Keski-Suomen Yhteisöjen Tuki ry Keski-Suomen Yhteisöjen Tuki osuuskunta Tiina Sivonen

Transkriptio

1 Kokoustaito ja -tekniikka Jyväskylän yliopiston ylioppilaskunta Lähteenä Yhdistystoiminnan käsikirja ja Johda yhdistyksesi menestykseen, puheenjohtajan käsikirja, Kari Loimu Keski-Suomen Yhteisöjen Tuki ry Keski-Suomen Yhteisöjen Tuki osuuskunta Tiina Sivonen

2 Sisältö Onnistunut kokous Kokousten valmistelu Kokouksen toimihenkilöt Kokouksessa käsiteltävät asiat, menettelytavat ja sovitut pelisäännöt Asian käsittelyn peruskaava Keskustelut ja puheenvuoro Pöytäkirja

3 Mikä on kokouksen tarkoitus? Kokoukset ovat yhteisöllisiä yhdistyksen Päätöksentekopaikkoja Vaikuttamisen paikkoja (erityisesti sääntömääräiset kokoukset) Kokous ei ole itseistarkoitus Kokouksen on tarkoitus viedä yhdistyksen toimintaa ja asioita eteenpäin Kokouksessa käsiteltävät asiat ja päätökset tukevat yhdistyksen perustehtävää

4 Kokoustaito ja -tekniikka Tiettyjä menettelytapoja ja sääntöjä, jotka määräytyvät yhdistyksen sääntöjen sekä yhdistyslain perusteella Tavoitteena taata toisaalta kokouksen osanottajille mahdollisimman tasapuoliset osallistumis- ja vaikutusmahdollisuudet toisaalta kokouksen nopea ja joustava eteneminen Kokoustekniikan tunteminen on osa kokoustaitoa Kokouksen osanottajan kannalta: kyky menetellä kokouksessa vakiintuneiden menettelytapojen, lakien ja säännösten mukaisesti niin, että hänen toimintansa on kokousteknisesti ja - taktisesti tarkoituksenmukaista

5 Onnistunut kokous Hyvin valmisteltu: tällöin kokous on tehokas ja kykenee hyviin päätöksiin Aikaa ei löydy kokousten kunnolliseen valmisteluun, mutta sitä riittää asioiden vatvomiseen huonosti valmistelluissa kokouksissa Jos 4 tunnin kokouksessa on paikalla 10 henkilöä, aikaa kuluu yhden työviikon verran, 40 h

6 Onnistunut kokous Sopivan pituinen (esim. max 2 h) Demokraattinen: kaikki saavat tasapuolisesti tuoda esille näkemyksensä Kokouksessa pysytään asiassa, eikä lähdetä käymään kokoukseen liittymättömiä asioita läpi Kokouksen jälkeen jäi selkeä kuva siitä, mitä päätettiin Kokouksesta jää tunne siitä, että yhteisöllisesti on saatu päätettyä asioita Kokousasiat käsitellään ja päätetään kokouksessa, ei sen päätyttyä

7 Kokouksen toimihenkilöt: puheenjohtaja Lain määräämät tehtävät Huolehdittava pöytäkirjan laatimisen Asiaäänestyksessä tasatuloksessa pj:n kanta ratkaisee Kokouksen johtaminen Puheenvuorojen jakaminen Yhteenvetojen tekeminen Täsmennysten ja selvennysten pyytäminen Ehdotusten tekeminen kokouksen kulun järjestämisestä Päätösten muotoilu Kokouksen päätösten lain- ja sääntöjenmukaisuuden valvonta Yleinen järjestyksen valvonta Osallistuminen sihteerin ja ääntenlaskijoiden kanssa päätöksentekoon päättäessä äänestyslipun hylkäämisestä tai hyväksymisestä Puheenjohtajia voi yhdistyksessä olla vain yksi

8 Varapuheenjohtaja Yhdistyslaissa ei ole mainintaa, mutta käytännössä tehtävä on välttämätön Toimii puheenjohtajan sijaisena silloin, kun tämä on estynyt Voi siten kutsua hallituksen kokouksen koolle ja johtaa kokousta

9 Sihteeri Yhdistyslaki ei määrää sihteerin töistä mitään Sihteerin tärkein tehtävä on laatia pöytäkirja, lisäksi toimia puheenjohtajan apulaisena kokouksessa Osallistuu usein myös kokousten valmisteluun Sihteerin tehtäviä voidaan hallituksessa sopien jakaa myös muiden kuin sihteerin hoidettavaksi Esimerkkejä tehtävistä: tiedottaminen, tilastoiden ja jäsenrekisterin ylläpitäminen, arkistonhoito, ilmoitukset viranomaisille, toimintasuunnitelmaluonnoksen teko yms.

10 Pöytäkirjantarkastajat Pöytäkirjan tarkastajat: yhdistys voi itse tarkastaa kokouksessa tai tehtävään valitaan 2 henkilöä Tarkastajat joko hyväksyvät tai hylkäävät pöytäkirjan: eivät saa muuttaa pöytäkirjasta mitään, koska pöytäkirja on kokouksen puheenjohtajan käsitys kokouksen kulusta Pöytäkirjantarkastajat voivat pyytää puheenjohtajaa muuttamaan pöytäkirjaa Jos yhteisymmärrystä ei löydy, pöytäkirja tarkistetaan seuraavassa kokouksessa

11 Kokouksessa käsiteltävien asioiden valmistelu Puheenjohtajan vastuulla: joko valmistelee itse tai pyytää muita valmistelemaan Pitää sisällään taustojen selvittämisen ja yleensä päätösehdotuksen valmistelun Oleellisina kysymyksinä: Mitä tietoja osanottajat tarvitsevat etukäteen kyetäkseen tekemään päätöksiä? HUOM! Luottamus Minkälaisia mielipiteitä asian tiimoilta mahdollisesti tullaan esittämään? Onko asiasta syytä keskustella etukäteen joidenkin kanssa ennen kokousta?

12 Vuosikokouksen valmisteleminen Vuosikokouksen osalta hallituksen vastuulla Kokouskutsu: YhdL 24 kokouksen aika ja paikka Asiat, joista ei saa tehdä päätöstä ilman, että kokouskutsussa on asia mainittu 23 ja 24 : Yhdistyksen sääntöjen muuttaminen Kiinteistön luovuttaminen tai kiinnittäminen tai yhdistyksen toiminnan kannalta muun huomioitavan omaisuuden luovutus Äänestys- tai vaalijärjestyksen hyväksyminen tai muuttaminen Hallituksen tai sen jäsenen tai tilintarkastajan tai toiminnantarkastajan valinta tai erottaminen Tilinpäätöksen vahvistaminen ja vastuuvapauden myöntäminen Yhdistyksen purkaminen Muu näihin verrattava asia Jos kokouksessa käsitellään vain yhdistyksen säännöissä tämän kokouksen tehtäviin kuuluvat asiat, riittää maininta Käsiteltävinä sääntöjen x pykälän asiat

13 Kokouksessa käsiteltävät asiat Kokouksen kulkuun liittyvät asiat (järjestäytyminen, päätösvaltaisuus yms) Tiedotusasiat: esim. hallitukselle tiedoksi, ei tehdä päätöksiä Rutiiniasiat: asiat, jotka kuuluvat sääntöjen tai lain mukaan hallituksen päätettäväksi/kirjaus pöytäkirjaan Varsinaiset päätösasiat: näiden asioiden vuoksi kokous on kutsuttu koolle Kokoukseen ei tulisi viedä yhtään turhaa asiaa Asia on turha, kun joku henkilö tai jokin muu toimielin kykenee sen ratkaisemaan/kaikki päätökset on pyrittävä tekemään alimmalla mahdollisella tasolla, josta löytyy asiantuntemus niiden tekemiseksi

14 Työskentelytapa Yhdistyslaki ja säännöt määrittelevät pitkälle sääntömääräisen tai valtuuston kokouksen asioiden käsittelyä Määräyksiä noudatetaan myös hallituksen kokouksessa Kokouksen luonne määrittelee työskentelytapaa: esim. joko/tai päätösten teko -> muodollinen kokous tai ideoita tuottava -> epämuodollinen Puheenjohtajan rooli on erilainen Hallituksen kokouksissa on hyvä olla yhteisesti sovitut pelisäännöt Pelisäännöt tukevat myös kokouksen suunnittelua

15 Yhteisesti sovittavia pelisääntöjä (Hallituksen kokoukset) Asialistan lähettämistapa ja aikataulu Asialista vai esityslista Alustava kokousaikataulu esim. kevätkaudelle Ohjeellinen tavanomainen kokouksen kestoaika Mahdollisen pidemmän suunnittelukokouksen tarve ja ajankohta Tyypilliset kokouksissa käsiteltävät asiat (vuosikello) Varajäsenten kutsuminen ja läsnäolo kokouksissa

16 Yhteisesti sovittuja pelisääntöjä (Erityisesti hallituksen kokoukset) Hallitus on yhteisvastuullinen siitä, että työskennellään olennaisten asioiden parissa Jos kokous ei pääty etukäteen sovittuun kellonaikaan mennessä, sovitaan miten vielä käsittelemättömät asiat käsitellään jatketaanko kokousta vai siirretään seuraavaan kokoukseen Puhutaan yhdestä asiasta kerralla ja yksi puhuu kerrallaan

17 Hyvän käytännön mukaisia menettelytapoja Puheenvuorot pyydetään kokouksen puheenjohtajalta Puheenjohtaja jakaa puheenvuorot pyydetyssä järjestyksessä, lukuun ottamatta työjärjestyspuheenvuoroa, vastauspuheenvuoroa ja repliikkiä, jotka annetaan heti pyytämisen jälkeen Pyydettäessä etuoikeutettua puheenvuoroa mainitaan samalla, minkä laisesta puheenvuorosta on kysymys

18 Hyvän käytännön mukaisia menettelytapoja Puheenvuoro aloitetaan sanomalla puheenjohtaja Äänestyksiin tulevat vain kannatetut ehdotukset Henkilövaaleihin tulevat kaikki lain ja sääntöjen mukaiset ehdotukset kannatuksesta riippumatta

19 Kokouksen työjärjestys Kokouksen alkutoimet ovat sääntömääräisissä kokouksissa aina samat 1-4 (x)=nuijan koputusten määärä (xxx) 1 Kokouksen avaus (x) 2. Kokouksen järjestäytyminen Kokousvirkailijoiden eli kyseisen kokouksen puheenjohtajan, sihteerin, pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskijoiden valinta (x)

20 Kokouksen työjärjestys 3 Kokouksen päätösvaltaisuuden ja laillisuuden toteaminen Säännöistä luetaan kokouskutsun laillisuutta tai päätösvaltaisuutta käsittelevä kohta ja todetaan, että ko. pykälän määräykset ovat täyttyneet (x) 4 Esityslistan hyväksyminen (x) Hyväksytty esityslista on työjärjestys 5 Asiat käsittelyyn kohta kohdalta työjärjestyksen mukaan eli päätösasiat

21 Kokouksen työjärjestys 6 Muut esille tulevat asiat (x) 7 Kokouksen päättämien (x) Kokouksen menettelytavoista kuten puheenvuorojen pituudesta ja pyytämistavasta on hyvä sopia. Lisäksi lakisääteiset keskeiset määräykset on hyvä käydä läpi. Menettelytavoista sovitaan 4 Esityslistan hyväksymisen jälkeen.

22 Asian käsittelyn peruskaava Koskee varsinaisia päätösasioita (x) nuijan kopautusten määrä Asian esittely Keskustelun avaaminen Keskustelu Keskustelun päättäminen (x) Ehdotusten toteaminen ja tarkistaminen (X) Äänestys tai vaali (x)

23 Asian käsittelyn peruskaava Päätös esillä olevasta asiasta (x) Eriävien mielipiteiden ja vastalauseiden kirjaaminen Asian käsittelyn päättäminen: työjärjestyksen kohta no x loppuun käsitelty (x) Esityslistan jokaisen kohdan lopussa pj. toteaa Kohta no x on loppuun käsitelty. Se, joka haluaa ilmoittaa eriävän mielipiteensä tai vastalauseensa, ehtii tehdä ennen puheenvuoron loppuun nuijimista.

24 Eriävä mielipide ja vastalause Eriävä mielipide on suullinen ja perustelematon irtaantuminen tehdystä päätöksestä Vastalause on kirjallinen ja perusteltu irtaantuminen päätöksestä -> jätetään aluksi eriävänä mielipiteenä, jonka jälkeen kirjallinen Näiden tekijä Vapautuu päätöksen mukanaan tuomasta vastuusta Säilyttää moiteoikeuden tehdyn päätöksen johdosta Saa moraalisen oikeuden arvostella jälkeenpäin kokouksen tekemää päätöstä Lähtökohtaisesti päätöksenteossa mukana olleen on turha jälkeenpäin moittia tehtyä päätöstä

25 Keskustelu ja puheenvuorot Ehdotuspuheenvuorot Pääehdotus: käsittelyn pohjana oleva esim. johtokunnan tai jos näitä ei ole, ensiksi tehty kannatettu ehdotus Vastaehdotus: pääehdotuksesta poikkeava ehdotus Hylkäysehdotus: asiaa ei ole ratkaistava myönteisesti tai sen on annettava raueta Lykkäysehdotus: asian siirtämistä myöhempään kokoukseen esittävä ehdotus

26 Keskustelu ja puheenvuorot Kannatuspuheenvuoro: kukin voi kannattaa vain yhtä ehdotusta Kysymyspuheenvuoro Vastauspuheenvuoro Arvosteleva puheenvuoro: arvostellaan, mutta ei tehdä uutta ehdotusta Ehdotuksen pois vetäminen

27 Keskustelu ja puheenvuorot Etuoikeutetut puheenvuorot Asian esittelijällä ensimmäinen puheenvuoro Työjärjestyspuheenvuoro Tauon pitäminen, puheenjohtajan tekemän virheen korjaaminen, ilmoitusasia, keskustelun rajoittaminen, asian käsittelytapaan liittyvä ehdotus yms. Vastauspuheenvuoro Repliikkipuheenvuoro, jos esitetään oikaisu Päätökseen puheenvuoro

28 Päätöspöytäkirja Sisältää vain tehdyt päätökset Erilaisia pöytäkirjoja Mikäli päätöstä ei ole tehty yksimielisesti, merkitään myös ehdotukset, äänestysmenettely, äänimäärät sekä päätös Selostuspöytäkirja Sisältää päätöksen lisäksi esittelyvaiheessa tehty päätösehdotus sekä lyhyesti keskustelussa tehdyt ehdotukset perusteluineen ja kannatuksineen Mahdolliset äänestykset Keskustelupöytäkirja Sisältää käytetyt puheenvuorot, tehdyt ehdotukset ja äänestykset Työläin muoto ja siksi harvoin käytössä yhdistyksissä Harvoin pöytäkirja on puhtaasti jotakin muotoa. Eri tyyppiset asiat vaativat erilaista kirjaamista. Muista selkeys ja tarkkuus! Pöytäkirjan vakuudeksi puheenjohtajan ja sihteerin allekirjoitus ja mahdollisten pöytäkirjantarkastajien allekirjoitus

29 Kiitos mielenkiinnosta! Käy tutustumassa löytyy myös Facebookista Kokoustekniikka osana kokoustaitoa. Jyväskylän yliopiston kielikeskus uploads/document_userfiles/kokoustekn/