Miten johdan kokousta. Tuuli Tarukannel 2018

Transkriptio

1 Miten johdan kokousta Tuuli Tarukannel 2018

2 Hallinnon laillisuusperiaate Perustuslaki 2 : Julkisen vallan käytön tulee perustua lakiin. Kaikessa julkisessa toiminnassa on noudatettava tarkoin lakia Hallintotehtävän hoitamisessa tulee noudattaa tarkoin sitä koskevaa lainsäädäntöä ja viranomaisen tulee toimia lain määrittelemissä rajoissa Viranomaisen on toteutettava lain sille määrittelemät tehtävät Lakisidonnaisuus koskee lautakuntatyön näkökulmasta mm: I. Hallinnollista päätöksentekoa II. Päätösten valmistelua III. Velvollisuutta tuntea laki Jotta laillisuusperiaate voidaan turvata, on viranomaisen toiminnan oltava julkista ja avointa sekä oikeusturvajärjestelmän pitää olla tehokas. 2

3 Hyvä valmistelu ja hyvä päätöksenteko Voi olla monesti pitkä ja polveileva kokonaisuus à kun ollaan päätöksenteon sisällä, on otettava huomioon kaikki lainsäädäntö ja esim. virkavastuu. Prosessi ja lakisidonnaista à mutta ei ole yhtä oikeaa valmistelutapaa, päätöksentekotapaa eikä keskustelutapaa, vaan siinä on kuntakohtaisia eroja. Uusi kuntalaki korostaa yhtenäisyyttä. Kuntien / yhteiskunnan toimintaympäristö muuttuu nopeasti: suhtautuminen on erilaista, esimerkiksi tietosuoja, avoimuus, julkisuus, tasa-arvo, sähköiset asiakirja, näkökulman siirtyminen yksilön oikeuksiin à kokeneet isoja muutoksia (myös lainsäädännön muutokset) Tärkeää pysyä mukana kehityksessä ja vielä ehkä askel edelläkin J 3

4 Mihin hyvä valmistelu ja päätöksenteko tähtää? Hyvä valmistelu & hyvä kokous: I. Ratkaisu on lainmukainen ja sisällöllisesti oikea II. Asianosaiselle: miten ja miksi ratkaisuun on päädytty III. Oikeusturvan toteutuminen IV. Erilaisia ratkaisuvaihtoehtoja on arvioitu ja tutkittu riittävästi Oikeusturva Ratkaisuvaihtoehdot Tiedon hankkiminen Tietoon perustuva päätöksenteko Valmistelukulttuuri Yhtenäiset käytännöt V. Tietoa on hankittu riittävästi, jotta sitä voidaan käyttää päätöksenteossa 4

5 Millainen on hyvä kokous?. Asiat on valmisteltu hyvin ja selkeästi Jokainen käyttäytyy rakentavasti à vaikka oltaisiin eri mieltä, ei mennä henkilökohtaisuuksiin Kokous etenee ripeästi, muttei sisällön kustannuksella. Pysytään asiassa. Yleensä noin kahden tunnin jälkeen keskittymiskyky laskee Tehdään selkeitä päätöksiä ja jokainen ymmärtää, mitä on päätetty ja miksi Selkeät päätökset kirjataan tarkasti pöytäkirjaan, joka vastaa kokouksen kulkua Jokainen ajattelee kokouksen jälkeen, että saatiin jotakin aikaan 5

6 Millainen on huono kokous?. Kestää kauan ja kukaan ei jaksa enää keskittyä Juututaan vatvomaan epäolennaisuuksia ja eksytään kokonaan pois asiasta Keskitytään riitelyyn ja pilkkuvirheisiin Kaikki eivät ole perehtyneet käsiteltäviin asioihin Puheenjohtaja ei muotoile päätöstä selkeästi à kokouksessa oleville jää epäselväksi mitä päätettiin Kokouksen jälkeen käynnistyy keskinäinen soittelurinki ja osallistujat ovat turhautuneita, ei saatu mitään aikaan 6

7 Hyvät kokoustaidot kunnan kokoukset ovat tarkkaan säänneltyjä Tunnetaan riittävästi vakiintuneet menettelytavat sekä voimassa olevat lait ja säännökset Kokouksen osanottajan on kyettävä saamaan aikaan yhteisesti hyväksyttyjä päätöksiä neuvotellen ja keskustellen toisten osallistujien kanssa à huom. julkisuusnäkökulma Toiminta ja vaikuttaminen tapahtuvat vakiintuneiden menettelyjen välityksellä. à kokoustekniikka luo raamit, joiden perusteella kokouksen osanottajat toimivat Jokaisen osallistujan on tiedettävä, missä vaiheessa ja miten kokoukseen osallistutaan ja vaikutetaan, mutta hyvä puheenjohtaja pystyy ohjaamaan kokousta 7

8 8 Tarkemmat määräykset kunnan kokouksiin liittyen on kunnan hallintosäännössä Kuntalaissa on säädetty myös valtuuston kokoontumisen perusteista (myös valtuuston päätöksenteosta tulee olla määräykset hallintosäännössä)

9 Kokouksen puheenjohtaja Antaa kokouskutsun. Toteaa läsnä olevat ja heidän läsnäolo-oikeutensa Toteaa kokouksen päätösvaltaisuuden ja laillisuuden Johtaa asioiden käsittelyä Pitää yllä kokousjärjestystä: kehottaminen asianmukaiseen käyttäytymiseen ja kokouksesta poistaminen, viime kädessä kokouksen keskeyttäminen ja lopettaminen Esteellisyyksien selvittäminen Äänestykset, vaali Keskustelun päättyneeksi julistaminen Yhteenveto ehdotuksista ym. Pöytäkirjasta vastaaminen 9

10 Kokouksen kulku Page 10

11 Esittely kokousta varten ja kokouksessa Päätökset tehdään viranhaltijan esittelystä (poikkeuksena valtuuston kokous) Hallintosäännössä on määräykset esittelystä: kuka esittelee, kuka on esittelijän sijainen erityisestä syystä puheenjohtajan selostuksesta ilman viranhaltijaesittelyä Esittelijän tehtävänä on: valmistelu esittelijän johdolla päätösehdotuksen tekeminen, joka toimii aina kokouksen pohjaehdotuksena. Jos päätösehdotus puuttuu à päätöksenteon virhe (poikkeuksena mm. luottamushenkilövaali, jossa päätösehdotus ei ole pakollinen) valmistelutoimet vain poikkeuksellisesti toimielimen ratkaistavaksi kertoa asian valmistelusta ja taustoista kokouksessa 11 TT

12 Ratkaise kokouksessa: esteellisyys 12 puolueettomuus vaarantuu yksittäisen asian käsittelyssä esteellisyysperusteista säädetään laissa esteellinen mukana asian käsittelyssä = päätöksenteon virhe ja päätöksen kumoamisperuste Valtuutetun esteellisyys valtuustossa esteellisyys syntyy kuntalain mukaisesti: valtuutettu esteellinen, kun asia koskee henkilökohtaisesti valtuutettua tai hänen läheistään à välittömiä vaikutuksia valtuutetun tai läheisen asemaan vaikutus: käsittelykielto à omalta paikalta yleisön joukkoon Muun luottamushenkilön ja henkilöstön esteellisyys esteellisyys syntyy hallintolain mukaisesti (esteellisyysperusteet hallintolain 28 :ssä) vaikutus: läsnäolo- ja käsittelykielto

13 13 Esteellisyys kokoustilanteena

14 Keskustelun johtaminen Puheenvuorojen antaminen pyydetyssä järjestyksessä asian käsittelyjärjestystä koskeva työjärjestyspuheenvuoro ja repliikkipuheenvuoro eli lyhyt edelliseen puheenvuoroon liittyvä huomautus voidaan antaa välittömästi keskustelua ei voida laillisesti rajoittaa, vaan kaikki pyydetyt puheenvuorot on annettava puhujan on pysyttävä käsiteltävänä olevassa asiassa. Jollei näin tapahdu, puheenjohtajan on puututtava asiaan. Puheenjohtajan tehtäviin kuuluu myös järjestyksenpito Puheoikeuden rajoittaminen puheessaan pysyttävä asiassa, puheenjohtajan huolehdittava tästä tarpeettomasti pitkittää puhettaan à pj voi asiasta huomautettuaan kieltää jatkamasta puhettaan kokouksen sujuvan kulun turvaamiseksi puheenjohtajalla on oikeus yksittäisessä asiassa rajoittaa puheenvuorojen pituutta Valtuusto: ryhmäpuheenvuoro 14 INSERT FIRSTNAME LASTNAME VIA >INSERT >HEADER & FOOTER

15 Kokouksen kulku 15 ükeskustelun oikeasta kulusta huolehtiminen ükeskustelun kuluessa toimielimen jäsenet voivat tehdä päätösehdotuksia üpöydällepanoehdotus: Kannatetun pöydällepanoehdotuksen tekemisen jälkeen puheenjohtajan on kehotettava puhujaa kohdistamaan seuraava puheenvuoronsa siirtämisehdotukseen üjos pöydällepanosta ei olla yhtä mieltä, siitä on äänestettävä eikä asian käsittelyä voida jatkaa, jos asia päätetään jättää pöydälle üpäätettäessä jatkaa käsittelyä samassa kokouksessa eli hylättäessä pöydällepanoehdotus jatkuu keskustelu itse asiasta ükeskustelun päättyneeksi julistaminen ükun puheenvuoroja ei enää ole pyydetty, puheenjohtaja julistaa keskustelun päättyneeksi. üyhteenvedon tekeminen keskustelusta ja ehdotuksista Puheenjohtaja johtaa ja ohjaa aktiivisesti keskustelun kulkua!

16 Äänestys ja vaali Puheenjohtaja johtaa äänestysmenettelyä Puheenjohtajan pitää saattaa toimielimen käsittelyyn äänestystapa ja jos äänestettäviä asioita on useampia, myös äänestysjärjestys Äänestystapoja on monia, yksinkertaisin on kädennosto, joskus käytetään seisomaannousua, nimenhuutoäänestys on sihteerille hyvä Äänestysjärjestyksellä tarkoitetaan sitä, missä järjestyksessä ehdotuksista äänestetään 16

17 Äänestyksen ja vaalin erot 17 TT 2016

18 Eriävä mielipide TT Eriävän mielipiteen tarkoitus: Esittelijällä ainoa keino vapautua päätöksen tuottamasta oikeudellisesta vastuusta Oikeus ilmoittaa eriävä mielipide on vastaehdotuksen tehneellä tai päätöstä vastaan äänestäneellä esittelijällä, jos päätös poikkeaa hänen päätösehdotuksestaan Eriävä mielipide on ilmoitettava heti, kun päätös on tehty à kirjalliset perustelut liitetään pöytäkirjaan, jos esitetty ennen pöytäkirjan tarkastamista Päätöstä vastaan äänestänyt tai eriävän mielipiteen ilmoittanut ei ole vastuussa päätöksestä Esittelijän vastuu: vastuussa päätöksestä, jollei ole ilmoittanut eriävää mielipidettä Page 18

19 Kiitos! Hallintoakatemia löytyy: Twitteristä Facebookista SlideSharesta Tuuli Tarukannel Erityisasiantuntija HTM