Palautekooste ja työryhmän vastine: JHS 176- suositusluonnos

Transkriptio

1 Palautekooste ja työryhmän vastine: JHS 176- suositusluonnos 3. Yleiskommentit Vastaajien määrä: 48 No Palaute Vastine Vastineen perustelu (jos tai Hylätty) 3.1 Suosituksen johdanto on jo ongelmallinen. Johdannossa todetaan, että suosituksessa kuvataan ne pakolliset vaatimukset, jotka julkishallinnon organisaatioiden tulee ottaa huomioon sähköisten asiakirjatietojen käsittelyssä, hallinnassa ja säilyttämisessä. Koska kysymys on informaatioohjaukseen perustuvasta suosituksesta vailla säädöspohjaa, ei suosituksessa voida asettaa pakollisia vaatimuksia. Niin ikään suosituksen johdannossa todetaan, että "JHS176-suositus toimii jatkumona arkistolaitoksen SÄHKE2-normille ja määrittää tietohallintolain pohjalta velvoittavat reunaehdot julkishallinnon tietojärjestelmille sähköisen asiakirjatiedon hallinnassa". Tietohallintolaissa ei ole säädetty, että JHSsuositukset olisivat velvoittavia, joten johdannossa oleva teksti on virheellinen. Toisaalta taas johdannon lopussa todetaan, että " JHS-suosituksessa esitetyt vaatimukset eivät ole julkisen hallinnon organisaatioille velvoittavia". Joten Johdanto-lukua on syytä yhdenmukaistaa. Suositus on laadittu nk. teknisen eritelmän muotoon (engl. specification). Teknisen eritelmän laatiminen on määritelty suosituksessa JHS 136 Menettelytavat JHS-työssä. JHS 136 Luku 5: "JHS-järjestelmässä tuotettavat dokumentit jaetaan kahteen sarjaan: hyvien käytäntöjen kuvaukset ja tekniset eritelmät. Molemmat julkaistaan JHS-suosituksina, mutta teknisistä eritelmistä voidaan tietohallintolain nojalla ja siinä määritellyin rajoituksin tehdä valtiovarainministeriön päätöksellä julkisen hallinnon tietohallinnon standardeja. Näistä standardeista puolestaan voidaan tehdä julkisen hallinnon toimijoita velvoittavia valtioneuvoston antamalla asetuksella" Luku 5.3: "JHS-järjestelmän teknisten eritelmien tavoitteena on kuvata tietojärjestelmälle, sen komponentille tai toiminnallisuudelle tai järjestelmän sisältämille tiedoille asetettuja vaatimuksia niin yksiselitteisesti, että niihin voidaan suoraan viitata esimerkiksi vaatimusmäärittelyssä. [...] JHS-järjestelmän teknisissä eritelmissä käytetään seuraavia termejä niin kuin ne on määritelty IETF:n toimesta (RFC 2119): pitää (must), ei saa (must not), pakollinen (required), pitäisi (should), ei pitäisi (should not), saa (may), vapaaehtoinen (optional), suositeltava (recommended). Termit esitetään tekstissä korostettuina (lihavoitu, kursivoitu tai alleviivattu)." Suositus ei ota kantaa omaan velvoittavuuteensa vaan siitä määrätään muualla. On ymmärrettävää, että lainsäädännän tilanne ja teknisen eritelmän terminologia aiheuttavat epäselvyyttä. Nämä eivät kuitenkaan ole suosituksen sisällön asioita. Lainsäädännän tilanne on monelta osin keskeneräinen. Suosituksessa ei voida viitata valmistelussa oleviin lakeihin, koska niiden sisältö voi muuttua. Toisaalta lainsäädännän valmistumisen odottaminen voi johtaa tilanteeseen, jossa voimassa olevia määrityksiä ei olisi. Sama pätee SÄHKE2- määräyksen voimassaoloon. JHS-suosituksen menettelyihin liittyvä palaute viedään JHSjaoston tietoon. Suosituksia voidaan myös tarvittaessa päivittää. Ylläpitosuunnitelmassa huomioidaan lainsäädännnän muuttuva tilanne mahdollisuuksien mukaan.

2 3.2 Virheellinen tieto: "Julkisuuslaki edellyttää, että julkisen hallinnon organisaatioiden käsittelemien julkisten asiakirjatietojen tulee olla vaivattomasti kansalaisten saatavilla". Julkisuuslaissa ei ole sidottu tiedonsaantioikeutta kansalaisuuteen, vaan julkisiin asiakirjoihin tiedonsaantioikeus on jokaisella. Samassa kappaleessa on myös suositus, jota voi olla vaikea tai mahdotonta toteuttaa ottaen huomioon muun muassa tietosuojavaatimukset: "Hallinnon läpinäkyvyyden lisäämiseksi tiedot tarjotaan mahdollisimman ajantasaisina julkaisemalla ne organisaation verkkosivuilla tai koneluettavassa muodossa avoimena datana". Avoin data on kaunis ajatus, mutta asiakirjahallinnossa hankala toteuttaa. Tässä on otettava huomioon muun muassa julkisuuslain 16.3 :ssä säädetyt vaatimukset. Täsmennetään tekstiin 3.3 Suositus on laadittu asiankäsittelykeskeisenä eikä siinä ole otettu huomioon, että asiakirjoja käsitellään ja niitä tehdään osana julkisen hallinnon palvelutuotantoprosesseja, joita ei ole sovitettavissa asiankäsittelyprosessien muotoon. Tästä syystä suositusluonnosta on syytä tarkentaa siten, että se koskee vain asiakirjojen hallintaan asiankäsittelyprosesseissa. Tällaista rajausta voidaan pitää myös suosituksen puutteena. Hylätty Suositusta voi soveltaa myös muualla kuin asiankäsittelyjärjestelmissä. 3.4 Arkistolaitoksen ajatus asiankäsittelykeskeisestä julkisesta hallinnosta voi toimia ministeriö- ja keskushallintotasoilla, mutta ei esimerkiksi kunnissa. SÄHKE-määritykset ovatkin olleet osittain käyttökelvottomia palveluja tuottavissa julkisen hallinnon organisaatioissa yliopistot mukaan lukien. 3.5 Asiantuntevasti laadittu verrattuna joihinkin aiempiin luonnoksiin. Mutta koko sisällön arvioiminen on hieman liian vaativaa. 3.6 Edelliseen lausuntokierrokseen verrattuna huomattavaa parannusta. Kieli on selkiytynyt ja kokonaisuus on helpompi hahmottaa. Selkeä luettava. Hyvä. 3.7 Kunnanjohtajan päätös-ehdotus: Kunnanhallitus toteaa, ettei kunnalla ole lausuttavaa JHS 176 suositukseen. Päätös: Kunnanhallitus hyväksyi kunnanjohtajan päätösehdotuksen. Toimenpiteet: Vastaaminen verkkolomakkeella Muutoksenhaku: Muutoksenhakukielto (valmistelua) Miksi Sähke2 ollaan siirtämässä suosituksen muotoon? 2. Tällaisen työryhmän tulisi olla laaja-alaisempi. Tietojärjestelmiä koskeva asiantuntemus tulisi olla mukana valmistelussa. Katso vastaus 3.1 Suositusta laadittaessa on kuultu mm. Järjestelmätoimittajia. 3. Luonnoksen kieliasu ei ole yhdenmukainen. Parannetaan

3 4. Palautelomakkeessa on aivan liian paljon vastattavia kohtia. Helpompi tapa olisi hoitaa kysely haastattelemalla asiantuntijaorganisaatioiden (myös muitakin kuin valtion virastoja) asiantuntijoita. Palauteprosessi on JHS-suositusten laadintaohjeiden mukainen 3.9 Suositus on looginen ja ymmärrettävä. Erittäin tarpeellinen. Selkeämpi kuin SÄHKE JHS-suositus on hyvin laadittu ja se on ymmärrettävä, laadukas kokonaisuus. Joiltakin osin on ristiriitaisuutta päädokumentin ja liitteiden välillä. Päädokumentissa puhutaan, että metatiedot "pitää olla". Liitteessä "suositellaan niiden olevan". Tällaiset ristiriidat on syytä korjata. EU:n tulevan yleisen tietosuojavaatimuksen vaikutuksia jo tähän JHS-suositukseen kannattaisi pohtia. Asiakirjahallinnassa käsitellään henkilöitä koskevia arkaluonteisiakin tietoja. Tietosuojavaatimus tuonee mukanaan liudan vaatimuksia, joita olisi syytä ainakin ottaa huomioon jo nyt. Näitä ovat esimerkiksi henkilötietojen käsittelyn kohteena olevan henkilön oikeudet. "Tällaisia oikeuksia ovat omia henkilötietoja koskeva tiedonsaantioikeus, oikeus saada tiedot oikaistua, oikeus tulla unohdetuksi sekä oikeus tietojen poistamiseen, tietojenkäsittelyn vastustamiseen ja tietojen siirtämiseen järjestelmästä toiseen." ( Ei voida spekuloida tulevan lainsäädännön kanssa 3.11 Suositus vaikuttaa kattavalta ja asiantuntevalta Luonnos on kokonaisuudessaan kattava asikirjahallinnon ohje. Ohje on luettavuudeltaan selkeä. Ohjeesta on hyötyä, kun kehitetään asianhallintajärjestelmää ja tiedonhallintaa kokonaisuudessaan Kommentoimme jo aikaisemmin suositusluonnosta ja ne kommentit / muutosehdotukset näkyvät hyvin tässä versiossa. Tämä luonnos on jo mielestäni valmis hyvöäksyttäväksi Kävimme suositukseen liittyvät asiakirjat läpi tiedonhallinnan näkökulmasta. Suositus on tarpeellinen tulevaisuuden sähköisyyttä ajatellen myös koulutusorganisaatiossa. Näemme, että organisaation tietohallinnon ja asianhallinnan/asiakirjahallinnan yhteyden tulisi olla lähempänä toisiaan ja keskusteluyhteys näiden välillä tulisi olla aktiivisempaa kuin se tällä hetkellä on. Aikaa tämän suosituksen kommentoimiseen olisimme toivoneet enemmän, jotta em. keskusteluyhteys olisi saatu toteutettua organisaatiossamme (Tämä palaute on opetus- ja kulttuuriministeriön korkeakoulu- ja tiedepolitiikan osaston kokoama ja sisältää poimintoja opetus- ja kulttuuriministeriön muiden osastojen/yksiköiden näkemyksistä.) Tämä perustelu on koko vastineelle 3.15: JHS-suositus on laadittu nykyisen lainsäädännön mukaisesti. Työryhmän mandaattiin ei kuulu arvioida sitä, pitääkö suositus hyväksyä tässä vaiheessa, vaan se on JHSjaoston ja JUHTA:n käsissä. Katso myös vastaus 3.1.

4 OKM asetti maaliskuussa 2013 arkistolakityöryhmän, jonka tehtävänä oli selvittää arkistolain ja -asetuksen keskeiset uudistustarpeet ja tehdä hallituksen esityksen muodossa esitys uudeksi lainsäädännöksi. Työn aikana kävi ilmeiseksi, ettei nykyinen viranomaisten tietoaineistojen käsittelyä ja tiedonhallintaa koskeva lainsäädäntö muodosta johdonmukaista kokonaisuutta. Työryhmä katsoo OKM:lle jättämässään muistiossa, että lainsäädäntöä on uudistettava sen tehtävänantoa laajemmin kokoamalla yhteen kaikki keskeiset tiedonhallintaa ja tietoaineistojen käsittelyä julkishallinnossa koskevat säädökset. Tämä ns. yleislain valmistelu on käynnistynyt ja vie vaativuutensa vuoksi pitkään. JHS 176 -suosituksen päivittäminen on ongelmallinen sekä ajallisesti että sisällöllisesti. Nyt valmisteilla oleva yleislaki määrittää, minkälaisilla välineillä asiakirjahallintaa jatkossa hoidetaan. On tarpeetonta ja toimijoille (laaja vaikuttavuus) mahdollisesti haitallista, mikäli JHS 176 päivitetään ennen lainsäädännön valmistelutyön etenemistä. Dokumentti näyttää suurelta osin perustuvan tilanteeseen ennen arkistolakiuudistusta. Jotta suositukseen voi ottaa kantaa, tulee sen sisältö arvioida uuden arkistolakikokonaisuuden näkökulmasta erityisesti huomioiden yleiseen tiedonhallinnan kehittämistarpeet. Arkistolakiuudistusta valmistellut OKM:n työryhmä katsoi, että lainsäädäntöä on uudistettava arkistolain päivitystä laajemmin kokoamalla yhteen yleislakiin kaikki keskeiset tiedonhallintaa ja tietojen käsittelyä julkishallinnossa koskevat säännökset ottaen huomioon informaation koko elinkaari. Tästä johtuen JHS 176:n päivittäminen esitetyllä tavalla on problemaattista, ja päivitys tulee lykätä ajankohtaan jolloin laajempi lainsäädännön uudistus on tehty. Tällä hetkellä käytössä oleva Sähke 2 -määräys antaa koskee asiakirjallisten tietojen käsittelyprosessien sähköistämistä ja tiedon sähköistä säilyttämistä. Sähke 2 on saanut kritiikkiä käyttäjiltä. Se on raskas ja sisältää oletuksia sellaisista asianhallintaan sisältyvistä rooleista organisaatioissa, joita ei tosiasiallisesti ole niissä olemassa. On argumentoitavissa, että Sähke 2 on olennaisesti hidastanut siirtymistä aidosti sähköiseen asianhallintaan.

5 Sähke 2:n joistakin havaituista ongelmista päästäisiin eroon JHS 176:n uudistamisen myötä. Palautekierroksella oleva ehdotus JHS suositukselle pohjautuu samalla ajattelulle kuin Sähke 2. On varsin todennäköistä, että JHS 176 ei osoittautuisi pitkäikäiseksi. Kuitenkin sen vaikutusala on sangen laaja ja sen käyttö edellyttää järjestelmien ja ohjelmistojen päivittämistä sekä merkittävää lisäpanostuksen tarvetta organisaatioiden resursointiin ja osaamiseen, minkä taloudelliset ja toiminnalliset vaikutukset olisivat huomattavia. VTV antoi Tuloksellisuustarkastuskertomuksen Sähköisen arkistoinnin edistämisestä: istoinnin_edistaminen.pdf VTV:n raportissa todetaan seuraavasti: Arkistolaitos on antanut yksityiskohtaisia määräyksiä (esimerkiksi SÄHKE-määräykset ja sähköisen säilyttämisen lupamenettely) sekä toteuttanut VAPApalvelun sähköisten asiakirjojen arkistointia varten. Arkistolaitoksella on vakiintunut asema asiakirjojen elinkaarihallinnan ohjaajana, mutta asema on sen toimivaltaan nähden tulkinnanvarainen. Arkistolaitos on kokenut toimivansa toimivaltansa puitteissa, kun taas opetus- ja kulttuuriministeriö ja valtiovarainministeriö ovat katsoneet arkistolaitoksen ylittäneen toimivaltansa sähköisen asiakirjahallinnan ohjaajana. (s. 8) SÄHKE-määräysten vaatimukset selittyvät arkistolaitoksessa tehtyjen haastatteluiden mukaan sillä, että niiden avulla on pyritty varmistamaan sähköisen asiakirjatiedon autenttisuus, eheys ja käyttökelpoisuus sekä mahdollistamaan sähköisten arkistojen siirto arkistolaitoksen sähköisten aineistojen vastaanotto- ja säilytyspalveluun (VAPA). Ehdottomuus, jolla on pyritty sähköisesti säilytettävän aineiston täydellisyyteen, on osaltaan hidastanut sähköiseen arkistointiin siirtymistä. Arkistolaitoksen antamat määräykset ovat lähteneet sen omista tarpeista ja näkökulmista. (s. 38)

6 Vuonna 2011 voimaan tullut tietohallintolaki (634/2011) on aiheuttanut arkistolaitoksen toimivaltaa koskevia tulkintavaikeuksia etenkin syntysähköisen aineiston arkistoinnissa, jossa tietojen hallinnan, käytettävyyden ja säilymisen varmistamiseen liittyvät toimenpiteet tulee tehdä arkistolaitoksen näkemyksen mukaan jo tiedon elinkaaren alusta lähtien. Tiukasti tulkiten arkistolaitos puuttuu tällä ohjeistuksella organisaatioiden toiminta-arkkitehtuuritasoon, joka on organisaatioiden omalla vastuulla, ja tieto- ja järjestelmäarkkitehtuureihin, jotka nekään eivät ole tietohallintolain mukaan arkistolaitoksen vastuulla. Opetus- ja kulttuuriministeriö on pitäytynyt ohjauksessaan arkistolain tiukassa tulkinnassa. Sen näkemyksen mukaan arkistolaissa on selvästi määritelty arkistolaitoksen norminantovaltuudet: oikeus määrätä ainoastaan pysyvään säilytykseen tulevasta aineistosta, arkistotiloista, pysyvästi säilytettävien asiakirjojen tallennukseen käytettävistä materiaaleista ja menetelmistä sekä rekisteröinnistä ja luetteloinnista. Arkistolaitoksen SÄHKEmääräyksen voidaan siten nykymuodossaan tulkita ylittävän arkistolaitoksen toimivallan. (s. 40) Esitetty suositus on erittäin yksityiskohtainen ja lähestyy aihepiiriään tietoteknisen implementaation näkökulmasta. VTV:n tarkastuskertomuksessa Yhteentoimivuus valtion ICT-sopimuksissa todetaan, että tietojärjestelmähankintoihin kohdistuvilla moninaisilla säädöksillä hankintojen tekemisestä on tullut vaikeaa, kankeaa ja hidasta, vaikka nopeasti kehittyvä ICT-toimiala vaatisi samaan aikaan ketteryyttä ja joustavuutta. VTV:n mukaan tarkastuksessa havaittiin, että tietojärjestelmien nykyinen ohjaus asemoi ne kuitenkin edelleen muusta toiminnasta selvästi irrallaan olevaksi tukitoiminnoksi. Tällöin jäävät hyödyntämättä tieto- ja viestintäteknologian tarjoamat mahdollisuudet suunnitella toimintaa innovatiivisesti uudelleen tuottavuuden parantamiseksi. VTV:n lausuntoa mukaillen voidaan todeta, että JHS 176 -suosituksessa käytetty tekninen kieli vaikeuttaa ICT:n ja toiminnan vuoropuhelua. Suositus näyttäytyy irrallisena saarekkeena muun toiminnan kehittämisen näkökulmasta, koska toiminnan ja prosessien tason kuvauksia joko ei ole olemassa, tai ne on laadittu muusta kuin toiminnan kehittämisen näkökulmasta. Ensin tulisi koko virastokentän yhteisellä ponnistuksena laatia tavoitetila, jossa ketteryys ja joustavuus tuodaan osaksi kehittämisen substanssia, ja tämän jälkeen voidaan lähteä laatimaan tarvittavia teknisiä suosituksia, siltä osin kuin standardointi on tarpeen.

7 Näistä syistä JHS 176 -suosituksen päivitystä tulee lykätä eikä suosituksen mahdollista uutta valmistelutyötä tule tehdä ilman ko. tehtäväalueen kunnollista toiminnan tason kohdearkkitehtuuria. Samalla voi todeta, että ilman soveltuvaa toimintaarkkitehtuuria ei voi yleensäkään lähteä tekemään JHS-suosituksen tyyppistä teknisen tason määrittelyä. Detaljikommentteja: JHS 176 -suositus ei voi lähtökohtaisesti olla velvoittava eli suosituksessa ei voi esittää asioita ikään kuin ne olisivat pakottavia. Tämä todetaan kohdassa Johdanto: JHS-suosituksessa esitetyt vaatimukset eivät ole julkisen hallinnon organisaatioille velvoittavia. Tämä seikka tulee korostetusti tuoda esille kohdissa joissa esitetään vaatimuksia. Vaatimusten kohdalla tulisi selkeästi kertoa, että suositusta tulee tulkita vapaaehtoisen soveltamisen näkökulmasta. Kuitenkin dokumentin alussa todetaan: Suosituksessa kuvataan ne pakolliset vaatimukset, jotka julkishallinnon organisaatioiden tulee ottaa huomioon sähköisten asiakirjatietojen käsittelyssä, hallinnassa ja säilyttämisessä. Kohdassa Soveltamisala todetaan: Julkishallinnon tietojärjestelmät pitää laatia noudattaen tässä suosituksessa kuvattuja vaatimuksia. (Sana pitää on lihavoitu ja alleviivattu alkuperäisessä dokumentissa.) Asiakirjatietojen pitkäaikaissäilytystä ja soveltuvin osin siirtämistä koskevissa (erityisesti siirtoformaatit) vaatimuksissa tulee noudattaa julkishallinnon standardisalkkua ja Kansallinen digitaalinen kirjasto - standardisalkkua. Tarkastelussa painottui erityisesti osaston ja yksiköiden käyttäjätoiminta. Asiakirjassa kuvataan ne pakolliset vaatimukset, jotka julkishallinnon organisaatioiden tulee ottaa huomioon sähköisten asiakirjatietojen käsittelyssä, hallinnassa ja säilyttämisessä. Valmisteluvaiheessa olisi perusteltua arvioida onko suositus kuitenkin ohjeistus julkishallinnon organisaatioille johtuen asiakirjan velvoittavuudesta. Asiakirja sisältää pakollisia toimenpiteitä julkisen hallinnon organisaatiolle, jonka vuoksi asiakirja ei ole pelkästään suositus (esim. s.2-3). Asiakirjan velvoittavuus tulee käydä selkeästi ilmi asiakirjan johdannosta ja tarvittaessa eri asiakohdissa. Lisäksi asiakirjassa esitettyjen toimenpiteiden suhde olemassa oleviin tietojärjestelmiin jää vielä asiakirjassa avoimeksi.

8 Esimerkiksi asiakirjan sivulla 2 esitetty JHSsuosituksessa esitetyt vaatimukset eivät ole julkisen hallinnon organisaatioille velvoittavia. Esimerkiksi sivulla 3 julkishallinnon toimijoiden pitää noudattaa tämän suosituksen pakollisia vaatimuksia ja samalla sivulla mainitaan, että organisaation tulee aina määritellä omat tarpeensa ja vaatimuksensa ja laatia hankintojen vaatimusmäärittelyt niiden pohjalta. Suosituksessa esitettyjä saa ja on suositeltavaa käyttää pohjana, mutta niitä ei tule käyttää sellaisenaan, vaan organisaation on sovellettava niitä oman toimintansa tukemiseksi (s.3). Asiakirjassa olisi hyvä ottaa vahvemmin huomioon avoimien rajapintojen määrittely asiankäsittelyjärjestelmille jo niiden luomisvaiheissa. Toimivat avoimet rajapinnat edes auttavat hyvien sähköisten asiointipalveluiden luomista sekä estävät toimittajalukkoja. Asiakirjassa esitetty listaus käytetyistä termeistä ja lyhenteistä pidetään kannatettavana. Luvun 4 alussa voisi olla lyhytselvitys siitä, miten määritelmät on tehty ja mihin ne perustuvat. Miten fi-määritelmän merkityksen voisi avata asiakirjassa? Tilasiirtymät ja asiakirjojen säilytysajat: Käyttäjätoimijoita tulee tiedottaa riittävän ajoissa päivityksistä, muutoksista sekä käyttökatkoksista, jotta tietojärjestelmien käyttäjät pystyvät sopeutumaan ja suunnittelemaan toimintaa osastoilla ja yksiköissä (s.13). Pidetään kannatettavana, että kooste ja luokitus eivät ole toisistaan riippuvaisia: yksittäisen tehtävän sisällä olevat asiat voivat kuulua useisiin eri koosteisiin ja toisaalta yksittäiseen koosteeseen kuuluvat asiat voivat kuulua useisiin eri tehtäviin. Tämä parantaa mahdollisuutta hallita tiettyihin aihepiireihin liittyviä asioita silloin, kun asiat kuuluvat useaan eri luokkaan Suositukset ovat erittäin tärkeitä ja on hienoa, että julkishallinnon organisaatioita kannustetaan tiedonohjaussuunnitelmien laadintaan ja samalla huolehditaan tämän JHS176-suosituksen avulla siitä, että tietojärjestelmät ovat tarpeiden mukaisia. Suosituksen lukeminen on työlästä, kun itsellä ei ole suurta tietojärjestelmien ymmärrystä. Olisi hyvä, että suositukseen liittyen voitaisiin järjestää jotakin koulutusta, jossa olisi sekä Juhdan, Arkistolaitoksen, tietojärjestelmätoimittajien sekä julkishallinnon tietohallinnon ja asiakirjahallinnon asiantuntijoiden edustus.

9 Suosituksessa voisi joitakin asioita ehkä ilmaista konkreettisemmin tai ainakin avata asian sisältöä enemmän käytännön esimerkein. Helpottaisi, jos malliksi otettaisiin esimerkiksi joku asiakirja, joita useimmissa organisaatioissa syntyy, esim. viranhaltijapäätös ja esimerkeissä kuvattaisiin aina myös tätä viranhaltijapäätöksen kulkua. Suositukseen on vaikea tehdä muutosehdotuksia, kun sitä ei riittävän syvällisesti ja konkreettisesti täysin ymmärrä. Olisi ollut kiinnostavaa osallistua ensin johonkin esittelytilaisuuteen, jossa suositusta oltaisiin esitelty. Kiinnostavaa olisi myös saada joitakin valmiita metatietomalleja eri asioista, joko tämän tai jonkin muun suosituksen yhteydessä. JHS-suosituksessa on hyvää ainakin se, että automaattinen hävitys on nyt mahdollista. Suositusta helpottaa myös yhteistyötä tietojärjestelmätoimittajien kanssa Suositus on hyvin perinteisen asiankäsittelyjärjestelmäpohjainen ja pohjautuu asian käsitteelle ja asiankäsittelyn seuraamiselle, vaikka sen soveltamisalaan on sivulla 3/23 sisällytetty myös data (suosituksessa kuvattuja vaatimuksia pitää noudattaa asiakirjatiedon muodosta riippumatta. Asiakirjatieto voi olla esim. dataa). Epäselväksi jää, miten asian käsittelyvaiheita ja toimenpiteitä toteutetaan datapohjaisessa järjestelmässä? esim. rekisterissä, jossa käsitellään ja myönnetään oikeuksia hakemuskäsittelyn perusteella. Käytännön esimerkit olisivat valaisseet tätä asiaa. Suositusta voidaan soveltaa muuhunkin kuin asiakirjapohjaiseen asianhallintaan. Asiakirjallinen luonne tulee siinä vaiheessa kun data tuodaan asiankäsittelyn piiriin. Katso myös vastaus 3.1 Tekstissä on selkeästi ilmaistu pakollisuudet ja vapaaehtoisuudet, vaikka se aiheuttaa lukijalle välillä hankaluuksia ymmärtää, onko kyse suosituksesta kokonaisuutena vaiko kuitenkin yksittäisten osioiden osalta pakollisuudesta. Erityisesti liitteessä 2 pakollisten vaatimusten kokoaminen liitteeksi on varmasti hyödyllinen käyttäjille (sekä toimittajille, että käyttäjäorganisaatioille). Suosituksen soveltajan näkökulmasta on haasteita ymmärtää ja erottaa käsittelyvaihe / toimenpide - logiikkaa. Tekstissä todetaan: "Tietojärjestelmissä käsittelyvaiheet toteutuvat toimenpiteinä" jne. Mitä tämä tarkoittaa? Esimerkiksi tehtäväluokka ole pakollinen metatieto asialle tai asiakirjalle. Oletus ilmeisesti on, että se tulee toimenpiteen kautta. JHS 191 -suositus selvittää tätä logiikkaa Tekstin sisällä on kursiivilla ja sisennettyinä esimerkkejä. Kahdessa tällaisessa kappaleessa kuitenkin esimerkki-teksti puuttuu (luvut 6 ja 7.2.1). Mikä tarkoitus näillä kahdella kappaleella on? Lisätään Esimerkki-sana

10 3.18 Arkistolaitoksen määräysvaltaa SÄHKE-normien osalta ei tule korvata pelkällä suosituksella. kunnallishallinnossa JHS-suosituksen kyllä huomioidaan, mutta nehän ovat vain suosituksia, joita ei ole pakko noudattaa. Kyllä Arkistolaitoksen määrysvalta sähköisen asiakirjatiedon käsittelylle tulee olla edelleen kunnallisia arkistonmuodostajia velvoittava määräys. Kuntien toimintaa tämän osalta ei valvo enää arkistolaitos eikä kukaan mukaan, joten jo nyt vallalla oleva toimintatapa jatkuu eli säilytetään pysyvästi säilytettäväksi määrättyä aineistoa päämäärätehtäviin liittyvissä asiankäsittelyjärjestelmissä ja pysyvästi säilytettävien tietojen tulostaminen jossain elinkaaren vaihessa joko unohtuu tai sitä ei haluta tiedostaakaan. Katso vastaus Suositus vaatii vielä paljon työstämistä ennen kuin se voidaan hyväksyä. Olemme kommenteissamme nostaneet esille ennemminkin kysymyksiä kuin kommentoineet yksityiskohtaisella tasolla. Tämä johtuu siitä, että aihepiiriin paljon keskeneräisiä kysymyksiä Mikäli JHS 176:n on tarkoitus korvata SÄHKE2 vuoden 2015 lopussa, olisi suosituksen ollut hyvä valmistua aikaisemmin. Meille on tullut vastaan useita järjestelmiä uudistavia tarjouspyyntöjä, joissa asiakkaalle on ollut epäselvää, tehdäänkö uusi järjestelmä SÄHKE2:n vai JHS 176:n mukaisesti. Katso vastaus 3.1 Onko tarkoitus, että toimittajat voivat sertifioida ratkaisunsa JHS 176:n mukaisiksi, kuten nyt on toimittu SÄHKE2:n osalta? 3.21 STM kiittää mahdollisuudesta antaa palautetta. STM korostaa, että vaikka suositusluonnos on jossain määrin keskeneräinen niin se on hyvin tarpeellinen erityisesti SÄHKE2-normin seuraajana. Katso vastaus Selkeä ja käyttökelpoinen. Käytännön esimerkkejä voisi olla vielä enemmän. Suositus pitää vielä oikolukea Suositusluonnos on tehty hyvin. Kiitos siitä JHS suositus on selkeä kokonaisuus. Metatietojen määrittelyssä on hivenen vaihtelua dokumentin eri osissa. JHS suosituksessa olisi hyvä huomioida EU:n tietosuojasäännökset, sekä henkilötietojen säilyttämiseen liittyvät näkökohdat, mm. arkaluontoisten tietojen osalta. Tarkistetaan Otetaan huomioon ylläpitosuunnitelmassa Tutkimuskäyttö, erityisesti avoimen tieteen ja tutkimuksen näkökulmasta korostaa myös koko elinkaaren aikana sähköisen aineiston saatavuutta, tallentamista, säilyttämistä ja tiedon löydettävyyden parantamista. Tämä suositus tukee myös tätä näkökulmaa. Suositus antaa kattavan kuvan myös muille organisaatioille, kuin julkishallinnolle, hallintoasioiden käsittelyprosessista ja arkistonmuodostussuunnitelmien kehittämisestä Kuinka ohjeella voidaan korvata määräys? Katso vastaus 3.1

11 3.26 Viittausten numeroinnit liitteissä olivat osittain väärin ja vaikeuttivat tarkastelua Johdannossa esitetyt tavoitteet ovat hyviä. Toisaalta, jos vaatimukset eivät ole velvoittavia, suosituksen tavoitteita ei saavuteta. Sitovuustaso jää epäselväksi Kommentit annettu yhteistyössä Poliisihallituksen, Keskusrikospoliisin, Poliisiammattikorkeakoulun, ja Länsi-Uudenmaan PL:n ja Hallinnon tietotekniikkakeskuksen kanssa. Tarkistetaan Katso vastaus 3.1 Suositus nähdään tarpeellisina. Tarve saada velvoittavaksi. Suositus vaatii jalkauttamista. Toivottavasti löytyy taho koulutuksen, JHS-cafe-tilaisuuksien (vähän kuin VAPA-infot) järjestämiseen Esimerkit soveltamisesta on erittäin hyödyllisiä ja niitä voisi käyttää laajemminkin selkiyttämää vaatimusten soveltamista Julkishallinnon toimijoita tulee kaikin keinoin kannustaa digitalisaatioon, joka julkisissa prosesseissa tarkoittaa mm. asiakirjahallinnan täyttä paperittomuutta. Kaiken normiohjauksen tulee tukea tätä päämäärää tekemällä digitaaliseen toimintaan pääsy mahdollisimman helpoksi samalla kuitenkin varmistaen asiakirjojen pysyvän säilytyksen tarpeet ja aktiiviajan asiakirjojen saatavuus. Tästä näkökulmasta kaikki toimet, jotka tuovat helpotusta nykyisen melko vaativan Sähke normin vaatimuksiin nähden, ovat erittäin tervetulleita. Otetaan huomioon ylläpitosuunnitelmassa Digitalisaatiota edistävien toimenpiteiden tulee samalla vähentää turhia hallinnollisia esteitä ja uudistaa prosesseja. Tämä tavoite on mukana myös uudessa hallitusohjelmassa. Uusien suositusten tulisi rakentua siten, että sen avulla on mahdollista rakentaa uusia, entistä kevyempiä prosesseja ja helpottaa virastojen työtä, samalla tukien keskinäistä yhteensopivuutta. Tästä lähtökohdasta minimimäärä pakollisia asiakirjahallinnan tila/metatietoja ja niiden mahdollinen, suosituksen mukainen laajentaminen, olisi suotava lähestyminen. Tärkeää ei siis ole, että uusia toimintoja rakennettaessa joudutaan käyttämään paljon pakollisia tietorakenteita, vaan että kun käytetään tietorakenteita, ne ovat yhteensopivia normin ja muiden tietomallien kanssa. Osin tätä näkökulmaa on suosituksessa lähdetty noudattamaan, kannattanee harkita onko tarpeeksi.

12 Suosituksen linjaus, että se koskee kaikkea, ei vain pysyvästi säilytettävää, asiakirjatietoa, on kannatettava. Sähköinen asiointi, sähköinen asianhallinta ja sähköinen arkistointi muodostavat saumattoman ketjun jolloin voidaan hyödyntää suosituksen mukaisia metatietoja koko asiakirjallisen tiedon elinkaaren ajan heti tiedon järjestelmään tallentamisesta alkaen. Jotta digitaaalisuus toteutuisi, tulee kaikki viranomaisen asiakirjallinen tieto saada hallintaan. Tämän edellyttää sitä, että suositus mahdollistaa laadukkaat, mutta samalla keveät prosessit ja järjestelmät Pääosin perusteltu JHS -suositusluonnos. Kuitenkin suhdetta JHS 191:een ei ole määritelty. Samoin luokituksen käyttöä ei ole avattu: milloin voi käyttää tehtäväluokitusta ja/tai palveluluokitusta. Tietyt epäjohdonmukaisuudet, ja keskeneräisyys tulevat esiin etenkin liitteissä. Tarkennetaan Suositusluonnos on Sähke2-normia selkeämpi ja paremmin käytäntöön sovellettavissa. Suositus tarvitsee muutosehdotuksissa mainittuja käsitteiden ja määritelmien tarkentamista. Hyvä, että mainitaan, että koskee myös määräajan säilytettävää aineistoa Tässä antamissamme kommenteissa olemme keskittyneet suositusluonnos-tekstiin, emme liitteisiin. Annetuilla kommenteilla ja ehdotuksilla on kuitenkin vaikutuksia mm. metatietoliitteeseen sekä vaatimusliitteeseen. Mikäli tietojärjestelmä on jo SÄHKE2-sertifioitu, tulisi sertifioinnin huomioiminen olla jotenkin mukana tässä suosituksessa. Mitä vaikutuksia jo myönnettyihin sertifikaatteihin tällä suosituksella on? Katso vastaus 3.1 Kun käyttäjän roolia vähennetään, tällöin ajantasaisten TOS:n ja TOJ:n ja niiden metatietojen merkitys korostuu. Jäävätkö tietyt metatiedot, esim. nimikkeet liian yleiselle tasolle, kun ne valitaan listalta eli kuvaavatko ne riittävän hyvin esim. toimenpidettä, jotta myöhempi käyttö pystyisi niitä hyödyntämään riittävällä tarkkuustasolla (=todellisella toimenpiteellä joka tapahtui).

13 Edelliseen liittyen voisi todeta, mikä merkitys loppujen lopuksi on näillä geneerisillä toimenpiteillä asiakirjatietojen myöhemmässä käytössä (esim. tutkimuskäytössä) on. Tämä suositus kohdistuu paljolti asiankäsittelyjärjestelmän tyyppisiin tietojärjestelmiin (=hallintoasian käsittely), muut tietojärjestelmät tullevat mukaan myöhemmin. Kun manuaaliseen diariin on merkitty toimenpiteet, onko niitä pakko merkitä yhtä uskollisesti asiankäsittelyjärjestelmiin. Eikö tehtävä, asia ja asiakirjatieto pelkästään riittäisi, jotka otettaisiin talteen myöhempää käyttöä varten. Toimeksiannot kuuluvat asiankäsittelyjärjestelmien toiminallisuuksiin, mutta niistä ei tarvinne tehdä toimenpiteitä. Mikäli asiankäsittelyjärjestelmiä halutaan tehdä käyttäjäystävällisemmiksi, niin asiaa voisi tarkastella ja selvittää tämä näkökohta huomioiden Suositusluonnoksen palautepyynnössä todetaan mm, että JHS 176-suosituksen uudistamistyön tarkoituksena on mm. korvata arkistolaitoksen antama SÄHKE2-määritys, jonka voi-massaolo on näillä näkymin päättymässä vuoden 2015 lopussa. Katso vastaus 3.1 Arkistolaitoksen SÄHKE2-määräyksessä sen todetaan perustuvan arkistolakiin (831/1994) sekä lakiin sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003), joiden mukaan arkistolaitoksella on oikeus antaa määräyksiä mm. asiakirjojen rekisteröinnistä ja sähköisen asioinnin kirjaamisesta, pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista, pysyvään säilytykseen määrättyjen tietojen tallentamisen menetelmistä sekä pysyvästi säilytettävien asiakirjojen siirtämisestä arkistolaitokseen. Katso vastaus 3.1 Julkisen hallinnon tietohallinnon ohjausta koskevan lain (634/2011) 5 :n mukaan valtiovarainministeriön yhteydessä toimii julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta (JUH-TA) joka antaa mm. julkisen hallinnon tietohallintoa koskevia suosituksia. Lain 6 :n mukaan valtiovarainministeriö voi päättää, että suositus on julkisen hallinnon tietohallinnon standardi. Lain 4 :n mukaan standardin velvoittavuudesta julkisessa hallinnossa voidaan säätää valtioneuvoston asetuksella lain 4 :n 2 momentin mukaisesti. Katso vastaus 3.1 Suosituksen johdannossa todetaan, että suosituksessa esitetyt vaatimukset eivät olisi julkisen hallinnon organisaatioille velvoittavia. Koska arkistolaitoksen SÄHKE2-määräys on nykyisen lainsäädännön perusteella viranomaisia velvoittava, ei JHS-suositus suoraan voine korvata arkistolaitoksen määräystä niistä vaatimuksista, jotka mm. ovat edellytyksenä asiakirjallisten tietojen pysyvälle sähköiselle säilyttämiselle ja arkistolaitoksen pysyvää sähköistä säilyttämistä koskevalle luvalle. Katso vastaus 3.1

14 Suosituksen johdannossa ja liitteessä 2 todetaan kuitenkin ristiriitaisesti, että suositus sisältäisi velvoittavat reunaehdot julkishallinnon asiakirjojen hallintaan käytetyille tietojärjestelmille sekä ne pakolliset vaatimukset, jotka julkishallinnon organisaatioiden tulee ottaa huomioon sähköisten asiakirjatietojen säilyttämisessä ja että vaatimukset on erotettu muusta tekstistä alleviivattuna. Epäselvyyttä velvoittavuuden suhteen lisää se, että alleviivatut kohdat suosituksessa on kirjoitettu esim. muotoon pitää tai saa ja ei saa sekä toisaalta on suositeltavaa. Katso vastaus Valtioneuvoston kanslia antaa lausunnon koko valtioneuvoston puolesta vastatessaan valtioneuvoston ja sen ministeriöiden yhteisistä hallinto- ja palvelutehtävistä eli mm. asiakirjahallinnon ja arkistonmuodostuksen kokonaisuuteen liittyvistä tehtävistä ja hyvästä tiedonhallintatavasta - on erittäin hyvä, että uuden JHS-suosituksen tarkoituksena on kehittää sähköisten asiakirjatietojen hallintaa niin, että se tukee paremmin operatiivista toimintaa ja käyttäjälähtöisyyttä - Kun JHS-suositus sisältää pakollisia vaatimuksia, tulisi suosituksesta ilmetä vaatimusten säädöspohja Katso vastaus on hyvä, että pakolliset vaatimukset on kerätty omalle liitteelleen - suosituksessa sivun 2 alareunassa todetaan, että JHS-suosituksessa esitetyt vaatimukset eivät ole julkisen hallinnon organisaatioille velvoittavia, seuraavalla sivulla kuitenkin todetaan, että julkishallinnon toimijoiden pitää noudattaa suosituksen vaatimuksia Katso vastaus ) Ovatko TO:n tuottamat metatiedot tarkastettu ristiin JHS 191 kanssa? Esimerkiksi asiakirjan valinnaisista metatiedoista koodi ja käytetty koodisto tulisi tuottaa TOS:sta. Niitä ei ole kuitenkaan huomioitu JSH 191:ssä. Mielestämme suositusten tulisi vastata toisiaan TOS:sta tuotettavien metatietojen osalta, jotta TOS:n ja tiedonohjausjärjestelmien toteuttaminen olisi mahdollisimma yhtenäistä. Tarkistetaan 2) Toimenpiteen julkisuusluokka Metatietomallissa on määritely toimenpiteen julkisuusluokka, mutta kysymyslomakkeessa ei ole kohtaa sille. Onko toimenpiteelle tarpeellista määritellä julkisuusluokka? Voiko toimenpide olla salassa pidettävä, jos asia on julkinen? Jos metatieto on tarpeellinen, sitä on voitava tapauskohtaisesti muuttaa, joten tiedon lähteenä on oltava myös käyttäjä. 3) Suositus liitteineen on sekava ja se käytävä huolellisesti saatujen kommenttien perusteella ennen lopullista julkaisua. Tähän on vastataan lukukohtaisessa vastineessa. Tähän on vastataan lukukohtaisessa vastineessa. Tarkistetaan

15 3.37 Erityisen hyvää standardissa on se, että siinä on huomioitu sähköisen asioinnin ja sähköisen asiankäsittelyn vaatimuksia. Tiedonhallinnan tulisi olla ennemmin linkitettyä tieto-objektien välisiin suhteisiin perustuvaa kuin hierarkkiseen tiedon luokitteluun perustuvaa. Samaa tieto-objektia täytyy voida käsitellä useassa eri prosessissa ja sallia monenlaisia kontekstiin perustuvia luokitteluja yhdelle ja samalle tieto-objektille. Tullin näkemyksen mukaan tullin päämäärätehtäviä ei voida hoitaa dokumentti pohjaisilla asianhallintajärjestelmillä. Esimerkiksi Tullin päämäärätehtävien hoitoon tehdyt tietojärjestelmät on rakennettu komission tietomallien mukaisesti. Joissain päämääräprosesseissa käsitellään ja tuotetaan dokumenttimuotoista tietoa osana ilmoituksen tietojen käsittelyä. Näitä dokumentteja ei kuitenkaan katsota tarpeelliseksi käsitellä JHS176 mukaisen tietomallin mukaisesti vaan pääjärjestelmän tietomallia noudattaen. Näin ollen pakollinen relaatio asian, tehtävän ja asiakirjan välillä olisi keinotekoinen Kokemukseni vähäistä, en osaa arvioida Palautekierroskutsussa olisi ehdottomasti pitänyt kertoa suosituksen aiotusta laajuudesta: JHS 176- suositus on ensimmäinen JHS-suositus, josta aiotaan ohjeistavan suosituksen sijaan tehdä Tietohallintolain mahdollistava valtioneuvoston asetus. Näin suosituksesta tulee julkisen hallinnon organisaatioita sitova määräys, jonka vaatimusten toteuttaminen koko julkishallinnon laajuudessa ei ole lainkaan yksinkertaista. Palautteenantajien olisi pitänyt saada tietää tämä, jotta suositukseen ja sen kommentointiin olisi osattu suhtautua tarvittavalla vakavuudella. Näin palautteissa olisi osattu ajatella suosituksen soveltamiskelpoisuutta myös muissa kuin helposti valmisohjelmilla katettavissa JHS176- suostuksen mukaisissa järjestelmissä. Suosituksen johdanto päättyy vielä tavallisista JHS-suosituksista tuttuun lauseeseen JHS-suosituksessa esitetyt vaatimukset eivät ole julkisen hallinnon organisaatioille velvoittavia, mikä ei siis suosituksen käyttötarkoituksen huomioiden pidä lainkaan paikkansa. Katso vastaus Hyvää ja kannatettavaa on suosituksen pakottavuus ja velvoittavuus, jolla pystytään paremmin varmistamaan yhdenmukaiset käytännöt, edistämään järjestelmien ja määrittelyjen välistä yhteentoimivuutta. Erityisen tärkeää on, että suositus on myös järjestelmätoimittajia velvoittava. Vaatimuksiin liitetyt tapausesimerkit ovat riittävän kuvaavia.

16 3.41 Omasta puolestani voin sanoa suoraan, että olen aika kriittinen tätä paperia kohtaan. Musta on täysin järjetöntä asettaa suosituksia paperissa kuvatulla tasolla siellähän monessa kohtaa kuvataan tarkasti miten järjestelmän pitää toimia, ei sitä mitä halutaan saada aikaan. Käsittääkseni monet suosituksissa ovat ristiriidassa tyypillisten kaupallisten ratkaisujen perustoimintojen kuten SharePointin kanssa. Tämän tyyppisellä suosituksella luodaan pahimmillaan aika paljon räätälöintitarpeita ja käytännön seuraus on joko että julkishallinnon organisaatiot elävät ristiriidassa suosituksen kanssa tai että niille tulee paljon turhia kustannuksia räätälöinneistä ja niiden tulevaisuuden ylläpidosta. Tämä on vastine koko palautteeseen 3.41: Suositusta laadittaessa on keskusteltu tietojärjestelmätoimittajien kanssa ja heidän kommenttinsa on otettu huomioon. Katso myös vastaus 3.1. Onko paperia valmisteltaessa arvioitu esim. Minkälaisia kustannuksia toteuttamisesta aiheutuu? Miten hyvin erilaiset valmiit ratkaisut taipuvat paperin suosituksiin ilman räätälöintiä? Kaupalliset tai esim. avoimen lähdekoodin ratkaisut kuten Alfresco tms.? Onko jossain olemassa toteutuksia, jotka täyttäisivät nämä normit? Jos on, niin sitä tietysti pitäisi hyödyntää mahdollisimman paljon kustannusarviot, käytetyt ratkaisut jne. kannattaa tuoda esiin Jos ei, niin se on aika iso varoitussignaali silloinhan ollaan todennäköisesti antamassa teoreettista suositusta, jonka toteuttamisen järkevyydestä ei ole varmaa tietoa Onko ylipäätänsä asiakirjahallinnon kustannustehokkuus ollut tavoitteena kun tätä paperia on tehty? Käytännössä oleellista on Valtion tasolla tehostaa julkisen sektorin toimintaa ja asiakirjahallinto on hyvä esimerkki puhtaasta tukitoiminnosta, joka pitäisi pystyä tekemään mahdollisimman pienin kustannuksin. Avainasemassa tehokkuuden suhteen on kyky käyttää valmiita ratkaisuja, joko kaupallisia tai avoimen lähdekoodin ratkaisuja. Olisi siis järkevää lähteä liikkeelle näistä ja etsiä tapa toteuttaa riittävän hyvät asiakirjahallinnon vaatimukset nojautuen mahdollisimman paljon valmiiden ratkaisujen ominaisuuksiin. Yleistä: hyvää, että asetustekstissä oli asetuksen piiriin otettu myös määräajan säilytettävä aineisto. Sähköisessä ympäristössä asiakirjojen käytettävyys ja eheys taataan hyvin pitkälti samoilla keinoilla olipa kyse määräajan tai sp-aineistosta. Hyvää oli myös se, että asetus oli liitetty isoihin kansallisiin tavoitteisiin: tietojen yhteentoimivuus, avoin data sekä kokonaisarkkitehtuurit.

17 Tekstissä mainitaan, että olennaisinta on tietojen eheys, luottamuksellisuus, saatavuus ja kiistämättömyys. Järjestelmien ja menettelyiden tulee tukea näitä vaatimuksia. JHS-suositukseen olisin kaivannut myös vaatimuksia/ohjeita siitä miten tiedon laatua valvotaan ja huolletaan viranomaisessa muutoin kuin täyttämällä JHS-asetus järjestelmän suunnitteluvaiheessa. Olisiko JHS-tekstissä voitu listata tapauksia, joissa asiakirjahallinnon tulisi olla mukana/ hoitaa/ valvoa? Vai tarvitaanko viranomaisissa lainkaan asiakirjahallinnon osaajia? Suositus koskee vain järjestelmiä, joissa on asiankäsittely: entäs muut purkit? Pitäisikös näihinkin kuitenkin viitata jotenkin ja antaa soveltuvaa ohjeistusta miten asioita pitäisi muunlaisissa järjestelmissä ratkoa Suositus on tarpeellinen, mutta sen velvoittava rooli jää ehkä hieman epäselväksi. Jos tämä pysyy suosituksen asteella niin kyseenalaista on kuinka laajamittaisesti sitä hyödynnetään. Fokukseksi määriteltiin operatiivisen toiminnan parempi tukeminen ja käyttäjälähtöisyys: suositus on varmasti hyödyllinen organisaatioille etenkin uusia tiedonhallintajärjestelmiä hankittaessa mutta sovellettavuus hankaloituu jos jo olemassaolevia järjestelmiä tulee muokata suosituksen mukaisesti. Tämä voi osaltaan hankaloittaa sitä, miten eri organisaatiot pystyvät noudattamaan suositusta. Katso vastaus Suositusluonnos sisältää lukuisan joukon pakollisia ohjelmiston toteutukseen kohdistuvia varsin yksityiskohtaisia vaatimuksia, jotka edellyttäisivät käsityksemme mukaan räätälöintejä myös yleisesti käytössä oleviin valmisohjelmistoihin (mm. Sharepoint). Suositusluonnoksen noudattaminen sellaisenaan johtaisikin verohallinnon tavoitteiden vastaisiin valmisohjelmistoräätälöinteihin. Siksi ennen suosituksen hyväksyntää pitäisi laatia selvitys suosituksen käyttöönoton vaikutuksista julkishallintoon mm.: Suositusta laadittaessa on keskusteltu tietojärjestelmätoimittajien kanssa ja heidän kommenttinsa on otettu huomioon. Katso myös vastaus Selvittää siitä miten hyvin markkinoiden yleisimmät valmisohjelmistoratkaisut taipuvat suositusluonnoksessa esitettyihin pakollisiin vaatimuksiin ja mitä kustannusvaikutuksia vaatimuksien mukaisella toteutuksella olisi ratkaisun elinkaaren aikana asiakkaille. - Selvittää missä laajuudessa julkishallinnossa käytettävät ratkaisut/toteutukset kattavat jo nykyisellään suositusluonnoksessa esitetyt pakolliset vaatimukset - Laatia yhteenveto siitä millaisia kustannuksia sekä aikatauluvaikutuksia kehittämishankkeille olisi suosituksen käyttöönotosta julkishallinnossa.

18 Toimittaja- ja kustannushallinnan näkökulmasta on lisäksi mielestämme tavoiteltavaa ettei suosituksella rajata vaatimusten mukaista markkinatarjontaa liian suppeaksi esim. muutaman toimittajan valmistuotteeseen tai pelkkiin räätälöintiratkaisuihin Suosituksen tavoite tulee määritellä ja sen tulisi olla selkeä sekä edetä luku luvulta sen mukaisesti. Täsmennetään tavoitetta Johdannossa Puhutaanko suosituksessa asianhallinnasta, asiankäsittelystä vai asioiden käsittelystä jää epäselväksi. Asianhallinta ja asiankäsittely viittaavat normaalissa käytetyssä kielessä vain perinteisiin asianhallinta- ja asiankäsittelyjärjestelmiin eikä siis esim. substansseihin liittyviin asioiden käsittelyjärjestelmiin. Ryhmän mielestä tässä ei ole ristiriitaa, eikä suositus estä muidenkaan asioiden käsittelyä. Tämän suosituksen kohteena tulee olla myös edellä mainittuihin nk. perinteisiin asianhallinta- ja asiankäsittelyjärjestelmiin verrattavat substansseihin liittyvät asioiden käsittelyjärjestelmät esim. päivähoitojärjestelmät, lupajärjestelmät. Tarkennetaan Käsitteiden käyttö on horjuvaa kautta linjan, esim. puhutaanko asiasta, tiedosta, asiakirjoista, asiakirjallisesta tiedosta, asiakirjatiedosta. Milloin käytetään tehtävää, asiaa, toimenpidettä, asiankäsittelyprosessia, käsittelyprosessia: jää edelleen epäselväksi. Suosituksen tulee vahvistaa hallitusohjelman mukaista prosessilähtöistä ajattelutapaa asioiden käsittelyssä eikä organisaatiolähtöistä toimintaa. Mukaan tulee ottaa myös monitoimijaprosessit eikä vain julkishallinnon toimijoiden vaan muidenkin toimijoiden osallistuminen kuhunkin prosessiin. Termejä ja niiden suhteita pyritään selkeyttämään Monitoimijaprosessit on jo huomioitu, pyritään selkeyttämään. Yhdeksi lähtökohdaksi tulee tiedon avaamisen näkökulma, johon löytyy linjauksia ja perusteita VM:n sivustolla olevasta linkistä /asset_publisher/tiedon-avaamisesta-senvaikuttavuuden-arviointiin. Suositusteksti ei ole kovin lukijaystävällinen. Asiaa on paljon ja selkeyttämällä tekstin muotoilua ja rakennetta sen saisi luettavammaksi. Teksti täytyisi saada ytimekkääksi ja tiiviiksi keskittyen olennaisuuksiin. Kun tekstissä on korostettu pitää, on suositeltavaa, saa osat, tekstiin katoaa varsinainen vaatimus. Mitä nimenomainen vaatimus sisältää tulisi saada paremmin esille. Suosituksen (määräys) fokus tulisi kohdistaa nimenomaan julkiselle toimijalle sen operatiivisessa toiminnassa: Tee näin, älä näin. Pyritään selkeyttämään Lukujen 5 ja 6 rakenne ei ole selkeä. Luokitus on yksi metatieto, joka tulee sulauttaa lukuun Metatiedot ja niiden hallinta. Suositus tulee rakentaa siten, että yleiset, yhteiset vaatimukset on kirjattu ensin ja tämän jälkeen tapauksiin, muutoksiin liittyvät vaatimukset. Pyritään selkeyttämään Pyritään selkeyttämään

19 Pakollisten vaatimusten nostaminen omaksi liitteekseen (Liite 2) on hyvä, mutta numeroinnissa (P1, P2 etc. )voisi mainita myös niiden numero metatietomallissa. Lisäksi niiden kohta varsinaisessa suositustekstissä löytyy paremmin, jos samaa numerointia (P1 etc) käytettäisiin myös suositustekstissä. Metatietomallissa eri metatiedot löytyvät paremmin, jos ne mainitaan sisällysluettelossakin sivunumeroviittauksin tai vähintään lopussa tulee olla aakkosjärjesteinen luettelo metatiedoista jolloin sieltä on katsottavissa miltä sivulta ko. metatieto löytyy. Lisätään numerointi suositukseen. Hyvä kommentti, toteutetaan jonkunlainen luettelo tai indeksi. Suosituksessa on JHS 191 kanssa paljon päällekkäisyyttä, joka tulee karsia tässä suosituksessa. Liitteen mallissa tulisi pohtia joidenkin turhalta vaikuttavien tunnistetietojen poistamista tarpeettomana. Kutakin suositusta pitäisi pystyä lukemaan itsenäisenä ilman toista suositusta. Käydään läpi ja poistetaan turhat päällekkäisyydet. Pohditaan. Esimerkit voisi koota yhdeksi kokonaisuudeksi. Voi olla hieman hankalaa jos esimerkit irrotetaan kontekstista, ja ylläpidettävyys hankaloituu JHS 176:ssa on vielä terävöitettävää. Olennaista on, että keskeiset asiakirjahallinnan järjestelmille asetettavat vaatimukset ja suositukset esitetään selkeästi. Suosituksessa on pidettävä huoli siitä, ettei hukuta yksittäisiin metatietoihin, luokittamisiin tai avoimeen dataan (joka on muuten asiakirjahallinnasta erillinen teema). Pidetään kirkkaana mielessä asiakirjahallinnan keskeisimmät periaatteet, ne asiat jotka ovat staattisia ja esim. järjestelmätoteutuksista riippumattomia. Suositusteksti käydään vielä läpi Suositusluonnosta on syytä vielä täsmentää ja selkeyttää, mutta se on myös tärkeä SÄHKE2- normin jatkaja. Yleisesti on hyvä, että asiakirjahallinnalle laaditaan yhteisiä vaatimuksia julkishallinnolle. Vaatimusten sopivuus THL:n vastuulla oleviin valtakunnallisiin terveydenhuollon ja sosiaalihuollon tietojärjestelmäpalveluihin olisi varmistettava. Tämän suositus ei saisi olla ristiriidassa myöskään JHS 191 -suosituksen kanssa. Suositusteksti käydään vielä läpi. Luonnoksessa on todettu paljon hyviä periaatteita, kuten esim. että manuaalisesti täytettävät metatiedot on pyritty karismaan minimiin ja että metatietojen tarpeellisuus on arvioitava aina huolella hyödyn näkökulmasta. Tietoarkkitehtuurin tarkastelun kannalta on harmi, että kokonaisuuden tietomallia ei näytä olevan esitetty muuten kuin liitteenä 1, joka on luettelo kentistä merkityksineen. Olisi hyvä nähdä tietomalli myös kaaviona. Suosituksen tulisi tukea siirtymistä dokumentti-/ asiakirjakeskeisyydestä kohti rakenteellista tietoa. Laaditaan kaavio Suositus ei ota kantaa tiedon muotoon. Pyritään tuomaan tämä paremmin esiin tekstissä.

20 3.47 On hyvä, että SÄHKE2-määräyksen sisältöä on tarkistettu ja se korvataan suosituksella. Suosituksen rooli herättää kuitenkin kysymyksiä. Suositus on kirjoitettu velvoittavaksi ja se sisältää "vaatimuksia" jotka "pitää" täyttää. Kuitenkin kyse on vain suosituksesta, joka ei voi suoranaisesti velvoittaa organisaatioita toimimaan sen mukaisesti. Suosituksen johdantoon olisin kaivannut vähintäänkin selvitystä siitä, miksi suosituksen vaatimuksia kannattaa noudattaa. Mitä hyötyä yksittäiselle organisaatiolle on vaatimusten noudattamisesta ja mitä riskejä niiden noudattamatta jättämisestä voi seurata. Suositus ei voi olla yhtä kuin määräys, joten jonkinlainen lukijan motivointi ja tavoitteiden kuvaus olisi paikallaan. Katso vastaus 3.1 Suosituksen käyttöönotto edellyttää koulutusta edellä mainitusta syystä. Suosituksen esitystapa on kohtalaisen selkeä, vaikkakin lähtökohta vaatimuksia sisältävänä suosituksena on ristiriitainen. Käsitemäärittelyt ovat riittäviä ja kieli pääosin ymmärrettävää. Häiritsevä yksityiskohta on puhekielisen "pitää" verbin käyttäminen "täytyy" verbin sijasta. Hylätty Otetaan huomioon ylläpitosuunnitelmassa Teknisissä eritelmissä käytetään pitää-sanaa JHSohjeistuksen mukaisesti (JHS 136, kohta 5.3). Katso myös vastaus Hyvä että suositusluonnoksessa on käytetty esimerkkejä asioiden selkeytämiseksi ja ymmärrettävyyden lisäämiseksi Koska/Mikäli JHS-suosituksen pohjalta on tavoitteena toteuttaa tietohallintolain mukainen asetus tulisi se mainita selkeästi johdannossa sekä myös avata lyhyesti velvoittavuuden muutoksesta suhteessa "normaaliin" JHS-suositukseen Katso vastaus 3.1 Suosituksen "nosto" asetustasolle edellyttää että se on sisällöltään selkeä ja yksiselitteinen Jos suosituksesta tulee asetus, asetuksessa on tietyn suosituksen tekstikohdat poimittuna. Suositusta sinällään (kokonaisuutena) ei voi "nostaa" asetukseksi Yleistasolla voimme todeta, että JHS 176 pyrkii asiakirjatiedon hallinnassa toiminnallisten näkökulmien huomioimiseen, joka on hyvä piirre ja auttaa pohtimaan vaatimusten sovittamista tietojärjestelmäkehitykseen. Operatiivisissa ja toiminnan lähtökohdista toteutetuissa järjestelmissä, joissa toteutetaan asiankäsittelyä, on tietenkin aina haaste soveltaa hallintoasiankäsittelyn pohjalta laadittua suositusta.

21 Hyödyntäminen ja yhteentoimivuus sekä avoin data on huomioitu ja näitä näkökulmia voisi vielä tuoda suositusmuodossa vahvemmin esiin. Suosituksessa on tuotu useita valinnaisia metatieto laajennuksia, jotka ehkä tuntuvat irrallisilta (päätietoryhmä, koodisto, kooste), koska niiden hyödyntäminen on osittain tulevaisuutta ja lähtee organisaation toiminnan tarpeesta. Hyvä on muistaa, että osa metatiedosta voidaan käsitellä rakenteellisena sisältönä ja asiakirjaobjektin muodostuessa viedä myös metatiedoksi. Toiminnan tarpeen ja lakisääteisten velvoitteiden minimivaatimusten toteuttamisen rinnalla on pidettävä mielessä kustannus-hyöty näkökulmat ja käyttäjäystävällisyys, joita suosituksessa ei ehkä koskaan voi korostaa liikaa. Metatietojen laajennukset (valinnaiset ja organisaation omat sekä toivottavasti enenevässä määrin julkishallinnon yhteiset) tarvitsevat tuekseen arvojoukkoja, mikä vaatii vielä toistaiseksi organisaation oman ratkaisun (esim. metatietopalvelun tai ne tuetaan tiedonohjauksen skeemalla). Tarkastellaan metatietomallia kokonaisuutena. Enemmässä määrin olisi muistettava arvioida prosessin kehittämistä ja tukea sitä operatiivisten järjestelmien päättelylogiikalla, joka auttaisi kaiken tämä toiminnallisen ja hallinnan metatiedon tuottamisessa mahdollisimman automaattisesti. Rakenteellisen tiedon mahdollisuuksia yhdistettynä tiedonohjauksella tuettuun ja käsittelyprosessin sisältämään sekä tuottamaan tietoon on pyrittävä korostamaan, mikä sitten mahdollistaa sujuvasti hallitun asiankäsittelyn ja siinä systemaattisesti muodostettavan asiakirjatiedon hallinnan (asiakirjatiedosta vain osa on asiakirjatiedostoja, tulevaisuudessa mahdollisesti enenevässä määrin kuvailevaa ja käsittelyprosessitietoa). Tämä on kannatettava periaate. Pyritään korostamaan suosituksessa. Voidaan ottaa esimerkiksi hallintoelimen kokouksen päätöksenteko: esityksessä päättäjälle esitetään kaikki tiedot, päätetään, prosessissa on pöytäkirjaan liittyviä toimenpiteitä useita, joista muodostuu kaksi pöytäkirja versiota täydellinen osittain salassa pidettävä versio ja julkaistava versio. Tämän lisäksi, kun päätöstieto on rakenteistettu myös muiltakin osiltaan, saadaan siihen mukaan päätöksen rahaarvoja, paikkatietoja tai muuta vastaava ja nämä voidaan sitten välittää toimeenpanoon tai ohjelmointirajapintaan avoimelta osaltaan myös koneluettavassa muodossa. Suositus tulisi olla sellainen, että organisaatiot ymmärtävät miten sitä voidaan soveltaa ja saada toimiva ratkaisuja aikaan, ilman ristiriitaisia tulkintoja tietohallinnon ja asiakirjahallinnon välillä. Laadintavaiheessa on pyydetty kommentteja eri tahoilta ja pyritty vähentämään ristiriitaisuuksia ja tulkinnanvaraisuuksia. Ylläpitosuunnitelma ottaa tätä osaltaan huomioon.