järjestöjen arjen rutiinien sujuvoittamiseksi HYY:n Virityspäivä Sanna Supponen 2018

Transkriptio

1 Hallinnosta hauskaavinkkejä järjestöjen arjen rutiinien sujuvoittamiseksi HYY:n Virityspäivä Sanna Supponen 2018

2 Työpajan tavoitteet HYY:n Open badges -kriteerit (sihteeri) osaa asiakirjahallintoa ja tehdä selkeitä asiakirjoja osaa kokoustekniikkaa ja yhdistyslakia osaa arkistoida ja ymmärtää sen merkityksen yhdistykselle Työpaja Hyvä hallinto Kokoustamisen A, B, C

3 Hyvä hallinto

4 Hyvä hallinto: Perusteet Selkeä työnjako Tiedonkulku jäsenille, sisäisesti jne. Asiat säilyvät ja siirtyvät paremmin kirjallisena Toimintadokumentit Testamentit, toimenkuvat, vuosikellot Säännöllinen päivittäminen Selkeät käytännöt yksinkertaisin on usein paras vaihtoehto Paraneeko vaihtamalla?

5 Hyvä hallinto: Avoimuus Kokousten avoimuus Pääsääntöisesti jäsenille avoimia Tilanteita, jolloin vain hallitus paikalla Toimintakertomus, toimintasuunnitelma, säännöt, esityslistat, pöytäkirjat jäsenistön saataville verkkosivut, wiki, listalle esim. koontiviestillä Jäsenten vai kaikkien saataville? Pyynnöstä vai lähtökohtaisesti Mikä on salaista/ei verkkoon?

6 Hyvä hallinto: Pöytäkirjat Keskustelu- vai päätöspöytäkirja vai jotain siltä väliltä? Päätöksien listaaminen vs. informaatiokanava Asiat pöytäkirjaan vai liitteisiin Asioiden kirjaaminen etukäteen vai kertominen suullisesti Pöytäkirjan rinnalla järjestön to-do lista ja tapahtumakalenteri Allekirjoitus ja tarkistus! Arkistointi. Pöytäkirjaote Esim. pankki

7 Hyvä hallinto: Toimintadokumentit Pakolliset: Tilinpäätös, tase ja vuosikertomus, toimintasuunnitelma, talousarvio HYY vaatii: Toimintakalenteri Muita: Toimenkuvat, vuosikellot, testamentit, ympäristö- yhdenvertaisuus jne. suunnitelmat ja ohjeet Ei yhtä tapaa tehdä oikein Selkeys Yhteneväisyys ja vertailukelpoisuus Kaikki, mutta vain olennainen

8 Hyvä hallinto: Arkistointi Yhteisön muisti Käyttöarkisto ja päätearkisto Sähköinen vai paperinen Itse tuotetut olennaiset asiakirjat päätöksistä ja toiminnasta Muu materiaali, esim. kuvat

9 Hyvä hallinto: Yhdistyslaki Rekisteröity (eli oikeustoimikelpoinen) vai ei? Velvollisuudet yhdistyslaista Oikeudet tehdä sitoumuksia yhdistyksen nimissä Vastuu yhdistyksen hallituksen jäsenenä Sääntöjä noudattamalla pääsee pitkälle Patentti- ja rekisterihallitus

10 Hyvä hallinto: Jäsenrekisteri Yhdistyslain mukaan jäsenistä on pidettävä luetteloa, jossa mainitaan jäsenten täydellinen nimi ja kotipaikka; muita tietoja voidaan sisällyttää tarpeen mukaan Pyydettäessä jäsenellä pitää olla mahdollisuus tutustua häntä koskeviin tietoihin Kyseessä henkilörekisteri, josta tulee olla asianmukainen rekisteriseloste Kuka, miksi ja miten huolehditaan Sähköinen vai kirjallinen?

11 Kokoustamisen A, B, C

12 Kokoustaminen A: Perusteet Miksi kokoustetaan: synergian hyödyntäminen käsiteltävän asian jalostuminen päätösten toimeenpanon nopeutuminen tuen saaminen päätöksiin tiedottaminen, palautteen saaminen

13 Kokoustaminen A: Yhdistys Yhdistyksen hallitus on toimeenpaneva elin kokouksissa käsitellään vuosikokouksessa hallituksen hoidettavaksi määrättyjä asioita. Ohjenuorana toimivat vuosikokouksessa hyväksytty toimintasuunnitelma sekä talousarvio. Yhdistyksen säännöt määrittävät kokoustamista Viralliseen kokoustamiseen voi liittyä paljon muodollisia sääntöjä, mutta arkityössä olennaista on, että järjestö sopii yhdessä käytännöt ja niitä noudatetaan

14 Kokoustaminen A: Hallitus Hallituksen kokous: pakollinen paha vs. olennainen toimintamuoto Hallinnollisesti hallituksen kokous tulee kutsua koolle vain silloin, kun tehdään päätöksiä Talous & hallinto Tarvitaanko kokous? Sähköpostikokous Suunnittelua toimikunnissa tms. porukoissa Päätösten ennakointi, liikkumavara

15 Kokousosallistujan huoneentaulu Kokoukseen osallistujalla on oikeuksia, joista kannattaa pitää kiinni. Oikeus esittää mielipiteensä, tunteensa ja ajatuksensa Oikeus tulla kuulluksi Oikeus saada tarpeeksi tietoa Oikeus valmistella asioita Oikeus henkilökohtaiseen loukkaamattomuuteen Oikeus olla pois kokouksesta tai osasta siitä, jos asia ei kiinnosta tai osanotosta ei ole hyötyä Toisaalta myös velvollisuus kunnioittaa muita osallistujia ja suoda heille samat oikeudet

16 Kokoustaminen B: Valmistautuminen Kokouksen ajankohta kannattaa sopia hyvissä ajoin Jos on tarve kokoustaa usein, voi olla hyvä sopia useampi kokousaika etukäteen, koska peruminen on helpompaa Ennakkotyö tehostaa kokousta Liitteet/isommat päätökset kannattaa esitellä etukäteen, jotta niihin on aikaa perehtyä Kutsu ja esityslista hyvissä ajoin, mutta ei liian aikaisin

17 Kokoustaminen B: laillisuus ja päätösvalta Säännöt kertovat: Miten kutsutaan koolle Kuinka monen tulee olla läsnä Kokouksen tulee olla päätösvaltainen silloin, kun tehdään päätöksiä, josta hallitus ottaa vastuun Käsittelyjärjestys

18 Kokoustaminen B: esityslista Esityslista Selkeys ja priorisointi: esim. Ilmoitusasiat, päätösasiat, toimialat, META Esityslistan informatiivisuus Ilmoitusasiat/menneet tapahtumat voi koota etukäteen esityslistaan, jolloin voidaan keskittyä keskusteltaviin asioihin Mitä sovittiin viimeisenä listakohtana

19 Puheenjohtajan huoneentaulu Puheenjohtajan vastuulla Kokouksen huolellinen suunnittelu ja valmistautuminen Asialistan valmistelu Jämäkkä ja tavoitteellinen kokouksen johtaminen erilaisten työskentelytapojen ja pääteoksen teonprosessin tuntemus kokouksen selkeä rakenne rakentavan vuorovaikutuksen edistäminen ja kaikkien osallistujien huomiominen päätösten dokumentoinnin merkityksen ymmärtäminen Vastuu ei tarkoita yksin asioiden hoitamista!

20 Kokoustaminen C: Puheenvuorot Puheenvuoropyynnön lisäksi voidaan käyttää muita puheenvuoroja, kunhan niiden käyttö on kaikille selvää Kommentti/repliikkipuheenvuoro, jatkaa samasta aiheesta tai vastaa suoraan esitettyyn väitteeseen lyhyesti (max. 2 virkettä) Työjärjestyspuheenvuoro, jos keskustelu junnaa tai käsittelyjärjestystä tulee muuttaa

21 Kokoustaminen C: Äänestäminen Jos päätös ei saada muuten aikaan tulee äänestää tehtyjen esitysten välillä Jos esityksiä on vain yksi se hyväksytään Äänestystapoja erilaisia (suljettu, avoin..) Enemmistö on normaalisti valtaosa annetuista äänistä Säännöissä saatetaan määritellä poikkeuksia

22 Kiitos! Kysymyksiä?