteleminen empaattisuus kaikki mukaan 9

10 Puheenjohtaja ohjaa kokouskeskustelua Päätösasian esittely tai puheenvuoron antaminen esittelijälle Kokouksen johtaminen esityslistan, sääntöjen ja lakien mukaan Puheenjohtajan tehtävät Menettely- ja äänestystavoista sopiminen Viestintä- ja kokouskulttuurin rakentaminen Vastuu pöytäkirjasta ja tehtyjen päätösten toteutuksesta 10

11 Sihteeri pitää huolta kokouksen käytännön toteutuksesta Tarkkojen muistiinpanojen tekeminen kokouksen kulusta, käytetyistä puheenvuoroista ja tehdyistä ehdotuksista Kokouksesta tiedottaminen ja käytännön järjestelyistä sopiminen Sihteerin tehtävät Aktiivinen yhteistyö puheenjohtajan kanssa koko kokousprosessin ajan Päätösasioiden valmistelu ja asiakirjojen toimittaminen (kokouskutsu, pöytäkirja) 11

12 Ilmapiiri kokoontumisissa Vuorovaikutukseen rohkaiseva (avoin viestijä) Kuvaava Ongelmaan suuntautunut Spontaani Ymmärtävä - kiinnostunut Tasa-arvoinen Vastaantuleva Vuorovaikutusta torjuva Arvioiva Kontrolloiva Manipuloiva Neutraali Yläpuolelle asettuva Joustamaton 12

13 Keskustelusuunnitelma Motivointi Ongelman alustava muotoilu Taustatietojen jakaminen Tiedot nykytilanteesta Puhuttaminen Asian käsittely Yhteenvedot Luotsaaminen (keskustelun ohjailu) Kannustaminen Hillitseminen Rentouttaminen Tulostaminen Marsa Bäck 13

14 Osallistuja kuuntelijana Ymmärsitkö, mitä puhuja todella tarkoitti? Ymmärsitkö hänen käyttämänsä sanat oikein? Ymmärsitkö puhujan perustelut niin kuin hän tarkoitti? Perustuiko tulkintasi puhujan motiiveista siihen, mitä hän sanoi vai omiin ennakkoasenteisiisi? Sanoiko puhuja todella niin kuin kuulit / luulit hänen sanoneen? Lehtonen

15 Relationaalinen näkökulma: viestinnän kaksi ulottuvuutta 15

16 Hyvä kokouspuheenvuoro kertoo heti, mistä ehdotuslajista on kysymys: ehdotus, hylkäysehdotus, lykkäysehdotus jne. "Puheenjohtaja, kannatan Aija Aallon ehdotusta." tavoitteellinen, selkeä, ymmärrettävä ja yksiselitteinen kiinnostava ja vaikuttava informatiivinen, edistää tavoitteeseen pääsemistä kohdista kokousväelle; ei puheenjohtajalle, jolta vain pyydetään ja saadaan lupa puheenvuoron käyttöön; kuulijakunta on koko kokousyleisö > hyöty kuulijoille! pidä, jos sanottavaa; hiljaa oleminen tulkitaan konsensukseksi 16

17 Motivoiva puheenjaksottelu MOTIVATION A N S V A ttention = Huomio (avausvaihe) EED = TARVE (kartoita, kysy tai väitä!) atisfaction = Tyydytys(asian esittäm. oikeassa järj.) isualization = Kuvailu (idea/hyödyt/edut) ction = Toiminta (ehdotuksen kertaus, sitouttaminen) 17

18 Suostutteleva viestintä 1.Kuvaillaan mitä hyvää / huonoa on odotettavissa 2.Vedotaan toiseen ihmisenä 3.Sitoumukset, arvot ja tunteet 18

19 Etuoikeutetut puheenvuorot (myönnetään heti) Puheenvuorotyyppi Milloin käytetään? Miten käytetään? Työjärjestyspuheenvuoro Repliikki Päätökseenpuheenvuoro Kokouksen kulkuun, menettelytapoihin tai esim. puheenjohtajan toimintaan puuttuminen. Edellisen puheenvuoron virheellisen tiedon tai harhaanjohtavan lausunnon korjaaminen. Eriävä mielipide suullisesti ei vaadi perusteluja. Kirjallinen vastalause perustellaan. Puheenjohtaja työjärjestykseen! Pykälissä sanotaan Ehdotan pientä taukoa, koska.. Puheenjohtaja, repliikki! Puheenjohtaja, haluan esittää tehtyyn päätökseen eriävän mielipiteeni. 19

20 Äänestystavat Avoimet kättennosto nimenhuuto seisomaan nouseminen ja ryhmittyminen eri puolille salia avoin lippu avoin koeäänestys huutoäänestys puhelin- ja nettiäänestys Suljetut suljettu lippuäänestys umpilippu ja nimenhuuto salainen koeäänestys nettiäänestys puhelinäänestys 20

21 ÄÄNESTÄMINEN Enemmistöt (asioissa) 1. Yksinkertainen enemmistö: ehdoton enemmistö suhteellinen enemmistö 2. Määräenemmistö: 2/3 tai 3/4 tai 5/6 Vaalit (henkilöt) 1. Enemmistövaalit: - suhteellinen enemmistö - ehdoton enemmistö 2. Suhteelliset vaalit - henkilökohtainen 1p; ½ p; 1/3p - ryhmäkohtainen ( koko listan äm. ½ listan äänistä jne.) 21

22 REAGOIVUUS korkea Kypsät kanssakäymistyylit KONTAKTIN- OTTAJA tavoitehakuinen päättäväinen tuloskeskeinen TUKIJA tilanneherkkä myönteinen sopeutuvainen VAUHDITTAJA riskinottaja vastuullinen ratkaisukeskeinen ANALYSOIJA asiaorientoitunut laatua korostava yhteistyöhenkinen korkea ASSERTIIVISUUS vähäinen 22

23 Epäkypsät kanssakäymistyylit KONTAKTIN- OTTAJA hyökkäävä myöntyväinen itsevaltainen välttelevä TUKIJA myöntyväinen hyökkäävä välttelevä itsevaltainen VAUHDITTAJA itsevaltainen välttelevä hyökkäävä myöntyväinen ANALYSOIJA välttelevä itsevaltainen myöntyväinen hyökkäävä 23

24 Lisää aiheesta: Brilhart & Galanes, Effective Group Discussion. Dubuque: Wm. C. Brown Publishers 1992 Huhtinen, P. Näkökulmia neuvotteluihin ja palavereihin. Puheviestintä Oy 2002 Huhtinen, P. Neuvottelijan vuorovaikutustaidot. Puheviestintä Oy 2011 Kansanen, Anneli, Neuvottelu- ja kokoustaidot WSOY 2002 Lehtonen, Jaakko & Kortetjärvi - Nurmi, Sirkka, Neuvotellen tulokseen. Ryhmätyö-, neuvottelu- ja kokoustaito. WSOY 2001 Miettinen & Torkki, Neuvotteluvalta, WSOY 2008 Schranner, Matthias, Neuvottelutaito. Strategiat ja taktiikat vaativiin tilanteisiin. Multikustannus