Keski-Suomen Yhteisöjen Tuki ja Visio Keski-Suomen Yhteisöjen Tuki Tiina Sivonen

Transkriptio

1 Yhdistystoiminnan peruskurssi: Yhdistyksen kokouskäytännöt Keski-Suomen Yhteisöjen Tuki ja Visio Keski-Suomen Yhteisöjen Tuki Tiina Sivonen

2 Illan aiheet Yhdistyksen eri kokoukset ja kokousten toimihenkilöt Kokouskäytännöt: Kokousten valmistelu Kokouksen kulku Kokouspöytäkirjat

3 Mikä on kokous? Kokoukset ovat yhteisöllisiä yhdistyksen Päätöksentekopaikkoja Vaikuttamisen paikkoja (erityisesti sääntömääräiset kokoukset) Kokous ei ole itseistarkoitus: jos ei ole päätettäviä asioita, kokousta ei tarvita Kokouksen on tarkoitus viedä yhdistyksen toimintaa ja asioita eteenpäin Kokouksessa käsiteltävät asiat ja päätökset tukevat yhdistyksen perustehtävää

4 Yhdistyksen eri kokoukset 1)Yhdistyksen kokous (yleiskokous, jäsenkokous) Sääntömääräiset kokoukset (yleensä kevät- ja syyskokous) + ylimääräiset yhdistyksen kokoukset Koollekutsumistavasta määrätään yhdistyksen säännöissä Yhdistyksen kokouksen kutsuu koolle yhdistyksen hallitus Tärkeää pitää kiinni muotoseikoista 2)Hallituksen kokous Ei (yleensä) säännöissä määrättyä koollekutsumistapaa, hallitus voi valita tavan itse; pääasia, että kaikki saavat tiedon kokouksesta. Yleensä koollekutsujana puheenjohtaja. Kannattaa sopia vakituinen kokouspäivä, tai ainakin kaikille sopivat kokouspäivät esim. pari kuukautta etukäteen

5 Toimihenkilöt Puheenjohtaja huolehdittava pöytäkirjan laatimisesta tasatuloksessa puheenjohtajan kanta ratkaisee - myös äänivallattoman! Sihteeri Pöytäkirjantarkastajat vähintään kaksi tarkastajaa tai yhdistys itse Ääntenlaskijat

6 Valmistelu, päättäminen ja toimeksi! Ennen kokousta VALMISTELU ESITYSLISTA KOKOUS! Kokouksen jälkeen TOIMEENPANO PÖYTÄKIRJA

7 Kutsussa mainitaan: Kokouskutsu yhdistyksen nimi mikä kokous kokouspaikka osoitetietoineen kokouksen aika etäosallistumisen mahdollisuus ja rajoitukset käsiteltävät asiat kutsun päiväys: aika ja paikka kutsuja

8 Valmistelu: esityslista Esityslista on kokouksen työskentelyn etenemisjärjestys - Hallituksen kokouksen esityslistan normaali rakenne: 1) Kokouksen avaus 2) Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus (3) Kokouksen toimihenkilöiden valinta) 4) Esityslistan hyväksyminen 5) Pöytäkirjan tarkastuksesta päättäminen 6) Ilmoitusasiat 7) Päätösasiat 8) Muut esille tulevat asiat 9) Seuraavan kokouksen ajankohdasta päättäminen 10) Kokouksen päättäminen Esityslista kannattaa tehdä ennen kokousta ja toimittaa hallituksen jäsenille etukäteen. Yhdistyksen kokouksen esityslistan rakenne on yleensä yhdistyksen säännöissä määrätty

9 Valmistelu: esityslista Yhdistyksen kokouksen esityslista Esityslistan rakenne on yleensä yhdistyksen säännöissä määrätty Sääntömääräisten asioiden lisäksi voi olla kolmenlaisia muita asioita - yhdistyslaissa määrätyt asiat esim. sääntöjen muuttaminen - muut isot yhdistystä koskevat päätökset - yhdistyksen jäsenten aloitteet

10 Kokouksen kulku Kokouskäytännöt on tarkoitettu helpottamaan asioiden hoitamista ja takaamaan kaikkien osallistujien oikeudet. Jokainen yhdistys valitsee itselleen sopivimmat toimintatavat. Kokouksen (päätös)asioiden käsittely asian esittely (selvitetään kaikille, mistä on kyse) keskustelu (pohditaan asiaa ) päätöksenteko (todetaan, mihin lopputulokseen tultiin)

11 Kokouksen kulku: puheenvuorot Kokouksessa puheenjohtaja jakaa puheenvuorot osallistujille. Puheenvuoroa pyydetään yleensä kättä nostamalla. Puheenvuorotyypit: asiapuheenvuoro kommentti- eli repliikkipuheenvuoro vastauspuheenvuoro työjärjestyspuheenvuoro

12 Kokouksen kulku: äänestäminen Keskustelun jälkeen pitää muodostaa päätösesitys tai useampia päätösesityksiä, joiden välillä lopuksi äänestetään Kun puheenjohtaja päättää keskustelun ja siirrytään päätöksentekoon, pitää kaikkien esitysten olla tehtyinä Äänestäminen on tapa selvittää kokouksen tahto päätettävän asian suhteen Äänestystapoja on kahdenlaisia: avoimia ja salaisia eli suljettuja - käsiäänestys - nimenhuutoäänestys - suljettu lippuäänestys

13 Kokouksen kulku: pöydälle jättäminen ja palauttaminen Jos päätösasiaa ei ehditä käsittelemään tai se on niin keskeneräinen, ettei siitä ole mahdollista tehdä vielä päätöstä, voi kokous: jättää asian pöydälle, jolloin asia tulee käsiteltäväksi heti seuraavassa kokouksessa samanlaisena, kuin se oli nykyisessäkin kokouksessa palauttaa sen valmisteluun, jolloin asian valmistelua jatketaan ja se tuodaan takaisin kokouskäsittelyyn, kunhan esitetyt muutokset ja lisäselvitykset on tehty

14 Kokouksen kulku: eriävä mielipide Eriävän mielipiteen voi jättää, jos haluaa irtisanoutua kokouksen päätöksestä Eriävän mielipiteen ehdoton edellytys on, että on vastustanut päätöstä eli tehnyt vastaesityksen tai äänestänyt päätöstä vastaan Eriävä mielipide ilmoitetaan kokouksessa heti sen jälkeen, kun päätös on tehty ja se merkitään pöytäkirjaan Eriävä mielipide on järeä väline, joka on paikallaan lähinnä seuraavissa tapauksissa 1) päätös rikkoo lakia 2) päätös on niin pahasti ristiriidassa oman arvomaailman kanssa, että ei voi kantaa vastuuta siitä 3) päätös on ristiriidassa yhdistyksen sääntöjen tai päätösten kanssa tai 4) päätös sisältää vastuutonta yhdistyksen rahojen käyttöä

15 Toimeenpano: kokouksen pöytäkirja Pöytäkirja on selostus siitä, mitä kokouksessa on tapahtunut Pöytäkirja ei ole virallinen ennen kuin se on tarkastettu Pöytäkirja voidaan tarkastaa hyväksymällä seuraavassa kokouksessa tai valitsemalla pöytäkirjantarkastajat Tavallisimman pöytäkirjatyypit ovat: päätöspöytäkirja, selostuspöytäkirja ja keskustelupöytäkirja

16 Toimeenpano: kokouksen pöytäkirja Kokouksen pöytäkirjalla ei ole tarkkaan säänneltyä muotoa. Pöytäkirjasta tulee kuitenkin löytyä seuraavat asiat: yhdistyksen nimi, mistä kokouksesta on kysymys ja kokouksen aika ja paikka kokouksen osallistujat kokouksen alkamis- ja päättymisaika, kokouksen toimihenkilöt ja laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen tehdyt päätökset mahdolliset eriävät mielipiteet kokouksen puheenjohtajan ja sihteerin allekirjoitus mahdollisten pöytäkirjantarkastajien allekirjoitukset ja päiväys

17 Moitteenvarainen päätös Moitteenvarainen päätös Moitteenvarainen päätös: syntynyt väärässä järjestyksessä ei ole noudatettu hyvää kokouskäytäntöä, on lainvastainen tai sääntöjen vastainen Prosessin voi käynnistää jäsen, joka ei ole myötävaikuttanut päätöksen syntyyn Päätöksen moittija toimittaa haastehakemuksen yhdistyksen kotipaikan alioikeuteen 3 kuukauden kuluessa päätöksen tekemisestä

18 Mitätön päätös Mitätön päätös Loukkaa sivullisen oikeutta Vähentää jäsenellä sääntöjen mukaan olevaa eritystä etua yhdistyksessä tai olennaisesti loukkaa jäsenen yhdenvertaisuutta Mitättömät päätökset eivät astu voimaan eikä niitä tarvitse noudattaa Tämän vuoksi on turha tehdä mitättömiä päätöksi

19 Yhteenvetoa: Hyvä kokous Etenee suhteellisen ripeästi, yksi asia kerrallaan Asiat on valmisteltu kokousta varten jos tarkoitus päättää kesäpäivien paikasta, joku on selvitellyt paikkavaihtoehtoja etukäteen; jos tarkoitus päättää kannanotosta, joku on kirjoittanut luonnoksen jne. Esityslista on toimitettu osallistujille etukäteen Esityslistaan kannattaa kirjata myös päätösehdotuksia, taustatietoa tms. Toimii rakentavasti; vaikka oltaisiin eri mieltä, ei mennä henkilökohtaisuuksiin eikä aleta tapella

20 Yhteenvetoa: hyvä kokous Kestää enintään kaksi tuntia! kahden tunnin jälkeen: ihmisten keskittymiskyky ja jaksaminen laskee reippaasti jos on pakko pitää pitempiä kokouksia, pidä edes 5 min tauko viimeistään kahden tunnin jälkeen! Tehdään selkeitä päätöksiä, joista ei tule erimielisyyttä jälkeenpäin (päätöksiä, ei vain keskustelua) Päätökset kirjataan myös selkeästi pöytäkirjaan, josta ne voidaan todentaa myöhemmin Hyvän kokouksen jälkeen osallistujilla on olo, että saatiinpas jotain aikaan!

21 Yhteenvetoa: huono kokous Kestää liian kauan ja juuttuu vatvomaan epäolennaisuuksia tai eksyy kokonaan pois asiasta Asioita ei ole valmisteltu, kaikki tulevat kokoukseen tekemään päätökset kylmiltään Menee keskinäiseksi riitelyksi Puheenjohtaja ei muotoile päätöksiä selkeästi, kokouksessa oleville jää epäselväksi, mitä lopulta päätettiin Pöytäkirjasta ei löydy kaikkia tehtyjä päätöksiä tai päätökset on kirjattu väärin tai epätarkasti; kukaan ei jälkikäteen voi varmistaa, mitä oikein sovittiin Huonon kokouksen jälkeen osallistujat ovat turhautuneita, ei saatu oikein mitään aikaan

22 Lähteet Kari Loimu: Yhdistystoiminnan käsikirja, WSOYpro (2010) Seppo Paasolainen: Päätöksenteko yhdistyksessä, Saarijärven Offset Oy (2012) Visio opintokeskuksen koulutusmateriaali