Tutkijan identifiointi - kansallisen tason toteuttamisvaihtoehdot

Transkriptio

1 Tutkijan identifiointi - kansallisen tason toteuttamisvaihtoehdot CSC:n toteuttama esiselvitys OKM:n toimeksiannosta

2 Sisällysluettelo 1 Johdanto Taustaa Esiselvityksen toimeksianto ja eteneminen Käsitteitä Nykytilanne ja tulevaisuuden tarpeet Opetus- ja kulttuuriministeriön tiedonkeruut OKM:n tiedonkeruiden nykytilanne Käyttötarpeita tutkijan identifioinnille OKM:ssä Tilastokeskus Korkeakoulut Tutkijan identifiointi -kyselyn tulokset, yliopistot Tutkijan identifiointi -kyselyn tulokset, ammattikorkeakoulut Tutkijan identifiointi muissa tutkimusorganisaatioissa Tutkimuksen tietoaineistojen toimijoiden identifiointi auktoriteettien hallinta kirjastoissa Tutkijatunnisteet Henkilötunnus Korkeakoulukohtainen henkilönumero Haka-tunnistautuminen ORCID ResearcherID ja Scopus Author ID ISNI OID Tutkijatietojen ja -tunnisteiden tietovirrat eri toimijoiden ja järjestelmien välillä Tietosuojaan liittyvät kysymykset Tutkijan identifiointi muissa maissa Toimenpide-ehdotukset tutkijan identifioinnin toteuttamiseksi kansallisella tasolla Tutkijan identifiointi osana OKM:n kansallisen tason tiedonkeruuta ja ohjausta Julkaisu- ja henkilöstötiedonkeruun yhdistäminen Ei-palvelussuhteessa olevat korkeakouluihin affilioituneet tutkijaterror! Bookmark not defined. 2

3 6.2 Kansainvälisten tutkijatunnisteiden koordinointi ja hyödyntäminen kansallisella tasolla Kansallinen suositus ja koordinointi kansainvälisten tutkijatunnisteiden käyttöön Tutkijan identifiointi osana korkeakoulujen tietohallinnon kokonaisuutta Oppija-tunnisteen käytön laajentaminen tutkijoiden identifiointiin Yhteenveto toimenpide-ehdotuksista Tutkijan identifiointi osana OKM:n kansallisen tason tiedonkeruuta ja ohjausta Kansainväliset tutkijatunnisteiden koordinointi ja hyödyntäminen kansallisella tasolla Tutkijan identifiointi osana korkeakoulujen tietohallinnon kokonaisuutta

4 1 Johdanto 1.1 Taustaa Tieteellisten tuotosten yhdistäminen oikeisiin henkilöihin ja organisaatioihin on tärkeää sekä tutkijoille että näiden tutkimustoimintaa arvioiville tahoille. Julkaisujen ja julkaisutietojen siirtyminen verkkoon sekä sähköisten järjestelmien kehittyminen ovat luoneet uusia mahdollisuuksia tietojen yhdistelyyn. Tällä hetkellä tutkijan identifioinnin käytännöt ovat hajanaisia ja tekijöiden erottaminen toisistaan luotettavasti pelkästään henkilöiden nimien perusteella on mahdotonta. Nimet saatetaan eri yhteyksissä ilmoittaa eri muodossa, ja samannimisiä henkilöitä on paljon. Siksi luotettava tutkijoiden identifiointi edellyttää jonkinlaista tunnistejärjestelmää. Opetus- ja kulttuuriministeriö on esittänyt tarpeen tutkijan identifioinnille valtakunnallisella tasolla siten, että julkaisujen tekijät voidaan yhdistää identifioituihin henkilöihin. Tämän on katsottu muun muassa parantavan tutkimustoiminnan tilastointimahdollisuuksia sekä parantavan yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen rahoitusmalleissa käytettävien tietojen luotettavuutta. Laki julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta velvoittaa opetus- ja kulttuuriministeriön kehittämään toimialallaan kokonaisarkkitehtuuria siten, että tietojen yhteentoimivuus paranee. Yhteentoimivuuden yksi edellytys on kyky tunnistaa, mitkä tiedot liittyvät yhteen, ja keskeisimpiä yhdistäviä tekijöitä julkisen hallinnon tietoarkkitehtuurissa on identifioitu, yksilöity henkilö. Tarve tutkijan identifioinnille on myös kansainvälinen. Tieteellisen tutkimuksen tulokset suunnataan useimmiten kansainväliselle tiedeyhteisölle, tulokset julkaistaan kansainvälisillä julkaisukanavilla, tutkimusryhmät ovat kansainvälisiä ja tutkijat liikkuvat maasta toiseen. Paitsi että tutkijoille on kehitetty kansainvälisiä tunnistejärjestelmiä, tarpeita kansallisen tason identifiointiin pohditaan useissa maissa. Tässä selvityksessä kartoitetaan kansainvälisiä ratkaisuja tutkijan identifiointiin sekä tehdään lyhyt katsaus muissa maissa tehtyihin suosituksiin ja käynnissä oleviin hankkeisiin. 1.2 Esiselvityksentoimeksiantojaeteneminen OKM on antanut CSC:lle tehtäväksi selvittää erilaisten ratkaisujen teknisiä toteuttamismahdollisuuksia, eri vaihtoehtojen hyötyjä ja rajoituksia sekä arvioita kustannuksista ja mahdollisesta toteuttamisaikataulusta. Esiselvitys toteutettiin vuoden 2013 aikana, ja sen toteuttamiseen osallistui työryhmä, johon kuuluivat Hanna-Mari Puuska, Mikael Lindén, Antti Mäki, Tuija Raaska ja Panu Kalliokoski CSC:ltä sekä Jyrki Ilva Kansalliskirjastosta. Lisäksi muutamissa työryhmän kokouksissa kuultiin myös yliopistojen edustajia. Aikaisemmin oli esillä ollut ajatus kansallisesta tutkijarekisteristä, johon koottaisiin kaikkien suomalaisten tutkijoiden tiedot. Paitsi että sen määritteleminen, ketkä henkilöt ovat tutkijoita, tietojen rekisteröinti kaikista näistä henkilöistä todettiin lähes mahdottomaksi toteuttaa. Kattavan tutkijarekisterin ei myöskään todettu tuottavan merkittävää lisäarvoa. Esiselvityksessä rajaudutaan näin ollen mahdollisuuksiin identifioida korkeakouluissa toimivia henkilöitä sekä liittää julkaisuja oikeisiin henkilöihin. Koska OKM kerää jo tietoja kattavasti korkeakoulujen henkilöstöstä ja julkaisuista, esiselvityksen keskittyy erityisesti näiden tiedonkeruiden kehittämiseen. 4

5 Keväällä 2013 esiselvityksessä kartoitettiin erilaisia toteuttamisratkaisuja sekä olemassa olevia tutkijatunnisteita. Sen jälkeen todettiin tarpeelliseksi kartoittaa laajemmin korkeakoulujen valmiuksia ja käytäntöjä tutkijan identifioinnissa, jotta ne voidaan huomioida, kun pohditaan kansallisen tason ratkaisujen toteuttamisedellytyksiä. Korkeakouluille suunnattu kysely toteutettiin kesä-elokuussa Hankkeen edetessä nousi esille kytköksiä useisiin muihin käynnissä ja suunnitteilla oleviin hankkeisiin ja toimintaprosesseihin. Todettiin, että henkilön identifiointi on tällä hetkellä nopeasti kehittyvä alue, jota kehittävät ja hyödyntävät useat erityyppiset toimijat. Esiselvityksessä on pyritty huomioimaan tutkijan identifiointiin liittyviä muita prosesseja, joita ovat mm. henkilöiden yksilöinti korkeakouluissa ja tekijöiden identifiointi kirjastojärjestelmissä sekä tutkimuksen tietoaineistoissa. Haasteita kansallisen tason ratkaisulle tuo lisäksi se, että tutkijan identifiointiin kohdistuu moninaisia tarpeita käyttökohteesta riippuen. OKM:n ohjaustarpeen lisäksi esiselvityksessä on pohdittu tutkijan identifiointiin liittyviä kysymyksiä kansainvälisen tiedeyhteisön, tutkijan, korkeakoulujen sekä muiden tutkijoiden tietoja hyödyntävien tahojen näkökulmasta. Esiselvityksessä tunnistettiin kolme tasoa, joilla tämän raportin lopussa tehdään kansallisen tason tutkijaidentifiointiin liittyviä toimenpide-ehdotuksia: 1) tutkijan identifiointi osana OKM:n kansallisen tason tiedonkeruuta ja ohjausta, 2) kansainvälisten tutkijatunnisteiden koordinointi ja hyödyntäminen kansallisella tasolla, 3) tutkijan identifiointi osana korkeakoulujen tietohallinnon kokonaisuutta. 1.3 Käsitteitä Vaikka tässä esiselvityksessä puhutaan tutkijan identifioinnista, ei ole tarkoitus rajautua vain tutkijaroolin omaaviin henkilöihin, sillä näiden lisäksi esimerkiksi korkeakouluissa muutkin henkilöt tuottavat julkaisuja. Tutkijan identifioinnilla ei siis tässä yhteydessä tarkoiteta sitä, että määriteltäisiin, ketkä henkilöt ovat tutkijoita, vaan identifioiminen (engl. identification) tarkoittaa henkilön erottamista muista siihen tarkoitetun (yksilöivän) tunnisteen (unique identifier) avulla. Tunniste voidaan liittää yksikäsitteisesti yhteen tosielämän henkilöön (elävään tai edesmenneeseen). Käyttäjätunnus, henkilötunnus, ORCIDtunniste ja ISNI-tunniste ovat esimerkkejä tunnisteista. Samalla henkilöllä saattaa olla käytössään useita rinnakkaisia tunnisteita. Tutkijan tunnistaminen (engl. authentication, verification of identity) eli tutkijan henkilöllisyyden todentaminen tarkoittaa, että tunnistava taho, esimerkiksi tietojärjestelmä, varmistaa henkilön olevan joku entuudestaan tunnettu henkilö. Tietojärjestelmissä tämä tapahtuu sisäänkirjautumisen yhteydessä, kun tutkija syöttää järjestelmään käyttäjätunnuksensa ja salasanansa. Tällöin tunnistava taho saavuttaa tiettyyn rajaan asti varmuuden siitä, kuka järjestelmään kirjautunut henkilö on (ts. mikä on hänen käyttäjätunnuksensa). Varmuutta voidaan kasvattaa siirtymällä vahvaan tunnistukseen. Tarkkuus on tarpeen käytettäessä termejä tunnistaminen ja identifioiminen. Tunnistaminen viittaa tietojärjestelmiin kirjautumiseen, ja siihen liittyy mm. käsitteet vahvasta tunnistamisesta. Identifioiminen taas tarkoittaa tutkijan erottamista toisista tutkijoista, mutta identifioinnin ei välttämättä tarvitse liittyä nimenomaan tietojärjestelmään sisäänkirjautumiseen. Identifioinnista on kysymys esimerkiksi silloin, kun halutaan selvittää, onko kaksi tutkimusartikkelia kirjoittanut yksi ja sama tosielämän henkilö. 5

6 Yksilöinti tarkoittaa tässä esiselvityksessä eri rooleissa identifioidun, tunnistetun henkilön erottamista samaksi luonnolliseksi henkilöksi. Tämä tarkoittaa esimerkiksi identifioidun tutkijan ja identifioidun opiskelijan tai identifioidun opettajan tunnistamista samaksi henkilöksi, vaikka henkilöllä on käytössää useita rinnakkaisia tunnisteita. Yksilöinti ulottuu siis tutkijan roolin puitteissa tehtyä identifiointia pidemmälle, usein myös eri aikoina käytössä olleisiin identifiointeihin. Tässä tarkoituksessa käytetään henkilötunnusta tai keskitetyn identiteettien hallinnan tietojärjestelmän tuottamaa muuta viiteavainta (surrogaattia). 2 Nykytilannejatulevaisuudentarpeet 2.1 Opetus-jakulttuuriministeriöntiedonkeruut OKM:ntiedonkeruidennykytilanne OKM kerää vuosittain korkeakouluilta tietoja niiden toiminnasta, muun muassa henkilöstöstä sekä julkaisuista. Vuodesta 2011 alkaen yliopistot ja vuodesta 2012 alkaen ammattikorkeakoulut ovat raportoineet vuosittain kaikista julkaisuistaan bibliografiset tiedot, mm. julkaisun nimi julkaisutyyppi tieteenala & koulutusala julkaisun tekijöiden nimet korkeakoulu ja sen alayksikkö lehti/sarja/kustantaja lehden numero, volyymi & sivut Julkaisutiedonkeruussa ilmoitetaan sekä julkaisun kaikki tekijät että organisaation omat tekijät erillisinä tietokenttinä. Osa yliopistoista ilmoittaa myös julkaisuun liittyvät laitokset tai yksiköt. Korkeakoulujen henkilöstötiedonkeruu perustuu henkilöstön palvelusuhdejaksoihin. Tiedot kerätään kaikilta päätoimen palvelussuhteessa olevilta ja osa-aikaisilta tuntiopettajilta, jotka ovat olleet palvelussuhteessa korkeakouluun tilastovuonna. Henkilöistä kerätään mm. seuraavia tietoja: henkilötunnus korkeakoulukohtainen henkilönumero tiedekunta ja laitos nimike, tehtävä & tutkijanuravaihe tutkinto sukupuoli kansalaisuus tieteenala & koulutusala Vuosittaisilla tiedonkeruilla saadaan kattava rekisteri korkeakouluissa toimivasta henkilöstöstä sekä näiden julkaisuista, mutta tällä hetkellä julkaisuja ei kytketä tietojen raportointivaiheessa identifioituihin henkilöihin, joten luotettavat tekijäkohtaiset analyysit eivät ole toistaiseksi mahdollisia. Esimerkiksi sa- 6

7 mannimisiä henkilöitä ei voida erottaa toisistaan luotettavasti eikä eri aikoina tuotettuja julkaisuja voida yhdistää samaan henkilöön, mikäli henkilön nimi muuttuu. Julkaisujen tekijöitä ei näin ollen voida yhdistää henkilötiedonkeruussa kerättäviin tietoihin. Myöskään laitostasoiset analyysit eivät ole luotettavia. Sekä julkaisu- että henkilöstötiedonkeruusta muodostettavat tilastotiedot julkaistaan CSC:n toteuttamassa Vipunen - opetushallinnon tilastopalvelussa ( Lisäksi julkaisujen viitetiedot ovat julkisesti saatavilla JUULI-julkaisutietoportaalissa ( Kansalliskirjaston toteuttama JUULI täydentää Vipunen-tilastopalvelua, joka on suunniteltu julkaisutietojen pohjalta tehtävien tilastollisten analyysien tekemiseen. JUULIssa on verkon kautta käytettävä, haku- ja selailukäyttöön soveltuva yliopistojen julkaisujen viitetiedot sisältävä käyttöliittymä. JUULI mahdollistaa tällä hetkellä julkaisujen selailun sekä haut tekijän nimellä. Toistaiseksi kuitenkin tekijöitä ei käytännössä voida identifioida, vaan tekijähaulla voi saada esimerkiksi usean samannimisen henkilön julkaisuja tai saman henkilön nimellä voi olla useita erilaisia kirjoitusasuja. JUULIn ensisijainen tarkoitus ei ole yksittäisen tutkijan tietojen selailu, mutta käytännössä on varsin yleistä, että yksittäiset tutkijat haluavat tarkastaa, miten omien julkaisujen tiedot on raportoitu kansalliselle tasolle. Esillä on ollut myös tutkija- ja julkaisutietojen kerääminen korkeakoulujen valtakunnalliseen tietovarantoon samaan tapaan kuin sinne on sovittu siirrettävän kaikkien korkeakoulujen opiskelijatiedot (eli tiedot henkilöistä ja heidän opiskeluoikeuksistaan sekä lisäksi tutkintoja, opintosuorituksia ja niiden arvosanoja koskevia tietoja). Tietovaranto on valtakunnallinen palvelu, jossa korkeakoulu säilyttää kopiota opiskelijarekisterinsä tiedoista. Tietovarannossa tieto on looginen osa korkeakoulun opiskelijatietoja sisältävää rekisteriä. Tietovarantoon tietojen siirtäminen ei siis ole tietojen luovuttamista. (ks. Julkaisun tekijöiden identifiointi ja julkaisutietojen keräystapa eivät kuitenkaan ole riippuvaisia toisistaan, vaan kansallisen tason tutkijan identifiointi on mahdollista toteuttaa myös nykyisellä tiedonkeruumuodolla KäyttötarpeitatutkijanidentifioinnilleOKM:ssä OKM kerää korkeakouluista tietoa ohjaustarkoitukseen. Julkaisuista kerättäviä tietoja käytetään korkeakoulujen tutkimustoiminnan seurannassa sekä rahoitusmallin yhtenä kriteerinä. OKM:ssä on esiintynyt tarpeita laajentaa tiedepolitiikassa käytettävää tietoa Suomessa harjoitettavasta tutkimuksesta. Tällä hetkellä esimerkiksi julkaisuista kerättävien tietojen avulla saadaan kuva harjoitettavan tutkimuksen määrästä, jakautumisesta korkeakouluihin, tieteen- ja koulutusaloille sekä tutkimuksen laadusta ja näiden kehittymisestä. Jatkossa OKM:n mukaan tavoitteena on arvioida esimerkiksi eri yliopistojen tutkimuspotentiaalia ja sen kehittymistä ajan myötä sekä pidemmällä aikavälillä seurata mm. tutkijaliikkuvuuden kehittymistä eri korkeakouluissa ja tieteenaloilla. Julkaisutiedoissa ilmoitettujen tekijöiden yhdistäminen korkeakoulujen henkilötietoihin mahdollistaisi julkaisutoiminnan tarkastelun mm. tekijöiden iän, sukupuolen, koulutusalan ja asteen, tutkijavaiheen sekä mahdollisesti muiden tutkimussuoritusten suhteen. Lisäksi rahoitusmallin kannalta raportoitavien julkaisutietojen tulee olla yhteismitallisia ja niiden oikeellisuus tulee voida todentaa. Julkaisun tekijöiden identifiointi helpottaisi valtakunnallisessa tiedonkeruussa julkaisutietojen tarkistamista ja duplikaattien tunnistamista henkilön tunnettujen taustatekijöiden (esim. organisaatio, organisaation alayksikkö). Lisäksi yliopistojen tuottamia julkaisutietoja on mahdollista yhdistää kansainvälisten 7

8 viitetietokantojen Thomson Reutersin Web of Science (WoS) ja Elsevierin Scopus sisältämiin julkaisuihin tunnistusalgoritmin avulla. Jos yliopistojen julkaisujen tekijät kytketään tulevaisuudessa henkilöihin, ne voidaan tarvittaessa liittää myös niihin WoS- tai Scopus-julkaisuihin, jotka esiintyvät yliopistojen keräämissä tiedoissa. Näin ollen myös julkaisujen määrää ja vaikuttavuutta voidaan selvittää myös suhteessa tutkijanuravaiheeseen, tutkijan ikään ja sukupuoleen jne. Toisaalta kansainvälisten tutkijatunnisteiden vakiintuessa jatkossa voi olla mahdollista haravoida tietoja suoraan viitetietokannoista tutkijan tunnisteen avulla. Käytännössä OKM:n tavoitteiden toteuttamiseksi julkaisujen tekijät tulisi liittää henkilöihin jonkin yksilöivän tunnisteen avulla. Käytettäviä tunnisteita voi olla yksi tai useampia. OKM:n henkilöstötiedonkeruussa kerätään kattavasti tiedot korkeakouluihin palvelussuhteessa olevista henkilöistä. Henkilön linkittäminen julkaisun tekijään voitaisiin toteuttaa esimerkiksi siten, että henkilöstötiedonkeruussa käytettävä henkilötunnus tai muu yksilöivä tunniste kytkettäisiin korkeakouluissa julkaisun tallennusvaiheessa julkaisun tekijään. Menettely edellyttää kuitenkin yliopistoilta lisätyötä ja muutoksia tiedonkeruuseen. Nykyisen henkilöstötiedonkeruun ulkopuolelle jäävät ne henkilöt, jotka eivät ole varsinaisessa palvelussuhteessa yliopistoon, mutta ovat siihen muuten affilioituneet, kuten esimerkiksi apurahatutkijat ja emeritusprofessorit. Tiedonkeruukäsikirjan nykyisen ohjeen mukaan tekijän affiliaatio määräytyy seuraavasti: Yhteys korkeakouluun edellyttää, että tekijä on korkeakouluun palvelussuhteessa julkaisua koskevan tutkimus- ja kirjoitustyön aikana, tai että korkeakoulu on tilojen tai ohjauksen kautta olennaisesti mahdollistanut julkaisun teon (esim. jatko-opiskelijat tai apurahatutkijat). Yhteys korkeakouluun todetaan ensisijaisesti tekijän julkaisussa mainitseman affiliaation perusteella (eli tekijä mainitsee julkaisussa korkeakoulun nimen). Mikäli julkaisu ei sisällä tekijöiden affiliaatiotietoja, kirjoittajan tulee todeta kirjallisesti olevansa palvelussuhteessa tai jatko-opiskelijana korkeakoulussa, taikka yhteys korkeakouluun tulee todeta henkilöstöjohtajan toimesta tai palvelus-suhderekisteristä. Julkaisut kirjataan sille korkeakoululle jossa julkaisuun liittyvä tutkimustoiminta on pääasiallisesti tehty, vaikka tutkija olisi siirtynyt toiseen organisaatioon ennen julkaisun ilmestymistä. Julkaisun teon olennainen mahdollistaminen muuten kuin palvelussuhteen kautta vaihtelee tieteenaloittain, mutta yleisesti ottaen pelkkä työhuoneen luovuttaminen tutkijan käyttöön ei vielä tarkoita olennaista mahdollistamista. Yliopistojen jatko-opiskelijoiden kohdalla julkaisut kirjataan niiltä jatko-opiskelijoilta, jotka A) osallistuvat aktiivisesti jatkotutkinto-opetukseen ja B) ovat saaneet säännöllistä apurahaa vähintään 6 yhtäjaksoista kuukautta. Yliopistojen uuden aseman myötä dosentuuri muuttuu arvonimeksi, eikä siten pelkästään riitä siteeksi yliopistoon. Henkilöstötiedonkeruun kattamat henkilöt ja julkaisutiedonkeruussa raportoitavat julkaisujen tekijät eivät näin ollen ole sama joukko. OKM on esittänyt, että julkaisu- ja henkilöstötiedon yhdistämisen kannalta on olennaista, että tutkijapopulaatio on molemmissa sama. Näin ollen vaihtoehtoja jatkossa on, että joko julkaisut raportoidaan vain palvelussuhteessa olevasta henkilöstöstä tai julkaisutiedonkeruun määritelmää tekijän affiliaatiosta muutetaan siten, että tekijän yhteys korkeakouluun on johonkin sopimukseen perustuva. 8

9 2.2 Tilastokeskus Tilastokeskuksen 1 tutkimus- ja kehittämistoiminnan tilastoinnissa määritelmällisesti tutkimushenkilöstöön kuuluu henkilö, jonka työajasta vähintään 10 prosenttia kuluu t&k-toimintaan. Yliopistojen tutkimus- ja kehittämistoiminnan tilastoa varten kerätään poikkileikkaustieto (lokakuun lopun tilanne) yliopiston henkilöstöstä. Yliopistoittain kerättävät tiedot ovat henkilötunnus ja vastuualue. Henkilötunnuksen avulla henkilöön yhdistetään tieto korkeimmasta tutkinnosta ja ammattinimikkeestä. Ammattinimikkeen perusteella henkilöt jaetaan ammattiryhmiin ja sitä kautta tutkijoihin ja muuhun tutkimushenkilöstöön. Vastuualueen tieteenalatieto yhdistetään henkilöön OKM:n henkilöstötiedonkeruun tiedoista. Vastuualueen tieteenalatieto on kooste vastuualueella työskentelevien henkilöiden tieteenalajakaumasta. Jakauma perustuu kunkin tieteenalan htv-osuuksiin. Yliopistojen työajankirjausaineiston perusteella t&k-henkilöstön nimikkeet on onnistuttu poimimaan hyvin. Menetelmä on kuitenkin sellainen, että yksittäisen henkilön osalta ei voida varmuudella tietää, että tämä kuuluisi t&k-henkilöstöön. Apurahatyövuosien laskenta perustuu maksettuihin tutkimusapurahoihin, jotka kysytään yliopistoilta suoraan. Yhden tutkimustyövuoden oletetaan vastaavan vuosittaisen verottoman apurahan määrää ( euroa vuonna 2012). Lisäksi Tilastokeskuksen työssäkäyntitilasto hyödyntää yliopistojen henkilöstön osalta erityisesti henkilötunnuksen ja toimipaikan linkkitietoa. Yritysrekisteri muodostaa yliopistojen toimipaikkakeruun pohjalta sen toimipaikkarakenteen, johon henkilöstö linkitetään. Varsinaisesti työsuhdetiedot saadaan käyttöön työeläkevakuutuksen perusteella (ja ne voidaan edelleen linkittää tähän pakettiin henkilötunnuksen kautta). Yritysrekisteri määrittelee toimipaikoille henkilötyövuosien määrän yliopistojen toimipaikkatiedonkeruun pohjalta. Työssäkäyntitilasto ei tällä tavalla laske henkilötyövuosien määrää, vaan tarkastelee henkilöitä vuoden lopussa. Tiettyjä tietoja katsotaan myös kertymänä vuoden ajalta (esimerkiksi työkuukaudet), mutta niitä ei raportoida henkilötyövuosien näkökulmasta. Henkilöstötiedonkeruusta saatua aineistoa hyödynnetään työssäkäyntitilastossa myös ammatin määrityksessä. Tilastokeskuksen ammattirekisterin ylläpidossa voisi olla hyötyä siitä, jos tutkijan identifioinnin kautta ammattinimikkeen ja tarkenteen työstä (esim. tutkimusalasta) voisi linkittää henkilötunnisteeseen. Tiedoista voisi olla hyötyä myös muun muassa EU:n She Figures -julkaisussa, jossa kuvataan sukupuolten tasa-arvoa TKI toiminnassa. 2.3 Korkeakoulut Eri korkeakouluilla on käytössä erilaisia tutkimustietojärjestelmiä ja erilaisia käytäntöjä julkaisujen tekijöiden identifioimiseen. Korkeakoulut ovat myös eri vaiheissa tutkimustietojärjestelmän käyttöönotossa. Vaikka tutkijatunnisteen loppukäyttö on yleensä tutkimustietojärjestelmässä tai julkaisuarkistossa, yliopistossa toimivan henkilön rooleja ja identiteettiä hallinnoidaan esimerkiksi henkilöstöjärjestelmässä ja käyttöluparekisterissä ja korkeakouluihin kuuluvien tutkijoiden identifiointi kytkeytyy myös yleisemmin korkeakoulujen järjestelmäkokonaisuuteen ja henkilöiden yksilöintiin. 1 Tiedot saatu Tilastokeskukselta yliaktuaari Marianne Kaplakselta. 9

10 Korkeakouluissa kerättävien tietojen yhteentoimivuuden näkökulmasta henkilö on keskeisin eri tietojoukkoja yhdistävä tekijä niin mahdollisissa toimintaa tukevissa palveluissa kuin tiedolla johtamisessakin (henkilön kautta esimerkiksi julkaisuja voidaan laskea suhteessa taustaorganisaation tietoihin, uratasoihin tms). Kaikkia eri rooleja, joihin identifioidaan käyttäjiä, tuleekin ajatella koko kokonaisuuden näkökulmasta, johon liittyy henkilöiden, identiteettien ja roolien hallinta. Esimerkiksi saman henkilön osalta eri rooleihin kytkeytyvät tiedot tulisi olla kytketty toisiinsa. Ensimmäinen taso yksilöinnissä on yksittäisen korkeakoulun tietojen käsittelyn kokonaisuus, seuraava taso on tiedonhallinta valtakunnallisella tasolla. Eri verkostot mahdollistavat lisäksi niiden sisällä identiteettien hallinnan tietyissä rooleissa aina kansainväliselle tasolle asti. Samankaltaisia kysymyksiä on käsitelty muun muassa opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnan alueella, jossa on pohdittu muun muassa Opetushallituksen tuottaman Object Identifier OIDstandardiin perustuvan kansallisen oppijanumeron ( OID ) käyttämistä valtakunnallisena yksilöintiavaimena. Oppijan palvelukokonaisuuden esiselvityksessä ja määrittelyssä on otettu huomioon valtakunnallisen Oppija-numeron (OID) käyttäminen kaikkien korkeakoululaitoksen piirissä olevien henkilöiden yksilöimiseen, mikä tarkoittaa, että OID voisi olla laajennettavissa myös korkeakouluissa toimivien tutkijoiden yksilöintiin. Yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen käytäntöjä tutkijan identifioinnissa selvitettiin niille suunnatulla kyselyllä, joka toteutettiin kesä-elokuussa Kyselyllä kartoitettiin sekä nykytilannetta että tulevaisuuden suunnitelmia. Tässä luvussa esitellään yhteenveto kyselyn tuloksista sekä käsitellään ensin tutkijan identifiointia osana korkeakoulujen järjestelmäkokonaisuutta. Kyselyn tarkempi kuvaus sekä vastaukset löytyvät verkko-osoitteesta: Tutkijanidentifiointi-kyselyntulokset,yliopistot Esiselvityksessä toteutettuun kyselyyn tutkijan identifioinnista vastasi 13 yliopistoa. Tällä hetkellä kahdeksassa yliopistossa henkilöstötietojärjestelmästä siirtyy palvelussuhteessa olevien henkilöiden tietoja tutkimustietojärjestelmään. Siirtyviä tietoja ovat muun muassa nimi, henkilökuntanumero, yksikkö ja palvelussuhdetiedot. Henkilötunnisteena käytetään mm. korkeakoulukohtaista henkilönumeroa, henkilön käyttäjätunnusta tai järjestelmän sisäistä tunnusta. Kuudessa yliopistossa on suunnitteilla lisäksi jonkin muun tunnisteen käyttöönotto tutkimustietojärjestelmässä (ResearcherID, Scopus Author ID tai ORCID). Toistaiseksi yhdessä yliopistossa ResearcherID-tunnisteita käytetään käsin kerätyn julkaisutiedon tarkistamiseen ja täydentämiseen ja tutkijoita kannustetaan luomaan tunnisteita joko itse tai kirjaston tukemana. Tutkijan tunnisteita käytetään yliopistojen sisällä mm. tutkimustietojen tarkistamiseen, siirtämiseen ja yhdistämiseen järjestelmien välillä (kv. viitetietokannat, patenttitietokannat, kustantajat, rahoittajat, projektitietokannat), henkilön julkaisutietojen esittämiseen korkeakoulun omilla verkkosivuilla sekä raportoinnin, tutkimuksen johtamisen tai henkilökunnan tulospalkkauksen tietopohjana. 10

11 Tällä hetkellä usealla yliopistoista on kuitenkin käytössä melko vanhanaikainen tutkimustietojärjestelmä tai ei varsinaista järjestelmää ollenkaan. Näin ollen julkaisujen tekijöiden identifiointi ei vielä kaikissa yliopistoissa ole mahdollista muun kuin nimen perusteella. Seitsemän yliopistoa on kuitenkin hankkimassa tai suunnittelee uuden tutkimustietojärjestelmän hankintaa. Kyselyn perusteella on odotettavissa, että vuonna 2016 kaikkien yliopistojen julkaisutiedot kerätään nykyaikaiseen tutkimustietojärjestelmään, joissa henkilöiden tietoja luetaan yliopiston henkilöstö- tai käyttäjähallinnan järjestelmästä ja julkaisun tekijät näin ollen identifioidaan. Lisäksi kaksi yliopistoa on parhaillaan uusimassa henkilöstötietojärjestelmäänsä. Useimmiten yksi julkaisun tekijöistä tallentaa julkaisun järjestelmään. Muut tekijät identifioidaan muutamissa yliopistoissa siten, että myös muiden yhteisjulkaisun tekijöiden pitää hyväksyä julkaisu. Useimmissa yliopistoissa julkaisutietoja kerätään myös henkilöiltä, jotka eivät ole palvelussuhteessa, mutta ovat muuten affilioituneita yliopistoon. Tällaisia henkilöitä ovat mm. apurahatutkijat, emeritukset, jatkoopiskelijat, vierailevat tutkijat, tuntiopettajat, dosentit (joilla ei työsuhdetta muualla) sekä muut tutkijat, joilla on sopimus laitoksen tai yksikön kanssa. Tällaisten henkilöiden osuus julkaisuja tuottavista henkilöistä vaihtelee kyselyn perusteella yliopistosta toiseen 3-22 prosentin välillä. Ei-palvelussuhteessa olevien tutkijoiden julkaisut tallentaa usein laitoksen yhteyshenkilö, mutta muutamissa yliopistoissa näille henkilöille annetaan pyynnöstä tunnukset julkaisu- tai tutkimustietojärjestelmään. Ei-palvelussuhteessa olevien henkilöiden henkilötietoja tallennetaan vain kahdessa yliopistossa henkilöstötietojärjestelmään. Viidessä yliopistossa tietoja tallennetaan tutkimustietojärjestelmään ja kolmessa käyttäjähallinnan järjestelmään. Lopuissa yliopistoissa tällaisten henkilöiden tietoja ei tallenneta minnekään. Vastausten mukaan kuudessa yliopistossa ei-palvelussuhteessa olevien henkilötietojen tallentaminen perustuu ainakin joidenkin henkilöstöryhmien osalta henkilön kanssa tehtävään sopimukseen. Kyselyssä vastaajia pyydettiin lisäksi kommentoimaan yleisesti tutkijan identifiointia kansallisella tasolla. Annettujen kommenttien perusteella yliopistot kannattavat yhteistä kansallista suositusta kansainvälisten tutkijatunnisteiden käyttöön. Yliopistojen on kuitenkin vielä vaikea nähdä yksittäiselle korkeakoululle koituvia hyötyjä kansallisen tason identifioinnista ja sen epäillään lisäävän byrokratiaa. Prosessiin liittyvinä haasteina mainitaan mm. työsuhteiden alkaminen/päättyminen, päällekkäiset affiliaatiot ja työstävapautukset. Lisäksi kommenteissa todetaan, että tietosuojan ja -turvan järjestämiseen tarvitaan menettelyt ja selkeä vastuutaho. Lisäksi toivottiin valtakunnallisena tason ratkaisua henkilötunnuksen saamisen helpottamiseksi ulkomaalaisille tutkijoille ja opiskelijoille Tutkijanidentifiointi-kyselyntulokset,ammattikorkeakoulut Yhteensä 22 ammattikorkeakoulua vastasi korkeakouluille suunnattuun kyselyyn tutkijan identifioinnista. Julkaisujen tekijöiden identifiointia ei ole useimmissa ammattikorkeakouluissa vielä pohdittu, eikä niissä ole käytössä sellaisia nykyaikaisia tutkimustietojärjestelmiä kuin useimmissa yliopistoissa. Vain kolmen ammattikorkeakoulun julkaisutietojärjestelmään siirtyy tällä hetkellä tietoja henkilöstötietojärjestelmästä ja kahdessa se on suunnitteilla. Kaksi ammattikorkeakoulua suunnittelee uuden tutkimustietojärjestelmän hankintaa. 11

12 Ammattikorkeakouluissa ei juuri ole sellaisia henkilöitä, jotka julkaisevat korkeakoulun nimissä, mutta eivät ole siihen palvelussuhteessa. Tämä koskee etupäässä sellaisia henkilöitä, jotka ovat aikaisemmin olleet korkeakouluun työsuhteessa, mutta eivät ole enää julkaisun ilmestyessä. Yleisissä kommenteissa todettiin muun muassa, että ammattikorkeakoulujen yhteisen julkaisutietojärjestelmän kehittäminen olisi tarpeellista. Lisäksi toivotaan TKI-toiminnan erityispiirteiden huomioimista tiedonkeruissa. 2.4 Tutkijanidentifiointimuissatutkimusorganisaatioissa Merkittävä osa suomalaisista tutkijoista työskentelee valtion tutkimuslaitoksissa sekä yliopistosairaaloissa. Nämä organisaatiot tuottavat myös merkittävän osan suomalaisista tieteellisistä julkaisuista. Tutkijan identifioinnin käytäntöjä kyseisissä organisaatioissa ei kuitenkaan selvitetty tässä esiselvityksessä, vaan todettiin, että niiden osalta tutkijan identifiointia tulee selvittää samassa yhteydessä, kun selvitetään mahdollisuuksia OKM:n tiedonkeruiden laajentamisesta mm. tutkimuslaitoksiin ja yliopistosairaaloihin. 2.5 Tutkimuksentietoaineistojentoimijoidenidentifiointi Tutkimuksen tietoaineistot -hanke (TTA) on opetus- ja kulttuuriministeriön hanke, jonka tarkoitus on parantaa tutkimusaineistojen uudelleenkäyttöä ja yhteentoimivuutta. TTA-hankkeen minimimetatietomalli määrittää ne metatiedot, joita hankkeessa kerätään kaikille tutkimusaineistoille tieteenalasta riippumatta. Minimimetatietomallissa suositetaan, että kaikki tutkimusaineistoon liittyvät toimijat määritetään tunnisteella (esim. ISNI- tai ORCID-tunnisteella). Nimeä saa käyttää vain, jos tunnistetta ei ole käytettävissä. Erilaisia toimijoita ovat tutkimusaineiston tekijän lisäksi aineiston omistaja, rahoittaja, jakelija, tuottajaprojekti sekä näiden kaikkien taustaorganisaatiot. Tyypillinen henkilötoimija on tutkija, joka on ollut jollain tavoin mukana aineiston syntyprosessissa. Kun tällainen tutkija voidaan tunnistaa yksiselitteisesti, voidaan etsiä saman tutkijan tuottamia aineistoja ja julkaisuja, tilastoida esim. rahoituksen tuottavuutta tai tutkimusaineistojen uudelleenkäyttöastetta taustatietojen mukaan, sekä selventää, kenellä on oikeus korjata virheellisiä aineistojen tietoja sekä oikeus päättää aineiston uudelleenkäytöstä (esimerkiksi aineiston lisenssiehdoista ja käyttöluvista). 2.6 auktoriteettienhallintakirjastoissa Tieteellisten kirjastojen näkökulmasta henkilöiden tunnistamiseen liittyy lähinnä kahdenlaisia intressejä: toisaalta henkilöitä koskevia tietoja tarvitaan asiakasrekisterien ylläpidon ja käyttöoikeuksien hallinnan tarpeisiin, toisaalta julkaisuihin ja muiden kirjastojen kokoelmiin sisältyviin aineistoihin liittyvien toimijoiden identifiointiin. Vaikka tutkijoilla saattaa olla esim. opiskelijoista poikkeavia käyttöoikeuksia myös kirjastojen asiakkaina, tutkijoiden tunnistaminen on kirjastojen näkökulmasta relevanttia pääasiassa tekijätietoihin liittyen. Kirjastojen tietojärjestelmissä on jo pitkään ollut välineitä ns. auktoriteettitietojen ja -tietueiden hallintaan. Näiden avulla järjestelmissä pyritään yhdistämään toisiinsa sekä saman tekijän eri nimimuodot että erottamaan samannimiset tekijät toisistaan. Esim. Suomen kansallisbibliografiassa Fennicatietokannassa samannimisten tekijöiden erottamiseen on käytännössä käytetty ensisijaisesti näiden syntymävuotta, sikäli kuin tämä on tiedossa. Käytännössä kirjastoissa tehty auktoriteettityö on keskitty- 12

13 nyt tekijöiden osalta etenkin monografioihin (ml. kaunokirjallisuus) ja musiikkiaineistoihin liittyvien toimijoiden tunnistamiseen. Tekijöiden lisäksi nimiauktoriteetteja on käytetty myös mm. teosten kohdehenkilöiden ja teoksiin liittyvien yhteisöjen identifiointiin. Tekijöiden lisäksi auktoriteettitietueita on mahdollista käyttää myös esim. saman teoksen eri versioiden (mm. eri painokset ja erikieliset käännökset) yhdistämiseen. Tätä toimintamallia on kehitelty eteenpäin myös periaatteellisella tasolla (ns. funktionaalinen luettelointi ja FRBR-malli). Kirjastot ovat lähitulevaisuudessa siirtymässä RDF-pohjaiseen RDA-kuvailuformaattiin, joka tukee avoimen linkitetyn datan periaatteita: kukin tieto sijaitsee vain yhdessä paikassa. Kansalliskirjasto on rakentanut kirjastotietokantojen käyttämien auktoriteettitietojen hallinnointia varten Asteri-nimisen tietokannan, ja lähes kaikki korkeakoulukirjastot ovat ryhtyneet luetteloimaan aineistojaan ensisijaisesti kansalliseen Melindametatietovarantoon, jonka sisältö pyritään avaamaan avoimena datana laajempaan käyttöön. Käytännössä avoimen linkitetyn datan täysimittainen hyödyntäminen edellyttää kirjastotietokantojen teknisten ratkaisujen uudistamista, mitä suunnitellaan parhaillaan käynnissä olevassa UKJ-hankkeessa, todennäköisesti keskitetysti ylläpidettyjen avoimen lähdekoodin ratkaisujen pohjalta. Lisäksi Kansalliskirjasto kehittää kansallista ONKI-ontologiapalvelua, joka tarjoaa välineet erilaisten eri tarpeisiin tuotettujen ontologioiden ylläpitoon ja joka on yksi avoimeen linkitettyyn dataan perustuvan kansallisen infrastruktuurin peruspalveluista. Kirjastot ovat olleet pitkään mukana myös tekijöiden tunnistamiseen liittyvässä kansainvälisessä yhteistyössä. Asterin sisältämät auktoriteettitiedot pyritään lähitulevaisuudessa liittämään osaksi VIAF:ia (The Virtual International Identity File), ja Kansalliskirjasto valmistelee myös ISNI-tunnisteiden käyttöönottoa kansallisella tasolla. Kirjastojen ylläpitämien auktoriteettitietojen hyödyntämiseen laajemmin julkishallinnossa ja myös tekijänoikeuksien hallinnassa on kohdistunut kasvavaa kiinnostusta. 3 Tutkijatunnisteet Tässä luvussa esitellään erityyppisiä henkilötunnisteita sekä pohditaan niiden käyttömahdollisuuksia tutkijan yksilöivänä tunnisteena kansallisella tasolla. Kansallisia tunnisteita ovat muun muassa henkilötunnus, korkeakoulukohtainen henkilönumero, Haka-tunniste sekä valtakunnallinen oppijanumero (OID). Kansainvälisiä tunnisteita erityisesti tutkijoille ovat muun muassa ORCID, ResearcherID ja Scopus Author ID. Lisäksi ISNI-tunnistetta käytetään laajemmin kuin vain tutkijoille julkaisujen ja tuotosten tekijöiden tunnisteena kirjastojärjestelmissä. 3.1 Henkilötunnus Tällä hetkellä OKM kerää kansallisella tasolla henkilötunnuksen kaikilta korkeakouluihin palvelussuhteessa olevilta henkilöiltä. Mukaan liitetään myös ulkomaalaisille henkilöille annetut väliaikaiset henkilötunnukset. Henkilötunnus puuttuu kuitenkin useilta ulkomaalaisilta tutkijoilta, ja näille annetut väliaikaiset henkilötunnukset eivät ole uniikkeja kansallisella tasolla. Henkilötunnuksen käytön etu tutkijatunnisteena on, että sen avulla voidaan tunnistaa samaksi henkilö, joka työskentelee eri korkeakouluissa. 13

14 Henkilötunnus on liitetty julkaisun tekijöihin muutamien korkeakoulujen julkaisu- tai tutkimustietojärjestelmässä, mutta kaikissa korkeakouluissa järjestelmä ei ainakaan toistaiseksi hae tietoja henkilöstötietojärjestelmästä, joten yksilöivää tunnistetta ei ole saatavilla. Tietosuojaan liittyvien erilaisten tulkintojen vuoksi henkilötunnuksen käyttö ja sen siirtäminen järjestelmien välillä on melko rajoitettua. 3.2 Korkeakoulukohtainenhenkilönumero Korkeakoulukohtainen henkilönumero viittaa tässä henkilön korkeakoulukohtaiseen muuttumattomaan henkilönumeroon, joka raportoidaan OKM:n henkilöstötiedonkeruussa ja joka perustuu korkeakoulun omaan koodistoon. Kun henkilö kirjataan korkeakoulun henkilöstötietojärjestelmään, tälle annetaan henkilökuntanumero. Se raportoidaan OKM:n tiedonkeruussa kattavasti kaikilta korkeakouluihin palvelussuhteessa olevilta henkilöiltä. Henkilönumero annetaan myös joissakin korkeakouluissa eipalvelussuhteessa oleville. Korkeakoulukohtainen henkilönumero voi olla myös henkilöillä, joilla ei ole henkilötunnusta. Korkeakoulukohtaisen henkilönumeron avulla ei kuitenkaan voida yhdistää henkilöä samaksi, jos tämä työskentelee useassa eri korkeakoulussa. 3.3 Haka-tunnistautuminen Haka on Suomen korkeakoulujen ja tutkimuslaitosten yhteinen käyttäjätunnistusjärjestelmä, jota tieteen tietotekniikan keskus CSC operoi. Haka-luottamusverkoston jäseneksi voivat liittyä yliopistot, ammattikorkeakoulut, yliopistosairaalat, tutkimuslaitokset ja näiden toimintaa tukevat organisaatiot. Hakaverkostoon kuuluvien organisaatioiden henkilöstö ja opiskelijat voivat käyttää kotiorganisaationsa käyttäjätunnuksia kirjautuessaan Hakan piirissä oleviin www-palveluihin. Käyttäjien henkilötietoja voidaan siirtää palveluihin kirjautumisen yhteydessä. Haka kattaa yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen tutkimus- ja opetushenkilöstön. Lisäksi Hakan kautta voidaan tunnistaa myös sellaisia henkilöitä, jotka eivät ole palvelussuhteessa organisaatioon, mutta joille organisaatio on katsonut tarpeelliseksi antaa käyttäjätunnuksen. Tällaisia henkilöitä voivat olla esimerkiksi jatko-opiskelijat, apurahatutkijat, dosentit ja emeritusprofessorit. Haka-tunniste on nimeltään edupersonprincipalname. Tunniste muodostetaan yleensä käyttäjän käyttäjätunnuksesta, ja se on esimerkiksi muotoa Hakasta puuttuu toiminnallisuus, jonka avulla eri organisaatioissa työskennellyt tai opiskellut henkilö voitaisiin yhdistää samaksi tosielämän henkilöksi. Lisäksi tunniste saattaa vaihtua, vaikka henkilö ei vaihda korkeakouluaan, jos esimerkiksi käyttäjätunnus vaihtuu tai useat korkeakoulut yhdistyvät. Henkilötunnusta voidaan käyttää jossain rajoissa identiteettien yhdistämiseen yli organisaatiorajojen, mutta kaikilla tutkijoilla ei ole suomalaista henkilötunnusta tai se ei ole saatavilla Haka-kirjautumisen yhteydessä. Jos tutkijan identifiointi -hankkeessa kuitenkin otetaan käyttöön tutkijan yksilöivä tunniste, voitaisiin ajatella että tämä voisi olla yksi tutkijasta Haka-kirjautumisen yhteydessä saatavilla oleva henkilötieto. Tällöin tosin tulee rakentaa riittävän luotettava prosessi, jolla korkeakoulujen tietohallinnot ylläpitäisivät tutkijoille kuuluvia tunnisteita osana hänen käyttäjätunnustietojaan. 14

15 3.4 ORCID Aiemmin tutkijoiden identifiointiin tarkoitettuja tunnistejärjestelmiä on yritetty rakentaa kansallisella tasolla tai yksittäisten kustantajien voimin, mutta kattavan ja tutkijoiden kannalta houkuttelevan järjestelmän luominen edellyttää kuitenkin laajaa kansainvälistä yhteistyötä. ORCID ( ) pyrkii luomaan tieteellisen julkaisemisen ja tutkimushallinnon tarpeisiin kansainvälistä järjestelmää. ORCID on avoin, voittoa tavoittelematon yhteisö, jonka päämääränä on luoda ja ylläpitää rekisteriä tutkijoiden identifioimiseksi ja heidän tieteellisen tuotantonsa yhdistämiseksi heihin. ORCID on tieteenalariippumaton, ylikansallinen järjestelmä, joka on rekisteröity Delawaren osavaltioon, USAan. Alun perin ORCID on syntynyt suurten tieteellisten kustantajien aloitteesta, mutta mukana myös järjestelmätoimittajia sekä tutkimushallinnon organisaatioita. Jäsenorganisaatioita oli mukana jo ennen ORCIDin julkistamista yli 300. ORCID-tunnisteet toimivat yhteen useimpien muiden tutkijatunnisteiden kanssa (esim. ResearcherID, Scopus Author ID ja ISNI). ORCID-palvelu otettiin käyttöön lokakuussa ORCID toimii yhteistyössä tutkimusyhteisön kanssa ja pyrkii integroitumaan työnkulkuihin, kuten tutkimusprofiilin ylläpitoon, käsikirjoitusten lähettämiseen sekä tutkimusrahoituksen ja patenttien hakemiseen. Alkuvaiheessa tutkijat voivat oma-aloitteisesti perustaa ja ylläpitää tietojaan ja tunnisteitaan ORCID-palvelussa. ORCID-tunnuksen luominen on tutkijalle ilmaista, ja kustannukset katetaan jäsenorganisaatioilta saatavilla tuloilla (mm. kustantajat ja tutkimusorganisaatiot). ORCIDilla on useita erilaisia prosesseja tunnisteiden luomiseen ja tietojen täydentämiseen. Kuka tahansa voi rekisteröityä ORCID:in verkkopalveluun, hankkia itselleen tunnuksen ja muokata ja hallinnoida omia tietojaan. Tällä hetkellä tutkija voi lisätä tietoihinsa vapaamuotoisen kuvauksen lisäksi omia julkaisujaan, joita voi joko syöttää käsin tai ladata muista lähteistä (esim. Scopus, CrossRef). Jatkossa mahdollista on lisätä tietoja muun muassa affiliaatioista, patenteista ja apurahoista. Tutkijan ORCID-tunniste on muotoa Tunniste ja tutkijan nimi ovat julkisia, mutta muiden tietojen julkisuutta tutkija voi rajoittaa. Tutkijan tiedot ovat löydettävissä keskitetystä tietokannasta ja niitä voidaan käyttää tutkijan määrittelemien oikeuksien mukaisesti sekä kustantajien, tutkimusorganisaatioiden että tutkimusrahoittajien tarpeisiin. ORCIDissa on mahdollista ylläpitää tutkijan julkaisutiedot koko uralta yhdessä keskitetyssä rekisterissä, vaikka henkilö vaihtaisi organisaatiota. Paitsi tutkijat itse, myös sellaiset tutkijoiden kotiorganisaatiot, jotka maksavat ORCIDille jäsenmaksua, voivat perustaa ja ylläpitää tutkijoidensa tunnisteita ja tietoja. Muutamat tutkimusorganisaatiot ovatkin jo ottaneet tällaisen toimintatavan käyttönsä (mm. Chalmers tekniska högskola Ruotsissa). Tunniste luodaan siten, että organisaatio toimittaa teknisen rajapinnan kautta ORCID:ille henkilökuntansa tietoja ja järjestelmä etsii jo olemassa olevista tunnisteista mahdollisia duplikaatteja, jotka se toimittaa takaisin organisaation selvitettäviksi. Duplikaattien hallinta perustuu esimerkiksi tutkijoiden sähköpostiosoitteisiin. Jos organisaatio luo tutkijalle tunnisteen, tutkija voi joko itse hallita tai antaa kotiorganisaationsa hallinnoida tietojaan. Jos ORCID voidaan tallentaa paikalliseen henkilöstöjärjestelmään, kansainvälisistä viitetietokannoista organisaation omaan julkaisutietojärjestelmään haravoitu julkaisutieto on mahdollista yhdistää automaattisesti oikeaan henkilöön. 15

16 ORCID tarjoaa myös kansallista jäsenyyttä ( National Agreement ), jossa yksi organisaatio on ns. pääjäsen, ja organisoi muiden organisaatioiden osallistumisen sekä teknisen tuen. Muutamissa maissa suunnitellaan ORCIDin käyttöönottoa kansallisena tutkijatunnisteena (mm. Ruotsi, Tanska, Iso-Britannia ja Hollanti), mutta sitä ei ole vielä käytännössä implementoitu yhdessäkään maassa (ks. luku 4). ORCID tukee myös kustantajalähtöistä toimintatapaa tunnisteiden luomisessa. Tutkijat pyritään saamaan kirjautumaan ORCIDiin jo siinä vaiheessa, kun he toimittavat kustantajalle julkaistavaksi tarkoitetun käsikirjoituksen, minkä jälkeen ORCID kulkee julkaisun mukana. Kustantajien käsikirjoitusten käsittelyyn käyttämät tietojärjestelmät pyritään yhdistämään teknisen rajapinnan kautta ORCIDin järjestelmään, ja käsikirjoituksen tallennuksen yhteydessä tutkija luo itselleen oman ORCID-tunnuksen, jos tällaista ei ole ennestään olemassa. Useat kansainväliset tieteelliset kustantajat ovat jo ottaneet tai ovat ottamassa ORCID-tunnisteet käyttöön käsikirjoituksen lähettämisvaiheessa. Joillakin tieteellisillä kustantajilla on jo palveluita, joilla voi hakea henkilön julkaisuja näiden tietokannoista ORCID-tunnisteella. Tällä hetkellä suomalaisia organisaatioita ei ole liittynyt ORCIDiin, mutta kyselyn mukaan sellaista on suunniteltu muutamissa yliopistoissa. Tällä hetkellä toistaiseksi kahdessa suomalaisissa yliopistossa käytössä oleva Converis-tutkimustietojärjestelmä (nyk. toimittaja Thomson Reuters) mahdollistaa jo ORCIDtunnisteiden integroinnin. Pureen (toimittaja Elsevier), joka on käytössä niin ikään kahdessa suomalaisessa yliopistossa, toiminto on suunnitteilla. Tutkijan henkilötietoja siirrettäessä ja ORCID-tunnisteita luotaessa on kuitenkin otettava huomioon Suomen henkilötietolain määräykset. Luovuttaessaan tietoja ORCIDille, suomalainen korkeakoulu luovuttaisi tutkijan henkilötietoja EU/ETA:n ulkopuoliselle rekisterinpitäjälle. Lain näkökulmasta ORCID on henkilörekisteri, jonka rekisterinpitäjä on yhdysvaltalainen ORCID-niminen voittoa tavoittelematon yhteisö. Koska ORCID on otettu käyttöön vasta vuosi sitten, sen kehitys on vasta alkuvaiheessa. Näin ollen käytännöt eivät ole vielä vakiintuneita, ja kokemuksia on melko vähän. Useat toiminnallisuudet ovat vasta suunnitteluvaiheessa. Ks. lisää: Jyrki Ilva: Tutkijoita tunnistamassa: ORCID Jyrki Ilva: ORCID ja tutkijoiden tunnistaminen, esitys RAKETTI-tulosseminaarissa, ResearcherIDjaScopusAuthorID Thomson Reutersin Web of Science ja Elsevierin Scopus ovat tunnettuja ja laajalti käytettyjä tietokantoja, jotka sisältävät tietoja kansainvälisissä tieteellisissä lehdissä julkaistuista artikkeleista ja näiden saamista viittauksista. Tietoja käytetään ensisijaisesti tiedonhakuun, mutta lisäksi yhä enenevässä määrin ainiestoina bibliometrisille analyyseille, joita hyödynnetään muun muassa tutkimuksen arvioinnin tukena sekä kansainvälisesti että kansallisella tasolla. Kummassakin tietokannassa on oma järjestelmänsä julkaisujen tekijöiden identifiointiin. Toimintatavat ovat kuitenkin erilaiset näissä kahdessa järjestelmässä. 16

17 Thomson Reuters ylläpitää ResearcherID-systeemiä ( jonka avulla tutkijat voivat itse identifioida itselleen Thomson Reutersin Web of Science -tietokannoissa esiintyviä julkaisuja. Tutkijan ResearcherID-tunniste on esimerkiksi muotoa G Elsevierin Scopus-viitetietokannassa puolestaan pyritään identifioimaan algoritmin avulla julkaisujen tekijöitä ja antamaan näille Scopus Author ID -tunnisteita. Tutkija voi kuitenkin myös itse luoda itselleen Scopus Author ID -tunnisteen. Tutkijan Scopus Author ID -tunniste on esimerkiksi muotoa Tunnisteiden käyttöä rajoittaa se, että niihin voi kytkeä vain kyseisten tietokantojen sisältämiä julkaisuja, kun taas ORCID-tunnisteeseen tutkija voi itse liittää minkä tahansa julkaisujen tietoja. Sekä Thomson Reuters että Elsevier kuuluvat kuitenkin myös ORCID-järjestelmän kehittäjäorganisaatioihin ja tutkija voi kytkeä omaan ORCID-tunnisteeseensa sekä ResearcherID- että Scopus Author ID -tunnisteensa. 3.6 ISNI ISNI (International Standard Name Identifier) on ISOn (the International Organization for Standardization) kehittämä henkilöiden ja yhteisöjen nimien eli julkisten identiteettien kansainvälinen standarditunniste (public identities of parties). Julkinen identiteetti" on identiteetti, jota luonnollinen henkilö tai organisaatio käyttää julkaisutoiminnassa. Käytännössä järjestelmä rajataan henkilöihin ja yhteisöihin, jotka ovat tavalla tai toisella tekemisissä henkisen luomistyön kanssa. Kansainvälinen ISNI-tietokanta ( avattiin käyttäjille ja tunnusten jakelu alkoi tammikuussa Taustavoimia ovat olleet etenkin tekijänoikeusjärjestöt ja kirjastot. Kansainvälinen ISNIkeskus ISNI International Agency antaa tunnisteita ja paikalliset ISNI-keskukset anovat ja tarkistavat tietoja. Paikallinen ISNI-keskus Suomessa on Kansalliskirjasto. Tekijätietojen ja julkaisujen yhdistäminen tehdään pääsääntöisesti keskitetysti erilaisten tietovarantojen sisältämien tietojen pohjalta. Tekijöitä ei informoida, eivätkä he useinkaan tiedä, että heille on annettu ISNI-tunniste. ISNI-tunniste soveltuu etenkin kirjastojen bibliografisiin käyttötarkoituksiin, ja sitä voidaan hyödyntää esim. auktoriteettitietojen tallennuksessa ja jakelussa, yhteisluetteloiden ylläpidossa sekä linkitetyn datan luonnissa. ISNIä ei ole suunniteltu erityisesti tutkijoiden identifiointiin, vaan se on laaja-alainen ja yleinen tunnistejärjestelmä. ISNIn ja ORCIDin lähtökohdat ja toimintaperiaatteet ovat varsin erilaisia, mutta ne tekevät yhteistyötä ja järjestelmien taustajoukoissa on osin samoja toimijoita. ORCID julkaisee keväällä 2014 toiminnon, jonka avulla tutkija voi yhdistää oman ORCID- ja ISNI-tunnisteensa. ISNI-tunnukset ovat rakenteeltaan samanlaisia kuin ORCID-tunnisteet, ja kansainvälinen ISNI-keskus on varannut osan ISNItunnisteavaruudesta ORCID-tunnuksille. Järjestelmien toisiaan täydentävästä luonteesta kertoo sekin, että ORCID on ilmoittanut käyttävänsä ISNI:ä tekijöiden affiliaatioissa esiintyvien organisaatioiden identifiointiin. Ks. lisää: Juha Hakala: ISNI (International Standard Name Identifier): johdatus julkisten toimijoiden tunnistamiseen OID Korkeakouluissa on toivottu valtakunnallista ratkaisua henkilötunnuksettomien identifioinnin toteuttamiseen. Opetushallitus on toteuttanut kansallisen oppijanumero -palvelun osana SADE-ohjelman Oppi- 17

18 jan palvelukokonaisuutta. Oppijanumero perustuu kansainväliseen object identifier (OID) -standardiin ja on siksi saanut kutsunimen OID. OID:n tarkoitus on toimia yksilöintiavaimena henkilöille siten, että valtakunnallisesti eri käyttäjätunnuksia tai tunnistuspalveluita käyttävällä henkilöllä on vain yksi identiteetti, johon eri roolit (oppija, henkilökunta ) ja tunnistustavat (VETUMA, Haka, VIRTU, Facebook, Google ) liittyvät. Henkilön valtakunnallisena tunnisteena OID on keskeisessä roolissa Korkeakoulujen tietomallissa ( ja erityisesti opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnan alueella. Sitä hyödynnetään henkilötunnuksettomien opiskelijoiden henkilötunnisteena ja henkilötunnuksellisten opiskelijoiden vaihtoehtoisena tunnisteena Korkeakoulujen valtakunnallisessa tietovarannossa Opetushallitus tarjoaa palvelua kaikkeen julkisesti rahoitettuun koulutustoimintaan Suomessa Oppijan keskitettyjen palveluiden kautta, mikä korkeakoululaitoksen piirissä tarkoittaa opiskelijaksi ottamista Opetushallituksen palveluiden kautta. Korkeakoulut käyttävät Opetushallituksen palveluita lakisääteisesti ottaessaan opiskelijoita perustutkintoon johtavaan koulutukseen. Oppijan palvelukokonaisuuden tavoitteiden mukaisesti korkeakoulut voivat käyttää Opetushallituksen palveluita ottaessaan opiskelijoita kaikkeen koulutustarjontaansa myös tutkintoon johtamattoman koulutuksen osalta. OID on jatkossa kaikilla uusilla perustutkintoon johtavan korkeakoulutuksen opiskelijoilla ja se voi olla kaikilla uusilla opiskelijoilla. Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurin koulutuksen ja tutkimuksen osa-alueen yleisenä yksilöintipalveluna OID palvelisi korkeakoulujen sisäisiä tarpeita kokonaisvaltaisesti ja mahdollistaisi eri tavoin identifioituneiden tutkijoiden yksilöimisen ja tietojen yhdistämisen silloin, kun siihen on perusteet. Oppijan palvelukokonaisuuden esiselvityksessä ja määrittelyssä on otettu huomioon OID:n käyttäminen kaikkien korkeakoululaitoksen piirissä olevien henkilöiden yksilöimiseen. 18

19 3.8 Tutkijatietojenja-tunnisteidentietovirrateritoimijoidenjajärjestelmienvälillä Kuvassa 1 on kuvattu nykytilannetta ja mahdollista tulevaisuuden visiota siitä, miten eri henkilötunnisteet siirtyvät henkilö- tai julkaisutietojen mukana eri toimijoiden ja järjestelmien välillä. Viranomaistiedonkeruut JUULI Tilastokeskus ORCID OKM julkaisutied onkeruu HETU Kk-hlönro ORCID OID OKM henkilöstöti edonkeruu HETU Kk-hlönro ORCID OID HETU Kk-hlönro ORCID OID HETU Kk-hlönro ORCID OID Julkaisutiet ojärjestelm ä Henkilöstöti etojärjestel mä Korkeakoulut HETU Kk-hlönro ORCID OID HETU Kk-hlönro ORCID OID Käyttäjähall innan järjetelmä Värien selitykset: Siirtyy jo nyt Siirtyy toisinaan Mahdollinen, ei toistaiseksi siirry ORCID ORCID Kv. toimijat Scopus ORCID ScopusID ScopusID ORCID ORCID ORCID ORCID ResearcherID ORCID ISNI ResearcherID WoS ISNI ISNI Muut kansalliset toimijat Kirjastojärje stelmät ORCID ISNI Muut? Tutkimusa ineistokat alogit? tieto palvelu Väestörek isterikesk us Lehti-ja kirjakustant ajat Lehti-ja kirjakustant ajat Kuva 1. Tutkijatietojen ja -tunnisteiden tietovirrat eri toimijoiden ja järjestelmien välillä. 19

20 4 Tietosuojaanliittyvätkysymykset Tutkijan nimi, tunnisteet ja muut tiedot ovat hänen henkilötietojaan, joiden käsittelyä Suomessa säätelee henkilötietolaki. OKM:n tiedonsaantioikeus esimerkiksi korkeakoulujen henkilöstöstä perustuu erityislainsäädäntönä Ammattikorkeakoululain 40 :ään ja Yliopistolain 51 :ään sekä yleislakina Lakiin julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta. Henkilötietolaki on yleislakina toissarvoinen erityislainsäädäntöön nähden ja tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeen mukaan erityislainsäädännöstä vastaava ministeriö antaa ohjeet tulkintatavasta eli esimerkiksi henkilötietojen käsittelystä. Sen sijaan tietohallintolain nojalla esimerkiksi korkeakoulujen henkilöitä (korkeakoululaitoksessa olevia rooleja) koskevan tietovarannon kehittäminen vaatii erikseen selvittämistä, eikä perustu pelkästään ministeriön tiedonsaantioikeuteen. Erityisesti kansainvälisten tutkijatunnisteiden käyttö korkeakouluissa tai kansallisella tasolla edellyttää tietosuojaan liittyvää selvittämistä. Kun tutkijan henkilötietoja käsitellään (esimerkiksi kerätään, yhdistellään tai luovutetaan toiselle rekisterinpitäjälle EU/ETA-alueelle tai sen ulkopuolelle), pitää selvittää mm. seuraavia henkilötietolaista tulevia vaatimuksia: Kuka on rekisterinpitäjä? Mikä on henkilötietojen käsittelytarkoitus? Mikä on henkilötietojen käsittelyn peruste (henkilötietolaki 8 )? Miten rekisteröityä informoidaan henkilötietojen käsittelystä? Miten toteutuu rekisteröidyn tarkistusoikeus ja kuinka hän voi oikaista virheellisen henkilötiedon (jos esim. hänen julkaisujaan on yhdistetty väärään henkilöön)? Minkälaisia järjestelyjä edellyttää tietosuojan riittävän tason takaaminen, kun henkilötietoja luovutetaan EU/ETA-maiden ulkopuolella olevalle rekisterinpitäjälle (esim. ORCID)? 20